ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

Actividad 3

Jonathan Zrate Trejos

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
2016

CONTENIDO

Introduccin..3
Taller...4
Bibliografas..9

INTRODUCCION

En el siguiente trabajo identificaremos la importancia de las comunicaciones oficiales

en las entidades pblicas y privadas, as como tambin el proceso que se lleva a cabo
desde el momento en que se reciben los documentos hasta que se envan a su destino
final. Este proceso cumple funciones especiales para el manejo de documentos como:
la recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin, eliminacin de las
solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. Por lo tanto, cada una de
las funciones existentes dentro del proceso de recepcin y envo de los documentos,
controlan tanto las comunicaciones producidas, como las recibidas, de manera gil y
oportuna, siendo esto parte integral del proceso de Gestin Documental.

TALLER ACTIVIDAD 3
Actividades de
Teorizacin)

apropiacin

del

conocimiento

(Conceptualizacin

Adems de conocer acerca del proceso de recepcin, radicacin, distribucin,

seguimiento, conservacin, eliminacin de las solicitudes enviadas y recibidas
para su posterior consulta, es indispensable saber aplicar estos procesos al
entorno laboral.
Entonces, teniendo en cuenta las lecturas indicadas en la actividad de
contextualizacin y la informacin descrita al inicio de esta actividad, usted debe
identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a travs del
siguiente ejercicio:
Inicialmente, identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de
correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificacin de las
comunicaciones oficiales recibidas y despachadas.
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una
entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.
Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el
material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que
seleccion, los siguientes aspectos:
- Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un
documento?
- Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
- Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa
determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?
- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida
en esta actividad.
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga
informacin relacionada con el mapa conceptual realizado y la informacin
obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.

Reflexin realizada acerca del video acuerdo 060

Mencione 5 ideas por cada una de las lecturas realizadas en la actividad

contextualizacin

Informacin recopilada de la empresa que podra ser su lugar de trabajo o

una empresa cercana que tuviera acceso o conociera.

Los aportes realizados en el foro

- Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un

documento?
R/
RECEPCIN: consiste en recibir las comunicaciones internas y externas
(solicitudes, derechos de peticin, tutelas, procesos ejecutivos, libros, folletos,
publicidad).
Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o
Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del
trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
DISTRIBUCIN: Es el proceso mediante el cual se enva y se controla
oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante
servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que
faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administracin
pblica. (Universidad del atlantico)

Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa?

La comunicacin es externa.
En todas las empresas siempre hay comunicaciones internas y externas, al
momento de recibirlas hay q clasificarlas.

Las comunicaciones internas van dirigidas al cliente interno, es decir, al trabajador.

Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas de motivar a su
equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el
cambio es cada vez ms rpido.
Las comunicaciones externas van dirigidas al exterior con clientes, intermediarios,
proveedores, competencia, medios de comunicacin y pblico en general es tan
vital para la organizacin como la comunicacin interna
- Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa
determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su
destino?
Es el conjunto de procedimientos de las comunicaciones oficiales, el cual le
corresponde a la unidad de correspondencia para el despacho de documentos.
La elaboracin.
Es el paso ms importante en la gestin documental, pues en l se definen los
parmetros y especificaciones que determinan el carcter administrativo y su
destinacin.
Firma
La firma en un documento es importante e indispensable, ya que es el smbolo,
dibujo, escrito o grfico que impone la validez de su contenido, adems de
identificar al responsable de su expedicin
El traslado de documentos significa el paso de stos desde el rea que lo origina a
la unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final.
Cabe resaltar que el documento debe ser elaborado con los ms mnimos detalles,
ya que adems de que la norma indica los parmetros para su elaboracin, su
ciclo vital muestra el proceso que debe seguir secuencialmente para alcanzar el
objetivo para el cual ha sido diseado. Es decir que, adems de contener un
encabezado, un contenido y una despedida, tambin debe reflejar al final de ste
al responsable de su origen con la firma. Posterior a ello, s debe trasladarse a la
unidad de correspondencia donde efectan la verificacin de datos, la numeracin,
fechado, registro, separacin y luego su envo al destino final. (Yolanda, 2011)

Reflexin de video
En el video acuerdo 060, nos da una muestra muy clara de cmo debe ser el
manejo de los documentos en las entidades pblicas y privadas desde la
recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin de los documentos.
Nos muestra tambin como es una oficina de archivo y todas las caractersticas
que en testas se encuentran.

Aportes del foro

Teniendo en cuenta la temtica del cuarto contenido de estudio, responda de
forma clara y argumentada las siguientes preguntas:
a.

Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las comunicaciones

internas y externas?
b.
En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las lecturas
sugeridas en la actividad de contextualizacin, mencione dos aspectos que no se
cumplan en la empresa que seleccion.
R:
A: Las comunicaciones son muy importantes para una empresa, por medio de
estas nos podemos enterar de lo que est pasando con las empresas hay muchos
tipos de empresas u organizaciones,
Comunicacin interna
La comunicacin interna es la comunicacin dirigida al cliente interno, es decir, al
trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas de
motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial
donde el cambio es cada vez ms rpido.
Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de
la empresa, motivar y establecer una lnea de comunicacin eficaz entre los
empleados, la direccin y los diferentes departamentos de la empresa son algunos
de los objetivos que persigue la comunicacin interna. (Estilosorganizados.net)
Comunicacin externa
No existe una buena comunicacin externa sin una buena poltica de
comunicacin interna; dos caras de una misma moneda que se mantienen unidas
en su planteamiento terico pero que en la prctica de la empresa existe una
disociacin.
a) Comunicacin externa operativa. Es aquella que se realiza para el
desenvolvimiento diario de la actividad empresarial, se efecta con todos los
pblicos externos de la compaa: clientes, proveedores, competidores,
administracin pblica, etc.

b) Comunicacin externa estratgica. Tiene por finalidad enterarse de los

posibles datos de la competencia, la evolucin de las variables econmicas, los
cambios en la legislacin laboral, etc., que pueden ser relevantes para la posicin
competitiva de la empresa.
c) Comunicacin externa de notoriedad. Su finalidad es mostrar a la empresa
como una institucin que informa dando a conocer sus productos, mejorar su
imagen, etc. Las formas de darlo a conocer seran mediante la publicidad,
promocin, donaciones, patrocinios, etc.
(Snchez Calero)
Por estas razones la clasificacin de las comunicaciones es de mucha importancia
para el buen funcionamiento de las empresas, para saber exactamente lo que
tienen y lo que comunican.
La clasificacin nos permite:

Verificar que tipo de comunicacin se est recibiendo, que puede ser de

tipo oficial o de tipo personal.

Realizar el proceso de atencin y trmite acorde a la comunicacin.

Generar orden al interior de la empresa

Crear coherencia entre los diferentes departamentos de la empresa.

Formar una mejor imagen de la organizacin.

Interactuar con otras entidades.

Llevar un control integral de todos los procesos que se llevan en la

empresa.

Un posicionamiento en el mercado.
B: En la empresa que seleccione se cumplen con todos los aspectos respecto a la
ley, organizan los documentos en tablas, series, subseries, lo nico medio
demorado son los tiempos, ponen a esperar mucho a las personas con cierta
documentacin,
Esos servicios se pueden mejorar y as sera mejor y ms rpida la realizacin de
procesos.

Informacin recopilada de la empresa que podra ser su lugar de trabajo o

una empresa cercana que tuviera acceso o conociera.
En mi lugar de trabajo se cumplen todo los aspectos de documentacin tanto
interna como externa, se determinan
tiempos de respuesta a todas las
comunicaciones, se guardan muy bien los documentos para que no se deterioren
y se hacen todos los procedimientos de acuerdo al video del acuerdo 060.

BIBLIOGRAFIA

Estilosorganizados.net. (s.f.). IMPORTANCIA Y FUNCIONES DE LA COMUNICACION INTERNA Y

EXTERNA. Recuperado el 04 de 2016, de http://estilosorganizados.es.tl/Importancia-y-funciones-dela-comunicacion-interna-y-externa.htm
Snchez Calero, M. (s.f.). Desarrollo de la comunicacin externa en la empresa. Recuperado el 12 de 04 de
2016, de http://www.saladeprensa.org/art633.htm#1
Universidad del atlantico. (s.f.). PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN, CLASIFICACIN Y
DISTRIBUCIN.
Recuperado
el
04
de
2016,
de
http://apolo.uniatlantico.edu.co/SIG/DOCUMENTOS/9GESTION
%20DOCUMENTAL/2PROCEDIMIENTOS/PRO-GD-001%20RECEPCION%20CLASIFICACION
%20Y%20ENTREGA%20DE%20LA%20CORRESPONDENCIA.pdf
Yolanda, M. (22 de 05 de 2011). Organizacin de documentos . Recuperado el 04 de 2016, de
http://organizaciondocumentos.blogspot.com.co/p/recibo-y-despacho-de-documentos.html
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. (2006). Acuerdo 060. Recuperado el 04 de 2016, de
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_027_DE_200
6.pdf
Areli,

P. L. (2011). COMUNICACIN CORPORATIVA. Recuperado el 04 de

http://areliperezlopez.blogspot.com.co/2011/09/la-comunicacion-externa-y-interna.html

2016,

de