Professional Documents
Culture Documents
PROIECTELOR
Manual
I.N.A.
Managementul proiectelor
[INTERIOR COPERTA]
I.N.A.
Managementul proiectelor
Echipa de formatori
Virgil Pamfil Director executiv, Centru Regional pentru Administraia Public Local,
Bucureti;
I.N.A.
Managementul proiectelor
Scopul acestui Manual este de a asigura funcionarilor publici din Romnia, noiunile eseniale ale
Managementului de proiect. Manualul se dorete a fi un instrument util att n fazele de elaborare
i implementare a proiectelor, ct i pentru monitorizarea i evaluarea acestora.
I.N.A.
Managementul proiectelor
CUPRINS
CUPRINS
PREFA
9
11
11
11
11
11
11
11
12
3.1
3.2
3.3
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.4
3.5
4
CONTEXT
PROIECTUL: CONCEPT SAU IDEE
CONCEPTE SPECFICE MANAGEMENTULUI DE PROIECT
CE ESTE UN PROIECT ?
TRIPLA CONSTRNGERE
CICLURI, REZULTATE I JALOANE DE PARCURS
METODOLOGII (STANDARDE) N MANAGEMENTUL PROIECTELOR
AVANTAJELE UTILIZRII MANAGEMENTULUI PRIN PROIECTE
PROVOCRILE UTILIZRII MANAGEMENTULUI PRIN PROIECTE
12
12
12
12
14
14
15
15
16
17
17
18
18
18
19
19
19
19
20
20
21
21
22
22
23
24
5.1
24
5
I.N.A.
Managementul proiectelor
28
28
29
29
30
30
30
31
31
32
32
33
33
34
34
35
35
36
36
39
7.1
7.2
8
39
41
43
8.1 INTRODUCERE
8.2 RESURSE, ROLURI I RESPONSABILITI (RRR) SPECIFICE FAZEI DE INIIERE
8.3 ACTIVITI SPECFICE FAZEI DE INIIERE
8.3.1 IDENTIFICAREA PROBLEMEI/NEVOII(NEVOILOR)
8.3.2 IDENTIFICAREA SOLUIILOR
8.3.3 STABILIREA SCOPULUI I A OBIECTIVELOR PROIECTULUI (STRATEGIA PROIECTULUI)
8.3.4 ANALIZA CAPACITII ORGANIZAIEI DE A DUCE LA BUN SFRIT PROIECTUL PREVIZIONAT
8.3.5 IDENTIFICAREA POSIBILELOR INFLUENE PE CARE PROIECTUL LE-AR PUTEA AVEA ASUPRA DIFERITELOR
43
43
44
44
47
48
51
MEDII I VICEVERSA
8.3.6 STABILIREA REZULTATELOR ATEPTATE I A IMPACTULUI
8.3.7 IDENTIFICAREA CONSTRNGERILOR I A RISCURILOR
8.4 REZULTATE SI JALOANE DE PARCURS
52
54
55
55
56
PLANIFICAREA
9.1 INTRODUCERE
9.2 RESURSE, ROLURI I RESPONSABILITI SPECIFICE (RRR) FAZEI DE PLANIFICARE
9.3 ACTIVITILE SPECIFICE FAZEI DE PLANIFICARE
9.3.1 NTOCMIREA PLANULUI DE LUCRU DESFURAREA PE LUCRRI (WBS)
9.3.2 NTOCMIREA PLANULUI DE LUCRU PLANIFICAREA N TIMP A ACTIVITILOR I RESURSELOR
9.3.3 PLANIFICAREA RESURSELOR I ACHIZIIILOR
9.3.4 PLANIFICAREA STRATEGIEI N DOMENIUL CALITII
9.3.5 PLANIFICAREA STRATEGIEI DE MANAGEMENT AL RISCURILOR
9.3.6 PLANIFICAREA MANAGEMENTULUI PROBLEMELOR
9.3.7 PLANIFICAREA STRATEGIEI DE COMUNICARE
6
56
57
57
58
60
63
65
66
70
71
I.N.A.
Managementul proiectelor
72
76
76
76
10
78
EXECUIA
10.1 INTRODUCERE
10.2 RESURSE, ROLURI I RESPONSABILITATI (RRR) SPECIFICE FAZEI DE EXECUIE
10.3 ACTIVITILE SPECIFICE FAZEI DE EXECUIE
10.3.1 CREAREA, MOTIVAREA I MANAGEMENTUL ECHIPEI
10.3.2 ADMINISTRAREA I COORDONAREA ACTIVITILOR
10.3.3 MONITORIZAREA I EVALUAREA PROIECTULUI
10.3.4 COMUNICAREA, RAPORTAREA I CONTACTELE
10.3.5 CONTROLUL PROIECTULUI
10.3.6 MANAGEMENTUL SCHIMBRII
78
78
79
79
84
85
85
86
88
11
90
FINALIZAREA
11.1
11.2
11.3
11.3.1
11.3.2
11.3.3
11.3.4
11.3.5
11.3.6
11.3.7
11.3.8
11.3.9
11.4
INTRODUCERE
RESURSE, ROLURI I RESPONSABILITI (RRR) SPECIFICE FAZEI DE FINALIZARE
ACTIVITILE SPECIFICE FAZEI DE FINALIZARE
EVALUAREA FINAL A PROIECTULUI
PREDAREA-PRIMIREA PRODUSELOR I/ SAU FINALIZAREA LIVRRII SERVICIILOR
MSURAREA GRADULUI DE SATISFACIE A CLIENTULUI
ELABORAREA DOCUMENTAIEI FINALE
AUDIT
SESIUNEA DE AUTO-EVALUARE (LESSONS LEARNED) - FEED BACK PENTRU PROIECTELE VIITOARE
ARHIVARE (FEED-BACK PENTRU PROIECTE VIITOARE)
DIZOLVAREA ECHIPEI, REALOCAREA RESURSELOR
EVENIMENTE SOCIALE DE NCHEIERE, NETWORKING I RELAII PUBLICE
REZULTATE SI JALOANE DE PARCURS
90
91
92
92
94
94
94
94
95
95
96
96
96
12
NVMINTE I CONCLUZII
97
13
100
14
BIBLIOGRAFIE
101
I.N.A.
Managementul proiectelor
1 Prefa
Lucrarea a fost elaborat n cadrul proiectului Capacity Building in Romania, finanat prin
programul bilateral de asisten pentru Romnia al Departamentului de Afaceri Externe Irlandez.
Asistena tehnic a fost asigurat de experi ai Institutului de Administraie Public din Irlanda n
cadrul programului de Formare de Formatori n domeniul managementului de proiect.
I.N.A.
Managementul proiectelor
I.N.A.
Managementul proiectelor
PLANIFICARE
EXECUTIE
FINALIZARE
MANAGEMENTUL
SCHIMBARII
9.3.6.Planificarea
managementului
problemelor
10.3.6.Managementul
schimbarii
MANAGEMENTUL FINANCIAR (Managementul costurilor si achizitiilor):
4.1.Resurse Fund-raising
9.3.3.Planificarea resurselor si achizitiilor
10.3.3, 10.3.5.Monitorizarea si controlul costurilor si resurselor
11.3.5.Auditul
MANAGEMENTUL CALITATII
8.3.3.Stabilirea scopului si obiectivelor
9.3.4.Planificarea Strategiei in domeniul calitatii
10.3.2-10.3.3. Administrarea, coordonarea si
monitorizarea
10.3.5-10.3.6.Controlul proiectului si managementul
schimbarii
11.3.3.Masurarea gradului de satisfactie a clientului
11.3.5.Auditul
MANAGEMENTUL TIMPULUI
9.3.2.Planificarea in timp a activitatilor si resurselor
10.3.5.Controlul proiectului
10.3.3.Monitorizarea
MANAGEMENTUL RISCULUI
9.3.5.Strategia de management a riscurilor
9.3.6 Planificarea managementului problemelor
10.3.5.Controlul proiectului
MANAGEMENTUL ORGANIZATIONAL:
5.Cerinte in managementul organizational
10
I.N.A.
2.2
Managementul proiectelor
11
I.N.A.
Managementul proiectelor
Toate proiectele ncep ntr-un fel, de la un concept sau de la o idee, dar unica raiune pentru
existena unui proiect este s satisfac o NEVOIE sau s rezolve o PROBLEM. O dat cu
contientizarea nevoii/ problemei ncep cutrile pentru o idee de proiect i o surs de finanare.
Pe de alt parte, proiectul poate porni i de la o idee: o persoan decide c are o idee
fantastic de care este nevoie pe acest pmnt. Acea persoan nu are n minte un anume client
i poate avea nevoie de o multitudine de date de marketing pentru a putea s o vnd, fiind
nevoie s se organizeze un proiect pentru a-i atinge obiectivele.
n realitile Romniei contemporane ns proiectele pornesc de la existena unei linii de
finanare. Urmeaz apoi identificarea unei idei de proiect eligibil pentru acea linie de finanare.
Dac se ntmpl s existe i o nevoie sau o problem real corespondent acestui proiect,
sunt anse ca proiectul s aiba succes. Dac problema nu exist, n spiritul legilor lui Murphy,
ea trebuie inventat.
3.3 Concepte specfice Managementului de proiect
3.3.1 Ce este un proiect ?
n literatura de specialitate exist mai multe definiii, majoritatea avnd ca elemente comune
faptul c un proiect se caracterizeaz prin unicitate, prin obiective specifice care trebuie
atinse conform unui plan, n limita resurselor alocate i a unui buget disponibil. Pe baza
acestor elemente, putem defini proiectul ca fiind un ansamblu de activiti organizate,
desfurate n vederea atingerii unor obiective predefinite, care necesit resurse i efort
1
2
Stanley E. Portny, Project Management for Dummies, Wiley Publishing Inc. 2001, p 2
Ibidem.
12
I.N.A.
Managementul proiectelor
i care reprezint o intreprindere unic i, prin urmare, riscant, pe baza unui buget i a
unui program.
De cele mai multe ori, caracteristicile specifice ale unui proiect ies n eviden prin compararea
acestora cu caracteristicile activitilor curente.
Cteva dintre cele mai importante diferene sunt:
Proiecte
Implic schimbri semnificative
Sunt limitate ca i amploare i durat
Sunt unice
Folosesc resurse temporare
Sunt temporare
Au un management orientat spre atingerea unor
obiective
Sunt caracterizate de risc i incertitudine
Activiti
Eventualele schimbri sunt mici i treptate
Nu se sfresc niciodat
Au caracter repetitiv
Folosesc resurse stabile
Sunt permanente
Au un managementul orientat spre indeplinirea
unui rol
Sunt supuse riscului ntr-o msura mai mic
13
I.N.A.
