MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO AREA DE ABASTECIMIENTO

ENTIDAD: PRODUCCION AL MAXIMO

Lambayeque, 02 de Junio de 2016

Sr: Francisco Ramn Requena Montoro

Gerente General de la entidad PRODUCCION AL MAXIMO
I.

INTRODUCCION:
La contralora general de la repblica como parte de su examen sobre el
desempeo y manejo de los recursos, ha efectuado el estudio y evaluacin
del sistema de control interno, en cumplimiento de las normas de auditoria
gubernamental NAGU. El sistema de control interno comprende el plan de
organizacin, los mtodos, procedimientos y la funcin de auditoria interna,
establecidos dentro de una Entidad Pblica para salvaguardar su patrimonio
contra el malgasto, perdida y uso indebido, verificar la exactitud y veracidad
de la informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones y comprobar el cumplimiento de los objetivos y polticas de la
entidad.
Nuestra revisin revelo ciertos cambios que podran ser hechos a fin de
permitir a la Alta Direccin y/o Gerencia, salvaguardar los activos de la
entidad ms efectivamente.
El examen comprendi el rea de abastecimiento. Nuestro estudio y
evaluacin del sistema de control interno no revela necesariamente todas las
debilidades en el sistema de control interno no revelara necesariamente todas
las debilidades en el sistema de dicha rea, en virtud al carcter selectivo de
las pruebas sobre los registros y la informacin examinada.
Sin embargo, dicho estudio y evaluacin revelo algunas observaciones sobre
debilidades de control interno y procedimientos administrativos, los mismos
que fueron discutidos con los funcionarios responsables.
A continuacin detallamos las observaciones y recomendaciones detectadas
al finalizar nuestro estudio y evaluacin del control interno.

II.

OBSERVACIONES

1. Las comunicaciones entre los elementos son mayormente de manera verbal

Efecto: Estas comunicaciones no son fuente confidencial de informacin ya que
te podran estar dando datos falsos y as distorsionar los distintos procesos
2. Hay muchos codificadores dentro de esta rea
Efecto: Esto hace que en el rea tenga mano de obra inutilizada y con esto
costos innecesarios
3. Existencia de kardex dentro del almacn
Efecto: Esto llevara a que los empleados se enteren de los precios y costos de
los artculos y as poder sustraer los que tengan ms valor.
4. El almacn est dentro del rea de abastecimiento
Efecto: Esto traer dificultades al momento del despacho y retiro de los
artculos ya que estas zonas deben estar por separado.
5. El almacenero no aporta al trabajo
Efecto: Conlleva a que la entidad tenga costos innecesarios
6. Los precios no son cotizados adecuadamente
Efecto: la entidad deja de lado mejores opciones y tambin puede que se tenga
un acuerdo ilcito con eso solo proveedor
7. Los pedidos solo se realizan por llamadas telefnicas
Efecto: No contara con un documento fuente que acredite a los artculos
comprados.
8. El asistente contable realiza los pedidos
9. El jefe permite que su subalterno se tomes ciertas atribuciones que no le
competen.
Efecto: Puede que el asistente tome decisiones equivocadas y la
responsabilidad total caer sobre el jefe.
10. La funcin de pagos no competen al rea de abastecimiento
11. El almacn no puede realizar los presupuestos
12. EL almacn no cuenta con una seccin de recepcin
13. No se emite ningn documento de recepcin
14. La codificacin no debe ser aplicada a criterio del almacenero.
15. El mtodo de distribucin no est definido.
Efecto: No permite llevar bien los costos de los artculos
16. No hay justificacin para la utilizacin de los artculos solicitados
17. Desfase de inventarios ( 3 aos )
Efecto: Informacin irrelevante para tomar decisiones
18. El Bin Card no coincide con el inventario fsico.
Efecto: Puede generar gastos innecesarios a la entidad para la adquisicin de
ms materiales

19. El kardex tiene un atraso de 8 meses

20. El almacenero guarda celosamente el manual de funciones
Efecto: Los trabajadores estn desorientados y no puedan realizar sus labores
de una manera correcta y eficiente
21. El jefe del almacn no presenta informes
Efecto: Hace que la entidad no tenga control de su trabajo, de sus avances y
logros.
22. No hay ordenamiento de los artculos
Efecto: Esto origina que la distribucin del espacio no pueda poder colocar los
artculos de una manera correlativa
23. Problemas en la conservacin de algunos artculos
Efecto: Puede producirse deterioros mermas de estos artculos con prdidas
innecesarias
24. El personal est totalmente desatendido
Efecto: El tener al personal sin capacitaciones y sin coordinacin de sus
labores genera retraso de los procesos, poca eficiencia y eficacia.
25. El personal se despacha los materiales por su cuenta
Efecto: Pude llevar al extravi de algunos artculos
III.

RECOMENDACIONES
1) Para la comunicacin dentro de la entidad debe ir con un documento
respectivo (circular, memorndum, etc.) para cumplir con las respectivas
formalidades a pesar de la confianza que se tenga.
2) Buscar el numero ptimo de personal, no tener trabajadores de ms que
generen costos innecesarios y que estos estn debidamente aptos para el
puesto.
3) Separar el almacn del rea de abastecimiento, si bien se puede estar cerca
en 3 espacios distintos no tendrn que estar junto porque ay informacin que
no debe manejar el almacn como el kardex.
4) Se debe cotizar de una manera correcta con al menos 3 proveedores y no
estar monopolizado. Manejar otras opciones ayudara a escoger mejor a los
artculos que se requieran.
5) Se debe emitir el respectivo documento de cotizaciones para que estos se
adjunten y pueden pasar a la rea de tesorera y realicen los tramites
respectivo.
6) El asistente debe conocer sus limitaciones y hasta donde abarca su
responsabilidad, para que no tome atribuciones que no le competen. Si
continuara con esto ser conveniente retirarlo del puesto.
7) El jefe del rea debe impartir orden y hacer que sus decisiones se respeten.
8) Los pagos se debe realizar solamente por medio del rea de tesorera.
9) Se debe implantar una seccin de recepcin con respectivas personas aptas
para el trabajo y as poder clasificar y acondicionar de una manera adecuada
a los artculos.

10) Las codificaciones ya estn establecidas y no debe hacer ningn ajuste o

proponer alguna otra el almacenero.
11) Implantacin de un adecuado mtodo de distribucin, para as poder controlar
mejor el costo de los artculos.
12) Cada requisicin de materiales debe tener la documentacin respectiva y
contar con una persona que recepciones el documento y autoriza la salida o
entra de los artculos del almacn.
13) Se debe tomar inventarios de manera diaria para as mantener los datos del
Bin Card y Kardex actualizados.
14) El Manual de organizaciones debe estar al alcance y disposicin de todos los
trabajadores de la entidad par que cualquier duda sobre sus
responsabilidades, las consulten y sepa hasta donde les competen.
15) Se debe emitir un informe del jefe de almacn de manera diaria para que
estn al tanto del avance de su trabajo.
16) El ambiente del almacn debe estar bien acondicionado y segmentado para
cada artculo y as poder optimizar el espacio y estos se conserven mejor
17) Se debe capacitar e incentivar al personal para que su trabajo sea ms eficaz
y eficiente.

Claudia Paola Mechan Campos

Shirley M. Aguinaga Fernndez

AUDITOR ENCARGADO

SUPERVISOR