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Formatos Condicionales.
Validacin de datos.
Ordenacin, Listas y Filtrado
Consolidado de datos en hojas y libros
Clculos con referencias de celdas entre
hojas y libros
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional en Excel nos permite aplicar un formato determinado a las celdas segn su
contenido. El formato elegido se aplicar de manera automtica sobre aquellas celdas despus de
evaluar su contenido y cumplir las reglas o condiciones especificadas.
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Pg.2
Se tienen los siguientes datos y se desea identificar nmeros, texto, fechas y especficos aplicando
formatos condicionales:
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Pg.3
Ejemplo 1: Aplicar relleno celeste y texto de color azul a las celdas con valores de venta mayores
que 2500. Pasos:
1 Selecciona el rango C2:C31
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en botn Formato condicional.
Excel
5 Excel muestra el cuadro de dilogo Formato de celdas, haz un clic en la ficha Relleno y
selecciona el color celeste:
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Pg.4
6 Haz un clic en la ficha Relleno y en la lista desplegable Color selecciona el color Azul:
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Pg.5
Ejemplo 2: Aplicar relleno amarillo con texto de color amarillo oscuros a las celdas cuyo
contenido sea Arequipa. Pasos
1 Selecciona el rango de celdas B2:B31.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicional y,
a continuacin, haz clic en Resaltar reglas de celdas.
3 En la lista desplegable selecciona la opcin
cuadro de dilogo:
4 En el cuadro de texto debajo de Aplicar formato a las celdas que contengan el texto, escribe
Arequipa. En la lista desplegable con selecciona Relleno amarillo con texto amarillo oscuro.
Ejemplo 3: Aplicar relleno verde claro y texto verde oscuro a las celdas cuyas fechas
correspondan al mes anterior (mes de setiembre).
1 Selecciona el rango C2:C31.
2 En la ficha Inicio y en el grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicional y,
a continuacin, haz clic en la opcin Resaltar reglas de celdas y selecciona
. Excel muestra el siguiente cuadro de texto:
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Pg.6
3 En la lista desplegable debajo de Aplicar formato a las celdas que contenga una fecha
selecciona Mes pasado y, luego, selecciona el formato Relleno verde con texto verde oscuro,
como se puede apreciar en la siguiente captura:
Ejemplo 4: Aplicar relleno naranja claro y texto naranja oscuro a las celdas cuyo texto no sea
Sucursal C.
Pasos:
1 Seleccione el rango D2:D31.
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicional y, a
continuacin, haz clic en Resaltar reglas de celdas y selecciona la ltima de las
opciones
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Pg.8
10 superiores: Esta regla permite aplicar el formato que se especifique a las celdas que
contengan los 10 valores con mayor valor dentro de un rango de celdas. Se puede especificar
la cantidad de valores a aplicar (no necesariamente 10 pueden ser menos que 10 o ms de
10).
10 inferiores: Esta regla a diferencia del anterior, se aplicar a las celdas con menor valor
dentro del rango.
10% de valores superiores: Para esta regla se indica un porcentaje de celdas a seleccionar
dentro de un rango para que se aplique formato a dichas celdas. Las celdas seleccionadas
sern los nmeros mayores.
10% de valores inferiores: A diferencia del anterior, se seleccionan las celdas de menor valor
segn porcentaje especificado.
Por encima del promedio: Esta regla calcula el valor promedio de los valores del rango de
celdas seleccionado y luego aplica formato a todas las celdas cuyos valores son mayores al
promedio.
Por debajo del promedio: En esta regla a diferencia del anterior, se aplicar formato a todas
las celdas que tengan valores menores al promedio.
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Ejemplo 5: Desde el siguiente reporte, se desea determinar cules son los tres cursos con ms
alumnos matriculados en el mes de enero. Aplicar relleno de color verde.
Pasos:
1 Seleccione el rango B4:B12.
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicional y, a
continuacin, haz clic en Reglas superiores e inferiores y selecciona la opcin
, Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:
3 Cambia el valor inicial de 10 a 3 y selecciona el formato Relleno verde con texto verde oscuro,
como se muestra en la siguiente captura:
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Pg.10
Ejemplo 6: Determinar cules son los cuatro cursos con menos alumnos matriculados en el mes
de febrero. Aplicar relleno de color naranja con texto naranja oscuro.
