MANUAL DE PROCESO DE SUBSISTEMA DE LA GESTIN LOGSTICA

JORGE MARTINEZ LORDUY

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA TECNOLOGA EN GESTIN LOGSTICA

2016

EL PROCESO DE LA GESTIN LOGSTICA

La logstica es un proceso relacionado directamente con la administracin
de bienes y servicios y su desarrollo eficiente y/o deficiente afectara
directamente el desarrollo de otras reas de la organizacin, por ello
muchas y por no decir todas las empresas y organizaciones comerciales
estn haciendo grandes esfuerzos y estn aplicando la gestin logstica
como medio y medida para minimizar perdidas en sus diferentes
operaciones comerciales. La gestin logstica hoy da le permite a las
empresas ventajas competitivas en el mercado frente a su competencia. Sin
embargo, de la correcta alineacin para con los dems departamentos de la
empresa depende el buen desempeo y desarrollo de las estrategias. Esta
debe estar alineada con las directrices de la empresa en materia de
produccin, administracin, distribucin, etc. con el fin de ayudar a mejorar
cada proceso al interior y exterior de la misma. La adecuada gestin
logstica al interior de la empresa, sin lugar a dudas, es una pieza clave en
la estructura competitiva de cualquier empresa; porque esta le permite
mantener y conservar procesos administrativos y logsticos adecuados
alineados con las polticas internas de la empresa.

ACTIVIDADES QUE COMPONEN LOS PROCESOS LOGSTICOS

Los procesos logsticos de la empresa los componen todas las actividades
que se realizan al interior y exterior de ella y que desde luego tienen alguna
influencia sobre esta. Estas actividades estn enfocadas a minimizar los
costos y a satisfacer al cliente en todas sus necesidades. Por otro lado, la
logstica en s misma es una actividad y una estrategia que busca evaluar y
disear cada proceso relacionado desde el inicio de la cadena, es este el
motivo de que las empresas estn implementando polticas de gestin que
permitan la aplicacin de esta en cada proceso. La logstica es la parte de
las empresas encargada de satisfacer las necesidades del cliente,
proporcionndole el producto en el momento, lugar y cantidad en que este
lo requiera; todo esto verificando la minimizacin de costos y verificando
que las actividades realizadas optimicen todo lo relacionado con los
procesos de produccin, gestin y distribucin de las mercancas. Las
empresas con una buena gestin logstica competitivamente son fuerte y
pueden mantenerse en el mercado. A continuacin se describen las
actividades que componen los procesos logsticos.
1. CULES SON LAS ACTIVIDADES QUE COMPONEN LOS PROCESOS
LOGSTICOS?

Entre las diferentes actividades que coordina y gestiona la logstica

tenemos:
a. Compras. Est muy relacionada con el sistema de aprovisionamiento y es
la encargada de seleccionar y evaluar los proveedores. Debe mantener un
adecuado control sobre la calidad y los costos financieros que implica para
la organizacin la obtencin de la materia prima y los insumos.
b. Aprovisionamiento. Tiene la responsabilidad de mantener el stock
adecuado para que tanto la produccin como la distribucin de productos se
mantengan a un ritmo constante y acorde a los pedidos de los clientes. De
esta rea depende la disponibilidad de materia prima y en consecuencia de
suficiente produccin para mantener el mercado. Por otro lado, es el
encargado de mantener el equilibrio entre exceso y faltantes.
c. Planificacin y control de la produccin. Se bus a mantener actualizados
los pronsticos y tendencias del mercado dando cumplimiento efectivo a
todos los pedidos recibidos en las fechas acordadas, calcular las
necesidades de la organizacin en materia d emano de obra, de insumos,
materia prima, maquinaria, etc. basados en los reportes histricos
anteriores. Calcular y conseguir nuevos proveedores con fin de garantizar
menores costos para la empresa y para el cliente, entre otras.
d. Mantenimiento. Es el encargado de mantener en ptimas condiciones de
funcionamiento cada uno de los equipos y la maquinaria para el desarrollo
de las actividades de produccin. Debe mantener informado a compras de
todos los faltantes presentados para mantener en funcionamiento la planta.
e. Almacenamiento. Es la parte de la empresa que se ocupa de la adecuada
distribucin de los espacios destinados para inventario, as como tambin
se encarga de gestionar los medios necesarios para la adecuada
manipulacin de los materiales aqu almacenados. Distribuye de forma
coordinada los insumos de tal forma que se vayan usando adecuadamente
y adems, de la buena gestin de almacenamiento depende la
conservacin de los productos y materiales.
f. Transporte interno y externo. Encargado de movilizar tanto la materia
prima como los productos terminados hasta los puntos de compra por parte
de los clientes. Es un punto importante para la empresa pues es la lnea que
une directamente a la empresa con los consumidores finales. Mantiene un
adecuado aprovisionamiento al interior de la empresa.
g. Distribucin. Mantiene las relaciones comerciales entre la empresa y sus
clientes; es el encargado de asegurar la entrega del producto solicitado por
el cliente en el momento justo, la cantidad apropiada, con la calidad
exigida, etc. en sntesis es la representacin de la empresa ante el cliente.

