 Mesyuarat adalah perbincangan

Mesyuarat adalah perbincangan

formal
formal di antara dua
di antara dua pihak
pihak atau
atau
lebih
lebih untuk mencapai objektif
untuk mencapai objektif
bersama melalui proses
bersama melalui proses komunikasi.
komunikasi.
Mesyuarat
Mesyuarat adalah
adalah berbeza
berbeza di di antara
antara
satu
satu dengan
dengan yang
yang lain
lain mengikut
mengikut
keahlian,
keahlian, organisasi
organisasi dan
dan objektif.
objektif.
 MASALAH
MASALAH BIASA
BIASA
MESYUARAT
MESYUARAT

 Mesyuarat
Mesyuarat jarang
jarang diadakan.
diadakan.
 Minit
Minit lewat
lewat dihantar.
dihantar.
 Agenda
Agenda tidak
tidak jelas.
jelas.
 Tiada
Tiada keputusan
keputusan yang
yang dibuat
dibuat
 Kurang
Kurang perancangan
perancangan
 Subjek
Subjek dandan tujuan
tujuan mesyuarat
mesyuarat tidak
tidak
diterangkan
diterangkan dengan
dengan jelas.
jelas.
 Mesyuarat
Mesyuarat diadakan
diadakan pada
pada masa
masa yang
yang
tidak
tidak sesuai
sesuai bagi
bagi orang
orang yang
yang menghadiri
menghadiri
mesyuarat.
mesyuarat.
 Kemudahan
Kemudahan fizikal
fizikal mesyuarat
mesyuarat tidak
tidak baik.
baik.
 Terlalu
Terlalu panas
panas atau
atau sejuk
sejuk
 terlalu
terlalu bising
bising
  Tempat
Tempat mesyuarat
mesyuarat terlalu
terlalu sempit
sempit
 kerusi-kerusi
kerusi-kerusi yang
yang tidak
tidak selesa
selesa
 terlalu
terlalu banyak
banyak asap
asap
 Ahli-ahli
Ahli-ahli mesyuarat
mesyuarat tidak
tidak dalam
dalam
keadaan
keadaan bersedia
bersedia dengan
dengan idea-idea
idea-idea
dan
dan peralatan.
peralatan.
 Mesyuarat
Mesyuarat tidak
tidak dimulakan
dimulakan padapada
waktu
waktu yang
yang ditetapkan.
ditetapkan.
 Orang
Orang yang
yang sepatutnya
sepatutnya hadir
hadir tidak
tidak
hadir;
hadir; orang
orang yang
yang sepatutnya
sepatutnya tidak
tidak
hadir,
hadir, hadir.
hadir.
 Ahli-ahli
Ahli-ahli mesyuarat
mesyuarat dibiarkan
dibiarkan berbincang
berbincang
mengenai
mengenai perkara
perkara yang
yang terkeluar
terkeluar
daripada
daripada tajuk.
tajuk.
 Pengerusi
Pengerusi mesyuarat
mesyuarat membawa
membawa ahli-ahli
ahli-ahli
berbincang
berbincang mengenai
mengenai hal-hal
hal-hal yang
yang
terkeluar
terkeluar daripada
daripada tajuk
tajuk
 Ada
Ada ahli
ahli yang
yang mengawal
mengawal mesyuarat.
mesyuarat.
 Ahli-ahli
Ahli-ahli mesyuarat
mesyuarat bertelagah
bertelagah
sesama
sesama sendiri
sendiri atau
atau dengan
dengan pengerusi
pengerusi
tanpa
tanpa dapat
dapat dikawal.
dikawal.
 Ahli-ahli
Ahli-ahli tidak
tidak mengeluarkan
mengeluarkan
perasaan
perasaan dan
dan pendapat
pendapat yang
yang sebenar.
sebenar.
 Gangguan
Gangguan dandan perbualan
perbualan sampingan.
sampingan.
 Ahli-ahli
Ahli-ahli dipersendakan
dipersendakan atau
atau
ditertawakan
ditertawakan oleh
oleh pengerusi
pengerusi atau
atau
ahli-ahli.
ahli-ahli.
 Ahli-ahli
Ahli-ahli tidak
tidak jelas
jelas atau
atau keliru
keliru
mengenai
mengenai isu-isu
isu-isu atau
atau maklumat
maklumat yang
yang
dibincangkan
dibincangkan atau
atau dipersembahkan.
dipersembahkan.
 Peralatan
Peralatan alat
alat pandang
pandang dengar
dengar tidak
tidak
boleh
boleh digunakan.
digunakan.
 Ahli-ahli
Ahli-ahli tidak
tidak dapat
dapat melihat,
melihat,
membaca,
membaca, mendengar
mendengar atau
atau
memahami
memahami alat
alat pandang
pandang dengar.
dengar.
 Mesyuarat
Mesyuarat mengambil
mengambil masa
masa yang
yang
lebih
lebih daripada
daripada panjang
panjang daripada
daripada
jangka
jangka waktu
waktu yang
yang telah
telah dirancang.
dirancang.
 Pengerusi
Pengerusi /wakil
/wakil tidak
tidak mempunyai
mempunyai
kuasa
kuasa membuat
membuat keputusan.
keputusan.
 ASAS-ASAS
ASAS-ASAS PENGURUSAN
PENGURUSAN MESYUARAT
MESYUARAT YANG
YANG
BERKUALITI
BERKUALITI
WAKTU
WAKTU
MESYUARAT
MESYUARAT OBJEKTIF
OBJEKTIF

