PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

DEFINISI
DAN
TUJUAN
KOMUNIKASI
Beberapa
definisi
komunikasi
dapat
disebut
di
bawah
ini.
1.
Louis Forsdale (1981), seorang ahli komunikasi dan pendidikan, mengungkapkan
communication is the process by which system is established, maintained, and altered by menans of
shared signals that operate according to rules. Komunikasi diartikan sebagai suatu proses
memberikan signal menurut aturan tertentu, sehingga dengan cara ini suatu system dapat didirikan,
dipelihara
dan
diubah.
2. Gatewood and Taylor (1996) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses memindahkan
informasi
dan
pengertian
(maksud)
dari
satu
orang
kepada
orang
lain.
3. Stoner, Freeman dan Gilbert (1996) mengartikan komunikasi sebagai suatu proses yang
dipergunakan oleh manusia untuk mencari kesamaan arti lewat tranmisi pesan simbolik.
4. Newman dan Summer (1961) mengartikan komunikasi sebagai proses pertukaran fakta, ide, opini
atau
emosi
melalui
kata-kata,
surat-surat,
symbol-simbol
atau
pesan.
Beberapa
alasan
pentingnya
Komunikasi:
a.
Komunikasi
mendatangkan
efektifitas
yang
lebih
besar
b.
Komunikasi
menempatkan
orang-orang
pada
tempat
yang
seharusnya.
c. Komunikasi membawa orang-orang untuk terlibat dalam organisasi dan meningkatan motivasi
untuk melibatkan kinerja yang baik, dan meningkatkan komitmen terhadap organisasi.
d. Komunikasi menghasilkan hubungan dan pengertian yang lebih baik antara bawahan, kolega, dan
orang-orang
di
dalam
organisasi
dan
di
luar
organisasi.
e.
Komunikasi
menolong
orang-orang
untuk
mengerti
perlunya
perubahan.
f. Komunikasi meminimalkan permasalahan-permasalahan di dalam keorganisasian seperti konflik,
stress,
demotifasi
dan
loyalitas.
PROSES
KOMUNIKASI
Proses komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima,
menggunakan isyarat tangan, atau menggunakan sarana komunikasi tertentu lainnya.
1.
Pengirim
(sender)
Proses komunikasi diawali oleh pengirim sebagai sumber pesan. Pengirim, dalam kerangka
keorganisasian dapat berupa karyawan biasa, manajer, atau pihak luar yang memberikan gagasan,
maksud, informasi dan bertujuan mengadakan kumunikasi. Pengirim dalam hal ini telah menentukan
makna apa yang akan disampaikannya. Agar apa yang akan disampaikan itu dapat tersusun dengan
baik, maka sender perlu menyusun sebuah rencana yang berisi makna utama apa yang akan
disampaikan.
2.
Penyandian
(encoding)
Tindakan pemberian arti simbol-simbol pada pemikiran, misalnya memutuskan kata-kata mana yang
harus dikatakan atau ditulis disebut sebagai penyandian (encoding). Penyandian itu perlu karena
informasi hanya dapat dikirimkan dari seorang kepada orang lain lewat perwakilan atau sandi.
3.
Saluran
Komunikasi
(communication
chanel)
Ketika orang-orang berkomunikasi dalam lingkungan organisasi, mereka biasanya menggabungkan
tampilan vokal (saluran pendengaran) dan pandangan (saluran penglihatan). Sentuhan (saluran

peraba), penciuman (saluran penciuman), dan perasa (saluran saraf) juga digunakan dalam saluran
pesan dalam komunikasi. Fungsi saluran komunikasi di sini adalah sebagai alat menyampaikan pesan.
Untuk menyampaikan pesan yang dimaksud, seseorang dapat meggunakan berbagai macam, yaitu
tatap muka, telepon, pertemuan kelompok, komputer, memo, pernyataan kebijakan, system imbalan,
jadwal
produksi,
dan
ramalan
penjualan.
4.

