‫مهاره اداره‬

‫الوقت و‬
‫تنظيمه‬
 ‫الوقت هو العمر الذي يمر من بين أيدينا‪،‬‬
‫وينسحب بسرعة منا ونحن ال ندري أن مروره‬
‫يعني مرور أعمارنا وحياتنا‪ ،‬وما حياتنا إال‬
‫ان تكونت معاً‪ ،‬وضياعها يعني‬ ‫لحظات وثو ٍ‬
‫ضياع حياتنا نفسها‪.‬‬
‫والوقت من منظور آخر هو المادة الخام التي‬
‫نطوعها كما نشاء من أجل أن نفعل ما نريد من‬
‫أعمال ونحقق ما نريد من أهداف‪ ،‬ونصل لما‬
‫نريد من غايات‪ ،‬الوقت هو السبيل لكل هذا‪،‬‬
‫ومن هنا فالبد أن نعرف كيف نستغله أفضل‬
‫استغالل ممكن وكيف نجعل منه المادة الخام‬
‫الفعالة والمؤثرة من أجل حياة ناجحة نحقق‬
‫فيها ما نريد‪.‬‬
‫وأكبر معين لنا على معرفة القيمة العظيمة التي‬
‫ال تساويها قيمة للوقت أن نتذكر حديث الرسول‬
‫الكريم صلى اهلل عليه وسلم‪ :‬لن تزوال قدما عبد‬
‫يوم القيامة حتى ُيسأل عن أربع‪ :‬عن عمره‬
‫فيما أفناه وعن شبابه فيما أباله وعن ماله فيما‬
‫اكتسبه وكيف أنفقه‪ ،‬وعن علمه ماذا عمل به‪.‬‬
 ‫مــبادئ إدارة الوقـــت‬
‫الوقت ثروة فريدة ال مثيل لها ‪ 0‬فالجميع لديهم منه‬
‫المقدار نفسه في كل يوم وال يمكن تكديسه أو ادخاره‬
‫أو فتحه أو غلقه ‪ 0‬بل ال بد من إنفاقه بسرعة ‪60‬‬
‫ثانية في الدقيقة ‪0‬‬

‫إو دارة الوقت مثلها مثل العمليات اإلدارية األخرى‬

‫تحتاج إلى التحليل والتخطيط ‪ 0‬ولكي تفهم إدارة الوقت‬
‫وتقوم بتطبيق أسسها ومبادئها ‪ ،‬يجب أن تعرف‬
‫المشاكل التي تقابلك عند محاولة االستفادة من الوقت‬
‫بطريقة سليمة وأسبابها‬
 ‫ثــالثــة اخـتـبـارات لوقــــــت‬
‫أول خطوة للسيطرة على وقتك بطريقة سليمة هي أن تقوم بتحليل كيفية‬
‫استغالله اآلن ‪ 0‬وال بد أن تكون لديك معلومات محددة وموثوق بها قبل‬
‫تحديد فرص نجاح خطتك ‪0‬‬

‫إذا قمت بعملية تحليل دقيق فإنك ستكسب من ثماني إلى تسع ساعات في‬
‫األسبوع ويمكنك أن تقضيها في األنشطة التي تختارها ‪0‬‬

‫‪ -1‬اختبار الضرورة ‪ :‬أفحص المهمة للتأكد من أنها ضرورية وليست فقط ممتعة‬
‫‪ 0‬فمن المعتاد أن تؤدي أعماالً لم تعد ذات فائدة ( فمثالً التقارير الشهرية‬
‫التي لم تعد هناك حاجة إلى استخدامها ) ‪0‬‬

‫‪0‬‬
‫‪ -2‬اختبار المالءمة ‪ :‬بعد تحديد المهام الضرورية تأتي الخطوة‬
‫الثانية وهي اختيار الشخص المناسب ألدائها ‪ 0‬فالشك أن‬
‫هناك مهام يستطيع اآلخرون إنجازها ‪ 0‬ففي بعض األحيان قد‬
‫تجد نفسك تؤدي مهام دون كفاءتك وإمكاناتك ويمكن أن‬
‫تفوض شخصاً آخر ليؤديها ‪0‬‬

