Manual de SES 2010-11

MANUAL DE PROCEOIMIENTOS
PARA LA ADMINISTRACION DE LOS

SERVICIOS EOUCATIVOS SUPLEMENTARIOS TiTULO I, PARTE A, SUBPARTE 1, SECCION 1116(e)(1)

OFICINA DE ASUNTOS FEDERALES

SERVICIOS EDUCATIVOS SUPLEMENTARIOS SEPTIEMBRE, 2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA LA ADMINISTRACION DE LOS SERVICIOS EDUCATIVOS SUPLEMENTARIOS

Version: 2.0

Unidad: Servicios Educativos Suplementarios

Pagina: 2 de 30

Efectivo: Septiembre, 2010

CONTENIDO

Pagina

Parte 1" Introducci6n

1.1 Proposito 4

1.2 Alcance 4

1.3 Descrlpcion de los Servicios Educativos Suplementarios .4

1.4 Definiciones de terminos 5

1.4.1 Escuelas elegibles 5

1.4.2 Estudiantes elegibles " .. " 5

1.4.3 SESWeb " 6

1.4.4 Ciclos de servicios -6

1.4.5 Proveedores de servicios 7

1.4.6 Unidad de servicios " 8

1.4.7 Costo por estudiante 9

1.4.8 Cornite de Proqramacion y Ubicacion (COMPU) 9

1.4.9 "Agreed upon procedure"............... 9

1.4.10 Servicios Directos al Estudiante 9

1.4.11 Estudiantes de Educacion Especial. 10

1.4.12 Estudiantes con Umitaciones LingOfsticas en Espariol (LPS) 10

1.4.13 Casa Abierta "." " 11

Parte 2. Administraci6n

2.1 Seleccion de estudiantes 11

2.1.1 Seleccion del estudiante, si los fondos de los SES fuesen insuficientes " 11

2.2 Fondos disponibles por estudiante " " " " 12

2.3 Particlpaclon del Nucleo Escolar 12

2.4 Responsabilidad del director de escuela con los SES." 13

2.5 Sistema de Informacion Estudiantil (SIE) 14

2.6 Matricula de Estudiantes 14

2.7 Pre-prueba y post-prueba 15

2.8 Acuerdo de servicios entre los padres, madres 0 encargados, la agencia educativa estatal

y el proveedor " 15

2.9 Integracion del curriculo con los servicios del proveedor, 16

2.10 Obligacion y responsabilidad del proveedor con respecto al aprovechamiento.academlco 17

2.11 Actividades de seguimiento ", 17




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2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18 2.19 2.20 2.21 2.21.1 2.22 2.23

Evaluaci6n de los logros de los estudiantes participantes 18

Expediente de Asistencia de Estudiantes " 18

Utilizaci6n de las instalaciones escolares para ofrecer los SES 19

Utilizaci6n de las instalaciones de los proveedores para ofrecer los SES 19

SES Y el Programa de Horatio Extendido , , 20

SES Y los estudiantes de Educaci6n Especial.. 20

SES Y los estudiantes con Limitaciones LingOisticas en Espafiol. 21

Camblos de proveedor 21

Evaluaci6n y monitoria de los servicios de los proveedores 22

Contrataci6n de personal que ofrecera los Servicios Educativos Suplementarios 22

Contrataci6n de personal del Departamento de Educaci6n 24

Actividad de Logros 0 de Cierre 24

Consecuencias por incumplimiento 25

Parte 3. Procedimientos Administrativos

3.1 Proceso de Matricula de Estudiantes , , , 25

3.2 Proceso de Cambio de Proveedor. 27

3.3 Proceso de Desertificaci6n de Proveedores 28

3.4 Proceso de Facturaci6n , 29


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Parte 1. Introducci6n

la Secci6n 1116(e), de Titulo I, Parte A, de la "ley Federal de Educaci6n Elemental y Secundaria de 1965 (ESEA)", sequn enmendada par la "No Child Left Behind Act of 2001", (NCLB), requiere que el Departamento de Educaci6n de Puerto Rico (DEPR) haga las gestiones necesarias para ofrecer los Servicios Educativos Suplementarios (SES) a los estudiantes de familias bajo el nivel de pobreza (ver definici6n de estudiantes elegibles, secci6n 1.4.2 en paqina 5 de este Manual) y que asisten a escuelas que estan en su segundo ana 0 mas de Mejoramiento Escolar.

1.1 Prop6sito

Este Manual contiene los procedimientos e instrucciones especificas que se utilizaran en la implantaci6n del Programa SES en Puerto Rico. Este documento se utilizara en conjunto can la ley NelS, Sec. 1116(e), supra, el Non- Regulatory Guidance, los formularios, rubricas, documentos de apoyo y demas materiales provistos y aprobados por la Oficina de Asuntos Federales del DEPR, la cual esta a cargo del Programa SES.

1.2 Alcance

Este Manual aplica a todo el personal del DEPR, que de cualquier forma tiene relaci6n con el Programa SES, incluyendo personal administrativo del Departamento, directores escolares y maestros, quienes conoceran y haran cumplir las reglas y procedimientos aqul establecidos. Adernas, cornpetera a todos los proveedores de los SES, quienes sequiran las instrucciones y procedimientos aqui descritos, para la irnplantacion exitosa del Programa SES.

1.3 Descrlpcion de los Servicios Educativos Suplementarios (SES)

EI Programa SES ofrece servicios adicionales de enriquecimiento academico sin costa para los estudiantes que cualifiquen. Incluyen servicios, tales como: tutorias, educaci6n suplementaria y estrategias educativas relacionadas con los estandares, expectativas y el curriculo de las materias permitidas por ley, establecido por el DEPR. EI proveedor es seleccionado por el padre, madre 0 encargado. la ley requiere que dichos servicios se ofrezcan fuera del horario lectivo escolar. EI Programa SES es opcional para los estudiantes que cualifiquen. Los estudiantes no estan obligados a participar. los servicios seran de alta calidad. estaran fundamentados en investigaciones cientificas y alineados con losestandares de contenido y ejecucion, as! como a las expectativas establecidas por el DEPR que esten




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vigentes en el momenta en que se brindan. Los SES se ofrecen, especificamente, en las areas acadernicas de espanol, inqles, matematicas y ciencias, con el proposito de aumentar el aprovechamiento de los estudiantes en esas materias basicas, de los grados escolares primero al duodeclrno (1ro al 12mo). No incluyen servicios a estudiantes de los grados pre-kinder y kinder.

Los ServiciosEducativos Suplementarios no incluyen el ofrecimiento de otras materias academicas u otras actividades, tales como: excursiones, recreacion, deportes, campamentos residenciales, visitas a cines 0 teatros u otras actividades fuera del curriculo de ensenanza de las materias permitidas en el Programa, durante las horas estipuladas de servicio directo al estudiante. Por tanto, las horas de impacto directo se usaran para re-ensenar, reforzar y practicar las destrezas en rezago identificadas en la pre-prueba. Estara permitido, de ser necesario, proveer tutoria trabajando con la asiqnacion del estudiante, siempre y cuando la misma este asociada al modelo de intervencion aprobado al proveedor y este alineada con los conceptos educativos especificos provistos por los SES en la materia aprobada y provista al estudiante. EI trabajar con la asiqnacion durante la tutoria estara limitado a un tiempo maximo de treinta (30) minutos del periodo de servicio y se trabaiara en la ultima media hora de la seslon del dla.

Esta seccion de la Ley no contempla el ofrecimiento de servicios sicoloqlcos, de trabajo social, ni adiestramientos para los estudiantes, el padre, madre 0 encargado.

