Professional Documents
Culture Documents
11
:E – HR
Using intranets to improve
The Effectiveness of Your people
يعتبر هذا الكتاب من الكتب الجديدة والتى تحاول تدعيم االدارة العصرية بتكنولوجيا
المعلومات واالتصاالت الحديثة وذلك لالستفادة من التقنيات المتطورة فى تدعيم القدرات
البشرية بداية من عملية طلب المورد البشرى حتى احالتة على المعاش .
وهذا الكتاب سيروج لنظام تكنولوجى يحقق الرفاهية للعاملين من خالل اتمام عمليات
االدارة والتدريب والتقييم وغيرها من االمور االدارية المختلفة دون القيام بمجهود أيضا
تسهيل العمليات المعقدة وخاصة تلك التى تسنغرق وقتا طويال أو المملة .
كما يتناول الكتاب أيضا كيفية تحديدمجاالت االدارة االلكترونية للمواردالبشرية المالئمة
لكل شركة أو مؤسسة .ويتطلب ذلك أخذ العديد من العوامل فى االعتبار والتى من خاللها
يمكن الحكم عما اذا كان أحد الحلول البرمجية الخاص باالدارة االليكترونية للموارد البشرية
مالئما للشركة أو المؤسسة أم ال .
11
وان هذا الكتاب يوضح ""أنة يجب التعامل مع التطبيقات التكنولوجية بحرص شديد .وذلك
باختبار احدها ثم المضى قدما فى طريق االستثمار فى المزيد منها اذا ما ثبت نفعها .
هناك موضوع أخر يطرحة هذا الكتاب – هو االختالف أو التماثل بين التطبيقات التكنولوجية
الفعلية المتاحة واالفكار المستقبلية .تظهر طرق جديدة لتنفيذ تكنولوجيا االدارة
االليكترونية بشكل سريع ومتالحق .لذلك يعرض هذا الكتاب أمثلة متنوعة لتطبيقات
التكنولوجيا المتاحة فى الوقت الحالى .الى جانب بعض التوقعات المستقبلية ولكنة ال يفصل
بينهما الن ذلك من شأنة أن يعوق فهم امكانيات نظام االدارة االليكترونية للموارد البشرية .
ويعتبر نطام االدارة االليكترونية للموارد البشرية بمثابة وسيلة جديدة لالستفادة من النظم
المتاحة وتطويرها .فقد ظهرت العديد من نظم المعلومات للموارد البشرية باالضافة الى
قواعد البيانات الخاصة بالشركات والهيئات والمؤسسات ـ لذا فتكنولوجيا الويب تعتبر
بمثابة بارقة االمل .
يمكن أن يستفيد من هذا الكتاب كل من بدأوا فى تنفيذ نظام االدارة االليكترونية
للموارد البشرية .أو من يرغب فى تطويرة أو فى تحديث نظام المعلومات الخاصة بنموذج
الكمبيوتر التابع /وحدة الخدمة .وكذلك كل من يرغب فى االنتقال مباشرة من نظم االدارة
الكتابية الى تلك النظم االليكترونية المتطورة .
ويتضمن كل فصل من فصول هذا الكتاب جانب من جوانب نظام االدارة االليكترونية
للموارد البشرية .وعلى الرغم من طرح موضوع التأثير المشترك الستخدامات النظام فى
أربعة مواضع منفصلة من الكتاب .فهناك ارتباطا وتداخال بين محتوى الفصول من الفصل
الرابع الى السابع .وذلك الن التأثير المتكامل للموارد البشرية يعنى ضرورة الربط بين
الوسائل المختلفة الستخدام النظام .
وسوف أقوم بتوضيح ما أشتمل عليه منهج هذا الكتاب من خالل الملخص التالى/:
11
المقصود بنظام اإلدارة اإللكترونية للموارد البشرية. الفصل األول:
طبيعة عمل تكنولوجيا اإلنترنت. الفصل الثانى:
تحديد نوع نظام اإلدارة اإللكترونية للموارد البشرية. الفصل الثالث:
تقديم خدمات الموارد األساسية. الفصل الرابع:
الفصل الخامس :إدارة األفراد بشكل أكثر فعالية.