Managementul proiectelor
Timp
Costuri (resurse)
TIM
Succesul unui proiect poate fi msurat prin ct s-a apropiat acesta de atingerea obiectivelor, cu
respectarea parametrilor referitori la buget i termene. n alte abordri, se pune accent pe
calitate, costuri i timp. Calitatea, obiectivele i performana sunt reflectri ale aceluiai aspect:
satisfacia clientului fa de rezultatele proiectului (obiectivele proiectului sunt prin definiie
orientate ctre rezultat; rezultatele proiectului trebuie s ndeplineasc anumite standarde de
calitate sau de performan).
Aceste trei aspecte obiective/ calitate, resurse i timp - sunt cunoscute sub denumirea de
tripla constrngere, iar triunghiul de mai sus ilustreaz echilibrul pe care trebuie s-l
urmreasc orice proiect pentru a fi considerat de succes.
Ceea ce mai trebuie neles din tripla constrngere este c dac planul proiectului este conceput
n mod realist, iar pe parcursul derulrii proiectului intervine un factor care foreaz modificarea
unuia din cei trei parametri, atunci trebuie modificat cel putin unul din ceilali doi. Spre exemplu,
dac, din diferite motive, resursele ce pot fi folosite pentru proiect sunt reduse, acest lucru
trebuie s determine fie creterea duratei de finalizare, fie acceptarea unor standarde de calitate
mai sczute.
3.3.3 Cicluri, rezultate i jaloane de parcurs
Pentru a putea fi mai uor controlate, proiectele sunt mprite n faze (etape) mai uor de
urmrit i care pot fi legate de activitile uzuale desfurate de organizaie. Succesiunea
acestor faze este cunoscut sub numele de ciclu de via al unui proiect. Realizarea fiecrei
faze a unui proiect este marcat de jaloane de parcurs (sau repere) i finalizarea unor rezultate
tangibile.
La finalul fiecrei faze se analizeaz performanele obinute, se ia decizia de continuare sau
stopare a proiectului, se identific eventualele erori i se iau aciunile corective ce se impun.
Evenimentele care marcheaz nceperea sau ncheierea unei faze, o decizie important sau un
eveniment extern foarte important pentru proiect se numesc jaloane de parcurs.
Nu exist un anume ciclu de via unanim acceptat pentru orice tip de proiect. n manualul de
fa este analizat ciclul de via al unui proiect structurat pe patru procese/ faze: iniiere,
planificare, implementare/ execuie i control, finalizare. Unele activiti din cadrul celor patru
faze pot varia n funcie de tipul proiectului i de domeniul n care se desfoar sau conform
metodologiei ce se aplic n proiectul respectiv.
14
I.N.A.
Managementul proiectelor
www.iso.org
15
I.N.A.
Managementul proiectelor
16
I.N.A.
Managementul proiectelor
Resurse de
timp
Resurse materiale
Resurse
financiare
Resurse umane
Resurse
Proiectele pornesc de la o problem/ necesitate. Pentru
informationale
a rezolva aceasta problem, este nevoie de resurse, iar
activitatea de obinere de fonduri poart denumirea de
Figura 3: Resurse
Fund-raising. n Romnia, sursa uzual sunt numeroasele
linii de finanare. O prima resurs de informaii este internetul. Printre principalele site-uri web
care prezint informaii despre oportuniti de finanare se numr:
www.mie.ro
www.animmc.ro
www.mfinante.ro
www.euractiv.ro
www.infoeuropa.ro
www.europeana.ro
www.finantare.ro
www.usaid.gov
www.europa.eu.int
www.dfid.gov.uk
www.sapard.ro
www.afm.ro
Paginile Ageniilor Regionale
www.afcn.ro
de dezvoltare (ADR-uri)
n afar de finanrile nerambursabile, mai exist o serie de instrumente de fund-raising:
credite;
business-angels (investitori care doresc s fac plasamente riscante, dar
cu potenial foarte mare. n baza unui plan de afaceri, pot finana o idee de
afaceri, uneori acordnd consultan pe durata incubrii);
incubatoare de afaceri;
credite cu faciliti de garantare (ex: Fondul Naional de Garantare a
Creditelor pentru IMM-uri);
credite cu faciliti de plat (rambursare avantajoas, dobnzi reduse etc);
sponsorizare;
colecta de fonduri;
parteneriate public private i parteneriate n general;
voluntariat.
Al doilea pas n nelegerea managementului proiectelor, dup nelegerea conceptelor de
baz, este cel al definirii rolurilor i responsabilitilor celor implicai ntr-un proiect. Asa
cum se poate vedea n cele ce urmeaz, ntr-un proiect, rolurile i responsabilitile nu
aparin doar echipei.
17
I.N.A
Managementul proiectelor
18
I.N.A
Managementul proiectelor
contribuie
la
realizarea
estimrilor n procesele de
planificare
asigur
implementarea
proiectului
19
I.N.A
Managementul proiectelor
20
obinerea
resurselor:
identificarea
resurselor, negocierile pentru obinerea
lor, pstrarea lor i gestionarea lor n
vederea unei utilizri eficiente.
configurarea rolurilor i a structurilor:
clarificarea i modificarea rolurilor proprii i
ale celorlali membri n echipa de proiect.
stabilirea unor comunicaii bune: crearea
legturilor dintre diverii stakeholderi care
contribuie la desfurarea proiectului,
astfel nct acestia s poat s-i
manifeste sprijinul i implicarea.
vizualizarea
imaginii de
ansamblu:
adoptarea perspectivei din elicopter,
gestionarea timpului i a celorlalte resurse,
anticiparea
reaciilor
persoanelor
interesate
de
proiect,
depistarea
conexiunilor
i
a
evenimentelor
neprevzute.
propulsarea proiectului: efectuarea de
aciuni i asumarea riscurilor necesare
pentru bunul mers al proiectului, mai ales
n fazele lui dificile.
rspunde n faa promotorului pentru
succesul sau eecul proiectului
I.N.A
Managementul proiectelor
efi
Managementul ateptrilor i
responsabilitilor
Managementul echipei
Echipa
Managerul de
proiect
Managementul relaiilor
transversale (Networking)
Organizaia
I.N.A
Managementul proiectelor
22
I.N.A
Managementul proiectelor
23
I.N.A
Managementul proiectelor
tipuri
de
structuri
de
n general, structura unei organizaii poate fi ncadrat ntr-unul din urmtoarele trei
tipuri4:
tip funcional n care resursele sunt controlate total de ctre unitile
funcionale ale organizaiei;
tip proiect n care resursele sunt alocate n mod expres ctre proiecte,
nivel de unde sunt controlate;
tip matriceal n care resursele sunt controlate funcional de ctre efii
compartimentelor funcionale i dirijate ctre proiecte, prin intermediul
managerilor acestora, n funcie de cerinele proiectelor. Termenul de
matrice inversat este folosit uneori pentru a descrie situaia n care
managerii funcionali sprijin proiectele i fac parte din echipele de
conducere ale proiectelor.
Structura unei organizaii produce constrngeri de disponibilitate a resurselor n
funcie de tipul su, de la compartimente funcionale la proiecte, cu o varietate de
matrici intermediare, explicate n paginile urmtoare.
Structura
organizaional
Caracterul
proiectului
Autoritatea
managerului de proiect
Funcional
Matrice
Proiect
Slab
Echilibrat
Puternic
Redus
sau deloc
Limitat
Sczut spre
moderat
Moderat spre
ridicat
Ridicat spre
aproape total
Disponibilitatea
resurselor
Redus
sau deloc
Limitat
Sczut spre
moderat
Moderat spre
ridicat
Ridicat spre
aproape total
Cine
controleaz
bugetul proiectului
Managerul
funcional
Managerul
funcional
Mixt
Managerul de
proiect
Managerul de
proiect
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Third Edition, Project
Management Institute, 2004
24
I.N.A
Rolul managerului de
proiect
Personalul
administrativ
al
managementului
proiectului
Managementul proiectelor
Norm
redus
Norm
redus
Norm
redus
Norm
redus
Norm
ntreag
Norm redus
Norm
ntreag
Norm
ntreag
Norm
ntreag
Norm
ntreag
Coordonarea
proiectului
Director general
Manager
funcional
Manager
funcional
Manager
funcional
personal
personal
personal
personal
personal
personal
personal
personal
personal
25
I.N.A
Managementul proiectelor
Coordonarea
proiectului
Director general
Manager de
proiect
Manager de
proiect
Manager de
proiect
personal
personal
personal
personal
personal
personal
personal
personal
personal
Director
general
Manager
funcional
Coordonarea
proiectului
Manager
funcional
Manager
funcional
personal
personal
personal
personal
personal
personal
personal
personal
personal
I.N.A
Managementul proiectelor
Director general
Manager
funcional
Manager
funcional
Manager
funcional
Manager
general de
proiecte
Manager de
proiect
personal
personal
personal
personal
personal
personal
Manager de
proiect
personal
personal
personal
Manager de
proiect
Coordonarea
proiectului
Dei organizaiile matriceale echilibrate (Figura 10) recunosc nevoia unui manager
de proiect, ele nu i confer acestuia autoritatea deplin asupra proiectului i a
finanrii sale.
Director
general
Manager
funcional
Coordonarea
proiectului
Manager
funcional
Manager
funcional
personal
personal
personal
personal
personal
personal
personal
personal
Manager
proiect
de
Cele mai moderne organizaii implic toate aceste structuri la diferite niveluri. De
exemplu, chiar i organizaiile funcionale pot crea o echip special de proiect
pentru a face fa unui proiect dificil. O astfel de echip prezint multe dintre
caracteristicile unei echipe de proiect dintr-o organizaie centrat pe proiecte. Echipa
poate include personal cu norm ntreag din diferite departamente funcionale,
27
I.N.A
Managementul proiectelor
poate dezvolta propriul set de proceduri operaionale i poate opera n afara structurii
de raportare standard.
Alegerea structurii trebuie s in cont de influenele culturale i de mediu i se poate
schimba pe msur ce proiectul evolueaz de-a lungul ciclului de via i datorit
diferitelor tipuri de condiii din contract.
5.2 Variante organizatorice de management prin proiecte
Exist organizaii n care structurile cu caracter temporar pot deveni o regul. Este
cazul organizrii pe proiecte. Echipele de proiect sunt constituite i funcioneaz
doar pe durata realizrii proiectului. Totui, n multe cazuri, experiena astfel
dobndit conduce la utilizarea echipei i n cadrul altor proiecte similare ulterioare.
