ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES

OANDES
GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Los
documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida
productiva (trámite y vigencia), tercera edad y destino final.

CICLO VITAL
Momento Permanente:
Momento de Histórico-Institucional
Gestión
Momento Histórico
Intermedio
(Pre-archivo)

1 2 3
Edad Edad Edad

Momento de la Momento de Fase

Planeación. Vigencia. Permanente o
Histórica
Momento de la Momento del Plazo
Elaboración. Precaucional.

Momento de la
Momento de la Tramitación.
Tramitación.

Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

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En general, las edades de los documentos de archivo se miden o por la cantidad

de uso o por el progresivo decrecimiento del valor de los documentos para la
tramitación.

La teoría archivística del ciclo vital del documento establece tres edades o
momentos que están directamente relacionados con la actividad del documento,
estos son:

Momento de Gestión:

Denominado también pre archivo, en este momento el documento va desde su

creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó. Este
momento comprende:

> Planeación: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos

documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el
soporte y el recorrido.

> Elaboración: Es la edición del documento, mediante la aplicación de la

Normatización y la Normalización, que se requieren según el tipo documental.

Normatización: Es el conjunto de normas creadas por un gobierno o

estado de derecho para regular el comportamiento de las personas
dentro de la sociedad.

La Normatividad Archivística jurídica es el conjunto de normas que regulan la

gestión y todo el ciclo de los archivos.

Normalización: Abarca la Normatividad Administrativa y la Normatividad

Técnica.

Normatividad Administrativa: Puede definirse como el conjunto de normas de

tipo administrativo o institucional que regulan el proceso
comunicativo, informativo y archivístico.
Normatividad Técnica: Es el conjunto de normas que regulan el QUE, el
COMO, el CUANDO y el CON QUE en los procesos, actividades y tareas
dentro de las empresas o instituciones.

Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

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Tramitación: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para
poner en vigencia el documento. El término de la tramitación da paso a la
vigencia. Para documentos en papel, el acto administrativo concreto que marca el
principio de la vigencia es la firma.

Planeación
MOMENTO
DE Elaboración
GESTION
Tramitación

Inicia la Vigencia

Momento Intermedio:

Llamado también archivístico, es aquel donde intervienen propiamente el control y

la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo.

En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado.
Puede decirse que el documento: informa, testimonia o dispone. Es el momento
de la vigencia y del plazo Precaucional.

Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

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Vigencia:

Es aquel momento durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o

informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental.
La vigencia es el momento central en la vida de un documento.

Por qué concluye la vigencia?

> Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento.

> Por disposición legal.

> Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero.

> Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento.

> Por enterarse del documento, como en el caso de los documentos de carácter
informativo.

En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determine el fin de la

vigencia, se establece convencionalmente tal fecha.

Plazo Precaucional:

Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el

documento (por precaución) antes de decidir su destino final.

El Plazo Precaucional persigue:

> Responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre

aspectos referidos a lo que dice el texto, a defectos en la tramitación o a
errores en el cumplimiento de la vigencia.

> Servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo

requiere para estar vigente.

Cuando termina el Plazo Precaucional?

> Cuando hay prescripción legal o de derecho.

> Cuando lo establece la tabla de retención documental, o sea, cuando se vence el

tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final.

Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

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MOMENTO Informa

Precaucional
INTERMEDIO
Testimonia

Dispone
Momento de Vigencia

El documento cumple con el

objetivo para el que fue creado

Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

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Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

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Momento Permanente:

Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines

históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo o cultural
que impiden su destrucción.

Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de

la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado,
independiente de otras series documentales de la misma institución.

Soporte legal
MOMENTO
PERMANENTE Memoria
institucional

Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

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Se habla así mismo de un cuarto momento que corresponde a la fase en la que

los documentos, por su trascendencia histórica más allá del ámbito institucional,
son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del
patrimonio cultural.

Soporte legal
MOMENTO
PERMANENTE Memoria
institucional

Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

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DOCUMENTO
Ciclo Vital de los Documentos
Actividad de Aprendizaje

Recordemos que las funciones archivísticas son las actividades relacionadas con la
totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento
hasta su eliminación o conservación permanente. Dichas funciones permiten administrar los
documentos a lo largo de su ciclo vital.
Teniendo en cuenta lo anterior, realiza las siguientes actividades:
1. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el
tema.
2. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece
su ciclo vital, y especifica:
Cada una de las etapas que cumple.
Cada uno de sus momentos.
Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento.
Destino final.

Nota: Ten siempre presente que, precisar el ciclo vital de un documento es una actividad
que requiere de investigación, ya que al igual que los seres humanos cada documento es
único.

Recordéris:

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

PRIMERA EDAD SEGUNDA EDAD TERCERA EDAD

(Pre-Archivo)
Momento Permanente
Momento de Gestión Momento Intermedio Momento Histórico

Vigencia Memoria institucional

Información
Planeación Soporte Plazo Precaucional Historia
Recorrido
Ciencia
Normalización
Elaboración Cultura
Normatización
Investigación
Tramitación

Funciones Archivísticas Funciones Archivísticas Funciones Archivísticas

Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador