Professional Documents
Culture Documents
Este manual foi desenvolvido pelo SESCON Sindicato das Empresas Contbeis e adaptado pela
SCARPEL SERVIOS EMPRESARIAIS, e tem como objetivo auxiliar nossos clientes na administrao
de suas empresas e sanar as dvidas mais comuns em relao aos assuntos burocrticos da
administrao e da contabilidade.
Este manual est dividido em 15 captulos, com a finalidade de proporcionar melhor visualizao dos
assuntos apresentados e, assim, facilitar o entendimento dos assuntos de departamento pessoal, fiscal e
contbil, respectivamente.
No Capitulo 1, apresentamos a nossa empresa, a nossa histria, a poltica da qualidade administrativa e
os departamentos funcionais, relacionando as atividades de cada um deles.
No Captulo 2, relacionamos os documentos que devem ser enviados nossa empresa para
contabilizao mensal e elaborao da folha de pagamento dos funcionrios.
No Captulo 3, esto relacionados os documentos que devem ficar na empresa disposio da
fiscalizao e, tambm, os documentos que devem ficar afixados em locais visveis aos clientes.
No Captulo 4, esclarecemos assuntos de departamento pessoal, os cuidados que devem ser tomados
na admisso e demisso de funcionrios, na preparao das frias, horas-extras, 13. salrio, etc.
No Captulo 5, apresentamos alguns cuidados que se deve ter na contratao de servios de terceiros,
sejam estes pessoas jurdica ou fsica.
Nos Captulos 6, 7, 8, 9, 10 e 11, esclarecemos dvidas sobre a contabilidade de custos relativas aos
documentos de movimentao bancria, de despesas, de estoques, de compras de produtos e de
mercadorias, de aquisio e venda de imobilizado, venda de mercadorias e prestao de servios.
No Captulo 12 e 13, relacionamos os tributos que devem ser pagos pelas empresas, as datas e a
apurao dos impostos e condies para enquadramento da empresa nos regimes de apurao.
No Captulo 14 e 15, apresentamos um resumo sobre arquivo de documentos e siglas usadas na
contabilidade.
Esperamos assim, auxili-los e estabelecer sempre uma relao de confiana, credibilidade e parceria
rumo ao sucesso e crescimento de nossas empresas.
Unidade 1 Av. Tenente Nvio Baracho, 289 Jd Bela Vista SJCampos SP Telefax: (12) 3922-6060 / 3921-2917 / 39227299
Unidade2 Rua Santa Clara, 1067 - Vila Adyanna - SJCampos SP Telefax: (12) 3941-3787 / 3941-5133
website: www.scarpel.com.br
Conselho
Diretor
Diretor
Presidente
Sistema da
Qualidade
Secretaria da
Qualidade
Auditoria da
Qualidade
Diretoria Administrativa
Departamento
Administrativo
Departamento
Pessoal das Empresas
Departamento de Assuntos
Federais e Municipais
Departamento de
Assuntos Estaduais
Departamento de
Condomnios
Departamento de
Receb. Desp. Arquivo
Advocacia
Internet
Website
www.scarpel.com.br
Endereo Eletrnico
scarpelcontabil@iconet.com.br
Endereo Eletrnico
scarpel@scarpel.com.br
1.2.8 ADVOCACIA
Contratos de Compra e Venda
Contratos de Locao
Contratos Pessoais
Assuntos Trabalhistas
Assuntos Cveis
Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter seus preos
obrigatoriamente afixados no prprio produto, de forma visvel ao consumidor.
2.
Se os preos dos produtos estiverem marcados por cdigo de barras, estes devem estar
devidamente apresentados de forma que a identificao do preo e do produto fique de fcil
visualizao ao cliente.
10
11
4.4 FRIAS
4.4.1 FRIAS NORMAIS E COLETIVAS
A cada perodo de 12 meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30 dias de frias, sem prejuzo de sua
remunerao. A Constituio de 1988 assegura o pagamento de 1/3 a mais do que o salrio normal, a
ttulo de frias. Alm disso, o empregado pode, ainda, converter 1/3 de suas frias em abono pecunirio.