TEMPAT
TEMPAT PERWAKILAN
PERWAKILAN
MESYUARAT
MESYUARAT

MAKLUMAT
MAKLUMAT ORGANISASI
ORGANISASI

KEPIMPINAN
KEPIMPINAN
ASAS-ASAS
ASAS-ASAS PENGURUSAN
PENGURUSAN MESYUARAT
MESYUARAT YANG
YANG
BERKUALITI
BERKUALITI

 Mempunyai
Mempunyai agenda
agenda dan
dan objektif
objektif yang
yang
jelas.
jelas.
 Bermula
Bermula dan
dan berakhir
berakhir mengikut
mengikut
ketepatan
ketepatan masa.
masa.
 Kemudahan
Kemudahan fizikal
fizikal yang
yang sesuai
sesuai dan
dan
selesa.
selesa.
 Notis
Notis panggilan
panggilan mesyuarat
mesyuarat yang
yang
mencukupi.
mencukupi.
 Ahli-ahli
Ahli-ahli yang
yang hadir
hadir mempunyai
mempunyai
kepakaran.
 Perbincangan diadakan secara positif.
 Peranan Pengerusi yang berkesan.
 Peranan Setiausaha yang berkesan.
 Minit mesyuarat yang direkodkan
dengan
dengan tepat.
tepat.
 Tindakan
Tindakan susulan
susulan yang
yang berkesan.
berkesan.
 PERANAN
PERANAN DAN
DAN TUGAS
TUGAS
PENGERUSI (PERANCANGAN)
PENGERUSI (PERANCANGAN)
 Mengapakah
Mengapakah mesyuarat
mesyuarat perlu
perlu diadakan?
diadakan?
 Apakah
Apakah isu/masalah
isu/masalah yang
yang hendak
hendak
dibincangkan?
dibincangkan?
 Hadkan
Hadkan bilangan
bilangan isu/masalah.
isu/masalah.
 Tentukan
Tentukan keutamaan
keutamaan isu/masalah
isu/masalah
 Apakah
Apakah objektif
objektif mesyuarat?
mesyuarat?
 Apakah
Apakah keputusan
keputusan yang
yang hendak
hendak dicapai?
dicapai?
 Bila
Bila dan
dan di
di mana
mana mesyuarat
mesyuarat hendak
hendak
diadakan
diadakan ??
 Siapakah
Siapakah yang
yang perlu
perlu hadir
hadir ??
 Bagamanakah
Bagamanakah mesyuarat
mesyuarat hendak
hendak
dikendalikan
dikendalikan ??
 Dimanakah
Dimanakah mesyuarat
mesyuarat hendak
hendak diadakan?
diadakan?
 Bagaimana
Bagaimana keputusan
keputusan mesyuarat
mesyuarat hendak
hendak
dibuat?
dibuat?
 SEMASA
SEMASA MESYUARAT
MESYUARAT
(a)
(a) Di
Di awal
awal Mesyuarat:
Mesyuarat:
 Datang
Datang awal
awal sebelum
sebelum waktu
waktu mesyuarat.
mesyuarat.
 Mulakan
Mulakan mesyuarat
mesyuarat tepat
tepat pada
pada waktunya.
waktunya.
 Wujudkan
Wujudkan suasana
suasana yang
yang sesuai
sesuai dan
dan baik.
baik.
 Maklumkan
Maklumkan tujuan/agenda
tujuan/agenda yang
yang hendak
hendak
dicapai.
dicapai.
(b)
(b) Semasa
Semasa Perbincangan:
Perbincangan:
 Beri
Beri peluang
peluang sama
sama rata
rata kepada
kepada ahli-ahli.
ahli-ahli.
 Galakkan
Galakkan penyertaan.
penyertaan.
 Kawal
Kawal perbincangan.
perbincangan.
 Kawal
Kawal perjalanan
perjalanan masa.
masa.
 Kekalkan
Kekalkan suasana
suasana harmonis.