تعزيز التعاون والتعلم بالشركات والمؤسسات. الفصل السادس:
تطوير الخدمات المقدمة للموظفين. الفصل السابع:
استراتيجية تنفيذ نظام اإلدارة اإلليكترونية للمواردالبشرية الفصل الثامن:
تنفيذ نظم تكنولوجيا المعلومات. الفصل التاسع:
11
الفصل األول
المقصود بنظام اإلدارة اإللكترونية Eللموارد البشرية
)(Human Resources Information systems ) (HRIS
*** ويحتوى هذا الفصل على ما يلى :/
مفهوم اإلدارة االليكترونية للموارد البشرية:
هو تطبيق متميز للتقنيات المعتمدة على الويب فى النظم المرتبطة بالموارد البشرية والذى سيسهم
مع بعض التغييرات التنظيمية األخرى فى إتاحة إمكانية الوصول إلى المعلومات الخاصة بالموارد ,البشرية
على نطاق واسع وكذلك توفير فرص عديدة إلدارة تلك المعلومات.
أهمية نظام اإلدارة االلكترونية للموارد البشرية:
وجود وسيلتين لتطوير الوصول إلى المعلومات فيمكن تطوير تقوم بأى من اآلتى:
-1إحداث تكامل فى الوصول ,لقواعد البيانات وبذلك يتم توسيع نطاق المعلومات.
-2زيادة إمكانية وصول ,األفراد إلى قواعد البيانات من خالل نموذج البوبات اإللكترونية.
المجاالت األساسية لنظام اإلدارة االليكترونية للموارد البشرية:
-1إدارة المعلومات الشخصية وتقديم الخدمات األساسية.
-2إدارة األفراد ,بفاعلية أكبر مثل لعمليات التوظيف ,وتسجيل الوقت والحضور وإ دارة العالوات
األداء.
-3تسهيل التعاون والتدريب والتفاعل والمشاركة ونشر المعلومات.
-4التواصل مع الموظفين وتحفيزهم وإ دارة المزايا الوظيفية والمكافآت ,وتحسين الخدمة المقدمة لهم.
مزايا نظام اإلدارة اإلليكترونية للموارد البشرية:
-1إعطاء دور أكثر استجابة واستراتيجية للموارد ,البشرية.
-2إرضاء العاملين.
-3دعم أكبر لإلدارة عبر أقسام الشركة.
-4تقليل النفقات اإلدارية.
-5توفير فرص أكبر للمشاركة والتدريب.
التحديات التى يفرضها نظام اإلدارة األليكترونية للموارد البشرية:
-1إلغاء الحدود بين قسمى ,الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات.
11
-2تحسين مكانة قسم الموارد البشرية.
-3تحويل تركيز ,قسم الموارد البشرية إلى العمالء.
-4حاجة العاملين بالموارد البشرية إلى فهم طبيعة عمل الشركة.
-5تأمين المعلومات.
11
الفصل الثالث
تحديد نوع نظام اإلدارة اإللكترونية للموارد البشرية
** ويحتوى هذا الفصل على مايلى :/
التخطيط لتنفيذ نظام اإلدارة اإللكترونية للموارد البشرية:
-1تحديد دور الموارد ,البشرية وأسلوب إدارتها.
-2تحديد المجاالت التى يمكن أن تحقق فيها الموارد ,البشرية فائدة أكبر للشركة.
-3تنفيذ العقبات التى ستم مواجهتها ,وكيفية التغلب عليها.
-4تحديد البدائل العملية وإ عداد المخطط التفصيلى للعمل.
-5إعداد تقرير دراسة حالة فى تنفيذ نظام اإلدارة اإلليكترونية للموارد ,البشرية.
تحديد المجاالت التى يمكن أن تحقق فيها الموارد البشرية فائدة أكبر للشركة.
وذلك باستخدام ,مفهوم سلسلة القيمة وهى العملية التى تقوم الشركة من خاللها بإضافة قيمة إلى
المدخالت وتوفيرها كمخرجات للعمالء ويجب تحديد األنشطة المساعدة التى تقوم بها الموارد ,البشرية عند
تنفيذ نظام اإلليكترونى ,ثم التفكير فى حجم تكلفتها للشركة وتحديد ,قدرة التكنولوجيا على تحسين آداء
العمليات وزيادة فعاليتها.
ويجب التأكد من إمكانية تحديد المكاسب المالية والتى تنقسم إلى ثالثة أنواع:
-1المكاسب الملموسة المباشرة :تتمثل فى خفض النفقات.
-2المكاسب الملموسة غير المباشرة :تتمثل فى إضافة قيمة استراتيجى ,للعمل.
مهام الموارد البشرية وإ مكانية خفض النفقات والتطوير:
-1إدارة المعلومات الشخصية:والمهمة تقليل األخطاء فى إنتاج النماذج وتخزينها ,وتوزيعها والوقت,
اإلدارى المستغرق ,فى التعامل مع النماذج الورقية.
11
-2التوظيف ,:تحديد المرشحين وإ جراء اختبارات تفاعلية تسبق المقابالت الشخصية بهدف اختيار
أفضل المتقدمين.
