TEKNOLOGI INFORMASI DALAM SISTEM

JARINGAN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

(PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK)

DASAR TEKNOLOGI INFORMASI

Oleh :
PUTU RUSDI ARIAWAN
0804405050

PROGRAM STUDI TEKNIK ELEKTRO

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS UDAYANA
2010
A. PENDAHULUAN

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dewasa ini antara lain
ditandai dengan perubahan perilaku dalam pencarian informasi (information seeking)
yang berdampak pada lembaga-lembaga yang bergerak dalam bidang jasa informasi
dan perpustakaan. Perpustakaan sebagai lembaga yang bertugas menyimpan,
mengolah dan mendistribusikan informasi dituntut agar mampu memberdayakan
pengetahuan dengan menggali potensi yang dimiliki perpustakaan.

Kemajuan teknologi informasi menjanjikan kemudahan dalam menajemen

pengetahuan (knowledge management) terutama bagi lembaga dalam bidang
pengelolaan informasi secara elektronis termasuk perpustakaan. Perpustakaan sebagai
salah satu penyedia informasi (information provider) harus berjalan seiring dengan
pesatnya kemajuan teknologi informasi dan kebutuhan informasi penggunanya. Bila
dahulu fungsi perpustakaan lebih berkonsentrasi pada penyediaan informasi dalam
bentuk fisik seperti dokumen tercetak dengan dilengkapi sistem catalog kartu, maka
kini dengan perkembangannya teknologi informasi perpustakaan dituntut
menyediakan sumber-sumber informasi dalam bentuk elektronik yang syarat dengan
pengetahuan tak terstruktur. Teknologi internet yang merupakan bagian integral dari
kehidupan sehari-hari membuat pada perilaku manusia pencari informasi mengalami
banyak perubahan. Sumber daya elektronik yang tersedia melalui internet menjadi
sasaran pertama bagi para pencari informasi. Tulisan ini mencoba menggali kembali
fenomena yang telah lama berkembang, yang sangat bersentuhan dengan informasi
dan pengetahuan dewasa ini. Pustakawan sebagai subyek pemberdaya pengetahuan
mampu mengembangkan konsep manajemen pengetahuan. Sesuai dengan latar
belakang profesi penulis sebagai pustakawan (librarian) maka konsep manajemen ini
diarahkan pada peran pustakawan fungsional yang berada dalam organisasi
perpustakaan.
Istilah teknologi informasi (selanjutnya disingkat TI), sering dijumpai baik dalam
media grafik, seperti surat kabar dan majalah, maupun media elektonik seperti televisi
dan radio. Istilah tersebut merupakan gabungan dua istilah dasar yaitu teknologi dan

PUTU RUSDI ARIAWAN

informasi. Teknologi dapat diartikan sebagai pelaksanan ilmu, sinonim dengan ilmu
terapan. Sedangkan pengertian informasi menurut Oxfoort English Dictionary, adalah
”that of which one is apprised or told ; intelligence ; news ”. Kamus lain menyatakan
bahwa informasi adalah sesuatu yang dapat diketahui. Namun, ada pula yang
menekankan informasi sebagai transfer pengetahuan. Adanya perbedaan definisi
informasi dikarenakan pada hakekatnya, informasi tidak dapat diuraikan (intangible),
sedangkan informasi itu dijumpai dalam kegiatan sehari-hari, yang diperoleh dari data
dan dari observasi terhadap dunia sekitar kita serta diteruskan melalui komunikasi.
Secara simpel, definisi TI dapat diartikan sebagai teknologi yang digunakan untuk
menyimpan, menghasilkan, mengolah, serta menyabarkan informasi. Definisi tersebut
menganggap bahwa TI tergantung pada kombinasi komputasi dan teknologi
telekomunikasi berbasis mikroelektronik.

Sedangkan istilah jaringan perpustakaan, berarti suatu sistem hubungan antar

perpustakaan yang diatur dan disusun menurut berbagai bentuk persetujuan, yang
memungkinkan komunikasi dan pengiriman secara terus-menerus informasi
bibliografis maupun informasi-informasi lainnya, baik berupa bahan dokumentasi
maupun ilmiah. Selain itu, jaringan perpustakaan juga menyangkut pertukaran
keahlian menurut jenis dan tingkat yang telah disepakati. Jaringan ini biasanya
berbentuk organisasi formal, terdiri atas dua perpustakaan atau lebih dengan tujuan
yang sama.Untuk mencapai tujuan tersebut, disyaratkan untuk menggunakan
teknologi telekomunikasi dan komputer atau TI.