1.4 Definicion de terminos

La lmplantacion, administracion y exito de los Servicios Educativos Suplementarios se definen, mediante los siguientes terminos importantes:

1.4.1 Escuelas elegibles - Son las que estan en segundo ano 0 mas en Mejoramiento Escolar, conforme sea informado por el DEPR y que reciban fondos del Programa Titulo I, Parte A.

1.4.2 Estudiantes elegibles - Son aquellos que provienen de familias bajo el nivel de pobreza y asisten a una escuela en segundo ano 0 mas en Mejoramiento Escolar. Sin embargo, en aquellas escuelas que el Departamento de Agricultura Federal haya autorizado a operar bajo "School Lunch Program", "Provision 2" y "Provision 3", no se tornara en consideracion el ingreso econornico de los padres para determinar la




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elegibilidad de los estudiantes. Actualmente, toda la rnatrlcula de estas escuelas es elegible y se puede reclutar.

Si luego de completar el proceso de matrfcula se determina que hay mas estudiantes que fondos disponibles, el Secretario del DEPR establecera criterios academlcos especificos para determinar quienes seran elegibles.

1.4.3 SESWeb - Es la herramienta electr6nica que utiliza el DEPR para registrar y aprobar la matrfcula sometida por los proveedores. Adernas, se almacena en ella una serie de documentos que requiere el Programa SES como la SES 102 pre y post, entre otros.

1.4.4 Ciclos de servicios - Son servicios de tutorias determinados por el DEPR para reforzar las areas identificadas de mayor necesidad con los resultados de las Pruebas Puertorriquerias de Aprovechamiento Academico (PPM). Los mismos comenzaran para el mes de noviembre, terminando la semana antes de las PPM. EI servicio se ofrece en un solo cicio. Un ciclo estara constituido por cuarenta (40) horas de contacto acadernico directo al estudiante. EI mismo se divide en un minima de quince (15) horas el primer semestre escolar y las horas restantes el segundo semestre. Si luego de completar el proceso de matricula se determina que quedan fondos disponibles, se abrlra un segundo proceso de matricula.

las cuarenta (40) horas de servicio directo al estudiante son compulsorias. Si el estudiante se tiene que ausentar en alqun momento, el Proveedor de los SES debera coordinar con este y con sus padres 0 encargados para reponer las horas hasta cumplir con el minimo. De igual manera, las horas que se utilicen para adiestramientos u orientaciones a maestros, trabajo administrativo y matriculas, entre otras actividades, no pod ran ser contadas dentro de las cuarenta (40) horas de contacto directo con el estudiante. Estas actividades y labores no se podran realizar dentro del horario lectivo de la escuela, ni en horas de capacitaclon.

No se otorqaran calificaciones por estos servicios, ni notas para aprobar asignaturas, sustituir cursos de practica, aumentar promedio, ni convalidar materias. Tampoco se aceptara ofrecer repasos para el "College Board".



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Los Servicios Educativos Suplementarios se ofreceran de la siguiente manera:

• Sera durante el ana escolar, de lunes a jueves, despues del horario regular de clases y los sabados. Se proveera un minima de tres (3) horas y hasta un maximo de ocho (8) horas de servicio a la semana. Se ofrecera un maximo dos horas (2) de servicio diario, de lunes a jueves y hasta un maximo de tres (3) horas los sabados, siempre y cuando no excedan las ocho (8) horas semanales. En caso de brindarse los servicios suplementarios los sabados exclusivamente, se podra ofrecer un maximo de cuatro (4) horas, No se ofrecera domingos, ni dias feriados. Cualquier rnodlflcacion a los horarios, sera documentada expresamente per el proveedor y debera mediar autorizaclon por escrito de parte de la direccion del Programa SES antes de implantarla.

e Debera ofrecerse como rmrurno una (1) hora contacto de servicio diariamente. (Iunes a jueves) (4 dias)

1.4.5 Proveedores de servicios - Puede ser cualquier entidad publica 0 privada (con 0 sin fines de lucro), que alcance los criterios de aprobaclon del DEPR. Pueden solicitar escuelas privadas 0 publicae (que no esten en mejoramiento escolar), Agencias Educativas Locales, agencias de servicios educacionales, instituciones de educacion superior, organizaciones de base comunitaria y de fe, grupos de negocios e individuos. Los mismos prestaran los SES, bajo las disposiciones de ley aplicables y las condiciones establecidas en el contrato para estos fines. Los proveedores seran certificados por el DEPR y su informacion se publicara incluyendo los niveles escolares, materia, tipo de tutorla y la poblacion que atendera (corriente regular, educaci6n especial 0 estudiantes con Iimitaci6n IingOistica en espanol).

Un proveedor de SES curnplira con todas las leyes y normas federales y estatales, incluyendo las que rig en sobre etica, seguridad, salud y derechos civiles.

Los padres, madres 0 encargados selecclonaran a los proveedores de SES mediante el Registro de Proveedores. Estos tendran acceso inmediato al mismo, a traves de las escuelas a las que asisten sus hijos, las regiones educativas, los distritos escolares y a traves de la paqina de Internet del DEPR: www.de.gobierno.pr.

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Los servicios a los estudiantes seran ofrecidos sola mente por los proveedores certificados por el DEPR y que hayan suscrito un contrato a esos efectos.

1.4.6 Unidad de servicios - Consiste en el costo por unidad de los servicios que ofrece el proveedor. La informacion del costo de la unidad de servicios inclulra 10 siguiente:

A. Tipo de sesi6n = Tutoria Individual! Tutoria Grupal (cantidad de estudiantes por grupo). Para propositos de facturacion una unidad de servicios es equivalente a una hora de serviclo.

o Tutoria Individual- Un estudiante por maestro.

o Tutoria Grupal - De dos (2) a diez (10) estudiantes por maestro. Los estudiantes de Educacion Especial ubicados en Salon Recurso podran ser atendidos en grupos reg u lares de servicios educativos suplementarios, siempre que no se exceda la cantidad de dos (2) estudiantes de Educaclon Especial por cada grupo. En grupos de estudiantes exclusivamente de Educacion Especial de Salon Contenido se atendera un maximo de cuatro (4) estudiantes por grupo. Los estudiantes con Limitaciones LingOisticas en Espariol (LSP, por sus siglas en ingles) podran ser atendidos en grupos regulares de servicios educativos suplementarios, siempre que no se exceda la cantidad de dos (2) estudiantes con LSP por cada grupo. En grupos de estudiantes exclusivamente con LSP se atendera un maximo de seis (6) estudiantes por grupo. AI agrupar estudiantes, se podran unir nines de grados contiguos, es decir, los de primero con los de segundo y los de segundo con los de tercero, etc. En el nivel elemental, no se uniran mas de dos (2) grados por grupo.

Composicion de Grupos Corriente regular

ABC D E F

10 8

8

Educacion Especial

2 4




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Composicion Corriente regu Espaiiol ("LSP

~.,._.:;W=l.w.::'"~~~~~~~"=-~~. =~=
de Grupos A B C D E F
lar, con Limitaciones Lingnisticas en 2 6
")
~r 1
~~,~"-----.--., ... ~~~" .~.~-"-- '--- ~""""'_~N ~"'~ "-" Individual

B. Durecton = Horas de contacto directo con e/ estudiante.

C. Costa = Cantidad que se facturara par unidad de servicios.

1.4.7 Costo por estudiante - EI proveedor preparara un desglose detallado del costa par unidad de servicios en el formulario 0 los formularios provistos par el DEPR. En este a en estes incluira una justlficacion de cad a partida desglosada que indique como lIeg6 al total del costo par unidad de servicios que solicitara al Programa. Dicha justificacion debe ser hecha en forma narrativa y proveer un desglose detallado. EI costa maximo por estudiante sera el menor del costo real por estudiante 0 el establecido por formula cad a ana por el Gobierno Federal. La existencia de un eosto maximo no signifiea que el DEPR vendra obligado a pagar esa cantidad.