‫‪ -3‬اختبار الكفاءة ‪ :‬العملية التحليلية الثالثة تتمثل في‬

‫البحث في كيفية أداء المهام ‪ 0‬فبعد أن تتأكد من أن‬
‫المهام التي ستقوم بها ضرورية يجب أن تبحث عن‬
‫األسلوب األمثل إلنجاز تلك المهام ‪ ،‬وذلك باستخدام‬
‫التقنية الحديثة أو استحداث أسلوب إجرائي واحد إلدارة‬
‫األنشطة المتماثلة‬
 ‫الوسائل المساعده في إداره الوقت‬

‫قسم علماء االداره الوسائل المساعده في اداره الوقت‬

‫الى قسمين ‪:‬‬
 ‫الوسائل التقنيه‬
‫مثل الحاسوب أجهزه الهاتف ذات المسجل‬
‫الصوتي والهاتف الجوال و آالت تصوير المستندات‬
‫و الفاكس و الماسح الضوئي و االنترنت و البريد‬
‫االلكتروني و المفكره االلكترونيه كل جهاز من هذه‬
‫االجهزه إن أحسن استخدامه فأنه يفيد ويفعل‬
‫عمليه إداره الوقت فالهاتف قد يجلب للمدير أنباء‬
‫هامه و قد يكون لص الوقت و آله تصوير المستندات‬
‫توفر تكرار الطبع و الجهد الكتابي أثناء توزيع‬
‫القرارات الهامه و كذالك االنترنت و البريد‬
‫االلكتروني فإنه يساعد على تقريب المسافات و‬
‫بالتالي تقليص الوقت و الحاسوب بأمكانه القيام‬
‫بعده أعمال بشكل سريع و دقيق أكثر مما يقوم به‬
‫الموظف فوسائل االتصال سالح ذو حدين فهي قد‬
‫توفر الكثير من الوقت فائده وسائل االتصال هذي‬
‫الوسائل غير التقنيه الشخصيه ( الذاتيه )‬

‫مثل االعتماد على السكرتير في تنفيذ بعض المهام و‬

‫إعداد مفكره مكتبه يوميه أو أسبوعيه و الذاكره‬
‫الشخصيه للمدير و تطبيق التفويض و التفويض هو‬
‫العمليه التي يعهد بها الرئيس االداري بعض‬
‫اختصاصاته التي يستمدها من القانون الى احد‬
‫مرؤوسيه و مزايا التفويض عديده منها ‪:‬‬
‫زياده الفاعليه في العمل‬
‫اعطاء المدير وقتا لتركيز على المهام الكبرى و‬
‫تحقيق السرعه و المرونه و توفير الوقت‬
‫اال انه ينبغي التأكد على ان التفويض االداري قد‬
‫رينجح اذا لم يعد اعدادا سليما بل على العكس قد‬
‫يثير الفوضى و االرباك في العمل االداري و بالتالي‬
‫نرى ان التفويض‬
‫مثل الوسائل التقنيه سالح ذو حدين مع اداره الوقت‬
‫و بالتالي وجب االستخدام السليم له‬
 ‫اداره الوقت من منظور اسالمي‬