-3إدارة عملية تدريب الموظفين :مزيد من المرونة فى توفير فرص التدريب وسهولة الوصول إلى
أكبر عدد من موارد ,التدريب وتخطيط ,عملية فعالية لتنظيم برامج وحفظ سجالت التدريب الخاصة
باألفراد,.
-4إدارة العمليات المرتبطة بالرواتب :الربط بشكل أفضل بين كفاءة األداء والحصول ,على المكافآت
والعالوات لتحفيز الموظفين على العمل.
تحديد العقبات التى يجب التغلب عليها:
-2العقبات الفنية. -1العقبات المالية.
-4العقبات الثقافية. -3العقبات الخاصة بالعمل.
إعداد دراسة حالة لتنفيذ النظام:
-2تحديد مدى توافق النظام مع سياسة عمل الشركة. -1تحديد نفقات تنفيذ النظام.
-4تحديد النتائج الفرعية المحتملة لتنفيذ النظام. -3تحليل المكاسب.
-6اختبار النظام جيداً. -5التحقق من مدى مرونة هذا النظام فى المستقبل.
-7النظر فى العقبات التى تعترض تنفيذ النظام.
-8إيجاد توازن بين معدل المخاطرة والعائد.
**********************************************************
الفصل الرابع :تقديم خدمات الموارد البشرية األساسية
*** ويحتوى هذا الفصل على ما يلى :/
مفهوم Eنظام اإلدارة الذاتية للموارد البشرية:
تتيح نظم اإلدارة الذاتية للموارد البشرية للموظفين إدارة معلوماتهم الشخصية بأنفسهم ويستطيع,
الموظفون الدخول إلى نظم اإلدارة الذاتية من خالل البوابة اإللكترونية التى تعمل كمدخل لخدمات نظم
اإلدارة اإللكترونية للموارد ,البشرية األخرى.
ويستطيع الموظفون الدخول إلى نظم اإلدارة الذاتية من خالل البوابة اإللكترونية التى تعمل كمدخل
لخدمات نظم اإلدارة اإللكترونية للموارد البشرية األخرى.
ويمكن أن يتم تخفيض البوابات طبقاً للشخص الذى يقوم بتسجيل الدخول ومن ثم يمكن توفير,
اإلمكانيات الوظيفية المناسبة له.
11
-1حفظ البيانات بطريقة أكثر دقة.
-2خفض المصاريف اإلدارية الخاصة بقسم الموارد البشرية.
-3خفض نفقات استخدام الورق ,فى العمليات اإلدارية.
-4زيادة تفاعل نظم الموارد البشرية.
-5تحسين كفاءة المعلومات اإلدارية.
-6إمكانية مراقبة سير العمل.
-7توافق أكبر من قانون حماية البيانات.
صعوبة استخدام نظام اإلدارة الذاتية للموارد البشرية.
-2تأمين المعلومات الشخصية. -1صعوبة تعامل طاقم ,العمل معها.
-3العقبات التى تحول دون استخدام ذوى االحتياجات الخاصة لهم.
-4إمكانية الوصول ,إليها.
إدارة الرواتب والمزايا الوظيفية:
-1تكامل أفضل مع نظم تسجيل الوقت والحضور,.
-2تسهيل اإلجراءات الخاصة بالرواتب.
-3سرعة االستجابة لتغير أوضاع ,الموظفين.
-4خفض النفقات اإلدارية.
هناك العديد من األمور التى يجب التحقق منها للتأكد من فعالية هذا الموقع أو البوابة اإللكترونية:
-1التحقق من جاذبية الموقع للزائرين ومدى ,فعاليته.
-2السماح بتسجيل الدخول المفرد.
-3تنفيذ نماذج أولية بشكل سريع.
-4إتاحة إمكانية تخصيص النظام.
-6التحقق من تحديث محتوى الصفحات. -5التنفيذ التدريجى.
-9استبعاد البدائل. -8تسمية الموقع. -7تقييم العمليات المختلفة قبل أتمتها.
********************************************************
الفصل الخامس :إدارة األفراد بشكل أكثر فعالية
** ويحتوى هذا الفصل على ما يلى:/
التوظيف اإللكترونى:
يتضمن عددا من العمليات المرتبطة بعمليات التوظيف مثل :
11
-1اإلعالن عن الوظائف ,الشاغرة :من خالل الوظائف بشبكة اإلنترنت الخاصة بالشركة وذلك
حسب طبيعة تلك الوظائف ,وسياسة التوظيف الخاصة بالعمل.
