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DE CALIDAD
TURSTICA PARA
AGENCIAS DE
VIAJE Y TURISMO
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MANUAL
DE CALIDAD
TURSTICA PARA
AGENCIAS DE
VIAJE Y TURISMO
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INDICE
PARTE I: GENERALIDADES
1. PRESENTACIN
2. INTRODUCCIN
3. OBJETIVOS
4. ASPECTOS GENERALES
5. CMO USAR EL MANUAL DE CALIDAD TURSTICA
PARTE II: EL MANUAL DE CALIDAD TURSTICA
1. MARCO TERICO CONCEPTUAL Y METODOLGICO INTRUMENTAL
2. GESTIN DE LA CALIDAD
2.1 POLTICA DE CALIDAD DE LA EMPRESA
2.2 CRITERIOS DE CALIDAD EN RELACIN A LAS DIFERENTES ETAPAS
DEL SERVICIO
2.2.1 PRIMERA ETAPA: LA RESERVA
2.2.2 SEGUNDA ETAPA: LA VENTA
A. Clientes finales
B. Clientes corporativos
C. El gua en el servicio
D. Personal de apoyo
E. La logstica
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A. Venta
B. Reservas
C. Operaciones
D. Servicios de Intermediacin
E. Documentacin Contable
A. Reporte de servicios
3. GESTION DE EMOCIONES
A. En el proceso de venta
B. En el proceso de reservas
D. Durante el breafing
E.
Durante el viaje
F.
La despedida
4. SOSTENIBILIDAD
5. BIBLIOGRAFA
6. ANEXOS
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Parte I
GENERALIDADES
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1. PRESENTACIN
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2. INTRODUCCIN
La CALIDAD de un destino turstico, es el resultado de la competitividad de
los productos tursticos que ofrece, donde predomina la Planta Turstica1
eficiente, como consecuencia de la gestin de la calidad, adecuada a las nuevas
necesidades y tendencias globales.
Como toda actividad en la era de la globalizacin, el turismo se encuentra en
una situacin de constante cambio desde hace algunas dcadas.
Estos cambios que afrontan los destinos tursticos, no slo estn orientados
a satisfacer las nuevas tendencias y exigencias de la demanda, sino tambin
lograr niveles adecuados frente a la competencia de la oferta turstica en cuanto
a sus modos de organizacin y produccin, donde la CALIDAD juega un papel
fundamental en la gestin de toda empresa de servicios tursticos.
No olvidemos que cuando un cliente compra, no slo compra productos y
servicios, compra deseos.
Se denomina Planta Turstica a los servicios que se venden a los turistas y que est
integrado por 2 elementos a) equipamiento y b) instalaciones.
El equipamiento incluye todos los establecimientos que se dedican a prestar los servicios
bsicos para el turismo: Alojamiento, alimentacin, Esparcimiento y otros servicios
(agencias de viaje, informacin, guas, transporte turstico, comercio, etc).
Las instalaciones son todas aquellas construcciones especiales cuya funcin es facilitar
la prctica de las actividades netamente tursticas. Estas son: de agua y de playa, de
montaas (miradores, circuitos de senderos, refugios, telefricos) y generales.
BOULLON, Roberto Planificacin del Espacio Turstico Editorial Trillas Mxico.
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3. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
El Objetivo del presente Manual de Calidad Turstica, es orientar a todos los
empresarios y trabajadores vinculados a las Agencias de Viaje, sobre cmo
establecer acciones estandarizadas dentro del servicio ofrecido, tanto en los
productos como en el servicio que se brinda al turista.
OBJETIVOS ESPECFICOS:
a. Mejorar la calidad del servicio que ofrecen las Agencias de Viaje y Turismo.
b.
a la calidad.
c.
d.
Agencia de Viaje.
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4. ASPECTOS GENERALES
Qu es calidad?
De acuerdo a las Normas ISO, la calidad es el conjunto de caractersticas que
le confieren al producto los atributos necesarios para satisfacer necesidades
implcitas y expresadas
La preocupacin por la calidad se debi a que no slo se convirti en uno de los
requisitos primordiales de los productos o servicios, sino que pas a ser un factor
estratgico, para que muchas empresas mantengan su posicin en el mercado
as como coadyuvar a su supervivencia.
Qu es calidad de servicio turstico?
Las investigaciones de calidad estuvieron por mucho tiempo dirigidas a las
caractersticas de los productos (aspectos tangibles); la evolucin de este
concepto lleva al desarrollo de conceptos de calidad del servicio, dirigido a
empresas que proveen servicios como es el caso de las empresas tursticas.
Parasuraman (1988) desarroll un modelo conceptual de la calidad del servicio
y un instrumento de medida que identificaron como SERVQUAL (SERVice
QUALity)
Este modelo propone que la calidad de servicio se puede estimar a partir de
cinco dimensiones: elementos tangibles, la fiabilidad, la capacidad de respuesta,
la seguridad y la empata.
