Manual Usuario Orfeo-1.0

SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ORFEO
MANUAL DE USUARIO
ORF-20160119-01
Versin
1.0
Autores
Descripcin Cambio
J.M.Gamez F.Castillo J.E.Gomez Re-escritura y Ensamblaje
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informacin, basadas en servicios de consultora especializada, soporte a
soluciones, infraestructura administrada y Hard o Soft appliances
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ndice de contenido
Introduccin al Sistema de Gestin Documental Orfeo...........................................................................12
1. Ingreso a Orfeo SGD.......................................................................................................................12
2. Opciones Generales del Sistema......................................................................................................13
3. Funciones del Sistema.....................................................................................................................14
4. Gestin de Radicados......................................................................................................................20
5. Otras Operaciones sobre Documentos............................................................................................29
Envos.......................................................................................................................................................45
1. Envi Correspondencia...................................................................................................................45
2. Anulaciones de envos......................................................................................................................53
Impresin..................................................................................................................................................56
Prstamo de Documentos.........................................................................................................................59
1. Prstamo de documentos.................................................................................................................59
2. Devolucin de Documentos prestados............................................................................................60
3. Generacin de Reportes de prstamos............................................................................................61
4. Cancelar Solicitud de prstamo.......................................................................................................62
Estadsticas...............................................................................................................................................63
Radicacin de Entrada / Salida.................................................................................................................65
1. Seleccin de Remitente....................................................................................................................65
2. Radicacin.......................................................................................................................................66
3. Verificacin de notificacin..............................................................................................................68
4. Generar planilla de radicacin.........................................................................................................69
Masiva......................................................................................................................................................71
1. Seleccin de Remitentes..................................................................................................................71
2. Radicacin Masiva...........................................................................................................................73
Administracin de SGD Orfeo.................................................................................................................77
1. Usuarios y perfiles...........................................................................................................................77
2. Dependencias...................................................................................................................................94
3. Das no hbiles.................................................................................................................................97
4. Envo de correspondencia................................................................................................................97
5. Tablas sencillas.................................................................................................................................98
6. Tipos de radicacin........................................................................................................................101
7. Pases.............................................................................................................................................102
8. Departamentos...............................................................................................................................105
9. Municipios.....................................................................................................................................107
10. Tarifas..........................................................................................................................................108
11. Contactos.....................................................................................................................................111
12. Terceros.......................................................................................................................................113
13. Seguridad de dependencias..........................................................................................................117
14. Migracin.....................................................................................................................................117
Administracin de Plantillas de Radicacin............................................................................................119
1. Recomendaciones para la elaboracin de plantillas.......................................................................119
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2. Instrucciones para administrar plantillas en Orfeo.........................................................................120

Tablas de Retencin Documental - TRDs...............................................................................................124
1. Contexto legal...............................................................................................................................124
2. Tablas de Retencin Documental...................................................................................................124
3. Parametrizacin de Tablas de Retencin Documental...................................................................125
Flujos de Proceso...................................................................................................................................137
1. Proceso pertenece a la serie: Planes Y Programas.........................................................................138
Archivo...................................................................................................................................................150
1. Bsqueda Bsica (Archivar)..........................................................................................................150
2. Bsqueda Avanzada.......................................................................................................................155
3. Reporte por Radicados Archivados...............................................................................................156
4. Cambio de Coleccin.....................................................................................................................157
5. Inventario Consolidado Capacidad................................................................................................159
6. Inventario Documental..................................................................................................................160
7. Radicados Archivados Sin Expediente...........................................................................................162
8. Transferencias documentales.........................................................................................................163
9. Bsqueda Archivo..........................................................................................................................165
10. Insertar Archivo Central..............................................................................................................166
11. Administracin De Edificios........................................................................................................169
Modificacin...........................................................................................................................................173
SkinaScan PPE.......................................................................................................................................174
1. Ingreso al Sistema de SkinaScan...................................................................................................174
2. Imprimir Sticker.............................................................................................................................175
3. Digitalizar una imagen de un radicado...........................................................................................176
4. Enviar un anexo al servidor...........................................................................................................176
5. Descargar imagen en el equipo......................................................................................................177
6. Imprimir sticker de expedientes.....................................................................................................178
7. Digitalizar imagen para un expediente...........................................................................................179
8. Recomendaciones para la digitalizacin de documentos...............................................................179
Glosario..................................................................................................................................................182
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ndice de ilustraciones
Ilustracin 1: Ingreso al Sistema..............................................................................................................12
Ilustracin 2: Opciones Generales del sistema.........................................................................................13
Ilustracin 3: Opciones Funcionales del Sistema......................................................................................14
Ilustracin 4: Men de Radicacin...........................................................................................................15
Ilustracin 5: Carpetas predeterminadas en el sistema.............................................................................16
Ilustracin 6: Contenido de la carpeta de Entrada...................................................................................17
Ilustracin 7: Encabezado del la Tabla.....................................................................................................17
Ilustracin 8: Pestaa Informacin General.............................................................................................18
Ilustracin 9: Pestaa Histrico...............................................................................................................19
Ilustracin 10: Pestaa Documentos........................................................................................................19
Ilustracin 11: Pestaa Expedientes.........................................................................................................20
Ilustracin 12: Transacciones del sistema.................................................................................................21
Ilustracin 13: Opcin Reasignar.............................................................................................................22
Ilustracin 14: Reasignar..........................................................................................................................22
Ilustracin 15: Opcin de Informar..........................................................................................................23
Ilustracin 16: Opcin Realizar................................................................................................................23
Ilustracin 17: Confirmacin de Informar................................................................................................23
Ilustracin 18: Opcin de Devolver.........................................................................................................24
Ilustracin 19: Justificacin Devolucin...................................................................................................25
Ilustracin 20: Opcin de Vo.Bo..............................................................................................................25
Ilustracin 21: Opcin Vo.Bo...................................................................................................................26
Ilustracin 22: TRD Mltiples..................................................................................................................26
Ilustracin 23: Radicados a TRD Mltiples.............................................................................................27
Ilustracin 24: Clasificar documento (s) en una TRD..............................................................................27
Ilustracin 25: Incluir en expediente........................................................................................................28
Ilustracin 26: Confirmacin de expediente.............................................................................................28
Ilustracin 27: Bsqueda de radicados.....................................................................................................29
Ilustracin 28: Bsqueda Clsica.............................................................................................................29
Ilustracin 29: Resultado de la consulta...................................................................................................30
Ilustracin 30: Bsqueda clsica con fechas de pago...............................................................................30
Ilustracin 31: Opciones de reserva.........................................................................................................31
Ilustracin 32: Digitalizacin de Documentos..........................................................................................32
Ilustracin 33: Selccin de Criterios........................................................................................................32
Ilustracin 34: Asociar Imagen.................................................................................................................33
Ilustracin 35: Seleccin de Imagen.........................................................................................................33
Ilustracin 37: Asociar Imagen.................................................................................................................34
Ilustracin 40: Modificar Imagen.............................................................................................................35
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Ilustracin 43: Imprimir Sticker...............................................................................................................36
Ilustracin 44: Seleccin de Sticker.........................................................................................................36
Ilustracin 45: Informacin del Sticker....................................................................................................37
Ilustracin 46: Bsqueda de Expediente..................................................................................................37
Ilustracin 47: Resultado de la Bsqueda de Expediente.........................................................................38
Ilustracin 48: Incluir en..........................................................................................................................38
Ilustracin 49: Incluir en Expediente........................................................................................................39
Ilustracin 50: Confirmacin de Incluir Radicado....................................................................................39
Ilustracin 51: Opcin Excluir.................................................................................................................40
Ilustracin 52: Excluir Radicado..............................................................................................................40
Ilustracin 53: Confirmacin Excluir en...................................................................................................40
Ilustracin 54: Agendar documento.........................................................................................................41
Ilustracin 55: Comentario de agendar documento..................................................................................42
Ilustracin 56: Solicitar anulacin............................................................................................................42
Ilustracin 57: Listado de documentos para solicitar anulacin...............................................................42
Ilustracin 58: Comentario para solicitar anulacin.................................................................................43
Ilustracin 59: Informacin general para re programa pago....................................................................44
Ilustracin 60: Opciones de Envos..........................................................................................................45
Ilustracin 61: Opciones de envo............................................................................................................45
Ilustracin 62: Envos Normal..................................................................................................................46
Ilustracin 63: Datos de envo..................................................................................................................46
Ilustracin 64: Confirmacin de envo.....................................................................................................47
Ilustracin 65: Modificacin de Registro de Envo..................................................................................47
Ilustracin 66: Modificacin de envo......................................................................................................47
Ilustracin 67: Modificacin de datos de envo........................................................................................48
Ilustracin 68: Generar Planillas y Guas..................................................................................................48
Ilustracin 69: Generacin de planillas y guas.........................................................................................48
Ilustracin 70: Gua generada...................................................................................................................49
Ilustracin 71: Planilla de envo...............................................................................................................49
Ilustracin 72: Por Exceder tiempo de Espera.........................................................................................50
Ilustracin 73:Devolucin por tiempo de espera......................................................................................50
Ilustracin 74: Marcar como impreso despus de devolucin por tiempo de espera...............................51
Ilustracin 75: Histrico de devolucin por tiempo de espera.................................................................51
Ilustracin 76: Otras Devoluciones..........................................................................................................51
Ilustracin 77: Devolucin de documentos..............................................................................................52
Ilustracin 78: Confirmar devolucin.......................................................................................................52
Ilustracin 79: Confirmacin del sistema.................................................................................................53
Ilustracin 80: Anular Radicados.............................................................................................................53
Ilustracin 81: Datos de Anulacin..........................................................................................................54
Ilustracin 82: Anulacin de Radicados...................................................................................................54
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Ilustracin 83: Actas de Anulacin...........................................................................................................55

Ilustracin 84: Modulo de Impresin.......................................................................................................56
Ilustracin 85: Marcar como Impreso......................................................................................................56
Ilustracin 86: Envi de Documentos......................................................................................................56
Ilustracin 87: Generar Listado de Entrega.............................................................................................57
Ilustracin 88: Documentos para Entregar...............................................................................................57
Ilustracin 89: Listado de Radicados.......................................................................................................58
Ilustracin 90: Mdulo de Prstamo........................................................................................................59
Ilustracin 91: Prstamo de Radicado......................................................................................................59
Ilustracin 92: Documentos Solicitados...................................................................................................60
Ilustracin 93: Devolucin de Documentos.............................................................................................60
Ilustracin 94: Generacin de Reportes...................................................................................................61
Ilustracin 95: Generacin de Reportes...................................................................................................61
Ilustracin 96: Resultado de Bsqueda....................................................................................................62
Ilustracin 97: Ver Histrico....................................................................................................................62
Ilustracin 98: Opciones Generales del sistema.......................................................................................63
Ilustracin 99: Ventana de Estadsticas....................................................................................................63
Ilustracin 100: Tipo de estadsticas.........................................................................................................63
Ilustracin 101: Descripcin de la Estadstica..........................................................................................64
Ilustracin 102: Resultado de Estadsticas...............................................................................................64
Ilustracin 103: Pestaa donde se muestra la informacin de cada uno de los radicados involucrados en
la estadstica generada..............................................................................................................................64
Ilustracin 104: Men Radicacin............................................................................................................65
Ilustracin 105: Seleccionar Remitente....................................................................................................65
Ilustracin 106: Agregar Usuario.............................................................................................................66
Ilustracin 107: Agregar Remitente..........................................................................................................66
Ilustracin 108: Ingreso de remitente nuevo............................................................................................66
Ilustracin 109: Datos del Remitente.......................................................................................................67
Ilustracin 110: Datos del Radicado........................................................................................................67
Ilustracin 111: Numero de radicado.......................................................................................................67
Ilustracin 112: Numero de radicado.......................................................................................................68
Ilustracin 113: Notificacin de correo electrnico.................................................................................68
Ilustracin 114: Generar Planilla..............................................................................................................69
Ilustracin 115: Generar Planilla..............................................................................................................69
Ilustracin 116: Listado de radicados a Generar Planilla.........................................................................70
Ilustracin 117: Planilla generada.............................................................................................................70
Ilustracin 118: Men Masiva..................................................................................................................71
Ilustracin 119: Radicacin Masiva..........................................................................................................71
Ilustracin 120: Consulta y Seleccin de Destinatarios............................................................................72
Ilustracin 121: Resultado Consulta Destinatarios...................................................................................72
Ilustracin 122: Generar .CSV.................................................................................................................72
Ilustracin 123: Descargar .CSV..............................................................................................................73
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Ilustracin 124: Guardar en Equipo Local...............................................................................................73

Ilustracin 125: Aplicacin TRD..............................................................................................................73
Ilustracin 126: Tipo de Radicacin.........................................................................................................74
Ilustracin 127: Adjuntar archivos correspondientes...............................................................................74
Ilustracin 128: Informacin Masiva........................................................................................................74
Ilustracin 129: definitivo de Radicados Masiva......................................................................................75
Ilustracin 130: Radicado Combinacin de Correspondencia..................................................................76
Ilustracin 131: Opcin Administracin...................................................................................................77
Ilustracin 132: Opciones de Administracin...........................................................................................77
Ilustracin 133: Administracin de Usuarios y Perfiles............................................................................77
Ilustracin 134: Creacin de usuario........................................................................................................78
Ilustracin 135: Asignacin de Permisos de usuario................................................................................79
Ilustracin 136: Editar usuarios...............................................................................................................80
Ilustracin 137: Consultar usuarios..........................................................................................................81
Ilustracin 138: Ver Histrico de usuario.................................................................................................81
Ilustracin 139: Histrico de usuario.......................................................................................................81
Ilustracin 140: Radicacin Salida...........................................................................................................82
Ilustracin 141: Radicacin Documentos Internos...................................................................................83
Ilustracin 142: Comunicacin Interna....................................................................................................83
Ilustracin 143: Radicacin Masiva.........................................................................................................84
Ilustracin 144: Impresin........................................................................................................................84
Ilustracin 145: Solicitud de Anulacin....................................................................................................85
Ilustracin 146: Usuario Reasigna............................................................................................................85
Ilustracin 147: Estadsticas.....................................................................................................................86
Ilustracin 148: Usuario Activo...............................................................................................................86
Ilustracin 149: Nivel de Seguridad.........................................................................................................86
Ilustracin 150: Usuario Nuevo...............................................................................................................87
Ilustracin 151: Archivar Documentos.....................................................................................................87
Ilustracin 152: Usuario Publico..............................................................................................................88
Ilustracin 153: Creacin de Expedientes................................................................................................88
Ilustracin 154: Notificacin de Citaciones..............................................................................................88
Ilustracin 155: Autenticacin LDAP......................................................................................................89
Ilustracin 156: Radicacin de Entrada....................................................................................................89
Ilustracin 157: Radicacin de Facturas...................................................................................................90
Ilustracin 158: Digitalizacin de Documentos........................................................................................90
Ilustracin 159: Administrador de Archivo...............................................................................................91
Ilustracin 160: Tablas de Retencin Documental...................................................................................91
Ilustracin 161: Prestamos de Documentos.............................................................................................92
Ilustracin 162: Envos de Correo...........................................................................................................92
Ilustracin 163: Devoluciones de Correo.................................................................................................93
Ilustracin 164: Anulaciones....................................................................................................................93
Ilustracin 165: Borrar Anexos .tif...........................................................................................................93
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Ilustracin 166: Editor de Flujos..............................................................................................................94

Ilustracin 167: Administrador de dependencias......................................................................................94
Ilustracin 168: Listado de Dependencias................................................................................................95
Ilustracin 169: Creacin de Dependencia...............................................................................................96
Ilustracin 170: Consecutivos de las dependencias..................................................................................96
Ilustracin 171: Lista de dependencias.....................................................................................................97
Ilustracin 172: Dais No Hbiles..............................................................................................................97
Ilustracin 173: Administracin de formas de envos...............................................................................98
Ilustracin 174: Administracin de tablas sencillas...................................................................................99
Ilustracin 175: Listado Tablas Sencillas..................................................................................................99
Ilustracin 176: Creacin Tabla Sencilla................................................................................................100
Ilustracin 177: Modificacin Tabla Sencilla..........................................................................................100
Ilustracin 178: Administracin de tipos de radicados...........................................................................101
Ilustracin 179: Listado Tipos de Radicados.........................................................................................101
Ilustracin 180: Agregar Tipo de Radicado............................................................................................102
Ilustracin 181: Modificacin Tipos de Radicados................................................................................102
Ilustracin 182: Administrador de Pases...............................................................................................103
Ilustracin 183: Listado de Pases..........................................................................................................103
Ilustracin 184: Agregar Pas.................................................................................................................104
Ilustracin 185: Modificar Pas..............................................................................................................104
Ilustracin 186: Administrador de Departamentos.................................................................................105
Ilustracin 187: Listado de Departamentos............................................................................................105
Ilustracin 188: Agregar Departamento.................................................................................................106
Ilustracin 189: Modificar Departamentos.............................................................................................106
Ilustracin 190: Administrador de Municipios.......................................................................................107
Ilustracin 191: Modificar Departamentos.............................................................................................108
Ilustracin 192: Administrador de Tarifas..............................................................................................109
Ilustracin 193: Listado de Tarifas.........................................................................................................109
Ilustracin 194: Agregar Tarifa...............................................................................................................110
Ilustracin 195: Modificar Tarifa............................................................................................................110
Ilustracin 196: Administrador de Contactos.........................................................................................111
Ilustracin 197: Listado de Contactos....................................................................................................112
Ilustracin 198: Agregar Contacto.........................................................................................................112
Ilustracin 199: Modificar Contacto......................................................................................................113
Ilustracin 200: Administracin de tipo tercero.....................................................................................114
Ilustracin 201: Listado de Terceros......................................................................................................114
Ilustracin 202: Agregar Tercero............................................................................................................115
Ilustracin 203: Bsqueda de Tercero....................................................................................................116
Ilustracin 204: Modificar Tercero.........................................................................................................116
Ilustracin 205: Seguridad de Dependencia...........................................................................................117
Ilustracin 206: Ejemplo de archivo plano.............................................................................................118
Ilustracin 207: Migracin de imgenes.................................................................................................118
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Ilustracin 208: Opcin Ayuda...............................................................................................................120

Ilustracin 209: Directorio.....................................................................................................................120
Ilustracin 210: Men de Plantillas........................................................................................................121
Ilustracin 211: Cargar Plantilla.............................................................................................................121
Ilustracin 212: Seleccionar Plantilla.....................................................................................................121
Ilustracin 213: Listado de Plantillas Cargadas......................................................................................122
Ilustracin 214: Eliminar Plantilla..........................................................................................................122
Ilustracin 215: Mensaje de Confirmacin.............................................................................................122
Ilustracin 216: Formato de Plantilla.....................................................................................................123
Ilustracin 217: Modulo de TRD...........................................................................................................125
Ilustracin 218: Opciones del mdulo de TRD......................................................................................125
Ilustracin 219: Tipos Documentales.....................................................................................................125
Ilustracin 220: Tipologa ingresada correctamente...............................................................................126
Ilustracin 221: Modificar Tipologas....................................................................................................126
Ilustracin 222: Bsqueda de tipologa..................................................................................................127
Ilustracin 223: Insercin de series documentales.................................................................................128
Ilustracin 224: Serie insertada correctamente......................................................................................128
Ilustracin 225: Modificar series............................................................................................................129
Ilustracin 226: Bsqueda de serie.........................................................................................................129
Ilustracin 227: Subserie........................................................................................................................130
Ilustracin 228: Subseries documentales................................................................................................130
Ilustracin 229: Subseries ingresadas al sistema....................................................................................130
Ilustracin 230: Subseries ingresadas al sistema....................................................................................131
Ilustracin 231: Modificacin Subseries................................................................................................131
Ilustracin 232: Buscar Subserie............................................................................................................132
Ilustracin 233: Matriz de Relacin.......................................................................................................132
Ilustracin 234: Matriz de relacin de TRD...........................................................................................133
Ilustracin 235: Matriz asignada correctamente....................................................................................133
Ilustracin 236: Modificacin TRD rea...............................................................................................134
Ilustracin 237: Modificacin TRD rea...............................................................................................134
Ilustracin 238: Listado de TRD asignadas............................................................................................134
Ilustracin 239: Listado para todas las dependencias.............................................................................135
Ilustracin 240: Listado para un rea especifica.....................................................................................136
Ilustracin 241: Flujo de Proceso...........................................................................................................137
Ilustracin 242: Mdulo de edicin de Flujos........................................................................................138
Ilustracin 243: Crear Proceso...............................................................................................................138
Ilustracin 244: Ventana de creacin de proceso...................................................................................138
Ilustracin 245: Editar Flujo...................................................................................................................139
Ilustracin 246: Seleccionar Proceso.....................................................................................................139
Ilustracin 247: Adicin de etapas.........................................................................................................139
Ilustracin 248: Crear conexin.............................................................................................................140
Ilustracin 249: Creacin de conexin para flujograma.........................................................................141
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Ilustracin 250: Pantalla de creacin de flujo terminado........................................................................142