Pengertian
Sandi
(Decoding)
Pesan yang diterima kemudian diinterpretasikan dan diterjemahkan ke dalam informasi yang
mempunyai arti. Proses ini dilakukan dengan dua cara, pertama penerima harus menerima, kemudian
mengartikannya. Pengertian dipengaruhi oleh pengalaman penerima, pemilihan penilaian pribadi
mengenai simbol dan gerakan tubuh yang dipakai, dan harapan. Meciptakan gelombang suara yang
penuh arti adalah sandi yang tepat, yang pantas untuk penyandian dengan melalui suatu sumber;
menterjemahkan gelombang suara ke dalam pemikiran merupakan penguraian sandi (decoding).
5.

Penerimaan
(Receiver)
Bila pesan tidak sampai pada penerima, maka komunikasi itu belum terjadi. Artinya, pesan yang
dikirimkan itu harus diterima baik (dipahami) oleh penerima. Oleh karena itu pesan yang dikirimkan
harus jelas kepada siapa pesan itu ditujukan. Dalam hal ini kita tidak akan menggunakan cara yang
sama dalam berkomunikasi kepada anak-anak dan berkomunikasi kepada orang dewasa. Jadi dalam
berkomunikasi
siapa
pendengarnya
perlu
dipertimbangkan.
6.

Umpan
Balik
(Feedback)
Sebuah rangkaian umpan balik (Feedback) memberi saluran bagi tanggapam penerima yang
memungkinkan sender untuk menentukan apakah pesan telah diterima dan menghasilkan tanggapan
yang dimaksudkan. Bagi manajer, umpan balik komunikasi ini mungkin datangdari berbagai macam
cara. Dalam situasi tatap muka, umpan balik bias terjadi secara langsung melalui tanda-tanda atau
sandi. Dengan diberikannya reaksi ini kepada si pengirim (sender), perngirim akan dapat mengetahui
apakah pesan yang dikirimkan tersebut diinterpretasikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si
pengirim. Bila arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim berarti komunikasi tersebut efektif.
7.
Kegaduhan
(noise)
Gangguan (noise) merupakan sifat yang melekat pada komunikasi. Dalam setiap proses komunikasi,
kegaduhan atau kendala-kendala dalam berkomunikasi akan selalu ada. Gangguan dapat timbul dalam
saluran komunikasi, atau metode pengiriman seperti udara dan kertas. Ganggua juga dapat terjadi
secara internal (kurang perhatian penerima) atau eksternal (gangguan suara lain).
METODE-METODE
KOMUNIKASI
Melakukan komunikasi tidak terbatas hanya pada penyampaian pesan melalui pembicaraan tatap
muka. Berkomunikasi bisa juga dilakukan dengan berbagai cara, bergantung pada situasi yang
dihadapi di dalam organisasi. Suatu metode komunikasi dipandang efektif apabila diterapkan pada
situasi yang sesuai. Kesalahan di dalam menentukan komunikasi ini akan menyebabkan timbulnya
persoalan-persoalan lain yang pada akhirnya akan mempengaruhi kinerja dan produktifitas dari
organisasi
yang
bersangkutan.

Komunikasi
Melalui
Pertemuan
Dan
Rapat
Terlepas dari apakah pertemuan itu sifatnya formal atau informal, yang jelas sebuah pertemuan/rapat
harus
dapat
dilakukan
dengan
maksud
sebagai
berikut:

1.
2.
3.
4.
5.

untuk
menyebarkan
untuk
mengumpulkan
untuk
menjelaskan
untuk
pemecahan
maksud
konsultasi
dan