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Elementos Tangibles:
Fiabilidad:
Capacidad de respuesta:
Seguridad:
Empata:
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CADENA O
SECUENCIA DE
SERVICIO
Para la aplicacin de estos criterios, partimos del principio de que las dimensiones
de la calidad tiene variables que miden cosas objetivas (las que se perciben) ms
que subjetivas (las que se imaginan), por tanto pueden ser aplicados en todo
tipo de empresas, independiente al tipo o clase de Agencias de Viajes y Turismo.
Se trata pues de un manual de fcil uso, donde predominan aspectos operativos
tanto para la dimensin propia de los servicios as como de productos que toda
agencia de viajes produce y/o maneja.
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Parte II
EL MANUAL
DE CALIDAD
TURSTICA
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Fig. N 1
Clasificacin de las Agencias de Viaje y Turismo de acuerdo a la especialidad
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Sin embargo no olvidemos que las agencias lderes han alcanzado esa
posicin precisamente por haber optado una especializacin. Adems
los consumidores al tener ms acceso a la informacin prefieren aquellas
organizaciones especializadas dejando de lado las indiferenciadas,
debido a que hoy en el consumo de un bien o servicio se busca satisfacer
las necesidades a la medida del cliente y esa caracterstica le dar una
agencia especializada.
(ideal):
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FIG. N 2
Sistema Complejo del Turismo
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FIG. N 3
Funciones principales de una Agencia de Viajes
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FIG. N 4
Procesos de la informacin y Asesora al Cliente
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FIG. N 5
Etapas de Atencin al Cliente en una Agencia de Viajes
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FIG. N 6
Funcin de Produccin de una Agencia de Viajes
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Por ello incluso las agencias que endosan a sus pasajeros no deben
conformarse en elegir a cualquiera del mercado, se trata de generar la
cultura de la calidad a travs de acuerdos eficientes con empresas que
garanticen un mnimo de calidad y, mejor an, que superen nuestras
expectativas, no olvidemos que el desarrollo de la actividad turstica es
parte de nuestra responsabilidad y ello se lograr a travs de propuestas
y exigencias en la prestacin de todo servicio turstico, desde el servicio
del asistente de cooker en la operacin de un trekking, hasta el servicio
de un hotel de 5 estrellas para un determinado cliente.
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2. GESTIN DE LA CALIDAD
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Capacitarnos permanentemente.
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Primera Etapa:
La Preventa
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La imagen de
su Counter hace
la imagen de su
empresa
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como
agilidad,
simplicidad,
interactividad,
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Segunda Etapa:
La Venta
La tecnologa es
parte de las ventajas
comparativas
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La calidez genera
confianza y
genera un clima
familiar
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Trabajos de
planificacin para
participacin en Ferias
Tursticas
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Tercera Etapa:
La Reserva
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Cuarta Etapa:
Operacin y uso
del Servicio
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nombre, edad,
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C. EL GUIA EN EL SERVICIO:
Realice un plan de reclutamiento, evaluacin y entrenamiento
de su staff de guas por temporada, este puede ser un
semestre, un ao o ms. Es necesario contar con un manual de
operaciones y funciones para este servicio, eso ayuda no slo
a estandarizar el servicio, sino que refuerza las capacitaciones
y ms sabiendo que muchas veces se trabaja con guas free
lance para servicios imprevistos.
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Conocimientos:
Ser Gua Oficial (esto garantiza una formacin acadmica
y tica formal).
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Habilidades y destrezas:
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Conocimientos:
Ser Gua Oficial (esto garantiza una formacin acadmica
y tica formal)
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Habilidades y destrezas:
Mostrar capacidad fsica y fortaleza.
Tener tcnicas en manipulacin y preparacin de
alimentos.
Tcnicas para conducir grupos (manejo de grupos,
ubicacin de grupos en espacios abiertos, tcnicas de
proyeccin de voz (articulacin y estilo), tamao de
grupo, satisfaccin del grupo, etc.).
Manejo profesional de plates (de aves, de flora y fauna y
otros) y equipo de comunicacin
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Actitudes y cualidades
Tener criterio para minimizar impactos negativos en al
ambiente y resolver quejas.
Motivador para emprender labores a favor de la conservacin y proteccin del patrimonio natural y cultural.
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D. PERSONAL DE APOYO
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Primeros auxilios
Protocolo y etiqueta
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Asistentes
mecnicos:
persona
experta
en
manejo,
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E. LA LOGISTICA:
Disponga de un rea de almacn, debidamente distribuido y
organizado en funcin a la frecuencia de uso, fragilidad, grado
de contaminacin, grado de toxicidad, seleccin por reas
especializadas y otros.