harmonis.
 Beri
Beri kesimpulan
kesimpulan dari
dari semasa
semasa ke
ke semasa
semasa
(c)
(c) Di
Di Akhir
Akhir Mesyuarat
Mesyuarat
 Rumuskan
Rumuskan perkara-perkara
perkara-perkara utama
utama yang
yang
telah
telah diputuskan.
diputuskan.
 Maklumkan
Maklumkan keputusan
keputusan yang
yang telah
telah diambil.
diambil.
 Tetapkan
Tetapkan tarikh,
tarikh, masa
masa dan
dan tempat
tempat
mesyuarat
mesyuarat akan
akan datang.
datang.
 Tamatkan
Tamatkan mesyuarat.
mesyuarat.
 PERANAN
PERANAN DAN
DAN TUGAS
TUGAS
PENGERUSI
PENGERUSI
 Sebagai
Sebagai pengacara,
pengacara, penggerak,
penggerak,
pemandu
pemandu dan
dan pengadil
pengadil mesyuarat.
mesyuarat.
Komited
Komited untuk:
untuk:
 Merancang
Merancang dan
dan mempengerusikan
mempengerusikan
mesyuarat.
mesyuarat.
 Menentukan
Menentukan cara
cara bagaimana,
bagaimana, bila
bila
waktu
waktu bermula
bermula dan
dan mengakhiri
mengakhiri
mesyuarat.
mesyuarat.
 PERANAN
PERANAN DAN
DAN TUGAS
TUGAS
PENGERUSI
PENGERUSI
 Menggalakan
Menggalakan perbincangan
perbincangan dan
dan
penyertaan.
penyertaan.
 Menghormati
Menghormati pendapat
pendapat dan
dan pandangan
pandangan
ahli-ahli.
ahli-ahli.
 Menentukan
Menentukan susunan
susunan agenda
agenda dipatuhi.
dipatuhi.
 Menjaga
Menjaga displin
displin mesyuarat.
mesyuarat.
 Mengawal
Mengawal perjalanan
perjalanan masa.
masa.
 PENGENDALIAN
PENGENDALIAN MESYUARAT
MESYUARAT
YANG
YANG BERKESAN
BERKESAN
 Wujudkan
Wujudkan suasana
suasana yang
yang boleh
boleh
merangsang
merangsang perbincangan.
perbincangan.
 Ahli-ahli
Ahli-ahli diberi
diberi peluang
peluang sama
sama rata
rata
untuk
untuk perbincangan.
perbincangan.
 Agenda
Agenda dibincangkan
dibincangkan satu
satu persatu.
persatu.
 Had
Had waktu
waktu perbincangan
perbincangan bagi
bagi setiap
setiap
isu/masalah
isu/masalah ditentukan
ditentukan mengikut
mengikut
keutamaan.
keutamaan.
 Setiap
Setiap pandangan
pandangan dan
dan keputusan
keputusan
dirumuskan
dirumuskan dari
dari masa
masa ke
ke semasa.
semasa.
 KUASA
KUASA DAN
DAN KELAYAKAN
KELAYAKAN
PENGERUSI
PENGERUSI
 Menjaga
Menjaga tatacara
tatacara mesyuarat.
mesyuarat.
 Memutuskan
Memutuskan ‘‘ points
points of
of order
order ‘‘
 Menggunakan
Menggunakan undi-putus.
undi-putus.
 Mengarahkan
Mengarahkan pengunduran
pengunduran individu
individu
yang
yang tidak
tidak mematuhi
mematuhi peraturan
peraturan
atau
atau yang
yang mengganggu.
mengganggu.
 Menamatkan
Menamatkan mesyuarat.
mesyuarat.
KUALITI
KUALITI SEORANG
SEORANG PENGERUSI
PENGERUSI