4.4.2 CONCESSO
A poca da concesso das frias a de melhor convenincia para o empregador. Contudo, se vencidos
2 perodos de aquisio, o empregado faz jus ao recebimento do primeiro perodo em dobro.
Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e menores de 50 anos de idade, as frias
podero ser concedidas em 2 perodos, um dos quais no poder ser inferior a 10 dias corridos. O
empregado, estudante, com menos de dezoito anos, ter direito a frias coincidentes com as frias
escolares.
4.4.6 PAGAMENTO
O pagamento das frias dever ser efetuado at 2 dias antes do incio do respectivo perodo.
13
4.6 REMUNERAO
14
4.6.4 GARANTIAS
A lei estabelece a impossibilidade de reduo salarial. Da mesma forma, no pode haver desigualdade
de salrios entre dois funcionrios com diferena de tempo de servio na mesma funo inferior a dois
anos, que realizem trabalho com igual produtividade e perfeio tcnica, na mesma localidade. o
chamado paradigma.
4.6.5 VALE-TRANSPORTE
O benefcio do vale-transporte consiste na antecipao e parte do custeio das despesas realizadas pelos
empregados para o deslocamento ao local de trabalho. devido aos trabalhadores em geral. custeado
pelo empregador na parcela que excede a 6% do salrio do empregado. Sua aquisio deve ser
comprovada atravs de recibo emitido pelas empresas autorizadas venda deste.
4.7 - 13 SALRIO
4.7.1 NORMAS GERAIS
A todo trabalhador assegurado o pagamento de uma gratificao at o dia 20 de dezembro de cada
ano. Trata-se do 13 Salrio. O dcimo terceiro salrio devido razo de 1/12 da remunerao do ms
de dezembro, por ms de servio, do ano correspondente. Para este efeito, so considerados como ms
completo as fraes iguais ou superiores a quinze dias.
4.10 PENALIDADES
As multas por infrao legislao trabalhista e previdenciria podero variar entre 7,5657 e 7.565,6943
UFIR, dependendo da Infrao, dependendo da infrao ocorrida.
16
17
6.1 - PAGAMENTOS
Estas operaes compreendem todas as formas de pagamentos de qualquer natureza, realizados
atravs da rede bancria, prtica absolutamente usual nos dias de hoje, com alternativas que vo desde
um cheque at procedimentos via Internet e os chamados home banking.
Independente da forma adotada para os pagamentos bancrios que toda empresa pratica, a mesma
deve manter em seus arquivos cpia do documento de pagamento (cpia de cheque, recibo eletrnico,
etc.) anexando todos os comprovantes dos pagamentos efetuados (duplicata, ttulo, depsito, guias de
recolhimento de impostos e contribuies, etc.).
6.2 - RECEBIMENTOS
Estas operaes compreendem todas as formas de recebimento de valores de qualquer natureza,
incluindo depsitos de ttulos provenientes de vendas de bens e servios, antecipaes de clientes e
terceiros.
Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem ser documentados de forma a permitir
a clara identificao do valor recebido, da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por
documento (nota fiscal fatura, duplicata, pedido, etc.).
Os depsitos bancrios devem ter indicao no seu verso ou em documento apartado, de todas
informaes necessrias ao seu bom controle.
Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria (emprstimos, adiantamentos, etc.) devem
igualmente ser identificados e documentados pelo departamento financeiro e os eventuais valores a
identificar devem ser objeto de controles internos que definam em curto espao de tempo como trat-los
nos registros financeiros e contbeis.
Esse resumo sumrio, anexado cpia do contrato deve ser encaminhado nossa empresa para que
tenhamos subsdios adequados ao registro correto das operaes.
18
19
8.2 INVENTRIO
Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder de terceiros e os
de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do perodo (anual ou trimestral, conforme o regime
tributrio do contribuinte), devem ser relacionados observando-se os seguintes itens: quantidade,
unidade, discriminao, preo unitrio e valor total.
Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio, obrigatrio pela legislao
federal e estadual, e necessrio para a apurao do resultado do exerccio (lucro ou prejuzo).