Es la parte encargada de determinar si la flota de la empresa es suficiente o

si por el contrario es necesario la subcontratacin.
h. Atencin de pedidos y despachos. Desde este punto la logstica es la
encargada de mantener una adecuada distribucin de acuerdo a las rutas
establecidas y organizadas con el fin de minimizar los costos y de suplir los
pedidos en el menor tiempo posible con el fin de mantener los clientes.
i. Servicio al cliente. Esta es quizs una de las partes ms importantes para
la empresa y adems es un agente externo pero que tiene una gran
influencia en la organizacin pues de l depende el xito de esta. En esta
actividad se busca determinar y saber cules son los deseos y necesidades
de este, saber cul es la respuesta del cliente frente al producto que s ele
ofrece, establecimiento de los niveles de servicio, el valor agregado que se
le d con la marca, etc.
j. Devoluciones de productos por los clientes. Permite llevar un control de
los inventarios de productos devueltos y en coordinacin con atencin al
cliente se encarga de dar respuesta a los clientes.

2. QU RECURSOS, MEDIOS Y HERRAMIENTAS SON NECESARIOS

PARA REALIZAR LOS PROCESOS LOGISTICOS?
a. RECURSOS. Dentro de los recursos utilizados y tenidos en cuenta por la
empresa para el adecuado desarrollo de los procesos logsticos tenemos:
Instalaciones fsicas adecuadas
Personal preparado y experimentado
Equipos tcnicos
Recursos financieros
Equipos y software adecuados
Auditoras internas y externas
Etc.
b. MEDIOS. Algunos medios necesarios y utilizados en la gestin de los
procesos logsticos son aquellos que permiten la obtencin de informacin y
de igual forma tratarla y manejarla adecuadamente de acuerdo a los
propsitos de la empresa. Dentro de ellos tenemos.
Planeacin de la logstica

 Polticas adecuadas en cada eslabn de la empresa

Grado de automatizacin de los procesos
Sistemas de informacin
Herramientas y equipos tecnolgicos adecuados
Tercerizacin de la distribucin

c. HERRAMIENTAS. Las herramientas son todos los equipos y tcnicas

utilizados para desarrollar los procesos logsticos, algunos son:
Justo a Tiempo
La Administracin Total de la Calidad
Respuesta Eficiente al Consumidor
El Crossdocking
Diagramas de Flujo y otros.
Equipos de cmputo
Programas o Software adecuados
Cdigos de Barras
Programas Computacionales de Simulacin
GPS
Vehculos Especiales, etc.