 Personaliti.
Personaliti.
 Keadilan.
Keadilan.
 Tegas
Tegas bila
bila perlu.
perlu.
 Penuh
Penuh semangat
semangat dan
dan bertenaga.
bertenaga.
 Kebolehan
Kebolehan menjaga
menjaga displin.
displin.
 Kejelasan
Kejelasan ucapan.
ucapan.
TANGGUNGJAWAB
TANGGUNGJAWAB DAN
DAN TUGAS
TUGAS
SETIAUSAHA
SETIAUSAHA
 Mempastikan
Mempastikan pengelolaan
pengelolaan dan
dan
pentadbiran
pentadbiran yang
yang cekap
cekap bagi
bagi
mesyuarat.
mesyuarat.
 Menolong
Menolong pengerusi
pengerusi dalam
dalam
perancangan
perancangan dan
dan penyediaan.
penyediaan.
 Maklumkan
Maklumkan Pengerusi.
Pengerusi.
 Seringkali
Seringkali hadir
hadir tepat
tepat pada
pada waktu.
waktu.
TANGGUNGJAWAB
TANGGUNGJAWAB DAN
DAN TUGAS
TUGAS
SETIAUSAHA
SETIAUSAHA
 Bertindak
Bertindak sebagai
sebagai ‘tangan
‘tangan kanan’
kanan’
Pengerusi.
Pengerusi.
 Mengambil
Mengambil tindakan
tindakan susulan.
susulan.
 Mengetahui
Mengetahui ahli-ahli.
ahli-ahli.
 SEBELUM
SEBELUM MESYUARAT
MESYUARAT
 Menghantar
Menghantar notis
notis mesyuarat
mesyuarat serta
serta
semua
semua dokumen
dokumen yang
yang berkenaan
berkenaan
dalam
dalam jangkamasa
jangkamasa yang
yang mencukupi.
mencukupi.
 Pastikan
Pastikan agenda
agenda mesyuarat/perkara
mesyuarat/perkara
yang
yang akan
akan dibincangkan
dibincangkan serta
serta
dokumen-dokumen
dokumen-dokumen untukuntuk edaran
edaran
semasa
semasa mesyuarat.
mesyuarat.
 Menentukan
Menentukan persiapan
persiapan bilik
bilik dan
dan alat-alat
alat-alat
mesyuarat.
mesyuarat.
 Jelaskan
Jelaskan agenda,
agenda, isu,
isu, kertaskerja
kertaskerja untuk
untuk
perbincangan
perbincangan pada
pada pengerusi
pengerusi sebelum
sebelum
mesyuarat.
mesyuarat.
 Siapkan
Siapkan ‘checklist’
‘checklist’ isu-isu
isu-isu penting
penting
mesyuarat
mesyuarat untuk
untuk panduan
panduan pengerusi.
pengerusi.
 Datang
Datang awal
awal untuk
untuk pastikan
pastikan semua
semua
persiapan
persiapan mesyuarat
mesyuarat adalah
adalah teratur.
teratur.
 SEMASA
SEMASA MESYUARAT
MESYUARAT
 Mencatatkan
Mencatatkan kehadiran
kehadiran ahli-ahli.
ahli-ahli.
 Membuat
Membuat catitan
catitan untuk
untuk penyediaan
penyediaan
mesyuarat.
mesyuarat.
 Bantu
Bantu Pengerusi