Ilustracin 251: Crear Flujo...................................................................................................................142
Ilustracin 252: Adicionar etapa.............................................................................................................142
Ilustracin 253: Ingreso de datos para la adicin de etapa.....................................................................143
Ilustracin 254: Ingreso de conexiones..................................................................................................143
Ilustracin 255: Guardar informacin de flujo.......................................................................................143
Ilustracin 256: Seleccione el proceso a editar......................................................................................144
Ilustracin 257: Modificacin del flujo...................................................................................................144
Ilustracin 258: Modificacin de la etapa..............................................................................................145
Ilustracin 259: Modificacin de conexiones.........................................................................................145
Ilustracin 260: Aplicacin de los flujos a los expedientes.....................................................................146
Ilustracin 261: Pestaa Expedientes.....................................................................................................146
Ilustracin 262: Crear expediente...........................................................................................................147
Ilustracin 263: Opciones de creacin de expediente.............................................................................147
Ilustracin 264: Confirmacin de creacin de expediente......................................................................147
Ilustracin 265: Resultado de la creacin del expediente.......................................................................148
Ilustracin 266: Verificacin de inclusin en expediente........................................................................148
Ilustracin 267: Cambio exitoso.............................................................................................................149
Ilustracin 268: Mdulo de Archivo.......................................................................................................150
Ilustracin 269: Opciones de archivo.....................................................................................................150
Ilustracin 270: Encabezado de la bsqueda bsica...............................................................................151
Ilustracin 271: Documentos por archivar.............................................................................................151
Ilustracin 272: Ubicacin fsica del radicado en un expediente............................................................152
Ilustracin 273: Seleccione Edificio.......................................................................................................152
Ilustracin 274: unidad de conservacin................................................................................................153
Ilustracin 275: Cambio de Carpeta.......................................................................................................153
Ilustracin 276: No de folios, No de anexos..........................................................................................153
Ilustracin 277: Documentos archivados...............................................................................................154
Ilustracin 278: Resultado de Bsqueda por Excluir.............................................................................154
Ilustracin 279: Confirmacin de exclusin...........................................................................................154
Ilustracin 280: Bsqueda Avanzada......................................................................................................155
Ilustracin 281: Resultado de la Bsqueda Bsica.................................................................................156
Ilustracin 282: Reporte por Archivados...............................................................................................156
Ilustracin 283: Resultado del reporte...................................................................................................157
Ilustracin 284: Detalles del reporte......................................................................................................157
Ilustracin 285: Cambio de Coleccin Por Cajas...................................................................................158
Ilustracin 286: Cambio de Coleccin por Expedientes.........................................................................159
Ilustracin 287: Inventario consolidado capacidad Ocupada.................................................................160
Ilustracin 288: Resultado del inventario por Entrepaos.....................................................................160
Ilustracin 289: Resultado del inventario por Cajas...............................................................................160
Ilustracin 290: Agregar Inventario.......................................................................................................161
Ilustracin 291: Inventario documental generado..................................................................................161
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Ilustracin 292: Confirmacin de descarga............................................................................................162

Ilustracin 293: Cargar archivo CSV con inventario..............................................................................162
Ilustracin 294: Radicados archivados sin expediente...........................................................................163
Ilustracin 295: Resultado del reporte...................................................................................................163
Ilustracin 296: Transferencia Documentales.........................................................................................164
Ilustracin 297: Consulta de transferencia documental..........................................................................164
Ilustracin 298: Resultado de alerta de expedientes..............................................................................164
Ilustracin 299: Bsqueda Archivo central.............................................................................................165
Ilustracin 300: Resultado de la bsqueda en Archivo Central..............................................................165
Ilustracin 301: Modificar registro de archivo central...........................................................................166
Ilustracin 302: Insertar registro en archivo central...............................................................................168
Ilustracin 303: Cargar archivo CSV con inventario..............................................................................168
Ilustracin 304: Ingresar edificio............................................................................................................169
Ilustracin 305: Informacin del Edificio...............................................................................................169
Ilustracin 306: Ingreso de Tipos de almacenamiento............................................................................170
Ilustracin 307: Relacin entre tipos de almacenamiento......................................................................170
Ilustracin 308: Edicin de edificios......................................................................................................171
Ilustracin 309: Edicin de tipos de almacenamiento............................................................................171
Ilustracin 310: Relacin entre tipos de almacenamiento......................................................................172
Ilustracin 311: Modificaciones de Radicados.......................................................................................173
Ilustracin 312: Buscar Radicado..........................................................................................................173
Ilustracin 313: Datos Modificados.......................................................................................................173
Ilustracin 314: Ingreso al Sistema SkinaScan.......................................................................................174
Ilustracin 315: Ventana de SkinaScan...................................................................................................175
Ilustracin 316: Bsqueda del Radicado................................................................................................175
Ilustracin 317: Radicado a Imprimir.....................................................................................................176
Ilustracin 318: Impresin Sticker.........................................................................................................176
Ilustracin 319: Abrir Imagen desde Equipo..........................................................................................177
Ilustracin 320: Enviar Anexo a un Radicado........................................................................................177
Ilustracin 321: Descargar en el Servidor..............................................................................................178
Ilustracin 322: Ubicacin para descargar Archivo................................................................................178
Ilustracin 323: Bsqueda de Expediente..............................................................................................178
Ilustracin 324: Radicados pertenecientes a un Expediente...................................................................179
Ilustracin 325: Aplicacin TRD Expediente.........................................................................................180
Ilustracin 326: Confirmacin del Expediente.......................................................................................181
Ilustracin 327: Muestra Numero Expediente.......................................................................................181
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Introduccin al
Sistema de Gestin Documental Orfeo
En el presente captulo se presentan los primeros pasos para un usuario que comienza a usar el Sistema
de Gestin Documental Orfeo. Se describe el ingreso, el ambiente general de trabajo y las diferentes
funcionalidades bsicas de la herramienta.
1. Ingreso a Orfeo SGD

Para ingresar a la herramienta de Gestin Documental Orfeo se requiere:
Navegador Web: El sistema est desarrollado en ambiente Web con estndares W3C, por lo tanto
se recomienda usar Mozilla Firefox a cambio de Internet Explorer, con la direccin o ruta
indicada.
Ilustracin 1: Ingreso al Sistema
Nombre de usuario y contrasea: Ingrese sus datos en la pantalla de inicio.

Si no recuerda la contrasea, debe informar al rea responsable para restaurarla y poder
ingresar.
Si su instalacin es nueva es posible que admon/admon o admin/admin funcione para iniciar.
Tenga en cuenta que, por seguridad, luego de 15 minutos de inactividad la sesin se cerrar y
deber iniciar nuevamente la sesin en el sistema.
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2. Opciones Generales del Sistema

Una vez ha ingresado encontrar en la parte superior izquierda las siguientes opciones.
Ilustracin 2: Opciones Generales del sistema
2.1. Ayuda
Mediante este vnculo se puede ingresar al listado de manuales, donde se puede consultar los diferentes
procedimientos que se realizan en el sistema y el listado de plantillas de comunicacin, donde se puede
descargar, subir, mover o copiar dependiendo de la necesidad planteada.
2.2. Informacin
Se encuentran los datos generales de cada usuario como documento de identificacin, fecha de
nacimiento, No. de extensin, correo electrnico, Ubicacin, piso. Se recomienda tener actualizados sus
datos en el sistema.
2.3. Crditos
Se reconoce el esfuerzo de los desarrolladores que ha colaborado para que la herramienta crezca y se
mantenga.
2.4. Contrasea
Al ingresar a este vnculo se puede cambiar la contrasea del usuario para el ingreso al sistema. Cuando
se realice un cambio de contrasea, se debe cerrar la sesin y volver a ingresar con la nueva clave este
proceso solo cambia la contrasea corta es decir No cambia la del LDAP.
2.5. Estadsticas
Permite generar diferentes reportes de los documentos que entran, se procesan y salen de la entidad.
Puede escoger Dependencia, Usuario, Tipo de radicado, etc.
La fecha Desde/Hasta corresponde al da en que fueron radicados los documentos.
Verifique el manual de estadsticas para mayor informacin.
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2.6. Cerrar Sesin

En el momento que no se desea continuar en el aplicativo puede usar esta opcin. Es importante, por
seguridad, que siempre se asegure que la sesin queda cerrada antes de abandonar su puesto de trabajo.
3. Funciones del Sistema

En el lado izquierdo de la aplicacin en todo momento encontrara los diferentes mens con el que
cuenta el sistema : Men Principal, Radicacin y Carpetas.
3.1. Men Principal

Este men contiene todas las opciones funcionales del sistema dependiendo de los permisos asignados
al usuario:
Ilustracin 3: Opciones
Funcionales del Sistema
Administracin: Cuando se necesita cambiar algn parmetro de

operacin del sistema.
Editor de Flujos: Esta opcin permite crear y/o editar los flujos
documentales ingresados en la parametrizacin del sistema.
Envos: Maneja los envos de documentos entregados a las diferentes

agencias de correo para su reparto.
Modificacin: Cuando se debe cambiar alguna informacin de un

radicado. Esto puede ocurrir porque los datos estn incompletos o
incorrectos.
Impresin: Permite marcar en el sistema un radicado de salida como

impreso. Esto se debe realizar despus de imprimir el documento
fsico.
Anulacin: Cuando existe un nmero de radicado para anular por duplicidad del documento,
correccin del mismo o el radicado ya no se va a enviar a su destino.
Tablas de Retencin Documental: Aplicacin de las tablas de retencin documental a un

radicado generado en el sistema. Se asigna la respectiva identificacin teniendo en cuenta la
Serie, Subserie y Tipo documental al que pertenece, de tal manera que pueda ser clasificado en el
rea de archivo.
Consultas: Buscar un radicado de forma rpida para realizar alguna operacin con el. Se pueden
utilizar diferentes filtros para tener un resultado mas preciso, cercano a lo que se necesita.
Archivo: Se utiliza cuando se necesita organizar y almacenar los documentos en el archivo de

gestin de la entidad o empresa. Hace referencia a la ubicacin de los mismos documentos del
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rea de archivo.
Prstamo: Solicitar un documento en fsico. El sistema debe tener un registro del prstamo
realizado para tener mejor control de los documentos fsicos.
Dev Correo: Este es el proceso que se debe realizar cuando se necesite dar por cerrado un envo
que se realizo anteriormente.
3.2. Radicacin
Este men contiene las opciones que permite el sistema al momento de radicar: Este puede cambiar de
acuerdo a los tipos de radicacin de cada entidad y/o empresa.
Ilustracin 4: Men de
Radicacin
Salida: Registrar en el sistema los documentos que van hacer

entregados a las diferentes entidades y/o empresas.
Entrada: Registrar en el sistema los documentos que llegan y son

entregados a la entidad y/o empresa
Memorando: Registrar en el sistema los documentos internos

formales.
Circulares: Registrar en el sistema los documentos internos no

formales.
Masiva: Generar un radicado a mltiples destinatarios y su

distribucin.
Asociar Imgenes: Subir y anexar documentos referentes al mismo

radicado y la impresin de su Sticker. Tambin se utiliza para subir
modificaciones y/o de un documento de un radicado.
Planilla de Radicados: Desde esta opcin se puede generar una planilla que lista todos los
radicados efectuados y en tramite que se han realizado en un periodo de tiempo.
Planilla de Reasignados: Generar una planilla que lista todos los radicados que por alguna
razn han sido asignados a una persona diferente en un periodo de tiempo.
Correo Electrnico / Radicacin Email: Desde esta opcin se puede generar las radicaciones
de correos electrnicos recibidos.
3.3. Carpetas
Las carpetas son conjuntos de documentos con un factor comn i.e. Entrada / Salida. Desde este men
se pueden ver todos los radicados del usuario en el sistema como Entrada, Salida, Memorandos,
Circulares, Informados y todas las dems transacciones que se han realizado en el sistema referente a los
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radicados.
3.3.1. Carpetas Predeterminadas

Las carpetas que vienen por defecto en el sistema contienen los radicados que se han configurado en el
sistema y son creadas para cada nuevo usuario. Estas vienen con su nombre seguido de la cantidad de
radicados existentes entre parntesis ():
Entrada: Cuando se radica un documento en el rea de

correspondencia para una dependencia determinada, el radicado llega
a la carpeta de "ENTRADA" del usuario responsable de la
dependencia destino.
Salida: A esta carpeta llegan todos los registros de radicacin de

salida que han sido generados por el usuario como una Radicacin
Nueva, y a la cual, se le anexar un documento para generar la
respuesta.
Memorando: A esta carpeta llegan los radicados que la entidad se

encarga de generar y asignar a las diferentes dependencias.
Circulares: A esta carpeta llegan los radicados que la entidad se

encargan de generar y asignar a las diferentes dependencias como lo
son las circulares internas.
Ilustracin 5: Carpetas
predeterminadas en el sistema
Vo.Bo: Si el usuario tiene perfil de Jefe, en esta carpeta se encuentran los radicados que un
usuario le ha informado para su revisin y aprobacin, y de esta forma, poder realizar las
transacciones correspondientes. Si el usuario tiene un perfil Normal solo podr visualizar los
documentos que l mismo ha enviado a su jefe pero no podr realizar ninguna transaccin sobre
los mismos.
Devueltos: A esta carpeta llegan los documentos que han devuelto a un usuario porque
encontraron algn error o inconsistencia en el mismo.
Agendado: En esta carpeta se irn trasladando automticamente los documentos que tienen
programada una agenda con fecha del da actual es decir los documentos que estn establecidos
para ser tramitados el da de hoy.
Agendado Vencido: En esta carpeta se irn trasladando automticamente los documentos que
tienen programada una agenda con fecha anterior al da de hoy es decir con los documentos que
no se tramitaron el da correspondiente.
Informados: A esta carpeta llegarn las copias informativas que los funcionarios pueden
enviarse unos a otros.
Transacciones: En esta carpeta se guarda una copia de los documentos a los cuales el usuario
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les ha realizado alguna transaccin en su histrico, en el ltimo mes, por ej: reasignar, informar,
archivar, devolver, entre otras.
Carpetas Personales: Son las carpetas creadas por los usuarios mediante el vinculo
Personales/Nueva Carpeta para la organizacin de sus documentos.
3.3.2. Contenido de una carpeta

Todo el contenido de una carpeta, sin afectar de que tipo es, se muestra un listado de radicados
correspondiente. Ejemplo: Si escoge la carpeta de entrada y en ella se muestra un listado de todos los
radicados de entrada correspondientes en este momento.
Ilustracin 6: Contenido de la carpeta de Entrada
Los documentos listados en cualquier carpeta, contienen 6 columnas:
Ilustracin 7: Encabezado del la Tabla
Nmero de Radicado: Al dar clic sobre el nmero de radicacin Ejm:[2007900000012] se

puede ver la imagen digitalizada (para un documento de entrada)
Fecha de Radicado: Al dar Clic sobre la fecha de radicacin, se ingresa a los datos del radicado.
Este mdulo se encuentra dividido en pestaas para una mejor compresin.
Asunto: Corresponde al asunto del documento, dicho campo es insertado al momento de la

radicacin.
Remitente/Destinatario: Empresa o entidad remitente del documento.

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Tipo de Documento: Tipologa documental aplicada al radicado, como Tabla de Retencin

Documental (TRD).
Das Restantes: Muestra los das para dar tramite segn la Tabla de Retencin Documental
(TRD).
Enviado por: Funcionario que envi o asigno el documento. Si el campo es vaci, significa que
lleg directamente del rea de correspondencia
3.3.3. Contenido de un Radicado

En el listado de una carpeta puede escoger un radicado. Al presentarse este radicado, se cuenta con 4
pestaas con informacin relevante como se muestra a continuacin:
Informacin General
En esta vista se puede encontrar la informacin de Remitente, Empresas, Entidades con sus respectivas
direcciones, departamentos y dems datos que se incluyeron en el registro inicial de la radicacin.
Ilustracin 8: Pestaa Informacin General
Desde esta vista, adems usted puede:
Verificar si es un radicado nuevo o un radicado anexo a uno que ya exista en el sistema.
La seguridad del radicado.
La imagen del radicado.

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El estado actual del mismo.
La clasificacin TRD (Tablas de Retencin Documental).
El flujo del documento
Histrico
Esta es una de las vistas ms importantes del sistema. Desde aqu se puede consultar los diferentes pasos
o transacciones que se ha realizado al documento desde que se entreg en correspondencia hasta que
finaliz su trmite, incluyendo las veces que ha sido reasignado e informado.
Ilustracin 9: Pestaa Histrico
Documentos
En esta pestaa se muestra la informacin de todos los documentos que se han anexado al radicado,
cada uno de estos documentos tienen que pasar por 4 estados importantes que describen el proceso del
mismo documento.
Ilustracin 10: Pestaa Documentos

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rea de estado del documento: Contiene 4 estados son: Anexado, Radicado, Impresos y
Enviado.
Un nmero temporal compuesto por el nmero de radicado de entrada ms un consecutivo que

va a identificar el archivo que usted ha anexado, mientras es revisado, aprobado y se le adjudica
un nmero de radicado definitivo el cual reemplazar a este nmero inicial.
Algunos atributos del archivo anexo como: el tipo de formato, tipificacin del documento
(cuando este ya es radicado), su tamao, el nombre de quien lo ha adjuntado al registro inicial y
una referencia colocada por usted en el paso anterior.
Expedientes
Esta pestaa muestra los expedientes en los cuales el radicado ha sido incluido, estos expedientes
virtuales se van conformando a medida que el usuario incluye radicados en determinado nombre de
expediente, logrando en una sola ventana mostrar todos los documentos involucrados en el mismo
proceso y los cuales se encuentran fsicamente archivados.
Ilustracin 11: Pestaa Expedientes
Al dar Clic sobre cualquiera de los nmeros de expedientes este actualiza la pagina con la
informacin de los radicados que se encuentran en el numero seleccionado (La cual aparece
abajo de ver borrados).
Enlace INCLUIR DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE muestra la pantalla que permite

anexar los documentos necesarios en el mismo expediente donde se encuentra el radicado.
Sugerencia:Verifique la opcin de Expedientes que se encuentra en este mismo documento.
4. Gestin de Radicados
En la parte superior izquierda, del despliegue de un radicado, se encuentra las funciones para su
procesamiento:
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Ilustracin 12: Transacciones del sistema
4.1. Mover A
Con esta funcionalidad se puede trasladar un documento desde cualquier carpeta, a una carpeta personal
ya creada previamente.
Los pasos para mover un documento son:
a) Marcar al final del registro en el cuadro de seleccin los radicados que desea mover
b) Dar Clic en el botn MOVER A..
c) Seleccionar de la lista desplegable, la carpeta personal a la cual se enviar los radicados
escogido, dar Clic en el botn de enviar
d) El sistema realiza la confirmacin de los radicados que se han trasladado de carpeta en un
resumen en la pantalla.
Sugerencia: Un documento se puede trasladar a cualquier carpeta, tanto predeterminada como
personal.
4.2. Reasignar
Con esta funcionalidad se puede enviar un documento a otro usuario para su respectivo trmite. El
sistema le permite a un usuario bsico reasignar un documento nicamente a los usuarios que
pertenezcan a su misma dependencia. El Jefe por el contrario, puede reasignar documentos a los
usuarios de su dependencia, y adicionalmente a los Jefes de cualquier dependencia.
Los pasos para hacer una re-asignacin son:
a) Marcar al final del registro en el cuadro de seleccin los radicados, que desea Reasignar
b) Dar Clic en el botn "REASIGNAR"
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Ilustracin 13: Opcin Reasignar
c) Seleccionar de la lista desplegable, la dependencia a la cual se enviar los radicados marcados.

(Si es usuario normal solo aparece la dependencia a la cual pertenece)
d) Dar Clic en el botn de enviar
e) El sistema despliega una ventana donde se selecciona el nombre del usuario a quien se le
reasignar el radicado, se escribe el comentario respectivo y se da Clic en el botn
Ilustracin 14: Reasignar
f) El sistema realiza la confirmacin de los radicados que se han reasignado en un resumen.
4.3. Informar
Con esta funcionalidad se puede enviar copia de un documento a cualquier usuario para su informacin
o si es necesario de su aporte para su respectivo trmite.
Los pasos para informar a un usuario son los siguientes:
a) Marcar al final del registro en el cuadro de seleccin los radicados, que desea Informar
b) Dar Clic en el botn "INFORMAR"
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Ilustracin 15: Opcin de Informar
c) Seleccionar de la lista, la dependencia a la cual se informar los radicados marcados, dar Clic en
el botn enviar,
Ilustracin 16: Opcin Realizar
d) El sistema despliega una ventana donde aparece el listado de usuarios a quien se le informar los
radicados, se escribe el comentario respectivo y se da Clic en el REALIZAR
Ilustracin 17: Confirmacin de Informar
e) El sistema muestra un resumen con la confirmacin de los radicados que han sido informados.
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Sugerencia:
Para seleccionar varias dependencias o usuarios para enviar copia (informar) oprima la tecla
Control mientras da Clic a los diferentes destinatarios.
Debe hacer clic en el titulo de CARPETAS en el lado izquierdo de la pantalla para que los
contadores (nmeros entre parntesis al lado de cada carpeta), sean actualizados.
4.4. Devolver
Con esta funcionalidad se puede devolver el documento a la persona que solicito la revisin del mismo
de esta forma se tiene una trazabilidad que tiene este documento.
Los pasos para devolver el documento a un usuario solicitante son los siguientes:
a) Marcar al final del registro en el cuadro de seleccin los radicados, que desea Devolver
b) Dar Clic en el botn "DEVOLVER"
Ilustracin 18: Opcin de Devolver
c) Ingrese la justificacin del porque se va a devolver el documento y proceda a dar clic en el botn
REALIZAR
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Ilustracin 19: Justificacin Devolucin
4.5. Vo.Bo (Visto Bueno - Aprobacin)

Con esta funcionalidad se puede enviar al Jefe de la dependencia para que realice la correspondiente
verificacin y autorizacin con los documentos.
Los pasos a seguir para realizar el proceso de aprobacin son los siguientes:
a) Marcar al final del registro en el cuadro de seleccin los radicados, que desea Vo.Bo
b) Dar clic en el botn Vo.Bo.
Ilustracin 20: Opcin de Vo.Bo
c) Se muestra en la parte superior derecha el nombre el usuario Jefe el cual es el que tiene la
autorizacin para dar el visto bueno de un documento.
d) Debe ingresar una descripcin detallada del documento para que as el jefe pueda agilizar el
proceso de dar el Vo.Bo.
e) Hacer clic en el botn REALIZAR
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Ilustracin 21: Opcin Vo.Bo
4.6. TRD - Clasificar los radicados

Todos los radicados deben ser clasificados en su TRD, de lo contrario, no se podr archivar.
Los pasos para realizar una clasificacin son los siguientes:
a) En el botn TRD de las carpetas podr hacerlo de manera mltiple.
Ilustracin 22: TRD Mltiples
b) Seleccione el o los radicados y escriba el comentario de la TRD mltiples hacer clic en

REALIZAR
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Ilustracin 23: Radicados a TRD Mltiples
c) Una vez aparezca la ventana emergente, seleccione la Serie, la Subserie y el tipo documental que
corresponde al radicado y haga Clic en INSERTAR.
Ilustracin 24: Clasificar documento (s) en una TRD
Sugerencia:
Si se cre una clasificacin que no era, se puede dar Clic en el vnculo "Borrar", que se
encuentra debajo de la accin y se vuelve a crear.
Un documento solamente puede ser clasificado una vez por la dependencia, pero se puede
clasificar varias veces en dependencias diferentes de acuerdo a la funcin que realice cada una,
respecto al trmite dado.
El sistema realiza la actualizacin indicando la tipificacin realizada por el usuario. Esta se puede
observar en el registro histrico indicado.
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4.7. Expediente - Incluir los radicados

Desde esta opcin se permite incluir diferentes radicados en una misma carpeta incluyendo los
documentos que estn incluidos del directorio principal.
Para incluir un radicado en un expediente los pasos son los siguientes
a) Ingresar a la pestaa de expediente y seleccin la opcin Incluir en o marcar al final del
registro en el cuadro de seleccin los radicados, que desea Informar.
b) Dar Clic en el botn "Expediente" Se abrir una ventana emergente.
c) Digite el nmero del expediente o el nombre de la carpeta en la cual desea incluir el radicado
Ilustracin 25: Incluir en expediente
d) Haga Clic en Incluir_en_Exp

e) El sistema solicita la confirmacin de la Inclusin o Asociacin del radicado al expediente. Dar
Clic en el botn Confirmar.
Ilustracin 26: Confirmacin de expediente
f) El sistema graba los datos del radicado en el cual se encuentra ubicado y aparece esta
informacin en la vista del expediente, indicando el nmero del expediente a donde se incluy y
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los documentos anexos que tiene dicho radicado y que pertenecen a este expediente.
5. Otras Operaciones sobre Documentos
5.1. Buscar
Buscar un radicado en alguna de sus carpetas. Esta opcin es til cuando el listado de radicados es
extenso. Ejemplo: Ingresar a la carpeta de Entrada y en la parte superior izquierda ingrese el numero de
radicado que desea buscar y de clic en el botn de Buscar.
Ilustracin 27: Bsqueda de radicados
5.2. Consulta
En esta opcin se pueden buscar radicados, de acuerdo con diferentes filtros, ingrese a la opcin
Consulta en el men ubicado en el lado izquierdo de la pantalla.
A continuacin se muestra una ventana con diversas formas de filtrar radicados:
Ilustracin 28: Bsqueda Clsica
Buscar por: Se realiza la bsqueda por un nombre de empresa, usuario o algn texto especfico
que se pueda haber incluido en la radicacin inicial.
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Ver en: Se puede seleccionar en qu tipo de remitente se desea hacer la bsqueda, para este caso
se selecciona la casilla correspondiente. El sistema busca por defecto en todos los tipos de
remitente.
Buscar en radicados de: Se puede realizar un filtro por los diferentes tipos de radicacin
existentes (Entrada, Salida, Memorandos, Resoluciones, factura).
Rango de fecha: Se puede limitar un rango de fecha para realizar la bsqueda solo en
determinado tiempo.
Ilustracin 29: Resultado de la consulta
Por defecto, el sistema busca exclusivamente en el ltimo mes.
Ilustracin 30: Bsqueda clsica con fechas de pago
El sistema realizar la consulta de acuerdo a los parmetros seleccionados. Recuerde que para
verificar la fecha de pago, debe ingresar a la pestaa de informacin general.
5.3. Solicitar Documento Fsico

Por medio de esta funcionalidad el sistema permite solicitar los documentos fsicos correspondientes a
los radicados generados a travs del aplicativo.
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Para solicitar el prstamo de un documento se debe:

a) Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que ser solicitado
b) Ingresar al radicado por la fecha de radicacin. Dar Clic en el vnculo "Solicitar Fsico" y el
sistema despliega el mdulo de Reserva del documento.
c) Seleccionar de la lista desplegable la "Accin" deseada "Solicitar"; el tipo de requerimiento
deseado (este puede ser Documento o Anexo, si el documento tiene Anexos)
d) Seleccionar el botn "Enviar Solicitud".
Ilustracin 31: Opciones de reserva
El sistema realiza una reserva del documento indicando el nmero del radicado, el login del usuario que
realiza la solicitud, la dependencia, la fecha de solicitud, fecha de vencimiento, tipo de requerimiento,
estado, accin.
Si se seleccion por equivocacin la solicitud del documento y este ya no se necesita, se da Clic en el
link que aparece en la Accin "Cancelar Solicitud"
El sistema realiza la cancelacin de esta reserva siempre y cuando no se haya hecho efectivo el prstamo
por parte del grupo de Archivo.
Sugerencia:
Un usuario puede solicitar el documento fsico de un radicado (original), que se encuentre en su

usuario o que se encuentre en el usuario de Salida.
El prstamo del documento y del anexo se pueden manejar independientes, es decir, se puede
solicitar el documento y luego solicitar el anexo.
Un radicado no se puede prestar ms de una vez a varios usuarios al mismo tiempo.
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Luego de haber hecho la solicitud del radicado por el sistema, el usuario solicitante debe ir
personalmente al rea de Archivo, para que le entreguen el documento fsico.
En esta rea se realiza una validacin por medio del sistema donde se deber ingresar la clave del
usuario que solicita el documento, para poder entregarlo.
5.4. Asociar Imagen Web

Esta opcin permite anexar documentos, asociar una imagen a un radicado y generar Stiker
correspondiente de esta forma se procede a darle tramite al radicado correspondiente.
Ilustracin 32: Digitalizacin de Documentos
5.4.1. Asociar Imgenes

Esta opcin permite cargar una imagen es decir un documento que va relacionado con un radicado de
entrada y se debe anexar a dicho radicado.
Para asociar imagen debe realizar los siguientes pasos:
a) Ingresar a la opcin ASOCIAR IMGENES
b) Seleccionar dependencia a la que pertenece el radicado, el tipo de radicado al que le va asociar
una imagen.
Ilustracin 33: Selccin de Criterios
c) El sistema muestra los radicados dependiendo de la seleccin que usted realizo.

d) Active la casilla de verificacin que se encuentra al final de la informacin del radicado
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e) Haga clic en el botn Asociar Imagen
Ilustracin 34: Asociar Imagen
f) Debe ingresar las observaciones pertinentes con la explicacin de la imagen que va asociar.
g) Haga clic en el botn que dice examinar y seleccione el documento en formato PDF que va
asociar al radicado.
Ilustracin 35: Seleccin de Imagen
h) Haga clic en el botn Asociar Imagen, el sistema le muestra una confirmacin de la imagen
que esta asociando al radicado.
Cuando el radicado ya tenga una imagen asociada no se volvera a mostrar en el listado anterior.
5.4.2. Subir Anexo

En esta opcin se puede cargar un archivo anexo, esto se debe realizar cuando llega un nuevo
documento que soporta al radicado especifico.
Para realizar la subida de un anexo debe realizar los siguientes pasos:
a) Ingresar a la Opcin SUBIR ANEXO
b) Seleccionar dependencia, el tipo de radicado al que va cargar un documento.
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d) Active la casilla de verificacin que se encuentra al final de la informacin del radicado.
e) Haga clic en el botn Anexar Imagen
Ilustracin 37: Asociar Imagen
f) Debe ingresar las observaciones pertinentes con la explicacin del documento que va anexar al
radicado.
h) Haga clic en el botn Anexar, el sistema le muestra una confirmacin de la imagen que esta
asociando al radicado.
5.4.3. Modificar Imagen

En esta opcin se puede cambiar la imagen que se asocio principalmente, esto se puede realizar cuando
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el documento que se asocio principalmente ya no es valido al radicado seleccionado y este debe ser
cambiado.
Para realizar la modificacin del documento debe realizar los siguientes pasos:
a) Ingresar a la Opcin MODIFICAR IMAGEN
b) Seleccionar dependencia, el tipo de radicado al que va cargar un documento.

e) Haga clic en el botn Reemplazar Imagen
Ilustracin 40: Modificar Imagen
f) Debe ingresar las observaciones pertinentes con la explicacin del documento que va anexar al
radicado.
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h) Haga clic en el botn Reemplazar Imagen, el sistema le muestra una confirmacin de la imagen
que esta asociando al radicado.
5.4.4. Sticker Web Radicacin

En esta opcin permite generar los sticker correspondientes a un radicado, el cual debe ser colocado en
el radicado correspondiente.
Para generar el sticker correspondiente debe seguir los siguientes pasos:
a) Ingresar a la Opcin STICKER WEB RADICACIN
b) Seleccionar dependencia, el tipo de radicado al que va generar el sticker.

e) Haga clic en el botn Imprimir Sticker.
Ilustracin 43: Imprimir Sticker
f) Se presenta una nueva ventana en el navegador que se ve en blanco, en ella debe pasar el mause
por encima de la pantalla de esta forma se pintan unos rectangulos de color azul.
Ilustracin 44: Seleccin de Sticker
g) Debe dar doble clic sobre el rectangulo para que se muestre la informacin del sticker. El sistema
permite generar 22 Sticker por hoja con el mismo numero de radicado.
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Ilustracin 45: Informacin del Sticker
5.5. Expedientes
5.5.1. Consultar Expediente
Para consultar un expediente realice los siguientes pasos:
a) Para consultar un expediente ingrese al mdulo de Consultas, haga clic en el link Bsqueda de
expedientes.
Ilustracin 46: Bsqueda de Expediente
b) Busque el expediente de acuerdo a los filtros que se encuentran disponibles, como : nmero de
expediente, nombre dela carpeta, serie, subserie a la que pertenece el expediente que esta
buscando, rangos de fechas, dependencia actual.
c) Haga clic en el botn Bsqueda.
d) El sistema le mostrar los resultados que cumplen con los filtros aplicados.
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Ilustracin 47: Resultado de la Bsqueda de Expediente
5.5.2. Incluir Documento en Expediente

Para incluir un documento en Expediente realice los siguientes pasos:
a) Ingresar por el mdulo Carpetas.
b) Segn la clase de comunicacin generada cono Salida Memorandos
c) Dar clic en la fecha del radicado
d) Dar clic en la pestaa EXPEDIENTES
Ilustracin 48: Incluir en
e) Para incluir un documento en un expediente haga clic en INCLUIR EN. Se abrir una ventana
emergente.
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Ilustracin 49: Incluir en Expediente
f) Pegue en el espacio el numero de expediente que copio en la consulta o digite.
Ilustracin 50: Confirmacin de Incluir Radicado
g) Dar clic en el botn "Incluir en Exp".El sistema solicita la confirmacin de la Inclusin o

Asociacin del radicado al expediente.
h) Dar clic en el botn Confirmar.
i) El sistema graba los datos del radicado en el cual se encuentra ubicado y aparece esta
informacin en la vista del expediente, indicando el nmero del expediente a donde se incluy (el
numero indicado en el punto a, ms una letra E, que indica Expediente) y los documentos anexos
que tiene dicho radicado y que pertenecen a este expediente.
5.5.3. Excluir Radicado De Un Expediente

a) Ingresar por el mdulo Carpetas.
b) Segn la clase de comunicacin generada cono Salida Memorandos
c) Dar clic en la fecha del radicado
d) Dar clic en la pestaa EXPEDIENTES
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Ilustracin 51: Opcin Excluir
e) El documento debe estar incluido en un expediente. Para excluirlo haga clic en EXCLUIR. Se
abrir una ventana emergente.
Ilustracin 52: Excluir Radicado
f) Seleccione el expediente del cual desea excluirlo, haciendo clic en la caja de chequeo.
g) El sistema le solicitara que confirme la operacin. Haga clic en confirmar.
Ilustracin 53: Confirmacin Excluir en
h) Al dar clic en el botn CONFIRMAR aparecer una ventana con los datos de en que expedientes
se encuentra incluido el radicado.
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5.6. Agendar
Esta funcionalidad permite al usuario la programacin posterior del trmite de uno o varios documentos,
que por su naturaleza, no requieran ser atendidos de inmediato.
Se puede realizar dicha programacin con cualquiera de los documentos sin importar la ubicacin
dentro de las carpetas de usuario del Sistema de Gestin Documental Orfeo.
El usuario puede asignar una fecha al radicado con la cual, en el sistema se puede realizar un control
sobre los documentos que se deben ir tramitando cronolgicamente de acuerdo a lo seleccionado por el
usuario.
Para agendar un documento, se debe:
a) Ubicar en la carpeta donde se encuentra los radicados y seleccionarlos en la caja de chequeo al
final del registro.
b) Seleccionar la fecha para la cual se quiere agendar dicho documento (La fecha de agenda debe
ser mayor a la fecha actual. Seleccionar el botn agendar.
Ilustracin 54: Agendar documento
c) El sistema despliega la pantalla para diligenciar un comentario y se presiona el botn

d) En este momento aparecen los radicados que se programaron en la carpeta "Agendado No
vencido".
e) Si se quiere sacar un documento de la agenda simplemente se debe ubicar en la carpeta donde se
encuentra el documento Agendado (Vencido o No Vencido), seleccionar el documento y dar Clic
sobre el botn "Sacar de la Agenda".
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Ilustracin 55: Comentario de agendar documento
5.7. Solicitar Anulacin

Se realiza un proceso de anulacin cuando existe un radicado en el sistema
Orfeo con inconvenientes. Estos inconvenientes pueden ser duplicidad del
documento (dos radicados generados para una misma carta), o el radicado ya
no se va a enviar a su destino,
El procedimiento lo realiza el funcionario de la dependencia que genera el
radicado y solicita por medio del sistema la anulacin del mismo.
Para realizar la solicitud de anulacin debe realizar los siguientes pasos:
a) Seleccione la opcin Anulaciones en el men izquierdo de la pantalla.
Usted podr encontrar los documentos que usted ha radicado y que no
han sido enviados ni archivados.
Ilustracin 56:
Solicitar anulacin
Ilustracin 57: Listado de documentos para solicitar anulacin
b) Buscar el radicado y activar la caja de chequeo al frente del nmero de radicado. Una vez
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seleccionado haga Clic en el botn Solicitar Anulacin.

c) El sistema le mostrar una pantalla para escribir el motivo por el cual usted solicita la anulacin
de este nmero. haga Clic en el botn Realizar.
Ilustracin 58: Comentario para solicitar anulacin
Inmediatamente se enviar una solicitud al Administrador de archivo para que l realice la respectiva
anulacin.
5.8. Re-programar el Pago (Facturas)

En caso que una factura necesite cambiar la fecha su pago debe usarse esta opcin. El cambio puede
darse por diferentes razones y acuerdos establecidos anteriormente.
Para realizar este proceso es necesario seguir los siguientes pasos:
a) Ingresar a la pestaa de informacin general. nicamente para los radicados de factura, se
habilita la opcin al final de la pestaa.
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Ilustracin 59: Informacin general para re programa pago
b) Para re-programar, modifique el campo Fecha de re programacin del pago y digite la

observacin explicando el porqu del cambio. A continuacin haga Clic en Modificar.
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Envos
Segn el acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001 del Archivo General de
la Nacin, se establece que: "Cuando existan errores en la radicacin y se
anulen los nmeros, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva
justificacin y firma del jefe de la unidad de correspondencia".
1. Envi Correspondencia
1.1. Normal
Este es el proceso final, correspondiente al envo de los documentos de salida
que son entregados a las diferentes agencias de correo para su reparto.
Ilustracin 60: Opciones

de Envos
Aqu se registran todos los parmetros necesarios para realizar el envo, se selecciona la dependencia
que lo realiza, los radicados que sern enviados, la agencia de correo y dems datos generales para cada
documento.
Ilustracin 61: Opciones de envo
En este mdulo aparecern los radicados que ya han sido marcados como impresos en las dependencias
y por lo tanto estn listos para realizar el envo.
Para realizar un proceso de envo normal de correspondencia debe realizar los siguientes pasos:
a) Se debe seleccionar la dependencia que realiza el envo, para que el sistema despliegue los
radicados que se han generado por cada una de ellas.
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Ilustracin 62: Envos Normal
b) Marcar el radicado que ser enviado.

c) Dar clic en el botn ENVO DE DOCUMENTOS
Ilustracin 63: Datos de envo
d) No. Gua con la que se enviar el documento

e) Datos destinatario, direccin, municipio y departamento. En caso de encontrar alguna
inconsistencia se puede modificar en el campo correspondiente.
f) Dar clic sobre el botn GENERAR REGISTRO DE ENVO DE DOCUMENTO, para marcar
el documento como enviado.
g) El sistema presenta una pantalla donde muestra los datos que quedaron marcados en el envo y el
registro ya queda incluido y se podr generar la planilla o las guas.
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Ilustracin 64: Confirmacin de envo
1.2. Modificacin Registro de Envo

Para modificar los datos de envo realizados por el usuario de correspondencia.
a) Ingresar por el mdulo Envos
b) Dar clic en la opcin Modificacin Registro de Envo
Ilustracin 65: Modificacin de Registro de Envo
c) Seleccionar el nmero del radicado

d) Dar clic en el botn Modificar Envo
Ilustracin 66: Modificacin de envo
e) Realizar las modificaciones respectivas.
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Ilustracin 67: Modificacin de datos de envo
1.3. Generacin de Planillas y Guas

Consiste en generar las planillas y/o guas respectivas al envo diario para ser entregado a la agencia de
correo correspondiente.
a) Ingresar por el icono Envos.
Ilustracin 68: Generar Planillas y Guas
b) Dar clic en la opcin Generacin de Planillas y Guas

c) Se deben seleccionar los parmetros necesarios para la generacin de cada planilla de acuerdo al
envo que se va a realizar.
Ilustracin 69: Generacin de planillas y guas

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d) El sistema muestra la cantidad de documentos que quedaron procesados y sern los enviados.
Ilustracin 70: Gua generada
e) Haga clic sobre el vnculo ABRIR ARCHIVO, para imprimir la planilla.
Ilustracin 71: Planilla de envo
1.4. Devolucin de Radicados

Este procedimiento se realiza por parte del Grupo de Correspondencia, para indicarle a la dependencia
los radicados que son devueltos por:
1.4.1. Devoluciones Por Tiempo De Espera

Una vez radicados los documentos por cada dependencia y Marcar Documentos como Impresos por el
mdulo de Impresin, estos deben ser entregados dentro de las siguientes 24 horas al rea de
Correspondencia para su envo; pasado este trmino, el sistema actualizar la carpeta de impresin del
rea, desmarcando la validacin de impresin de los documentos, lo cual obligar a realizar nuevamente
el procedimiento de envo de dichos documentos.
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b) Dar clic en la opcin Devolucin por tiempo de espera
Ilustracin 72: Por Exceder tiempo de Espera
c) Se deben seleccionar los parmetros deseados y hacer Clic en vista preliminar.
Ilustracin 73:Devolucin por tiempo de espera
d) Haga clic en confirmar devolucin.

