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LA ADMINISTRACIÓN
DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES
DE BIENES Y SERVICIOS
MANUAL PARA
LA ADMINISTRACIÓN
DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES
DE BIENES Y SERVICIOS
CONTENIDO
Pág.
1. INTRODUCCIÓN 5
2. PRINCIPIOS GENERALES 5
3. OBJETIVO GENERAL 6
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6
5. ALCANCE 7
6. DEFINICIONES 8
7. RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL (“RSE”) 11
8. NORMAS LABORALES PARA CONTRATISTAS 12
9 SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 14
10. CLÁUSULA DE AUDITORÍA 16
11. SUMINISTRO DE SERVICIOS
EN LAS INSTALACIONES DE ARGOS 17
12. SEGURIDAD FÍSICA 18
13. DOCUMENTOS PARA LA CONTRATACIÓN 19
14. CONOCIMIENTO DE LOS CLIENTES
Y DE LOS PROVEEDORES 20
15. CONTROL A PROVEEDORES DE SERVICIOS 20
16. MANEJO AMBIENTAL 21
17. COMPETENCIAS DE NEGOCIACIÓN
Y CONTRATACIÓN 22
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MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
18. ATRIBUCIONES 23
19. COMITÉS DE COMPRAS 25
20. RESPONSABILIDADES 26
21. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 29
22. NORMAS DE CONTRATACIÓN 33
23. PROVEEDORES DEL EXTERIOR 47
24. POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN 49
25. PRÁCTICAS NO AUTORIZADAS 52
26. CONTINUIDAD DEL NEGOCIO PARA
LA CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES
DE SERVICIOS DE OUTSOURCING 53
27. ARBITRAMENTO 55
28. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO 56
29. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS DEL PRESENTE
MANUAL DE CONTRATACIÓN 56
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1. INTRODUCCIÓN
Inversiones Argos S.A., Cementos Argos S.A. y las Compañías Asociadas
a las anteriores (en adelante “Argos”) manifiestan su compromiso de res-
peto por el trabajo digno y productivo; para ello, presentan en este docu-
mento una compilación de normas, políticas y procedimientos para la eje-
cución de todos los procesos de contratación, uso apropiado de los
recursos y de las diferentes formas de contratación contempladas en la
legislación, con el fin de lograr que sean ágiles, racionales, eficientes y
ajustadas a la ley, garantizando el mejor apoyo en la atención de las nece-
sidades de bienes y servicios que ayudarán a la estabilidad del negocio y
al logro de los objetivos corporativos de Argos.
Las actuaciones de quienes intervengan en los procesos de contratación
deberán regirse por los principios éticos, de buena fe, transparencia, eco-
nomía, responsabilidad y calidad, de acuerdo con las medidas de control
y prevención establecidas en las normas legales aplicables, tales como,
las certificaciones de calidad y conformidad, el Código de Ética, el Código
de Buen Gobierno, el Reglamento Interno de Trabajo e Higiene y Seguri-
dad Industrial, los niveles de atribuciones, los mecanismos de control y
demás procedimientos establecidos por Argos.
2. PRINCIPIOS GENERALES
Argos, en el desarrollo de su proceso de contratación, está comprometi-
da con:
§ La excelencia en los procesos de negociación de bienes y servicios.
§ Fomentar entre sus Proveedores del cumplimiento cotidiano de valo-
res como la confianza y la lealtad. Se promoverán y establecerán meca-
nismos de negociación gana - gana, alianzas, comunicación de doble
vía y la adopción de soluciones logradas de manera compartida.
§ Garantizar, mediante la evaluación objetiva y el suministro de informa-
ción oportuna y pertinente, la igualdad de condiciones a todos sus Pro-
veedores tanto nacionales como extranjeros, en un escenario competi-
tivo con el cumplimiento permanente de los estándares de calidad.
§ Promover en los procesos de negociación el desarrollo sostenible del
país.
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Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
3. OBJETIVO GENERAL
Estructurar y desarrollar el Manual de Contratación para Argos
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
§ Establecer las normas y políticas para todos los procesos de contrata-
ción de terceros que cubran los aspectos jurídicos, de compras, labora-
les, de condiciones de trabajo, de remuneración o compensación, de
seguridad social integral, ambiental, salud ocupacional y de bienestar
laboral que requiere la Organización.
§ Establecer una forma única de gerenciar la contratación para todas las
plantas cementeras, concreteras, minas, canteras, puertos, centros
de distribución y demás instalaciones de Argos
§ Establecer parámetros que faciliten la decisión para efectuar contrata-
ciones por Outsourcing.
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§ Dotar a la Organización de una guía para la regularización de las dife-
rentes modalidades de contratación.
§ Identificar, seleccionar y conservar proveedores a través de una correc-
ta evaluación y calificación, que se fundamente en criterios éticos, de
calidad, de capacidad operativa y económica, de cumplimiento, de pre-
cio y de servicio para garantizar una base de datos de proveedores idó-
neos para Argos.
§ Buscar que toda actuación de los funcionarios, para la adquisición de
bienes y servicios, sea realizada en forma ética, transparente, estan-
darizada y equitativa frente a los Proveedores.
§ Garantizar, mediante las normas y políticas aquí establecidas, que las
personas naturales o jurídicas con las cuales Argos establezca víncu-
los a través de la adquisición de bienes, productos y servicios o
mediante negociación de cualquier otro tipo de contratación, no se
encuentren relacionadas o involucradas con actos ilícitos.
§ Asignar Atribuciones y responsabilidades a las diferentes áreas acor-
des con la estructura de Argos.
§ Garantizar que el proceso de contratación se desarrolle bajo los princi-
pios generales definidos en el presente documento.
§ Establecer políticas y procedimientos de auditoría periódica conforme
a las normas nacionales y recomendaciones internacionales.
§ Establecer los responsables de realizar los procedimientos de audito-
ría a la contratación de la Organización.
5. ALCANCE
El Manual con las políticas y procedimientos de contratación, se aplicará
en todas las actividades de Contratación de Argos.
