Carta de cobranza
comercial considerable, les exigimos ahora nos hagan llegar su
La cobranza en redacción está constituida por una serie de cartas,
diferentes en tono y conducentes a obtener el cheque que cancele una
cuenta vencida./ Serie de cartas para lograr el cobro de un saldo
pendiente.
Objetivos:
1- cobrar una cuenta vencida.
2- Preservar la simpatía, amistad y buena voluntad del cliente
o deudor.
Factores que aseguran el éxito:
1- Conocimiento amplio del cliente. (facilita la posibilidad de
brindarle extensiones en su plazo de pago cuyo negocio ha
sido afectado por un siniestro, o una baja en su rendimiento
por circunstancias temporales.)
2- Programa sistemático de cobranza. (serie de cartas que se
envían periódicamente al cliente moroso. Los períodos
pueden ser de 15 o de 20 días, que es el plazo normal para
que se realicen las labores administrativas de
correspondencia, trámites bancarios , y el tiempo que
tomaría el servicio de correos).
3- Tono adecuado.(trato cordial porque se pretende mantener
la buena voluntad del cliente.
Etapas: 1- notificación amistosa (transcurridos los primeros días
siguientes al vencimiento de una factura. Suponemos que pasó
por alto su pago), 2- segunda notificación (tentativa de recordar
al cliente su obligación vencida. Un poco de presión en el tono),
3-discusión (conseguir el cheque o romper el silencio del
cliente. Solicitud imperiosa de explicación), 4-ultimátum
(medida de fuerza. Tono imperativo; amenaza de acción legal en
“Notificación amistosa”, generalmente se usa una tarjeta
impresa, ya que el mensaje es breve y de naturaleza
estrictamente recordatoria.; 2-carta circular: en la segunda
notificación, la cobranza apela a una solicitud de pago y el
mensaje es más amplio; 3- carta personal: las etapas de
discusión y de ultimátum, requieren una carta personal que dará
al lector la impresión de que se posee especial interés en
ayudarlo a resolver su problema).
Etapas propuesta por otro autor (3 cartas): 1- recordar saldo
vencido (estado de cuenta), 2- reiterar notificación anterior.
Solicitar pago. Ofrecer oportunidad de refinanciación. 3-
referirse a notificaciones previas. Otorgar último plazo para
pagar. Anunciar acción judicial.
FRASES MODELO
Primera notificación
-Por la presente hacemos/queremos recordar a Uds. el vencimiento
de la factura N°…. del día...
-Les rogamos verifiquen su estado de cuenta adjunto, dado que
muestra un importe pendiente a nuestro favor de $...Agradecemos se
sirvan cancelar este saldo a la brevedad.
-Nos dirigimos a Uds. para recordarles que el día… les enviamos
nuestra factura N°…, cuyo importe aún no ha sido saldado.
Reiteración de requerimiento de pago
-Nuevamente llamamos su atención al saldo de su cuenta con
nosotros por la suma de $..., que venció el día…
-Nos permitimos recordarles que aún sigue sin saldar en su cuenta el
importe…
-Les rogamos la pronta cancelación de nuestra factura N°… de
fecha..
-Les agradeceríamos, si no lo han hecho en el ínterin, el envío de un
cheque por la cantidad correspondiente
-Nos hemos dirigido a Uds. en dos ocasiones anteriores para
solicitarles el pago de nuestra factura N°… de fecha….
-A pesar de la prórroga de pago que les hemos concedido, Uds. no
han atendido el pago pendiente.
-Esta situación nos preocupa…
-No dudamos que esta situación sea ajena a su voluntad…
-Sin embargo, dado que ya han disfrutado de una prórroga
cheque hasta el día… a más tardar.
-No podemos diferir por más tiempo el cobro, ya que debemos
cumplir nuestros propios compromisos contraídos con proveedores.
Ultimátum
-Lamentamos dirigirnos a Uds. en última notificación para
informarles que nuestra factura N°… del …sigue aún pendiente de
pago a pesar de nuestros reiterados avisos.
-Dado que la extensión de su crédito ya ha excedido toda regla de
crédito otorgado a un cliente, han puesto en serio riesgo su prestigio
crediticio.
