Modern Management Theory

(Henri Fayol)

To manage is:
- to forecast & plan
- to organize
- to command, to coordinate
- to control
Perencanaan-Hanny-FIK UI 1
PERENCANAAN

Batasan: definisi, makna

Tujuan

Tipe perencanaan

Faktor yang mempengaruhi

Objektif perencanaan

Tool

Aspek/ Lingkup/ kegiatan

Perencanaan yang baik

Kendala

Tahap/ langkah

Pemicu
Perencanaan-Hanny-FIK UI 2
 BATASAN PERENCANAAN

Perencanaan adalah suatu proses berkelanjutan
yang diawali dengan merumuskan tujuan dan
rencana tindakan yang akan dilaksanakan,
menentukan personal, merancang proses dan
hasilnya, memberikan umpan balik pada
personal, dan memodifikasi rencana yang
diperlukan (Swansburg, 1999).

Perencanaan formal menekankan apa yang akan
dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya
(Robbins, Bergman, Stagg, 1997)  tertulis dan
disepakati (adanya komitmen) bersama.
Perencanaan-Hanny-FIK UI 3
BATASAN PERENCANAN
 Menetapkan hal-hal yang akan dan tidak akan dilakukan
 Merupakan jembatan antara di mana kita sekarang dengan di
mana kita saat yang akan datang
 Disasarkan pada misi, filosofi
 Merupakan proses intelektual

Merupakan tugas utama setiap manajer/ kepala ruangan

Sistematik, dapat diukur, dapat dicapai, relistik dan

berorientasi pada waktu
 BATASAN PERENCANAAN

Perencanaan suatu ketetapan yang akan datang
apa yang dilakukan, siapa yang melakukan,
bagaimana, kapan, dan di mana hal tersebut
dilakukan (Marquis&Huston, 2000) 5W1H, bila
tidak adekuat proses manajemen gagal

Perencanaan dapat dipandang sebagai suatu
hirarki, dengan perencanaan pada puncak hirarki
mempengaruhi semua perencanaan yang
mengikutinya (Marquis, 1998).

Hirarki perencanaan meliputi pernyataan misi,
filosofi, tujuan, kebijakan, prosedur, & peraturan.
Perencanaan-Hanny-FIK UI 5
Hirarki Perencanaan

Misi/Visi
Filosofi
Sasaran

Tujuan
Kebijakan
Prosedur

Peraturan
Visi
Visi adalah suatu hal yang terlihat dalam mimpi.
Suatu visi memberikan informasi tentang bentuk
dan gambaran suatu hal pada masa yang akan
datang yang terkait dengan misi yang bermanfaat
bagi organisasi dan orang yang bekerja sama di
dalamnya (Swansburg & Swansburg, 1999).

Misi
Pernyataan misi suatu organisasi menggambarkan
manfaat keberadaan organisasi tersebut. Misi ini
bagi organisasi merupakan suatu alat/ cara untuk
mengarahkan setiap individu dalam organisasi
tersebut untuk berperan secara produktif.
BATASAN PERENCANAAN

Pernyatan misi merupakan alasan
keberadaan organisasi dan tujuan atau
fungsi organisasi, termasuk visi
organisasi di masa yang akan datang.
Secara khusus pernyataan visi kadang
lebih strategis dari pada pernyataan
misi (Swansburg, 1999).

Perencanaan-Hanny-FIK UI 8
Contoh misi bidang keperawatan

 Memberikan asuhan keperawatan bermutu tinggi

dengan biaya terjangkau dan dapat dievaluasi
 Memfasilitas lingkungan untuk dapat melakukan
pendidikan dan riset keperawatan untuk meningkatkan
mutu asuhan keperawatan
 Menciptakan iklim kerja yang mendorong pertumbuhan
profesionalisme dan kepuasan kerja setiap perawat
 Memelihara dan membina citra keperawatan yang
positif dan profesional kepada masyarakat melalui
pengembangan hubungan perawat pasien yang baik
dan terlibat dalam kegiatan-kegiatan untuk
meningkatkan kesehatan masyarakat
Contoh misi suatu ruang rawat
Misi unit /ruang rawat konsisten dengan misi devisi
keperawatan yaitu:

 Mengkaji kebutuhan biopsikososial dan spiritual

klien dan keluarga dalam rangka memberikan
asuhan keperawatan yang optimal
 Memberikan asuhan keperawatan berdasarkan
rencana asuhan secara individual sesuai kebutuhan
mereka, dengan biaya yang dapat dijangkau pasien
dan rumah sakit.
 Berperan sebagai bagi klien dan keluarga untuk
menjamin asuhan keperawatan yang sesuai
dengan kebutuhan mereka
BATASAN PERENCANAAN

Filosofi adalah susunan nilai atau keyakinan
yang mengarahkan kegiatan organisasi.
Semua filosofi harus diterjemahkan dalam
tujuan spesifik. Organisasi biasanya
menyusun tujuan jangka panjang dan jangka
pendek sesuai dengan jenis pelayanan,
ekonomi, penggunaan sumber daya manusia,
dana dan fasilitas, inovasi, dan tanggung
jawab sosial (Marriner-Tomey, 1996 dikutip
dari Marquis, B.L., Huston C.J., 1998).