Pretende regular el proceso de contratación desde la identificación, eva-
luación y selección de proveedores o Contratistas hasta la calificación de
su gestión, la divulgación al Proveedor y a las diferentes áreas de la Orga-
nización relacionadas de dicha calificación y el seguimiento a las mejo-
ras planteadas.
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6. DEFINICIONES
Para efectos del presente Manual, las siguientes palabras tendrán el sig-
nificado que se les asigna a continuación.
§ Apoyo: asesoría que prestan las áreas de servicio de la Organización
tales como la Vicepresidencia Jurídica, la Vicepresidencia Administrati-
va o la Vicepresidencia Financiera en los procesos de contratación.
§ Aprobación: autorización que se da por quien tenga Competencia, de
acuerdo con las Atribuciones asignadas en el presente Manual, para
realizar cualquier acción relacionada con la contratación, tales como la
firma de un contrato, la expedición de una orden de compra o el pago
de un anticipo.
§ Atribuciones: montos en dinero o en Salarios Mínimos Mensuales
Legales Vigentes (“SMMLV”) hasta los cuales cada Usuario tiene Com-
petencia para contratar.
§ Cláusula valuativa: cláusula por medio de la cual se establece que un
bien o servicio tendrá un valor como referencia en dólares pero será
pagadero en la moneda de curso legal en Colombia (“Pesos”) a la tasa
de cambio que acuerden las partes. Salvo las excepciones que consa-
gra la ley, todas las operaciones realizadas entre residentes colombia-
nos deben pagarse en Pesos.
§ Compañías Asociadas: son la matriz o las sociedades controladas
directa o indirectamente (filiales o subsidiarias) por Inversiones Argos
S.A. o Cementos Argos S.A[1]. Se presumirá que existe control por parte
de Cementos Argos S.A. sobre una sociedad cuando se presente cual-
quiera de los supuestos consagrados en el artículo 260 del Código de
Comercio.
§ Competencia: capacidad para tomar una decisión relacionada con la
contratación de Argos.
§ Compras: adquisición de bienes o servicios.
§ Contratista independiente: son Contratistas independientes y, por
[1] Artículo 260 Código de Comercio: "Una sociedad será subordinada o controlada cuando
su poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad de otra u otras personas que
serán su matriz o controlante, bien sea directamente, caso en el cual aquella se denomina-
rá filial o con el concurso o por intermedio de las subsidiarias de la matriz, en cuyo caso se
llamará subsidiaria".
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tanto, verdaderos patronos y no representantes ni intermediarios, las
personas naturales o jurídicas que contraten la ejecución de una o
varias obras o la prestación de servicios en beneficio de terceros, por
un precio determinado, asumiendo todos los riesgos, para realizarlos
con sus propios medios y con libertad y autonomía técnica y directiva.
El beneficiario del trabajo o dueño de la obra, a menos que se trate de
labores extrañas a las actividades normales de su empresa o negocio,
será solidariamente responsable con el Contratista o subcontratista.
§ Contrato: acuerdo de voluntades entre Argos y un Proveedor de bienes
o servicios, que regula las condiciones que regirán las relaciones
comerciales entre las partes.
§ Cooperativas de Trabajo Asociado —CTA—: son empresas asociativas
sin ánimo de lucro, que tienen por objeto asociar a un grupo de perso-
nas para la producción de bienes, la ejecución de obras o la prestación
de servicios en forma autogestionaria.
Ÿ Deben contar con autonomía administrativa y financiera, organizar
directamente las actividades de trabajo de sus asociados y en caso
de actuar en el área de los servicios, deberán asumir los riesgos en
la realización de su labor.
Ÿ Deberán ser propietarias, poseedoras o tenedoras de los medios
materiales de labor, o de los derechos que proporcionen fuentes de
trabajo, o de los productos de trabajo.
§ Desembolso: pago de un bien o servicio contratado.
§ Disponibilidad presupuestal: monto en dinero o SMMLV disponible
para la adquisición de un bien o la contratación de un servicio.
§ Empresa de Servicio Temporal —EST—: es aquella que contrata la
prestación de servicios con terceros beneficiaros para colaborar tem-
poralmente en el desarrollo de sus actividades, mediante la labor desa-
rrollada por personas naturales, contratadas directamente por la
empresa de servicios temporales, la cual tiene con respecto de éstas
el carácter de empleador. Los Usuarios de las EST sólo podrán contra-
tar con éstas en los siguientes casos:
Ÿ Cuando se requiere reemplazar personal en vacaciones, en uso de
licencia, en incapacidad por enfermedad o maternidad.
Ÿ Cuando se trate de labores ocasionales, accidentales o transitorias
a que se refiere el artículo 6º del Código Sustantivo de Trabajo
(“CST”).
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Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
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§ RUC: registro único de contratistas.
§ Servicios Administrativos: son servicios que dan soporte al negocio
en las áreas administrativas de Argos.
§ Servicios Operativos: son aquellos relacionados con los manteni-
mientos, reparaciones, alquileres y montajes de plantas y equipos que
tienen que ver directamente con la operación del negocio de Argos.
§ Simple intermediario: son aquellas personas que contratan servicios
de otras para ejecutar trabajos en beneficio y por cuenta exclusiva de
un patrono.
§ Usuario: área o persona de Argos que recibe, solicita, compra o
adquiere un bien o servicio, bien sea de otra persona o área interna o
de un Proveedor.
7. RESPONSABILIDAD SOCIAL
EMPRESARIAL (“RSE”)
La Responsabilidad Social es una manera ética y transparente de hacer
negocios, de relacionarse con los diferentes grupos de interés de la Com-
pañía como: trabajadores y sus familias, proveedores, accionistas, clien-
tes, vecinos, comunidades cercanas a las plantas y el medio ambiente.
Para Argos la responsabilidad social es una parte esencial de la actividad
empresarial, ya que el hacer negocios implica una intervención en el
desarrollo sustentable de la sociedad, que nos demanda a estar atentos
a lo que somos como seres humanos y a la manera como nos relaciona-
mos con los demás.
Políticas de Responsabilidad Social Empresarial
§ La RSE tiene como principio básico la generación y conservación de la
empresa.