-Si bien es nuestro deseo preservar nuestra amistad comercial en la
medida de lo posible, insistimos una vez más que…
-…. de no recibir el pago dentro de las próximas 72 horas, nos
veremos obligados a iniciar una acción legal…
-Esperamos contar con su cooperación para evitar tener que recurrir
a medidas más drásticas en la protección de nuestros intereses.
-Como nuestra buena disposición no ha sido correspondida por su
empresa, nos vemos obligados a iniciar acciones pertinentes.
-Pasaremos el asunto a un abogado, cargándoles a Uds. todos los
gastos que se produzcan.
-Les rogamos que efectúen el pago hasta el… En caso contrario nos
veremos obligados a encargar la gestión del cobro a nuestro
departamento jurídico para que actúe en la forma que estime
procedente.
-En su vista de su negativa a cumplir sus obligaciones de pago
pendiente desde hace seis meses, no nos queda otra alternativa que
recurrir a procedimientos procesales.
Ejemplos:
1-Notificación amistosa.
Un cordial saludo, señor Castillo:
Nos agradaría contar con su puntualidad de costumbre
para el envío de su cheque por su saldo vencido.
Hasta entonces.
Estimado cliente:
Este es un simple aviso amistoso. Su cheque en pago de
nuestra factura N°…… no ha llegado con la puntualidad de
costumbre.
Atentamente,
Estimados señores:
Por la presente queremos recordar a Uds. el vencimiento de
la factura N°… por $.... el día…. .
Sin otro particular saludamos a Uds. muy atentamente,
2-Segunda notificación.
a- Referencia saldo (recordar cuenta vencida)
b- solicitud pago (solicitar envío cheque).
Estimado señor Robles:
Nos habría gustado recibir sus cuotas de enero y febrero
con la puntualidad de costumbre.
Por tanto, apreciaremos se sirva cooperar en este sentido
para mantener su bien ganado prestigio comercial.
Atentamente,

Estimado señor:
Su cheque en pago a nuestra factura N° 8612 vencida hace
25 días, no ha llegado con la puntualidad de costumbre.
En consecuencia, solicitamos nuevamente se sirva
cooperar para regularizar su cuenta con nosotros.
Atentamente,
Estimados señores:
Nuevamente llamamos su atención al saldo de su cuenta con
nosotros por la suma de $... que venció el….
Les agradeceremos nos hagan llegar el cheque a la brevedad
posible.
Saluda atentamente,
3-Aclaración (discusión)
a-Referencia carta anteriores. b- Valoración crédito.
c- Ofrecimiento cooperación. d- Solicitud cheque-explicación
Estimado señor Romero:
Lo invitamos a dialogar nuevamente sobre el pago de
nuestra factura 4567 del 15 de junio.
Creemos que su crédito comercial es el mejor capital
con que cuenta y que debiera conservarlo. Por eso, le pedimos
que nos haga conocer las dificultades que han motivado la
interrupción de sus pagos.
Al recibo de su explicación, estudiaremos la posibilidad
de fraccionar su deuda o de otorgarle alguna otra concesión
dentro de un límite comercial justo.
Mientras tanto, apreciaremos el envío de su cheque o de
alguna explicación hasta el 15 de agosto.
Cordialmente,
Estimado señor Morales:
Llamamos nuevamente su atención por el pago de la
factura número 5644 y lo invitamos a dialogar sobre el
particular.
Creemos que usted deseará conservar su buen crédito
comercial, y es por ello que le solicitamos se sirva hacernos
conocer las dificultades o razones que le han hecho posponer
sus pagos.
Gustosos haremos un análisis de su situación financiera a
efecto de otorgar un fraccionamiento de su deuda o cualquier
otra concesión, dentro de un límite comercial justo.
Mientras tanto, apreciaremos que nos haga llegar su cheque
o una explicación de su demora a la brevedad posible.
Atentamente,
Estimados señores:
Nos hemos dirigido a Uds. en dos ocasiones anteriores para
solicitarles el pago de nuestra factura N° ….Al no haber
recibido respuesta alguna, estamos preocupados por esta
situación y si bien no dudamos que la demora en hacernos
llegar el pago sea debida a dificultades que está atravesando su
firma, quisiéramos que nos informe acerca de las mismas.