informasi

negoisasi

informasi
keputusan
masalah
terpadu

Kunci sukses komunikasi melalui pertemuan ini adalah bagaimana semua pihak yag diundang dapat
memberikan saran dan pendapatnya. Namun, kesulitan justru muncul ketika ada sebagian orang yang
terlibat memandang pertemuan itu sebagai legalitas atas sebuah persoalan yang telah dirancang
sebelumnya. Seringkali pertemuan diadakan hanya untuk menginfetarisir pendapat tanpa perlu
mempertimbangkannya sebagai suatu masukan yang berarti. Oleh karea itu, dalam sebuah pertemuan
perlu
dihidari
adanya
dominasi
satu
atau
dua
yang
berkuasa.
Komunikasi
Melalui
Surat
Edaran
Walaupun cara komunikasi ini dipandang sederhana dan mudah, namun penggunaan surat edaran juga
memiliki beberapa keuntungan dan keelemahan. Keuntungan penyampaian informasi melalui surat
edaran
adalah:
1.
kesalahan pengertian dapat dihindari apabila isi pesan itu ditulis secara jelas.
2.
pemberi
pesan
biasanya
tidak
memberi
peluang
untuk
berspekulasi.
3.
jangkauannya
luas
dan
waktu
yang
dibutuhkan
relatif
pendek.
4. mengurangi peluang untuk mendistorsi pesan disbanding dengan kalau komunikasi dilakukan
secara
lisan.
Sebaliknya,
kelemahan
dalam
komunikasi
melalui
surat
edaran
adalah;
1. walaupun surat itu sampai ke tempat tujuan tepat pada waktunya, namun seringkali si penerima
mengabaikannya
terutama
jika
surat
yang
diterima
itu
terlalau
banyak
2. komunikasi ini dengan cara ini tidak memberi peluang kepada penerima pesan untuk
memperhatikan nuansa suara atau bahasa tubuh dan oleh karena itu, terutama apabila diperlukan
untuk membaca arti yang tersirat diantara baris-baris, pesan mungkin sepenuhnya tidak dimengerti.
3. sering ada kecenderungan pada pihak pengirim pesan bahwa mengirimkan pesan itu sama dengan
melakukan
tindakan.
4.
efektifitas pesan sangat tergantung pada keahlian menulis si pengirim pesan.
Komunikasi
Melalui
Telepon
Penggunaan telepon sebagai media komunikasi memiliki keuntungan dan kelemahan sebagai berikut:
Keuntungan;
1.
tingkat
kecepatannya
sangat
tinggi
2.
kemampuan untuk langsung mendapatkan umpan balik atas setiap pesan
3. kemampuan untuk menyesuaikan diri, karena pokok pembicaraan selain alasan menelpon, juga
dapat
dibicarakan.
Kelemahannya:
1. pembicaraan telepon tidak benar-benar cocok untuk menyampaikan pesan-pesan yang lebih rumit
dan mungkin, dalam banyak kasus, harus ditegaskan dalam melalui tulisan
2. biasanya tidak ada bukti bahwa pembicaraa telah benar-benar dilakukan sehingga membuka
peluang
untuk
penyelewengan
3.
si penerima telepon tidak dapat memperhitungka bahasa tubuh si penelepon
4. banyak orang gelisah atau tidak begitu baik kondisinya pada waktu menggunakan telepon