§ La RSE favorece el desarrollo y el bienestar de las partes interesadas
de la sociedad donde existe y se desenvuelve.
§ La RSE supone el respeto real a los derechos y obligaciones consagra-
dos en la ley.
§ La RSE concilia la generación de riqueza para el negocio con el respeto
a los derechos de los grupos de interés.
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8.2. Leyes y Reglamentos
§ Cumplimiento de Leyes y Derechos Fundamentales: todo Contratista
que le preste servicios a Argos cumplirá con las leyes y reglamentos en
todas las plantas cementeras, concreteras, puertos, minas, canteras,
centros de distribución y demás instalaciones donde presten sus servi-
cios. Cuando los Contratistas presten servicios para Argos, pero no
ingresen a sus centros productivos o de distribución, deben del mismo
modo acogerse al cumplimiento de las normas legales y derechos fun-
damentales legales contenidos en este documento.
§ Reglamento Interno de Trabajo y Reglamento de Higiene y Seguri-
dad Industrial: todo Contratista y sus trabajadores que presten los ser-
vicios a Argos dentro de las instalaciones de la compañía contratante,
deberán acatar y respetar todas las normas que se establezcan en los
reglamentos Internos de Trabajo y de Higiene y Seguridad Industrial
vigentes en Argos. Si los trabajos se realizan en las instalaciones del
Contratista, Argos verificará que exista y se cumpla con el reglamento
interno de trabajo y el de higiene y seguridad industrial propios del Con-
tratista.
§ Cumplimiento a las normas legales de carácter laboral: en cualquier
momento que sea requerido el Contratista, deberá demostrar que al
personal que realiza la obra se le ha efectuado el pago de los salarios,
prestaciones sociales, seguridad social e indemnizaciones a que diere
lugar. En su defecto, el contratante podrá retener de los pagos parcia-
les o de la liquidación final, las sumas necesarias para ello. Lo anterior
deberá quedar pactado expresamente en el contrato o documento
legal que rija las relaciones entre las partes.
El Contratista debe garantizar a sus trabajadores los mismos o similares
beneficios en materia de transporte, alimentación, dotación, recreación,
salud ocupacional y seguridad industrial que la empresa contratante
tenga establecido para sus trabajadores en el lugar de trabajo. Esta simi-
litud se refiere a las condiciones de trabajo y no necesariamente a com-
pensación salarial y/o de prestaciones sociales extralegales.
Periódicamente se realizarán auditorías laborales integrales — internas y
externas—. Dichas auditorías incluyen, entre otras, la verificación del cum-
plimiento de los estándares del RUC (registro único de contratistas). Adi-
cionalmente se efectuarán evaluaciones del desarrollo de los contratos y
el desempeño de los contratistas.
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Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
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§ Ingreso y salida de Herramienta de la planta: sólo quienes están auto-
rizados por Argos, podrán avalar la salida relacionada de herramientas
y/o equipos. Todo ingreso o salida autorizada de herramientas y equi-
pos se relaciona y es inventariada en los formatos definidos. Home »
10-Macroproceso Inventarios » Procesos » Proceso Almacenamiento »
Instructivos (“IN MANEJO Y CONTROL DE HERRAMIENTAS”).
§ Accidentes e incidentes, reportes: evento no deseado que involucra
pérdidas a personas, procesos y/o al medio ambiente que debe ser
informado inmediatamente por escrito, al departamento de Seguridad
y Salud Ocupacional de Argos y a la ARP correspondiente, utilizando el
formato establecido en método Argos.
§ Certificaciones y Permisos especiales: los trabajadores de los Con-
tratistas que realizan trabajos en altura, energías peligrosas, trabajos
en caliente y espacios confinados, deben estar certificados para la
labor que realizan por el ente competente para expedir dicha certifica-
ción y presentar el permiso respectivo emitido por dicho ente.
§ Emergencias: todos los trabajadores del Contratista deben apoyar las
actividades del plan de emergencia del sitio en el que realizan traba-
jos. Los trabajadores de los Contratistas deberán ser entrenados con
las brigadas de emergencia de los sitios en los que presten sus servi-
cios.
§ Señalización: las empresas Contratistas deben tener en cuenta los ele-
mentos necesarios para realizar encerramientos y prohibiciones de
paso como cintas, conos de demarcación y demás señalización que se
requiera para garantizar el trabajo y la circulación segura en al área en
que se realiza la tarea.
§ Identificación: toda persona natural, trabajador independiente o tra-
bajador de empresa Contratista que ingresa a la planta se identifica
presentando en portería el carné de la empresa que representa. El
carné se portará en un lugar visible durante la permanencia en la plan-
ta.
§ Ingreso de vehículos a la planta: no está permitido el ingreso de
vehículos de Contratistas a áreas no autorizadas. Las personas debe-
rán ingresar por las porterías autorizadas, cumpliendo los procedi-
mientos de ingreso establecidos y las normas de seguridad internas de
Argos.
§ Reportes: todo contratista debe presentar informes semanales donde
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[2] Lo importante es que contenga el espíritu de permitirle a Argos ejercer un control sobre
el Proveedor, pero se podrá modificar para acomodarla al caso concreto de cada contrato.
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Argos podrá en cualquier tiempo realizar visitas a las instalaciones de EL
PROVEEDOR para efectuar evaluaciones del servicio contratado y en
especial a la seguridad de los procesos relacionados con los servicios
prestados por EL PROVEEDOR.
Las revisiones de los Auditores autorizados por Argos podrán efectuarse
en las oficinas de EL PROVEEDOR y/o en el sitio en que se preste el servi-
cio contratado, en horas hábiles de trabajo. La auditoría podrá estar
acompañada por un funcionario de EL PROVEEDOR, quien le prestará su
mayor colaboración para realizar la labor encomendada. En caso de no
requerirse la visita, Argos podrá solicitar por escrito la información reque-
rida para su evaluación, siempre que esté relacionada con el servicio con-
tratado.
Argos tendrá derecho a examinar cualquier suma facturada en relación
con el servicio contratado, hasta dos (2) años después de la terminación
del mismo. Para tal fin, EL PROVEEDOR se obligará a poner a disposición
de los auditores de Argos todos documentos relacionados.
EL PROVEEDOR atenderá oportunamente las observaciones, requeri-
mientos de control y reclamos justificados que hiciere Argos como resul-
tado de tales revisiones. Si EL PROVEEDOR rehúsa facilitar el acceso a
los auditores de Argos, o rehúsa atender reclamos razonables, cualquier
suma en discusión no será reconocida si se debiere a la falencia obser-
vada, sin perjuicio de las demás consecuencias derivadas de la relación
contractual.
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MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
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Al momento de comenzar las operaciones por parte de un Contratista, se
deben determinar los siguientes aspectos y condiciones de la operación:
§ El Contratista deberá presentar la orden de servicio asignada o en
caso de emergencia, la autorización del profesional de Argos corres-
pondiente.
§ El Contratista deberá entregar la lista completa de los funcionarios que
participarán en sus labores con el fin de autorizar su ingreso a las insta-
laciones de Argos. El ingreso de estas personas se realizará con base
en los requisitos de ingreso que tiene establecida la Organización.
§ El Contratista debe suministrar la lista de equipos de su propiedad que
utilizará para realizar el objeto del contrato. Copia de este listado debe-
rá quedar anexo al Acta de entrega de las instalaciones con el fin de ser
verificado a la terminación de los trabajos y permitir el retiro. De forma
periódica la administración podrá revisar si los equipos reportados son
los mismos que se encuentran en uso por parte de los Contratistas.
§ Se deberá suministrar la lista de vehículos que se utilizarán para las
operaciones, los cuales deberán cumplir los requisitos sobre ingreso,
autorización de salida, inspecciones y demás que tiene establecida la
Organización. De estos vehículos también deberán ser suministrados
los documentos legales que permiten su circulación.
13. DOCUMENTOS
PARA LA CONTRATACIÓN
Todo servicio contratado deberá estar soportado al momento del
comienzo de las operaciones por los siguientes documentos que rigen la
prestación del servicio:
§ Contrato, oferta mercantil u orden de compra.
§ Acuerdo de nivel de servicio parte integral del contrato principal que
establece las condiciones de servicios y los detalles de la interventoría
por parte de Argos.
§ Listado de precios que discriminan las condiciones económicas bajo
las cuales se prestará el servicio.
§ Listado de los responsables por parte del Contratista para la atención
de inquietudes y reclamos.
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§ Cronograma en el desarrollo de actividades o el proyecto a desarrollar.
§ Responsable por el monitoreo, interventoría y desarrollo del contrato.
Todos los requisitos deberán quedar debidamente documentados y
serán considerados parte integral del contrato.
Los incumplimientos en los acuerdos de nivel de servicio serán tratados
por el responsable del contrato y el interventor por parte de Argos, quie-
nes deberán dejar documentadas las diferencias que se presenten y los
asuntos acordados.
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18. ATRIBUCIONES
La adquisición de bienes o servicios deberá ser aprobada por la respecti-
va Junta Directiva, Vicepresidencia o Gerencia, según los límites de atri-
buciones establecidos en los estatutos de la sociedad, o en las rutas de
aprobación definidas internamente, según el caso.
Se dejará constancia de la decisión de aprobar una contratación en el
acta de Junta Directiva cuando así lo amerite la contratación, o en el acta
del comité o gerencia competente, según el caso, debiendo tramitarse
dichas aprobaciones a través de la Gerencia de Compras, salvo que la
atribución esté en cabeza del Comité Directivo o de otra área.
En el manejo de las atribuciones deberá tenerse en cuenta y aplicarse
estrictamente el Manual para Administradores de Argos que podrá ser
consultado en el Método Argos.
Las Atribuciones pueden delegarse pero quien delegue deberá dejar
constancia de ello y continuará siendo responsable del asunto.
La administración de las Atribuciones será responsabilidad de la Geren-
cia de Compras (registro, actualizaciones, validaciones y seguimiento).
Las Atribuciones definidas no son acumulables entre períodos anuales,
es decir, en el caso en que las Atribuciones de un área no se utilicen com-
pletamente en un año, la diferencia no utilizada no se sumará a las Atri-
buciones del año siguiente.
El hecho de tener asignación presupuestal en un proyecto aprobado por
el Comité respectivo, no exime el paso por la Gerencia de Compras para
que realice el proceso de selección de Proveedores y su respectiva nego-
ciación, siempre que dicha Gerencia sea competente para ello.
Se definen dos tipos de Atribuciones:
I. Atribuciones otorgadas para solicitar la adquisición de
un bien o la contratación de un servicio
Estas Atribuciones, las cuales serán otorgadas por evento, consisten en
la facultad que se le otorga a un funcionario de la Organización para soli-
citar formalmente la adquisición de un bien o la contratación de un servi-
cio dentro de un monto establecido.
Estas Atribuciones permiten el inicio del proceso de contratación, siem-
pre y cuando la solicitud cuente con Disponibilidad Presupuestal y/o el
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Monto (SMLMV)
Monto aprobaciones para Concretos Argos S.A. ... hasta
Junta Directiva +5,000
Comité Directivo 4,999
Vicepresidente 2,000
Gerente Regional/Nacional 1,000
Gerente Planta/ Director Nacional 120
Director 40
Jefe Área/ Coordinador 13
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Integrantes:
En el comité primario de compras participa el Gerente de Compras, los
Directores de Compras y los Jefes de Importaciones. Para temas específi-
cos, intervienen las áreas que tengan relación con dicho tema.
Existe adicionalmente un comité ocasional de adjudicación de contratos,
el cual se reúne cuando se tenga una negociación nacional para ser revi-
sada y definida por las partes involucradas. Está conformado por repre-
sentantes de la VP Financiera, Compras, Jurídico, Auditoría y Área Usua-
ria.
Objetivo:
§ Revisar las mejores propuestas para la adquisición de bienes y contra-
tación de servicios, y aprobar la adjudicación.
§ Garantizar a la Organización que el proceso de contratación se
encuentra enmarcado dentro de los principios, normas y políticas esta-
blecidas por ella para la adquisición de bienes y la contratación de ser-
vicios.