Kerjasama perpustakaan dalam bentuk jaringan ini penting agar semua informasi
yang tersedia dapat dimanfaatkan bersama secara maksimal bagi pembaca. Manfaat
itu antara lain :
1. Menyediakan akses yang cepat dan mudah meskipun melalui jarak yang jauh.
2. Menyediakan akses pada informasi yang tak terbatas dari berbagai sumber.
3. Menyediakan informasi yang lebih mutakhir yang dapat digunakan secara
fleksibel bagi pemakai sesuai dengan kebutuhannya.
4. Serta memudahkan format ulang dan kombinasi data dari berbagai sumber.

PUTU RUSDI ARIAWAN

B. PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK / DIGITAL

Perpustakaan elektronik merupakan sarana penyimpanan informasi, dokumen, audio

visual, dan materi grafis yang tercipta dalam berbagai jenis media. Media dimaksud
berkisar dari mulai slide, film, video, compact audio disc, audio tapes, optical disc,
pita magnetis, disket dan floopy disc, serta lainnya yang sedang dikembangkan.

Perpustakaan elekronik merupakan bagian dari sebuah jaringan kerja (network).

Secara teoritis, pemakai dapat memperoleh salinan elektronik sebuah dokumen dari
mana pun juga, asal tak ada kendala keamanan, politik, ekonomi, dan sosial.
Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan bagi terbentuknya perpustakaan
elektronik adalah :
1. Interaksi dan sirkulasi perpustakaan. Apakah pemakai berinteraksi dengan
semua perpustakaan ataukah dengan perpustakaan tertentu, atau bahkan
melalui sistem hirarki perpustakaan ? Apakah jasa perpustakaan cukup
dilakukan melalui cabang, kemudian diteruskan ke simpanan informasi lebih
besar ?
2. Bentuk fisik mata rantai pemakai (user link), yaitu mata rantai komunikasi
antara pemakai dengan perpustakaan. Apakah pemakai datang sendiri ke
perpustakaan ataukah menggunakan telepon, menulis surat, menggunakan
kabel televisi, satelit, videotext, teletex, transmisi faksimil, pos elektronik dan
sarana lainnya, atau justru gabungan berbagai sarana untuk
mengkomunikasikan permintaannya kepada perpustakaan ? Manakah yang
memerlukan desain khusus dalam hubungan antar muka (inter-face) pemakai,
komunikasi dengan mesin ataukah person to person ?
3. Menarik iuran atau mengatur distribusi dana. Jaringan tidak saja memerlukan
mata rantai telekomunikasi tetapi juga niat organisasi yang ikut serta dalam
jaringan untuk beroperasi sebagai mata rantai, Untuk ini, perlu dikembangkan
kebijakan mengenai titik jasa atau perpustakaan elektronik yang bertanggung
jawab atas sumber, serta bagaimana caranya sumber itu dimanfaatkan oleh
pihak lain, apakah perlu diadakan prioritas atau tidak. Bagaimana pemakai

PUTU RUSDI ARIAWAN

 membayar sumber ? Bagaimana distribusi dana di antara perpustakaan ? Ini
semua menyangkut masalah ekonomis yang berkaitan dengan semua pihak .
4. Bentuk jaringan. Bagaimana bentuk jaringan berdasarkan situasi sistem
perpustakaan dewasa ini ?

Apa yang dikelola pustakawan pada dasarnya adalah pengetahuan tercetak. Namun
dengan adanya informasi digital, terjadilah pergeseran makna dari perpustakaan.
Sekarang pengetahuan lebih dilihat sebagai kemampuan dinamis untuk
menghubungkan, mengubah dan menggunakan ide atau pemikiran. Dalam era digital,
konsep pengetahuan dicerminkan dengan perangkat komunikasi modern, yaitu
jaringan komputer. Apa yang kemarin disebut pengetahuan, mungkin saat ini hanya
informasi yang dapat dikombinasikan dengan pemikiran-pemikiran baru untuk
menjadi pengetahuan yang lebih mutakhir. Dengan kemudahan yang dimungkinkan
dengan adanya komputer global, maka produksi informasi akan semakin meledak.