Aceste organizaii se mpart n dou categorii:
organizaii care i obin veniturile din executarea de proiecte pentru alii
pe baz de contract firme de arhitectur, proiectare, consultan,
construcii etc.;
organizaii care au adoptat managementul prin proiecte i care tind s
aib sisteme de management pregtite pentru facilitarea proiectelor. De
exemplu, sistemele lor financiare sunt proiectate special pentru
contabilizarea, urmrirea i raportarea mai multor proiecte derulate
simultan.
Variantele organizatorice cu care lucreaz managementul prin proiect depind de o
serie de parametri, dup cum urmeaz:
amploarea proiectului;
noutatea proiectului;
perioada de realizare a proiectului;
numrul i potenialul personalului instituiei sau structurii
organizatorice;
distribuia specialitilor n subdiviziunile organizatorice;
caracteristicile climatului de munc;
personalitatea managerului de proiect.
n funcie de caracteristicile organizaionale principale, acestea se pot diviza n trei
variante organizatorice5:
managementul prin proiecte cu responsabilitate individual;
managementul prin proiecte cu stat major;
managementul prin proiecte cu structur mixt.
Oricare din aceste variante organizatorice implic existena i funcionarea unei
structuri organizatorice paralele cu structura organizatoric formal a instituiei
respective, situaie ce d consisten organizrii de tip matriceal. Aceast structur
organizatoric paralel are o durat de via limitat, ce coincide cu perioada
solicitat de realizare a proiectului.
5.2.1 Managementul prin proiecte cu responsabilitate individual
Managementul pe baz de proiecte cu responsabilitate individual se caracterizeaz
prin atribuirea ntregii responsabiliti pentru derularea proiectului unei singure
5
I.N.A
Managementul proiectelor
I.N.A
Managementul proiectelor
I.N.A
Managementul proiectelor
31
I.N.A
Managementul proiectelor
Asa cum artam n partea introductiv, unul din factorii de eec sau succes ai unui
proiect este alegerea managerului de proiect. Fr un manager capabil i competent
ansele de succes sunt extrem de limitate.
Condiia necesar dar nu i suficient pentru a fi un bun manager de proiect o
constituie existena aptitudinilor de management general. Ne referim aici la:
aptitudinile de conducere i de leadership, abilitile de comunicare, negociere,
abilitile de rezolvare a problemelor i de influenare a organizaiei, descrise pe scurt
n cele ce urmeaz.
I.N.A
Managementul proiectelor
I.N.A
Managementul proiectelor
34
I.N.A
Managementul proiectelor
I.N.A
Managementul proiectelor
36
I.N.A
Managementul proiectelor
planificare
control
conducere
organizare
implementare - coordonare
Figura 12: Funciile managementului7
Atenie!
planificarea este inutil fr obiective clare;
un lucru neplanificat nu poate fi organizat;
implementarea devine o simpl execuie aleatorie fr planificare i
organizare, iar coordonarea este imposibil;
controlul execuiei aleatorii, fr planificare i organizare, nu se poate
aplica dect n sens negativ i nu ncurajeaz progresul.
Ce activiti principale presupune fiecare funcie?
Planificarea
dezvoltarea scopului, obiectivelor i strategiei proiectului;
stabilirea activitilor proiectului i a resurselor necesare;
dezvoltarea de scheme de lucru pentru stabilirea relaiilor logice dintre
activitile proiectului i punctele critice;
realizarea programrii n timp a proiectului pe baza schemelor de lucru;
realizarea unui plan de gestiune a riscurilor;
realizarea de planuri de contingen.
Organizarea
stabilirea structurii organizatorice a echipei de proiect;
identificarea i repartizarea rolurilor membrilor echipei n cadrul proiectului;
definirea politicilor, procedurilor i tehnicilor managementului proiectului;
pregtirea statutului managerului de proiect i a instrumentelor de
delegare;
stabilirea standardelor de autoritate i responsabilitate ale echipei de
proiect;
alocarea resurselor materiale i financiare pe activiti.
Implementarea-coordonarea
pregtirea i derularea activitilor proiectului;
instruirea personalului;
supervizarea;
armonizarea deciziilor i aciunilor individuale;
monitorizarea resurselor i activitilor;
7
Ovidiu Nicolescu, Ion Verboncu, Eugen Burdu, Management, de la teorie la practica, Universitatea
Bucuresti, Bucuresti, 2004.
37
I.N.A
Managementul proiectelor
Controlul
stabilirea criteriilor i indicatorilor de performan;
stabilirea standardelor de performan (calitate, proceduri, costuri,
ncadrare n timp, etc.);
stabilirea i implementarea unei scheme de monitorizare i evaluare a
progresului organizaiei n direcia dorit, integrat n planificare;
stabilirea unui sistem informaional ntre membrii echipei de proiect, ntre
acetia i restul organizaiei i ntre acetia i ceilali factori interesai;
planificarea revizuirii regulate a strategiei n funcie de rezultatele evalurii.
Conducerea
cine are autoritatea de a decide, n ce domeniu i care sunt limitele de
autoritate ale postului sau privind coordonarea activitii i alocarea
resurselor proiectului;
stabilirea modului de analiz a opiunilor, luarea deciziilor i comunicarea
lor pentru fiecare activitate a proiectului;
realizarea unui plan de dezvoltare a tehnicilor de management participativ
n conducerea echipei de proiect;
dezvoltarea de tehnici de luare a deciziilor de ctre echipa de proiect.
38
I.N.A
Managementul proiectelor
iniierea;
planificarea;
execuia i controlul;
(testarea) i finalizarea.
FINALIZARE
PLANIFICARE
EXECUTIE
39
I.N.A
Managementul proiectelor
Faza de planificare este cea n care proiectul este scris, n care se hotrte cine ce
face, cu ce resurse, care vor fi activitile i sarcinile din cadrul proiectului, cum se va
implementa, cum se vor gestiona riscurile.
Execuia sau implementarea corespunde realizrii efective a proiectului, atingerii
obiectivelor propuse i obinerii rezultatelor dorite (n msura n care acest lucru este
posibil).
Pentru proiectele care fie fac parte dintr-un proiect mai mare (sunt, de fapt, subproiecte) sau pentru cele care fac parte dintr-un lan de proiecte, deseori rezultatele
(produsele) nu sunt importante prin ele nsele (i prin faptul c au fost atinse/
realizate), ci prin modul n care vor putea fi folosite pentru proiectul general sau
pentru proiectele care urmeaz n lanul de proiecte. Din acest motiv, n asemenea
cazuri, este necesar testarea rezultatelor/ produselor pentru a se vedea dac ele
corespund obiectivelor propuse i dac vor putea fi folosite ulterior n bune condiii.
Fiind vorba de cazuri particulare, faza de testare poate s nu existe pentru proiectele
mai mici sau proiectele de sine stttoare.
Bineneles c acest model este unul simplificat, atta timp ct unele faze se pot
suprapune sau pot interaciona ntre ele (de ex. faza de planificare a unui proiect
poate duce la identificarea unor proiecte noi sau execuia unui proiect poate cuprinde
sub-proiecte care, la rndul lor, s conin toate fazele unui proiect).
Fiecare faz a unui proiect va avea un element de iniiere, un proces de evoluie i
un rezultat. n general, rezultatul unei faze va fi elementul de ncepere pentru faza
urmtoare. Se recomand ca ntre fazele proiectului s fie prevzute activiti de
evaluare a fazei precedente nainte de a trece la faza urmtoare.
De exemplu, pentru fazele ciclului de viat al proiectului din Figura 10, rezultatul
primei faze (iniierea) va fi un document de iniiere a proiectului care va deveni
punctul de pornire pentru faza de planificare.
Pe baza rezultatului fazei de planificare (planul proiectului) se va realiza execuia
proiectului, rezultatele fazei de execuie devenind obiectul activitilor de finalizare
(respectiv evaluare).
Faza final va avea ca rezultat un set de nvminte (lecii nvate), care vor fi
transmise mai departe prin intermediul memoriei organizaiei, stnd la baza
proiectelor viitoare. Atunci cnd se va face un proiect similar n viitor, organizaia nu
va mai fi nevoit s porneasc de la zero, ci va ine cont de experiena anterioar.
Acest ciclu de via al proiectului arat c:
fiecare faz a proiectului va avea criterii clare prin care sunt adoptate
deciziile i criterii de evaluare a calitii;
fazele ce formeaz ciclul sunt legate unele de altele, astfel nct fiecare
faz trebuie nti s se finalizeze pentru a permite fazei urmatoare s
nceap.
Finalizarea unei faze a proiectului este, n general marcat de o analiz att a
rezultatelor-cheie, ct i a performanei proiectului, cu scopul de:
a determina dac proiectul poate sa treac la faza urmtoare, i
a detecta i corecta erorile identificate (implicnd costuri ct mai
reduse)
40
I.N.A
Managementul proiectelor
Iniiere
Planificarea
Execuia
(Testarea)
Finalizarea
41
I.N.A
Managementul proiectelor
Iniiere
Planificare
Implementare
Efortul
managerului
proiect
(Testare)
Finalizare
de
n capitolele urmtoare vom trece prin toate fazele proiectului i, pentru o mai bun
nelegere, vom utiliza un exemplu unitar pe tot parcursul prezentrii.
42
I.N.A
Managementul proiectelor
8 INIIEREA
de
ent
um e
c
o
r
D
e
initi
Rap
or
evalu t de
are
8.1 Introducere
Plan
ul si
buge
tul
te
ulta
Rez
43
I.N.A
Managementul proiectelor
1. Analiza
Problemei /
Necesitilor
6. Identificarea
rezultatelor i
impactului
2. Analiza
Soluiilor
Documentul de
iniiere
5. Identificarea
interesului i
suportului pt
proiect
3. Elaborarea
Strategiei
4. Analiza
capacitii
organizaionale
I.N.A
Managementul proiectelor
Analiza Gap/Needs este realizat prin identificarea problemei/ nevoii principale i a soluiei de
rezolvare direct a acestei probleme. A se vedea Walter Michalski Six Sigma Tool Navigator, 2003,
Productivity Press, New York.
Aceast analiz este util doar n cazul microproiectelor, unde utilizarea unor analize extensive ar
reprezenta o pierdere de timp.
9
Iswhikawa, cunoscut i sub denumirea Diagrama cauz-efect, este un instrument relativ
asemntor cu arborele problemelor, ajutnd la identificarea cauzelor problemelor, fr ns a
continua cu identificarea efectelor problemei respective. A se vedea Walter Michalski Six Sigma Tool
Navigator, 2003, Productivity Press, New York.