Funcionamiento:
§ Periodicidad de las reuniones. El comité primario de compras se reúne
una vez al mes. El comité de adjudicación de contratos se reúne cuan-
do se tenga una negociación nacional para ser revisada y definida por
las partes involucradas.
§ Asuntos que se llevan al comité. En el comité primario se analizan
temas relacionados con procesos, indicadores, negociaciones nacio-
nales, proveedores, sistemas de gestión, importaciones, proyectos,
estrategias del área, políticas, etc. En el comité de adjudicaciones se
presentan las diferentes propuestas recibidas, condiciones, compara-
tivos y el proveedor preseleccionado para que sea adjudicada la nego-
ciación en conjunto con el área involucrada.
20. RESPONSABILIDADES
I. Las responsabilidades del Usuario frente al proceso de contratación
son las siguientes:
§ Analizar la necesidad de adquisición de un bien o servicio y comunicar-
lo a la Gerencia de Compras.
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§ Verificar que el requerimiento cuente con disponibilidad presupuestal,
o en su defecto con la aprobación del nivel jerárquico respectivo.
§ Registrar en el sistema el requerimiento del bien y/o servicio a contra-
tar.
§ Definir los requerimientos técnicos en el requerimiento del bien y/o ser-
vicio a contratar.
§ Sugerir a la Gerencia de Compras los Proveedores posibles a invitar a
participar en el proceso de cotización.
§ Obtener y mantener actualizada la información básica de los Provee-
dores que recomienda o sugiere invitar.
§ De ser necesario, preparar los anexos técnicos y operativos para la ela-
boración de la invitación a cotizar.
§ Definir las variables críticas técnicas, funcionales, económicas, etc., en
conjunto con la Gerencia de Compras.
§ Definir y participar directamente en los parámetros de referencia de
las garantías y hacer seguimiento posterior de acuerdo con lo negocia-
do, reportando a la Gerencia de Compras anormalidades e incumpli-
mientos frente a lo negociado.
§ Analizar, calificar y seleccionar la(s) propuesta(s) que cumplan con los
requerimientos, en conjunto con la Gerencia de Compras.
§ Emitir por escrito su aprobación a las condiciones técnicas y operativas
de la propuesta.
§ Verificar que las características del bien o servicio recibido correspon-
dan a las características solicitadas en la orden de compra.
§ Dejar constancia por escrito de la recepción de los bienes y/o servicios
adquiridos o contratados.
§ Recibir y aprobar las facturas que envíe el Proveedor por la compra del
bien o prestación del servicio en los tiempos y condiciones previamen-
te definidos con la Gerencia de Compras y Tesorería.
§ Verificar, controlar y hacer el seguimiento a las condiciones y servicios
pactados en la formalización contractual.
§ En el caso de bienes, el Usuario debe tener un control escrito, a través
del sistema si es posible o sino manualmente, del inventario de bienes
adquiridos a raíz de sus solicitudes.
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Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
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§ Con el área de Apoyo correspondiente, deberá identificar cada uno de
los requisitos contables, operativos, legales, cambiarios, tributarios,
aduaneros que deben cumplir las negociaciones.
§ Verificar si el Proveedor está en la lista Clinton, OFAC o cualquier otra
lista o medida relacionada con la prevención de lavado de activos.
§ Remitir a la Gerencia de Riesgos la información financiera del Provee-
dor para el respectivo análisis de su situación financiera.
§ Enviar, a través de la Gerencia Jurídica, al Ministerio de Comercio Exte-
rior para su correspondiente registro, los contratos cuyo registro es exi-
gencia legal. (Ej.: contratos de asistencia técnica)
§ Remitir las facturas al área de contabilidad
§ Remitir el Contrato al área funcional responsable y al área de contabili-
dad para la cancelación del anticipo, retenciones de ley o impuesto de
timbre.
§ Remitir a la Gerencia de Riesgos las pólizas contractuales para la verifi-
cación de su concordancia con los términos contractuales.
§ Enviar al interventor del Contrato, archivo electrónico del contrato, para
su seguimiento y control.
§ Las demás establecidas por Argos.
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Definiciones
Tipo de proveedor Definición Revisión
Proveedor Crítico (A) Proveedor que suministra materias Mediante acta anual donde
primas, insumos, materiales o se definen las materias
servicios que pueden afectar de primas, insumos, materiales
forma directa la calidad de los y servicios críticos.
productos y/o el medio ambiente.
Proveedor Proveedor de servicios Mediante acta anual,
Contratista (B) administrativos u operativos actualizada cada vez que
que presta el servicio con su ingrese un nuevo proveedor
personal en las instalaciones de la contratista.
empresa.
Proveedor según Proveedor de materiales o servicios Mediante acta anual.
facturación (C) que factura anualmente una cuantía
superior a los 1.000 SMMLV.
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en el sistema de información de Argos. Los Proveedores “no críticos” no
requieren pasar por el proceso de selección.
El proceso de registro se lleva a cabo con el diligenciamiento del formato
“FR Registro y actualización de Proveedores” (Ver Método Argos) en el
cual se especifica los anexos que deberá enviar el proveedor, para que
posteriormente el administrador del libro de direcciones realice el proce-
so de registro o matrícula en el sistema de Argos.
Antes de ser registrado, quien solicite el registro debe verificar, a través
de la Gerencia de Riesgos, si el proveedor aparece en los registros de per-
sonas bloqueadas del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos
(lista “Clinton” o SDN List).
Listado de Proveedores críticos aceptados: se deberá actualizar en el
Método Argos la forma de tener este listado de Proveedores críticos acep-
tados. Por otra parte, el formato de evaluación de proveedor potencial se
debe modificar para que se indique para cual tipo de materia prima, insu-
mo, material o servicio se está evaluando (en caso de ser varios se debe-
rán especificar lo siguiente):
MP, Insumo, Cliente Planta / Proveedor Evaluación Fecha
Material, o Cemento / Región / Evaluación
Servicio Concreto / Nacional
Operador
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Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
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base para la evaluación del desempeño. En caso que el Proveedor no
tenga una evaluación aceptable o superior a 6 puntos sobre 10, el res-
ponsable de la evaluación deberá tomar la decisión de analizar la posible
terminación de la relación comercial con el proveedor (con la ayuda las
área de Compras y Jurídica) o enviar informe al proveedor para que este
presente un plan de acción con el fin de mejorar su desempeño en un
período corto de tiempo (3 meses). Se deberá establecer la fecha para
realizar una nueva evaluación.