Pengerusi semasa
semasa mesyuarat.
mesyuarat.
 Memberi
Memberi penjelasan
penjelasan yang
yang diperlukan
diperlukan
kepada
kepada mesyuarat.
mesyuarat.
 Lain-lain
Lain-lain tugas
tugas pentadbiran
pentadbiran dan
dan
‘house-keeping’
‘house-keeping’
 SELEPAS
SELEPAS MESYUARAT
MESYUARAT
 Sediakan
Sediakan draf
draf minit
minit mesyuarat
mesyuarat untuk
untuk
kelulusan
kelulusan Pengerusi
Pengerusi Mesyuarat.
Mesyuarat.
 Mengedarkan
Mengedarkan minit
minit mesyuarat
mesyuarat kepada
kepada
ahli-ahli
ahli-ahli mesyuarat
mesyuarat secepat
secepat mungkin.
mungkin.
 Mengambil
Mengambil tindakan
tindakan susulan
susulan mengenai
mengenai
perkara
perkara yang
yang dikehendaki.
dikehendaki.
 Menyimpan
Menyimpan dokumen
dokumen dan
dan rekod
rekod
mesyuarat.
mesyuarat.
 PERANAN
PERANAN DAN
DAN TUGAS
TUGAS AHLI-
AHLI-
AHLI
AHLI MESYUARAT
MESYUARAT
I.
I. Tindakan
Tindakan Sebelum
Sebelum Mesyuarat.
Mesyuarat.
 Membuat
Membuat Persiapan.
Persiapan.
 Tiba
Tiba lebih
lebih awal.
awal.
II.
II. Tindakan
Tindakan Semasa
Semasa Mesyuarat.
Mesyuarat.
 Memberi
Memberi sumbangan
sumbangan yang
yang berkesan.
berkesan.
 Mematuhi
Mematuhi peraturan
peraturan dan
dan tatacara
tatacara
mesyuarat.
mesyuarat.
 PERANAN
PERANAN DAN
DAN TUGAS
TUGAS AHLI
AHLI
MESYUARAT
MESYUARAT
III.
III. Tindakan
Tindakan Selepas
Selepas Mesyuarat
Mesyuarat
 Memaklumkan
Memaklumkan kepada
kepada
pengurusan/pihak
pengurusan/pihak berkenaan
berkenaan mengenai
mengenai
keputusan
keputusan mesyuarat.
mesyuarat.
 Mengambil
Mengambil tindakan
tindakan di
di atas
atas keputusan
keputusan
yang
yang dicapai.
dicapai.
 Memberi
Memberi laporan
laporan maklumbalas
maklumbalas kepada
kepada
URUSETIA.
URUSETIA.
 TANGGUNGJAWAB
TANGGUNGJAWAB AHLI
AHLI
MESYUARAT
MESYUARAT
 Mematuhi
Mematuhi segala
segala aturan
aturan dalam
dalam
mesyuarat.
mesyuarat.
 Memberitahu
Memberitahu ahli
ahli jawatankuasa
jawatankuasa lebih
lebih
awal
awal daripada
daripada tarikh
tarikh mesyuarat
mesyuarat
sekiranya
sekiranya tidak
tidak dapat
dapat hadir.
hadir.
 Menghadiri
Menghadiri semua
semua mesyuarat
mesyuarat tepat
tepat
pada
pada waktunya.
waktunya.
PROTOKOL
PROTOKOL SUSUNATUR
SUSUNATUR