Cuando un documento es devuelto por correspondencia, en la carpeta de impresin se desmarca la
validacin de documento marcado como impreso (tercer campo de chequeo) y en su lugar asigna un
icono en forma de reloj, indicando que ese documento ha sido devuelto.
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Ilustracin 74: Marcar como impreso despus de devolucin por tiempo de espera
Para volver a enviar este documento simplemente se debe marcar nuevamente como impreso y entregar
el documento fsico a correspondencia.
En el flujo histrico del documento queda registrada la devolucin del radicado y el tiempo de espera.
Ilustracin 75: Histrico de devolucin por tiempo de espera
1.4.2. Otras Devoluciones

Ilustracin 76: Otras Devoluciones
b) Dar clic en la opcin Otras devoluciones
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c) Se deben seleccionar la dependencia y el (los) radicados que desea devolver y hacer clic en el
botn devolver documentos.
Ilustracin 77: Devolucin de documentos
d) Seleccione el motivo de devolucin

e) Digite sus comentarios
f) Haga clic en el botn confirmar devolucin
Ilustracin 78: Confirmar devolucin
g) El sistema le mostrar confirmacin de la devolucin del radicado. Adicionalmente se guardar el

histrico de la devolucin.
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Ilustracin 79: Confirmacin del sistema
h) Estos radicados llegan a una carpeta pblica por dependencia llamada DEV_CORREO, la cual
ser creada mediante permisos otorgados al usuario encargado de realizar este procedimiento.
2. Anulaciones de envos
Por esta razn, el coordinador de correspondencia (previo permiso otorgado en el sistema) ser el
responsable de realizar la anulacin y registrarla en el acta correspondiente de acuerdo al consecutivo
llevado por el mismo.
a) Ingresar por el botn Envos
b) Seleccionar "Anular Radicados"
Ilustracin 80: Anular Radicados
c) El sistema despliega una pantalla donde se debe seleccionar:
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Ilustracin 81: Datos de Anulacin
d) Tipo de documentos a anular: Salida, Memorando, Resolucin, etc.

e) Dependencia a la cual se realizar la anulacin. (Se puede seleccionar "Todas las Dependencias",
para realizar la anulacin de los radicados de todas las dependencias en una sola acta).
f) Dar clic en el botn "Ver documentos en Solicitud"
Ilustracin 82: Anulacin de Radicados
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g) Digitar el nmero de acta que se va a generar. Este nmero de acta ser nico por ao.
h) Dar clic en el botn "Aceptar"
Ilustracin 83: Actas de Anulacin
i) El sistema muestra un vnculo para ingresar al archivo pdf, que contiene el acta que se ha
generado con el formato ya establecido.
La observacin correspondiente a la anulacin del radicado con su fecha y el nmero de acta con que se
anul un radicado, se podr consultar en la pestaa Histrico de cada radicado.
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Impresin
Luego de imprimir el documento fsico, en el sistema se debe marcar el
radicado de salida como impreso. Este procedimiento se realiza para que el
funcionario de correspondencia encargado de efectuar el envo a su destino
final pueda realizarlo.
El procedimiento para marcar como impreso es el siguiente
a) Ubicar la carpeta impresin en la lista de carpetas. En esta carpeta se
visualizarn todos los radicados generados por la dependencia y que
se encuentren con los datos de envo completos.
b) Ubicar el nmero de radicado que el sistema asign y que ser
marcado como impreso.
Ilustracin 84: Modulo de

Impresin
c) Seleccionar el radicado a marcar en el recuadro al final del registro

d) Presionar clic en el botn "Marcar Documentos como Impresos
Ilustracin 85: Marcar como Impreso
e) El sistema realiza una verificacin sobre los datos correspondientes al envo. Si los datos del
destinatario se encuentran completos el registro ser marcado y en el campo "Estado".
Ilustracin 86: Envi de Documentos
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f) Se debe ir a la carpeta donde se encuentra el radicado generado para realizar las respectivas
modificaciones y nuevamente marcar el documento como impreso.
g) Adicionalmente y como un control de sus radicados de salida, en la misma pantalla existe la
posibilidad de Generar Listado de Entrega.
Ilustracin 87: Generar Listado de Entrega
h) El sistema habilita una ventana donde se puede seleccionar:
Ilustracin 88: Documentos para Entregar
i) Con el listado generado se puede llevar el control de: los documentos entregados a
correspondencia, generados en la dependencia y/o llevar datos estadsticos.
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Ilustracin 89: Listado de Radicados
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Prstamo de Documentos
Cuando un documento ha sido solicitado para ver fsicamente, la
dependencia de archivo deber permitir este prstamo, ingresando a este
mdulo.
De igual forma, podr reintegrar el documento a archivo, generar reportes
de prstamo y cancelar solicitudes.
Ilustracin 90: Mdulo de
Prstamo
1. Prstamo de documentos
Para realizar una solicitud de prstamo siga los pasos que se describen a
continuacin:
a) Realice una bsqueda de los radicados que han sido solicitados en prstamo, ingresando alguno
de los siguientes valores o ninguno:
Ilustracin 91: Prstamo de Radicado
b) Ingresa la informacin que se solicita como lo es el Nmero de radicado, login del usuario que lo
solicita y la dependencia o usuario de archivo.
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Ilustracin 92: Documentos Solicitados
c) Seleccione de la lista el radicado que ser prestado. Clic en Prestar.

d) Ingrese un comentario del prstamo.
e) Seleccione si ser prestado indefinidamente o la fecha limite de entrega.
f) Digite la contrasea de administrador y haga clic en Realizar.
g) El sistema le mostrar un mensaje con la informacin que acaba de ingresar.
2. Devolucin de Documentos prestados

Para devolver un documento que ha sido prestado con anterioridad se deben ejecutar los siguientes
pasos:
a) Realice una bsqueda de los radicados que han sido prestados. Puede ingresar alguno de los
siguientes valores: nmero de radicado, login del usuario que lo tomo en prstamo, dependencia
o usuario de archivo.
Ilustracin 93: Devolucin de Documentos
b) Seleccione de la lista el radicado que ser devuelto. Clic en Devolver.

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c) Ingrese un comentario de la devolucin.

d) Digite la contrasea de administrador y haga clic en Realizar.
3. Generacin de Reportes de prstamos

Para generar informes del mdulo de prestamos:
1. Ingrese al modulo de Prstamo y Seleccione la Opcin
Ilustracin 94: Generacin de Reportes
2. Realice una bsqueda de los radicados que han sido prestados, solicitados, devueltos, cancelado
o vencido, ingresando alguno de los siguientes valores o ninguno: nmero de radicado, login del
usuario que lo solicita, dependencia, usuario de archivo, requerimiento (Documento o anexo),
estado o fecha.
Ilustracin 95: Generacin de Reportes
3. Seleccione de la lista el radicado para el cual generar un reporte. Clic en Generar.

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Ilustracin 96: Resultado de Bsqueda
4. Seleccione de la lista el radicado para el cual desea ver la informacin de histrico, haciendo clic
en Ver histrico.
Ilustracin 97: Ver Histrico
5. Despus de leer el reporte, haga clic en cerrar.
4. Cancelar Solicitud de prstamo

Para cancelar una solicitud de prstamo:
a) Realice una bsqueda de los radicados de los cuales ha sido cancelada la solicitud de prstamo,
ingresando alguno de los siguientes valores o ninguno: dependencia, fecha final o hora.
b) Seleccione de la lista el radicado que ser cancelado. Clic en Cancelar.
c) Ingrese un comentario de la cancelacin.
d) Digite la contrasea de administrador y haga clic en Realizar.
e) El sistema le mostrar un mensaje con la informacin que acaba de ingresar.
f) Solicitud de Anulacin
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Estadsticas
En este mdulo puede generar diferentes reportes de los documentos que entran y salen de la entidad.
Para ingresar al modulo de estadsticas, seleccione el icono de estadsticas que esta ubicado en la parte
superior derecho como se muestra a continuacin.
Ilustracin 98: Opciones Generales del sistema
Se presentar la siguiente ventana
Ilustracin 99: Ventana de Estadsticas
Los tipos de estadsticas disponibles por omisin son los siguientes:
Ilustracin 100: Tipo de estadsticas
Entonces, para generar una estadstica:

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a) Seleccione un tipo de estadstica cuando seleccione el tipo de Estadstica puede observar en la

parte superior una descripcin que indica para que sirve el tipo.
b) Una vez seleccionado el tipo de Estadstica, puede realizar un filtro por: (Dependencia,
Usuario,Tipos de radicado, Tipo de documento, Fecha Inicial y Fecha final), de la misma manera
como lo hace en el modulo de consulta clsica.
c) Presione clic sobre el botn Generar, el reporte de la estadstica se genera en una nueva tabla
compuesta por 3 columnas donde puede ver los resultados.
Ilustracin 101: Descripcin de la Estadstica
d) Presione clic sobre el nmero que aparece en columna Radicados, al presionar clic sobre esta
opcin se abre una nueva pestaa donde puede ver la informacin de los radicados.
Ilustracin 102: Resultado de Estadsticas
Ilustracin 103: Pestaa donde se muestra la informacin de cada uno de los radicados involucrados
en la estadstica generada.
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Radicacin de Entrada / Salida

Ingrese al mdulo haciendo Clic en el tipo de radicacin Entrada, en el
men de radicacin a la izquierda.
A continuacin se describen los pasos y procedimientos necesarios
para completar una radicacin de entrada de forma exitosa.
Ilustracin 104: Men
Radicacin
1. Seleccin de Remitente
Si el remitente existe simplemente ingrese el nombre en el campo correspondiente (Nombre) y

automticamente el sistema muestra una lista con las opciones que contienen el nombre que se ingreso.
Ilustracin 105: Seleccionar Remitente
Si el remitente no existe en la lista debe ingresarlo de la siguiente manera:

a) Presione AGREGAR USUARIO que se encuentra en el lado derecho del formulario de
radicacin de entrada.
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Ilustracin 106: Agregar Usuario
b) Si solo se necesita incluir el remitente y no agregarlo al sistema, en la parte inferior se muestra

una tabla con los campos correspondientes, remitente, tercero o empresa, dar Clic en PASAR
DATOS AL FORMULARIO DE RADICACIN.
Ilustracin 107: Agregar Remitente
c) Si necesita agregar el remitente al sistema se muestra una tabla ubicada en la parte inferior con
campos obligatorios los cuales deben ser llenados correctamente y dar Clic en el botn agregar.
Ilustracin 108: Ingreso de remitente nuevo
2. Radicacin
Para continuar con la radicacin ahora se tiene el Formulario de Radicacin.
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a) El sistema trae toda la informacin del remitente seleccionado
Ilustracin 109: Datos del Remitente
b) Ahora se procede a llenar el resto de la informacin solicitada para generar correctamente el

radicado. Se debe ingresar el asunto, medio de recepcin, tipo de documento, descripcin del
anexo, la dependencia y el usuario especifico de la dependencia.
Ilustracin 110: Datos del Radicado
c) Finalmente pulse el botn de "RADICAR".

d) Aparecer una pantalla con el nmero del radicado. Aqu puede adems, informar a las
dependencias sobre dicha radicacin.
Ilustracin 111: Numero de radicado
Sugerencia: El Nmero de Radicado esta conformado por 14 dgitos, de la siguiente manera:

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998
Ao Dependencia
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000003
N. consecutivo Tipo Radicado
Entonces si el radicado es de salida debe verse de la siguiente forma, con tipo de radicado 1
Ilustracin 112: Numero de radicado
3. Verificacin de notificacin
En una la ventana emergente confirme que se haya enviado una notificacin al correo electrnico del
usuario de la dependencia que ha seleccionado.
Ilustracin 113: Notificacin de correo

electrnico
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4. Generar planilla de radicacin

Para generar una planilla que contenga los radicados del ltimo mes:
a) Ingrese a la opcin Planilla radicados del men a la izquierda.
b) Se presenta el formulario correspondiente a la generacin de la
planilla, en esta se debe seleccionar la fecha de inicio, la fecha de
finalizacin, hora inicial y hora final.
c) Seleccionar el tipo de radicado y la dependencia a la que le quiere
generar la planilla y de Clic en el botn de Generar.
Ilustracin 114: Generar

Planilla
Ilustracin 115: Generar Planilla
d) El sistema le mostrar un listado preliminar de los documentos que cumplen con los parmetros
seleccionados, se puede des-seleccionar los documentos que NO desee que salgan en la planilla
final.
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Ilustracin 116: Listado de radicados a Generar Planilla
e) A continuacin haga clic en confirmar.
Ilustracin 117: Planilla generada
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Masiva
Este mdulo se utiliza para cuando se tiene un radicado que se debe entregar a distintas personas al
tiempo pero con el mismo contenido se debe utilizar la opcin masiva.
1. Seleccin de Remitentes
En el lado derecho del sistema en el Men Radicacin se muestra una opcin
que dice masiva, al dar clic en esta opcin se muestra un submen
correspondiente a la radicacin masiva.
Ilustracin 118: Men
Masiva
Ilustracin 119: Radicacin Masiva
a) Ingrese a la opcin de Consulta y Seleccin Destinatarios Masiva desde esta opcin puede
seleccionar quienes son los remitentes del radicado que se va a generar. Este proceso le permite
descargar un archivo .csv el cual va a contener todos los remitentes indicados.
b) Debe seleccionar el continente, pas, departamento, municipio e indicar que tipo de remitente es
Ej: Terceros, Empresas o Ciudadanos.
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Ilustracin 120: Consulta y Seleccin de Destinatarios
c) Se muestra una ventana con el resultado de la consulta, seleccione en el cuadro de chequeo y

haga clic en el botn seleccionar.
Ilustracin 121: Resultado Consulta Destinatarios
d) Dar clic en el botn Guardar CSV
Ilustracin 122: Generar .CSV
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e) Se va a generar un vnculo desde el cual puede descargar el archivo .csv y debe guardarlo en el
equipo local desde donde se esta realizando la radicacin.
Ilustracin 123: Descargar .CSV
f) De clic en el botn guardar.
Ilustracin 124: Guardar en Equipo Local
g) Ahora de clic en el botn Generar Radicacin para que lo lleve a la Generar Radicacin
Masiva.
2. Radicacin Masiva
Para completar la radicacin de una Masiva debe:
a) Aplicar las TRD el radicado correctamente, para esto debe seleccionar serie, subserie y tipo de
documento.
Ilustracin 125: Aplicacin TRD
b) Debe seleccionar el tipo de radicacin que va a realizar, es decir si es de salida, entrada, facturas,
circulares, etc.
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Ilustracin 126: Tipo de Radicacin
c) Ahora debe seleccionar los archivos correspondientes a la plantilla y al csv que se gener
anteriormente.
d) La plantilla que se debe adjuntar la puede descargar desde la opcin ayuda, ver el proceso en
Administracin de Plantillas de Radicacin.
Ilustracin 127: Adjuntar archivos

correspondientes
e) Ahora debe dar clic en el botn de Enviar Prueba.

f) A continuacin se presenta una pantalla indicando la informacin de los remitentes
seleccionados.
Ilustracin 128: Informacin Masiva
g) Haga clic en Guardar Archivo, guarde el archivo en su computador y verifique que el sistema
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haya combinado los registros correctamente.

h) Si el archivo no es correcto haga clic en cancelar y regrese al paso anterior. De lo contrario
haga clic en Generar Definit.
i) Se presenta un mensaje de confirmacin y a continuacin se muestra una nueva ventana
Ilustracin 129: definitivo de Radicados Masiva
j) Guarde el archivo en su computador, haciendo clic en Guardar Archivo para posteriormente

imprimir el documento.
k) Imprima adems el listado de los destinatarios haciendo clic en Abrir Listado.
l) Para verificar la correcta combinacin de correspondencia, debe abrir el archivo que descargo
anteriormente. Y todos los campos que estn entre ** debieron ser remplazados por los datos
correctos de los destinatarios elegidos.
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Ilustracin 130: Radicado Combinacin de Correspondencia
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Administracin de SGD Orfeo

En este mdulo se pueden encontrar las funciones para la parametrizacin
del sistema. En ellas, podrn agregarse nuevos registros en la base de datos,
tales como usuarios, pases y departamentos, o simplemente hacer consultas
al respecto.
Para acceder al modulo, haga clic en el vnculo Administracin, en el men
izquierdo. A continuacin se desplegar una pantalla que muestra el men de
el mdulo de administracin:
Ilustracin 131: Opcin

Administracin
Ilustracin 132: Opciones de Administracin
1. Usuarios y perfiles
En esta opcin podr crear, editar y consultar los usuarios del sistema.
Ilustracin 133: Administracin de Usuarios y Perfiles

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1.1. Crear Usuario

Esta opcin permite crear un usuario nuevo en el sistema, con el cual se puede acceder y realizar los
procedimientos necesarios.
Para realizar la creacin de un usuario necesita seguir los siguientes pasos:
a) Seleccione la opcin Usuarios y perfiles y luego Crear Usuario.
b) Seleccione el perfil (si es Jefe o Normal), seleccione la dependencia a la que pertenece e ingrese
los dems datos. Haga clic en continuar.
Ilustracin 134: Creacin de usuario
c) Agregue los permisos al usuario, de acuerdo al perfil, verifique el tem de Asignacin de

Permisos. Haga clic en Grabar.
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Ilustracin 135: Asignacin de Permisos de usuario
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1.2. Editar usuario

Para editar un usuario debe seguir los siguientes pasos
a) Seleccione la opcin Usuarios y perfiles y luego Editar Usuario.
b) Elija una dependencia y de esta forma ver el listado de los usuarios inscritos en ella
Ilustracin 136: Editar usuarios
c) Habilite la opcin al final del nombre del usuario que desea editar y haga clic en Editar
d) Cambie los datos que necesita cambiar en la parte inicial del usuario, de clic en el botn
continuar si necesita cambie los permisos al usuario, dependiendo del perfil o asigne nuevos. A
continuacin, d clic en Grabar.
Sugerencias:
Si va a cambiar un usuario de Normal a jefe o viceversa o si va a pasar un usuario de una

dependencia a otra, el sistema har el cambio manteniendo los radicados en su bandeja.
Si va a in-activar un usuario, el usuario no podr tener documentos en su bandeja.
1.3. Consultar Usuarios

Para ver las propiedades y privilegios de un usuario
a) Seleccione la opcin Usuarios y perfiles y luego Consultar Usuario.
b) Elija una dependencia y de esta forma vera el listado de los usuarios inscritos en ella.
c) Seleccione el usuario al que desea consultar y haga clic en Consultar.
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Ilustracin 137: Consultar usuarios
d) Revise los datos bsicos y los permisos del usuario. Si desea puede ver el Histrico del usuario,
para consultar si ha sido editado despus de su creacin.
Ilustracin 138: Ver Histrico de usuario
Ilustracin 139: Histrico de usuario

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1.4. Asignacin de Permisos

Los usuario se dividen en dos grandes grupos:
Usuarios Jefes: Director, Jefe, Coordinador, Profesional especializado o encargado de cada

rea.
Usuarios Normales: Usuarios de las dependencias funcionarios en general de la entidad y/o

empresa.
Los permisos disponibles para cada usuario se describen a continuacin:
1.4.1. Permisos Generales

Radicacin de Salida
Permite registrar las comunicaciones externas, tales como respuestas o documentos nuevos, que deben
salir de la entidad o empresa, en cumplimiento de las funciones de cada rea. Este permiso se debe
asignar a los usuarios de todas las reas que realicen la generacin de correspondencia para ser enviada
a un destinatario externo.
Los posibles perfiles que se le pueden marcar a los usuarios son los siguientes:
0 - Usuarios que no tienen ningn permiso
1 - Usuarios que solo tienen permiso para ver los radicados
2 - Usuarios que pueden generar radicados pero no verlos
3 - Usuarios que tienen los permisos para ver y crear radicados
Ilustracin 140: Radicacin Salida
Sugerencia:
Todos los usuarios por defecto deben tener el permiso 3, permite ver y crear radicados
correctamente.
Radicacin Interna (Memorandos)
Permite registrar las comunicaciones internas y documentos que sirven de trmite entre diferentes reas.
Se debe asignar a los usuarios que proyecten este tipo de documentos.
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Ilustracin 141: Radicacin Documentos Internos
Sugerencia:
correctamente.
Radicacin de Otros tipos de Radicacin Interna (Circulares, resoluciones, etc)
Permite registrar los actos administrativos u otros tipos de documentos que requieran un consecutivo
especial, siendo divisible en diferentes categoras de acuerdo al tipo de entidad o empresa y a sus tipos
documentales, ej: Resoluciones, circulares, Memorandos, actas, etc.
Ilustracin 142: Comunicacin Interna
Sugerencia:
correctamente.
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Radicacin Masiva de Documentos
Permite generar varias comunicaciones de los tipos de radicacin que requieran una plantilla creada
previamente por el usuario, la cual contiene el mismo texto y sern remitidas a diferentes destinatarios.
Se asigna a los usuarios que requieren generar varios documentos de manera automtica. (El mismo
concepto de combinar correspondencia). El permiso se otorga marcando la caja de chequeo.
Ilustracin 143: Radicacin Masiva
Sugerencia
El sistema solo permite enviar este tipo de correspondencia a personas naturales, empresas o
entidades, pero no permite seleccionar a los usuarios del sistema; para estos casos NO genere el
archivo CSV desde el sistema; use un listado generado con anterioridad y reemplace el campo
*NOMBRE* por el nombre de los usuarios.
Impresin
Permite indicar al sistema que los documentos producidos en cada rea estn listos para ser entregados a
su respectivo destinatario. Este permiso cuenta con tres niveles de asignacin:
0 - No tiene permiso asignado

