AKUNTANSI PERHOTELAN

SAP 11
(Memahami, Menganalisis Dan Mendesain Prosedur Pengeluaran
Kas Pada Usaha Perhotelan)

OLEH :
KELOMPOK 10
1.
2.
3.
4.

NI WAYAN PUTRI ADNYANI

NI WAYAN NOVIA PUSPITASARI
LUH AYU REGITAPRATAMI
A.A ISTRI INTEN FEBRYANTI

1306305054
1306305074
1306305076
1306305219

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA
2015/2016
PENDAHULUAN

Kas merupakan alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang, sebagai suatu
setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga sebagai simpanan dalam bank atau
tempat lain yang dapat diambul sewaktu-waktu. Dalam neraca, kas merupakan bagian aktiva
yang paling lancar, sehingga dalam pengelolannya memerlukan pengendalian yang cermat.
Pembetulan kas kecil merupakan salah satu pengendalian yang bisa dilakukan dalam
pengelolaan kas. Kas kecil merupakan kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran
yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cheque. Ada dua metode
pengelolaan kas kecil, yaitu:
1. Sistem imprest, dimana jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap.
2. Metode fluktuasi, dimana saldo rekening kas kecil jumlahnya tidak tetap, tetapi
berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran
dari kas kecil.

Dalam usaha perhotelan terdapat beberapa pemegang kas (kasir), seperti kasir untuk masingmasing outlet (kasir FO, kasir restoran, kasir Bar, dan lain-lain) sehingga untuk
memperlancar kegiatan operasional dibentuk kas kecil. Kas kecil yang biasanya ada di outlet,
biasanya digunakan untuk memberikan kembali uang kembalian pada tamu yang berbelanja,
kadang juga untuk memberikan pinjaman sementara pada tamu yang memerlukan uang tunai
dalam jumlah kecil, misalnya untuk membayar taksi. Kasir yang ada di kantor belakang
(back office) yang biasanya disebut general cashier juga diberi kas kecil dalam suatu jumlah
tertentu yang bisa digunakan untuk pembayaran yang sifatnya mendesak, dimana jumlah
yang diperkenankan dibayar secara tunai ditetapkan berdasarkan kebijakan manajemen.
Setiap pengeluaran dana yang dilakukan oleh general cashier harus mendapat persetujuan
terlebih dahulu, minimal oleh head department-nya.
Dalam setiap akhir periode , dilakukan penghitungan kas yang ada dicocokkan dengan saldo
kas tercatat ( cash opname ) . Demikian pula untuk saldo uang yang ada di bank , dibuatkan
rekonsiliasi.

A. MEMBANDINGKAN, MENDESAIN, DAN MENYIMPULKAN BAGAN ALUR

PROSEDUR PEMBAYARAN HUTANG PADA HOTEL
2

Bagian yang terlibat dalam pembayaran hutang :

a. Account payable
b. Accounting department head
c. General manager
d. General cashier

Dokumen yang digunakan:

a. Voucher payable, merupakan daftar hutang yang jatuh tempo yang akan dibayar.
b. Faktur, merupakan bukti pembelian barang dari supplier.
c. Memorandum invoice, merupakan bukti penerimaan barang yang bisa digunakan
sebagai dasar penagihan.
d. Bank/cash disbursement voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan
oleh general cashier.

Bagan Alur Pengerluaran Kas Untuk Pembayaran Hutang

Account Payable

Acct Dep Head

General Manager
3

General Cashier

MI

MI

Persetujuan

Persetujuan

Faktur

Faktur

+
VP

VP

Persetujuan

Persetujuan

Cheque

+
Persetujuan

BDV

supplier

GCES

Keterangan :
MI = memorandum invoice
VP = voucher payable
BDV = bank disbursement voucher
A = arsip
GCES = general cashier expenditures summary

Prosedur pengeluaran kas untuk pembayaran hutang:

Account payable menyiapkan faktur yang telah jatuh tempo, dan membuat voucher
payable, kemudian memintakan persetujuan untuk melakukan pembayaran pada
accountingdepartement head dan general manager. Dan setelah mendapat persetujuan,
menyerahkan voucher payable beserta bukti pendukungnya pada general cashier untuk
menyiapkan pembayaran.
1. General cashier menyiapkan pembayaran dan meminta persetujuan pembayaran,
kemudian menginformasikan pada accountpayable bahwa pembayaran telah siap.
Kemudian menyiapkan bank disbursement voucher. Jika jumlah pembayaran relatif
kecil akan dibayar tunai, maka yang disiapkan adalah cash disbursement voucher.
2. Account payable akan menghubungi supplier untuk mengambil pembayaran pada
general cashier.