‫الوقت من أصول و أهم النعم التي أنعم اهلل بها علينا وألهميه الوقت في القرآن الكريم ورد ذكره عده‬
‫مرات فقد أقسم اهلل بالوقت و قال ( ة الليل إذا يغشى و النهار إذا تجلى ) وقال أيضا ( و العصر إن‬
‫االنسان لفي خسر ) ويقول السرول عليه الصاله و السالم ( نعمات مغبون فيهما كثير من الناس الصحه و‬
‫الفراغ ) هاتان نعمتان من أعظم نعم اهلل على عباده أورد رسولنا عليه الصاله و السالم تقسيما رائعا للوقت‬
‫حيث يقول مما رواه عن صحف ابراهيم عليه السالم ( على العاقل مالم يكن مغلوبا على امره ان تكون له‬
‫ساعات ساعه يناجي فيها ربه و ساعه يحاسب فيها نفسه و ساعه يتفكر فيها في صنع اهلل و ساعه يخلو فيها‬
‫لحاجته من المطعم و المشرب ) أليس هذا هو تنظيم الوقت الذي يتشدق به علماء االداره اليوم وفي‬
‫حديث ابن عباس قال قال رسول اهلل صلى اهلل عليه وسلم لرجل وهو يعظه ( اغتنم خمسا قبل خمس شبابك قبل‬
‫هرمك وصحتك قبل سقمك وغناءك قبل فقرك وفراغك قبل شغلك و حياتك قبل موتك ) فقد لخص النبي‬
‫في هذي الكلمات الموجزه البليغه ماتناوله الباحثون في علم االداره في كتب عده فهو من جوامع الكلم‬
‫إذ تحدث عن أهميه الوقت و المبادره الى استثماره و اغتنام قوه الشباب وفرص الفراغ في العمل الصالح‬
‫المثمر و حذر من خمس معوقات االستثمار االوقات كل ذلك في عبارات وجيزه ال تبلغ العشرين كلمه‬
‫أما تحديد االهداف فيقول اهلل عزوجل ( أفمن يمشي مكبا على وجهه أهدى أمن يمشي سويا على صراط‬
‫مستقيم ) فهنا تبرز أهميه تحديد االهداف و التنظيم الهرمي و توزيع المهام فقد أشار إليها القران و قال‬
‫تعالى ( ورفعنا بعضهم فوق بعض درجات ليتخذ بعضهم بعضا سخريا ) اي ليكون كل مسخر لخدمه االخر‬
‫في مايخصه و الرسول عليه الصاله و السالم قد مارس التفويض حينما ارسل معاذ بن جبل الى اليمن داعيا و‬
‫اسامه بن زيد قائدا في غزوه مؤته و الكثير من المهام التي كان عليه الصاله و السالم يوكل الى صحابته‬
‫أدائها‬
 ‫مضعيات الوقت الشائعه ‪:‬‬

‫مضعيات الوقت الشائعه مصدرها أمران‬

‫االمر االول البيئه من حولك‬

‫و الثاني ذاتك‬

‫فالبيئه مثل الزوار و الكالمات الهاتفيه و البريد‬

‫الهامشي و انتظار االخرين و االجتماعات الغير‬
‫مثمره و االزمات أما الذاتيه مثل الفوضى و عدم‬
‫القدره على قول كلمه ال و التسويق‬
‫كيف يمكننا االستفاده من‬
‫الوقت ؟‬
 ‫الخط‪.‬وه االولى ‪ :‬حدد رسالتك و ارتبط بها‬

‫اكثر مايعينك على تذكر الوقت و أهميته هو ان تحدد‬

‫رسالتك في الحياه و تضعها أمام عينيك باستمرار و‬
‫تتحرك من أجل ان تحققها و الوقت هو المدى الذي‬
‫تتحرك فيه من أجل تحقيق االهداف التي تضعها لحياتك‬
‫او الرساله التي تعيش من أجلها و أنت في الواقع‬
‫التبتكر الرساله التي تتبناها فقط تحس بوجودها و‬
‫تكرس حياتك من أجلها فهي موجوده بداخلك وترتبط‬
‫بإمكاناتك و مواهبك و دراستك و كل ما تعلمته في‬
‫الحياه و ذكرياتك الماضيه‬
 ‫الخطوه الثانيه ‪ :‬وازن بين أدوارك‬

‫إذ ان هذي الادوار تكون يف املزنل و العمل و اجملمتع و للك ودور‬

‫مسؤلياته و عليك ان توازن حبيث ال يطغي اي مهنا عىل الاخر فللك‬
‫وقته وطريقه أدائه اليت قد ختتلف عن غريه و لكهنا تتاكمل و تتداخل مع‬
‫غريها من الادوار الاخرى‬
 ‫الخطوه الثالثه ‪ :‬حدد اهدافك‬