3. PARA QU SIRVEN LAS NORMAS O MARCOS LEGALES DE LA

EMPRESA Y EN QUE LUGAR DEL PROCEDIMIENTO DEBERAN
ESTAR UBICADOS?
Todas las empresas tienen polticas y normas y aunque pueden estar bien
definidas y claras no siempre son comunicadas a los miembros de la
organizacin, en otros casos no estn alineadas con la visin de la empresa
y no siempre se desprenden de ella los objetivos de la organizacin. En
otros casos no son actualizadas lo cual hace que no tengan ninguna

importancia a la hora de tomar una decisin; sin embargo, estas son de

vital importancia pues en ellas se muestra y se da a conocer el enfoque de
la empresa, sus metas y objetivos a cada uno de los miembros de la misma.
Las normas en la empresa sirven para determinar que deben y pueden
hacer los empleados de la misma, en una situacin determinada y en sus
puestos de trabajo. Las normas le indican al empleado lo que la
organizacin espera de l. Estas pueden ser sobreentendidas, habladas o
escritas, adems, estas una vez expuestas y establecidas generan un
comportamiento en las personas acorde con ellas, sin que se les deba
controlar. Dentro de los aspectos por los que son importantes estn:
Reducir los problemas interpersonales al interior de la empresa entre los
empleados, ya que estas se aplican por igual a todos los grupos y de esta
forma se le tratara a todos por igual aun sea en teora.
Facilitan la interaccin entre los empleados y los jefes, al saber que se
puede y que no se puede hacer, reducen las posibilidades de que se
realicen cosas por fuera de ellas.
Ahorran tiempo ante la toma de decisiones por parte de los directivos, ya
que al estar escritas y ser conocidas por todos, ante una falta solo se debe
aplicar la norma.
Protegen al empresario y a la empresa, ya que cuando un empleado
comete una falla y se le aplica el reglamento, queda claro que se est
sancionando la conducta de dicho trabajador y no hay lugar a pensar que es
una mala conducta del jefe o empresario.
Minimizan los riesgos de resentimiento entre los empleados al recibir
bonificaciones y/o premios extras.
Fsicamente las normas deberan estar ubicadas en el hall de reuniones y en
la sala de espera de la empresa, y dentro del procedimiento de la
planificacin de la calidad y los procesos estratgicos. Las normas permiten
un adecuado desarrollo de las actividades organizacionales debido a que
garantizan un comportamiento adecuado de cada persona que hace parte
de la empresa.

4. QU PAPEL CUMPLEN LOS USUARIOS / CLIENTES INTERNOS Y

EXTERNOS EN LOS PROCESOS LOGSTICOS Y DNDE LOS
DOCUMENTO EN EL PROCEDIMIENTO?
El cliente est relacionado directamente con la gestin y efectividad de la
gestin logstica. El servicio al cliente abarca diversos actividades que

tienen lugar antes, durante y despus de la venta. El servicio al cliente

desde el punto de vista logstica debe asegurar y proporcionar algunos
elementos: disponibilidad de existencias, gestin de pedidos, precisin en la
informacin, transporte, envos y entregas. De la respuesta de los clientes
ante los productos de la empresa depende el xito de la misma, la
reduccin de los costes y la satisfaccin de los mismos; esto es posible a
travs de un sistema logstico bien integrado y controlando en tiempo real
los procesos y la informacin compartida.
El cliente est en un constante cambio, es por eso que la organizacin debe
mantenerse en constante actualizacin de sus procesos y polticas con el fin
de mantener satisfechos las necesidades de estos.
Los clientes son el mayor activo, su relacin con ellos es un reflejo de los
valores de la empresa. Para poder ofrecer a sus clientes valor y una relacin
de mayor valor, la organizacin debe hacerse a un sistema logstico que se
adapte a los requerimientos de cada momento de estos. Debe tener una
solucin que evolucione junto a sus estrategias y objetivos y que fomente
una integracin cada vez mayor con los clientes.
El cliente interno es cada una de las personas que intervienen en los
procesos internos de la empresa, como son produccin, distribucin,
abastecimiento, etc. que ofrece la organizacin. Todos ellos son los
responsables de la calidad que se ofrece de acuerdo a las necesidades del
cliente externo. Algunos factores que influyen en el cliente interno son:
Las polticas, misin, visin, etc. de la empresa. Si la visin y misin estn
en los valores de la empresa los clientes internos se esforzaran por alcanzar
los objetivos de la organizacin. Esto tambin se logra a travs de polticas
enfocadas en capacitacin al personal.
Otro aspecto que influye en los clientes internos es la posibilidad de
crecimiento al interior de la organizacin y de acuerdo a las recompensas,
esto genera actitudes positivas en el capital humano.
Las capacidades fsicas y la capacidad tecnolgica en el ambiente laboral.
Esto permite adems que los empleados mantengan buen rendimiento en
cada actividad realizada.
Los clientes internos dinamizan los procesos productivos al interior de la
organizacin permitiendo un desarrollo eficaz en cada actividad.
Los clientes internos son vitales para la organizacin por esta razn los
directivos deben buscar nuevas formas de satisfaccin de las necesidades
para mantener las buenas relaciones y el rendimiento mximo de los
mismos.