Jurnal pembayaran hutang

Hutang Usaha

xxx

Kas/bank

xxx

B. MEMBANDINGKAN, MENDESAIN, DAN MENYIMPULKAN BAGAN ALUR

PROSEDUR PEMBELIAN TUNAI DAIRY PRODUK PADA HOTEL

Bagian yang terlibat dalam pembelian tunai :

a. Departemen yang memerlukan
b. Purchasing
c. Accounting department head
d. Cost control
e. General manager
f. General cashier

Dokumen yang digunakan:

a. Purchase requisition, merupakan bukti permintaan barang, dan bisa digunakan sebagai
dasar untuk melakukan pembelian barang.
b. Cash disbursement voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan oleh
general cashier.
Prosedur pengeluaran kas untuk pembelian tunai:
1. Departemen yang memerlukan barang membuat purchase requisition yang telah
disetujui oleh head departemennyam kemudian menyerahkannya pada purchasing.
2. Purchasing, akan memintakan persetujuan untuk melakukan pembelian secara tunai
pada cost control, accountingdepartement head dan general manager.
3. Setelah mendapat persetujuan, purchasing akan meminta sejumlah uang untuk
pembelian tersebut pada general cashier. Jika jumlah pembelian sudah bisa ditentukan,
maka general cashier akan membuatkan cash disbursement voucher. Tapi jika jumlah
pembelian belum bisa ditentukan, maka purchasing akan meminta kas bon sementara,
setelah diketahui jumlahnya baru diganti dengan cash disbursement voucher.
4. Untuk pembelian tunai, yang sifatnya mendadak dan barang tersebut tidak tersedia di
gudang, cost control akan melihat tingkat kebutuhan akan barang tersebut, dan
membantu purchasing untuk menanyakan dan mengetahui harga dan tempat
memperoleh barang tersebut (jika memungkinkan).
Jurnal Pembelian Tunai
Biaya Departement

xxx

Kas

xxx

C. MEMBANDINGKAN, MENDESAIN, DAN MENYIMPULKAN BAGAN ALUR

PROSEDUR PENGGAJIAN PADA HOTEL

Bagian yang terlibat :

a. Personalia
b. Accounting department head
c. General manager
d. General cashier

Dokumen yang digunakan:

a. Daftar gaji, merupakan daftar yang menggambarkan gaji seluruh karyawan, yang
disusun berdasarkan departemen dan posisi jabatan dari masing-masing karyawan
dalam struktur organisasi.
b. Slip gaji, merupakan bukti besarnya gaji yang diterima, potongan-potongan, serta gaji
bersih yang akan diterima oleh masing-masing karyawan.
c. Bank disbursement voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan oleh
general cashier.

Bagan Alur Pengeluaran Kas Untuk Pembayaran Gaji

Personalia

Acct Dep Head

General Manager
7

General Cashier

Cek

Daftar
Gaji

&

Persetujuan

Persetujuan

Cheque

Persetujuan

Persetujuan

Daftar
Gaji

cheque

+
Persetujuan

BDV

BDV

Tanda tangan
GCES

Slip Gaji
A

Distribusika ke karyawan

Keterangan :
BDV = bank disbursement voucher
GCES = general cashier expenditures summary
A = arsip

Prosedur pengeluaran kas untuk untuk pembayaran gaji:

1. Personalia membuat rekapitulasi tingkat kehadiran dari time keeping karyawan dalam
suatu periode, lalu menghitung besarnya gaji, potongan-potongan, kemudian
menyiapkan daftar gaji dan slip gaji untuk pembayaran gaji. Setelah daftar gaji siap,
dimintakan persetujuan pada accounting departmenhead dan general manager, setelah
itu diserahkan pada general cashier untuk menyiapkan pembayaran.
2. General cashieri menyiapkan pembayaran dan membuat bank disbursement voucher,
dan memintakan persetujuan, setelah itu menyerahkan pada personalia untuk
mendistribusikan pada setiap karyawan.
3. Jika pembayaran gaji dilakukan dengan transfer bank ke masing-masing karyawan,
maka general cashier mengirimkan perintah pada bank untuk melakukan transfer
dengan dilampiri daftar gaji karyawan. Kemudian karyawan tinggal mencocokkan
jumlah yang diterima di bank dengan slip gaji dari personalia.
4. Slip gaji karyawan dibuat dalam 2 rangkap, 1 untuk arsip personalia dan 1 lagi untuk
karyawan.
Jurnal Pembayaran gaji
Biaya Departement

xxx

Hutang gaji

xxx

( untuk mencatat pembayaran gaji )

Hutang gaji

xxx

Kas/bank

xxx

( untuk mencatat pembayaran gaji )

DAFTAR PUSTAKA
9

A.A. GP .Widanaputra, dkk ., Akuntansi Perhotelan , edisi pertama , Yogyakarta , 2009

10