45
I.N.A
Managementul proiectelor
Efect secundar
Efect secundar
EFECT
EFECT
EFECTE
PROBLEMA
CAUZE
CAUZ
CAUZ
Cauz indirect
CAUZ
Cauz indirect
Aglomerarea spitalelor
Consum de
medicamente ridicat
EFECTE
CAUZE
Alimentaie
defectuoas
Educaie deficitar
46
Temperaturi sczute
n spaiile de joac
Lipsa de igien n
gradinie
Grdinie aglomerate
I.N.A
Managementul proiectelor
Arborele problemelor
Arborele obiectivelor
Efect
secundar
Efect
secundar
Impact
Impact
EFECT
EFECT
REZULTAT
REZULTAT
EFECTE
REZULTATE
E
PROBLE
MA
CAUZA
CAUZA
SCOP
OBIECTIV
CAUZA
CAUZE
OBIECTIV
OBIECTIV
OBIECTIVE
Cauza
indirecta
Cauza
indirecta
Activitati
Activitati
47
I.N.A
Managementul proiectelor
Impact
Impact
REZULTAT
REZULTAT
REZULTATE
SCOP
OBIECTIVE
OBIECTIV
OBIECTIV
OBIECTIV
Activiti
Activiti
Exemplu:
Scderea costurilor
comunitii
Degrevarea spitalelor
Scderea cheltuielilor cu
medicamentele
REZULTATE
Scderea cu 20% a
cazurilor de TBC
OBIECTIVE
mbuntirea alimentaiei
(aport de fructe)
mbuntirea igienei n
gradinie
obiectivelor
proiectului
(Strategia
48
I.N.A
Managementul proiectelor
n exemplul anterior avem trei posibile soluii (un arbore bine realizat ne va furniza
ns mult mai multe alternative10):
mbuntirea alimentaiei copiilor, mbuntirea igienei i introducerea unui sistem
de nclzire centralizat. Care este cea mai bun? Este bine s implementm doar
una din soluii, toate sau o combinaie dintre acestea?
Pentru aceasta, sunt sugerai urmtorii trei pai:
A. IDENTIFICAREA ALTERNATIVELOR
1. Identificarea relaiilor obiectiv-impact ca posibile alternative sau componente
ale proiectului; alternativele sunt numerotate i denumite, de exemplu:
abordare prin instruire, abordare mixt instruire suport etc.;
2. Eliminarea obiectivelor care sunt n mod evident nedorite sau de neatins;
3. Eliminarea obiectivelor care sunt urmrite i de alte proiecte din zon;
4. Discutarea posibilelor implicaii cu factorii interesati.
B. SELECTAREA CELOR MAI VIABILE ALTERNATIVE
CRITERII DE SELECIE a alternativelor:
Probabilitatea atingerii obiectivelor propuse;
Costul total;
Beneficiile aduse grupurilor tint;
Riscurile sociale.
Factorii interesai vor obine consensul n legatur cu orice alte criterii utilizate pentru
aprecierea viabilitii variantelor posibile.
Alte tipuri de criterii pot fi:
Tehnice: oportunitatea, folosirea resurselor locale, tipul proiectului/ aria de
intervenie;
Financiare: costuri, continuitatea din punct de vedere financiar,
independena financiar etc;
Economice: raport favorabil cost/ beneficiu, beneficii economice,
viabilitate economic;
Sociale: distribuirea costurilor i beneficiilor, grupul tint, limitri socioculturale, implicarea i motivarea local;
Legate de mediul nconjurtor: efecte asupra mediului sau a factorilor ce
l influeneaz.
Managerul de proiect trebuie s aprecieze diferitele criterii n relaie cu opiunile
posibile i s le acorde calificative cum ar fi + sau -, cuprinztor/ limitat, important/ de
mic importan.
Pe baza rezultatelor acestei aprecieri, echipa va stabili STRATEGIA PROIECTULUI.
C. SELECTAREA STRATEGIEI PROIECTULUI
I.N.A
Managementul proiectelor
O1 O2
O3
O4 O5
Scopul
GAP
Figura 20: Analiza GAP - NEEDS
n romn
Specific
Msurabil
Tangibil/ Realizabil
Realist
ncadrat n timp
50
I.N.A
Managementul proiectelor
Diferena dintre realizabil i realist este legat de faptul c un obiectiv poate fi, n
sine, realizabil, ns se pune ntrebarea dac este i realist pentru organizaia care
iniiaz proiectul s i propune obiectivul respectiv.
n fine, pentru orice obiectiv trebuie s se stabileasc de la nceput termenul pn la
care el urmeaz a fi ndeplinit. Fr termene pentru obiective, nu putem defini un
plan de proiect.
Ct privete faza de iniiere, dac nu estimm timpul de care avem nevoie pentru
atingerea obiectivelor, nu ne putem da seama dac proiectul pe care intenionm s
l iniiem se ncadreaz n termenele impuse de client/ beneficiar sau dac nu
perturb ntreaga strategie a organizaiei.
8.3.4 Analiza capacitii organizaiei de a duce la bun sfrit proiectul
previzionat
SCOP: Condiiile eseniale pentru a aproba un proiect sunt fezabilitatea proiectului
i capacitatea organizaional. Aceast etap de analiz are ca subiect capacitatea
organizaiei de a duce la bun sfrit proiectul.
DESCRIERE: Se utilizeaz un instrument, un set de instrumente sau formulare/
chestionare tipizate pentru a determina capacitatea organizaional. Punctele de
analiz privesc cel putin:
Resursele;
Experiena cu proiecte similare;
Structura organizaiei i resursele umane;
Criterii de eligibilitate economico-financiar.
INSTRUMENTE: Pentru a determina dac organizaia care propune un proiect
este capabil s-l duc la bun sfrit, se pot utiliza urmtoarele instrumente:
Chestionare sau formulare de evaluare care evalueaz aspectele
principale ale organizaiei (a se vedea, de exemplu, formulare de evaluare
de tip Phare);
Analiza SWOT.
8.3.4.1 Analiza SWOT
51
I.N.A
Managementul proiectelor
NEGATIVE
Strenghts
(Puncte tari)
Weakneses
(Puncte slabe)
INTERNE
S W
O T
EXTERNE
Opportunities
(Oportuniti)
Threats
(Ameninri)
Analiza SWOT va releva dac punctele forte ale organizaiei sunt suficiente i pot fi
valorificate n oportunitile identificate, ceea ce nseamn c organizaia are
capacitatea de a duce la bun sfrit proiectul; dac acest lucru nu este posibil i/ sau
dac punctele slabe tind s se materializeze n ameninrile identificate la adresa
proiectului, atunci capacitatea organizaional n privina acestui proiect este pus
sub semnul ntrebrii.
8.3.5 Identificarea posibilelor influene pe care proiectul le-ar putea avea
asupra diferitelor medii i viceversa
SCOP: Dincolo de stringena problemei sau a nevoii pe care proiectul ar urma s o
rezolve, pentru luarea deciziei de a demara sau a nu demara un proiect, este foarte
important s se aib n vedere posibilele influene pe care viitorul proiect le-ar putea
avea asupra factorilor interesai.
INSTRUMENTE: Matricea factorilor interesai (Stakeholders matrix) i analiza
cmpului de fore
8.3.5.1 ANALIZA FACTORILOR INTERESAI
52
I.N.A
Managementul proiectelor
Primul i poate cel mai important factor interesat este chiar organizaia care se afl
pe punctul de a iniia proiectul. Din punctul de vedere al acesteia, este important de
stabilit dac scopul i obiectivele proiectului sunt compatibile cu obiectivele strategice
sau cele pe termen mai lung ale organizaiei, dac proiectul nu va pune probleme
organizaiei n gestionarea celorlalte proiecte i programe aflate n derulare sau
asupra crora s-a luat deja decizia de a fi demarate.
Un alt instrument pentru analiza factorilor interesai avnd acelai scop, dar o
reprezentare grafic diferit este Analiza Cmpului de Fore, care pune n opoziie
forele pro i contra proiectului, precum n figura urmtoare:
Proiect
Pro
Contra
Contra
Pro
Pro
Con
Contra
53
I.N.A
Managementul proiectelor
P o litic
54
I.N.A
Managementul proiectelor
55
I.N.A
Managementul proiectelor
9 PLANIFICAREA
9.1 Introducere
Planificarea proiectului este procesul
de definire a cerinelor proiectului
ntr-un mod structurat, folosind
instrumentele managementului de
proiect,
pentru
comunicarea
cerinelor proiectului ctre toate
prile
implicate,
msurarea
performanelor, precum i pentru
organizarea i asigurarea controlului
utilizrii resurselor n
scopul
realizrii obiectivelor propuse ale
proiectului.
Planificarea proiectului este un
proces foarte dinamic i continuu
care se ncheie doar odat cu
nchiderea proiectului.
Un proiect trebuie s fie realizabil ntr-un termen relativ fix i cu resurse limitate, iar
definirea proiectului trebuie s in cont de aceste lucruri. Procesul de planificare a
proiectului implic stabilirea obiectivelor, a beneficiarilor, a rezultatelor scontate, a
activitilor i resurselor necesare (att umane, ct i finaciare), precum i stabilirea
termenelor de realizare. n funcie de mrimea proiectelor, i documentele de
planificare pot fi realizate n etape succesive care s asigure nivelul de detaliere
necesar. La proiectele mari etapele iniiale pot fi cele mai importante pentru obinerea
succesului scontat. Dac proiectul nu este definit n mod fezabil i nu este
fundamentat, iar scopurile sale nu sunt relaionate corespunztor cu obiectivele i
ateptrile finanatorului i a supervizorului, atunci exist riscul ca proiectul s
eueze.
Procesul de planificare a unui proiect se bazeaz pe logica Modelului ITO1 (Input
Transform-Outcome: Resurse-Procese-Rezultate), un instrument care relaioneaza n
mod direct rezultatele proiectului (servicii i produse) de activitile implicate cu
atributele de timp i resurse necesare.
n cadrul managementului de proiect planificarea reprezint un proces de structurare
i gndire logic care are ca obiectiv general coordonarea deciziilor n scopul
atingerii obiectivelor predeterminate.
Pentru managerul de proiect planificarea implic numeroase abiliti, dar i aduce i
urmtoarele beneficii:
o imagine mai clar asupra ceea ce dorete s realizeze;
ncredere n ceea ce face;
ordonare n aciuni;
modaliti de validare a activitilor;
facilitarea schimbului de informaii cu cei implicati n proiect;
facilitarea coordonrii proiectului.
