You are on page 1of 57

MANUAL PARA

LA ADMINISTRACIÓN
DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES
DE BIENES Y SERVICIOS
MANUAL PARA
LA ADMINISTRACIÓN
DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES
DE BIENES Y SERVICIOS
CONTENIDO
Pág.
1. INTRODUCCIÓN 5
2. PRINCIPIOS GENERALES 5
3. OBJETIVO GENERAL 6
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6
5. ALCANCE 7
6. DEFINICIONES 8
7. RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL (“RSE”) 11
8. NORMAS LABORALES PARA CONTRATISTAS 12
9 SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 14
10. CLÁUSULA DE AUDITORÍA 16
11. SUMINISTRO DE SERVICIOS
EN LAS INSTALACIONES DE ARGOS 17
12. SEGURIDAD FÍSICA 18
13. DOCUMENTOS PARA LA CONTRATACIÓN 19
14. CONOCIMIENTO DE LOS CLIENTES
Y DE LOS PROVEEDORES 20
15. CONTROL A PROVEEDORES DE SERVICIOS 20
16. MANEJO AMBIENTAL 21
17. COMPETENCIAS DE NEGOCIACIÓN
Y CONTRATACIÓN 22

3
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

18. ATRIBUCIONES 23
19. COMITÉS DE COMPRAS 25
20. RESPONSABILIDADES 26
21. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 29
22. NORMAS DE CONTRATACIÓN 33
23. PROVEEDORES DEL EXTERIOR 47
24. POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN 49
25. PRÁCTICAS NO AUTORIZADAS 52
26. CONTINUIDAD DEL NEGOCIO PARA
LA CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES
DE SERVICIOS DE OUTSOURCING 53
27. ARBITRAMENTO 55
28. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO 56
29. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS DEL PRESENTE
MANUAL DE CONTRATACIÓN 56

4
1. INTRODUCCIÓN
Inversiones Argos S.A., Cementos Argos S.A. y las Compañías Asociadas
a las anteriores (en adelante “Argos”) manifiestan su compromiso de res-
peto por el trabajo digno y productivo; para ello, presentan en este docu-
mento una compilación de normas, políticas y procedimientos para la eje-
cución de todos los procesos de contratación, uso apropiado de los
recursos y de las diferentes formas de contratación contempladas en la
legislación, con el fin de lograr que sean ágiles, racionales, eficientes y
ajustadas a la ley, garantizando el mejor apoyo en la atención de las nece-
sidades de bienes y servicios que ayudarán a la estabilidad del negocio y
al logro de los objetivos corporativos de Argos.
Las actuaciones de quienes intervengan en los procesos de contratación
deberán regirse por los principios éticos, de buena fe, transparencia, eco-
nomía, responsabilidad y calidad, de acuerdo con las medidas de control
y prevención establecidas en las normas legales aplicables, tales como,
las certificaciones de calidad y conformidad, el Código de Ética, el Código
de Buen Gobierno, el Reglamento Interno de Trabajo e Higiene y Seguri-
dad Industrial, los niveles de atribuciones, los mecanismos de control y
demás procedimientos establecidos por Argos.

2. PRINCIPIOS GENERALES
Argos, en el desarrollo de su proceso de contratación, está comprometi-
da con:
§ La excelencia en los procesos de negociación de bienes y servicios.
§ Fomentar entre sus Proveedores del cumplimiento cotidiano de valo-
res como la confianza y la lealtad. Se promoverán y establecerán meca-
nismos de negociación gana - gana, alianzas, comunicación de doble
vía y la adopción de soluciones logradas de manera compartida.
§ Garantizar, mediante la evaluación objetiva y el suministro de informa-
ción oportuna y pertinente, la igualdad de condiciones a todos sus Pro-
veedores tanto nacionales como extranjeros, en un escenario competi-
tivo con el cumplimiento permanente de los estándares de calidad.
§ Promover en los procesos de negociación el desarrollo sostenible del
país.