MENEMPATKAN AHLI-AHLI
MESYUARAT MENGIKUT
KEUTAMAAN, KEKANANAN,
FUNGSI AHLI DAN
MENENTUKAN LOKASI
PERALATAN SERTA
KELENGKAPAN BILIK
MESYUARAT
 PERATURAN
PERATURAN DAN
DAN PROTOKOL
PROTOKOL
MESYUARAT
MESYUARAT
 Watak-watak
Watak-watak atau
atau pelaku-pelaku
pelaku-pelaku
dalam
dalam mesyuarat.
mesyuarat.
 Komponen
Komponen mesyuarat:
mesyuarat:
 Notis
Notis
 Agenda
Agenda
 Minit
Minit
 Kemudahan
Kemudahan
 Peralatan
Peralatan
SYARAT-SYARAT
SYARAT-SYARAT AM
AM

 Mesti
Mesti ada
ada Pengerusi
Pengerusi
 Mesti
Mesti ada
ada Setiausaha.
Setiausaha.
 Mempunyai
Mempunyai Agenda.
Agenda.
 Mesti
Mesti cukup
cukup ‘Korum’.
‘Korum’.
 NOTIS
NOTIS

Apa-apa
Apa-apa bentuk
bentuk dan
dan cara
cara untuk
untuk
memanggil
memanggil orang-orang
orang-orang
berkenaan
berkenaan untuk
untuk
bermesyuarat
bermesyuarat sebagaimana
sebagaimana
yang
yang dikehendaki
dikehendaki oleh
oleh
peraturan-peraturan
peraturan-peraturan
mesyuarat berkenaan..
mesyuarat berkenaan
JENIS
JENIS NOTIS
NOTIS

 VERBAL
VERBAL
 SURAT
SURAT
 TV/RADIO
TV/RADIO
 AKHBAR
AKHBAR
 TALIPON
TALIPON
 KANDUNGAN
KANDUNGAN NOTIS
NOTIS

 Tempat
Tempat mesyuarat
mesyuarat
 Tarikh,
Tarikh, hari
hari dan
dan masa
masa mesyuarat.
mesyuarat.
 Perkara
Perkara yang
yang hendak
hendak diuruskan.
diuruskan.
 Maklumat-maklumat
Maklumat-maklumat perkara
perkara khusus
khusus
yang
yang hendak
hendak diuruskan.
diuruskan.
 Jenis
Jenis mesyuarat
mesyuarat
 Tarikh
Tarikh notis
notis
 Tandantangan
Tandantangan orang
orang yang
yang memanggil
memanggil
mesyuarat
mesyuarat ..
TEMPOH
TEMPOH MENGEDARKAN
MENGEDARKAN NOTIS
NOTIS

 Ikut
Ikut peraturan/munasabah.
peraturan/munasabah.
 Tempoh
Tempoh yang
yang panjang
panjang untuk
untuk
perkara-perkara
perkara-perkara khusus.
khusus.
 Jika
Jika ‘urgent’
‘urgent’ tempoh
tempoh yang
yang lebih
lebih
pendek
pendek tidak
tidak dapat
dapat dielakkan.
dielakkan.
 SEBAB-SEBAB
SEBAB-SEBAB KEGAGALAN
KEGAGALAN
MESYUARAT
MESYUARAT
 Gagal
Gagal menghantar
menghantar notis
notis dalam
dalam masa
masa
yang
yang cukup.
cukup.
 Tidak
Tidak lengkap.
lengkap.
 Tidak
Tidak jelas.
jelas.
 Perkara-perkara
Perkara-perkara penting
penting tertinggal.
tertinggal.
 Notis
Notis tidak
tidak sampai.
sampai.
 Tidak
Tidak dapat
dapat kebenaran.
kebenaran.
 AGENDA
AGENDA
 Perkara
Perkara yang
yang hendak
hendak dibincangkan
dibincangkan
dalam
dalam mesyuarat.
mesyuarat.
 Untuk
Untuk menentukan
menentukan tiada
tiada perkara-
perkara-
perkara
perkara mustahak
mustahak yang
yang tertinggal.
tertinggal.
 Untuk
Untuk menentukan
menentukan perbincangan
perbincangan
dijalankan
dijalankan dengan
dengan teratur.
teratur.
 Untuk
Untuk memberitahu
memberitahu ahli-ahli
ahli-ahli
mesyuarat
mesyuarat perkara-perkara
perkara-perkara yangyang
hendak
hendak dibincangkan.
dibincangkan.
 MENYEDIAKAN
MENYEDIAKAN AGENDA
AGENDA