Pasos:
1 Seleccione el rango C4:C11.
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicional y, a
continuacin, haz clic en Reglas superiores e inferiores y selecciona la opcin
, Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo:
4 En el cuadro de dilogo Formato de celdas, utiliza las fichas Texto y Relleno para definir los
formatos requeridos. As debe quedar:
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Pg.11
3. BARRA DE DATOS
Una barra de datos ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La longitud de la
barra de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande representa un valor ms alto
y una barra ms corta representa un valor ms bajo. Las barras de datos son tiles para encontrar
nmeros ms altos y ms bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las
mayores y menores ventas de productos en un informe de ventas. Las opciones del formato
condicional Barras de datos, se pueden apreciar en la siguiente captura:
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Pg.12
Ejemplo 7: Con el siguiente reporte se desea comparar las ventas mensuales de una relacin de
productos
Pasos:
1 Selecciona el rango C3:C17.
2 En la ficha Inicio y grupo Estilo, haz clic en el botn Formato condicional y, a
continuacin, haz clic en
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Pg.13
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Pg.14
Es decir, debes activar la casilla Mostrar slo la barra y en la parte inferior selecciona
el tipo de relleno, en nuestro caso Relleno slido y junto a esta opcin, a la derecha,
selecciona un Color, en nuestro caso el color verde. Tambin puede seleccionar un
color de borde. El resultado debe ser el siguiente:
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4. ESCALAS DE COLOR
El formato condicional con escalas de color modifica el color de fondo de una celda de acuerdo a
su cercana con los valores mximo y mnimo dentro del rango. Podemos utilizar escalas de dos o
de tres colores.
Procedimiento:
1 Selecciona el rango B2:M5.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a Formato condicional
3 Seleccione Escalas de color, luego Escalas de colores verde, amarillo y rojo
As debe quedar:
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En una escala de tres colores, el color de arriba representa valores ms altos, el color del
medio representa valores medios y el color de abajo representa valores ms bajos. Este
ejemplo usa la escala Rojo - Amarillo Verde.
5. CONJUNTO DE ICONOS
El
formato
condicional
Conjunto de iconos se utiliza
para comentar y clasificar
datos de tres a cinco
categoras separadas por un
valor de umbral. Cada icono
representa un rango de
valores. Por ejemplo, en el
conjunto de iconos de 3
flechas, la flecha verde hacia
arriba representa valores ms
altos, la flecha hacia el lado
amarilla representa valores
medios y la flecha hacia abajo
rojo representa valores ms
bajos. Las opciones del
formato condicional Conjunto
de iconos son:
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Pasos:
1 Selecciona el rango B3:B19.
2 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, despus, en Conjunto de conos y, a continuacin, selecciona un conjunto de
conos, por ejemplo 3 Flechas (de colores). El resultado ser el siguiente:
Excel, en forma predeterminada establece los intervalos, en trminos de porcentajes, para los
valores altos, medios y bajos respectivamente. Si en la columna C deseas definir los siguientes
intervalos:
Valores altos
Valores medios :
Valores bajos :
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1
3
As debe quedar:
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Observa las diferencias entre los intervalos de valores y sus respectivos iconos.
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Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las celdas
seleccionadas.
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Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la regla
que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar regla y posteriormente en el botn Aceptar. Excel
remover la regla seleccionada y dejar el resto de las reglas tal como estaban siendo aplicadas sobre
los datos.
2.
En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a Formato condicional y, a
continuacin, haz clic en Resaltar reglas de celdas.
3.
4.
En este cuadro de dilogo se puede elegir entre destacar los valores duplicado (Duplicar) y los
valores nicos ((nico) y luego seleccionar uno o ms formatos correspondientes. ste debe ser
el resultado:
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EJEMPLO 11: Al ingresar un cdigo en la celda C9, automticamente debe resaltarse las celdas con
relleno de color amarillo (cdigo, artculo y stock) del artculo correspondiente en la tabla.
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Pg.23
2.