5
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

§ Apoyar la aplicación efectiva de la tecnología en el proceso de contrata-


ción.
§ Fomentar entre los contratistas la Responsabilidad Social Empresarial
(“RSE”), y especialmente aplicando los siguientes principios del Pacto
Global sobre RSE:
1. Apoyar y respetar la protección de los derechos humanos
2. No ser cómplice de abusos de los derechos
3. Apoyar los principios de la libertad de asociación sindical y el dere-
cho a la negociación colectiva
4. Eliminar el trabajo forzoso y obligatorio
5. Abolir cualquier forma de trabajo infantil
6. Eliminar la discriminación en materia de empleo y ocupación
7. Apoyar el enfoque preventivo frente a los retos medioambientales
8. Promover mayor responsabilidad medioambiental
9. Alentar el desarrollo y la difusión de tecnologías respetuosas del
medio ambiente

3. OBJETIVO GENERAL
Estructurar y desarrollar el Manual de Contratación para Argos

4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
§ Establecer las normas y políticas para todos los procesos de contrata-
ción de terceros que cubran los aspectos jurídicos, de compras, labora-
les, de condiciones de trabajo, de remuneración o compensación, de
seguridad social integral, ambiental, salud ocupacional y de bienestar
laboral que requiere la Organización.
§ Establecer una forma única de gerenciar la contratación para todas las
plantas cementeras, concreteras, minas, canteras, puertos, centros
de distribución y demás instalaciones de Argos
§ Establecer parámetros que faciliten la decisión para efectuar contrata-
ciones por Outsourcing.

6
§ Dotar a la Organización de una guía para la regularización de las dife-
rentes modalidades de contratación.
§ Identificar, seleccionar y conservar proveedores a través de una correc-
ta evaluación y calificación, que se fundamente en criterios éticos, de
calidad, de capacidad operativa y económica, de cumplimiento, de pre-
cio y de servicio para garantizar una base de datos de proveedores idó-
neos para Argos.
§ Buscar que toda actuación de los funcionarios, para la adquisición de
bienes y servicios, sea realizada en forma ética, transparente, estan-
darizada y equitativa frente a los Proveedores.
§ Garantizar, mediante las normas y políticas aquí establecidas, que las
personas naturales o jurídicas con las cuales Argos establezca víncu-
los a través de la adquisición de bienes, productos y servicios o
mediante negociación de cualquier otro tipo de contratación, no se
encuentren relacionadas o involucradas con actos ilícitos.
§ Asignar Atribuciones y responsabilidades a las diferentes áreas acor-
des con la estructura de Argos.
§ Garantizar que el proceso de contratación se desarrolle bajo los princi-
pios generales definidos en el presente documento.
§ Establecer políticas y procedimientos de auditoría periódica conforme
a las normas nacionales y recomendaciones internacionales.
§ Establecer los responsables de realizar los procedimientos de audito-
ría a la contratación de la Organización.

5. ALCANCE
El Manual con las políticas y procedimientos de contratación, se aplicará
en todas las actividades de Contratación de Argos.
Pretende regular el proceso de contratación desde la identificación, eva-
luación y selección de proveedores o Contratistas hasta la calificación de
su gestión, la divulgación al Proveedor y a las diferentes áreas de la Orga-
nización relacionadas de dicha calificación y el seguimiento a las mejo-
ras planteadas.

7
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

6. DEFINICIONES
Para efectos del presente Manual, las siguientes palabras tendrán el sig-
nificado que se les asigna a continuación.
§ Apoyo: asesoría que prestan las áreas de servicio de la Organización
tales como la Vicepresidencia Jurídica, la Vicepresidencia Administrati-
va o la Vicepresidencia Financiera en los procesos de contratación.
§ Aprobación: autorización que se da por quien tenga Competencia, de
acuerdo con las Atribuciones asignadas en el presente Manual, para
realizar cualquier acción relacionada con la contratación, tales como la
firma de un contrato, la expedición de una orden de compra o el pago
de un anticipo.
§ Atribuciones: montos en dinero o en Salarios Mínimos Mensuales
Legales Vigentes (“SMMLV”) hasta los cuales cada Usuario tiene Com-
petencia para contratar.
§ Cláusula valuativa: cláusula por medio de la cual se establece que un
bien o servicio tendrá un valor como referencia en dólares pero será
pagadero en la moneda de curso legal en Colombia (“Pesos”) a la tasa
de cambio que acuerden las partes. Salvo las excepciones que consa-
gra la ley, todas las operaciones realizadas entre residentes colombia-
nos deben pagarse en Pesos.
§ Compañías Asociadas: son la matriz o las sociedades controladas
directa o indirectamente (filiales o subsidiarias) por Inversiones Argos
S.A. o Cementos Argos S.A[1]. Se presumirá que existe control por parte
de Cementos Argos S.A. sobre una sociedad cuando se presente cual-
quiera de los supuestos consagrados en el artículo 260 del Código de
Comercio.
§ Competencia: capacidad para tomar una decisión relacionada con la
contratación de Argos.
§ Compras: adquisición de bienes o servicios.
§ Contratista independiente: son Contratistas independientes y, por