Komunikasi
Melalui
Surat
Elektronik
Perkembangan teknologi informasi dewasa ini semakin mempermudah orang untuk melakukan
komunikasi. Penggunaan teknologi seperti mesin fax da internete memungkinkan pesan disampaikan
lebih cepat, murah dan informasi yang disampaikan lebih jelas. Hanya saja kendalaya adalah tidak
semua
orang
dapat
mengoperasikan
alat-alat
seperti
itu.
Komunnikasi
Melalui
Papan
Pengumuman
Papan pengumuman berguna untuk komunikasi umum, yang memelukan perhatian yang lebih rendah,
seperti memberitahukan kepada pegawai-pegawai tentang kegiatan-kegiatan tertentu. Papan
pegumuman tidak harus diandalkan untuk mengkomunikasikan informasi penting karena papan
pengumuman biasanya diabaikan oleh banyak orang. Papan pengumuman hanya akan dibaca kalau
informasiya selalu baru dan menarik bagi para pegawai yang bersangkutan.
BENTUK-BENTUK
KOMUNIKASI
Komunikasi pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam bentuk-bentuk sebagai berikut.
Komunikasi
Lisan
dan
Tertulis
Jenis komunikasi ini paling banyak dipraktekkan sehari-hari khususnya dalam komunikasi antar
pribadi. Pemilihan betuk komunikasi lisan atau tertulis dipengaruhi oleh faktor-faktor waktu,
kecepatan, biaya, perferensi pribadi, keterampilan individu dalam berkomunikasi, fasilitas yang
tersedia untuk berkomunikasi. Komunikasi lisan atau tertulis memiliki keuntungan dan kerugian,
seperti kalau tertulis keuntungannya pesan dapat disimpan, tetapi kerugiannya memakan waktu jika
dibandingkan
dengan
komunikasi
lisan.
Komunikasi
Verbal
dan
Non
Verbal
Komunikasi verbal yaitu komunikasi melalui kata-kata baik lisan atau tertulis. Komunikasi non
verbal adalah komunikasi yang menggunakan bahasa badan atau tubuh, seperti gerakan tangan, jari,
mata, kepala dan lain-lain. Alasan penggunaan jenis komunikasi ini biasanya berkaitan dengan
masalah
waktu
dan
situasi
saat
komunikasi
terjadi.
Kesulitan utama dalam komunikasi verbal dengan menggunakan kata-kata adalah karena kita
mencoba berbicara tentang dunia yang sangat rumit sedagkan jumlah kata-kata yag digunakan
terbatas.
Jenis alat bantu visual kedua dalam komunikasi verbal adalah tulisan atau gambar. Sedangkan
dalam komunikasi non verbal, bagian terpenting adalah menyangkut penggunaan bahasa tubuh (body
language), yang artinya orang-orag mengkomunikasikan arti kepada orang lain dengan tubuh mereka
dalam interaksi antar pribadi. Bahasa tubuh merupakan pelengkap yang penting bagi komunikasi non
verbal disemua belahan dunia umumnya. Komunikasi non verbal ini memiliki fungsi tertentu dalam
proses komunikasi verbal. Fungsi utama dari komunikasi non verbal adalah ;
1.
Sebagai
pengulangan
2.
Pelengkap
3.
Pengganti
4.
Memberi
penekanan
5.
memperdayakan
KOMUNIKASI
DALAM
ORGANISASI
Ada tiga hal penting dalam mempelajari komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi :
a.
Informasi
yang
menjadi
sumber
komunikasi
b.
Bagaimana
proses
komunikasi
tersebut

c.

Komunikasi

antar

orang

dalam

organisasi

Jika ketiga hal tersebut tidak banyak mengalami hambatan maka komunikasi dalam organisasi akan
berjalan lebih berhasil sehingga pelaksanaan pencapaian tujuan menjadi lebih baik.
Komunikasi
Ke
Bawah
Komunikasi ke bawah dalam suatu organisasi berarti ia mengalir dari wewenang yang lebih tinggi
ke wewenang yang lebih rendah. Bentuk yang paling umum adalah instruksi, memo resmi, pernyataan
tentang kebijakan perusahaan, prosedur, pedoman kerja, dan pengumuman perusahaan.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu :
1.
Memberi
pengarahan
atau
instruksi
kerja
2.
Memberi
informasi
mengapa
suatu
pekerjaan
harus
dilaksanakan
3.
Memberi
informasi
tentang
prosedur
dan
praktek
organisasional
4.
Memberi
umpan
balik
pelaksanaan
kerja
kepada
para
karyawan
5. Meyajikan informasi mengenai aspek idiologi yang dapat membantu organisasi menanamkan
pengertian
tentang
tujuan
yang
ingin
dicapai.
Namun di satu sisi, komunikasi ke bawah juga mengandung kelemahan, yaitu kemungkinan
terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting sebelum disampaikan kepada para bawahan
artinya, informasi yang diterima bawahan tidak seperti aslinya. Davis memberikan saran-saran dalam
hal
itu
sebagai
berikut
:
1. Pimpinan hendaklah sangggup memberikan informasi kepada karyawan apabila dibutuhkan
mereka. Jika pimpinan tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan
terus
terang
dan
berjanji
akan
mencarikannya
2.
Pimipinan hendaklah membagi informasi yang dibutuhkan oleh karyawan.
3. Pimpinan mengembangkan suatu perencanaan komunikasi, sehingga karyawan dapat mengetahui
informasi
yang
dapt
diharapkannya.
4.
Berusaha membentuk kepercayaan diantara pengirim dan penerima pesan.
Komunikasi
ke
Atas
Kebutuhan akan komunikasi ke bawah sama banyaknya dengan jumlah komunikasi ke atas. Alat
komunikasi ke atas yang sering digunakan secara luas terdiri dari kotak saran, rapat kelompok,
laporan kepada penyelia, dan prosedur permohonan atau keluhan. Bentuk komunikasi ini biasanya
tersendat-sendat dan tersaring. Setiap jenjang pimpinan enggan meneruskan masalah ke atas karea hal
itu dapat dipadang sebagai pengakun kegagalan. Para pegawai biasanya cenderung hanya
memberitahu atasan tentang hal-hal yang menurut mereka ingin didengar atasan. Jadi, setiap bawahan
memiliki alasa untuk memilih, menafsirkan dan berbagai tindakan penyaringan informasi lainnya.
Komunikasi
Horisontal
Tersedianya arus komunikasi horisontal sering kali dilupakan dalam sebuah desian organisasi.
Komunikasi horisontal sangat penting bagi koordinasi dan integrasi dari beraneka ragam fungsi
keorganisasian. Komunikasi dari teman sejawat ke teman sejawat sering kali diperlukan untuk
mengadakan koordinasi dan dapat juga memberikan kepuasan terhadap kebutuhan sosial.
Komuniksasi
Diagonal
Jenis komunikasi ini jarang sekali dipergunakan, namun komunikasi diagonal adalah penting dalam
penting dalam keadaan dimana para anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif lewat jalur lain.
Sebagian mungkin melibatkan tenaga penjualan yang mengirim laporan khusus langsung kepada