Para a avaliao dos estoques, de matrias primas e mercadorias, regra geral, utiliza-se o custo mdio
ponderado, ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porm existem outros mtodos aceitos pela
legislao, bem como outras formas de avaliao praticadas em situaes especificas. Consulte nosso
Departamento Fiscal Federal no caso de dvida sobre o melhor mtodo.
A legislao do Estado de So Paulo concede prazo de 60 dias para a escriturao do estoque no Livro
de Registro de Inventrio, enquanto a legislao federal vaga quando determina que o o inventrio
ser escriturado no trmino do perodo. A falta de escriturao do Livro de Registro de Inventrio e do
livro de Controle da Produo e do Estoque, sujeita o contribuinte a multa elevada.
O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do perodo) deve coincidir com a apurao
escritural (estoque inicial, mais compras no perodo, menos vendas no mesmo perodo, igual a estoque
final) e as possveis diferenas devem ser justificadas sob pena de autuao pelo fisco. Alguns
percentuais para perdas (quebra de estoque) so aceitos pela legislao, variando em conformidade com
o produto ou mercadoria ou em razo de situaes especiais. Consulte nosso Departamento Fiscal
Federal para maiores esclarecimentos.
A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (estragados, deteriorados, obsoletos, etc.), deve ser
comunicada antecipadamente Receita Federal, e os impostos creditados por ocasio da compra,
devero ser estornados.
As empresas construtoras que possuam material de construo a ser aplicado nas obras no exerccio
seguinte, bem como, os imveis prontos e ainda no vendidos, devero tambm ser relacionados no
Livro de Registro de Inventrio, para fins de registro e apurao de resultado no fim do exerccio.
Os bens que compe o imobilizado da empresa, tais como: maquinas, moveis, veculos, etc., no
precisam ser relacionados no Livro de Registro de Inventrio.
20
9.2 - CLASSIFICAO
A melhor classificao de uma compra, sem sombra de dvida, realizada pelo prprio comprador, pois
este sabe para que e porqu a fez. Assim sendo, recomenda-se a utilizao de um carimbo prprio para
este fim.
21
10.2 - AQUISIO
Na compra de bens e direitos exija o comprovante da aquisio (nota fiscal, escritura, recibo, etc.).
O original ou uma cpia dever ser enviado SCARPEL SERVIOS EMPRESARIAIS para registro fiscal
e contbil. Se tiver qualquer dvida sobre o documento, consulte um dos nossos scios.
Na compra de veculo de pessoa jurdica, tire uma cpia da nota fiscal, e na compra de particular, tire
uma cpia autenticada, frente e verso, do documento de transferncia aps o reconhecimento da firma e
antes de envia-lo para efetivar a transferncia.
Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing), exija, tambm, a nota
fiscal correspondente.
No se esquea que a nota fiscal comprovante de venda, no comprovante de pagamento. Exija do
vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada para sua segurana.
Quando a compra for de valor significativo: imvel, veiculo, mquina, etc., consulte um dos nossos scios
sobre as implicaes legais e tributrias e sobre as diversas modalidades de aquisio: a vista, a prazo,
financiada, leasing, etc., antes de efetivar o negcio.
Antes de iniciar a construo ou reforma de imvel, consulte-nos, pois alm de diversas exigncias
burocrticas h incidncia de tributos e contribuies (INSS, FGTS, ISS etc.).
No caso de benfeitorias em imvel de terceiros (construo, reforma, ampliao), consulte-nos sobre as
implicaes relacionadas com esse tipo especial de imobilizao.
10.3 - VENDA
Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo.
Antes de concretizar uma venda consulte-nos sobre o valor do bem a ser vendido, pois ele pode ter
sofrido alteraes em razo de atualizaes e depreciaes.
Se houver lucro haver tributao em conformidade com o regime tributrio escolhido pelo contribuinte.
Na venda de veculo emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cpia do documento de
transferncia aps assin-lo e reconhecer a firma e antes de entreg-lo ao comprador.
Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tal como: contrato ou escritura para bens
imveis, nota fiscal ou recibo para bens mveis e direitos, alm de outros especficos para determinadas
operaes.
No caso de bens sinistrados cuja indenizao for paga por companhia de seguro, enviar original ou cpia
do comprovante do valor recebido.
recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo imobilizado.