Din cauza unei planificri necorespunzatoare multe proiecte eueaz: obiectivele nu
sunt realizate n timpul i n limita bugetului alocat.
56
I.N.A
Managementul proiectelor
57
I.N.A
Managementul proiectelor
Paii care trebuie urmai n faza de planificare ar putea fi structurai n modul urmtor:
1. Planul de lucru
(WBS)
2. Planificarea
timpului (Graficul
Gantt)
8. Planificarea
monitorizrii i
evalurii
7. Strategia de
com unicare
3. Planificarea
resurselor i
achiziiilor.
Bugetul
Planul
proiectului
6. Strategia n
dom eniul calitii
5. Planul de
management a
problemelor
4. Strategia de
management a
riscurilor
I.N.A
Managementul proiectelor
Task Name
21 Aug '06
T W T
F S
28 Aug '06
S M
1
2
1.INITIERE
14
2. PLANIFICARE
28
3. EXECUTIE si CONTROL
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
0%
0%
3.13 Testarea
4.FINALIZAREA
43
44
45
46
47
4.5 Audit
48
49
50
Figura
24:
Eantionsociale
dintr-un
WBS
51
4.9 Evenimente
de incheiere,
networking, PR
Figura 27 prezint o poriune dintr-un desfurtor de lucru (WBS) al unui proiect de
organizare de cursuri de formare profesional. Fazele 1 si 2 sunt restrnse (folosind
un software adecvat, acestea se pot expanda cu un simplu click).
I.N.A
Managementul proiectelor
Participanii la
derularea
proiectului
OBS
Organization
Breakdown
Structure
Activitile
proiectului
Resursele
necesare
derulrii
proiectului
Contractele
necesare
derulrii
proiectului
Costurile
necesare
componentelor
proiectului
ABS Activity
Breakdown
Structure
RBS
Ressources
Breakdown
Structure
CtBS
Contract
Breakdown
Structure
CsBS Cost
Breakdown
Structure
Coninut
Aceste analize prezint avantajul identificrii cerinelor proiectului, dar prezint unele
limitri, respectiv nu includ factorul timp i deci nu fac referire la duratele activitilor.
9.3.2 ntocmirea planului de lucru planificarea n timp a activitilor i
resurselor
SCOP: Estimarea timpului i costurilor pe sarcini/ lucrri. Rezultatul acestei activiti
l constituie informaiile necesare pentru dezvoltarea planului de lucru, documentarea
fiecrei lucrri care trebuie executat pe parcursul realizrii proiectului prin stabilirea
responsabilitii i timpului de realizare pentru fiecare sarcin. Sunt stabilite i
60
I.N.A
Managementul proiectelor
I.N.A
Managementul proiectelor
I.N.A
Managementul proiectelor
I.N.A
Managementul proiectelor
64
I.N.A
Managementul proiectelor
I.N.A
Managementul proiectelor
proceduri de control;
sistemul de documentare i pstrare a nregistrrilor;
responsabilitile actorilor cheie (stakeholders) implicai n proiect
referitor la Planul de Management al Calitii.
9.3.5 Planificarea strategiei de management al riscurilor
SCOP: Definirea modului de identificare a riscurilor, stabilirea persoanelor
responsabile de identificarea riscurilor, stabilirea intervalelor de reevaluare a
riscurilor, alegerea instrumentelor de monitorizare a riscurilor, alegerea modalitilor
de transfer a riscurilor i a tratrii riscurilor.
DESCRIERE:
Se definete procesul de identificare a riscurilor, precum i
responsabilitile privind managementul riscurilor. Se intocmete matricea riscurilor
pentru evaluarea atributelor i impactului.
Documente: STRATEGIA / PLANURILE DE MANAGEMENT AL RISCURILOR.
Planurile de management al riscurilor trebuie realizate n urmtoarele etape:
1. identificarea motivelor de ngrijorare;
2. identificarea factorilor de risc i a surselor;
3. evaluarea riscurilor i a consecinelor asupra proiectului;
4. evaluarea opiunilor de tratare a riscului;
5. prioritizarea eforturilor de management a riscului;
6. ntocmirea planurilor de management a riscurilor;
7. autorizarea implementrii planurilor de management a riscurilor.
Un plan de management a riscurilor poate fi structurat astfel:
1. Introducere
scopul planului de management al riscurilor;
descriere proiect (WBS, descriere lucrri, interfee);
rezultate;
organizare proiect;
programul proiectului;
jaloane;
control.
2. Practica managementului riscului
identificare;
evaluare;
nregistrare;
urmrire.
3. Informaii privind riscurile
riscuri definite prin contract;
urmrirea riscurilor (identificate sau planificate):
propunere;
lansare;
monitorizare.
Descriere i evaluare riscuri:
matricea riscurilor;
atributele cheie ale riscurilor identificate.
4. Instrumente de managementul riscurilor:
testri;
analiz;
simulri;
verificri periodice;
66
I.N.A
Managementul proiectelor
Ce este riscul? Posibile descrieri ale riscului sunt: lucruri care merg prost; resurse
insuficiente; manageri care nu se implic suficient n proiect; persoane fr talent
n domeniu implicate n proiect; persoane care nu i respect promisiunile, Riscul
este o posibil barier ctre succes toate lucrurile care pot merge prost.
Care este diferena dintre cuvintele risc i problem? O problem este o ntrebare
fr rspuns. Dac nu se gsete rspunsul pentru ntrebare, atunci problema poate
deveni un risc pentru proiect.
Riscul este definit ca un element incert, dar posibil ce apare permanent n
procesul activitilor socio-umane, ale crui efecte sunt pgubitoare i
ireversibile.
9.3.5.2 Cum se gestioneaz riscul?
Managementul riscului reprezint totalitatea metodelor sau mijloacelor prin care este
gestionat incertitudinea n scopul ndeplinirii obiectivelor descrise n proiect.
Ce trebuie fcut:
Identificarea zonelor de risc, structurarea factorilor de risc i definirea probabilitii
apariiei lor, gestionarea optim a resurselor n scopul reducerii factorilor de risc,
crearea unor alternative pentru fiecare factor de risc cu probabilitate mare de apariie.
Strategii de reducere a riscurilor
Accept riscul - atunci cnd
riscurile sunt foarte mici;
Monitorizarea
riscului
i
pregtirea planurilor pentru
situaii
imprevizibile
stabilirea unui set de indicatori
i urmrirea acestora pe
ntreaga durat a proiectului;
crearea unor planuri de rezerv;
Responsabil
Descrierea
riscului
Probabilitatea
Impactul
Strategii
Poziie
curent
2
3
4
etc
67
I.N.A
Managementul proiectelor
Coloana 1: Numr de risc - un numr care este ataat fiecrui risc identificat. El
ajut la documentaie i comunicare.
Coloana 2: Responsabilul - este reprezentat de iniialele persoanei care rspunde
de rezolvarea riscului.
Coloana 3: Descrierea riscului - o descriere succint a naturii riscului respectiv.
Coloana 4: Probabilitate - probabilitatea ca riscul survenit s fie inclus n una din
cele trei categorii: mare, mediu sau mic.
Coloana 5: Impactul - efectul asupra proiectului dac riscul survenit a fost inclus ntruna din cele trei categorii: mare, mediu sau mic.
Coloana 6: Strategii - aciuni care pot fi luate pentru a reduce riscul. Avei n vedere
faptul c n unele cazuri este posibil s fie nevoie de alte modaliti de administrare a
riscului sau de simpla acceptare a sa
Coloana 7: Poziia actual - arat dac riscul respectiv este nc actual sau a fost
rezolvat sau pur i simplu nu mai exist.
Principalele riscuri ntlnite n practic sunt:
cerine incomplete asupra proiectului;
insuficienta implicare a partenerilor din proiect;
resurse insuficiente;
estimri nerealiste asupra rezultatelor;
insuficiena suportului executiv;
schimbarea cerinelor i specificaiilor n timpul derulrii proiectului;
insuficienta planificare a activitilor;
management defectuos;
lipsa echipamentelor necesare derulrii proiectului.
n anumite circumstane, riscurile au o probabilitate mai mare. Aceste circumstane
pot fi:
cnd ceva se face pentru prima dat (nu exist experien practic);
cnd se folosete tehnologie de ultim or (ea nu este testat sau
cunoscut);
cnd scopul proiectului nu este foarte clar;
cnd exist mai muli furnizori ai proiectului;
cnd lanul de aprovizionare este lung;
cnd nu exist un finanator sigur sau o structur managerial.
9.3.5.4 Instrumente de analiz a riscului
Riscul, poate fi definit ca fiind orice eveniment care poate mpiedica realizarea
proiectului i ndeplinirea ateptrilor celor interesai n execuia acestuia.
Identificarea riscurilor i adoptarea msurilor de protecie mpotriva acestora conduce
la maximizarea evenimentelor pozitive i minimizarea consecinelor unor evenimente
adverse.
Identificarea i evaluarea riscurilor presupune ntr-o prim etap precizarea riscurilor
interne (pe care echipa proiectului le poate controla i influena) i a celor externe
(care nu sunt sub controlul participanilor la proiect), iar ntr-o a doua etap stabilirea
cauzelor care pot conduce la astfel de evenimente. Evaluarea i monitorizarea
riscurilor proiectului reprezint un proces dinamic ce se deruleaz pe tot parcursul
ciclului de viata al unui proiect i constituie managementul riscurilor.
68
I.N.A
Managementul proiectelor
69
I.N.A
Managementul proiectelor
90-99%
70-80%
50-60%
30-40%
10-20%
Impact major
Mediu
Impact
mediu
Mare
Mic
Mediu
Inacceptabil
Mic
Mediu
Mediu
Inacceptabil
Stabilirea riscurilor implic din partea managerului de proiect elaborarea unui plan de
aciune pentru prevenirea sau acceptarea acestora, care s asigure:
stabilirea responsabililor i a responsabilitilor pentru fiecare risc ce a fost
identificat;
monitorizarea i raportarea n urma aciunilor ntreprinse;
cuantificarea efectelor ce se pot produce ca urmare a schimbrilor ce pot
surveni.
9.3.6
70
I.N.A
Managementul proiectelor
COMENTARII
RESPONSABILITATE
1. Identificarea problemei
2. nregistrare i urmarire
Exemple:
Conflicte n interiorul
echipei
Devieri funcionale
Neconformiti
3.