Perencanaan-Hanny-FIK UI 11
Filosofi
Pernyataan filosofi mencakup nilai-nilai, konsep, keyakinan
yang dianut suatu organisasi. Pernyataan nilai-nilai konsep
dan keyakinan menggambarkan atau mewarnai bagaimana
isi suatu organisasi dicapai

Contoh fiosofi bidang keperawatan

Kami meyakini bahwa:

 Filosofi bidang keperawatan konsisten dengan filosofi

Rumah Sakit atau Universitas
 Kami mempunyai dedikasi untuk memberikan asuhan
keperawatan, pendidikan, dan riset yang unggul dan
dengan biaya yang efektif dan efisien
Filosofi suatu ruang rawat

Kami meyakini bahwa:

 Semua pasien mendapat asuhan keperawatan
secara individual dari semua perawat dan asuhan
yang diberikan mencakup kebutuhan bio-piko-
sosial spiritual
 Sasaran asuhan kesehatan adalah membantu
pasien mencapai tingkat kesehatan yang optimal
 Pasien perlu dimotivasi oleh semua perawat untuk
mencapai kmandirian dan tidak tergantung pada
orang lain
Contoh tujuan ruang rawat:

 Memberikan asuhan keperawatan secara

komprehensif dan individual berdasarkan
pengkajian perawat profesional dengan
memperhatikan kebutuhan biopsikososial dan
spiritual pasien dan keluarga
 Proses keperawatan akan menjadi dasar pemberian
asuhan keperawatan yang dilakukan oleh perawat
profesional
 Memerikan asuhan keperawatan yang bermutu
tinggi dengan cara yang efektif dan efisien
 TUJUAN PERENCANAAN

Memberikan arahan/ upaya kordinasi: semua
concern akan kondisi organisasi & tahu
kontribusinya dalam mencapai tujuan (mandiri
maupun dalam tim)  tahap awal & tahap paling
kritis dari proses manajemen

Mengurangi dampak perubahan

Meminimalkan hasil yang sia-sia (efektif-sien),
overlapping, dan pengulangan/ kegagalan

Menetapkan standar pengontrolan/pengendalian:
membandingkan kinerja & tujuan; deviasi; dan
tindakan korektif yang diperlukan  indikator
tercapai/- tujuan organisasi
Perencanaan-Hanny-FIK UI 15
TUJUAN PERENCANAAN
Kepala ruangan perlu membuat perencanaan
(Swansburg and Swansburg 1998) karena
dapat:
 Meningkatkan keberhasilan pencapaian tujuan
 Meningkatkan analisis kepala ruangan tentang
kondisi yang ada
 Membuat kerangka kerja berdasarkan misi rumah
sakit
 Mempersiapkan staf untuk melakukan kegiatan
 Mencegah terjadinya situasi krisis
 Memberi pedoman manajemen penampilan kerja
individu
 Meningkatkan keterlibatan staf dan meningkatkan
komunikasi
 Membuat pembiayaan efektif
TIPE PERENCANAAN
Tingkatan: kerangka waktu, lingkup

Strategis: formula tujuan; 5 th-an; meliputi isu luas

Operasional: cara capai tuj; bln-an, mgg-an, harian

Divisi/ bagian: o/ karu, pengawas

Unit: o/ karu

Kerangka waktu:

Jangka pendek (<1th)

Jangka panjang

Kekhususan:

Spesifik

Direksional: petunjuk umum, situasi tidak pasti

Perencanaan-Hanny-FIK UI 17
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

Tingkatan manajerial (eksekutif, menengah,
manajer tingkat awal  perencanaan strategik
ke operasional)

Tahapan organisasi:
- pembentukan: direksional, fleksibel
- pertumbuhan: perenc spesifik, jangka pendek
- maturiti : perenc spesifik, jangka panjang
- decline/ kemunduran: direksional, jangka pdk

Tingkat ketidakpastian lingkungan: direktional,
jangka pendek, lebih fleksibel

Komitmen
Perencanaan-Hanny-FIK UI 18
OBJEKTIF PERENCANAAN
 Hsl yang diinginkan individu, kelompok, organisasi

Setiap organisasi memiliki multiple objectives:
keuntungan, pelayanan yang efektif, kepuasan
pelanggan, dll

Pernyataan objektif dapat berbeda dengan realitas
 ada inkonsistensi

Traditional objective setting: terminasi luas, tidak
operasional  diterjemahkan lebih operasional
pada setial level manajer