[1] Artículo 260 Código de Comercio: "Una sociedad será subordinada o controlada cuando
su poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad de otra u otras personas que
serán su matriz o controlante, bien sea directamente, caso en el cual aquella se denomina-
rá filial o con el concurso o por intermedio de las subsidiarias de la matriz, en cuyo caso se
llamará subsidiaria".

8
tanto, verdaderos patronos y no representantes ni intermediarios, las
personas naturales o jurídicas que contraten la ejecución de una o
varias obras o la prestación de servicios en beneficio de terceros, por
un precio determinado, asumiendo todos los riesgos, para realizarlos
con sus propios medios y con libertad y autonomía técnica y directiva.
El beneficiario del trabajo o dueño de la obra, a menos que se trate de
labores extrañas a las actividades normales de su empresa o negocio,
será solidariamente responsable con el Contratista o subcontratista.
§ Contrato: acuerdo de voluntades entre Argos y un Proveedor de bienes
o servicios, que regula las condiciones que regirán las relaciones
comerciales entre las partes.
§ Cooperativas de Trabajo Asociado —CTA—: son empresas asociativas
sin ánimo de lucro, que tienen por objeto asociar a un grupo de perso-
nas para la producción de bienes, la ejecución de obras o la prestación
de servicios en forma autogestionaria.
Ÿ Deben contar con autonomía administrativa y financiera, organizar
directamente las actividades de trabajo de sus asociados y en caso
de actuar en el área de los servicios, deberán asumir los riesgos en
la realización de su labor.
Ÿ Deberán ser propietarias, poseedoras o tenedoras de los medios
materiales de labor, o de los derechos que proporcionen fuentes de
trabajo, o de los productos de trabajo.
§ Desembolso: pago de un bien o servicio contratado.
§ Disponibilidad presupuestal: monto en dinero o SMMLV disponible
para la adquisición de un bien o la contratación de un servicio.
§ Empresa de Servicio Temporal —EST—: es aquella que contrata la
prestación de servicios con terceros beneficiaros para colaborar tem-
poralmente en el desarrollo de sus actividades, mediante la labor desa-
rrollada por personas naturales, contratadas directamente por la
empresa de servicios temporales, la cual tiene con respecto de éstas
el carácter de empleador. Los Usuarios de las EST sólo podrán contra-
tar con éstas en los siguientes casos:
Ÿ Cuando se requiere reemplazar personal en vacaciones, en uso de
licencia, en incapacidad por enfermedad o maternidad.
Ÿ Cuando se trate de labores ocasionales, accidentales o transitorias
a que se refiere el artículo 6º del Código Sustantivo de Trabajo
(“CST”).