Repartizarea
unei
probleme pentru evaluare i
rezolvare
(Ex: oricine)
9.3.7
FRECVENA DE
URMRIRE
(Ex.sptmnal)
(Ex.zilnic)
Scop:
Stabilirea strategiei de comunicare astfel nct s se asigure furnizarea
informaiilor necesare pentru execuia proiectului membrilor echipei, beneficiarilor
proiectului, precum i celorlalte persoane interesate.
DESCRIERE:
Se definesc grupurile int pentru diferite tipuri de comunicaii,
frecvena, formatul i rezultatele comunicrii.
Documente: planul de management al comunicrii.
Comunicarea este eseniala n cadrul procesului de management. Pentru ca
managerul proiectului s poat face o analiz eficienta a unei situaii, s propun
alternative, s anticipeze impactul i consecinele schimbrilor planificate, el trebuie
s adopte un stil de comunicare managerial adecvat, care s-i asigure: claritate,
corectitudine, concizie, precizie, naturalee, demnitate, credibilitate, continuitate,
consisten i coninutul mesajului, canale multiple de comunicare, armonia cu
auditoriul, transparena informaiilor, adaptarea i anticiparea reaciilor auditoriului.
Regulile de comunicare trebuie definite n cadrul unui proiect astfel nct procesul de
comunicare s se focalizeze pe aspectele de fond i nu pe cele de form.
Procedurile de comunicare urmresc formalizarea urmtoarelor reguli:
modalitatea de editare a comunicrilor scrise;
informaii obligatorii n coninutul comunicrilor scrise;
formate de comunicare standardizate;
modaliti i index de abreviere, structurare i referire a datelor;
modaliti de utilizare a canalelor de comunicare.
Etapele efective ale procesului de comunicare sunt:
1. planificarea comunicrii - se conceptualizeaz ideile i se organizeaz
mesajele pentru a fi comunicate eficient i se alege modalitatea de
comunicare;
2. stabilirea strategiei de comunicare se elaboreaz scheletul comunicrii;
3. transmiterea mesajului - prin canalele alese;
4. evaluarea gradului de recepionare i ntelegere a mesajului de ctre
receptori;
5. Evaluarea experienei i corectarea sistemului de comunicare.
71
I.N.A
Managementul proiectelor
9.3.8
n principiu, orice obiect/ obiectiv/ proces/ aciune/ rezultat etc. trebuie observat sub
aspectele fundamentale ale calitii i cantitii. Tot n principiu, un indicator composit
se obine prin formula:
I = C x C (Calitate x Cantitate)
Exemple tipice:
Produse:
o Mere
Compania X produce 5 tone de mere calitatea I i 3 tone calitatea 3.
Calitatea variaz de la 1 la 5, unde 1 este cea mai bun calitate i 5 cea
mai scazut. Pentru calcul se vor da valori calitative inverse (cal 5 = 1, cal
4 = 2 etc). Indicatorul de producie va fi: I=5t x 5 + 3t x 3 = 34
(calitatea)
I
II
III
IV
V
72
Indicator
calitativ
5
4
3
2
1
Tone (cantitate)
5
0
3
0
0
Indicator compozit
(CxC)
25
9
I.N.A
Managementul proiectelor
TOTAL
34
o Procesoare
Compania Z produce:
Viteza (MHz) (calitate)
1000
1200
1500
Nr. de procesoare pe
lun (cantitate)
500
300
100
TOTAL
Indicator
(CxC)
5000
3600
1500
10100
compozit
Servicii:
o Cursuri de training
Aceti indicatori sunt potrivii pentru rezultate. Pentru aciuni, procese, activiti se pot
formula indicatori agregnd timpul alocat aciunii (t), obinerea rezultatului scontat (r
- total, parial, deloc) i resursele alocate (m resurse materiale, f financiare, u
umane, i informaionale) sub formula:
I
IxR
MxFxUxI
Resursele pot fi echivalate toate n bani sau pot fi exprimate n uniti de masur
specifice.
9.3.8.3 Cuantificarea indicatorilor calitativi
73
I.N.A
Managementul proiectelor
INPUTS:RESURSE
RESURSE
INPUTS:
Exemplu de completare: Activitatea XYZ are patru etape de realizare, iar efortul
depus pentru realizarea acestora poate fi estimat astfel: etapa 1 - 35% din efortul
total, etapa 2 15%, etapa 3 40%, etapa 4 10%. Etapa 1
este finalizat n sptmna 3,
etapa 2 n sptmna 7, etapa
3 sptmna 14, etapa 4
sptmna
20..
Pentru
sptmnile 1 i 2 se va
completa
0%,
pentru
Resurse de
sptmna
3
35%.
n
timp
continuare sptmnile 4-6 vor
Resurse materiale
Resurse
fi completate tot cu 35%,
financiare
sptmna 7 cu 50% (35+15)
etc.
Resurse
informationale
BLACK-BOX:
BLACK-BOX:
PROCESE
PROCESE
Resurse umane
ACTIVITATI PROCESE
OUTPUTS:
OUTPUTS:
REZULTATE
REZULTATE
Servicii
Produse
OUTCOMES:IMPACT
IMPACT
OUTCOMES:
Impact
Utilizarea exclusiv a unui tip de indicatori poate duce la un feed back defectuos. De
exemplu, dac oraul Timioara se confrunt cu o cretere cu 20% a cazurilor de
TBC.
74
I.N.A
Managementul proiectelor
75
I.N.A
Managementul proiectelor
I.N.A
Managementul proiectelor
managementul costurilor;
revizuiri;
raportarea progreselor proiectului;
controlul proiectului i documentelor;
asigurarea calitii;
managementul comunicrii.
77
I.N.A
Managementul proiectelor
10 EXECUIA
de
ent
um e
c
o
r
D
e
initi
Plan
ul si
buge
tul
e
ltat
e zu
Rap
or
evalu t de
are
10.1 Introducere
78
I.N.A
Managementul proiectelor
2. Gestiunea i
coordonarea
activitilor
EXECUIA
PROIECTULUI
5.
Managementul
schimbrii
3.
Monitorizarea
4. Comunicare,
raportare i
networking
79
I.N.A
Managementul proiectelor
panicii n situaiile n care echipa trece prin momente de dificultate, momente care, de
cele mai multe ori sunt inerente.
Grupurile trec printr-o serie de etape de dezvoltare, nainte de a atinge maturitatea
reprezentat prin formarea echipei. Aceste stadii au fost definite de Tuckman (1965):
formarea - n acest stadiu, nc nu se poate vorbi, de fapt, despre echip, ci mai
degrab cu un grup de indivizi. n general, acetia manifest ataament fa de
echipa n care tocmai au intrat, dar totodat i team i suspiciune. Mare parte
din timp este alocat de ctre fiecare membru acceptrii sale de catre ceilali. Se
strng informaii, date, care vor folosi apoi la crearea de sub-grupuri. Se evit
confruntrile (n special atunci cnd indivizii nu se cunosc foarte bine) i, din
aceast cauz, se evit subiectele delicate sau foarte grave (fapt care, uneori,
poate constitui un dezavantaj). n viziunea celor care au conceptualizat aceast
teorie, trecerea la etapa urmtoare are loc atunci cnd se renun la evitarea
conflictului.
furtuna - se caracterizeaz prin conflict i competiie. Pe msur ce se
avanseaz n rezolvarea sarcinii, apar momente tensionate, n care membrii
trebuie s modeleze comportamente, idei, convingeri pentru a le face compatibile.
Ierarhia informal a grupului se structureaz i ea, aprnd i de aici tensiuni,
conflicte. Din cauza disconfortului ce apare n aceast etap, unii membri au un
comportament de retragere, n timp ce alii manifest tendina de a domina.
normarea - se caracterizeaz prin creterea coeziunii ntre membrii grupului. n
acest moment dispar grupuleele, apare contiina de apartenen la grup.
Problemele pot fi rezolvate n grup, cu participarea tuturor. Grupul stabilete
norme i tipare de funcionare. Exist un real i eficient schimb de informaii ntre
toti membrii grupului. Creativitatea este mare. Periculos n aceast etap este
faptul ca membrii grupului devin extrem de ataai grupului aa cum este el,
opunndu-se schimbrilor de orice natur (includerea de noi membri etc.).
funcionarea - nu toate grupurile ajung n aceast etap n care se poate vorbi
de echip n adevratul sens al termenului. Acum apare interdependena real
ntre membrii grupului i se ajunge n stadiul n care se poate lucra la fel de bine
individual, n subgrupe sau cu ntreg grupul. Loialitatea membrilor fa de grup
este maxim, la fel i eficiena sa. Identitatea grupului este complet, membrii
sunt foarte siguri de ei, iar teama de schimbare dispare.
ncheierea - neluarea n considerare a existenei acestei etape poate duce la
crize majore. n principiu, n aceast etap membrii grupului se concentreaz pe
terminarea sarcinii, comportamentele de meninere ocupnd un loc secundar.
Cnd ncheierea nu se realizeaz, problemele neterminate ntr-un grup vor fi
transferate ctre alte grupuri, blocndu-le. Se poate deci, ca n loc de un grup s
fie afectate mai multe. Este deci foarte important pentru sntatea grupului, ca
fiecare aciune s fie dus la bun sfrit. ncheierea reprezint atingerea unui
echilibru ntre participani care le va permite s se despart i s plece chiar dac
exist un conflict. Aceast etap necesit pstrarea contactului pn la
identificarea problemelor terminate i neterminate. Sfritul cauzeaz sentimente
diverse: manie, tristete, uurare care se exteriorizeaz sub diferite forme
mascate mai mult sau mai putin dunatoare grupului: atitudini violente, apatie,
dezinteres pentru definitivarea sarcinii etc.
80
I.N.A
Managementul proiectelor
81
I.N.A
Managementul proiectelor
n orice relaie, indiferent dac este individual, colectiv sau ntre grupuri, succesul
depinde de existena unui nivel rezonabil de ncredere. n lipsa acesteia,
comunicarea se deterioreaz, iar oamenii ncep s-i ascund adevratele
sentimente i preri.
Fiecare membru al unei echipe are obligaii fa de crearea unei atmosfere de
ncredere. Dar probabil cea mai mare responsabilitate cade n seama celui pe care
echipa l vede la crma ei, pentru c acesta poate exercita cea mai mare influen
asupra membrilor. ncrederea se poate dezvolta numai atunci cnd oamenii i
respect reciproc opiniile, indiferent dac sunt sau nu de acord cu ele, cnd se
ascult reciproc cu atenie i fr ntreruperi, cnd simt c-i pot exprima ideile fr
teama de repro.