MBO: suatu sistem di mana objektif kinerja spesifik
 tuj spesifik, participative decision making (setiap
personal memp kontribusi spesifik, bottom up),
periode waktu jelas, ada umpan balik kinerja
Perencanaan-Hanny-FIK UI 19
MBO: organisasi-divisi-departemen-individu

Formulasi objektif & strategi organisasi

Objektif dialokasikan pada divisi & unit departemen

Manajer unit menetapkan tujuan spesifik untuk unitnya
bersama atasan

Objektif spesifik untuk semua anggota departemen

Rencana kegiatan dibuat spesifik serta disetujui oleh
manajer & bawahan

Rencana kegiatan diimplementasikan

Kemajuan pencapaian tujuan dinilai dan diberi umpan
balik

Pencapaian objektif yang sukses diberi penguatan
dengan penghargaan
Perencanaan-Hanny-FIK UI 20
TOOL

SWOT Analysis

Scheduling: Gantt Chart

POA Table: including budgeting

Time Management:
- Buat daftar objektif
- Rangking objektif sesuai kepentingan
- Buat daftar aktifitas u/ capai objektif
- Buat prioritas u/ setiap aktifitas
- Susun jadwal aktifitas sesuai prioritas
Perencanaan-Hanny-FIK UI 21
ASPEK/ LINGKUP/ KEGIATAN

Hirarki perencanaan: formulasi policy, aturan,
regulasi, metode, prosedur  implementasi 
evaluasi

Perencanaan strategis*

MBO*

Pengembangan standar

Perubahan berencana

Manajemen waktu

Perencanaan keuangan

Perencanaan SDM s/d jenjang karir

Mengelola konflik

Kualitas Perencanaan-Hanny-FIK UI 22
STRATEGIC PLANNING (Drucker)
“ A continuous, systematic process of

making risk-taking decisions today with the
greatest possible knowledge of their effects
on the future

organizing efforts necessary to carry out
these decisions, and

evaluating results of decisions against
expected outcome through reliable feedback
mechanism

Perencanaan-Hanny-FIK UI 23
STRATEGIC PLANNING Phases
 The mission & the creed
 Data collecting & analysis
 Assess strengths & weakness
 Goals & objectives
 Strategies
 Timetable
 Operational & functional plans
 Implementation
 Evaluation

Perencanaan-Hanny-FIK UI 24
PERENCANAAN YANG BAIK

Spesifik: jelas tujuan, urutan, objektif (hasil akhir),
metoda evaluasi

Bermanfaat

Sederhana/ simple

Realistis: menggunakan sumber yang ada, faktual,
rasional, fleksibel

Sesuai standar, kebijakan, prosedur yang berlaku

Sesuai skala prioritas: rasional

Melibatkan seluruh komponen organisasi

Berkesinambungan

Tertulis
Perencanaan-Hanny-FIK UI 25
KENDALA

Tidak tahu/ paham/ terampil

Tidak mau

Ragu  keterbatasan wewenang

Kurang dukungan: SDM, kebijakan,
fasilitas, dll

Perencanaan-Hanny-FIK UI 26
TAHAP/LANGKAH

Pengumpulan, klasifikasi, interpretasi
data

Analisis lingkungan: SWAT, 5W1H

Pengorganisasian data

Penyusunan rencana

Perencanaan-Hanny-FIK UI 27
TAHAP/LANGKAH
Pengumpulan data

Sensus harian, bulanan, tahunan: jumlah

klien, kelahiran, operasi

Trend populasi klien: diagnosa, usia, dll

Kapasitas TT

BOR

LOS

Ketenagaan, dll

Perencanaan-Hanny-FIK UI 28
TAHAP/ LANGKAH
Analisis lingkungan:

SWOT

5W 1H

Perencanaan-Hanny-FIK UI 29
TAHAP/LANGKAH
Pengorganisasian data

Data penunjang

Data penghambat

Perencanaan-Hanny-FIK UI 30
TAHAP/ LANGKAH
Penyusunan rencana: POA

Objektif

Uraian kegiatan

Prosedur/ strategi

Target waktu

Penanggung jawab

Sasaran

Biaya, alat, metode

Perencanaan-Hanny-FIK UI 31
 KEPUSTAKAAN
Gillies, D.A. (1994). Nursing management: A system approach. (third edition).
Philadelphia: W.B. Saunders Company

Marquis, B.L.& Huston C. J. (1998). Management decision making for nurses: 124
case studies. (3nd ed.). Philadelphia: Lippincott

Marquis, B.L.& Huston C. J. (2000). Leadership roles & management function in

nursing: Theory & application. (3nd ed.). Philadelphia: Lippincott

Robbins,S.P., Bergman, R.,& Stagg, I. (1997). Management. Sydney: Prentice Hall

of Australia Pty Ltd.

Swansburg, R.C.& Swansburg, R.J. (1999). Introductory management & leadership

for nurses. (second edition). Boston: Jones & Bartlett Publishers.

Perencanaan-Hanny-FIK UI 32