Los gastos 0 pagos de los adiestramientos u otro tipo de labor que reallce el personal eontratado par los proveedores estaran ineluidos en el costo par unidad de servieios que cobrara el proveedor por estudiante y no como un cargo directo adicional que puedan facturar los proveedores.

1.4.8 Comite de Proqramaclen y Ubicacion (COMPU) - Se refiere al Cornite de la escuela responsable de identificar las necesidades educativas, desarrollar el Plan Educativo Individualizado (PEl) y determinar la ubicaclon escolar del estudiante de Educaci6n Especial.

1.4.9 "Agreed upon procedure" - Es la atestaci6n por parte de un Contador Publico Autorizado (CPA) contratado por el proveedor. Su funcion es revisar las facturas manuales y ver que los procesos que lIeva a cabo el proveedor son c6nsonos con los acuerdos contractuales entre el DEPR y el Proveedor Certificado.

1.4.10 Servicios Directos al Estudiante - Para motives de facturacion, s610 se consideran como servicios directos al estudiante aquellos servtcios para el




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mejoramiento academico cubiertos por el Programa SES. (Los trabajos administrativos, coordinaci6n, capacitacion de tutores, adrninistracion 0 correccion de pre y post-pruebas, actividades de cierre y reuniones con padres 0 encargados no son servicios directos al estudiante).

1.4.11 Estudiantes de Educaci6n Especial - Son los infantes, nmos, jovenes y adultos hasta los veintiun (21) anos de edad, inclusive, a quienes se les ha diagnosticado una 0 varias de las siguientes condiciones: retardaci6n mental, problemas de audicion incluyendo sordera, problemas del habla 0 lenguaje, problemas de vision, incluyendo ceguera, disturbios emocionales severos, problemas ortopedicos, autismo, sordo-ceguera y dana cerebral por trauma. Tarnbien estan incluidas otras condiciones de salud, como problemas especificos de aprendizaje e impedimentos multiples, los cuales por razon de su impedimento, requieran educaci6n especial y servicios relacionados y que esten registrados en el Programa de Educaci6n Especial del DEPR.

1.4.12 Estudiantes con Limitaciones LingUisticas en Espanol (LSP) - Son aquellos que deben cumplir con todos los siguientes criterios:

A. Estar entre las edades de 3 a 21 anos,

B. Estar matriculado 0 preparandose para matricularse en escuela elemental 0 secundaria.

C. Haber nacido fuera de Puerto Rico 0 que su idioma nativo no sea el espanol.

D. Tener dificultades en hablar, leer, escribir 0 entender el espanol en forma tal que impediria que el estudiante:

a. Alcance la meta de proficiencia del DEPR (segun establece la secclon 1111 (b)(3».

b. Tenga la habilidad de tener logros en el salon.

c. T enga la habilidad de participar plenamente en la sociedad.

E. Ser identificado en el DEPR como estudiante LSP.

Para mas detalles sobre este particular, deben referirse al Procedimiento para la Identificaci6n de Estudiantes con Limitaciones LingOisticas en Espanol (LSP).

Estos criterios tarnbien aplican a los estudiantes de Educacion Especial con limitaciones IingOisticas en espanol.



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1.4.13 Casa Abierta - Actividad anual que coord ina el director de escuela donde se invitan a todos los proveedores certificados y a los padres, madres 0 encargados para conocer los servicios que ofrece cada comparila. Las casas abiertas de las escuelas se lIevan a cabo en el mes de agosto.

Parte 2. Administraci6n

2.1 Selecci6n de estudiantes

Todos los estudiantes que provienen de familias bajo el nivel de pobreza y asisten a una escuela en segundo ano 0 mas en Mejoramiento Escolar son elegibles para recibir servicios educativos suplementarios. Sin embargo, en aquellas escuelas que el Departamento de Agricultura Federal haya autorizado a operar bajo "School Lunch Program", "Provision 2" y "Provision 3", no se tornara en consideraci6n el ingreso de los padres para determinar la elegibilidad de los estudiantes. En el DEPR todos los estudiantes en escuelas elegibles se pueden reclutar sin necesidad de validar el nivel de pobreza,

2.1.1 Selecci6n del estudiante, si los fondos de los SES fuesen insuficientes

Si los fond os para ofrecer los SES fuesen insuficientes para atender a todos los estudiantes aprobados, se atenderan a los de mayor necesidad acadernica, En ese momenta se determinara cual sera el criterio que se utilizara para determinar qulen recibira el servicio.

La Oficina de Asuntos Federales informara anualmente si es necesario utilizar algun criterio e implantara la politica publica adoptada por el OEPR para atender a los estudiantes de mayor necesidad academlca antes de que comience el periodo de ofrecer las pre-pruebas.

Aquellos estudiantes que durante el periodo en que estan recibiendo los SES se trasladan a otra escuela que no este ofreciendo este servicio, no podran continuar reciblendolo. Los SES estan sujetos ala elegibilidad de la nueva escuela en la cual se matriculen.



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2.2 Fondos disponibles por estudiante

Los servicios del Programa SES se ofrecen directamente a los estudiantes que cursen estudios en escuelas en segundo ano 0 mas en Mejoramiento Escolar. La Seccion 1116, antes citada, establece una formula para calcular la cantidad maxima de fondos disponibles para cad a estudiante. EI DEPR anunciara la cantidad maxima disponible por estudiante cada ario escolar. La Oficina de Asuntos Federales determinara el pago que se hara a cada proveedor de servicios conforme se justifique. EI costa maximo par estudiante sera el menor entre el costo real por estudiante 0 el establecido par formula cada ario por el Gobierno Federal. Estos fondos seran utilizados durante el curso escolar. Los padres, madres 0 encargados escogen al proveedor y determinan el tipo de servicio que reclbiran sus hijos. Cuando el estudiante agota los fondos asignados para el ana escolar, se terminan los servicios.

2.3 Particlpaclon del Nucleo Escolar

Los directores escolares coordinaran las actividades de orlentacion para los padres, madres 0 encargados de los estudiantes con las entidades que aparecen en la llsta de proveedores certificados por el DEPR. Se ofrecera informacion al padre, madre 0 encargado sobre 10 siguiente:

A Materias acadernlcas que atendera cada proveedor

B. Horario y lugar del servicio

C. Recursos disponibles

D. Estrategias de diaqnostico de las necesidades de los estudiantes

E. Estrategias de servicios a los estudiantes

F. Nurnero de sesiones de servicios que ofrecera cada proveedor

G. Estrategias de evaluacion y seguimiento al estudiante

H. Estrategias de cornunicacion entre el proveedor, la escuela y los padres I. Nurnero de horas de servicio que se ofreceran

J. Transportaclon

K. Servicio a estudiantes de la corriente regular, de educacion especial 0 estudiantes con limitaciones lingOisticas.

Sera responsabilidad exclusiva del padre, madre 0 encargado del menor escoger al proveedor. Dicha selecci6n se hara luego de haber recibido informaci6n sobre los programas


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de los proveedores. Durante las sesiones de orientaci6n, se entreqara a los padres, madres 0 encargados el formulario Solicitud de Servicios Educativos Suplementarios, SES-101 (Version 2010) Y estara disponible en el SESWeb.

