PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN

RAWAT JALAN DAN PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN KUUS

RSUD dr. Loekmono Hadi Kudus

Jl. Dr. LOEKMONO HADI NO.19 KUDUS
2016

DAFTAR ISI

Halaman Judul................................................................................................................ i
Daftar Isi ........................................................................................................................
BAB I

DEFINISI ......................................................................................................... 3

A. Tujuan................................................................................................................. 3
B. Tanggung Jawab................................................................................................4
BAB II RUANG LINGKUP............................................................................................5
BAB III TATA LAKSANA................................................................................................6
A.
B.
C.
D.

Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan...................................................6

Jenis Jenis Pendaftaran.........................................................................7
Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap....................................................7
Pengaturan Kamar rawat...........................................................................9

BAB IV PENUTUP ....................................................................................................11

BAB I
DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk

mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil
pelayanannya. RSUD dr. Loekmono Hadi harus menyediakan skrining medis yang
sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan
atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan
untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi atau
tidak. Kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup
berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan
mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh
yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian. Pasien bukan
emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status klinisnya
dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan diluar
dari yang tersedia di RSUD dr. Loekmono Hadi, mereka akan dipindahkan/dirujuk ke
fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. RSUD dr. Loekmono Hadi mempunyai
(MOU) perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas lain agar dapat
memberikan pelayanan yang sesuai kebutuhan pasien. Daftar dari fasilitas
perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.
A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan
pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum
di dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun respons yang sesuai oleh unit emergensi dalam
menerima, menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi
klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan
pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan pelayanan.

B. Tanggung Jawab
1. Direktur RSUD dr. Loekmono Hadi bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen
yang terkait tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini
secara keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi
tanggung jawab mereka
Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini
Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan tersebut.
Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
audit internal dilaksanakan. Kepala Instalasi yang terlibat dalam ruang lingkup ini
bertanggung jawab untuk implementasinya di bagian yang mereka kelola dan harus
memastikan bahwa:
a. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan, SPO
dan formulir lain yang terkait
b. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan dipantau
untuk kepatuhannya.
Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung
jawab untuk mengimplementasikannya dan harus memastikan bahwa:
- Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
- Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan
dan SPO lainnya
- Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
- Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak
patuhan.

BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di Instalasi Gawat Darurat

(IGD) dan VK 24 jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan
dikategorikan untuk penilaian perawatan dapat dilakukan pada saat yang
bersamaan. Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :
a.
b.
c.
d.
e.

Rawat Jalan : poliklinik spesialis dan spesialis gigi

One day care (ODC)
Instalasi Gawat Darurat
VK (Ponek)
Pendaftaran langsung ke unit rawat inap

Pasien hanya dapat dilayani di RSUD dr. Loekmono Hadi jika tersedia jenis
layanan yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau
tidak ada, maka pasien akan di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan
jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test
pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standard
pelayanan medis. Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan
pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RSUD dr.
Loekmono Hadi
atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit
dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer
pasien). Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi /
bahasa / budaya, RSUD dr. Loekmono Hadi memfasilitasi untuk menyelesaikan
kendala tersebut.

BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau

yang akan mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data
pasien dan mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap
(termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya
memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien.
Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika
pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat
mengganggu pelayanan pasien.
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:
1. Pasien datang ambil nomor antrian di mesin antrian.
2. Pasien menunggu nomor antrian dipanggil oleh petugas pendaftaran
3. Petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien
baru (pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu
berobat dan kehilangan kartu) atau pasien lama, pasien asuransi atau umum :
4. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran
mendaftar pasien sbb: Petugas melengkapi formulir pendaftaran pasien baru
dengan mewawancarai pasien tersebut: Pasien asuransi sarat-sarat harus
sudah lengkap dibawa (Kartu asuransi, KTP, Kartu Keluarga / KK, Surat
rujukan / Surat Kontrol )
a. Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat)
b. Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien
c. Petugas pendaftaran membuat surat Jaminan (SEP)
d. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
e. Di Pelayanan / Poliklinik:
- Petugas poliklinik memberikan pelayanan kepada pasien;
- Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di
bagian farmasi;
- Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi
pembayaran di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum
5. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran
mendaftar pasien sebagai berikut :
Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien

Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang

akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut.
Petugas pendaftaran membuat surat jamina (SEP) bagi pasien asuransi
(BPJS, Inhealth dll) dengan sarat lengkap.
. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
Di Poliklinik: Petugas memberikan pelayanan kepada pasien
6

Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?

Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di
bagian farmasi.
Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran
di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum
Petugas mempersilahkan pasien pulang
B. Jenis-jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien dari poliklinik langsung menuju
ke pendaftaran rawat inap. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke
bagian pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang
sesuai dan tersedia di unit rawat inap.
2. Pendaftaran dari IGD: Pasien dari instalasi gawat darurat memerlukan
pendaftaran rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan
dikirimkan bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang
tersedia di ruang rawat inap.
3. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di IGD dan VK
maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus
memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah
sakit lain atau pasien di pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau
keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien
diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap,
harus melengkapi formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien
akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
4. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh
bagian TPPRI selanjutnya dialihkan kepada dokter jaga IGD. Kemudian IGD
akan mengkoordinasikan transfer pasien dan mengumpulkan data yang
diperlukan. Merujuk kepada prosedur di bawah ini:
-

Pendaftaran pasienRawat jalan dan IGD

Pendaftaran pasien Rawat Inap
Penerimaan pelayanan di IGD
Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
Observasi pasien di IGD
Observasi pasien di VK

C. Proses penerimaan pasien rawat inap:

1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi
2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari
poliklinik, UGD maupun rujukan dari dokter swasta.
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada
pasien mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan.
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan.

5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang

lain :
a. Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form
persetujuan;
b. Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar
pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai
dengan permintaan pasien:
a. Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan.
b. Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat
yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada.
c. Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang
diinginkan pasien.
d. Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai
permintaan pasien.
e. Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien.
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru.
a. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah
disiapkan.
b. Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap.
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan
bagi pasien:
a. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak.
b. Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke
unit pemeriksaan yang dituju.
c. Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat
inap.
9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah
diperbolehkan untuk pulang;
a. Jika diperbolehkan untuk pulang, petugas mempersilahkan pasien untuk
menyelesaikan administrasi pembayaran di bagian kasir;
b. Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
c. Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan
pelayanan kesehatan rawat inap;
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang
bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun Direktur Rumah
Sakit.

D. Pengaturan Kamar Rawat

Alokasi kamar RSUD dr. Loekmono Hadi dibedakan berdasarkan:
Nama Kamar
Anggrek 1
Anggrek 2
Bersalin

Kelas

Kapasitas

VVIP
VVIP
Kelas 1
Kelas 2
Kelas 3
VVIP
Non Kelas
Kelas 1
Kelas 2
Kelas 3

12
12
4
4
17
4
25
6
8
24

Bugenvil 3

Kelas 2
Kelas 3

12
28

Cempaka 1

Kelas 2
Kelas 3

6
24

Cempaka 2

Kelas 2
Kelas 3

4
34

Cempaka 3

Kelas I2

20

Dahlia 1

Kelas 1

24

Dahlia 2

Kelas 1

24

Dahlia 3

VIP

12

Gawat Darurat

Non Kelas

25

ICU

Non Kelas
VIP

9
2

Melati 1

Kelas 3

36

Bugenvil 1
Bugenvil 2

Melati 2

Kelas 3

36

One Day Care

Non Kelas

PICU / NICU

Non Kelas
VIP

11
2

Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien

diperbolehkan untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien
dengan kebutuhan Ruang isolasi atau pelayanan intensive .Jika kelas kamar yang
diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika pasien tetap menolak,
permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen untuk ditindaklanjuti.
Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan dari RS
untuk berobat Jalan.

10

BAB IV
PENUTUP
Pelayanan

pendaftaran

pasien

merupakan

bagian

dari

proses

penyelenggaraan rekam medis yang harus dilakukan dengan baik sehingga

pelayanan terhadap pasien dapat berjalan dengan baik. Panduan pendaftaran
pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap ini diharapkan menjadi acuan
dalam melakukan pelayanan pendaftaran di RSUD dr. Loekmono Hadi.
Kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak
berpartisipasi sehingga Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan
pasien rawat inap ini dapat diselesaikan. Demi kesempurnaan dari Panduan
pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap ini di masa
mendatang, sangat diharapkan saran dan masukan serta solusi dari berbagai pihak
yang berkepentingan dalam penyelenggaraan rekam medis dan informasi
kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah dr. Loekmono Hadi Kudus.

11