Jaringan informasi internet telah membuat loncatan begitu besar dalam

memperpendek waktu transmisi informasi dan begitu luas persebarannya. Lebih dari
25 juta pemakai dari 100 negara sekarang menggunakan internet untuk surat
elektronik, bulletin board, diskusi, dan mencari maupun mempertukarkan informasi.
Dalam hubungan ini, yang perlu digaris bawahi adalah kecepatan informasi dalam
hitungan bulan, minggu, hari, jam, menit sampai ke detik, bahkan menjadi bagian
dari detik itu sendiri. Jadi, perkembangan informasi saat ini sudah menggunakan
hitungan per detik.

Terdapat pro dan kontra tentang perpustakaan elektronik. Pihak yang pro memandang
ada sejumlah kelebihan dari perpustakaan elektronik dibanding perpustakaan tercetak.
Kelebihan-kelebihan dimaksud adalah sebagai berikut :
1. Mudah ditemukan, yakni dengan mencari melalui kata kunci (key word).
2. Dapat dengan mudah disediakan jika dipasang pada jaringan global
(internet).
3. Mudah dihubungkan (hyperlink) dengan hal yang terkait.

PUTU RUSDI ARIAWAN

 4. Dengan publikasi elektronik, karya ilmiah dapat segera di pencarkan begitu
selesai ditulis.

C. KEMUNGKINAN PENERAPAN PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK

UNTUK PERGURUAN TINGGI DI INDONESIA

Gagasan tentang perpustakaan elektronik untuk Indonesia saat ini mungkin terlalu
maju. Sebab, yang tengah dilakukan oleh perpustakaan dan pusat-pusat informasi di
Indonesia saat ini adalah baru pada tahap membangun jaringan kerjasama dengan
kegiatan tukar-menukar informasi (dalam arti luas) secara hastawi (manual) dan
belum berfungsi maksimal. Untuk menyebut beberapa contoh : sebuah lembaga di
bawah Dirjen Dikti Depdikbud, yakni Unit Koordinasi Kegiatan Perpustakaan
(UKKP) pada dekade 1980-an membentuk 8 Pusat Layanan Disiplin Ilmu
(PUSYANDI) yang bertujuan menyediakan layanan disiplin ilmu bagi pemakai dari
seluruh Indonesia. Kalangan IAIN seluruh Indonesia juga pernah membina kerjasama
perpustakaan yang dimulai pada tahun 1989, dengan kegiatan pertemuan berkala
setahun sekali melalui pertukaran publikasi seperti daftar buku baru, indeks majalah,
serta pendidikan tenaga pustakawan selama tiga bulan, yang dipusatkan di IAIN
Syarif Hidayatullah Jakarta. Kerjasama lainnya adalah jaringan komunikasi dan
informasi penelitian antar IAIN, yang bertujuan mengumpulkan laporan penelitian
staf pengajar IAIN serta pertukaran publikasi. Semua kegiatan kerjasama tersebut
masih dilakukan secara hastawi sampai pada akhir dasawarsa 90-an.

Berdasarkan survey yang telah dilakukan , terdapat beberapa perpustakaan perguruan

tinggi di Jakarta dan Surabaya (negeri maupun swasta). Hasilnya menunjukkan, ada
kemajuan dalam penerapan TI untuk kerjasama jaringan informasi. Sistem manual
sedikit demi sedikit mulai ditinggalkan, diganti dengan sistem komputerisasi atau
pemanfaatan TI yang tersedia. Kemampuan penerapan TI untuk kerjasama jaringan
menunjukkan bahwa mereka sebenarnya sudah siap untuk menjadi perpustakaan
elektronik. Berdasarkan survey tersebut, terlihat adanya beberapa piranti penting yang
melengkapi syarat suatu perpustakaan elekronik. Namun demikian, hasil survey

PUTU RUSDI ARIAWAN

menunjukkan hanya ada dua (dari 8 yang disurvey) perpustakaan yang telah
menyediakan pangkalan datanya ke dalam internet yaitu Petra dan Ubaya.

D. RANCANG BANGUN SISTEM PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK

Ketika membicarakan perpustakaan elektronik, maka dianggap bahwa pada

perpustakaan itu sudah berlangsung sistem komputerisasi dan tidak ada di dalamnya
perpustakaan hastawi. Sebab, otomasi (searti dengan komputerisasi) merupakan
keniscayaan yang tak bisa ditawar bagi sebuah perpustakaan elektronik. Untuk
kegiatan ke dalam, diperlukan Local Area Network (LAN) yang berfungsi untuk
menangani kegiatan perpustakaan (library housekeeping) seperti input data, membuat
cantuman bibliografi, mencetak katalog jika diperlukan, menangani kegiatan
administrasi, melayani peminjaman dan pengembalian (sirkulasi), menyediakan
penelusuran melalui OPAC (Online Public Access Catalogue), membuat statistic
pengunjung, dsb secara terpadu. LAN juga bisa diperluas ke berbagai bagian yang
ada di perguruan tinggi, misalnya ke fakultas-fakultas, rektorat, Puslit, dan lain-lain.
Link tersebut memungkinkan mereka mengakses langsung ke pangkalan data
(database) dari tempat mereka sendiri tanpa harus datang ke perpustakaan.