Los clientes externos es quien adquiere los productos sin necesidad de

intervenir en el proceso productivo de los mismos. Sin importar si es o no el
consumidor del producto la persona que lo adquiere, debe ser considerado
como el consumidor final y tratado como tal. El cliente externo es entonces
la razn de ser de la organizacin, el cliente es el centro de cada actividad
comercial de la empresa. Si cumplen los acuerdos entre el cliente y la
organizacin se mantendrn buenas relaciones de fidelidad. Satisfacer al
cliente es el objetivo ltimo de la empresa.
Algunos aspectos importantes a tener en cuenta con relacin al cliente
externo son:
El reconocimiento de la necesidad. Este es el momento en el que el cliente
reconoce la necesidad sentida.
Bsqueda de informacin. Este es el momento en que el cliente se dedica
a buscar los medios y recursos para satisfacer esa necesidad.
Anlisis de la informacin. El cliente siempre buscara y elegir las
opciones que ms se acerque a sus expectativas y elegir de acuerdo a sus
capacidades adquisitivas.
Finalmente, si el cliente externo satisface sus necesidades y su atencin
fue buena es muy probable que exista una tendencia fuerte de regresar.
El papel del cliente en la organizacin es dinamizar los procesos y permitir
que estos se den y as satisfacer sus necesidades en el momento adecuado.
5. CMO SE PUEDEN DETERMINAR LOS COSTOS ASOCIADOS A LOS
PROCESOS LOGSTICOS Y DONDE LOS DOCUMENTO EN EL
PROCEDIMIENTO?
Los costos logsticos son los costos en que incurre la empresa u
organizacin para garantizar un determinado nivel de servicio a sus clientes
y proveedores. Estos se pueden distribuir en tres escenarios bsicamente:
Costos de distribucin, costos de suministro fsico y costo de servicio al
cliente. El costo de distribucin, es el ms significativo. Incluye aspectos de
transporte, costos y gastos generales. Los costos de suministro fsico
incluyen aspectos de suministros, procesamiento. Almacenamiento, etc. y
los costos de servicio al cliente incluye aspectos de establecer promedios
de inventario, tiempo total de ciclos, etc.
Las formas ms comunes para calcular los costos logsticos ms usados
son: Desagregar los costos logsticos segn las categoras establecidas,
establecer las bases de clculos de cada una de los elementos de los costos
logsticos por categora, elaborar el informe de costos y servicios logsticos,

hacer anlisis de resultados, validar los resultados, elaborar un plan de

mejoramiento, etc.
Los costos de distribucin: estos costos se determinan teniendo en cuenta
el tipo de transporte utilizado, si es propio o contratado.
Costos de suministro fsico: comprende los costos de reabastecimiento de
los insumos y productos. Incluye costos de pedidos, costos de
almacenamiento, costos de administracin logstica.
Costos de servicio al cliente: son todos los aspectos relacionados con el
cumplimiento de entregas, el promedio de inventarios, etc.
6. REALICE UN DIAGRAMA DE PROCESOS DE UN SUBSISTEMA DE LA
GESTION LOGISTICA.

PROVEEDOR

APROVISIONAMIEN
TO

LOGISTICA DE
APROVISIONAMIE
NTO

PRODUCCION

DISTRIBUCION

LOGISTICA DE
PRODUCCION

LOGISTICA GENERAL CASA

CLIENTE

LOGISTICA DE
DISTRIBUCION