‫و يحدد علماء االداره و التخطيط صفات معينه للهدف الذي تضعه لحياتك منها ‪:‬‬
‫‪ _1‬ان يكون الهدف واضحا غير مبهم‬
‫‪ _2‬ان يقاس او يسهل قياسه و يمكن ان تححده بشكل واقعي‬
‫‪ _3‬ان يكون تحديا يمكن تحقيقه وليس مستحيال‬
‫‪ _4‬ان يرتبط ببرنامج زمني محدد في وقت محدد‬
‫‪ _5‬ان يرتبط الهدف بموضوع واحد‬
‫‪ _6‬ان يرتبط الهدف بنتيجه وليس بناش وقتي‬
‫‪ _7‬ان يكون الهدف مشروعا‬
 ‫الخطوه الرابعه ‪ :‬ضع خطه اسبوعيه او شهريه‬

‫يفضل الكثير من علماء التخطيط و التنميه البشريه الخطه االسبوعيه النها‬

‫تعطي مدى مناسب للتحرك من أجل االنجاز فالخطه اليوميه التكون محكمه‬
‫بحيث توفر الوقت أما الخطه االسبوعيه فتتيح لك التعديل و التغيير و التحكم‬
‫الكامل على مدار االيام السبعه التي يضمها االسبوع ويمكن ترحيل اعمال يوم‬
‫ما الى يوم اخر بمرونه و بساطه وهي كخطه عمل أفضل من الشهريه الن‬
‫االخيره مداها كبير قد يسبب تراكمات االعمال المراد اتمامها مما يعني في‬
‫النهايه العجز عن اتمام المهام المطلوبه‬
 ‫الخطوه الخامسه ‪ :‬واجه التحديات‬
‫استعرض اعمال اليوم في نهايه اليوم و أسأل نفسك عن الوقت الذي ضاع في أشياء‬
‫غير مهمه أو يمكن تأجيلها ليوم اخر وكيف أثر هذا على تنفيذ اهدافك‬
‫ثم تأكد من أنك كتبت أعمال الغد بحيث تتالفى فيها االخطاء التي وقعت فيها في‬
‫اليوم السابق‬
 ‫التخطيط الوظيفي‬
‫ضع تصورا للمستقبل الذي ترغب الوصول إليه في‬
‫عملك و خطه لتحقيق ذلك التصور و اتبع أسلوب توقع‬
‫الظروف المستقبليه و االستعداد لمواجهتها و لكن‬
‫سيطر على زمام أمورك‬
 ‫القراءه‬
‫من الضروري في عالم اليوم المتغير و‬
‫المعقد ان تكون مطلعا و ملما بما‬
‫يجري من حولك و عندما يكون يديك‬
‫متسع من الوقت فإن يسمح لك بقراءة‬
‫الموضوعات المتعلقه بوظيفتك أو‬
‫الموضوعات المعرفيه األخرى‬
 ‫التواصل‬
‫يتيح لك فائض الوقت إلقامه‬
‫عالقات إنسانيه مع االخرين و‬
‫تطويرها‬
 ‫الراحه‬
‫البد من تخصيص وقت للراحه ألن‬
‫االرهاق و العمل المتوصل قد يؤديان‬
‫إلى سوء صحتك‬
 ‫التفكير ‪:‬‬
‫يتيح لك الوقت ابتكار أساليب جديده‬
‫لتحقيق أهدافك و تطلعاتك و تطويرها‬
‫مهاره إداره الوقت‬

‫‪ -1‬التخطيط‬
‫‪ -2‬التنظيم‬

‫‪ -3‬تحديد االولويات‬

‫‪ -4‬التوجيه‬
‫‪ _5‬املتابعه‬
‫واالن نقدم لك خطه و نصائح تفصيليه تساعدك‬
‫على انجاز مهامك في وقت اقل و اكثر انجازا‬
‫في يومك ‪:‬‬
 ‫التخطيط‬