-2توفير ,آليات البحث :تعد تقنية قياسية يمكن إلحاقتها بسهولة بشبكات اإلنترنت وتساعد تلك اآلليات
الموظفين فى العثور ,على الوظيفة المطلوبة.
-3وجود روابط ,ألصحاب العمل السابقين والمؤسسات التعليمية.
-4نظم متابعة المتقديم للوظائف ,:وهى برامج مسح ضوئى ,للسير الذاتية تحتوى على إمكانيات (
optical character Recognition )OCR
-5إجراءات اختبارات على اإلنترنت :مما يفيد فى عدم الحاجة إلى جميع المقدمين للوظيفة بمكان
محدد وإ مكانية إجراء عملية التصفية لعدد ضخم من المتقدمين فى الوقت نفسه.
مزايا نظام التوظيف اإللكترونى:
-1اإلسراع من إيقاع عملية التوظيف :حيث يتم تحديد طبيعة الوظيفة والمواصفات ,الشخص المتقدم
لشغلها ونشر اإلعالن بشبكة اإلنترنت وإ رسال ,بريد ألكترونى ,إلى األقسام ,المعنية وفرز ,طلبات
العمل على اإلنترنت وبدء عملية التقييم .مثل نظام .My profile، My Job Market
-2إلغاء دور الوسطاء :مما يوفر ,على الشركة المتعاقدة من دفع نفقات إضافية.
كيفية إنجاح نظام التوظيف اإللكترونى:
-1وضع معايير ,لتوصيف ,الوظيفة والمواصفات ,المطلوبة.
-2اتخاذ القرارات المتعلق بالتوظيف ,بشكل سريع.
-3تطوير ,نظم العثور على األشخاص المالئمين لشغل الوظائف.
-4تصميم ,مواقع سهلة االستخدام لإلعالن عن الوظائف ويراعى سهولة الوصول إليها ووجود ,قائمة
بالوظائف المتاحة يتم تحديثها بشكل دائم ووجود ,روابط تتيح للمتقدمين مراسلة األشخاص
المعينين.
*مزايا النظام اإللكترونى فى تسجل الوقت والحضور:
-2توفير ,المعلومات بشكل أسرع. -1سهولة الوصول ,إلى المعلومات.
-4إخطار أوتوماتيكية. -3التخلص من أخطاء النسخ.
11
-2تخطيط التطوير ,:يقوم صاحب الوظيفة بوضع خطة تتيح له تحقيق متطلبات مسئولياته الحالية
وتؤهله للمزيد من التطويرات ,المهينة المقبلة.
-3األداء :يجرى صاحب الوظيفة مقابلة مع أحد المسئولين مثل المدير التنفيذى التابع له للنظر فى
مستوى األداء فى الفترة السابقة وكذلك التخطيط ,للمستقبل.
الفصل السادس
تعزيز التعاون والتعلم بالشركات والمؤسسات
*** ويحتوى هذا الفصل على ما يلى :/
توفير المعلومات بشبكات اإلنترنت:
تساعد النظم المتاحة على اإلنترنت فى تقديم معلومات تنظيمية وذلك من خالل:
-توجيه المعلومات لمن يحتاجون إليها. -زيادة فاعلية المعلومات.
-توفير أفضل لإلجابات عن األسئلة المهمة.
-تدعيم المعلومات باستخدام تكنولوجيا الفيديو المتدفقة .
-كما تساعد تلك النظم فى تسهيل عمليات جميع المعلومات من العاملين بالشركات ,والمؤسسات.
-كما تساعد النظم المتاحة على اإلنترنت الشركات والمؤسسات ,فى مواكبة التطورات ,التكنولوجيا,
المتالحقة فى العالم.
11
-وتساعد أدوات المشاركة على اإلنترنت مجموعات األفراد فى العمل معاً حتى وإ ن كانوا ال يعملون
بمكان واحد.
11
كيفية تنفيذ أدوات المشاركة على اإلنترنت:
-2تحديد أنماط المشاركة التى تتم حالياً. -1تحديد أهداف العمل.
-3تحديد مواصفات أدوات المشاركة التى سيتم استخدامها وأن تكون مطابقة للمعايير الدولية قدر اإلمكان
مثل :معايير ScoRM، ِAiccلمنتجات التعليم اإلليكترونى,.
-4اتخاذ قرار بشأن استراتيجية التنفيذ :وهناك بعض األمور التى يجب أخذها فى االعتبار وهى:
أ -تحديد ما إذا كانت مجموعة واحدة من التطبيقات ستكفى لتغطية احتياجات الشركة أم ال.
ب -تحديد ما إذا كان سيتم تثبيت النظام داخليا أم ستتم االستعانة بأحد مزودى خدمات التطبيقات.