1 - Puede marcar documentos como impresos generados nicamente en su dependencia.
2 - Puede marcar documentos como impresos generados en todas las dependencias.
Ilustracin 144: Impresin
Sugerencia
Permiso 1: Un encargado por rea.
Permiso 2: Usuarios del rea de gestin documental o archivo y correspondencia.
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Solicitud de Anulaciones
Permite solicitar la anulacin de un radicado cuando existan errores en la radicacin con la respectiva
justificacin. Este permiso debe ser asignado a la persona responsable en cada rea para realizar la
solicitud de la anulacin.
El permiso se otorga marcando la caja de chequeo.
Ilustracin 145: Solicitud de Anulacin
Sugerencia: Se recomienda que este permiso se asigne por lo menos a un encargado por rea.
Usuario Reasigna
Permite que un usuario pueda reasignar radicados a usuarios de otras dependencias sin pasar por su jefe
inmediato. Este permiso se asigna en casos especiales donde exista la autorizacin por parte de su jefe o
en entidades o empresas que por polticas documentales permitan este tipo de re-asignacin.
Ilustracin 146: Usuario Reasigna
Sugerencia: Al aplicar este permiso a un usuario, este no podr solicitar Visto Bueno a su jefe
inmediato sino al jefe de la dependencia.
Estadsticas
Permite generar varios reportes de gestin para los documentos radicados, actuales o digitalizados en un
rea determinada, teniendo en cuenta tres niveles:
0 El usuario solamente podr visualizar las estadsticas de documentos que l mismo haya
realizado.
1 El usuario puede consultar los reportes de todas las personas que pertenecen a la misma
rea.
2 Puede generar reportes de todos los usuarios del sistema ORFEO sin importar en qu
dependencia se encuentren.
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Ilustracin 147: Estadsticas
Sugerencia:
Permiso 1: Jefes de rea o a quien ellos designen.
Permiso 2: Usuarios que por cumplir funciones de control general en la entidad o empresa deban
tener acceso a estos reportes: Alta gerencia, Jefe de Control interno, Jefe de Gestin documental
o a quien se designe.
Usuario Activo
Establece si un usuario est activo o no en el sistema, de tal forma que pueda hacer uso de todos los
beneficios de la herramienta. Cuando un usuario se desactiva, no se permite el ingreso al sistema y por
lo tanto no se le pueden asignar ningn tipo de radicado. El sistema solo permite desactivar usuarios que
no tengan radicados a su cargo.
Se usa cuando un usuario no contina laborando (incapacidad, vacaciones, pensin etc.). Cuando un
usuario est inactivo y necesita utilizar nuevamente el sistema, se debe activar la casilla.
Ilustracin 148: Usuario Activo
Nivel de Seguridad
Este permiso aplica para el mdulo de consultas, el cual permite la visualizacin de los documentos
escaneados y de toda la informacin consignada en el sistema para los radicados registrados.
Este permiso se otorga en cinco niveles, donde los usuarios slo pueden visualizar documentos de
usuarios de igual nivel o menor.
Ilustracin 149: Nivel de Seguridad
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Nivel 1: Usuarios normales.
Nivel 2: Jefes de rea de tercer nivel jerrquico como: Coordinadores, jefes en general.
Nivel 3: Jefes de rea de segundo nivel jerrquico como: Directores, Gerentes, Subgerentes o
Subdirectores.
Nivel 4 y 5: Se asigna a los usuarios que por cumplir funciones de control general en la entidad
o empresa, deban tener acceso al mdulo de consultas: Alta gerencia, Gerente general, Jefe de
Control interno, Jefe de Gestin documental o a quien designe la alta gerencia.
Usuario Nuevo
Indica que el usuario es nuevo y se le solicitar cambio de clave en el momento de ingresar por primera
vez al sistema. Para acceder al sistema deber ingresar el nombre de usuario (LOGIN) creado y
cualquier contrasea. El permiso se otorga marcando la caja de chequeo.
Este permiso se usa adems, en los casos en que los usuarios olvidan su contrasea.
Ilustracin 150: Usuario Nuevo
Puede Archivar Documentos
Este permiso indica cuales usuarios pueden archivar documentos de forma virtual, con la transaccin
(botn) archivar del sistema; significa que el trmite de un documento ha terminado.
Ilustracin 151: Archivar Documentos
Sugerencia: Un encargado por rea cuando el volumen documental sea bajo, de lo contrario, se
evaluar para cada usuario.
Usuario Pblico
Permite que un usuario de una dependencia X, pueda ser visto por otros usuarios de una dependencia Y,
y le puedan reasignar radicados. Con esta opcin, el usuario pblico recibe documentos sin pasar por la
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carpeta del jefe.

Este permiso se asigna en casos especiales donde exista la autorizacin por parte de su jefe o en
entidades o empresas que por polticas documentales permitan este tipo de re asignacin.
Ilustracin 152: Usuario Publico
Creacin de expedientes
Permite que un usuario pueda crear expedientes virtuales en ORFEO. Se otorga en tres niveles:
0 No puede crear expedientes
1 Permiso para crear expedientes virtuales
2 Puede crear expedientes virtuales y cambiar el responsable de un expediente.
Ilustracin 153: Creacin de Expedientes
Sugerencia: Asignar permiso 1 a un encargado por rea.

Notificacin de Citaciones
Permite realizar el registro de la notificacin de una resolucin. Slo aplica en las entidades pblicas o
empresas que emitan resoluciones. Se asigna el permiso a los usuarios que cumplan funciones de
notificaciones. El permiso se otorga marcando la caja de chequeo.
Ilustracin 154: Notificacin de Citaciones
Autenticacin por medio de LDAP
Indica que el ingreso al sistema se realizar con la clave del servidor de autenticacin de la red y/o
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dominio (Active Directory o Lightweight Directory Access Protocol). Se asignar cuando la entidad o
empresa as lo requiera.
Ilustracin 155: Autenticacin LDAP
1.4.2. Permiso Gestin Documental

Usuarios Especiales: Usuarios de gestin documental o archivo y correspondencia
Radicacin de Entrada
Permite registrar las comunicaciones externas recibidas, las cuales ingresen por la ventanilla nica de
radicacin y que deban ser registradas en el sistema, asignndoles el consecutivo correspondiente de
entrada. Este permiso se debe asignar a los usuarios que realizan el proceso de recepcin de documentos
externos.
Ilustracin 156: Radicacin de Entrada
Sugerencia: Todos los usuarios por defecto deben tener el permiso 3, permite ver y crear radicados
correctamente.
Radicacin de Facturas
Permite registrar las facturas recibidas de los diferentes proveedores de la entidad o empresa, las cuales
ingresen por la ventanilla nica de radicacin y que deban ser registradas en el sistema, asignndoles el
consecutivo correspondiente de factura. Este permiso se debe asignar a los usuarios que realizan el
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proceso de recepcin de facturas.

Ilustracin 157: Radicacin de Facturas
Sugerencia: Todos los usuarios por defecto deben tener el permiso 3, permite ver y crear radicados
correctamente.
Digitalizacin de documentos
Permite relacionar cada radicado del sistema con la imagen digitalizada del documento fsico y sus
anexos, los cuales se obtienen a travs de un escner en el sistema SkinaScan o cualquier otro sistema
de digitalizacin. Esto le permitir a los usuarios finales visualizar en pantalla los documentos virtuales
de cualquier comunicacin interna/externa.
Esta opcin tambin permitir a los usuarios de ventanilla de correspondencia acceder a la opcin
ASOCIAR IMAGEN WEB, desde esta opcin el usuario puede Asociar Imgenes a radicados de
entrada, Subir Anexos a radicados existentes, Modificar Imagen a radicados de entrada e imprimir
etiquetas para radicados de entrada.
Este permiso se asignar a las personas que cumplan la funcin de digitalizacin. El permiso se otorga
marcando la caja de chequeo.
Ilustracin 158: Digitalizacin de Documentos
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Administrador de archivo
Permite ingresar al sistema la ubicacin fsica de los documentos que se encuentran custodiados en el
archivo de la entidad o empresa, de acuerdo a las instrucciones dadas por cada rea en el proceso de
expedientes y asignacin de TRD (Tablas de Retencin Documental).
El permiso es asignado a las personas responsables de la ubicacin fsica de los documentos en el rea
de archivo. Se otorga en tres niveles:
1 Puede ingresar al mdulo pero NO puede administrar edificios
2 - Puede ingresar al mdulo y administrar los edificios
Ilustracin 159: Administrador de Archivo
Sugerencia: La ubicacin virtual de los documentos debe coincidir con la ubicacin fsica de los
mismos.
Tablas de Retencin Documental (TRD):
Permite la administracin de las Tablas de Retencin Documental, donde se incluye la parametrizacin y

actualizacin de las series, subseries y tipos documentales asignndoles el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos, as como la asignacin de las TRD para cada rea de la
entidad o empresa y visualizar el listado de las TRD actuales.
El permiso se otorga en tres niveles:
1 El usuario slo puede listar la TRD de su dependencia
2 El usuario puede administrar y listar las TRD de todas las dependencias
Ilustracin 160: Tablas de Retencin Documental
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Sugerencia:
Permiso 1: Todos los usuarios
Permiso 2: Administrador de gestin documental o responsable de TRD de la entidad o empresa
Prstamo de documentos
Permite el registro y control del prstamo de los documentos fsicos, a cualquier usuario de la entidad o
empresa para una consulta temporal. El usuario final previamente debi realizar la solicitud, para que el
sistema registre posteriormente su prstamo y devolucin.
El permiso se asignar al usuario con autorizacin para realizar el prstamo de los documentos.
Ilustracin 161: Prestamos de Documentos
Modificacin
Permite realizar modificaciones a la informacin general de los radicados, sin importar en qu usuario y
rea se encuentre. Se asigna este permiso al administrador de gestin documental o a la persona
responsable de hacer correcciones a los datos grabados en cada registro.
Envos de correo
Permite realizar el registro de envo de los radicados, tanto para los documentos que se entregan a las
diferentes agencias de correo para su reparto como para aquellos que se deben enviar internamente. En
este mdulo, tambin se registran las devoluciones de documentos que no llegaron a su destino por
diferentes causas y para realizar los reportes correspondientes a los envos y las devoluciones.
Este permiso ser asignado a los usuarios que realicen el despacho de correspondencia.
Ilustracin 162: Envos de Correo
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Devoluciones de correo
Permite ver los radicados que han sido devueltos a cada rea por la agencia de correo y que deben ser
revisados en sus datos de envo, para determinar si se realiza nuevamente el envo o no.
Este permiso se asigna a la persona responsable en cada rea de realizar la revisin de la
correspondencia devuelta.
Ilustracin 163: Devoluciones de Correo
Anulaciones
Permite generar el acta de anulacin de los radicados solicitados por cada rea, con la justificacin
realizada por cada usuario y el sustento legal para el proceso de anulacin.
Se asigna este permiso al administrador de gestin documental o jefe de archivo y correspondencia.
Ilustracin 164: Anulaciones
Borrar Anexos .tif
Permite que un usuario pueda borrar los documentos que han sido digitalizados y enviados como anexos
a un radicado principal. Se asignar este permiso con especial cuidado, a los usuarios digitalizadores o
al administrador documental.
Ilustracin 165: Borrar Anexos .tif
Tipificar Anexos .tif
Permite la tipificacin de los anexos digitalizados en la pestaa documentos del sistema. Por defecto, el
sistema le asigna este permiso a los usuarios con permiso de digitalizacin.
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1.4.3. Permisos de administracin del sistema

Administrador del sistema
Permite realizar la parametrizacin y administracin de: usuarios, dependencias, Municipios,

Departamentos, Pases, Medios de envos, Contactos, Entidades o empresas, etc. y las dems tablas que
permitan el correcto funcionamiento del aplicativo. Se asigna a las personas responsables de la
parametrizacin y administracin del sistema y/o administrador documental.
Permite la administracin de los flujos de trabajo de tal forma que el usuario tenga acceso para crearlos
y modificarlos.
Ilustracin 166: Editor de Flujos
2. Dependencias
Use esta opcin para Listar, Agregar, Modificar o Eliminar dependencias.
Ilustracin 167: Administrador de dependencias
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2.1. Listado de Dependencias

En este listado se muestran todas las dependencias creadas con sus respectivos cdigos, siglas y si estn
activos o inactivos
Al hacer clic sobre esta opcin, se muestra una ventana emergente con los nombres de las dependencias
creadas en el sistema. El estado muestra 1 para activas y 0 para desactivadas.
Ilustracin 168: Listado de Dependencias
2.2. Agregar Dependencia

Esto se utiliza cuando en la empresa y/o entidad se crea una nueva dependencia y aun no se ha ingresado
al sistema, de esta forma se puede asociar a los funcionarios correspondientes a la dependencia.
Para agregar una dependencia realice los siguientes pasos:
a) Ingrese todos los datos en los espacios vacos: Cdigo, Nombre, Estado, ubicacin, dependencia
padre y dependencia territorial son obligatorios.
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Ilustracin 169: Creacin de Dependencia
b) En la pestaa Consecutivos, seleccione la dependencia desde la cual se tomar el consecutivo.
Ilustracin 170: Consecutivos de las dependencias
c) Haga clic en el botn Agregar Y el sistema le indicar si la creacin tuvo xito.

Sugerencia: Se recomienda que todas las dependencias tomen el consecutivo de una nica dependencia,
de tal forma que los consecutivos no se repitan.
2.3. Modificar Dependencia

Esto se utiliza cuando en la empresa y/o entidad se necesita modificar la informacin bsica de una
dependencia ya existente en el sistema o cuando se necesita in activar una dependencia por que ya no
existe.
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Para modificar una dependencia se deben realizar los siguientes pasos:

a) Seleccione la dependencia que desea modificar.
Ilustracin 171: Lista de dependencias
b) Cambie los datos que desea modificar; haga clic en el botn Modificar.
c) El sistema le confirmar si tuvo xito en la modificacin.
3. Das no hbiles
Esta opcin es para ingresar directamente en el sistema los das festivos y los das no laborales de esta
forma el sistema toca de forma correcta los das en los que se laboran.
El proceso se que se debe realizar es el siguiente:
a) Seleccionar la fecha
b) Seleccionar el ao en el campo del Filtro
c) Por ultimo clic en el botn de Agregar.
Ilustracin 172: Dais No Hbiles
Sugerencia: Debe aparecer la nueva fecha en el campo Fechas registradas y un mensaje notificando
que : Se agreg correctamente el registro.
4. Envo de correspondencia
Esta opcin se utiliza para registrar la forma o el medio por el cual se va a realizar el envo de
correspondencias es decir documentos, radicados, formatos, etc.
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Ilustracin 173: Administracin de formas de envos
4.1. Agregar Forma de Envo

Para realizar la opcin de agregar una forma de envo se necesita realizar los siguientes pasos:
a) En el campo ID coloque un cdigo diferente a los ya existentes.
b) En el NOMBRE ingrese el nombre de la forma.
c) Seleccione activa =SI
d) Seleccione una opcin para generar planilla si-no.
e) Clic en el botn Agregar.
4.2. Eliminar una forma de Envo

Para realizar la opcin de eliminar una forma de envo se necesita realizar los siguientes pasos:
a) Selecciones la forma de envo.
b) Clic en el botn eliminar.
5. Tablas sencillas
Las tablas sencillas permiten administrar en el sistema motivos por el cual un documento puede ser
devuelto.
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Ilustracin 174: Administracin de tablas sencillas
5.1. Listado de Tablas

Para listar todo los tipos de tablas sencilla debe realizar los siguientes pasos:
Al hacer clic sobre esta opcin, se abrir una ventana emergente con los nombres de los motivos creados
en el sistema.
Ilustracin 175: Listado Tablas Sencillas
5.2. Agregar Tabla

Para agregar un nuevo motivo de devolucin
a) ingrese todos los datos en los espacios vacos: Cdigo, Nombre.
b) Haga clic en el botn Agregar.
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Ilustracin 176: Creacin Tabla Sencilla
c) El sistema le indicar si la creacin tuvo xito.
5.3. Modificar Tabla

Para modificar un motivo de devolucin
a) Seleccione el motivo que desea modificar, de la lista desplegable.
b) Cambie los datos que desea modificar; haga clic en el botn Modificar.
Ilustracin 177: Modificacin Tabla Sencilla
5.4. Eliminar Tabla

Para eliminar un motivo de devolucin
a) Seleccione el motivo que desea eliminar, de la lista desplegable.
b) Haga clic en el botn eliminar.
c) Tenga en cuenta que el motivo no podr tener ninguna devolucin activa.
d) El sistema le confirmar si tuvo xito en la eliminacin.
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6. Tipos de radicacin
Los tipos de radicacin permiten al sistema generar los diferentes procesos de radicacin, es decir un
tipo de tramite realizado.
Ilustracin 178: Administracin de tipos de radicados
6.1. Listado de Tipos de radicacin

Al hacer clic sobre esta opcin, se abrir una ventana emergente con los nombres de los tipos de
radicados creados en el sistema.
Ilustracin 179: Listado Tipos de Radicados
6.2. Agregar Tipos de radicacin

Para agregar un nuevo tipo de radicado debe seguir los siguientes pasos:
a) seleccione el cdigo que desea ingresar y digite el Nombre del T.R y seleccione si el radicado
requiere plantilla.
b) Haga clic en el botn Agregar.
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Ilustracin 180: Agregar Tipo de Radicado
c) El sistema le indicar si la creacin tuvo xito.
6.3. Modificar Tipos de radicacin

Para modificar un tipo de radicado debe seguir los siguientes pasos:
a) Seleccione el tipo de radicado que desea modificar, haciendo clic en el radio de chequeo.
b) Cambie los datos que desea modificar y haga clic en el botn Modificar al finalizar.
Ilustracin 181: Modificacin Tipos de Radicados
6.4. Eliminar Tipos de radicacin

Para eliminar un tipo de radicado debe seguir los siguientes pasos:
a) Seleccione el tipo de radicado que desea eliminar.
b) Haga clic en el botn eliminar.
c) Tenga en cuenta que el tipo de radicado no podr tener ningn documento radicado.
d) El sistema le confirmar si tuvo xito en la eliminacin.
7. Pases
Use esta opcin para Listar, Agregar, Modificar o Eliminar pases.
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Ilustracin 182: Administrador de Pases
7.1. Listar Pases

Seleccione un Continente y haga clic en Listado Y se abrir una ventana emergente con el listado de los
pases pertenecientes al continente seleccionado.
Ilustracin 183: Listado de Pases
Si no escoge ningn continente, aparecer el listado de todos los pases en los continentes existentes en
la base de datos.
7.2. Agregar Pas

Para agregar pases en el sistema debe seguir los siguientes pasos:
a) Seleccione un continente. Ingrese el cdigo y el nombre del pas que desea agregar.
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Ilustracin 184: Agregar Pas
b) Haga clic en Agregar para finalizar.
7.3. Modificar Pas

Para modificar pases en el sistema debe seguir los siguientes pasos:
a) Seleccione primero un continente y luego un pas. Modifique el nombre o cdigo del mismo.
Ilustracin 185: Modificar Pas
b) Haga clic en Modificar cuando finalice.
7.4. Eliminar Pas

Para eliminar pases en el sistema debe seguir los siguientes pasos:
a) Seleccione un continente y pas.
b) Haga clic en Eliminar. Al hacer esto, eliminar de forma automtica los departamentos que
pertenecen al pas.
c) Tenga en cuenta que no podr eliminar pases a los cuales haya enviado correspondencia, por el
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modulo de envos.
8. Departamentos
Acceda a esta opcin para Listar, Agregar, Modificar o Eliminar Departamentos.
Ilustracin 186: Administrador de Departamentos
8.1. Listar Departamento

Seleccione un Continente y un pas. Haga clic en Listado y se abrir una ventana emergente con el
listado de los departamentos pertenecientes al pas seleccionado.
Ilustracin 187: Listado de Departamentos
Si no escoge ningn pas o ningn continente, aparecer el listado de todos los departamentos en los
pases existentes en la base de datos.
8.2. Agregar Departamento

Para agregar departamento en el sistema debe seguir los siguientes pasos:
a) Seleccione un continente y un pas. Ingrese el cdigo y el nombre del departamento que desea
agregar.
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Ilustracin 188: Agregar Departamento
b) Haga clic en Agregar cuando haya finalizado.
8.3. Modificar Departamento

Para modificar departamento en el sistema debe seguir los siguientes pasos:
a) Seleccione un continente y un pas. Seleccione un departamento y modifique el nombre o cdigo
del mismo.
Ilustracin 189: Modificar Departamentos
b) Haga clic en Modificar.
8.4. Eliminar Departamento

Para eliminar departamento en el sistema debe seguir los siguientes pasos:
a) Seleccione un continente y un pas.
b) Seleccione un departamento.
c) Haga clic en Eliminar. Al hacer esto, eliminar de forma automtica los municipios que
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pertenecen al departamento.
d) Tenga en cuenta que no podr eliminar departamentos a los cuales haya enviado
correspondencia, por el modulo de envos.
9. Municipios
Se pueden listar, agregar, modificar y borrar los municipios que estn inscritos en el sistema. Adems se
podr homologar los precios de envo con otra ciudad, para la cual ya se han asignado.
Ilustracin 190: Administrador de Municipios
9.1. Agregar Municipio

Para agregar municipios realice las siguientes pasos:
a) Seleccione continente, pas, departamento
b) Ingrese el cdigo y el nombre del municipio
c) Seleccione la ciudad correspondiente.
9.2. Modificar Municipio

Para modificar municipio en el sistema debe seguir los siguientes pasos:
a) Seleccione un continente y un pas. Seleccione un departamento y modifique el nombre o cdigo
del mismo.
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Ilustracin 191: Modificar Departamentos
9.3. Eliminar Municipio

Para eliminar municipio en el sistema debe seguir los siguientes pasos:
e) Seleccione un continente y un pas.
f) Seleccione un departamento.
g) Haga clic en Eliminar. Al hacer esto, eliminar de forma automtica los municipios que
pertenecen al departamento.
h) Tenga en cuenta que no podr eliminar departamentos a los cuales haya enviado
correspondencia, por el mdulo de envos.
10. Tarifas
Permite asignar los valores de precios y pesos en una forma de envo, es decir el valor que cobra cada
entidad de envo correspondiente al peso que se cargue o enve. Por defecto, el sistema tiene 9 formas
de envo: Certificado, Servientrega , Entrega personal, fax, Postexpress, Correo electrnico, Correo
normal, Certificado con acuse.
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Ilustracin 192: Administrador de Tarifas
10.1. Listar Tarifas

a) Seleccione una forma de envo. Haga clic en Listado y se abrir una ventana emergente con el
listado de las tarifas pertenecientes a la forma de envo seleccionada.
Ilustracin 193: Listado de Tarifas
b) Si no escoge ninguna forma de envo, aparecer el listado general de todas las tarifas.
10.2. Agregar Tarifa