Sedangkan untuk menghubungkan jaringan ke luar, diperlukan Wide Area Network

(WAN) dengan langkah-langkah alternatif sebagai berikut :
 Mengupayakan sebuah Personal Komputer (PC) yang dilengkapi dengan x.25
card melalui Packet Assembler de-Assembler (PAD) agar dapat dihubungkan
ke jaringan. Tujuannya agar PC itu dapat akses ke satu LAN atau lebih,
sehingga PC menjadi workstation beberapa LAN secara remote access. Selain
itu PC juga dapat memanggil dan terhubung ke PC lain, host dan sebagainya.
Artinya, satu saat PC tersebut dapat me-remote access ke PC lain dan pada
saat lain mengakses ke satu LAN, host A, B, dan C yang ada di jaringan. Jadi,
sistem ini mirip system ATM pada kebanyakan bank. Misalnya, Perguruan
IAIN Surabaya dapat melakukan akses langsung ke perpustakaan IAIN
Jakarta, IAIN Yogyakarta, Uniar, Petra, dan sebaliknya. Jaringan akan

PUTU RUSDI ARIAWAN

 memberikan sambungan sesuai dengan nomor yang dipanggil. Penomoran
jaringan bisa diatur dengan standar Number User Address (NUA).
 Menghubungkan beberapa LAN ke computer induk (host). Gateway server
LAN yang dilengkapi dengan x.25 card dan PAD dapat mengakses satu atau
lebih host, sehingga beberapa aplikasi dan data yang ada di host dapat dipakai
bersama oleh seluruh workstation yang terhubung ke LAN itu. Dengan
demikian, LAN yang ada di cabang dapat berkomunikasi dengan beberapa
cabang lain secara simultan dengan menggunakan sirkit virtual yang berbeda.
 Untuk mengefektifkan kinerja jaringan perlu dibentuk dua atau tiga pusat
(host), misalnya host A di perpustakaan IAIN Surabaya, host B di UGM
Yogyakarata, host C di IAIN Jakarta, dan sebagainya. Para host ini bertindak
selaku coordinator, sekaligus berfungsi sebagai antar muka (inter-face) yang
menghubungkan kepentingan anggota yang satu dengan lainnya.
 Memasang dan mengaktifkan internet.

Model jaringan diatas mengasumsikan hubungan antara anggota (simpul / nodes)

secara terpusat terbagi. Host-host tersebut berperan sebagai antar muka yang
menghubungkan komunikasi jaringan antar simpul. Informasi di sini bisa berupa
daftar bibliografi bahan pustaka (melalui OPAC), artikel majalah dan informasi
ilmiah lainnya (melalui CD-net), electronic mail, electronic bulletin board system,
electronic conferencing, dan lain-lain. Semua informasi tersebut bisa di-download
(diambil) atau di-upload (dikirim).

PUTU RUSDI ARIAWAN

E. PENUTUP

Pada prinsipnya manfaat dari konsep manajemen pengetahuan adalah untuk

meningkatkan kinerja perpustakaan. Manajemen pengetahuan dapat dijadikan sebagai
pemicu agar pustakawan lebih inovatif dan kreatif dalam menyiasati cakupan muatan
elektonik yang harus dicakup dalam konsep perpustakaan elektronik / digital yang
telah dikembangkan selama ini. Masih banyak muatan pengetahuan eksplisit yang
belum tersedia dalam bentuk elektronik yang sesungguhnya dibutuhkan oleh para
pengguna perpustakaan. Pustakawan juga harus berupaya mengidentifikasi
pengetahuan implisit dan mengembangkan sistem yang diperlukan untuk
menanganinya. Walaupun hal yang disebutkan terakhir bukan pekerjaan yang mudah,
tetapi prakarsa kearah itu harus ditumbuhkan dan sedapat mungkin
diimplementasikan.