Ningun maestro, consejero escolar, trabajador social, conserje 0 empleado de comedores escolares solicitara 0 aceptara de cualquier proveedor de SES bienes de valor monetario, remuneraci6n, contribuciones, regalos, gratificaciones, favores, servicios, donatives, prestarnos, compensaci6n 0 propinas por labores relacionadas con SES. EI proveedor de SES que reciba alguna oferta 0 acercamiento de esta naturaleza tendra la obllqacion de notificar por escrito al DEPR sobre dicho incidente.

Ninqun proveedor de SES hara oferta 0 acercamiento alguno a maestro, consejero escolar, trabajador social, conserje 0 empleado de comedores escolares mediante bienes de valor monetario, remuneraci6n, contribuciones, regalos, gratificaciones, favores, servicios, donatives, prestamos, cornpensacion por labores relacionadas con SES. EI maestro, consejero escolar, trabajador social, conserje 0 empleado de comedores escolares que reciba un acercamiento u oferta de esta naturaleza, por parte de cualquier proveedor de SES tendra la obligacion de notificar al DEPR sobre dicho acontecimiento. EI contrato de servicios del proveedor que incurra en la conducta antes deserita sera rescindido por el DEPR y se procedera conforme a las disposiciones legales que proscriben dichos actos.

2.4 Responsabilidad del director de escuela con los SES

EI director escolar tiene la responsabilidad expresa de cumplir con los requisitos de la Ley Federal y garantizar el buen servtcio hacia los estudiantes.

EI director escolar debera:

A. Convocar a todos los proveedores certificados (Casas Abiertas) por el DEPR.

B. Garantizar los rnetodos mas efectivos para la divulqaclon de los SES en su escuela.

C. Firmar el formulario SES-101 para certificar que el estudiante esta matriculado en una eseuela en segundo ario 0 mas en Mejoramiento Escolar y que haya incluido las tres (3) opciones en orden de prioridad.

D. Ofrecer el ruimero del SIE de cada estudiante al proveedor y la nota del semestre anterior en la materia a ser servido.

E. Mantener cordialidad entre todos los proveedores y no tener preferencia por ninguno de ellos.

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F. Garantizar que los servicios relacionados de acceso a estacionamiento, banos, areas comunes, administraci6n, etc., esten disponibles durante los SES.

G. Coordinar una reuni6n con los tutores de todos los proveedores y los maestros del programa regular para discutir aspectos relacionados con las necesidades identificadas en el plan de intervencion acadernica, coordinacion de servicios y otros.

H. Garantizar que el informe SES-102 sea parte del expediente academico del estudiante.

2.5 Sistema de Informacion Estudiantil (SIE)

EI Sistema de Informaci6n Estudiantil (SIE) Ie tiene asignado a cada estudiante un nurnero individual. EI mismo es requisito para solicitar los servicios. EI estudiante que no tenga el numero del SIE, no se podra registrar en el SESWeb, por tanto, no podra recibir los servicios.

2.6 Matricula de Estudiantes

EI padre, madre 0 encargado del estudiante para el Programa SES, es la (mica persona con la autoridad para sollcltar matricularlo a traves de una de las compaiiias certificadas para ofrecer estos servicios.

La reqlamentacion federal del Programa SES requiere que el DEPR anuncie las caracteristicas de cada uno de los proveedores que han sido certificados para el Programa. Nuestra Agenda cumple este requisite, publicando la lista de proveedores en la paqina de internet del DEPR, http://www.de.gobierno.pr y ofreciendo orientadones de Casas Abiertas en las escuelas que tienen que ofrecer los servicios.

EI proceso de prematricula establece que el padre, madre 0 encargado debe utilizar la forma SES-101 donde rnanitestara su deseo de matricular a su hijo en la companla de su predlleccion y otras dos (2) companlas altemas en orden de preferencia, en caso de que la primera no pueda ofrecer los servicios al estudiante.

EI proveedor solo puede matricular en su Programa a estudiantes del grado escolar, materia y tipo de poblacion para los que fue certificado por el DEPR en dicho proceso.




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2.7 Pre-prueba y post-prueba

EI DEPR establecera las fechas de comienzo de las pruebas y otros requisitos del cicio. Todo estudiante participante en el Programa SES tomara una pre-prueba y una post-prueba, preparada por la Agencia para el grado y la materia en que estara recibiendo servicios. Se anunciara anualmente la fecha de las pruebas. La administracion de la pre-prueba sera 10 que oficialice la matricula de los estudiantes.

Una vez aprobada la matricula del estudiante a traves de la forma SES-101 Y la administracion de las pre-pruebas, todo proveedor tiene que entregar al director de la escuela una lista de los estudiantes matriculados en su Programa y copias de las pre-pruebas correspondientes. EI proveedor sera responsable de tabular los resultados de las prepruebas.

EI proceso para la adrninistracion, correcci6n y tabulaci6n de las post-pruebas sera establecido por el OEPR. EI administrador de la misma sera escogido por el OEPR y sufragado por los proveedores.

2.8 Acuerdo de servicios entre los padres, madres 0 encargados, la agencia

educativa estatal y el proveedor

EI acuerdo de servicios entre el padre, madre 0 encargado del estudiante, la agencia educativa estatal y el proveedor se conoce como la forma SES-102. Esta establece el Plan Educativo Individualizado para el estudiante, incluyendo la materia a atender, las destrezas a reforzar, las expectativas de logros y la comunicaci6n entre el padre y el tutor. Los proveedores obtlenen las formas SES-102 a traves del SESWeb desde donde la pueden imprimir por materia acadernica. EI OEPR anunciara anualmente la fecha de disponibilidad de estas formas.

Los resultados de las pre-pruebas se reflejaran en el plan de estudio, el cual constituye uno de los parametres de medici6n antes de comenzar las tutorias. Si durante este proceso se determina un cambio de materia del que originalmente fue matriculado el estudiante, entonces este tendra que tomar una nueva pre-prueba para la nueva materia y lIenar otra SES-102.




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EI proveedor se asequrara de que el formulario SES-102 tenga las firmas correspondientes, antes del inicio de los servicios a los estudiantes. Esta consulta incluira:

A. La identlficacion de los objetivos especificos de aprovechamiento academlco.

B. Los procesos de medicion del aprovechamiento, la pre-prueba y ultimas calificaciones acadernicas oficiales por materia.

Una vez completado este proceso, el proveedor diqltallzara el documento y 10 sornetera al SESWeb. EI documento original se retendra por el proveedor y entregara una copia al director para el expediente escolar del estudiante y otra copia al padre, madre 0 encargado.

2.9 Integracion del curriculo con los servicios del proveedor

EI proveedor desarrollara estrategias y actividades diversas para asegurar que los SES esten alineados can el curriculo, los estandares y las expectativas vigentes del DEPR.

EI proveedor debera contar con un banco de curriculos y/o modules de ensefianza, a tone can los grados, materias, estandares y expectativas academicos de DEPR. Debera incluir materiales educativos, para cad a modulo 0 curriculo, que ayuden al tutor a atender las necesidades particulares de los estudiantes. Todo equipo electronlco y material a usarse como apoyo en el proceso de aprendizaje debe estar incluido especificamente en el modelo de intervencion sometido en la propuesta de certificacion 0 recertificacion como proveedor de SES. EI proveedor evldenctara, a traves del coordinador del Programa SES, el uso y aplicaclon de los materiales y equipos como factor importante en el proceso de aprendizaje del estudiante. Estos materiales y equipos no se podran anunciar como un incentive antes 0 durante el proceso de matricula. EI tutor seleccionara los modules que se usaran, sequn la necesidad encontrada en la pre-prueba y/o prueba diaqnostca. Estos curriculos y/o modules de ensefianza deberan ser disefiados y preparados par personal can preparacion acadernica en la materia de estudio y en el disefio de curriculo. EI proveedor ofrecera adiestramiento en el uso y manejo de ese currlculo y de los materiales de instruccion a todo tutor contratado para ofrecer los servicios, de acuerdo al modele de intervenclon que se Ie apruebe.




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2.10 Obligaci6ny responsabilidad del proveedor con respecto al aprovechamiento academlco

EI DEPR velara por el fiel cumplimiento de los objetivos de mejoramiento acadernico estipulados con el padre, madre 0 encargado del estudiante servido. Se considerara un estudiante servido aquel que haya completado al menos el cincuenta por ciento mas uno (50% + 1) de las horas contacto academico directo con el proveedor de los SES. En caso de no lograr anualmente que la mayoria (50% + 1) de sus estudiantes servidos haya aumentado un aprovechamiento academico de diez (10) por ciento evidenciado en los resultados de la post-prueba, el DEPR rernovera a dicho proveedor de la Lista de Proveedores Certificados.

EI proveedor debera ser eliminado de la lista si en algOn momenta falla en proveer los SES de acuerdo con los requerimientos de salud, seguridad y derechos civiles establecidos en los estatutos federales y estatales, al igual que por el incumplimiento de cualesquiera de los requerimientos establecidos en este Manual 0 en las ctausulas del contrato.

2.11 Actividades de seguimiento

EI proveedor rnantendra informados al personal de la escuela y a los padres, madres 0 encargados del progreso del estudiante. Como mlnimo, el proveedor debera someter a estes un Informe de Progreso del Estudiante, segOn establecido en el formulario SES-102, dos (2) veces durante el cicio escolar de servicios,

Si el padre, madre 0 encargado requiere mas Informes de Progreso durante el cicio, esto se establecera en el formulario SES-102. Cada proveedor desarrollara y utilizara sus propios formularios para mantener un expediente de las actividades de seguimiento. La informacion ofrecida, a traves de las actividades de seguimiento descritas en el SES-102, incluira los estandares y las expectativas que se hayan atendido, las actividades realizadas, el dominio de las destrezas y la asistencia del estudiante.

Los proveedores entreqaran a la escuela participante un informe escrito utilizando el formulario SES-108 Escuela sobre los servicios provistos a los estudiantes al finalizar el cicio de servicio, incluyendo un analisis cualitativo y cuantitativo del progreso alcanzado por los estudiantes, segOn 10 demuestren los resultados de las post-pruebas suministradas por el proveedor y de las notas recibidas por el estudiante en la materia pertinente durante el curso escolar. La copia de este informe se enviara a la Oficina de Asuntos Federales del DEPR,


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debidamente firmado por el director escolar, junto a la factura, cuarenta y cinco (45) dlas, luego de terminados los servicios.

2.12 Evaluaci6n de los logros de los estudiantes participantes

EI proveedor, al finalizar los SES, debera someter una evaluaci6n individualizada del progreso del estudiante. Para ello, unlizara el formulario SES-102 Acuerdo de Servicios y Logros del Estudiante_ Este documento recoqera la informaci6n pertinente sobre los logros y el aumento en el aprovechamiento acadernico de los estudiantes. EI proveedor, 0 su representante, es responsable de completar este documento y de digitalizarlo al SESWeb.

Una copia de este informe se entreqara al director escolar para ser archivado en el expediente del estudiante; otra copia se enviara a los padres, madres 0 encargados del estudiante y otra la retendra el tutor para que sirva de guia en el tratamiento academico. La original se mantiene en el expediente del proveedor. EI proveedor completara el formulario SES-108 Compania,en los cuales resumira los logros cuantitativos y cualitativos de todos los estudiantes servidos en ese ana escolar y 10 enviara a la Oficina de Asuntos Federales al final de cada ano escolar.

2.13 Expediente de Asistencia de Estudiantes

EI proveedor es responsable de mantener un expediente de la asistencia del estudiante a las sesiones de los SES_ Para ello utllizara un Registro de Asistencia Electr6nica Biornetrico: siempre y cuando dicho registro electr6nico haya side debidamente autorizado por el DEPR Previo a la firma del contrato, de ser certificado 0 recertificado, el proveedor debera presentar evidencia de contrataci6n de sistema 0 servicio para operar y mantener un Registro de Asistencia Blometrtco del cien por ciento (100%) de los estudiantes, el cual permita al DEPR obtener registros de asistencia cuando sea requerido. No se paqara por servicios brindados a estudiantes que no esten registrados en el Sistema Biometrico, Cuando haya fallas en el Sistema y/o errores en el Registro, no se podra entrar la asistencia rnanualmente. En caso de desperfectos en el Registro Electr6nico Biornetrico, el proveedor docurnentara la entrada manual con el formulario SES-104 Informe de Asistencia por Participante. EI proveedor, el padre, la madre 0 encargado as! como el estudiante, firmaran en tinta azul el informe de asistencia de las entradas manuales. Los padres, madres 0 encargados de aquellos estudiantes del nivel elemental que todavia no dominan su firma, 10 haran a nombre de sus hijos y en el suyo propio. Los estudiantes del nivel intermedio y superior firmaran en tinta azul




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su propio nombre. EI proveedor, luego de tener el formulario SES-104 debidamente firmado, 10 retendra para incluirlo como parte de su factura, la cual sera certificada por un CPA.

EI equipo del proveedor tendra un nivel de confiabilidad ("reliability") de un ochenta y cinco por ciento (85%). Esto significa que solamente el quince por ciento (15%) de los registros de asistencia pod ran ser de otra forma no biornetrica (SES 104), debido a fallas en el Sistema.

EI proveedor asegurara que ningLin participante rebase la cantidad total de fondos asignados por estudiante, sequn aparece en el contrato de servicios. Para ello mantendra un Informe digitalizado de los servicios facturados por cada estudiante, tanto por el Sistema Biornetrico como en forma manual SESM104. Este Informe sera remitido a la Oficina de Asuntos Federales del DEPR, con la facturaci6n.

2.14 Utilizaci6n de las instalaciones escolares para ofrecer los SES

Aquellos proveedores que soliciten utilizar las instalaciones escolares y/o facilidades del Departamento de Educaci6n de Puerto Rico, coordinaran con los directores escolares el horario, los dias de servicios y las areas 0 salones que se utilizaran. Los proveedores paqaran al DEPR una cantidad estipulada, por el usc de sus instalaciones escolares ylo facilidades. Dicho pago sera descontado por el DEPR de la factura que se paqara al proveedor.

2.15. Utilizaci6n de las instalaciones de los proveedores para ofrecer los SES

Aquellos proveedores que utilizan sus propias instalaciones (sus oficinas 0 algLin lugar cercano a la escuela), curnpliran con todos los requisitos de ley, incluyendo permisos municipales y estatales que garanticen la salud y la seguridad de los estudiantes y del personal involucrado.

Los padres, madres 0 encargados de los estudiantes son los responsables primordiales de proveer la transportaci6n desde la escuela 0 el hogar hasta las instalaciones donde se ofreceran los servicios y de regreso al punto de origen 0 al hagar. Los proveedores de SES podran proveer transportaci6n a los estudiantes que 10 requieran, previo acuerdo con los padres, mad res 0 encargados.




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2.16 SES y Programas de Horario Extendido

AqueUas escuelas cuyos estudiantes son elegibles para los SES y que, adernas, tienen otros Programas de Horario Extendido, armonizaran sus ofrecimientos. Los estudiantes participantes de los SES podran beneficiarse de las actividades y servicios de Horario Extendido que se ofrezcan fuera del tiempo de los SES. Si el estudiante asiste a alguna otra actividad durante el periodo de los SES debera reponer el tiempo. No debe haber duplicidad de servicios en las materias de espanol, matematicas, ciencias e Ingles. Los estudiantes de los SES que terminen el cicio, pod ran matricularse en eualquier otro Programa de Horario Extendido vigente en la eseuela, siempre y euando haya la disponibilidad de espacio.