Para agregar una tarifa en el sistema debe realizar los siguientes pasos:
a) Seleccione una forma de envo y una localizacin. Ingrese los valores para cdigo, peso,
descripcin, y valor de envo para la tarifa que desea agregar.
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Ilustracin 194: Agregar Tarifa
b) Haga clic en Agregar.
10.3. Modificar Tarifa

Para modificar una tarifa se deben realizar los siguientes pasos:
a) Seleccione una forma de envo y una localizacin. Seleccione una tarifa y Modifique los valores
de la misma.
Ilustracin 195: Modificar Tarifa
b) Haga clic en Modificar cuando haya terminado.
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10.4. Eliminar Tarifa

a) Seleccione una forma de envo y una localizacin
b) Seleccione una tarifa.
c) Haga clic en Eliminar.
d) Tenga en cuenta que no podr eliminar tarifas las cuales hayan sido usadas en algn envo de
correspondencia, por el modulo de envos.
Sugerencia: En cualquiera de ellos, se debe crear al menos una tarifa para que pueda ser utilizado.
11. Contactos
En el mdulo de administracin de contactos, se podrn agregar contactos a Entidades u otras
empresas, es decir, a una empresa o entidad, se pueden agregar las personas que trabajan all como
contactos.
Las entidades, pueden ser ingresadas en el modulo de Administracin de Entidades. Para este mdulo se
tienen las opciones de: Listar, Agregar, Modificar y Eliminar.
Ilustracin 196: Administrador de Contactos
11.1. Listar Contactos

Seleccione Tipo de contacto y la empresa. Haga clic en Listado y se abrir una ventana emergente con el
listado de las empresas.
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Ilustracin 197: Listado de Contactos
Si no escoge ningn tipo de contacto, aparecer el listado general de todas las empresas.
11.2. Agregar Contacto

Para agregar un contacto debe realizar los siguientes pasos:
a) Seleccione un Tipo de contacto y la empresa. Ingrese los valores para cargo, Nombre y telfono
de contacto.
Ilustracin 198: Agregar Contacto
11.3. Modificar Contacto

Para modificar un contacto debe realizar los siguientes pasos:
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a) Seleccione un Tipo de contacto y la empresa. Seleccione un contacto. Modifique los valores

deseados.
Ilustracin 199: Modificar Contacto
11.4. Eliminar Contacto

Para eliminar un contacto debe realizar los siguientes pasos:
a) Seleccione un Tipo de contacto y la empresa.
b) Seleccione un contacto.
c) Haga clic en Eliminar.
d) Tenga en cuenta que no podr eliminar contactos los cuales hayan sido usados en alguna
radicacin.
12. Terceros
Para cada empresa o entidad se debe parametrizar el remitente de tipo tercero (proveedor) de acuerdo a
sus necesidades.
Estos remitentes se pueden crear, editar o eliminar. En este caso, se encuentran, cuatro botones que
realizan las operaciones de Listar, agregar, modificar y eliminar.
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Ilustracin 200: Administracin de tipo tercero
12.1. Listar Tercero

Haga clic en Listado. Se abrir una ventana emergente con el listado de los terceros (proveedores)
inscritos en la base de datos.
Ilustracin 201: Listado de Terceros
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12.2. Agregar Tercero

Para agregar un tercero debe seguir los siguientes pasos:
a) Ingrese los valores para NUIR, NIT, sigla, Nombre, telfono, direccin completa y representante
legal de la entidad. Estos datos son obligatorios.
Ilustracin 202: Agregar Tercero
12.3. Modificar Tercero

Para modificar un tercero debe realizar los siguientes pasos:
a) Para modificar un tercero, debe escribir el nombre en el campo correspondiente y el sistema le
ira mostrando los terceros que tenga las palabras que ha ingresado.
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Ilustracin 203: Bsqueda de Tercero
b) Seleccione un tercero. Modifique los valores deseados.
Ilustracin 204: Modificar Tercero
c) Haga clic en Modificar.
12.4. Eliminar Tercero

Para eliminar un tercero debe realizar los siguientes pasos:
a) Seleccione un tercero
b) Haga clic en Eliminar.
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c) Tenga en cuenta que no podr eliminar terceros los cuales hayan sido usados en alguna
radicacin.
13. Seguridad de dependencias

Permite restringir el mdulo de consultas, de tal manera que, los documentos que se encuentran
actualmente en las dependencias seleccionadas, solo podrn ser vistos por los usuarios de dichas
dependencias.
13.1. Restringir Mdulo de consultas

Para restringir el modulo de consultar debe realizar los siguientes pasos:
a) Seleccione la dependencia que desea modificar
Ilustracin 205: Seguridad de Dependencia
b) Active la caja de chequeo si desea restringir o desactivarla en caso contrario

c) Haga clic en Actualizar
Sugerencia: selo para restringir documentos de la alta gerencia u otras como Talento Humano y/o
Control Interno.
14. Migracin
Esto se utiliza en el sistema para actualizar los terceros, clientes y empresas en el sistema y de esta
forma tener toda la informacin correcta y cargada en el sistema
14.1. Construir CSV

Para construir un csv debe realizar los siguientes pasos:
a) Seleccionar el ao de radicacin, el tipo de radicacin que desea, la dependencia a la cual se
cargaran los archivos, si desea que el consecutivo sea automtico o usted ingresara el nmero en
el archivo plano.
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Ilustracin 206: Ejemplo de archivo plano
b) Una vez haya diligenciado el archivo plano, ingrese nuevamente al mdulo de administracin y
seleccione la opcin Migracin.
c) Ingrese al botn examinar y seleccione el archivo csv y contine a dar en el botn cargar.
Ilustracin 207: Migracin de imgenes
d) El sistema le informar si el cargue fue exitoso o si se presentaron errores.
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Administracin de Plantillas de Radicacin

Las plantillas son formatos establecidos para elaborar las comunicaciones oficiales de la compaa. Estas
plantillas se realizan con el propsito de reflejar una adecuada imagen corporativa y estandarizar la
forma de elaborar las comunicaciones oficiales, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes
para el efecto.
1. Recomendaciones para la elaboracin de plantillas

Al elaborar las plantillas deben tenerse en cuenta los siguientes puntos:
a) Instalar la fuente de cdigo de barras Code3of9 en todos los equipos de los usuarios que van a
elaborar y visualizar documentos, las plantillas deben ser creadas en extensin de archivo
.DOCX o .ODT
b) La leyenda de pie de pgina debe contener, la direccin, el nmero del conmutador, el nmero de
fax institucional, la direccin de la pgina web y la direccin del correo electrnico de la
entidad.1
c) Las plantillas deben contener los campos de combinacin como el nmero de radicado y la
fecha: se reconocen porque sus nombres se encuentran escritos entre asteriscos (*).
d) Los tipos de radicacin que no corresponden a tramites que ingresan a la entidad (Entrada y
Factura) no requieren de plantillas para elaborar documentos.
e) Las plantillas se deben crear sin contenido, solo deben incluir los campos de combinacin
requeridos. Estos permiten que el sistema inserte de manera automtica los datos
correspondientes, a continuacin se listan los campos de combinacin:
Campo
Descripcin
**RAD_S**
Nmero de radicado para cdigo de barras (La fuente debe ser

Code3of9)
*RAD_S*
Numero de radicado
*F_RAD_S*
Fecha en que asigna radiacin al documento
*NOM_R*
Nombre del remitente
*DIGNATARIO* Nombre del Dignatario

*DIR_R*
Direccin de Remitente
*MPIO_R*
Municipio de Remitente
DEPTO_R*
Departamento de Remitente
1 Art 14 Acuerdo 060 de 2001, AGN

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Campo
Descripcin
*ASUNTO*
Asunto del radicado
*RAD_E*
Nmero de radicado de entrada. (Se usa en la plantilla de

comunicacin externa de respuesta, en esta campos el sistema
muestra el nmero del radicado de entrada al que se esta
generando la respuesta)
2. Instrucciones para administrar plantillas en Orfeo

Para administrar las plantillas en el sistema Orfeo SGD se pueden realizar las siguientes labores
2.1. Cargar una nueva plantilla

Para cargar una plantilla en el sistema debe realizar los siguientes pasos:
a) Ingrese a la herramienta
b) Seleccione el botn AYUDA
Ilustracin 208: Opcin Ayuda
c) Seleccione la opcin Plantillas
Ilustracin 209: Directorio
d) Seleccione el icono SUBIR
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Ilustracin 210: Men de Plantillas
e) Seleccionar plantilla que se desea cargar
Ilustracin 211: Cargar Plantilla
f) Seleccione botn Examinar, busque la plantilla y seleccione el botn Abrir
Ilustracin 212: Seleccionar Plantilla
g) Verifique que la plantilla quedo cargada correctamente en el listado de plantillas que se muestra.
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Ilustracin 213: Listado de Plantillas Cargadas
h) En caso de que desee eliminar una plantilla, seleccione la plantilla y en la parte superior se
encuentra la opcin de eliminar.
Ilustracin 214: Eliminar Plantilla
i) Seleccione el botn Aceptar si esta seguro de borrar la imagen, de lo contrario seleccione el

botn Cancelar
Ilustracin 215: Mensaje de Confirmacin
j) Verifique en la lista de plantillas cargadas que la plantilla eliminada no aparezca en la lista

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k) Cuando se descargue la plantilla se mostrar de la siguiente forma.
Ilustracin 216: Formato de Plantilla
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Tablas de Retencin Documental - TRDs

1. Contexto legal
De acuerdo con la ley 524 de 2000 establecida por el Archivo General de la Nacin, donde indica que:
"Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el
uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos
de archivo."
La elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental es una labor que, como la norma lo
indica, todas las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas deben llevar a cabo y que
se recomienda implementar tambin en cualquier otra organizacin, sin importar su naturaleza orgnicafuncional.
En el Sistema de Gestin Documental - ORFEO, se realiza la aplicacin de las tablas de retencin
documental asignando la respectiva identificacin a cada radicado generado en el sistema, teniendo en
cuenta la Serie, Subserie y Tipo documental al que pertenece, de tal manera que pueda ser clasificado en
el rea de archivo.
El rea de archivo es la encargada de asignar las Series, Subseries y Tipos Documentales a cada
dependencia en el sistema ORFEO, de acuerdo con la funcin que realiza cada una de ellas. Este
mdulo le permite al usuario, la parametrizacin de las Tablas de Retencin Documental para cada
dependencia, de tal forma que el usuario podr aplicar la tipificacin a los documentos y alimentar su
archivo de gestin de una forma estandarizada y organizada, tanto de forma virtual como fsica.
Todos los radicados que se generen dentro del sistema, sin importar el tipo de radicacin, debern ser
clasificados en su Tabla de Retencin Documental respectiva. Si esta operacin no es realizada, no se
podr dar como finalizado un documento, es decir no se podr Archivar, lo que convierte a este mdulo
en la columna vertebral del Sistema de Gestin Documental y de Procesos ORFEO.
Este mdulo y su parametrizacin, son de vital importancia para el inicio en produccin del sistema.
2. Tablas de Retencin Documental

Ingrese al mdulo de Tablas de retencin documental. El sistema emitir una ventana como la siguiente:
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Ilustracin 217: Modulo

de TRD
Ilustracin 218: Opciones del mdulo de TRD
3. Parametrizacin de Tablas de Retencin Documental

La parametrizacin se debe realizar en el siguiente orden:
a) Inserte los Tipos Documentales
b) Inserte las Series
c) Inserte las Subseries
d) Cree la matriz de relacin (TRD especifica de cada dependencia)
Adicionalmente, en este mdulo puede modificar la TRD que ha parametrizado para alguna dependencia
y generar un listado de las mismas.
3.1. Tipos documentales

Ingrese al modulo de TRD y seleccione la opcin Tipos documentales. Se presenta la siguiente pantalla
Ilustracin 219: Tipos Documentales
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3.1.1. Ingresar Tipologas

Para ingresar tipologas:
a) Ingrese Descripcin, termino tramite: Tiempo (das) de tramite de la Tipologa
b) Seleccione el tipo de documento: Tipo de radicacin para aplicar la Tipologa (Entrada, salida,
actas, etc.), haga clic en la caja de chequeo.
c) Haga clic en el botn Insertar. El sistema le informar si la insercin fue exitosa y el registro se
agregar en la parte inferior de la pantalla.
Ilustracin 220: Tipologa ingresada correctamente
d) El sistema le asignar un cdigo a la tipologa que acab de ingresar. Realice este proceso hasta
ingresar todas las Tipologas documentales faltantes en su entidad.
3.1.2. Modificar Tipologas

Para modificar tipologas proceda a ejecutar los siguientes pasos:
a) Haga clic en el botn Modificar.
Ilustracin 221: Modificar Tipologas
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b) Modifique los siguientes datos: Cdigo, Descripcin, Seleccione el tipo de documento, haga clic
en la caja de chequeo.
c) Haga clic en el botn Grabar Modificacin.
3.1.3. Buscar Tipologas

Para buscar tipologas
a) Ingrese una palabra contenida dentro del nombre de la tipologa en el campo Descripcin
b) Haga Clic en el botn Buscar.
Ilustracin 222: Bsqueda de tipologa
c) El sistema le mostrar en el resultado de la bsqueda, las tipologas que contienen la palabra

ingresada.
3.2. Series Documentales

Ingrese al mdulo de TRD y seleccione la opcin Series.
3.2.1. Ingresar series

a) Ingrese los datos: Cdigo, Descripcin, Fecha desde hasta
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Ilustracin 223: Insercin de series documentales
b) Una vez haya ingresado los datos haga clic en el botn ingresar.
c) El sistema le informar si la insercin fue exitosa y el registro se agregar en la parte inferior de
la pantalla. Realice este proceso hasta ingresar todas las series documentales de su entidad.
Ilustracin 224: Serie insertada correctamente
3.2.2. Modificar series

Para modificar una serie modifique los siguientes datos Cdigo, Descripcin, Fecha desde y Fecha hasta
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Ilustracin 225: Modificar series
Luego presione el clic sobre el botn Modificar.
3.2.3. Buscar series

a) Ingrese una palabra contenida dentro del nombre de la serie en el campo Descripcin
b) Haga Clic en el botn Buscar
Ilustracin 226: Bsqueda de serie
c) El sistema le mostrar en el resultado de la bsqueda, las series que contienen la palabra

ingresada.
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3.3. Subseries Documentales

Ingrese al mdulo TRD y seleccione la opcin Subseries.
Ilustracin 227:
Subserie
3.3.1. Ingresar Subseries
Ingrese los datos de acuerdo con las opciones presentadas en el formulario
Ilustracin 228: Subseries documentales
Una vez haya ingresado los datos haga clic en el botn ingresar.
El sistema le informar si la insercin fue exitosa y el registro se agregar en la parte inferior de la
pantalla.
Realice este proceso hasta ingresar todas las Subseries documentales de su entidad.
Ilustracin 229: Subseries ingresadas al sistema

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Ilustracin 230: Subseries ingresadas al sistema
3.3.2. Modificacin Subseries

Para modificar una Subserie realice los siguientes pasos:
a) Seleccione la serie
b) Digite el cdigo de la Subserie que desea modificar
c) Haga clic en el botn Modificar
Ilustracin 231: Modificacin Subseries
d) Haga clic en el botn Grabar Modificacin. El sistema le informar si la modificacin tuvo xito.
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3.3.3. Buscar Subserie

a) Seleccione una serie documental
b) Ingrese una palabra en el campo descripcin para hacer la consulta
c) Presione el botn Buscar.
d) nicamente se puede consultar si selecciona una serie.
Ilustracin 232: Buscar Subserie
3.4. Matriz de Relacin

Luego de insertar las Series, las Subseries y los Tipos Documentales, el usuario
debe asignar las Tablas de Retencin Documental a cada dependencia.
Ingrese al modulo de TRD y haga Clic en la opcin Matriz Relacin.
Ilustracin 233:
Matriz de Relacin
3.4.1. Crear Matriz Relacin

Para crear una matriz, realice los siguientes pasos:
a) Seleccione una dependencia
b) Seleccione una serie
c) Seleccione una Subserie: El listado vara de acuerdo a la serie seleccionada.
d) Seleccione un tipo de soporte: Papel o electrnico
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Ilustracin 234: Matriz de relacin de TRD
e) Haga clic en la caja de chequeo del tipo documental que va a asignar.

f) Haga clic en el botn Actualizar.
El sistema le indicar si la asignacin de la matriz fue exitosa, actualizando la pgina y agregando un
registro en los documentos asignados a estos parmetros, como se observa en la figura.
Ilustracin 235: Matriz asignada correctamente.
Realice este procedimiento para cada TRD, de cada dependencia.

Para que la asignacin realizada pueda ser vista por el usuario, asegrese de lo siguiente:
Las fechas de vigencia de las Series y Subseries es mayor a la fecha actual. (Puntos 1 y 2 de este
manual)
La Tipologa Documental esta asignada para el tipo de radicado que esta usando (Entrada,
Salida, etc.) (Punto 3 de este manual)
Genere el listado de las TRD asignadas al rea que esta buscando. (Punto 6 de este manual).
3.4.2. Modificacin TRD rea

En los casos de modificacin de las Tablas de Retencin Documental para alguna dependencia,
especialmente para desactivar alguna tipologa, Serie o Subserie
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Use esta opcin ingresando por el modulo de TRD Modificacin

TRD rea.
Para activar o desactivar ingrese a Modificacin TRD, debe
seleccionar dependencia, serie, subserie, tipo documental.
Ilustracin 236: Modificacin

TRD rea
Ilustracin 237: Modificacin TRD rea
3.4.3. Activar TRD

La activacin es til, en los casos en que se ha desactivado alguna TRD con anterioridad y se desea
reactivarla. Cuando haya seleccionado los datos necesarios, haga Clic en el botn Activar.
3.4.4. Desactivar TRD

La desactivacin es til, en los casos que se ha cometido un error en la asignacin de la matriz, o
cuando la TRD asignada pierde vigencia para esa dependencia. Cuando haya seleccionado los datos
necesarios, haga Clic en el botn desactivar.
3.5. Listado Tablas de Retencin Documental

Esta opcin le servir para verificar la matriz de TRD asignada a una o todas las dependencias. Ingrese
al modulo de TRD y haga clic en Listado Tablas de Retencin Documental.
Ilustracin 238: Listado de TRD asignadas.
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3.5.1. Listado de todas las reas

Si desea generar el listado para todas las reas, deje la opcin predeterminada TODAS LAS
DEPENDENCIAS y haga clic sobre el botn Generar Informe PDF.
En este caso, el sistema empieza a mostrar desde la dependencia 100 hasta el ltimo cdigo creado en
la parametrizacin de dependencias.
Ilustracin 239: Listado para todas las dependencias
3.5.2. Listado para una sola dependencia

Para generar el listado de un rea especfica, seleccinala del listado y haga Clic sobre el botn Generar
Informe.
En este caso, el cdigo de la dependencia seleccionado es igual al cdigo de la columna D del listado.
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Ilustracin 240: Listado para un rea especifica
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Flujos de Proceso
Por medio de este mdulo, se pueden crear y editar los flujos de proceso, dichos flujos deben estar
ligados a un conjunto serie/subserie.
Por ejemplo: Proceso Identificacin de la Necesidad y Elaboracin del requerimiento de la empresa.
IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DEL REQUERIMIENTO
Dependencia con Necesidad
Direccin Administrativa
Pre requisito
Requerimiento Necesidad
1
Identificar la necesidad
3
Consolidar los requerimientos de las
dependencias
2
Elaborar el requerimiento y
enviarlo a la Direccin
Administrativa
4
Verificar el stock respectivo
5
Verificar que cada requerimiento este
contemplado en el plan de compras,
para solicitar el inicio del proceso de
seleccin
Dar tramite a la Direccin

Apoyo Logstico o Contratacin
segn corresponda
Ilustracin 241: Flujo de Proceso
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1. Proceso pertenece a la serie: Planes Y Programas
1.1. Subserie: Programa Anual

Suministros, Materiales Y Equipos
De
Compras
De
Para la creacin de este flujograma en Orfeo, es posible seleccionar dos

opciones:
Modo Manual: Crear el Proceso y editarlo
Modo grfico: Crear el flujo y guardar el proceso.
Ilustracin 242: Mdulo de

edicin de Flujos
1.2. Crear flujo de modo manual

Ingrese al mdulo de Editor de Flujos.
1.3. Creacin del Proceso

a) Seleccione la opcin Crear Proceso.
Ilustracin 243: Crear Proceso
b) A continuacin seleccione la serie, la subserie e ingrese el nombre del proceso
Ilustracin 244: Ventana de creacin de proceso
c) Haga Clic en el botn Crear.
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1.4. Edicin del flujo

Para editar un flujo documental siga los pasos a continuacin:
a) Ingrese al mdulo de Editor de Flujos y seleccione 3. Editar Flujo
Ilustracin 245: Editar Flujo
b) Seleccione el proceso que creo en el paso anterior y haga Clic en Continuar.
Ilustracin 246: Seleccionar Proceso
c) A continuacin ingrese el nombre de las etapas, y su duracin.

d) Realice este paso para todas las etapas. El sistema le informar si la creacin fue exitosa.
Ilustracin 247: Adicin de etapas
e) Cuando haya adicionado todas las etapas, ingrese las conexiones entre las etapas (Flechas en el
flujograma).
f) Para esto, haga Clic en el smbolo (+) dentro de la etapa. Segn el ejemplo, cuando haya creado
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el inicio del proceso (Prerequisito, Requerimiento, Necesidad) y la etapa (identificar necesidad).

g) Haga Clic en Crear (+) en el inicio para crear la conexin hacia la siguiente etapa.
Ilustracin 248: Crear conexin
Las conexiones deben ser creadas ingresando los siguientes datos:
Etapa inicial y Final
Descripcin de la conexin (entre la etapa inicial y etapa final)
Duracin mnima y mxima
Tipo de radicado
Automtico
Tipificacin
Serie y Subserie
Tipo de documento
Las conexiones automticas pueden ir acompaadas de una tipificacin (TRD) y un tipo de radicacin,
es decir, cuando se incluya un documento con el tipo de radicado y la tipificacin especificada, el flujo
pasara a la etapa siguiente.
Esta automatizacin es til en los procesos de contratacin cuando hay un lista de chequeo de
documentacin especifica
Ejemplo, para pasar a la etapa Pago del contratista se necesita el informe de gestin del contratista, el
cual es un documento de entrada con tipificacin Informe/Informes de gestin/informe, cuando este
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documento sea incluido en el expediente, el flujo pasar a la etapa de pago.