 Tentukan
Tentukan perkara
perkara yang
yang penting
penting tidak
tidak
tertinggal.
tertinggal.
 Bincang
Bincang dengan
dengan Pengerusi/Ketua
Pengerusi/Ketua
Jabatan.
Jabatan.
 Rujuk
Rujuk kepada
kepada minit
minit mesyuarat
mesyuarat yang
yang
lepas.
lepas.
 Sediakan
Sediakan fail/folder
fail/folder khas
khas untuk
untuk
mendapatkan
mendapatkan kertas-kertas
kertas-kertas dokumen
dokumen
dalam
dalam mesyuarat.
mesyuarat.
 KEMUDAHAN
KEMUDAHAN
KERUSI
KERUSI DAN
DAN MEJA
MEJA
 Susunan
Susunan (ikut
(ikut bil.
bil.
Ahli
Ahli &
& bentuk
bentuk
mesyuarat)
mesyuarat)
 Tempat
Tempat duduk:
duduk:
 Susun ikut
kekananan.
 Letak tanda
nama(jika perlu)
 Kedudukan ahli
yang suka
bertelagah
ALAT-ALAT
ALAT-ALAT PANDANG
PANDANG DENGAR
DENGAR

 KERTAS
KERTAS MAHJUNG
MAHJUNG
 PAPAN
PAPAN PUTIH
PUTIH
 OVERHEAD
OVERHEAD PROJECTOR
PROJECTOR
 SLIDE
SLIDE PROJECTOR
PROJECTOR
 ALAT
ALAT PERAKAM
PERAKAM VIDEO
VIDEO DAN
DAN TV
TV
 TAYANGAN
TAYANGAN FILEM/VIDEO
FILEM/VIDEO
 MODEL
MODEL ATAU
ATAU CONTOH
CONTOH PROJEK.
PROJEK.
 PRINSIP
PRINSIP SUSUNATUR
SUSUNATUR
SUSUNATUR
SUSUNATUR KEUTAMAAN
KEUTAMAAN AHLI AHLI
 Pengerusi
Pengerusi merupakan
merupakan orang
orang yang
yang
terutama
terutama memimpin
memimpin mesyuarat.
mesyuarat.
 Ahli
Ahli yang
yang ‘bergelar’
‘bergelar’ mendahului
mendahului mereka
mereka
yang
yang ‘tidak
‘tidak bergelar’.
bergelar’.
 Penjawat
Penjawat awam
awam mendahului
mendahului swasta.
swasta.
 Mereka
Mereka yang
yang berpangkat
berpangkat lebih
lebih kanan
kanan
mendahului
mendahului mereka
mereka yang
yang rendah
rendah
pangkatnya.
pangkatnya.
 SUSUNAN
SUSUNAN TEMPAT TEMPAT DUDUK DUDUK
 Ahli-ahli
Ahli-ahli yang
yang tinggi
tinggi statusnya
statusnya duduk
duduk paling
paling hampir
hampir di
di
sebelah
sebelah kanan
kanan pengerusi.
pengerusi.
 Kedudukan
Kedudukan ahli-ahli
ahli-ahli lain
lain diselang
diselang selikan
selikan berasaskan
berasaskan
keutamaan
keutamaan dandan kekananan.
kekananan.
 Ahli
Ahli berfungsi
berfungsi (yang
(yang membuat
membuat persembahan)
persembahan) duduk
duduk di
di
kerusi
kerusi terakhir
terakhir bersetentangan
bersetentangan dengan
dengan pengerusi
pengerusi di
di
sebelah
sebelah kiri.
kiri.
 Setiausaha
Setiausaha duduk
duduk di
di meja
meja khas
khas didi sebelah
sebelah kiri
kiri pengerusi.
pengerusi.