د -التحقق من مدى توافق ,الشبكة مع تلك التطبيقات. جـ -التحقق من مدى استقرار الموارد.
و -تحديد متطلبات التدريب. هـ -التحقق من إمكانية اتساع نطاق تلك التطبيقات.
كيفية تقديم النظام التعليم اإللكترونى:
-2االستعانة بالمعلمين فى عملية التعليم اإللكترونى. -1التعلم الفردى الذاتى.
-3التعليم المدمج.
11
-4التحقق من توافق ,نظام التعلم اإلليكترونى مع البنية التحيتية الحالية.
-6تحديد طريقة الدفع. -5إعداد خطة مرنة.
-7التأكد من وجود حاجة فعلية لتنفيذ نظام إدارة التعلم.
تفعيل نظام التعليم اإللكترونى :وضع استراتيجية لتحقيق النجاح:
-2إعداد تقرير بحالة العمل المالية. -1الحصول على مستوى عال من الدعم.
-3التخطيط ,الجيد إلدخال النظام.
-4تشكيل مجموعة من المؤيدين لنظام التعلم اإللكترونى.
-5مساعدة األفراد على التكيف مع النظام الجديد.
-6إعطاء األفراد ,فرصة تقديم تقارير اإلفادة.
-8تقييم فاعلية نظام التعلم اإللكترونى. -7الدقة فى اختيار الموردين.
********************************************************
الفصل السابع :تطوير الخدمات المقدمة للموظفين
** ويحتوى هذا الفصل على ما يلى:/
إجمالى الخدمات الوظيفية :تتيح تطبيقات إجمالى الخدمات الوظيفية التعرف على الخدمات التى يقدمها
لهم صاحب العمل وعرض كل االحتماالت الممكنة.
خدمات المزايا الوظيفية المتاحة على اإلنترنت:
تتيح للموظفين إجراء تعديل بمجموعة الخدمات التى يقدمها لهم صاحب العمل – ومن أهم مميزات
تلك كما توصلت إلى أن اإلعالن عن الخدمات المتاحة للموظفين قد يساعد فى جذب طاقم العمل على
اآلداء.
11
تقديم خدمات أو أمكانيات وظيفية بسيطة لجذب الموظفين مثل :يقوم بعض الموظفين بتركيب
كاميرات ويب بالحضانة الملحقة بالشركة ليستطيع ,اآلباء االطمئنان على أطفالهم – ويمكن تنظيم منديات
بغرف المدرسة ولوحات اإلعالنات التى يمكن لألفراد ,من خاللها إجراء محادثات على اإلنترنت أو إعالن
سياراتهم للبيع.
الفصل الثامن
وضع استراتيجية لتنفيذ نظام اإلدارة اإللكترونية البشرية
11
** يحتوى هذا الفصل على ما يلى :/
أسباب فشل تنفيذ النظام:
بسبب عدم االهتمام بالنواحى المالية والتنظيمية والعوامل الفنية على النحو الكافى.
اعتبارات التخطيط لتنفيذ النظام:
-كيفية إسهام النظام فى عمل الشركات والمؤسسات.
كيفية توافق ,النظام مع سياسة عمل الشركة أو المؤسسة. -
المشكالت البشريةالتى يجب أخذها فى االعتبار عند تنفيذ النظام. -
-كيفية نهوض الشركة أو المؤسسة بعملية االنتقال إلى النظام الجديد.
االعتبارات البشرية التى يجب االهتمام بها عند تنفيذ النظم:
-1األمور المتعلقة بالتدريب.
-2المشكالت المتعلقة بالصحة واألمان.
-3كيفية تعامل المستخدمين مع النظام الجديد بشكل ايجابى.
-4كيفية تعامل النظام الجديد وتأثيرة على انماط العمل الحالية.
-5تحديد ما اذا كانت هناك حاجه الى اعادة تصميم الوظائف ,من جديد.
كيفية التعامل مع رفض العاملين للنظام الجديد
-1من خالل التشجيع ببيان الفوائد الرئيسية للنظام الجديد
-2التحقق من وجود قيادة قوية
-3التزام اإلدارة التام
-4تمتع المستخدمين بالمهارات الالزمة ومكافأتهم الستخدامهم النظام الجديد.
دورة حياة نموذج ألحد نظم الكمبيوتر.اختيار نظام جيد :تشغيل النظام وتطوير ,السياسات واإلجراءات
وتقييم إجراءات تنفيذ النظام وتحديثه بما يواكب التطورات التكنولوجيا المتالحقة و تقييم مدى نجاح تنفيذ
النظام من عدمه والدروس المستفادة .
11
11