El manejo de almacn es fundamental desde dos puntos
de vista: el cuantitativo (inventario de logstica integral,
con cunto equipo se cuenta, para cuntos paxs, etc.)
y el cualitativo (en el inventario registrar, cuntos estn
operativos, sus caractersticas en funcin al uso, cules
requieren mantenimiento, etc.).
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Escuche al cliente
Evaluar la situacin
Disculpa previa,
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Quinta Etapa:
La Despedida
al Cliente
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Sexta Etapa:
Manejo
Documentario
y Reportes
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CLIENTE
D. SERVICIOS DE INTERMEDIACION:
Crear un Voucher de Prestacin de Servicios
para
los
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E. DOCUMENTACION CONTABLE:
Durante el proceso de prestacin o cadena del servicio se
suscitan una serie de hechos o actividades operacionales, las
cuales deben estar debidamente sustentadas contablemente;
es importante sealar que existen diversos criterios de manejo
dependiendo del tipo de agencia, por ello es importante
distinguir el carcter de sus operaciones que pueden ser de
intermediacin o ventas nacionales.
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Stima Etapa:
Seguimiento a la
Calidad de Servicio
SERVICIO
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A. REPORTES DE SERVICIOS
Establezca un sistema de seguimiento a cargo de una persona
especfica, junto con el grupo de colaboradores que son parte
del servicio.
Recopile la informacin del desempeo del servicio desde el
primer contacto hasta finalizar los servicios.
Elabore una base de datos de los clientes con toda la
informacin de la cadena del servicio, documente todo el
proceso del servicio en base a files, de preferencia use sistemas
computarizados.
Disee reportes para cada paso de la cadena de los servicios
donde intervienen todos los prestadores, con lo cual tendremos
una visin global, los reportes de colaboradores pueden ser
electrnicos.
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fundamental
demostrar
experiencia,
colaboradores
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E. DURANTE EL VIAJE
Durante viajes cortos, el gua dar la apertura necesaria para
que a l y a su staff se les llame por su nombre, pudiendo
adems con el debido respeto llamar a cada cliente por su
nombre, crear confianza, brindar aplausos por lograr algo
durante la excursin, crear un ambiente fraterno y familiar.
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F.
LA DESPEDIDA
y confianza, se
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4. SOSTENIBILIDAD
Tomado de Buenas Prcticas para Turismo Sostenible, una gua para el pequeo y mediano
empresario / Rainforest Alliance (Alianza para Bosques)
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B.
ENERGIA
hervidores de agua,
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FLORA Y FAUNA
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que se encuentren
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Quizs este sea uno de los elementos que ms producen las agencias
de viajes tanto como parte de su operacin como por parte de sus
clientes.
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Rechazo:
Existen productos en aerosol que contienen cloro-florcarbonados, stos son muy dainos para la capa de ozono,
evite su compra y uso.
No use productos txicos porque son asimilados por la tierra
con facilidad y se incorporan a la cadena trfica. Utilice material
de limpieza biodegradable o amigable con el ambiente.
No use calculadoras, relojes u otros aparatos a batera, utilice
de preferencia aparatos que funcionen a energa solar u otra
fuente alterna.
Use productos de origen orgnico en caso de alimentos, son
producidos sin agro qumicos que son txicos.
Utilice papeles que no hayan recibido mucho tratamiento
durante su blanqueamiento.
Disposicin:
Sensibilice a sus colaboradores respecto al manejo de la basura
tanto en oficinas como en el campo de operaciones, puede ser
mediante talleres donde involucre a todos (personal de oficina
y de campo).
Lleve un registro de las cantidades de basura que produce en
las reas administrativas y en campo, cada una por separado.
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Fomente las
actividades culturales
y tradicionales como
parte de nuestra
identidad
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El mbito econmico implica que cada empresa cuente con una poltica
empresarial definida y dentro de ella la poltica de sostenibilidad
debe ser compartida por todos los niveles de la empresa: accionistas,
gerentes, administradores, niveles intermedios y operativos incluidos
los dueos individuales si ese fuese el caso.
Al hablar de polticas empresariales estamos hablando de objetivos a
largo plazo y es lo que sugiere la sostenibilidad. Es por ello que como
empresarios (pequeos o medianos) debemos planificar a largo plazo,
no slo por una cuestin acadmica sino porque es una necesidad que
nos permitir visualizar la empresa a futuro.
Lgicamente estos planes a largo plazo deben estar enlazados o
directamente relacionados con los planes a corto y mediano plazo
(planes operativos)
A. PLANIFICACIN:
Para planificar plantese algunas preguntas que le sern de
mucha utilidad: Dnde estoy y a dnde quiero llegar? Esto
significa que est haciendo un anlisis de su situacin actual y
cmo quisiera verse dentro de muchos aos.