pengawas keuanganan, dan tidak melewati jalur tradisional dalam departemen pemasaran.
HAMBATAN
DAN
PENANGANAN
TERHADAP
EFEKTIVITAS
KOMUNIKASI
Kegagalan dalam berkomunikasi sering timbul karena hambatan dalam proses komunikasi.
Beberapa jenis hambatan komunikasi telah dirumuskan oleh beberapa ahli diantaranya adalah sebagai
berikut.
Menurut Cruden dan Sherman mengklasifikasikan hambatan komunikasi ke dalam tiga aspek
yaitu
:
1.
Hambatan
teknis
Ketiadaan
rencana
dan
prosedur
Kurang
penerangan/penjelasan
Kurang
terampil
membaca
Kesalahan
media
komuikasi
2.
Hambatan
semantik
Miskin
perbendaharaan
kata
Kata
berwayuh/banyak
arti
Terlalu
banyak
akronim
3.
Hambatan
manusiawi
Perbedaan
individu
Iklim
psikologik
organisasi
Jenis klasifikasi hambatan komunikasi yang lain, seperti dikemukakan Ernesto Franco yaitu :
1.
Hamabatan
phisik
Jarak
pengirim
penerima
Pengaruh
lingkungan
Kesalahan
fungsi
fisik
Kondisi
tempat
(bising,
dll)
2.
Hambatan
perilaku
Sikap
pengirim
penerima
Sifat
keterbukaan
Distorsi
pada
pesan
Kesalahan
konklusi
3.
-

Hambatan

yang
Batasan
Jumlah

Infomasi
Kata

yang
yang
Kesalahan
Hallo
Perbedaan

Interpretasi

banyak

yang
Kelemahan

lain
waktu
informal
kompleks
arti
persepsi
effect
budaya
salah
pendengaran

Beberapa pernyataan yang perlu diperhatikan dalam mewujudkan komunikasi yang efektif adalah :
1.
Komunikasi harus bersifat manusiawi harus selalu memperhatikan sifat-sifat manusia.
2.
Komunikasi
harus
diusahakan
seharmonis
mungkin.
3.
Komunikasi
disesuaikan
dengan
kebiasaan
yang
berlaku
selama
ini.

4.
5.
6.
7.
8.
9.

Komunikasi dilakukan melalui jalur kelembagaan yang tersedia dalam organisasi.

Komunikasi disesuaikan dengan iklim atau situasi dan kondisi saat komunikasi berlangsung.
Memanfaatkan
teknologi
modern
guna
memperlancar
komunikasi.
Memanfaatkan simbul-simbul maupun gerakan-gerakan yang sudah difahami semua orang.
Komunikasi disesuaikan dengan kondisi si penerima (misal, buta huruf).
Pesan dirumuskan secara ringkas dan jelas.