Seperti yang telah disebutkan diatas, manajemen pengetahuan di lingkungan

perpustakaan dapat dikembangkan dan diimplementasikan sebagai perluasan
prakarsa perpustakaan elektronik. Bagi perpustakaan yang telah mengembangkan
perpustakaan elektronik selama ini, yang diperlukan adalah mengintegrasikan konsep
manajemen pengetahuan dalam hal pemerolehan, pengorganisasian, pemeliharaan
dan pendistribusian pengetahuan termasuk informal, tidak terstruktur, dan eksternal
yang menyangkut lembaga induknya. Perpustakaan yang belum memiliki
perpustakaan elektronik harus mulai mengembangkannya kalau masih tetap ingin
dipandang sebagai penyedia informasi dan pengetahuan yang utama.

Untuk itu, berbagai perangkat pendukung yang diperlukan harus dipersiapkan

termasuk organisasi dan kebijakan yang harus ditetapkan pada tingkat institusi induk
perpustakaan. Didalam organisasi perpustakaan harus terdapat satu bagian atau satu
tim yang menangani pengorganisasian dan penyediaan pelayanan menajemen
pengetahuan. Bagian atau tim ini sebaiknya diintegrasikan dengan pelayanan
perpustakaan elektronik dengan cakupan muatan yang lebih luas tidak hanya terbatas
pada proses pendigitalisasian dokumen cetak yang diterima oleh perpustakaan.

PUTU RUSDI ARIAWAN

Dengan suatu kebijakan organisasi induk, sejumlah naskah elektronik dari berbagai
jenis dokumen, yang selama ini tergolong kelabu, dapat mengalir ke perpustakaan
dan dapat segera dimuat pada situs web seperti yang telah dilakukan oleh sejumlah
perpustakaan selama ini. Sebagai cara untuk meningkatkan kualitas perpustakaan,
maka pustakawan sudah selayaknya menguasai pengetahuan sistematis (eksplisit)
maupun pengetahuan yang tidak terstruktur (tacit).

Selain itu, perpustakaan harus aktif mengidentifikasi berbagai pengetahuan yang

diciptakan di lingkungannya baik yang merupakan karya perorangan / kelompok
maupun karya institusional. Di lingkungan organisasi perpustakaan karya perorangan
/ kelompok termasuk antara lain : disertasi dan tesis, makalah, baik yang
dipresentasikan dalam suatu pertemuan ilmiah maupun yang ditulis untuk
didokumentasikan di perpustakaan , handout, artikel jurnal yang diterbitkan di
perpustakaan sendiri, laporan penelitian, laporan pengabdian kepada masyarakat,
artikel surat kabar, bulletin dan laporan berkala internal, monograf dan proposal
penetian.

Analisis terhadap penerapan TI dalam sistem jaringan perpustakaan perguruan tinggi

di Indonesia dan kemungkinan penerapannya, menunjukkan bahwa TI memberikan
kemudahan yang luar biasa kepada pengguna untuk mengakses informasi lintas batas.
Di sisi lain, TI juga memberikan kemudahan kepada pengelola informasi
(pustakawan) untuk mengolah, menyimpan, dan menyebarkannya. Selain itu, TI juga
menjadi sarana membangun perpustakaan elektronik yang kehadirannya tidak bisa
dihindari. Dengan mensurvey beberapa perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia,
didapatkan gambaran tentang kesiapan perpustakaan perguruan tinggi menyambut
makhluk baru dalam dunia informasi yaitu perpustakaan elektronik / digital.
Terbentuknya jaringan informasi dan perpustakaan elektronik di dalamnya sangat
diperlukan bagi perguruan tinggi, guna memberi akses yang besar kepada pemakai
(dosen, mahasiswa, peneliti) terhadap perkembangan pengetahuan dari detik ke detik.

PUTU RUSDI ARIAWAN

Keniscayan untuk membentuk learning society di perguruan tinggi, salah satu
caranya adalah dengan meningkatkan pengetahuan menggunakan TI dan selalu
mengikuti perkembangannya. Bahan pustaka dalam bentuk elektronik perlu
diperbanyak, agar selain memperbesar akses terhadap informasi juga mempermudah
pengelolaannya. Dan yang tidak kalah penting lagi adalah dengan semua itu,
meningkatlah kualitas dan citra perguruan tinggi tersebut.

PUTU RUSDI ARIAWAN

 BIODATA PENULIS

Nama : Putu Rusdi Ariawan

TTL : Denpasar. 19 April 1990

Agama : Hindu

Mahasiswa Teknik Elektro Unv. Udayana

Email : turusdi.info@gmail.com

www.facebook.com/turusdi

PUTU RUSDI ARIAWAN