2.17 SES y los estudiantes de Educaci6n Especial

Los padres, madres 0 encargados de los estudiantes de Educaclon Especial que decidan participar de los SES completaran el formulario SES-102, al igual que los dernas participantes.

La armonia de los SES con el PEl se acordara en una reunion del Comite de Proqrarnaclon y Ubicacion (COMPU) a la cual asistira el padre, madre, 0 encargado del estudiante, as! como un representante del proveedor de los SES. Sin embargo, estos acuerdos no forman parte del PEl, ni pueden enmendarlo, ya que estos servicios solo estaran disponibles mientras la escuela a donde asiste el estudiante este en segundo ano 0 mas de Mejoramiento Escolar.

EI proveedor podra contratar a maestros especializados para atender grupos de estudiantes identificados en el Programa de Educaci6n Especial a tiempo completo, quien, en el unico caso de este grupo de estudiantes, podra ser el mismo maestro que atiende el nino durante el periodo regular de clases. En grupos de estudiantes exclusivamente de Educaci6n Especial se atendera un maximo de cuatro (4) estudiantes por grupo. Los estudiantes de Educaci6n Especial podran ser atendidos en grupos regulares, siempre que no excedan de dos (2) estudiantes por cada grupo de hasta un maximo de diez (10) estudiantes.

Es importante que cuando se discuta sobre los Servicios Educativos Suplementarios del estudiante se tome en consideracion el impedimento del estudiante. Esto ayudara a la orqanlzacion de los grupos en igualdad de condiciones. EI proveedor podra contratar maestros especialistas en Educacion Especial para atender esta poblaclon,


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A los estudiantes de Educacion Especial que asisten al salon regular con salon recurso se les ofreceran los servicios en igualdad de condicion que los estudiantes regulares.

A los estudiantes de Educacion Especial que asisten al salon a tiempo completo se les ofrecera los servicios en igualdad de condiciones que los estudiantes regulares, tomando en consideracion la naturaleza del impedimento.

2.18 SES y los estudiantes con Limitaciones lingUisticas en Espanol

Los padres, madres 0 encargados de los estudiantes con Limitaciones LingOisticas en Espanol (LSP, por sus siglas en ingles) que decidan participar de los SES cornpletaran el formulario SES-102, al igual que los dernas participantes.

Los estudiantes can Limitaciones LingOisticas en Espanol podran ser atendidos en grupos regulares de Servicios Educativos Suplementarios, siempre que no se exceda la cantidad de dos (2) estudiantes de LSP par cada grupo. En grupos de estudiantes exclusivamente de LSP se atendera un maximo de seis (6) estudiantes por grupo.

2.19 Cambios de proveedor

EI proveedor contratado para ofrecer los servicios a un estudiante puede ser cambiado con la autorizaclon del padre, madre 0 encargado, en ciertos casas.

A. Incumplimiento de contrato - EI DEPR verificara par media de los Informes Semanales del proveedor que el proceso de prematricula, pre-prueba y SES-102 esten completos, y que las tutorias hayan comenzado dentro de un periodo de diez (10) dlas laborables desde el primer dla de la administraci6n de las pre-pruebas, sequn la fecha establecida por el DEPR. Si dentro de este periodo de diez (10) dlas el proveedor no ha comenzado a ofrecer los servicios de acuerdo a la agenda anual establecida por el Programa SES del DEPR, el proveedor tendra que emitir una comunicacion oficial al Coordinador del Programa SES del DEPR y a los padres, madres 0 encargados de los estudiantes matriculados en su Programa, informando las razones por las cuales no ha podido atender a los estudiantes. Automaticamente el DEPR asiqnara a los estudiantes afectados, al proveedor seleccionado como segunda opcion par el padre, madre 0 encargado en la forma SES-101.




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B. Insatisfacci6n por servicio - Cuando el padre, madre 0 encargado no este satisfecho con el aprovechamiento acadernico demostrado por el estudiante debido a los servicios recibidos del proveedor primario seleccionado, este puede solicitar los servicios de otro proveedor, mediante el uso de la forma SES~ 105, siempre y cuando el estudiante no haya agotado los fondos que Ie corresponden.

Cad a proveedor sera responsable de asegurarse de que el estudiante tiene el balance disponible para recibir dichos servicios. Aquel proveedor que ofrezca servicios en exceso del balance disponible, no tendra derecho de facturar por los misrnos.

Si un proveedor no cumple con los terminos establecidos en el contrato, el DEPR podra optar por cancelar sus servicios. En este caso, el DEPR notnicara a los estudiantes que hayan estado recibiendo servicios del proveedor, para que realicen los arreglos pertinentes para recibir servicios con el proveedor en la segunda opci6n seleccionada en la SES-101.

2.20 Evaluaci6n y monitoria de los servicios de los proveedores

La monitoria y evaluaci6n de los servicios de los proveedores sera un esfuerzo de la Oficina de Asuntos Federales y la Secretaria Auxiliar de Servicios Acadernicos y Servicios Educativos en la Comunidad. Se utillzara la Gula de Monitoria de Programa. La permanencia del proveedor en la Lists de Proveedores Certificados dependera en parte de los resultados de las monitorias y evaluaciones realizadas a tales efectos, entre otros criterios.

2.21 Contrataci6n de personal que ofrecerillos Servicios Educativos Suplementarios

La selecci6n del personal que se contratara para ofrecer los SES en una escuela es responsabilidad de los proveedores de servicio. T oda persona contratada por el proveedor debera presentar a la cornpanla proveedora de servicios un Certificado Negativo de Antecedentes Penales y un Certificado de Salud.

EI proveedor de servicios no podra contratar 0 emplear a un maestro del DEPR para ofrecer los Servicios Educativos Suplementarios, paqandole un salario 0 compensaci6n mayor al que recibe un maestro que ofrece servicios al DEPR en un Programa de Horario Extendido. Un proveedor podra pagar a un maestro un maximo de veinticinco d61ares ($25.00) por hora. Esto aplica a los servicios directos al estudiante, trabajo administrativo, coordinaci6n de




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servicios y cualquier otro tipo de labor 0 trabajo relacionado con los SelVicios Educativos Suplementarios. Los proveedores que tienen contratos con el DEPR para ofrecer los servtctos Educativos Suplementarios no podran incrementar la compensaci6n maxima establecida, mediante el otorgamiento de bonos 0 incentivos de ningun tipo. Esta totalmente prohibido cualquier tipo de compensaci6n a todo funcionario del OEPR por matricula y/o retenci6n de estudiantes. Un maestro que preste servicios como tutor para un proveedor no podra prestar servicios con otro proveedor en forma slmultanea.

Un proveedor, adernas de las horas mlnimas de servicio directo al estudiante, podra pagarle al tutor hasta un veinte por ciento (20%) adicional del total de horas, para la reallzacion de otras labores relacionadas al servicio, 0 sea, de cuarenta (40) horas hasta ocho (8) horas. Durante estas horas adicionales, se incluira todas las demas labores como: pre-pruebas y post-pruebas, horas administrativas, reposiciones, desarrollo profesional, competencias, actividades de cierre y otras labores que los maestros realizan relacionadas al servicio. De necesitar mas horas para reposiciones, el maestro debera tener asignado no menos de cuatro (4) estudiantes en el grupo de reposici6n. La reagrupaci6n sera de estudiantes de grados contiguos.