En el cuadro Selecciona un tipo de regla, haga clic en la opcin (1) Utilice una frmula que
determine las celdas para aplicar formato:
2
3
En el cuadro Dar formato a los valores donde esta frmula sea verdadera (2), introduzca la
siguiente frmula:
=A2=$C$9
Haga clic en el botn Formato (3) y luego seleccione la ficha Relleno y elija el color amarillo.
Finalice haciendo clic en el botn Aceptar.
Repite los mismos pasos para los rangos B2:B7 y C2:C7, la frmula en el formato condicional es la
misma. El resultado ser el siguiente:
EJEMPLO 12: En el siguiente cuadro, resaltar los nombres de los alumnos con color celeste, aquellos
que tengan notas superiores a 16.
1. Selecciona el rango A3:A10.
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2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a
continuacin, haga clic en Nueva regla
En el cuadro Seleccione un tipo de regla, haga clic en la opcin Utilice una frmula que
determine las celdas para aplicar formato
Ingrese la frmula =B3>16 y haga clic en el botn formato para seleccionar el color de
relleno verde.
2
3
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Pg.25
VALIDACIN DE DATOS
En muchas hojas de clculo que cree, los usuarios escribirn datos para obtener los resultados y
clculos que desee. Asegurar la entrada vlida de datos es una tarea importante. Puede que desee
restringir la entrada de datos a un rango determinado de fechas, limitar las opciones empleando una
lista o asegurarse de que slo se entran nmeros enteros positivos. Tambin es esencial proporcionar
una ayuda inmediata para dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros cuando se escriban datos
no vlidos para hacer que el proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin problemas.
Ejercicio 01:
Las horas asignadas a los docentes deben estar comprendidas entre 6 y 18 horas.
1.
2.
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Mensaje Entrante:
Mensaje de Error:
Detener:
No te permitir ingresar datos fuera del criterio
configurado, por ejemplo en Titulo puede ir ERROR y en mensaje de
error Las horas deben estar comprendidas entre 6 y 18.
Advertencia:
Te permitir ingresar valores fuera de criterios pero
arrojar un mensaje de advertencia.
Informacin:
Tambin permitir ingresar valores fuera de
criterios y slo te arrojara un mensaje de informacin.
3.
4.
Especifique el tipo de validacin en el cuadro Permitir, para nuestro caso, seleccione Nmero
entero.
5.
6.
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Pg.27
7.
Ejercicio 02:
Las fechas de trmino de contrato del personal, deben ser mayores a las fechas de inicio.
1.
2.
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Configure el mensaje de error con el ttulo de ERROR y mensaje La fecha de trmino debe
ser mayor a la fecha de inicio
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Pg.29
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Pg.30
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Pg.31
Como se podr observar, se ha llevado a cabo una ordenacin dentro de otra. Si al ordenar por el
segundo campo se vuelve a formar grupos, se podr ordenar por un tercer campo, y as sucesivamente,
a este proceso se llama reordenacin.
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2.
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Pg.33
Una forma rpida de cancelar un filtro es desactivando el filtro automtico, para esto
basta hacer clic en la opcin Filtro, de la ficha Datos. Para volver activar el filtro
automtico, haga clic en la misma opcin.
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Filtro 3: Mostrar todos los empleados que pertenecen al Departamento de Ventas con un Sueldo
menor que 1000.
Este caso se trata de un filtro anidado, es decir aplicar un
filtro dentro de otro.
Cancele el filtro anterior antes de realizar el presente
filtro.
Filtrando los registros por el Departamento de Ventas.
Luego, sobre el filtro resultante, filtrar los registros por el
campo Sueldo.
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Podr observar que sobre los nombres de campos dnde se ha realizado el filtrado, aparecer
el cono del filtro.
Filtro 4: Mostrar los 5 empleados que ganan
ms
Clic en la lista desplegable del
campo Sueldo.
Seleccione Filtros de nmero,
luego Diez mejores
En el siguiente cuadro de dilogo,
ingresar el valor 5.
Ejercicios Propuestos
Realizar los filtros correspondientes que permitan mostrar:
1. Todos los empleados cuyos apellidos empiezan con la letra C o Z
2. Todos los empleados que ingresaron el ao 2001
3. Todos los 6 empleados que ganan menos
4. Todos los que tienen Seguro
5. Los que en su nombre tienen alguna O
6. Los que ganan entre 800 y 1000
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