Criterios para evaluación de desempeño de Proveedores
§ Calidad del producto y/o servicio (50%)
§ Tiempo de respuesta (20%)
§ Condiciones comerciales y de entrega y post venta (10%)
§ Soporte técnico (20%)
Cada criterio se califica con un valor entre 1 y 10 y la calificación final es
el promedio ponderado de los criterios evaluados.
Si el proveedor obtiene una calificación menor a 6, se marca en el maes-
tro de Proveedores con la categoría de “No apto”.
Para todos los casos la calificación se registra en el maestro de Provee-
dores.
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MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
§ Todos los negocios jurídicos que celebre Argos deben estar sujetos en
un todo a los preceptos de la Vicepresidencia Jurídica.
§ Los negocios jurídicos celebrados por Argos lo obligan jurídicamente y
generan las consecuencias legales, administrativas y de responsabili-
dad personal del funcionario que firma.
§ La renovación de contratos puede llevarse a cabo, previa calificación
favorable del Usuario del bien o servicio, con el mismo Proveedor siem-
pre que las prórrogas no sean superiores a tres (3) años consecutivos,
en cuyo caso debe iniciarse nuevamente el proceso de convocatoria y
siempre y cuando la Gerencia de Compras participe en la negociación.
Igualmente, si el contrato no se renueva con el mismo Proveedor, el pro-
ceso de selección, evaluación, etc., debe iniciarse nuevamente a tra-
vés de la Gerencia de Compras.
§ Los funcionarios de la Organización en todo proceso de contratación
administrativa deben atender las normas del respectivo Código de
Ética y del Código de Buen Gobierno de Argos.
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comerciales deben cumplir con la vinculación de Proveedores definida y
ejecutada por la Gerencia de Compras, quien será el único canal recono-
cido en la Organización para llevar a cabo la actividad de vinculación de
Proveedores.
Todo Proveedor, sin excepción alguna debe diligenciar, previamente a la
negociación de un bien o servicio, el Formato de Registro y Actualización
de Proveedores. Home » 06-Macroproceso Compras » Procesos » Proceso
Administración de Proveedores » Formatos y Guías
Excepciones a la norma: estarán exentas del diligenciamiento del for-
mato de vinculación de Proveedores, mas no de la verificación de las cen-
trales de información y CIFIN los siguientes tipos de contrataciones de
bienes o servicios:
§ Contrataciones Menores: Contrataciones que no superen los 2.5
SMMLV.
§ Contrataciones por Internet: Estas Contrataciones deberán seguir las
normas y políticas establecidas en el presente documento.
La Gerencia de Compras es la responsable de enviar la documentación
de los Proveedores a la Gerencia de Riesgos para que ésta evalúe la sol-
vencia económica del Proveedor y la capacidad financiera para respon-
der por las obligaciones contraídas en una negociación.
No se debe realizar ningún desembolso a Proveedores que no hayan rea-
lizado su vinculación formal a través de la Gerencia de Compras.
No se debe llevar a cabo la vinculación del Proveedor si no se cuenta con
la totalidad de la información solicitada por la Organización en el Formato
de Vinculación de Proveedor.
La actualización de información de Principales Proveedores activos será
responsabilidad de la Gerencia de Compras y debe realizarse anualmen-
te a partir de la fecha de la vinculación o última actualización.
Aquellos Proveedores que Argos invite a participar en un proceso de con-
tratación de un bien o servicio, deben estar vinculados de manera activa,
de no ser así, es necesario realizar una actualización completa de su
información.
La Gerencia de Compras evaluará la situación financiera del Proveedor y
de ser requerido, la validará con la Gerencia de Riesgos.
Para negociaciones con montos estimados superiores a mil (1000)
SMMLV o en Proyectos Especiales, la Gerencia de Compras y/o el Usua-
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MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
rio responsable del servicio o bien contratado, deben llevar a cabo una
visita a las instalaciones del Proveedor.
Para montos menores a la cantidad definida, el Proveedor debe llevar a
cabo una presentación de su empresa y su portafolio a la Gerencia de
Compras y al Usuario responsable del servicio o bien a contratar.
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g. La ampliación, actualización o modificación de software ya instalado
en Argos o del soporte del mismo, respecto del cual el propietario
tenga registrados tales derechos.
h. Las actividades relacionadas con proyectos pilotos, con los cuales se
pretenda lograr objetivos como:
Ÿ Demostrar la viabilidad de nuevas tecnologías y la compatibilidad
con los sistemas existentes.
Ÿ Ilustrar a los Usuarios sobre las capacidades y las bondades de las
nuevas tecnologías.
Ÿ Adquirir el conocimiento (Know-how) sobre nuevas tecnologías.
Ÿ Evaluar otros aspectos que permitan analizar la viabilidad de imple-
mentar un proyecto con nuevas tecnologías.
i) Los contratos de asociación a riesgo compartido u otros de colabora-
ción empresarial.
Otros Casos en los que se podrá trabajar con base en una (1) sola coti-
zación:
§ Representante exclusivo de una marca o fuente única.
§ Cuando se hayan solicitado varias cotizaciones y se reciba respuesta
de solo una de ellas, se podrá negociar directamente con el Proveedor
que presentó la única propuesta, sin adelantar un nuevo trámite de
cotización, siempre y cuando hayan trascurrido tres (3) días hábiles
luego de la fecha de solicitud de respuesta de la cotización y que el pro-
veedor cumpla con los requerimientos exigidos por Argos.
§ Se solicita cotización de un servicio a un solo proveedor cuando la nece-
sidad inminente del servicio no permita realizar el proceso de cotiza-
ción establecido o cuando se haya capacitado a un proveedor o contra-
tista en la ejecución del servicio, siempre y cuando garantice la sosteni-
bilidad de los precios, la calidad y la oportunidad en la prestación del
servicio o cuando exista una fuente única.