Una dintre cele mai clare modaliti n care o echip poate demonstra realizarea unui
adevrat climat de ncredere este cea a implicrii i autonomiei membrilor. Oamenii
simt c li se acord ncredere atunci cnd sunt invitai s participe la formularea
scopurilor individuale i colective dup care li se acord autonomia necesar ca s-i
execute sarcinile, fr teama unor intervenii inutile din afar. Pe de alt parte,
excesul de ncredere sau teama de a fi considerat prea critic sau prea autoritar pot fi
i ele surse de probleme. Acest lucru se ntmpl atunci cnd, n loc s delege
responsabiliti unui membru al echipei, managerul abdic de la exercitarea autoritii
- adic nceteaz s mai monitorizeze performana oamenilor. Chiar dac ncrederea
este un ingredient vital, echipa trebuie s dein mecanisme de monitorizare i de
furnizare de feedback asupra performanei membrilor ei. Orice echip bun trebuie
s-i fac periodic analiza felului n care funcioneaz att la nivel individual, ct i la
nivel colectiv, pentru a putea lua, la nevoie, msurile de remediere necesare.
10.3.1.4 STABILIREA MODULUI DE COMUNICARE N ECHIP
82
I.N.A
Managementul proiectelor
MATRICEA
DE
ALOCARE
Manager de
proiect
R
R
I
Membru 1
echip
P
I
R
Membru 2
echip
I
I
P
...........
83
I.N.A
Managementul proiectelor
Lista care urmeaz poate fi folosit pentru a descoperi de ce un grup, o echip sau
chiar o organizaie nu este att de eficient pe ct ar putea fi n rezolvarea sarcinilor,
luarea deciziilor sau rezolvarea problemelor. Lista nu este exhaustiv - pot exista
zeci de alte motive.
Lipsa de claritate a obiectivelor
Este nevoie ca obiectivele s fie clarificate astfel nct membrii grupului s tie exact
ce au de fcut i de ce.
Lipsa de claritate a responsabilitilor
Fiele de post trebuie concepute sau aduse la zi. O list cu responsabilitile
membrilor de comitet managerial trebuie elaborat i distribuit tuturor membrilor
comitetului.
Lipsa de comunicare ntre manager i echip i/ sau ntre membrii echipei
Poate fi necesar clarificarea nivelelor de cooperare necesare sau rezolvarea unor
conflicte interpersonale.
Procese consultative defectuoase
Este bine s se stabileasca de la nceput cine i ce va face, cine i de ce va participa
la luarea deciziilor. n acest mod se vor evita apariia conflictelor din cauza "luptei
pentru putere".
Informaie neadecvat
Toi membrii echipei trebuie s aib acces la informaiile necesare ndeplinirii
sarcinilor primite. Trebuie oferit timpul necesar testrii informaiei, selectrii prilor
irelevante, identificrii lacunelor i obinerii informaiei necesare. De asemenea, se
recomand folosirea unui limbaj mai simplu i a unui format standard pentru
rapoartele verbale sau scrise ce pot uura comunicarea.
Planificare defectuoas a timpului
O bun planificare i un bun management al timpului sunt necesare. Este necesar o
mai bun conducere a ntlnirilor astfel nct toi s aib ocazia s-i susin
punctele de vedere.
Dominarea
Cei vechi sunt tentai s domine discuiile i s-i impun punctele de vedere. Ei
sunt probabil prea implicai emoional n viaa grupului. Ei trebuie s stea mai
deoparte, pentru a permite celorlali s se implice, chiar dac asta va aduce
schimbri n organizaie.
Lipsa de ncredere
Introducerea procedurilor de supervizare poate mbunti situaia, dei pot aprea
probleme dac persoana care face supervizarea este una dintre persoanele care nu
se bucur de ncredere.
Teama de implicare
Uneori membrilor echipei le este team c ar putea lua o hotarare greit care i-ar
duce spre eec. O bun informare i comunicare este necesar, ns nimeni nu este
imun la greeli. Oamenii vor fi mai dispui s-i asume riscuri ntr-o atmosfer n care
domin ncrederea i convingerea c din greseli se nva.
10.3.2 Administrarea i coordonarea activitilor
SCOP: Execuia proiectului
DESCRIERE: Odat ce proiectul a nceput, sarcina managerului de proiect este de
a administra activitile desfurate i de a coordona eforturile diferiilor membri ai
echipei i ale diferitelor grupuri din organizaie, astfel nct s fie atinse obiectivele
proiectului. Funciile managerului de proiect sunt prezentate pe larg n seciunea
5.2.1.
84
I.N.A
Managementul proiectelor
I.N.A
Managementul proiectelor
I.N.A
Managementul proiectelor
Cel mai adesea, motivul principal invocat pentru nerespectarea timpului este
neprevzutul. Aceasta sugereaz c un frumos plan pe hrtie a fost dat peste cap
de cruda realitate. Este incontestabil c neprevazutul apare. Mai mult, el apare sigur.
Aici nu e nimic de fcut. Ceea ce se poate face este s gndim cum minimalizm
efectele pe care ceva neprevzut le are asupra proiectului. Un sistem de control care
poate oferi informaii detaliate i corecte ajut la realizarea unei planificri flexibile ce
duce la reducerea parial a riscurilor.
Principalele cauze ale nerespectrii planificrii n timp apar prin introducerea de
schimbri necontrolate care ntrzie execuia sau deoarece efectele schimbrilor
necesare aduse proiectului sunt subestimate. Efectele principale ale nerespectrii
planificrii n timp se concretizeaz n creterea costurilor sau reducerea
performanei proiectului. Aceste probleme pot fi rezolvate prin monitorizare
minuioas i acionnd la timpul potrivit.
Cea mai eficient metod de rezolvare a problemelor rmn totui msurile
preventive. Utilizarea Graficului Gantt i/ sau a metodei Drumului Critic (CPM) arat
clar care sunt activitile cu grad mare de risc n caz de ntrzieri. Acestor activiti le
trebuie rezervat timp suplimentar (de rezerv).
10.3.5.3 Controlul resurselor umane
Problemele legate de resursele umane sunt adesea cel mai greu de rezolvat. Ca i
problemele de timp, acestea pot fi mult reduse printr-o planificare bine gndit i
flexibil la schimbri, mai degrab dect superficial i rigid, nsoit de planuri de
contingen i selectarea unei fore de munc flexibile. Iat cele mai frecvente
probleme cu care se poate confrunt un manager de proiect:
membrii echipei muncesc prea mult peste programul normal sau nu mai
ajung s-i termine sarcinile. De cele mai multe ori aceast problem
apare din cauza unei alocri neuniforme a sarcinilor n faza de planificare;
membrii echipei sunt distribuii n mai multe proiecte. n aceast situaie
este important planificarea n timp a utilizrii lor n cadrul proiectului,
punerea de acord cu ceilali manageri de proiect privind programul lor de
lucru n cadrul fiecrui proiect i monitorizarea permanent a activitii lor
n cadrul proiectului pentru a putea prevedea ct mai din timp schimbrile
ce pot aprea;
membrii echipei devin busc indisponibili (boal, probleme personale).
Aceast situaie poate fi evitat prin alegerea unei echipe flexibile i
dezvoltarea de planuri de rezerv pentru asemenea cazuri.
10.3.5.4 Controlul costurilor
87
I.N.A
Managementul proiectelor
I.N.A
Managementul proiectelor
ugetu
l si b
Plan
u
te
ulta
Rez
de
ent
um
Doc itiere
in
R ap
or
evalu t de
ar e
Orice schimbare care apare n cadrul proiectului trebuie analizat prin prisma a trei
factori principali: timp, bani i calitate. Solicitarea de cretere a calitii unui produs/
serviciu duce n mod automat ori la creterea timpului de finalizare a proiectului, ori la
mrirea bugetului iniial alocat. Dac se reduce bugetul unui proiect implicit va
scdea i calitatea produsului obinut.
89
I.N.A
Managementul proiectelor
11 FINALIZAREA
11.1 Introducere
Ultima faz major a ciclului de via a
unui proiect este finalizarea proiectului.
Un proiect nu se ncheie automat odat
cu predarea-primirea produsului sau
finalizarea livrrii serviciilor (aceasta
fiind doar un jalon de parcurs care
marcheaz
nceperea
fazei
de
ncheiere).
Unul din motivele pentru care proiectele
eueaz este aa numitul sindrom al
juctorului. Dac un proiect nu i
atinge obiectivele i nu livreaz
rezultatele scontate, iar bugetul i timpul
alocate s-au scurs, proiectul trebuie ncheiat! Riscul major este cel al unui
raionament de genul: Dac am investit att de muli bani, timp i efort, nu merit s
ne oprim aici! Mai bine alocm resurse suplimentare, n sperana c totui se vor
atinge obiectivele. Acest sindrom este specific juctorilor (jocuri de noroc) care,
dup ce au pierdut sume semnificative, sper s le recupereze investind nc puin.
Din punctul de vedere al managerului de proiect sau al promotorului, investirea unor
resurse fr atingerea unor rezultate reprezint pierderea suferit de juctor.
Sentimentul de proprietate a ideii de proiect sau a proiectului n sine i poate
mpinge pe acetia s prelungeasc constant termene sau s majoreze constant
bugetele. Acest sindrom poate fi observat n toate aspectele socio-umane, pn la
scar global (a se vedea rzboaiele din Viet-Nam i Afganistan, unde administraiile
american i respectiv rus au simit nevoia s investeasc ntr-un proiect mult timp
dup ce majoritatea analitilor au avertizat asupra inutilitii acestora).
n mod normal, la o evaluare intermediar se poate observa devierea de pe traiectul
drumului critic sau posibilitatea neatingerii rezultatelor. Momentul alocrii de resurse
suplimentare este doar acela al evalurilor intermediare. n mod excepional i doar
n urma unei analize cost/ beneficiu, dac la expirarea termenului/ consumarea
bugetului/ ncheierea activitilor nu s-au atins obiectivele sau nu s-au obinut
produsele/ serviciile preconizate ntr-o msur satisfctoare, se poate suplimenta
bugetul sau se poate prelungi termenul final, dac aceste suplimentri sunt minore n
raport cu beneficiile poteniale.
90
I.N.A
Managementul proiectelor
2. Predarea
primirea
8. Dizolvarea
echipei
3. Msurarea
gradului de
satisfacie *
Documentaia
proiectului
4.Documentaiile
finale
7. Arhivarea
6. Lessons
learned
5. Auditul
Cine
este
responsabil?
