Panduan Pengurusan

Mesyuarat
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam
Bil. 2/1991
 Tanggungjawab Urusetia
3 peringkat tindakan:

PRA

SEMASA

SELEPAS
 Tindakan Pra Mesyuarat
 Tentukan agenda, tarikh dan tempat
mesyuarat
 Buat tempahan bilik mesyuarat
 Tentukan kertas kerja berkaitan
disediakan
 Hantar surat jemputan

…
PRA SEMASA SELEPAS
 Tindakan Pra Mesyuarat
…
 Persediaan kemudahan bilik
mesyuarat
 Tentukan kehadiran
 Perbincangan pra mesyuarat
 Beritahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket
mesyuarat

PRA SEMASA SELEPAS

Tindakan semasa mesyuarat
Catatan minit mesyuarat

 Senarai kehadiran
 Perkara penting yang dibincangkan
 Keputusan yang dibuat
 Tindakan susulan yang perlu diambil

PRA SEMASA SELEPAS

Tindakan selepas mesyuarat
 Penyediaan minit
 Format minit mesyuarat
 Susunan nama ahli-ahli mesyuarat
 Catatan perbincangan
 Pengesanan maklumbalas pelaksanaan
keputusan mesyuarat
…
PRA SEMASA SELEPAS
 Tindakan selepas mesyuarat
…
 Laporan maklumbalas oleh urusetia
 Tentukan format maklumbalas
 Sediakan laporan maklumbalas

PRA SEMASA SELEPAS

FORMAT MINIT
MESYUARAT
 FORMAT MINIT MESYUARAT

I Perutusan Pengerusi
II Pengesahan minit mesyuarat

III Perkara-perkara berbangkit

IV Perbincangan Kertas Kerja atau

Perkara yang dibincangkan
V Hal-hal lain

VI Penutup
 Perutusan Pengerusi
 Perkara penting bangkitkan oleh
Pengerusi
 Samada semasa membincangkan perkara
berbangkit atau Kertas kerja atau di akhir
mesyuarat
Pengesahan Minit Mesyuarat
 Catatan minit mesyuarat yang lepas
 Disahkan tanpa sebarang pindaan
atau
 Disahkan tertakluk kepada pindaan
dengan menyatakan pindaan tersebut
 Perkara-perkara Berbangkit
 Catatan perkara yang dibangkitkan dalam
mesyuarat yang lepas

 tajuk perkara berbangkit

 muka surat
 perenggan minit mesyuarat
 pihak yang dipertanggungjawabkan
mengambil tindakan
 Perbincangan Kertas Kerja
Perkara yang perlu dicatatkan

 Tajuk kertas kerja

 Pihak (jabatan/unit) yang sediakan kertas
kerja
 Tujuan utama
 Isu-isu yang dibangkitkan
 Pandangan ahli mesyuarat ke atas isu
 Keputusan mesyuarat dan tindakan
 Hal-hal Lain

 Merekod perkara lain yang tiada di dalam

agenda mesyuarat
 Penutup
 Merekodkan

 Bila mesyuarat tamat atau ditangguhkan

 Ucapan terima kasih daripada Pengerusi
Mesyuarat
 Catatan tarikh mesyuarat akan datang
(sekiranya telah ditetapkan)