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Escola SENAI "Ítalo Bologna - CFP 4.

01 - Itu / SP

Mala Direta É um recurso do Word que envolve dois arquivos: um arquivo de cadastramento
de informações (que chamaremos de arquivo de dados) e um outro arquivo (chamado de
arquivo principal) que buscará as informações que necessitarmos no arquivo de dados.
Imagine que você tenha uma pequena empresa e quer cadastrar seus clientes. Esse cadastro
será o arquivo de dados. A partir dele você pode:
• Criar um arquivo para mandar uma correspondência para cada um de seus clientes
informando-lhes sobre alguma promoção de seus produtos (você teria um arquivo
principal).
• Criar um arquivo para mandar uma mensagem de fim de ano personalizada para cada
um de seus clientes (teríamos, então, outro arquivo principal buscando os dados do
mesmo arquivo de dados).
• Criar um arquivo para mandar uma correspondência para o cliente que mais comprou
seus produtos em um período específico (tem-se mais um arquivo principal vinculado ao
mesmo arquivo de dados).
Conclusão: No arquivo de dados podemos criar campos e cadastrar informações; no arquivo
principal vinculamos todas ou algumas informações desse arquivo de dados.

O que será feito nesse exercício:


Será criada toda a estrutura da mala direta, ou seja, criação e exclusão de campos e
cadastramento de informações (arquivo de dados) e digitação de um texto (arquivo principal),
para que possamos vincular um campo desse arquivo de dados.
Siga os passos abaixo para criar uma mala direta:
Digite um texto como o que se segue em um documento em branco do Word:

Data de hoje.
Prezado xxxx
Constatando nossos arquivos, verificamos que sua última compra foi em dddd no valor de rrrr.
Salientamos, também, que na data de seu aniversário a realizar-se em dd você terá um
desconto especial de 10% sobre o valor total de suas compras realizadas nesse dia.
Atenciosamente,

Salve seu arquivo principal com o nome de Mala Direta a sua pasta.
Siga os comandos abaixo ainda com o arquivo Mala Direta na tela:

Clique em Ferramentas.
Clique em Mala direta
Clique no botão Criar (passo 1 da mala direta)
Clique em Cartas modelo
Clique no botão Janela ativa
Clique no botão Obter dados (passo 2 da mala direta, mostrado abaixo)

Clique em Criar Origem de Dados


Iremos, nesse passo, eliminar
(remover) todos os campos que o
Word tem como exemplo e iremos
acrescentar outros nomes de
campos que quisermos.
Siga, então, o passo abaixo para
remover todos os campos atuais:
Clique várias vezes no botão
Remover nome de campo até que não fique mais nenhum campo na parte branca à direita do
quadro presente na tela.

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Se estiver algum nome ainda escrito abaixo de Nome do campo, simplesmente pressione a
tecla Delete do teclado.

Siga os passos abaixo para acrescentar nomes de campos:

Digite a palavra Código e clique no botão Adicionar nome de campo (veja que seu
campo foi para a lista de campos da parte direita do quadro)
Digite as palavras NomedoCliente (Sem Espaços entre as palavras, pois um nome de campo
não pode conter espaços). Clique no botão Adicionar nome de campo.

Faça o mesmo para os campos abaixo:

DataultimaCompra
ValorultimaCompra
DataAniversario.

No final clique no botão OK.

O Word pede, então, para salvar o arquivo de dados. Digite o nome Cadastro, por
exemplo, direcione para a sua pasta para que você possa criar esse arquivo e clique no botão
Salvar.
Clique no botão Editar origem de dados e veja que aparece um formulário em branco
com os nomes dos campos que você cadastrou no item 10 acima.
Nesse ponto teremos que cadastrar as informações dos clientes. Uma informação
completa de um cliente (com Código, Nome, Data da Última Compra, Valor da Última Compra e
Data de Aniversário) recebe o nome de REGISTRO. Cadastre, então, os registros abaixo:

Codigo 001 002 003 004 005

Nome Getúlio José de Machado de Euclides da Deodoro da


Vargas Anchieta Assis Cunha Fonseca

DataultimaCompra 12/12/97 25/02/98 13/03/98 12/05/97 13/08/97

Valor R$ 120,00 R$ 90,00 R$ 150,00 R$ 300,00 R$ 200,00

DataAniv 26/01 30/11 26/10 04/10 24/11

No final clique no botão Adicionar No final do 5º registro, clique no botão OK.


novo.
Se você clicar no botão OK antes da hora, ou
se quiser cadastrar mais alguns clientes, siga
os passos abaixo para retornar:
Clique no comando Ferramentas
Clique em Mala direta
Clique no botão Editar (passo 2 da mala
direta, mostrado na tela acima)
Clique no botão Dados: ..... que apareceu logo
abaixo do botão Editar.
Clique no botão Adicionar novo

Cadastre o novo cliente e clique no botão Adicionar novo ou no OK.


A partir desse instante já podemos vincular os dados cadastrados com o texto que digitamos no
início desse exercício. Observe que apareceu uma Barra de Ferramentas na tela, exatamente
como a mostrada abaixo:

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No texto que você digitou, aparece o nome do cliente assim: Prezado xxxx. Selecione o
xxxx passando o mouse por cima de xxxx e clique no botão Inserir campo da Barra de
Ferramentas, mostrada acima, e clique no campo NomedoCliente.
Seu texto agora aparece assim: Prezado <<NomedoCliente>>, indicando que o texto
está vinculado ao campo NomedoCliente do arquivo de dados Cadastro.
Faça o mesmo com as outras partes do texto escrito em azul, selecionando e alterando,
conforme esquema abaixo:

Selecione e clique no campo


dddd DataultimaCompra
rrrr ValorultimaCompra
dd DataAniversario

Para ver o nome do cliente, clique no botão ABC (Exibir dados mesclados).

Para passar para um outro cliente, clique em um dos botões descritos abaixo:
Próximo registro
Registro anterior
Último registro
Primeiro registro

Salve novamente seu arquivo principal da mala direta.


No final, clique no botão Mesclar para novo documento da Barra de Ferramentas de
Mala Direta que apareceu em sua tela anteriormente.

O Word criou, então, mais um arquivo com uma quantidade de página igual à
quantidade de clientes que você tem cadastrado.
Ou seja, o texto que você digitou uma única vez foi copiado em cada página e vinculado
com os campos NomedoCliente, DataultimaCompra, etc do arquivo de dados Cadastro.
A partir desse ponto, imprima essas páginas para que saia um cliente em cada folha de
papel.
Extraído de http://br.geocities.com/praticainfo/exe-wor1.html em fev/2008

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