EI proveedor, como parte del proceso de facturacion, tornara la asistencia en el Sistema Electronlco, la totalidad de las horas dadas en servicios directos a los estudiantes, sean estas, facturables 0 gratuitas. (EI formula rio SES-104 se utilizara solamente en caso de tener alguna situaci6n de emergencia reportada de no poder lIevar a cabo la asistencia electr6nica.) Se reqlstraran las cuarenta (40) horas requeridas de servlclo directo a los estudiantes, junto a cualquier hora adicional; las cuales corresponderan a no menos del ochenta por ciento (80%) del total de las horas pagadas a los tutores. Adernas, el proveedor solo podra presentar 0 solicitar el procesamiento de su facturaclon una vez haya completado la totalidad de los serviclos a los estudiantes.

EI veinte por ciento (20%) 0 menos del total de horas pagadas al tutor, por la realizaci6n de otras laborales relacionadas al servicio, se acreditara por el proveedor cumplimentando el Formulario SES-106 Contrataci6n de Tutores. En el mismo el proveedor indicara el nombre de la cornpania, escuela servida, nombre del tutor que haya prestado servicios, total de horas trabajadas en servicios directos a los estudiantes por el tutor, ochenta por ciento (80%), total de horas trabajadas en otras labores relacionadas con los SES por el tutor, veinte por ciento (20%), y la paga total emitida por el proveedor al tutor. Igualmente, las horas pagadas a tutores, sean 0 no en exceso de horas mandatorias en servicios directos al estudiante 0 en




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otros servicios relacionados, seran sufragadas por el proveedor al tope maximo de veinticinco dolares ($25.00) por hora de trabajo.

Un tutor que ofrezca los cursos de espanol, ingles, ciencias 0 matematicas durante el horario lectivo regular no podra ofrecer el Servicio Educativo Suplementario a sus mismos estudiantes. Seran elegibles a ser reclutados para proveer los SES aquellos maestros con preparacion academica y experiencia en el nivel y la materia a ensefiar en tutoria.

Sera requisito para el proveedor ofrecer adiestramientos de capacitaclon profesional a sus tutores, en la materia y nivel en el que ofrecera sus servicios y que esten relacionados con rnetodos y estrategias de enserianza innovadoras. Los adiestramientos se deberan lIevar a cabo fuera del horario lectivo del DEPR

2.21.1 Contrataci6n de personal del Departamento de Educaci6n

Los proveedores no pod ran contratar para ninguna labor de SES a ninqun empleado del Departamento de Educaci6n de Puerto Rico (Ej. directores escolares, personal de oficina, secretarias, personal del distrito, entre otros) , excepto a los maestros (maestros y maestros bibliotecarios), consejeros escolares, trabajadores sociales, conserjes, y empleados de comedores escolares. Los dos ultimos solo podran ser contratados para realizar labores relacionadas con su puesto. Un consejero escolar y un trabajador social podra ser contratado solo para coordinar los servicios en otra escuela distinta a la que trabaja.

Esta terminantemente prohibido que un proveedor de servicios contrate, remunere, pague de cualquier forma 0 com pense a un director de escuela 0 a cualquier otro empleado del DEPR, sin contar con la previa autorizaci6n por escrito del Secretario y/o el Director de la Oficina de Asuntos Federales.

2.22 Actividad de Logros 0 de Cierre

Los proveedores, al finalizar el ciclo, pod ran realizar una actividad para los estudiantes en eJ centro de servicios, como lncentlvo por su asistencia y logros academicos en el programa SES. EI ofrecimiento de incentivos durante el proceso de matricula, divulgacion, casas abiertas y promociones de los proveedores esta totalmente prohibido. Ningun proveedor




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podra usar el ofrecimiento de incentivos como "gancho" para obtener matrlcula ni para convencer a los padres, mad res, encargados y/o estudiantes de cambiar de proveedor. En las actividades organizadas que se realizaran fuera del ciclo de horas establecidas, solo se podra premiar a los estudiantes con medal/as, trofeos, certificados y materiales instructivos, tales como: juegos educativos, manipulativos, libros y diccionarios. Esta actividad se realizara en un horario y dla que no afecte el tiempo lectivo ni las tutorias que esten lIevando a cabo otras cornpanlas u otros programas de horario extendido. EI proveedor debera contar con un permiso para la actividad firmado por el padre, madre 0 encargado legal, entregando copia al director escolar, quien a su vez autorizara la actividad por escrito. EI proveedor retiene el permiso original.

2.23 Consecuencias por incumplimiento

EI incumplimiento 0 la violaclon de cualquiera de las directrices establecidas en este Manual o en el Contrato de los SES por parte de un proveedor, sera causa suficiente para la terminacion del contrato y la desertificaci6n como proveedor de servicios. Adernas, el Departamento podra retener cualquier pago pendiente 0 solicitar el reembolso por aquellos servicios prestados por el proveedor en violaci6n a 10 establecido en este Manual y en el contrato.

Una entidad que ha sido desertificada (removida de la lista) de proveedor de SES no puede solicitar hasta dos (2) aries luego de la remocion. Ademas, una entidad afiliada con el proveedor desertificado no podra fungir como subcontratista de alglin proveedor certificado durante el mismo termino de tiempo. Esta limitacion se extiende a cualquier entidad en la cual un oficial de una entidad desertificada sea oficial.

Parte 3. Procedimientos Administrativos

Esta seccion describe los procedimientos a utilizarse por el personal del Departamento de Educacion, incluyendo al personal escolar, los proveedores y padres, madres 0 encargados de los estudiantes para la buena administraci6n del Programa SES.

3.1 Proceso de Matricula de Estudiantes

1. EI Programa SES publica la lista de los proveedores certificados con sus respectivas caracteristicas y detalles para el ano escolar en curso a traves la paqina de Internet del

MANUAL DE PROCEDIMlENTOS



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DEPR, www.de.90bierno.pr y comunicaciones oficiales al Sistema Educativo, entre otras.

2. EI director escolar coordina e invita a una Casa Abierta con el prop6sito de orientar a los padres, madres y encargados sobre TODOS los proveedores certificados para ofrecer los servicios durante ese ano escolar. Tanto el padre, madre 0 encargado y los proveedores certificados deben hacer acto de presencia. Este no es el unico medio de divulgaci6n de los proveedores. Ellos, en su caraeter individual, pueden ofrecer su informaci6n sin interrumpir los periodos lectivos en los alrededores de la escuela, comunidades, etc.

3. EI padre, madre 0 encargado obtiene la Hoja de Prematricula de Servicios Educativos Suplementarios forma SES-101 en la escuela, con el director escolar 0 proveedor y completa la informacion requerida.

4. En la forma SES-101 el padre, madre 0 encargado identificara en orden de preferencia, a tres (3) companias certificadas en el Programa SES, para ofrecer los servicios al estudiante.

5. EI padre, madre 0 encargado debera entregar la forma SES-101 al director escolar dentro de la fecha establecida por el Programa SES.

6. EI director escolar revisa que la hoja este completa y la informacion correcta.

7. EI director escribe el numero de identiticacion del SIE correspondiente al nombre del estudiante. Si la forma SES-101 ya contiene el numero del SIE, el director verificara que sea el correcto. De no ser el correspondiente al estudiante, el director 10 correqlra e iniciara.

8. EI director procede a contactar al proveedor seleccionado por el padre, madre 0 encargado para la entrega de la forma SES-101 correspondiente a cada proveedor.

9. EI director entrega la hoja original al proveedor y se queda con copia de la forma SES-101 para colocarla en el archive del estudiante.

10. EI proveedor escanea la forma original SES-101 al SESWeb para el registro de la solicitud y la pre-aprobaci6n de Programa. La matricula se cornpletara con la administraci6n de la pre-prueba.