22
23
CDIGO
2100
0115
6106
1097
2172
8109
1007
1097
1097
5993
2484
2089
2372
1708
8045
3208
0561
0588
VENCIMENTO
DIA 02
DIA 07
DIA 10
DIA 10
10 ou 15 de cada ms*
10 ou 15 de cada ms*
DIA 15
DIA 15
DIA 15
DIA 20
DIA 30
DIA 30
DIA 30
DIA 30
DIA 30
Na 4 feira aps o fato gerador
Na 4 feira aps o fato gerador
Na 4 feira aps o fato gerador
Na 4 feira aps o fato gerador
Na 4 feira aps o fato gerador
Anual 31 de Janeiro
30 de Abril ou no ms seguinte ao
registro do funcionrio
OBS: ANTECIPA-SE o recolhimento dos tributos federais quando o vencimento cai em feriado ou fim de
semana, EXCETO o SIMPLES; nestes casos PRORROGA-SE.
- Data definida pelo dissdio do Sindicato
TRIBUTOS ESTADUAIS
ICMS - REGIME PERIDICO DE APURAO
ICMS - ESTIMATIVA
ICMS - SIMPLES (EPPA OU EPPB)
*
#
CDIGO
046-2
060-7
046-2
VENCIMENTO
*
#
DIA 21
TRIBUTOS MUNICIPAIS
PERODO
VENCIMENTO
ISS - SOBRE FATURAMENTO
MENSAL
DIA 09
LICENA DE FUNCIONAMENTO
ANUAL
DE JANEIRO A MARO*
LICENA DE LOCALIZAO
ANUAL
DE JANEIRO A MARO*
LICENA DE PUBLICIDADE
ANUAL
DE JANEIRO A MARO*
Data definida pela prefeitura e enviada via correio pela prpria Prefeitura.
24
25
APURAO
DE
IMPOSTOS
FEDERAIS
CONDIES
PARA
ENQUADRAMENTO
13.1.1 OPTANTES PELO SIMPLES FEDERAL
13.1.1.1 CONDIES BSICAS PARA OPO PELO SIMPLES
No exercer atividades regulamentadas por conselhos;
Enquadrar-se como EPP ou ME;
No se dedique a compra, venda, loteamento, incorporao ou construo de imveis;
Nenhum scio seja estrangeiro residente no exterior;
Quando um ou mais scios participar de outras empresas a soma dos faturamentos de todas as
empresas no pode ultrapassar os limites do SIMPLES.
A partir da Lei 10034/2000 - DOU 25/10/2000, creches, pr-escolas e ensino fundamental podero
aderir ao Simples Federal, porm a alquota ser acrescida de 50%.
No permite a abertura de filiais da empresa, com exceo de Show-room.
13.1.1.2 ALQUOTAS DE APUTAO DO SIMPLES
Receita Bruta anual
No contribuinte do
IPI
Contribuinte do IPI
At 60.000,00
3,0%
3,5%
De 60.000,01 at 90.000,00
4,0%
4,5%
De 90.000,01 at 120.000,00
5,0%
5,5%
De 120.000,01 at 240.000,00
5,4%
5,9%
De 240.000,01 at 360.000,00
5,8%
6,3%
De 360.000,01 at 480.000,00
6,2%
6,7%
De 480.000,01 at 600.000,00
Empresa de Pequeno
De 600.000,01 at 720.000,00
Porte (EPP)
De 720.000,01 at 840.000,00
6,6%
7,1%
7,0%
7,5%
7,4%
7,9%
De 840.000,01 at 960.000,00
7,8%
8,3%
De 960.000,01 at 1.080.000,00
8,2%
8,7%
De 1.080.000,01 at 1.200.000,00
8,6%
9,1%
Enquadramento
Microempresa (ME)
Acumulada R$
OBS: As empresas optantes pelo Simples Federal, pagam para o INSS somente as contribuies que
so descontadas na folha de pagamento da empresa.