El realizar un anlisis de la situacin actual, le dar respuesta
a las preguntas: cmo es que llegar a esta situacin? Es mi
negocio lo que realmente espero o hay que mejorar en muchos
aspectos?
Cree la visin y misin para su empresa, existen metodologas
para ello, sin embargo un primer paso es respondiendo a la
siguiente pregunta cul es su sueo o ideal como empresario
o para su empresa? Respondiendo a esta pregunta dar un
primer paso para disear la visin de su empresa.
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la
de fcil
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D. LEYES Y REGULACIONES
En nuestro medio existen innumerables leyes y regulaciones
que no se cumplen, lo que debemos hacer es distinguirnos de
los dems empresarios cumplindolas, esto le traer ventaja
competitiva a su empresa y mayores beneficios en el tiempo.
Si se trata de sus colaboradores cumpla con las leyes laborales
y los reglamentos.
Si se trata de Leyes y Reglamentos que rigen las reas naturales
protegidas, infrmese y cumpla con ellas.
Comparta con sus colaboradores las leyes y regulaciones
sobre todo con aquellos que conducen a sus clientes (guas y
personal de apoyo)
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E. CAPACITACIN AL PERSONAL:
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MONITOREO
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5. BIBLIOGRAFA
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6. ANEXOS
ANEXO: 01
MODELO DE CONDICIONES DE VENTA
...
Dear
We are glad to confirm your reserve of
..(nombre del servicio)
..
Departing date: ..
Returning date: .
As you know we need a 40% deposit as soon to guaran
Merchant:
Amount:
Purchase number:
bank taxes)
- Receivers name:
- Receivers location: ..
TERMS AND CONDITIONS
Estos dependern de cada servicio y empresa
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ANEXO 02:
MODELO DE CONTRATO CON CLIENTES CORPORATIVOS DEL EXTERIOR
AGENCY AGREEMENT
This is an agreement between
, located
at
... represented by Mr
. hereinafter known as
the company, and locat
ed at.., Cusco, Peru, herei
nafter known as the agent
represented by Mr.., wher
e each party agrees on the follow
ing terms:
GENERAL TERMS
1. - The company will exclusively
use the agent as a mediator and
organizer of all its tour
programs in Peru, authorizing the
agent to reserve services in the nam
e of the company.
2. - The company will pay for all
operating costs of each tour WITH
OUT any added commissions,
and the mediator fees of the agen
t will be charged separately.
MEDIATION FEES
3. - The agents mediation fees
are not a fixed income, rather will
depend on the number of
clients, discounts obtained from
suppliers, control of expenses and
efficiency handling our
programs.
4. - No mediation fees should
be charged to representatives
of the company or trainee tour
leaders who travel with a tour to
check services or who are traveling
as part of a training
program.
TOUR COSTS
5. - The agent will reserve servi
ces in name of the company when
ever possible, explaining that it
ill be paid by the company representa
tive either before or during the tour
6. - The company will pay the net
cost of each service WITHOUT any
additional commissions for
the agent
7.- The agent should received
proof of the payment in the nam
e of the company , if it was not
collected directly by the company
representative
8.- The agent should assist the
tour leader in the collection of all
invoices or documents that
support the payment of suppliers.
These documents will be sent to the
company at the end of
each tour
SERVICES
9.- If the company sent the equip
ment to be used for trekking and
any other adventure activities
is the exclusive property of the
company , but should be main
tained by the agent and
renovated in their recommendation
10.- The agent is responsible for
the management of our tours, in
such a ay that the agent will
negotiate and subcontract services
at the best rates available, ensuring
an adequate quality
of service for the company
This agreement is valid from
the date signed by both parti
es until the signing of a new
agreement between both parti
es
Date:
---------------------------
Signed in England
Operations Manager
Nota: Este contrato puede ser modifi
Date:..
---------------------------Accepted in Cusco
General manager
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ANEXO 03:
MODELO FORMULARIO DE RESERVAS
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ANEXO 04:
MODELO DE FILE DEL CLIENTE
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ANEXO 05:
MODELO DE PRELIQUIDACION DE CLIENTES DIRECTOS
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ANEXO 06:
MODELO DE FILE DE CLIENTE FINAL EN EL AREA DE RESERVAS
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ANEXO 07:
MODELO DE BIBLIA ELECTRONICA (RESERVAS)
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ANEXO 08:
MODELO DE INFORMACION PREVIA AL VIAJE DE CLIENTES
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ANEXO 09:
MODELO DE REPORTE DE BREAFING
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ANEXO 10:
MODELO DE REPORTE DEL CLIENTE DE LOS SERVICIOS PRESTADOS
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ANEXO 11:
MODELO DE ORDEN DE SERVICIOS PARA GUIAS
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ANEXO 12:
MODELO DE REPORTE DEL CLIENTE DE LOS SERVICIOS PRESTADOS
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C U S CO - P E R
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