‫‪ -1‬هجز قامئه ابملهام اليت جيب اجنازها ادرج هبا لك‬

‫الافاكر اليت ترد ذلهنك تمكن الفكره ان تدون لك‬
‫شئ عىل الورق‬
‫‪ -2‬التتوقف لصياغه اسلوبك او للتفكري يف احد‬
‫النقاط لك ما عليك هو الاسمترار يف كتابه القامئه‬
‫حىت تكمتل‬
‫‪ -3‬رتب قائمتك تبعا لالهميه و اسهل طريقه للقيام بذلك‬
‫هو تصنيف كل ماده الى ثالثه اقسام رئيسيه ‪:‬‬
‫عاجل ومهم ب‪ -‬مهم وليس عاجل ج‪ -‬ليس مهما وال عاجال‬
‫النقاط (أ) هي االكثر أهميه لذلك تأخذ االولويه القصوى‬
‫دائما‬
‫و النقاط (ب) تليها في االهميه‬
‫أما (ج) فال تستحق تضييع الوقت بها‬
‫و اتخاذ الوقت الالزم لتحديد االولويات سيساعدك على‬
‫انجاز المهام واحده تلو االخرى بدون التوقف لتحديد‬
‫أهميه الخطوات إلنجاز ابمهمه‬
‫‪ -4‬توقف و فكر فيما تخطط له ‪ .‬كيف يمكن انجازه‬
‫بشكل أكثر فاعليه ؟ استغرق دقائق معدوده لتلخيص‬
‫و بلوره و تبرير خططك فالخالصه البسيطه تغنيك عن‬
‫ساعات من التردد‬
‫‪ -5‬ضع خطه مرنه لكل مشروع و سجل الهدف المراد انجازه في قمه‬
‫القائمه و يمكن تقييم كل مهمه إلى خطوات لكل منها ميعاد نهائي‬
‫إلنجازها و الفكره من الخطه المرنه هي ان تقسم الخطوات باستمرار‬
‫لخطوات أصغر و في كل سلسله قم بتدريج االعمال حسب االهميه‬
‫تزودك الخطه المرنه بحلول للمواقف الحرجه مما يؤدي مباشره‬
‫إلنجاز مهمتك‬

‫‪ -6‬خطط لكل ساعه من عملك اليومي وحدد اوقات لمهام‬

‫جدولك اليومي اعطي لكل مهمه الوقت االزم النجازها و‬
‫استغل وقتك لمعالجه االمور ذات االولويه و إذا انتهيت من‬
‫المهمه مبكرا ابدأ مباشرة في انجاز التاليه‬
‫‪ -7‬استغل االوقات التي تكون فيها ذروه‬
‫طاقتك النجاز المهام االكثر إلحاحا و‬
‫كلما أكثرت من استعمال تقنيه الوقت‬
‫المحدد لكل مهمه كلما أصبحت اكثر‬
‫مهاره في تحديد الوقت المطلوب‬
 ‫التنظيم ‪:‬‬
‫‪ -1‬هئي مكتبك لتقوم بأداء عايل و كفء الكثري من الضوء الطبيعي‬
‫بقدر املستطاع مساحه فارغه اكفيه عىل املكتب كريس مرحي و أي‬
‫شئي حتتاجه ألداء املهمه املطلوبه عىل أمكل وجه‬