11. Una vez la matricula del proveedor en la escuela haya sido aprobada por el DEPR, el proveedor imprimira una copia de la lista de estudiantes matriculados a traves del SESWeb y se la entreqara al director de la escuela.

12. EI director coordina con el proveedor la disponibilidad de las facilidades dentro de la escuela.

13. EI proveedor certificara al director escolar donde ofrecera los servicios y si estara ofreciendo el servicio de transportaci6n.

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PARA LA ADMlNISTRACION DE LOS SERVICIOS EDUCATIVOS SUPLEMENTARIOS


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3.2 Proceso de Cambio de Proveedor

A. Incumplimiento de contrato

1. EI Programa SES/DEPR y la Unidad de Monitoria supervisara por medio de los informes semanales requeridos por Programa al proveedor y visitas, el proceso de pre-prueba, SES-102 y las tutorlas (horas contacto directas con el estudiante). Estos informes permitiran al Programa seguir el progreso del proceso.

2. Si el proveedor no ha comenzado a ofrecer los servicios de tutoria dentro del periodo de diez (10) dlas laborables desde el primer dia de administraci6n de las pre-pruebas, se cornenzara el cambio automatico de proveedor con la deb ida fiscalizaci6n del Programa SES/DEPR.

3. EI proveedor emitira una carta explicativa al programa SES/DEPR (junto a la lista de estudiantes afectados) y al padre, madre 0 encargado con las razones por las cuales no ha ofrecido los servicios al estudiante. EI programa autorizara el cambio.

4. EI proveedor busca en las formas SES-101 de los estudiantes afectados la segunda opci6n para proveedor de los SES seleccionada por el padre 0 encargado y se comunica con este para ver su disponibilidad de servir al estudiante. De no estar disponible, se tratara con la tercera opci6n.

5. EI proveedor nuevo hace el cambio de proveedor en el sistema yen el expediente del estudiante.

6. EI proveedor anterior tiene que entregar al proveedor nuevo la forma SES-102 del estudiante, de haberse preparado. Si no existe la forma SES-102, al proveedor nuevo Ie corresponde preparar el Plan Individualizado con todo el rigor que conlleva la misma.

7. EI proveedor nuevo hace el contacto con el padre, madre 0 encargado y coord ina para los servicios del estudiante, ellnforme de Progreso, etc.

B. lnsattsfaccton por servicio

1. EI padre, madre 0 encargado inicia este proceso notificando al director escolar de su insatisfacci6n can el aprovechamiento academico de su hijo u otro aspecto meritorio y solicita el cambio de proveedor.

2. EI padre, madre 0 encargado obtiene la forma SES-105 Solicitud de Cambio de Proveedor de cualquiera de los proveedores 0 del director, la completa con la informaci6n requerida y la firma.



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3. EI padre, madre 0 encargado obtiene del proveedor anterior la firma reconociendo la baja del estudiante.

4. EI padre, madre 0 encargado entrega la forma SES-105 al proveedor de la segunda opci6n indicada en la forma SES 101, quien la firma reconociendo la alta del estudiante.

5. EI padre, madre 0 encargado y el nuevo proveedor repasan la forma SES-102 Pre y aceptan el Plan Individualizado ya trazado 0 preparan uno nuevo de ser necesario y 10 armonizan con el nuevo modelo de intervencion.

6. EI nuevo proveedor prepara, de ser necesario, un nuevo acuerdo de servicios forma SES-102 para el estudiante y adjunta copia a la forma SES-105.

7. EI nuevo proveedor somete las formas SES-105 con la SES-102 al correo de la Oficina de Asuntos Federales, con atencion al Programa SES/DEPR

8. EI Programa SES/DEPR evalua la solicitud y la aprueba, estableciendo fecha de efectividad con el nuevo proveedor.

9. EI nuevo proveedor digitaliza la forma SES 105 Y gestiona con el SESWeb el cambio en el Sistema.

10. EI nuevo proveedor notifica al padre, madre 0 encargado que el cambio se efectu6.

3.3 Proceso de Desertificaclon de Proveedores

Sequn establecido en la secci6n 2.22 arriba, el incumplimiento 0 la violaci6n, voluntaria 0 involuntaria, de las directrices establecidas en este Manual 0 en el Contrato de los SES por parte de un proveedor, sera causa suficiente para la terminaci6n del contrato y la desertificaci6n como proveedor de servicios.

EI DEPR tiene a su discreci6n que el proveedor encontrado en violaci6n e incumplimiento de contrato pueda tener una oportunidad de subsanar la falta. EI siguiente proceso de desertificaci6n se sequlra en todos los casos:

1. Una vez el DEPR sea informado 0 descubra una violaci6n 0 incumplimiento de este Manual 0 del Contrato, notlflcara al proveedor sobre el incumplimiento por escrito y por correo certificado con acuse de recibo. Se Ie solicitara al proveedor una expllcacion, negando la falta, 0 aceptando su incumplimiento.

2. En el comunicado el DEPR Ie informara al proveedor que tiene diez (10) dias calendario para presentar el Plan de Acci6n a apllcar, 0 la evidencia de cumplimiento.




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De 10 contrario podra ser desertificadocomo proveedor de los SES. EI Director de la Oficina de Asuntos Federales (OAF) recibira copia de la notificaci6n.

3. EI DEPR docurnentara la situaci6n y la archivara en el expediente del proveedor.

4. Si la explicacion del proveedor es no satisfactoria para el DEPR 0 el Plan de Acci6n sometido no es aprobado por el DEPR, el proveedor debera volver a someter las acciones correctivas nuevamente, para ser evaluadas a partir de cinco (5) dlas calendario.

5. Si el Plan de Acci6n no es aprobado 0 simplemente, no se corrige la falta, el Programa hara una recomendaci6n formal escrita para la desertificaci6n del proveedor al Director de la OAF.

3.4 Proceso de Facturaci6n

Toda facturaci6n al DEPR por los SES de parte de los proveedores debe efectuarse de forma electronlca, con los documentos requeridos digitalizados y a traves del internet con el Sistema "e-settlement" .

Cada estudiante que se facture debera haber complementado los siguientes documentos en el SESWeb:

A. Hoja de Solicitud de Servicios (SES-101) aprobada;

B. EI Plan lndividualizado e Informe de Logros del estudiante (SES-102) con los resultados de pre y post-prueba, sequn corresponda;

C. SES-105, sequn corresponda

EI proveedor carqara a traves del Sistema "e-settlement" para su facturaci6n:

A. La forma SES-107 Hoja de Factura que incluye la informacion general del proveedor.

B. Una copia de la Hoja de Registro Electr6nico Biornetrico de asistencia para cada escuela con el total a facturar.

C. Informe de Logros por escuela (SES-108E)

D. Informe de maestros contratados (SES-106)




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Efecfivo: Septiembre,2010

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Si la factura es con asistencia manual (para el maximo de un diez por ciento (10%) por fallos del Sistema Biometrlco) envlara:

A. La forma SES-107 Hoja de Factura que incluye la informacion general del proveedor.

B. Lista de estudiantes servidos (SES-103, incluyendo informacion sobre cam bios de

proveedor)

C. Informe de maestros contratados (SES-106)

D. Informe de Logros por escuela (SES-10SE)

E. La forma "Agreed upon procedure" certificada por el CPA.

Aprobaclon

EI presente Manual de Procedimientos para la Adminisfracion de los Servicios Educativos Suplementarios deja sin efecto cualquier otro manual anterior.

En San Juan, Puerto Rico, hoy .:2~ de ~ de 2010.

~~~~~

J us M. Rivera Sanchez, Ed. D.

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