ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 1

1. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y

Teorizacin)
Descripcin: Adems de conocer conceptos relacionados con Administracin
Documental en la Archivstica, es indispensable saberlos aplicar, de forma
adecuada, en el entorno laboral.

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, as como los

conceptos de la Administracin Documental en la Archivstica, es momento
que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento para
identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a travs del
siguiente ejercicio:

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de

archivo o una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin
documental, de acuerdo a las reas que constituyan la empresa.

La empresa que se toma es Alcalda de Pamplona especficamente la

oficina de Recursos Humanos, con lo que corresponde en el manejo del
personal que labora, al manejo de todo tipo de documentos por lo tanto se tiene
que tener un archivo con todos los datos y documentos de dicha rea.
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una
entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la
empresa determine los siguientes aspectos:
Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer
contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que
seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para administrar los
documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
Funciones:
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea
coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y
permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las
funciones que se destacan Son:

Control: Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado

a: La Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del
rea. La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin
documental, La definicin de la Informacin contenida en los formatos y su
uso. La disposicin final del documento. La definicin de uso, manejo y

cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de

vigencias administrativas y valores documentales.
Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de
mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido guardada la
informacin y el lugar en el cual se conserva la informacin documental.
Es decir, que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del
documento como tal, sino tambin las condiciones que hace que ste se
preserve. Segn la clase de documentos pueden tener cierto tiempo segn
las reglas de cada empresa como en este caso el consultorio maneja
libros, copias, hojas de vida, vacaciones, primas. Personal de nomina,
personal de contrato y la informacin en medios magntico.

Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los

documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o
temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas
condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o
se deterioren; adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa,
e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurdico, poltico,
histrico y cultural dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la
empresa se maneja informacin muy valiosa donde clientes internos
presenta su hoja de vida con toda su informacin que esto debe es
reservado y se tiene una tica como profesional con respeto y algo
confidencial.

Descarte de documentos (comit) En algn momento dado, todo archivo

desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso
de los aos, ya que empiezan a perder sus condiciones fsicas y su
importancia textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o
inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual
se haban archivado y conservado, pero no se puede proceder por slo
insinuacin de la persona encargada sino que debe sujetarse a la
normatividad, segn el tiempo que lleven en el lugar y la revisin de sus
tablas de retencin.
Segn el acuerdo 006 de 1996, el comit archivstico asignado por el
Archivo General de la Nacin, interviene y toma la decisin de descarte de
documentos, soportndola con actas que justifiquen la actuacin. Sin
embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente
son cinco aos, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un
archivo hasta diez aos.

Recuperacin de la Informacin: Es un proceso que se lleva a cabo a

partir de la exploracin de bases de datos, palabras claves, actas,

registros, guas, catlogos, ndices o indicios de lo que se desea hallar.

Pero para que sea efectiva la recuperacin de la informacin se acude a la
bsqueda detallada de informacin en los medios fsicos o electrnicos que
pueden ser claves en la indagacin. No obstante, se pueden encontrar dos
resultados:

El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran

nmero de datos genricos que no son relevantes frente a lo que
deseamos encontrar.

Silencio Documental: Se puede definir

hallazgos mnimos respecto a lo que
posiblemente no tuvieron un proceso
guardarlos o se desconoce la palabra
encontrados.

como la falta de informacin o

se esperaba encontrar porque
adecuado en el momento de
clave con la que pueden ser

Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo

contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos. Tome
apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en
cuenta la informacin obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades
de evaluacin.
CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS: Los archivos se clasifican de acuerdo al
tiempo establecido en cada una de las etapas que presentan la tabla de retencin
documental, es decir, archivo de gestin, central y la disposicin final.

Segn la Organizacin De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la

entidad.
Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la
documentacin de la organizacin.
Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las
dependencias de la organizacin. Es decir, es independiente de todo
proceso archivstico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depsito de
informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de
cada oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: Este depsito de
archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias
que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del
archivo central.

Segn su Uso El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se

determina en cada una de las etapas documentales, segn a los
requerimientos de la organizacin:

Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del ao

actual o aos anteriores que se encuentren en proceso de tramitacin
como: historias laborales, resoluciones, contratos y dems documentos que
se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las
necesidades de conservacin y consulta permanente.
Archivo semi activo: Son los documentos que varan en su periodo de
conservacin y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el
periodo de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales,
fiscales, comerciales o histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se
maneja los archivos activos ya que los dems documentos los maneja en
archivo central.

Segn su Ciclo Vital: El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le

asigne a cada una de sus etapas, las cuales se explicarn a continuacin:

Archivo de gestin: Es toda la documentacin que se encuentra

depositada y est sujeta a consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo central: Es la agrupacin de documentos que han sido
transferidos por diferentes archivos de gestin de cada dependencia
respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histrico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el
archivo central al archivo de conservacin permanente.
Segn su Naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le
realice el proceso de archivo.
Archivo pblico: Es todo documento que pertenece a las entidades
pblicas.
Archivo privado de inters pblico: Son aquellos documentos que por su
valor histrico, investigativo, cientfico o cultural son de inters pblico.
Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas
naturales o jurdicas.