Managerul de
proiect
Msurarea gradului
de
satisfacie
a
clientului
Managerul
proiect
de
Elaborarea
documentaiei finale
Managerul
proiect
de
Cine face?
Cu ce resurse?
Resursele proiectului.
Dac
raportul
de
evaluare
este
contractat,
costurile
vor fi mai mari.
Resursele proiectului
Resursele proiectului
91
I.N.A
Managementul proiectelor
implicarea direct a
managerului
de
proiect
Un auditor autorizat,
ter
parte
(contractant)
Audit
Managerul
proiect
de
Arhivare
Managerul
proiect
de
Dizolvarea echipei
Managerul
proiect
Managerul
proiect
Managerul
proiect
de
de
Managerul de proiect
Resursele proiectului
de
Managerul de proiect
Resursele proiectului
Realocarea
resurselor
Evenimente sociale
de
ncheiere,
networking i PR
Resurse
externe
proiectului
(ale
finanatorului
sau
organizaiei
gazd).
Multe linii de finanare
prevd
ns
eligibilitatea costurilor
de audit, caz n care
se face din resursele
proiectului
Resursele proiectului
Resursele proiectului
92
I.N.A
Managementul proiectelor
CRITERIILE DE EVALUARE:
1. Relevana capacitatea obiectivelor propuse de proiect de a rezolva
problemele/ necesitile crora li se adreseaz proiectul. Include analiza
calitii procesului de planificare.
2. Eficiena obinerea rezultatelor cu resurse rezonabile (analiza cost/
beneficiu); se analizeaz ct de bine au fost utilizate resursele pentru
obinerea produselor/ serviciilor; este o analiz comparativ: se compar
diferite variante de obinere a rezultatelor dorite.
3. Eficacitate obinerea impactului dorit cu ajutorul rezultatele proiectului i
contribuia factorilor externi la acest impact.
4. Durabilitate auto-finanarea, replicabilitatea, continuarea proiectului dup
terminarea finanrii.
ATENTIE: a nu se confunda
evaluarea final a proiectului cu
evaluarea efectuat de un
finanator
pentru
trierea
proiectelor eligibile i fezabile n
cadrul unei linii de finanare.
Evaluarea
efectuat
de
finanator are ca scop selecia
proiectelor ce vor fi finanate, n
baza unui set de criterii de
eligibilitate i evaluare. Aceste
criterii, ct i modalitatea de
evaluare vor fi descrise n
documentaia aferent liniei de
finanare (Ghidul aplicantului
etc).
O difereniere clar trebuie
fcut
ntre
monitorizare,
evaluare i audit. Pe scurt,
diferenele dintre monitorizare,
evaluare, audit i control sunt
urmtoarele:
EFICIENTA
Resurse
TA
AN
EV
L
RE
Solutii
/ Obiective
/ Rezultate
EF
IC
AC
IT
AT
E
Probleme
/ Necesitati
Impact
SUSTENABILITATE
Cine?
Cnd?
Monitorizare
i
control
Managementul
intern la toate
nivelele
de
management
Continuu, pe toat
durata
proiectului/
programului
Evaluare
De regul
externi
Audit
evaluatori
periodic;
la
mijlocul
proiectului;
la finalul etapelor
de proiect;
final
Auditori
autorizai,
externi (exist i audit
intern, control financiar
preventiv)
Ex-ante
(control
preventiv);
Post (dup bilanul
financiar);
93
I.N.A
Managementul proiectelor
De ce
face?
se
- Verificarea
progresului, feedback;
- Adaptarea
la
schimbri;
- Actualizarea
planului/
strategiei;
- Adoptarea
de
msuri
preventive,
corective
sau
stimulative.
Asigurarea
transparenei,
responsabilitii fa de
factorii
interesai/
implicai
Furnizarea
de
recomandri
pentru
mbuntirea
proiectelor viitoare
I.N.A
Managementul proiectelor
I.N.A
Managementul proiectelor
INITIERE
FINALIZARE
PLANIFICARE
96
I.N.A
Managementul proiectelor
12 nvminte i concluzii
Pe tot parcursul acestui manual am avut posibilitatea de a afla ce trebuie fcut pentru
a avea un proiect de succes, ncepnd de la gsirea ideii de proiect pn la
atingerea obiectivelor i finalizarea cu bine a proiectului. S-ar putea trage concluzia
c nu exist nici un motiv pentru care proiectul nostru s nu se ncheie cu bine, s nu
ajungem la rezultatele propuse.
De ce unele proiecte eueaz? i de ce altele au succes?
i totui, nu de puine ori, proiectele eueaz. Fie n atingerea obiectivelor, fie a
termenelor stabilite, fie a bugetului aprobat.
Printre cele mai frecvente motive pentru care proiectele sfresc printr-un esec sunt:
slaba definire a obiectivelor proiectului;
termene nerealiste;
personal nepotrivit cu sarcinile proiectului;
nereuita n aducerea modificrilor necesare proiectului;
i, poate cel mai important motiv este, c n unele proiecte relaiile dintre
cei implicai n proiect nu sunt administrate eficient.
Cteva motive pentru care unele proiecte au succes:
structura organizaional se potrivete cu echipa proiectului;
echipa de proiect particip la faza de planificare a proiectului;
echipa de proiect este angajat n stabilirea termenelor;
echipa de proiect este angajat n stabilirea unui buget realist;
proiectul utilizeaz n mod corespunzator tehnicile de planificare i nu
permite ca planul s devin un scop final;
echipa de proiect lucreaz n acord cu birocraia, oamenii politici i
procedurile de reglementare, i nu mpotriva lor;
echipa de proiect cade de acord asupra unor obiective realiste ale
proiectului;
publicul int este implicat nc de la nceputul proiectului.
Contrar celor descrise mai sus, motivele pentru care unele proiecte eueaz:
autoritate insuficient sau inadecvat;
lipsa participrii echipei de proiect n faza de planificare;
lipsa participrii echipei de proiect n rezolvarea problemelor ce apar pe
parcursul proiectului;
lipsa abilitilor de comunicare;
lipsa abilitilor tehnice;
lipsa abilitilor administrative;
termene nerealiste;
obiective neclare ale proiectului.
Pe scurt, un proiect are nevoie, pentru a fi finalizat cu succes, de existena a patru
factori majori:
a) existena unei nevoi sau a unei probleme ce trebuie rezolvat este foarte
important identificarea corect a problemei sau a nevoii creia proiectul s se
adreseze. Cei implicai n proiect vor lucra mai bine dac neleg i accept
problemele ce trebuie rezolvate prin proiectele respective.
97
I.N.A
Managementul proiectelor
b) existena unei idei comune sau a unei viziuni proiectul are nevoie de o idee
pentru care s se pun laolalt eforturi. Pornind de la acea idee se dezvolt
obiectivele, strategiile i planurile de activiti;
c) oportunitatea realizrii proiectului proiectele au nevoie de mai mult dect
bani, ele au nevoie de susinere din partea personalitilor importante, dar i
din partea grupului int vizat;
d) capacitate proiectele au nevoie de abiliti, resurse i organizare pentru a
putea da rezultate.
Micile secrete ale realizarii unui proiect de succes. Ce facem si ce nu facem?
I
N
I
I
E
R
E
P
L
A
N
I
F
I
C
A
R
E
98
Ce facem
- cereti prerea celor ce sunt implicat
n proiect (beneficiari, parteneri,
promotori, alte pri interesate), cu
ei vei lucra de acum ncolo;
- verificai dac s-au mai fcut
proiecte similare. Au avut succes
sau nu? De ce? Putei evita cauzele
eecului sau putei urmri calea
succesului?;
- nu uitai c o analiz complet
obiectiv i complet a nevoilor nu
exist;
- verificai dac acum este momentul
pentru acest tip de proiect, dac nu
cumva avei nevoie de condiii care
nu sunt nc asigurate;
- asigurai-v angajamente clare din
partea instituiilor i organizaiilor de
care avei nevoie, nu doar de vorbe;
- admitei c membrii echipei au
personaliti diferite, dar i nevoi
diferite; managementul echipei va fi
foarte important pe parcursul
proiectului
Ce nu facem
- nu ncepei proiectul dac nu avei
susinere local, nu putei avea rezultate
bune i durabilitate dac acestea nu sunt
asumate de instituiile care ar trebui s
aib
un
interes
n
proiectul
dumneavoastr;
- nu considerai c suntei atottiutori, cerei
i prerea, dar i ajutorul altora;
- nu facei proiectul pentru beneficiari, ci cu
beneficiarii;
- nu pornii proiectul singuri, cautai
persoane sau organizaii care s v
sprijine;
- nu modificai coninutul proiectului pn n
punctul n care nu v mai reprezint; dac
dumneavoastr nu mai credei n el,
atunci cine s o mai fac?;
- nu ncercati s luai locul altor persoane n
ceea ce privete rolul i competenele lor;
- nu v temei s cereti ajutor.
I.N.A
Managementul proiectelor
F
I
N
A
L
I
Z
A
R
E
99
I.N.A
Managementul proiectelor
100
10
21
25
25
26
26
27
27
33
37
41
42
46
46
47
48
52
53
54
60
70
79
91
92
93
94
99
I.N.A
Managementul proiectelor
14 Bibliografie
1.
2.
3.
Murray Cantor, Object-Oriented Project Management with UML, John Wiley &
Sons, Inc.1998
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10. Tim Arthur, The Top 10 Myths of Project Management, 25 august, 2003,
http://www.gantthead.com
11. Cindy Berg, Kim Colenso, Work Breakdown Structure Practice Standard
Project WBS vs. Activities, PM Network, aprilie 2000.
12. Constantin Opran (coord.), Sergiu Stan, Steluta Nastasa, Bogdan Abaza,
Managementul proiectelor, comunicare.ro, Bucuresti, 2002.
13. Stanley E. Portny, Project Management for Dummies, Wiley Publishing, Inc.
2001.
14. Eric Verzuh, The Fast Forward MBA in Project Management, John Wiley &
Sons, Inc., New York,1999.
15. R. Max Wideman, Fundamental Principles of Project Management, Project
Management Forum, Digest Volume 4, nr. 7, iulie 1999.
101
I.N.A
Managementul proiectelor
16. *** Cum sa obtii finantare de la Uniunea Europeana. Programe ale Uniunii
Europene in Romania. 2005.
17. *** A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project
Management Institute, editia 2006.
18. European Commission, Project Cycle Management, Bruxelles, 2004.
19. Alina Bargaoanu *** Project Management Manual, Government of Romania,
Department of Integration, http://www.projectmanagement.ro
20. Gerard M. Hill (ed),
102