Toda la información relacionada con el proceso de evaluación y selección
de propuestas responderá a lo establecido en el Código de Ética de la
Organización, y particularmente con lo concerniente a los principios
sobre conflictos de interés, información privilegiada y confidencialidad,
que hacen parte del Código de Ética y a las disposiciones que sobre este
proceso se amplían en el Código de Buen Gobierno.
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MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
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1. Toda contratación de servicios cuyo valor sea igual o superior a dos-
cientos treinta (230) SMLMV, o de bienes cuyo valor sea igual o supe-
rior a cuatrocientos sesenta (460) SMLMV, requiere formalización
contractual, ya sea mediante la suscripción de un contrato o por
medio de la aceptación de una oferta mercantil mediante orden de
compra.
No obstante lo anterior, cuando se trate de la compra de materias pri-
mas o bienes que la Organización compra de manera masiva y reite-
rada, la VP Jurídica podrá autorizar a solicitud del Usuario, la realiza-
ción de la compraventa sin necesidad de suscribir contrato u oferta
mercantil, y en dichos casos, esas compraventas quedarán regula-
das por los Términos y Condiciones.
2. Dependiendo de la naturaleza de los bienes y/o servicios que se
quieran contratar, aún cuando su valor sea inferior a los valores indi-
cados en el numeral anterior, cuando el Usuario considere que la
negociación tiene características especiales que se requieran regu-
lar de forma especifica para proteger los intereses de Argos, se debe-
rá elaborar un contrato u oferta mercantil, lo cual será solicitado por
el Usuario a la VP Jurídica.
En relación con la negociación de bienes Inmuebles, la Vicepresidencia
de Concreto, Vicepresidencia Administrativa o Vicepresidencia Ambien-
tal, según el caso, serán responsables de oficializar la compra por medio
de un contrato y de acuerdo con las normas y políticas de contratación,
con el Apoyo de Gerencia Jurídica de Unidades de Negocio.
Para la adquisición de bienes o servicios sólo deben emplearse las for-
mas y minutas elaboradas o aprobadas por la Vicepresidencia Jurídica
de Argos.
Todo Usuario debe canalizar cualquier oferta, contrato o documento
legal para la revisión de la Vicepresidencia Jurídica, a través de la Geren-
cia de Compras, siempre que esté dentro de sus competencias.
Los bienes y/o servicios legalizados mediante una orden de compra
deben ser aprobados por el Gerente de Compras o por quien éste dele-
gue o por quien tenga la atribución.
Toda propuesta debe contar con la evidencia de la conformidad del Usua-
rio sobre los resultados de la evaluación de la propuesta.
Toda negociación cuya formalización sea a través de un contrato u oferta
mercantil debe contar con la aprobación del Vicepresidente respectivo y
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Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
22.6. ANTICIPOS
Los anticipos son aprobados y negociados por la Gerencia de Compras o
por quien tenga la atribución.
No se deben otorgar anticipos sin que los mismos estén debidamente
negociados y pactados en el contrato, oferta mercantil u orden de com-
pra. Antes de efectuar cualquier desembolso, el Proveedor debe consti-
tuir la póliza que garantice el buen manejo del anticipo por el cien por
ciento (100%) del mismo. Previo al desembolso del anticipo, la Gerencia
de Riesgos debe elaborar una evaluación del Proveedor y será esta la
única gerencia autorizada para otorgar anticipos y para solicitar y recibir
la cuenta de cobro correspondiente a los mismos.
La Gerencia de Compras, o quien tenga la atribución, es la responsable
de autorizar el pago de los anticipos, así como controlar que el pago del
anticipo se realice en los períodos y montos pactados en la negociación y
que el mismo esté debidamente soportado por la póliza correspondien-
te.
Cuando el otorgamiento de un anticipo supere las Atribuciones de la
Gerencia de Compras debe ser aprobado por el Vicepresidente Financie-
ro u otro representante legal y debe estar soportada por un análisis finan-
ciero.
Es responsabilidad de la Gerencia de Compras el control y seguimiento
de los anticipos.
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No se otorgarán anticipos para compras menores a veinticinco (25)
SMMLV.
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Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
22.8. FIRMAS
Sin excepción, los contratos deben ser firmados por un representante
legal del Proveedor y de Argos. Adicionalmente, los contratos deben llevar
el visto bueno del Usuario que solicitó el bien y/o servicio y del abogado
de Argos que elaboró el contrato.
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22.9. IMPUESTOS
La celebración de un contrato con un Proveedor nacional o extranjero
puede estar sujeta al pago de impuestos, tales como IVA, timbre, reten-
ción en la fuente, etc., por lo tanto, es indispensable que al momento de
la negociación se analicen las condiciones para que Argos pueda cele-
brar un contrato sin incurrir en costos ocultos por una indebida contrata-
ción. Argos cuenta con la Gerencia Jurídica de Asuntos Tributarios y Adua-
neros como área que podrá brindar asesoría en éstos aspectos durante
la negociación.
En materia de impuesto de timbre se debe aplicar lo que dispongan las
Vicepresidencias Jurídica y Financiera, de acuerdo con las normas de la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), disposiciones que
se deben observar al momento de la firma y/o prórrogas y/o renovacio-
nes de un contrato.
Por política, Argos no debe asumir más del 50% del impuesto de timbre
en los contratos que se celebren y que causen dicho impuesto.
Cuando se suscriban contratos (licencia de uso, asistencia técnica, servi-
cio técnico, entre otros) con Proveedores del exterior, los gravámenes
correspondientes a impuesto sobre la renta deben ser asumidos en su
totalidad por el Proveedor de acuerdo con la legislación colombiana.
Argos debe actuar como agente retenedor y expedir el certificado de
retención en la fuente para los efectos pertinentes.
En ningún caso se podrá pagar retención en la fuente por fuera del con-
trato puesto que dicho gasto sería no deducible y por lo tanto generaría
doble costo.