De esta forma sería posible, dada la larga amistad que nos
une, de estudiar la forma en que eventualmente podríamos
cooperar con Uds.. Sin embargo, dado que ya han disfrutado
de una prórroga comercial considerable, les exigimos ahora
que nos hagan llegar su cheque o en su defecto una explicación
de su demora hasta el… a más tardar.
Saluda atentamente,
4- Ultimátum
a-Referencia cartas b-Extensión prórroga c-Acción legal
d-Llamado cumplimiento.
Cordial saludo, señor Barrales:
Pese a nuestros reiterados avisos amistosos, nuestra factura 3444
de febrero aún se encuentra pendiente de pago.
Como quiera que la demora en su pago ha excedido cualquier
término prudencial y justo, creemos importante recordarle que está
poniendo en serio riesgo su prestigio crediticio.
No obstante este hecho, aún estamos dispuestos a cooperar y le
solicitamos se sirva enviarnos su cheque a más tardar hasta el 15 de
abril. De no hacerlo, nos veremos obligados a transferir su cuenta al
Departamento Legal.
Nos gustaría contar con su cooperación, señor, Barrales, para
evitar tener que acudir a tan desagradable procedimientos en la
protección de su propio crédito.
Hasta entonces.
Estimado señor:
Lamentamos acudir a usted en última notificación para informarle
que nuestra factura del 15 de julio aún se encuentra pendiente de pago
a pesar de nuestros reiterados avisos.
Estará usted de acuerdo en admitir que la extensión de su pago ha
excedido a toda regla de crédito otorgado a un cliente en ocasión
alguna y, por lo tanto, creemos que ha puesto en serio riesgo su
prestigio crediticio en nuestra compañía.
Es nuestro deseo preservar nuestra amistad comercial en la medida
de lo posible por eso le solicitamos nos haga llegar su pago lo antes
posible. De no hacerlo, nos veremos obligados a transferir su cuenta al
departamento legal.
Esperamos contar con su cooperación y evitar que acudamos a
medidas tan desagradables en la protección de nuestros intereses.
Atentamente,
Estimados señores:
Lamentamos tener que dirigirnos a Uds. en última notificación
para informarles que nuestra factura del … aún se encuentra
pendiente de pago a pesar de nuestros reiterados avisos.
Dado que la extensión de su pago ya ha excedido a toda regla
de crédito otorgado a un cliente, Uds. han puesto en serio riesgo su
prestigio crediticio en nuestra compañía.
Si bien es nuestro deseo preservar nuestra amistad comercial en
la medida de lo posible, insistimos una vez más que de no recibir el
pago dentro de las 72 horas, nos veremos obligados a iniciar una
acción legal.
Esperamos contar con su cooperación y de esta manera evitar
tener que recurrir a medidas más drásticas en la protección de
nuestros intereses.
Atentamente,
Ejercicios:
1- Escribe una notificación amistosa, sin repetir las que aparecen en
los ejemplos.
2- Tecnomadera S.A. debe reclamar por tercera vez el pago de su
factura 3425 vencida 4 semanas atrás por $42.500 a Tolex Ltda..,
Cufré 2170, Dr. Santiago López, 12700 Montevideo. Se trata de un
cliente de años con el cual nunca hubo problemas y del cual saben,
que a raíz de un incendio tuvo que reequipar su oficina. Ya les fue
informado que hasta no cobrar la totalidad del seguro no estarían
en condiciones de pagar. El asunto del seguro está siendo litigado
y puede extenderse a unos meses todavía. Escribir proponiendo
fraccionar el pago en tres cuotas para ir cobrando al menos algo.
3- Urumadera Ltda.., Mercedes 1821, 11200 Montevideo se dirige a
Centro Carpintero, Sr. Pedro Madera, Blanes 1021, 11200
Montevideo en última notificación , luego de no haber recibido
respuesta alguna a sus tres cartas anteriores, reclamando el pago
por US$ 1.800 correspondientes a la factura 2934 del 04.12… Se
da un plazo de 48 horas a partir de la fecha antes de iniciar una
acción legal.