TATASUSILA
TATASUSILA BERMESYUARAT
BERMESYUARAT

SATU
SATU PROSES
PROSES UNTUK
UNTUK
MENINGKATKAN
MENINGKATKAN TAHAP
TAHAP
KEBERKESANAN
KEBERKESANAN MESYUARAT,
MESYUARAT,
MENGGALAKKAN
MENGGALAKKAN AHLI-AHLI
AHLI-AHLI
MEMBERI
MEMBERI SUMBANGAN
SUMBANGAN SECARA
SECARA
BERKESAN,
BERKESAN, MENJIMATKAN
MENJIMATKAN
MASA
MASA DAN
DAN TENAGA.
TENAGA.
 LANGKAH-LANGKAH
LANGKAH-LANGKAH
TATASUSILA
TATASUSILA BERMESYUARAT
BERMESYUARAT
 Jangan
Jangan tiba
tiba lewat.
lewat.
 Elakkan
Elakkan gangguan
gangguan telefon
telefon kecuali
kecuali
perkara
perkara terpenting.
terpenting.
 Tidak
Tidak meninggalkan
meninggalkan bilik
bilik mesyuarat
mesyuarat
tanpa
tanpa kebenaran.
kebenaran.
 Elakkan
Elakkan cara
cara duduk
duduk yang
yang tidak
tidak sopan
sopan
dan
dan menunjukkan
menunjukkan kurang
kurang minat.
minat.
 Mendengar
Mendengar dengan
dengan aktif
aktif dan
dan memberi
memberi
perhatian.
perhatian.
 Memberi
Memberi sumbangan.
sumbangan.
 Memberi
Memberi tumpuan
tumpuan supaya
supaya objektif
objektif
mesyuarat
mesyuarat tercapai.
tercapai.
 Mencari
Mencari perkara-perkara
perkara-perkara yang
yang positif.
positif.
 Mencuba
Mencuba menjadi
menjadi ahli
ahli mesyuarat
mesyuarat yang
yang
aktif.
aktif.
 MEMBENTUK
MEMBENTUK DAN
DAN MENYUSUN
MENYUSUN
AGENDA
AGENDA
 Perutusan
Perutusan Pengerusi.
Pengerusi.
 Pengesahan
Pengesahan minit
minit mesyuarat
mesyuarat yang
yang lalu.
lalu.
 Perkara-perkara
Perkara-perkara berbangkit.
berbangkit.
 Senarai
Senarai perkara-perkara
perkara-perkara baru
baru yang
yang
hendak
hendak dibincangkan.
dibincangkan.
 Pembentangan
Pembentangan kertas-kertas
kertas-kertas kerja.
kerja.
 Hal-hal
Hal-hal lain.
lain.
Penutup.
Penutup.
CHECKLIST
CHECKLIST TUGAS
TUGAS MENYEDIAKAN
MENYEDIAKAN
BILIK
BILIK MESYUARAT
MESYUARAT
 TENTUKAN:
TENTUKAN:
 Bilik
Bilik mesyuarat
mesyuarat
 Kerusi
Kerusi dan
dan meja
meja mencukupi
mencukupi
 Lampu-lampu
Lampu-lampu bolehboleh digunakan
digunakan
 Kipas
Kipas dan
dan alat
alat hawa
hawa dingin
dingin berjalan
berjalan baik
baik
 Papan
Papan putih,
putih, pen
pen dan
dan pemadam
pemadam
 Alat
Alat projektor
projektor
 Alat
Alat pembesar
pembesar suara
suara
 SEDIAKAN:
SEDIAKAN:
 Gelas
Gelas minuman
minuman dan
dan air
air dalam
dalam jug.
jug.
 Pensel,
Pensel, pen
pen dan
dan kertas
kertas tulis.
tulis.
 BAWA:
BAWA:
 Minit
Minit mesyuarat
mesyuarat yang
yang lalu.
lalu.
 Peraturan-peraturan
Peraturan-peraturan mesyuarat.
mesyuarat.
 Dokumen-dokumen
Dokumen-dokumen yangyang diperlukan.
diperlukan.
 SEKIAN
SEKIAN

TERIMA
TERIMA KASIH
KASIH DI
DI ATAS
ATAS
KESUDIAN
KESUDIAN TUAN/PUAN
TUAN/PUAN
MENDENGAR
MENDENGAR CERAMAH
CERAMAH SAYA
SAYA
PADA
PADA HARI
HARI INI.
INI.
JUMPA
JUMPA LAGI...
LAGI...