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MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
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22.12.2. CUSTODIA DE CONTRATOS
Todo Usuario que haya negociado un contrato es responsable del envío
del original de los contratos originales a los Centros de Administración de
Documentos (CAD), quienes se encargarán de remitirlos a su vez al con-
tratista responsable de la administración del archivo de Argos. Los con-
tratos estarán disponibles para consulta de los Usuarios de acuerdo con
las autorizaciones que otorgue la compañía. Los Usuarios no deberán
guardar originales de los contratos. La Vicepresidencia Jurídica no será
responsable de custodiar ningún contrato, salvo aquellos en los cuales
es la Usuaria, como por ejemplo los contratos de prestación de servicios
suscritos con abogados externos.
22.13. FACTURACIÓN
Todo Usuario que tenga bajo su responsabilidad la administración de con-
tratos de prestación de servicios y/o procesos en Outsourcing, es el res-
ponsable de la revisión y autorización de las facturas respectivas. Las fac-
turas solamente deben ser aprobadas por el Usuario del servicio o en
quien éste delegue expresamente y de acuerdo a sus Atribuciones, asu-
miendo en todo caso la responsabilidad de informar a la Gerencia de Con-
tabilidad para su debida contabilización.
Es requisito indispensable que los costos y/o gastos e impuestos se cau-
sen (se registren contablemente) dentro del mismo mes de recepción de
la factura.
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Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
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23. PROVEEDORES DEL EXTERIOR
Para la celebración de negociaciones con residentes en el exterior, la Vice-
presidencia Financiera, debe solicitar asesoría de la Gerencia Jurídica de
Asuntos Tributarios, Aduaneros y Cambiarios, así como a la Gerencia Jurí-
dica de Asuntos Comerciales y Administrativos, según el caso, con el fin
de buscar para Argos la obtención de beneficios tributarios y/o evitar ries-
gos cambiarios y mayores costos para Argos. No obstante lo anterior, a
continuación se dan pautas para tener en cuenta en la contratación con
Proveedores del exterior:
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Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
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En los contratos con Proveedores del exterior deberá pactarse expresa-
mente que los empleados del Proveedor deberán cumplir con todas las
normas y políticas aplicables en Colombia, y por lo tanto, deberán ade-
lantar los trámites que sean necesarios ante compañías de seguros, com-
pañías de riesgos profesionales, etc.
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Usuario del bien o servicio contratado a la Vicepresidencia Financiera,
quien tiene la facultad de aplicar las penalizaciones del caso, con el
Apoyo de la Gerencia Jurídica respectiva.
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26. CONTINUIDAD DEL NEGOCIO PARA LA
CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES DE
SERVICIOS DE OUTSOURCING
Para procesos en Outsourcing es de obligatorio cumplimiento el contar
con un plan de continuidad del negocio (alternativas de Contingencia)
que le asegure a Argos la realización de los procesos contratados y dispo-
ner de respaldo para ofrecer el servicio en las siguientes circunstancias:
§ Falla en los equipos de tecnología que soportan los procesos
§ Falla de energía (UPS y plantas eléctricas)
§ Falla en las telecomunicaciones
§ Pérdida del sitio de trabajo: por imposibilidad de acceso o por desastre
(natural o intencional)
§ Pérdida o ausencia repentina de personal clave que ejecuta los proce-
sos contratados.
§ Falla en los aplicativos o programas que soportan los procesos contra-
tados.
§ Aumento de volúmenes en días pico que afecten el cumplimiento de la
operación.
§ Eventos Fortuitos en las oficinas o sucursales de Argos que afecten el
cumplimiento de los horarios establecidos.
Así las cosas, se debe acordar con los Proveedores los tiempos de recu-
peración de los procesos contratados en caso de presentarse un evento
que interrumpa el servicio, dependiendo del ciclo de los procesos (quin-
cena, fin de mes).
Para asegurar la efectividad del plan de continuidad, el Proveedor del Out-
sourcing deberá
§ Diseñar y ejecutar un plan anual de pruebas de contingencia, con la
participación y verificación de la Organización.
§ Autorizar a las áreas de auditoria de la Organización a revisar la docu-
mentación y los procesos de contingencia así como validar la ejecución
de las pruebas de contingencia.
§ Diseñar dentro de los procesos los controles que prevengan o mitiguen
el impacto en una situación de contingencia.
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27. ARBITRAMENTO
Por regla general, no se pactará cláusula compromisoria o arbitramento
en los contratos, ofertas mercantiles o demás documentos legales que
vinculen a Argos. Lo anterior tendrá las siguientes excepciones:
1. Contratos u ofertas mercantiles de cuantías superiores a 5.000
SMLMV en los que la contraparte se niegue rotundamente a contra-
tar sin pactar arbitramento. En estos casos se utilizará la siguiente
cláusula compromisoria:
Cláusula Arbitramento Entre Residentes:
CLÁUSULA COMPROMISORIA: En caso de presentarse controver-
sias entre las partes, derivadas o con ocasión del presente ofreci-
miento (o Contrato), si las mismas no pueden dirimirse por las par-
tes, éstas podrán someter su definición a la decisión de un (1) árbi-
tro, el cual será abogado colombiano y será seleccionado por el Cen-
tro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá.
El fallo será en derecho. El arbitramento funcionará en el Centro de
Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá y se
sujetará a lo dispuesto en la Ley 446 de 1998, en el Decreto 1818
de 1998 y en las demás disposiciones del ordenamiento jurídico
nacional que los modifiquen o adicionen.
2. Contratos u ofertas mercantiles donde la contraparte sea una socie-
dad con domicilio fuera de Colombia, caso en el cual deberá utilizar-
se una cláusula del siguiente tenor:
Cláusula Arbitramento con No Residentes:
CLÁUSULA COMPROMISORIA: todas las diferencias que se deriven
del presente contrato o que guarden relación con éste, serán resuel-
tas definitivamente de acuerdo con el reglamento de Arbitraje de la
Cámara de Comercio Internacional por tres (3) árbitros nombrados
conforme a este reglamento. Los árbitros deberán ser abogados
colombianos y fallarán en derecho aplicando las normas colombia-
nas. La sede del tribunal de arbitramento será la Cámara de Comer-
cio de Bogotá. El idioma oficial del proceso de arbitraje será el espa-
ñol.
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