Para el flujograma de la pagina 1 de este capitulo, la conexin se debe crear como se muestra a
continuacin
a) Haga Clic en crear cuando haya ingresado los datos.
Ilustracin 249: Creacin de conexin para flujograma
b) Repita el paso anterior para la creacin de todas las conexiones.

c) Una vez haya terminada la creacin de las conexiones.
d) Haga Clic en el botn cerrar. El flujograma en Orfeo.
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Ilustracin 250: Pantalla de creacin de flujo terminado
1.5. Crear flujo de Modo Grfico

Para crear un flujo realice los siguientes pasos:
a) Ingrese al modulo de Editor de flujos y seleccione 2. Crear Flujo.
Ilustracin 251: Crear Flujo
b) Clic derecho en el rea de Dibujo y seleccionar "Adicionar Etapa" o haciendo Clic en el botn
Ilustracin 252: Adicionar etapa
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c) El sistema abrir una ventana emergente donde debe ingresar:
Ilustracin 253: Ingreso de datos para la adicin

de etapa
d) Si es necesario se puede ingresar el trmino de la etapa en das, de lo contrario el trmino puede

ir vaco. Haga Clic en Aceptar.
e) Para adicionar las conexiones, ubique el cursor en el centro de la caja de la etapa inicial, ste
cambia a una mano
f) Haga Clic y arrastre hasta la etapa final de la conexin.
Ilustracin 254:
Ingreso de conexiones
g) Para terminar, cree el proceso y guardar la informacin del flujo, para ello.
h) Haga Clic en el botn que tiene como icono el pinguino de Orfeo que est al final de la barra de
herramientas.
Ilustracin 255: Guardar informacin de flujo
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Ingresar la informacin solicitada:
Usuario: es el login que utiliza el usuario para conectarse a Orfeo (debe ir en maysculas)
Nombre del Proceso
Contrasea: Password del Usuario
Sugerencia: Para usar esta opcin, el usuario debe tener instalado el JRE (Java runtime enviroment
"tiempo de ejecucin en entorno java") para Mozilla Firefox.
1.6. Modificar flujo

Este procedimiento solo puedo hacerse de forma manual, para esto ingrese al mdulo Editor de Flujos.
Haga Clic en la opcin 3. Editar Flujo y Seleccione el proceso que creo en el paso anterior y haga Clic
en Continuar.
Ilustracin 256: Seleccione el proceso a editar
El sistema le debe mostrar el flujo creado, en esta pantalla usted puede editar tanto las etapas como las
conexiones.
Haga Clic para editar las etapas
Haga Clic para editar la conexin
Ilustracin 257: Modificacin del flujo
1.7. Modificacin de Etapas

Una vez presiona el botn modificar, el sistema mostrar
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Ilustracin 258: Modificacin de la etapa
Cambie los datos que necesita ajustar y presione el botn Modificar.
1.7.1. Modificaciones para Conexiones

Una vez presiona el botn modificar, el sistema mostrar una pantalla para modificar tambin la
conexin.
Ilustracin 259: Modificacin de conexiones
Cambie los datos que necesita ajustar y presione el botn Modificar.
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1.8. Aplicacin de los flujos en los Expedientes

El usuario podr aplicar los flujos creados en el momento
expedientes virtuales o generar cambio de etapa para el expediente.
de la creacin de los
1.9. Creacin de expediente con flujo

Para esto, ingrese por el mdulo Carpetas. Segn la clase de comunicacin generada cono Entrada,
Salida Memorandos
a) Haga Clic en la fecha del radicado
Ilustracin 260: Aplicacin de los flujos a los expedientes
b) Dar Clic en la pestaa EXPEDIENTES:
Ilustracin 261: Pestaa Expedientes
c) Para crear un nuevo expediente haga Clic en Crear. Se abrir una ventana emergente.
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Ilustracin 262: Crear expediente
d) Aplique una serie, una subserie y el flujo de proceso que corresponda a la pareja serie-subserie
que seleccion, creado previamente.
Ilustracin 263: Opciones de creacin de expediente
e) Seleccione un responsable para el proceso de archivo y organizacin del expediente y haga Clic
en Crear expediente.
Ilustracin 264: Confirmacin de creacin de expediente
f) El sistema le otorgar un nmero de expediente y usted debe confirmar para que la creacin est
completa
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Ilustracin 265: Resultado de la creacin del expediente
g) Haga Clic en el botn cerrar y verifique que la pestaa documentos indique los datos del
expediente y de la etapa de inicio del flujo.
Ilustracin 266: Verificacin de inclusin en expediente
Igual procedimiento se realizar para los documentos que se encuentran en las bandejas de Entrada y
Memorandos generados, una vez se termine su trmite.
1.10. Cambio de etapa en el Expediente

En este caso el documento ya se encuentra incluido en el expediente correspondiente y se debe hacer el
cambio de etapa.
a) Haga Clic en el botn
, el sistema abrir una ventana emergente. Ingrese los datos
necesarios para el cambio de etapa.
b) Etapa siguiente
c) Comentario sobre el cambio de etapa
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d) Haga Clic en el botn Grabar Cambio.
Ilustracin 267: Cambio exitoso
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Archivo
Por medio de este mdulo, el usuario del rea de archivo podr organizar y
almacenar los documentos en el archivo de gestin y central de la entidad.
De acuerdo a los permisos asignados, el usuario tendr varias opciones,
primero haga clic en el men Archivo.
Le aparecer la siguiente pantalla:
Ilustracin 268:
Mdulo de Archivo
Ilustracin 269: Opciones de archivo
1. Bsqueda Bsica (Archivar)

En el men archivo, hacer clic en Bsqueda bsica. Seleccionar un filtro para la bsqueda, para esto
encontrar las siguientes opciones:
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Ilustracin 270: Encabezado de la bsqueda bsica
Posibles criterios de bsqueda.
Fecha de Inclusin Inicial y Final: Por defecto se toma un rango de 1 mes.
Buscar: haga clic en este botn una vez seleccionados todos los filtros.
Lista de seleccin de las dependencias existentes en el sistema.
Listar por: corresponde a la seccin de ordenamiento de los registros presentados de acuerdo

con su estado (Por Archivar / Archivados /Por Excluir) cada uno con un vnculo de acceso.
1.1. Por Archivar

De acuerdo con la bsqueda solicitada el sistema despliega la informacin encontrada. Por defecto se
muestra la lista de los documentos pendientes Por Archivar
Ilustracin 271: Documentos por archivar
1.2. Archivar un Documento Fsico

Para clasificar un documento fsicamente, se selecciona el hipervnculo de valor No en la vista Por
Archivar.
Para archivar un documento realice los siguientes pasos:
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Ilustracin 272: Ubicacin fsica del radicado en un expediente
a) Seleccione el Departamento y Municipio del edificio donde desea archivar el documento. (Los
valores dependen de la parametrizacin realizada al mdulo en el punto 11 de este manual)
b) A medida que va seleccionando cada uno de los tems (empezando por Edificio) irn apareciendo
listados con el Piso, Estante, Entrepao y Caja.
Ilustracin 273: Seleccione Edificio
c) Seleccione la unidad de conservacin.
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Ilustracin 274: unidad de conservacin
d) Cuando la Unidad Documental alcanza un mximo estipulado en la entidad, el sistema le

mostrar una alerta de cambio de unidad.
Ilustracin 275: Cambio de Carpeta
e) Ingrese el nmero de folios correspondiente al radicado. Si el radicado tiene anexos que no se

encuentren en ORFEO, ingrese el nmero de los folios anexos en el cuadro adjunto al nmero
del radicado.
f) Si se desea almacenar ms de un radicado de un mismo expediente, haga clic en la caja de
seleccin a la derecha del nmero de radicado.
Ilustracin 276: No de folios, No de anexos
g) Finalmente haga clic en el botn Archivar. El sistema actualizar el nmero de folios del
expediente, sumando todos los folios de cada radicado que se encuentre almacenado fsicamente.
Orfeo cambiar el estado del radicado, indicando que se encuentra Archivado y se generar un
registro y una actualizacin tanto del histrico, como de la tabla de ubicacin del expediente, con el
nombre de usuario de la persona que ubic fsicamente este expediente.
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1.3. Archivados
Tenga en cuenta las siguientes sugerencias para revisar los documentos archivados:
Al dar clic en el link Archivados, el sistema trae los radicados que ya se encuentran ubicados
fsicamente en el respectivo expediente. (Estos se muestran de color verde)
El encabezado de bsqueda se mantiene y se visualizan los radicados con la fecha de archivo
correspondiente.
Ilustracin 277: Documentos archivados
1.4. Por Excluir

Tenga en cuenta las siguientes sugerencias para revisar los documentos por excluir:
Al picar en el vnculo Por Excluir, el sistema trae los documentos que han sido solicitados para excluir
y que se encontraban archivados fsicamente. (Estos se muestran de color rojo).
El encabezado de bsqueda se mantiene y se visualizan los radicados con la fecha de archivo
correspondiente.
Ilustracin 278: Resultado de Bsqueda por Excluir
Excluir. Muestra un icono con forma de carpeta. Al picar en l aparece el siguiente aviso:
Ilustracin 279: Confirmacin de exclusin.

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2. Bsqueda Avanzada
En esta bsqueda, encontrar los documentos radicados que han sido previamente archivados
fsicamente mediante la bsqueda bsica. Haga clic en el mdulo Archivo. Luego seleccione Bsqueda
Avanzada.
Ilustracin 280: Bsqueda Avanzada
Puede realizar el filtro segn las opciones.
Serie Subserie: Segn la TRD aplicada al expediente al momento de la creacin.
Expediente: Nmero del expediente virtual.
Radicado: Nmero asignado al documento por el sistema.
Proceso: Se aplica un proceso, siempre y cuando existan un flujo de proceso relacionado con
una serie - subserie.
Nit, No. de Cdula, No. de referencia: Seleccione la caja de chequeo de su preferencia e ingrese
el valor en el campo anexo.
Departamento Municipio: Ubicacin geogrfica del edificio que desea consultar.
Parmetros: Escriba la sigla del parmetro que desea consultar (EST ENT CAJ etc), Segn
la parametrizacin de los edificios.
Edificio: Seleccione el edificio que desea consultar.
Fecha archivo fecha final: Para habilitar dichas fechas, haga clic en el cuadro de seleccin.
Seleccione un rango de fechas para la consulta.
Piso: Seleccione el piso que desea consultar.

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rea: Seleccione el rea que desea consultar.
Retencin: Seleccione la caja de chequeo si desea consultar el Archivo Central (AC) o Archivo
de Gestin (AG).
Caja: Escriba el nmero de caja que desea consultar.
Finalmente haga clic en el botn Buscar. El resultado de la consulta le mostrar una pantalla como
esta:
Ilustracin 281: Resultado de la Bsqueda Bsica.
3. Reporte por Radicados Archivados

Para generar reporte de radicados archivados realice los siguientes pasos:
a) Haga clic en el mdulo Archivo. Luego seleccione la opcin Reporte por Radicados
Archivados. Este reporte le mostrar la estadstica de los radicados que han sido archivados
fsicamente, de acuerdo a cada uno de los tems solicitados.
Ilustracin 282: Reporte por Archivados
Dependencia que Archiva, se muestran nicamente las dependencias que tienen permiso
para archivar documentos.
Tipo de Radicado permite filtrar el reporte, si son de entrada, salida, memorandos o

resoluciones.
Usuario que archiva, muestra los usuarios que pueden archivar documentos y que
pertenecen a la dependencia seleccionada.
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Fecha Archivados desde: Fecha desde la cual se desea hacer el reporte; por defecto un mes
anterior.
Fecha Archivados Hasta: Fecha hasta la cual se desea hacer el reporte; por defecto muestra
la fecha actual.
b) Finalmente haga clic en el botn Buscar, aparecer la siguiente pantalla:
Ilustracin 283: Resultado del reporte
El resultado es un reporte con el nmero de radicados archivados fsicamente por cada usuario y
el nmero de folios.
Es posible ver en detalle los radicados archivados por usuario (mediante el link VER
DETALLES) o todos los radicados archivados (mediante el link VER TODOS LOS
DETALLES).
c) Al picar en el vnculo VER DETALLES, aparece la siguiente pantalla:
Ilustracin 284: Detalles del reporte
4. Cambio de Coleccin
Ingrese al modulo de archivo y seleccione la opcin Cambio de coleccin. Seleccione si har el
cambio Por Cajas o Por expediente haciendo clic sobre el botn de chequeo.
4.1. Por Cajas

La pantalla se divide en dos, la primera parte esta conformada por DATOS ORIGEN. Seleccione las
opciones:
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Ilustracin 285: Cambio de Coleccin Por

Cajas
La segunda parte son los datos de la Nueva Ubicacin. Seleccione el Departamento, Municipio, Edificio
y dems datos. Finalmente haga clic en el botn cambiar para que Orfeo guarde la informacin.
4.2. Por Expedientes

La pantalla se divide en dos, la primera parte esta conformada por DATOS ORIGEN. Seleccione las
opciones:
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Ilustracin 286: Cambio de Coleccin por

Expedientes
La segunda parte son los datos de la nueva ubicacin; para este caso, se toma como base los datos del
mismo expediente.
Seleccione el Departamento, Municipio, edificio y dems datos. Finalmente haga clic en el botn
cambiar para que Orfeo guarde la informacin.
5. Inventario Consolidado Capacidad

Ingrese al mdulo de archivo y seleccione la opcin Inventario Consolidado Capacidad.
El sistema le mostrar una pantalla donde podr consultar, el espacio ocupado en metros lineales, el
espacio libre en metros lineales, el porcentaje libre que tiene en las bodegas, as como el total de estos
valores.
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Ilustracin 287: Inventario consolidado capacidad

Ocupada.
Si selecciono Entrepao como unidad documental el sistema le mostrar un resultado como este:
Ilustracin 288: Resultado del inventario por Entrepaos
Si selecciono Caja como unidad documental el sistema le mostrar un resultado como este:
Ilustracin 289: Resultado del inventario por Cajas
6. Inventario Documental
Ingrese al mdulo de archivo y seleccione la opcin Inventario Documental.
6.1. Agregar Inventario.

Primero debe insertar el inventario documental. Para esto Ingrese los valores de:
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Ilustracin 290: Agregar Inventario
Al picar en el botn Agregar la informacin ser insertada en la tabla del inventario documental.
Realice este las veces necesarias hasta que tenga su inventario agregado completamente.
Al dar clic en el botn Limpiar la informacin agregada en el inventario ser borrada de la tabla de
inventario documental.
6.2. Generar Inventario

Una vez haya agregado su inventario, haga clic en el botn Generar. El sistema le mostrar una
pantalla donde podr ver el inventario documental en el formato nico exigido.
Ilustracin 291: Inventario documental generado
Por seguridad guarde una copia del inventario que agreg haciendo clic en el botn GenerarCSV.
Automticamente el sistema le mostrar una pantalla donde podr ingresar el nombre del archivo.
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Ilustracin 292: Confirmacin de descarga
Haga clic en el botn Generar

El sistema le mostrar un enlace para realizar la descarga. Haga clic derecho y seleccione la opcin
Guardar link en donde podr escoger el sitio de descarga en su PC.
6.3. Cargar Inventario

Si ha perdido su inventario o lo ha modificado y desea cargar la ltima copia de seguridad haga clic en el
botn CargarCSV.
Ilustracin 293: Cargar archivo CSV con inventario
Haga clic en el botn Examinar (Browse) y busque el archivo generado en el tem anterior.
Haga clic en el botn Cargar, el sistema ejecutar la accin de carga de los tems.
7. Radicados Archivados Sin Expediente

Ingrese al mdulo de archivo y seleccione la opcin Radicados archivados sin expediente.
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Ilustracin 294: Radicados archivados sin expediente
Este reporte muestra la estadstica de los radicados que no se encuentran en expediente y que han sido
mandados a la dependencia 999, es decir, que han sido Archivados mediante el botn Archivar de las
carpetas.
Para el reporte seleccione las opciones:
Nmero de radicado
Seleccione una combinacin serie- subserie tipo documental o TRD y un tipo de radicado
(Entrada, Salida, Memorando etc.)
Fecha de radicado inicial -. Final
Haga clic en el botn Buscar
Ilustracin 295: Resultado del reporte
8. Transferencias documentales
Para realizar una transferencia:
a) Ingrese al mdulo de archivo y seleccione la opcin Transferencias documentales
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Ilustracin 296: Transferencia Documentales
b) Por medio de esta opcin, se podrn buscar los radicados que estn prximos a cambiar de
estado en archivo y necesitan ser transferidos. Para esto seleccione las opciones:
Ilustracin 297: Consulta de transferencia documental
c) Finalmente haga clic en Traer.
Ilustracin 298: Resultado de alerta de expedientes.
El resultado de la consulta consta de dos partes:
La primera, se muestran los radicados que se encuentran en Archivo de Gestin prximos a

pasar a Archivo Central
La segunda parte muestra los radicados de archivo Central prximos a pasar a Archivo
Histrico.
Al dar clic en el hipervnculo del nmero del expediente se acceder a la pantalla donde se muestra de
los datos de ubicacin fsica
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Dar clic en el hipervnculo del nmero del radicado se accede a la pantalla donde se muestra de los datos
del radicado.
9. Bsqueda Archivo
Para realizar una bsqueda en el archivo:
a) Ingrese al mdulo de archivo y seleccione la opcin Bsqueda de Archivo Central
Ilustracin 299: Bsqueda Archivo central
b) Una vez haya seleccionado el filtro haga clic sobre el botn Buscar. El sistema le mostrara un
resultado como este:
Ilustracin 300: Resultado de la bsqueda en Archivo Central
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c) Al dar clic en el hipervnculo de la fecha de radicacin este nos llevara a la ventana del histrico
del radicado, donde se sabr quien ingreso ese radicado, en que fecha y hora, as como quien o
quienes lo modificaron, la fecha y la hora del mismo.
Ilustracin 301: Modificar registro de archivo central
d) Haga clic en el botn Consultar. Se puede cambiar de semiactivo a inactivo o viceversa, tambin
puede usar esta opcin para marcar el prstamo de un expediente.
10. Insertar Archivo Central

Ingrese al mdulo de archivo y seleccione la opcin Insertar Archivo Central.
10.1. Insertar Registros Uno a Uno

Para ingresar un registro, el usuario debe digitar los siguientes datos:
Tipo: Semiactivo o Inactivo
Nombre del fondo
Nombre de la localizacin
Soporte (Carpetas, Rollo, AZ, CD, etc)
Nro. Caja o contenedor

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Nro. Rollo
Nro. de unidad documental (Este valor debe ser insertado obligatoriamente)
Dependencia: rea funcional productora del documento. (Este valor debe ser insertado
obligatoriamente)
Serie Subserie
Nro. Fotograma desde hasta
Nombres y Apellidos
Titulo o asunto
Nro. de documento o cedula
Fecha Inicial Final: (Este valor debe ser insertado obligatoriamente)
Consecutivo desde hasta
Fecha de reingreso
Fecha de traslado
Folios
Nro. Carne
Estante
Entrepao
Acceso digital
Sugerencias
Autor
Coleccin
Descripcin del plano
Prstamo: Haga clic en la caja de chequeo si desea ingresar documentos prestados.
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Ilustracin 302: Insertar registro en archivo central
Finalmente haga clic en el botn Insertar. El sistema le indicar si la insercin tuvo xito.
10.2. Insertar Archivo CSV

Para usar esta opcin, el usuario debe asegurarse de tener un archivo CSV formado correctamente para
este fin.
Ilustracin 303: Cargar archivo CSV con

inventario.
Haga clic en el botn Examinar (Browse) y busque el archivo generado en el tem anterior.
Posteriormente haga clic en el botn Cargar, el sistema ejecutar la accin de carga de los tems.
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11. Administracin De Edificios

Por medio de esta opcin, se deben insertar los edificios y las bodegas creadas para el almacenamiento
del archivo de gestin.
Ingrese al modulo de archivo y seleccione la opcin Administracin de edificios.
11.1. Creacin de Edificios

Haga clic en el botn NUEVO EDIFICIO de la ventana ADMINISTRACIN DE EDIFICIOS.
Ilustracin 304: Ingresar edificio.
Ingrese correctamente toda la informacin que solicitan en la pantalla que se muestra
Ilustracin 305: Informacin del Edificio
Oprima el botn continuar.