Exemplo: Salrio do funcionrio: R$ 300,00
Desconto de INSS do funcionrio: R$ 22,95
Salrio famlia pago ao funcionrio: R$ 10,31
A empresa pagar para o INSS: R$ 22,95- R$ 10,31 = R$ 12,64
26
Lucro Presumido
(Comrcio e
Indstria)
Imposto
IRPJ
CSLL
PIS
COFINS
Percentuais aplicveis
0,24% (15% de 1,6%)
1,2% (15% de 8%)
2,4% (15% de 16%)
4,8% (15% de 32%)
1,08% (9% de 12%)
0,65%
3,0%
IRPJ
CSLL
PIS
COFINS
Lucro Real
Base de clculo
Receita Bruta (Postos de Gasolina)
Receita Bruta (Comrcio)
Receita Bruta (Prest. Servios)
Receita Bruta (Prest. Serv. Com Conselhos)
Receita Bruta
Receita Bruta
Receita Bruta
15%
12%
1,65%
3,0%
OBS: A empresa no optante pelo Simples Federal dever recolher em sua Guia de INSS o valor
descontado da folha de pagamento, acrescentando os 20% sobre a folha de pagamento, Seguro
Acidente de Trabalho (SAT), que varia de 1 a 3% e os descontos de terceiros, que varia de 3 a 5%.
13.2
APURAO
DE
IMPOSTOS
ESTADUAIS
CONDIES
PARA
ENQUADRAMENTO
13.2.1 - EMPRESAS OPTANTES PELO SIMPLES PAULISTA
Nenhum dos scios pode participar de outra empresa - mesmo que exclusivamente prestadora de
servios
Empresa no pode abrir filial
Deve operar exclusivamente com consumidor ou usurio final das mercadorias
Empresas estabelecidas em Shopping podem ser Microempresas no mbito estadual
Enquadramento
ME
EPP-A
De R$ 150.000,01 at R$ 720.000,00
EPP-B
De R$ 720.000,01 at R$ 1.200.000,00
RPA
Sem limite
ME - microempresa; EPP-A - empresa de pequeno porte classe A; EPP-B - empresa de pequeno porte
classe B.
RPA - regime peridico de apurao
Apurao do ICMS
Dedues
Microempresa
Iseno
* Observao
EPP-A
R$ 275,00
EPP-B
R$ 275,00 + 1% do faturamento
(limitado a R$ 600,00)
RPA
27
13.3
APURAO
DE
IMPOSTOS
MUNICIPAIS
CONDIES
PARA
ENQUADRAMENTO
Os impostos municipais podem ser calculados mensalmente ou por estimativa, mas deve ser consultada
a prefeitura da cidade onde a empresa foi aberta para podermos informar corretamente qual a alquota e
regime de apurao corretos.
29
14 ARQUIVO
14.1 PRAZOS PARA GUARDA DE DOCUMENTOS
A legislao estabelece diferentes prazos de manuteno e guarda de documentos e livros fiscais.
Existem, inclusive, situaes em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre
em virtude das vrias normas legais e dos vrios ramos envolvidos (societrio, tributrio, trabalhista,
previdencirio, etc).
Os documentos referentes aos funcionrios devem ser guardados por 30 anos, para efeito de
aposentadoria.
Consulte as tabelas de temporalidade de guarda de documentos disposio na SCARPEL SERVIOS
EMPRESARIAIS.
30
DESCRIO
AIDF
CAGED
CD
Comunicao de Dispensa
CETESB
CIESP
CIPA
CLT
CNH
CNPJ
COFINS
CPF
CRJF
CSLL
CTPS
DARF
DCPIS
DCTF
DECA
DIPJ
DIRF
DME
DNER
DOU
ECF
EPP
FGTS
FIESP
GARE
GFIP
GIAS
GPS
GR
Guia de Recolhimento
GRCS
GRFC
IBAMA
31
INSS
IPEM
IPI
IR
Imposto de Renda
ISS - QN
JUCESP
LTDA
Limitada
ME
Microempresa
PASEP
PAT
PIS
PROCON
RAIS
RG
Registro Geral
RH
Recursos Humanos
RNE
RPA
S/A
Sociedade Annima
S/C
Sociedade Civil
SAT
SEBRAE
SENAC
SENAI
SENAT
SESC
SESI
SIMPLES
FEDERAL
SIMPLES
PAULISTA
no Estado de So Paulo.
32