‫‪ -2‬ضع لك شئ يف ماكنه يف هنايه اليوم و افرغ مكتبك و ارجع لك‬

‫ملف أو مستند ملاكنه املعهود فهبذه الطريقه ستجد لك شئ يف ماكنه‬
‫عندما حتتاجه يف املره القادمه‬
‫‪ -3‬استفد من كل المصادر القيمه التي أمامك و‬
‫يمكنك االعتماد على حدسك الخاص للوصول‬
‫إلى ما تحتاج بدون تضييع الوقت في البحث‬
‫ومن االفضل أحيانا االستعانه باالخرين للبحث‬
‫عن المعلومات مع مالحظه أن مصادر مثل‬
‫االرشيف الحكومي و االنترنت و الدليل‬
‫التجاري قد تكون ذا قيمه كبيره كمصادر‬
‫للمعلومات بدون تضييع الوقت‬
‫لطالما سألنا أنفسنا اين يمضي الوقت و لماذا يمضي بنا الوقت و‬
‫لماذا النجد من الوقت ما يفي واجباتنا و أعمالنا فأحيانا يبدو‬
‫االمر كما لو أن شيئا قد سرق منا ليتركنا مع نهايه االسبوع أسرى‬
‫الالحباط و الندم ‪.‬‬
‫لتضييع ساعات من الوقت دون طائل أو فائده تعود علينا‬
‫فالوقت بالفعل مثل السيف و عليك أن تقوم بقطعه قبل ان‬
‫يقطعك فالدقيقه الواحده تعد كنز ثمين و عليك يجب‬
‫المحافظه عليه و عدم اهداره و ان احد السبل التي تمنحك‬
‫السيطره على وقتك و فيما تقضيه هو ان تضع لنفسك قائمه‬
‫باالمور التي يتحتم عليك أداؤها و نبدأ بما ينبغي ان يحتل‬
‫المركز االول في ارتيب االولويات و الذي ينبغي ان نركز عليه‬
‫بوقتنا و طاقتنا في بنائنا الساس قوي لحياتنا‬
 ‫مالحظات مهمه الداره الوقت‬

‫‪ -1‬الاداره اجليده للوقت التعين العمل املتواصل املرهق فلقد ويل زمن التعب و‬
‫الارهاق يف العمل‬

‫‪ -2‬البد من توزيع الوقت بين العمل و المنزل و الصحه‬

‫و النفس و العائله ( فاعط كل ذي حق حقه )‬

‫‪ -3‬ان ‪ % 15‬من الوقت يهدر في المجامالت‬

 ‫‪ -4‬انتبه لما يطلبه منك مديرك‬

‫‪ -5‬ساعد موظفيك مباشرـه وال تقل لهم اعطوني مهامكم‬

‫‪ -6‬اذا أخرت اعمالك الخر لحظه فسوف تعيشـ سياسه‬

‫إطفاء الحرائق او مايسمى بإداره االزمات من أزمه إلى أخرى‬
‫‪ -7‬اهدافك يجب ان تكون مقاسه و محدده و يمكن تحقيقها و مناسبه و لها‬
‫وقت محدد لتنفيذها‬

‫‪ -8‬يجب ان تكتب أهم عشرة أهداف لك في الحياه و تضعها قبل أن تأوي على‬
‫فراشك اليوم‬

‫‪ -9‬قائمه االعمال اليوميه يجب ان التقل عن ‪ 7‬مهام عمليه لتنفيذها غير‬

‫فطريه إذا التكتب االكل وخالفه‬
 ‫‪ – 10‬تحسس مواهبك و استثمرها بشكل‬
‫أفضل و نقاط ضعفك وقوها و عالجها‬

‫‪ -11‬حاول ان تحسب كيف تقضي وقتك ولو‬

‫يوما واحدا في السنه بحيث تسجل الوقت‬
‫المستغرق في كل عمل تعمله لمده يوم و‬
‫ستنتهي بنتائج مذهله قد تغير مجرى حياتك‬
‫الآلفضل‬
 ‫المراجع‬
‫كتاب فن إدارة الوقت [كيف يدير‬
‫الناجحون وقتهم] _ تأليف ‪:‬ب ‪.‬يوجين‬
‫جريسمان‬
http://www.kshfi.net/forum/show.php?main=1&id=468

http://forum.khleeg.com/53552.html

http://ar.wikipedia.org/wiki/
%D8%A5%D8%AF
%D8%A7%D8%B1%D8%A9_
%D8%A7%D9%84%D9%88%D9%82%D
8%AA

http://www.ikhwan.net/vb/sho
wthread.php?t=22324