Los tipos de almacenamiento sern los hijos de los edificios. Por ej.
Departamento= D.C
Municipio= Bogot
Nombre= rea de Archivo
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Sigla = AA
Tipo de almacenamiento=1
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En la ventana INGRESAR EDIFICIOS, llenar el campo nombre con el nombre del tipo de
almacenamiento (hijo) y la sigla, para terminar, oprima el botn grabar.
Ilustracin 306: Ingreso de Tipos de almacenamiento
En la ventana RELACIN ENTRE TIPOS DE ALMACENAMIENTO oprimir el botn SALIR.
Ilustracin 307: Relacin entre tipos de

almacenamiento.
Realice los pasos anteriores tantas veces como sea necesario, de acuerdo al nmero de edificios que
desee crear.
11.2. Edicin de Edificios

Se procede a editar cada uno de los edificios creados para crear los estantes, entrepaos y cajas.
a) En la ventana ADMINISTRACIN DE EDIFICIOS, seleccionar el edificio en la columna editar
por medio del botn de radio.
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Ilustracin 308: Edicin de edificios
b) En la ventana EDICIN DE EDIFICIOS oprimir el botn NUEVO.
Ilustracin 309: Edicin de tipos de almacenamiento
c) En la ventana RELACIN ENTRE TIPOS DE ALMACENAMIENTO, de acuerdo a la bodega

en cada entidad, cree las relaciones, generalmente las bodegas estn compuestas de estantes, los
estantes tiene entrepaos y estos contiene las cajas.
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Ilustracin 310: Relacin entre tipos de almacenamiento
d) Para este caso, primero cree los estantes, luego los entrepaos en cada estante, finalmente las
cajas en cada entrepao. Debe realizar este proceso por cada edificio.
Para la creacin de los estantes realice los siguientes pasos:
a) Seleccione el edificio
b) Seleccione el hijo (Piso)
c) Ingrese cantidad de hijos
d) Digite nombre de los hijos
e) Ingrese sigla para los hijos
f) Haga clic en el botn Grabar.
Si la creacin fue exitosa, el sistema le informar. Para la creacin de los entrepaos, seleccione el
estante y realice el proceso por cada estante.
a) Para la creacin de las cajas cambie en el paso el entrepao y realice este proceso por cada
estante.
b) ESTANDARIZACIN. Para la descripcin y la sigla del hijo se utilizarn los siguientes
estndares:
Descripcin
Sigla Hijo
Hijo
ESTANTE
EST
ENTREPAO
ENT
CAJA
CAJ
Para los archivos rodantes debe crear las caras, luego los entrepaos y luego las cajas. Esta
parametrizacin vara de acuerdo a cada entidad.
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Modificacin
Si necesita modificar la informacin del documento inicial porque faltan datos
o estn errados, siga las siguientes indicaciones:
Ingrese por la opcin Modificacin e ingrese el nmero de radicado y oprima
Buscar Radicado
Este vnculo lo lleva a una vista en la que podr modificar solo los datos que
afecten el adecuado envo de una comunicacin.
Ilustracin 311:
Modificaciones de
Radicados
Ilustracin 312: Buscar Radicado
Cuando haya hecho las modificaciones correspondientes debe hacer clic en el botn MODIFICAR
DATOS.
Ilustracin 313: Datos Modificados
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SkinaScan PPE
La digitalizacin de los documentos permite relacionar cada registro de entrada o cualquier tipo de
radicacin, generado en el Sistema de Gestin Documental ORFEO con la imagen del documento fsico,
para que al realizar la consulta de un radicado se pueda visualizar en pantalla.
El Programa de Punto de Entrada (PPE) se encuentra nicamente en los equipos que tienen instalado un
escner y por medio de ellos se obtiene una imagen digital para ser encadenada al registro radicado.
Por medio de este aplicativo, se puede tambin, generar el sticker del radicado y del expediente,
almacenar el documento y sus anexos, e inclusivo descargar la imagen del servidor.
1. Ingreso al Sistema de SkinaScan

a) Ingrese al aplicativo por medio del ejecutable que se encuentra en el escritorio: SkinaScan.
b) Ingrese su usuario y clave de ORFEO y de presione el botn Ingresar.
Ilustracin 314: Ingreso al Sistema SkinaScan
c) Se despliega una ventana que contiene las siguientes opciones: Dependencia, Tipo de Radicado,
Buscar, Abrir Imagen, Imprimir Sticker, Digitalizar Documento, Enviar Imagen, Descargar
Imagen.
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Ilustracin 315: Ventana de SkinaScan
2. Imprimir Sticker
Para imprimir un Sticker realice los siguientes pasos:
a) Presione la tecla F12 de la parte superior del teclado o Presione Buscar radicado seleccionando
Dependencia y Tipo Radicado.
b) Digite el nmero de radicado para el cual va a imprimir el sticker.
Ilustracin 316: Bsqueda del Radicado
c) El radicado aparecer en la pantalla central, seleccinelo completamente.

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Ilustracin 317: Radicado a Imprimir
d) Presionar el botn de imprimir Sticker
Ilustracin 318:
Impresin Sticker
3. Digitalizar una imagen de un radicado

Para digitalizar una imagen realice los siguientes pasos:
a) Presione la tecla F12 de la parte superior del teclado y digite el nmero de radicado para el cual
va a digitalizar o Presione Buscar radicado seleccionando Dependencia y
Tipo Radicado.
b) El radicado aparecer en la pantalla central, seleccinelo completamente
como se observa en el paso anterior. Ponga las hojas en el escner.
c) Haga Clic en el botn Escanear.
d) Cuando termine de digitalizar, ingrese a Archivo y seleccione Guardar.
Ilustracin 305:
Escanear Imagen
e) Presione el Icono de Enviar imagen al servidor.
4. Enviar un anexo al servidor

Para enviar un anexo al servidor realice los siguientes pasos:
a) Digitalice la imagen
b) Si la imagen se encuentra guardada en su computador, presione el icono Abrir imagen.
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Ilustracin 319: Abrir Imagen desde Equipo
c) Busque el directorio en el cual se encuentra la imagen, recuerde cambiar el filtro en Tipo.

Cuando lo haya encontrado, seleccinelo y haga Clic en Abrir.
d) Haga Clic en el botn Enviar Imagen. Al presionar el botn, el sistema le permitir agregar el
Tipo de Documento y una observacin para el anexo. Pulsar Aceptar.
Ilustracin 320: Enviar Anexo a un Radicado
5. Descargar imagen en el equipo

Para descargar una imagen en el equipo realice los siguientes pasos:
a) Presione la tecla F12 de la parte superior del teclado o Presione Buscar radicado seleccionando
Dependencia y Tipo Radicado.
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b) Digite el numero de radicado para el cual va a digitalizar.

c) El radicado aparecer en la pantalla central, seleccinelo
completamente.
d) Presione el botn Descargar imagen del servidor: Guarde el archivo
en el directorio de su preferencia.
Ilustracin 321:
Descargar en el
Servidor
Ilustracin 322: Ubicacin para

descargar Archivo
6. Imprimir sticker de expedientes

Para imprimir un Sticker de expediente presione la tecla F10 para realizar esta bsqueda, se mostrar
una lista de los expedientes existentes.
Ilustracin 323: Bsqueda de Expediente
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Presione impresin de etiquetas para los expedientes.
7. Digitalizar imagen para un expediente

Para digitalizar imagen para un expediente realice los siguientes pasos:
Realice la bsqueda del expediente, puede presionar F10 para listar todos los expedientes o alguna de
las siguientes opciones:
a) Haga Clic en el men superior Bsquedas y seleccione la opcin deseada
b) Seleccione un expediente haciendo Clic sobre la fecha, se mostrarn los radicados que le
pertenecen.
Ilustracin 324: Radicados pertenecientes a un Expediente
Sugerencias:
Presione F11, para digitar el nmero de expediente
Presione F8, para digitar el nombre de la carpeta o expediente
Presione F7, para digitar el nombre de la subcarpeta o sub-expediente
8. Recomendaciones para la digitalizacin de documentos

Para que la calidad en la digitalizacin de los documentos sea ptima y garantice la totalidad de los
datos en el sistema, se recomienda tener en cuenta las siguientes sugerencias al escanear:
Realizar una pre-clasificacin de las hojas del documento a digitalizar, teniendo en cuenta las
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hojas que no se encuentren en buen estado para digitalizarlas separadas.
Revisar que en las hojas del documento no se encuentren objetos que puedan impedir el paso
libre de cada una en el escner como ganchos de cosedora, pedazos de papel, etc.
Numerar los folios del documento antes de digitalizar preferiblemente.
Seleccionar la configuracin adecuada de acuerdo al escner y la calidad de las hojas a

digitalizar. Evite el color, escala de grises o demasiada resolucin, ya que las imgenes quedan
muy pesadas, sin embargo verifique que la imagen quede con buena calidad.
Despus de digitalizar el documento verificar los folios numerados contra el nmero de hojas
que quedaron en el sistema digitalizadas.
En caso de encontrar alguna imagen ilegible se debe digitalizarla nuevamente.
Ilustracin 325: Aplicacin TRD Expediente
El sistema le otorgara un numero de expediente y usted debe confirmar para que la creacin este
completa.
Igual procedimiento se realizar para los documentos que se encuentran en las bandejas de
Entrada y Memorandos generados, una vez se termine su trmite.
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Ilustracin 326: Confirmacin del Expediente
Muestra el numero de radicado correspondiente al Expediente recin creado
Ilustracin 327: Muestra Numero Expediente
Cuando el radicado ya ha sido creado en un expediente se pueden realizar las siguientes

acciones: Incluir en otro expediente el mismo radicado, excluirlo de alguno y ademas la creacin
de un nuevo expediente para el mismo radicado con los enlaces ubicados en la parte superior.
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Glosario
Archivar: Accin realizada a travs del Sistema de Gestin Documental ORFEO, por la persona
que tiene asignado en su usuario un radicado de entrada, resolucin, memorando, salida o
cualquier documento que tiene nmero de radicado y el cual ha terminado trmite. Con esta
accin el documento pasa inmediatamente a un campo denominado DEPENDENCIA DE
SALIDA con cdigo 999, el cual no es visible para los usuarios de ORFEO pero que queda
registrado en el histrico del documento.
Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Ley 594 de
2000.
Archivo de gestin (administrativo, activo de oficina): Comprende toda la documentacin

que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los
asuntos iniciados. Ley 594 de 2000.
Archivo electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados

archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en un
proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin.
Acuerdo 60 de 2001.
Archivo histrico Es aqul al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservacin permanente. Ley 594 de 2000.
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el
transcurso de su gestin. Art. 3 Ley 594.
Cierre de Envo: Es la accin que permite marcar el radicado con los cuatro estados de la
pestaa documento (anexado, radicado, impreso y enviado) y archivar de forma automtica si no
se requiere realizar nuevamente el envo, as finalizando el trmite.
Clasificacin documental: Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las

series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con
la estructura orgnico-funcional de la entidad.
Clientes: Son los suscriptores del servicio o denominados clientes.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades,
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a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trmites para las
instituciones.
Dependencias: Son las diferentes reas en las que estn conformadas las entidades. Ej: Archivo,
Direccin Tcnica, Gerencia, Proyectos, Gestin Documental, etc.
Desarchivo: Accin realizada por la persona autorizada en cada dependencia, para que travs
del Sistema de Gestin Documental ORFEO, se extraiga de la dependencia de salida cdigo
999 el radicado que fue archivado y se pase a la Bandeja de Entrada del Jefe de Dependencia
que desarchiv.
Devolucin: Proceso que realiza el Grupo de Gestin Documental y Correspondencia o quien

haga sus veces en las Direcciones Territoriales, en el momento que un documento no ha sido
entregado a su destinatario por parte de la empresa de correo argumentando los motivos de
devolucin tales como, Direccin incorrecta, cambio de domicilio, etc.
Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera

analgica (papel, vdeo, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o
interpretada por computador . Tcnica usada a travs de la herramienta SkinaScan para
digitalizar documentos que sern cargados a la herramienta Orfeo.
Disposicin final de los documentos: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo
vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo
dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.
Disposicin: Accin por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de conservacin establecido

para los registros. Por ejemplo: destruccin, transferencia al cliente, microfilmacin, entre otros.
Distribucin de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a

su destinatario.
Documento: Conjunto constituido por un soporte y la informacin que contiene, utilizado como
prueba o con fines de consulta.
Documento de archivo: Soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad
administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades.
Expediente: Conjunto de documentos constituido o bien orgnicamente por la administracin

de origen para la consecucin o tratamiento de un asunto, o bien como agrupacin lgica
durante su clasificacin en el archivo.
Firma Digital: Es el permiso otorgado a un usuario para ingresar la firma de forma digital con
sus correspondientes parmetros.
Foliacin: Acto de enumerar las hojas.
Folio: Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando estn numerados por hojas y no por
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pginas.
Folio Recto: Primera pgina de un folio cuando son stos y no las pginas los numerados. Folio
testigo: Es la pgina que queda como prueba.
Folio vuelto: Revs o segunda plana de la hoja del libro que no est numerada sino en la
primera.
Flujos Documentales: Los flujos documentales son el reflejo grfico de las actividades que una
entidad realiza para cumplir con sus funciones, misiones y metas establecidas creando una ruta a
seguir desde el inicio hasta el fin de los procesos.
Gua: Instrumento de consulta que describe genricamente fondos documentales de uno o

varios archivos indicando sus caractersticas fundamentales, como organismos que los originan,
secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentacin.
(Item) #: Conteo de medios de recepcin.
LDAP: Forma de acceder al sistema con un usuario (usuario largo) del directorio activo.
Medio: Nombre del medio de recepcin.
Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en

pelcula.
Produccin documental: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de

sus funciones.
Radicados: Conteo de radicados involucrados al medio de recepcin.
Radicacin de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades
asignan un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y
cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la Ley. Estos trminos, se empiezan a
contar a partir del da siguiente de radicado el documento.
Reasignar: Accin realizada a travs del Sistema de Gestin Documental ORFEO, por la
persona que tiene asignado en su usuario un radicado de entrada, resolucin, memorando, salida
o cualquier documento que tiene nmero de radicado y el cual debe enviar a otro funcionario
para continuar el tramite. Con esta accin el documento pasa inmediatamente desde la
dependencia origen a la dependencia destino, y llega a al bandeja del jefe de la dependencia y que
queda registrado en el histrico del documento.
Recepcin de documentos: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una

institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona
natural o jurdica.
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Registro: Manera de estar las dos pginas de una misma hoja cuando no se corresponden
debidamente.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de las

Dependencias competentes, Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del
trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben

permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retencin y de valoracin documental.
Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de

valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,

emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones especficas.
Ejemplo: actas, acuerdos, resoluciones, hojas de vida, historias labores, contratos, informes,
rdenes de pago, proyectos, entre otros.
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene informacin segn los materiales
empleados adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales fotogrficos
flmicos informticos orales y sonoros.
Subserie: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestin y cuyo contenido
temtico se refiere a un asunto especfico. Se derivan de las series y renen documentos de
estructura y contenido homogneos. Ejemplo: serie: contratos, subserie: contratos de prestacin
de servicios. Contrato de obra, etc.
Sticker: Pieza impresa en papel autoadhesivo en su cara o en su reverso.
Tabla de retencin documental (TRD): listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
Tabla de valoracin documental (TVD): Tablas de valoracin documental Historia

Institucional, contextualizando el inicio, funcionamiento y finalizacin (en caso de liquidacin)
de la institucin sealando los actos administrativos de reestructuracin.
Tipificar: Ajustar varias cosas semejantes a un tipo o norma comn. Diccionario Real Academia
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de la Lengua Espaola. Funcionalidad de Orfeo que permite clasificar un documento asignando

un tipo documental.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categora diplomtica.
Tipo de Radicacin: Consecutivo nico de radicacin asignado a un tramite.
Trmite de documentos: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el

cumplimiento de su funcin administrativa.
Transferencia de archivos: Son los traslados de documentos de archivo de gestin al central,

sin alteracin de sus propiedades, para su conservacin cautelosa y cuya frecuencia de uso ha
disminuido o culminado en el proceso de atencin de trmites.
Transferencia primaria: traslado de los documentos del archivo de gestin al archivo central,
teniendo en cuenta las tablas de retencin documental.
Transferencia Secundaria: Es el traslado de documentos del archivo central (o intermedio) al

permanente (o histrico). Estas transferencias concluyen los procesos de valoracin secundaria
en las instituciones y tienen como fin garantizar la proteccin de los documentos con valor social
(cultural e histrico), ms all de las necesidades institucionales de conservarlos.
Unidad administrativa: Una organizacin de archivos o un grupo de organizaciones de

archivos regidos por un solo director o por una sola administracin.
Unidad de almacenamiento: Cualquier unidad fsica de material de archivos tal como un

volumen y legajo, un expediente, etc., disponible en las salas de estudio.
Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de conservacin, entre otros
elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos.
Unidad documental: es la pieza mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser
considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicacin. La unidad documental
puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando lo
constituyen varios, formando un expediente.
Usuarios: Son los funcionarios o colaboradores de la compaa o entidad del estado que harn
uso de la herramienta de Gestin Documental Orfeo.
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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ORFEO

2009-2016 Copyright Skina Technologies Limitada.

Skina Technologies provee soluciones integrales a problemas de manejo de

2. Instrucciones para administrar plantillas en Orfeo.........................................................................120

Ilustracin 41: Seleccin de Imagen.........................................................................................................35

Ilustracin 83: Actas de Anulacin...........................................................................................................55

Ilustracin 124: Guardar en Equipo Local...............................................................................................73

Ilustracin 166: Editor de Flujos..............................................................................................................94

Ilustracin 208: Opcin Ayuda...............................................................................................................120

Ilustracin 250: Pantalla de creacin de flujo terminado........................................................................142

Ilustracin 292: Confirmacin de descarga............................................................................................162

1. Ingreso a Orfeo SGD

Ilustracin 1: Ingreso al Sistema

Nombre de usuario y contrasea: Ingrese sus datos en la pantalla de inicio.

2. Opciones Generales del Sistema

Ilustracin 2: Opciones Generales del sistema

Puede escoger Dependencia, Usuario, Tipo de radicado, etc.

La fecha Desde/Hasta corresponde al da en que fueron radicados los documentos.

Verifique el manual de estadsticas para mayor informacin.

2.6. Cerrar Sesin

3. Funciones del Sistema

3.1. Men Principal

Administracin: Cuando se necesita cambiar algn parmetro de

Envos: Maneja los envos de documentos entregados a las diferentes

Modificacin: Cuando se debe cambiar alguna informacin de un

Impresin: Permite marcar en el sistema un radicado de salida como

Tablas de Retencin Documental: Aplicacin de las tablas de retencin documental a un

Archivo: Se utiliza cuando se necesita organizar y almacenar los documentos en el archivo de

Salida: Registrar en el sistema los documentos que van hacer

Entrada: Registrar en el sistema los documentos que llegan y son

Memorando: Registrar en el sistema los documentos internos

Circulares: Registrar en el sistema los documentos internos no

Masiva: Generar un radicado a mltiples destinatarios y su

Asociar Imgenes: Subir y anexar documentos referentes al mismo

3.3.1. Carpetas Predeterminadas

Entrada: Cuando se radica un documento en el rea de

Salida: A esta carpeta llegan todos los registros de radicacin de

Memorando: A esta carpeta llegan los radicados que la entidad se

Circulares: A esta carpeta llegan los radicados que la entidad se

3.3.2. Contenido de una carpeta

Ilustracin 6: Contenido de la carpeta de Entrada

Los documentos listados en cualquier carpeta, contienen 6 columnas:

Ilustracin 7: Encabezado del la Tabla

Nmero de Radicado: Al dar clic sobre el nmero de radicacin Ejm:[2007900000012] se

Asunto: Corresponde al asunto del documento, dicho campo es insertado al momento de la

Remitente/Destinatario: Empresa o entidad remitente del documento.

Tipo de Documento: Tipologa documental aplicada al radicado, como Tabla de Retencin

3.3.3. Contenido de un Radicado

Ilustracin 8: Pestaa Informacin General

Desde esta vista, adems usted puede:

Verificar si es un radicado nuevo o un radicado anexo a uno que ya exista en el sistema.

La seguridad del radicado.

La imagen del radicado.

El estado actual del mismo.

La clasificacin TRD (Tablas de Retencin Documental).

El flujo del documento

Ilustracin 9: Pestaa Histrico

Ilustracin 10: Pestaa Documentos

Un nmero temporal compuesto por el nmero de radicado de entrada ms un consecutivo que

Ilustracin 11: Pestaa Expedientes

Enlace INCLUIR DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE muestra la pantalla que permite

Sugerencia:Verifique la opcin de Expedientes que se encuentra en este mismo documento.

Ilustracin 12: Transacciones del sistema

Ilustracin 13: Opcin Reasignar