9
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

Ÿ Para atender incremento en la producción, el transporte, las ventas


de productos o mercancías, los períodos estacionales de cosechas
y la prestación de servicios por un término de seis (6) meses prorro-
gables hasta por seis (6) meses más.
§ Interventor: persona natural o jurídica que supervisa las actividades
de un contrato con la finalidad de verificar el correcto cumplimiento de
las obligaciones de las partes. Los interventores deberán estar capaci-
tados para verificar el debido cumplimiento de las obligaciones con-
traídas por el Contratista o Proveedor. En los casos en los que se consi-
dere conveniente, se podrá contratar con un interventor externo que
posea el conocimiento técnico específico adecuado.
§ Manual de Contratación: es el presente documento.
§ Negociación: es el proceso por medio del cual las partes discuten los
términos y condiciones de un contrato.
§ Oferta Mercantil: es el proyecto de negocio jurídico que una persona
formula a otra, que contiene los elementos esenciales del negocio y se
comunica al destinatario. Una vez la oferta es aceptada mediante
Orden de Compra tiene los mismos efectos legales de un contrato.
§ Orden de Compra de bienes o servicios: es el documento por medio
del cual se aceptan los términos y condiciones planteadas en una ofer-
ta mercantil o una cotización.
§ Organización: Cementos Argos S.A. y sus Compañías Asociadas o
Argos (según dicho término ha sido definido para efecto del presente
Manual).
§ Póliza de Seguro: es el documento donde constan las condiciones
generales de un contrato de seguro.
§ Proveedor: es la persona natural o jurídica que le vende bienes o le
presta servicios a Argos. También puede denominarse “Contratista”
§ Proyectos Especiales: aquellos que por su importancia estratégica
para la Organización reciban esta denominación por parte del Presi-
dente o del Comité Directivo de Argos.
§ Responsabilidad Social Empresarial: es una manera ética y transpa-
rente de hacer negocios, de relacionarse con los diferentes grupos de
interés de la Organización como: trabajadores y sus familias, provee-
dores, accionistas, clientes, comunidades cercanas a las plantas y el
medio ambiente.

10
§ RUC: registro único de contratistas.
§ Servicios Administrativos: son servicios que dan soporte al negocio
en las áreas administrativas de Argos.
§ Servicios Operativos: son aquellos relacionados con los manteni-
mientos, reparaciones, alquileres y montajes de plantas y equipos que
tienen que ver directamente con la operación del negocio de Argos.
§ Simple intermediario: son aquellas personas que contratan servicios
de otras para ejecutar trabajos en beneficio y por cuenta exclusiva de
un patrono.
§ Usuario: área o persona de Argos que recibe, solicita, compra o
adquiere un bien o servicio, bien sea de otra persona o área interna o
de un Proveedor.

7. RESPONSABILIDAD SOCIAL
EMPRESARIAL (“RSE”)
La Responsabilidad Social es una manera ética y transparente de hacer
negocios, de relacionarse con los diferentes grupos de interés de la Com-
pañía como: trabajadores y sus familias, proveedores, accionistas, clien-
tes, vecinos, comunidades cercanas a las plantas y el medio ambiente.
Para Argos la responsabilidad social es una parte esencial de la actividad
empresarial, ya que el hacer negocios implica una intervención en el
desarrollo sustentable de la sociedad, que nos demanda a estar atentos
a lo que somos como seres humanos y a la manera como nos relaciona-
mos con los demás.
Políticas de Responsabilidad Social Empresarial
§ La RSE tiene como principio básico la generación y conservación de la
empresa.
§ La RSE favorece el desarrollo y el bienestar de las partes interesadas
de la sociedad donde existe y se desenvuelve.
§ La RSE supone el respeto real a los derechos y obligaciones consagra-
dos en la ley.
§ La RSE concilia la generación de riqueza para el negocio con el respeto
a los derechos de los grupos de interés.

11
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

§ La RSE incluye en sus políticas y objetivos minimizar el impacto


ambiental y trabajar por el mejoramiento y desarrollo de las comunida-
des de influencia de la Organización.
§ La RSE se consolida como una estrategia de competitividad en el mer-
cado y seguridad para la Compañía.

8. NORMAS LABORALES PARA


CONTRATISTAS
8.1. Derechos laborales fundamentales
§ Prohibición del Trabajo Forzado: los Proveedores que le presten servi-
cio a Argos no utilizarán, ni auspiciarán el uso de mano de obra involun-
taria o colaboración bajo amenaza de ser sancionado en caso de no
hacerlo.
§ Prohibición del Trabajo Infantil: los Proveedores que le presten servi-
cio a Argos deberán respetar la oportunidad de los niños de desarro-
llarse física y mentalmente en todo su potencial; por lo tanto, no ofrece-
rán empleo a personas menores de 18 años.
§ Prohibición del Acoso o Abuso: los Proveedores que le presten servi-
cio a Argos proveerán un ambiente de trabajo libre de acoso, abuso, o
castigo corporal en cualquiera de sus formas.
§ Compensación y Prestaciones: los Proveedores que le presten servi-
cio a Argos garantizarán que las compensaciones pagadas cumplan
rigurosamente con todas las leyes aplicables.
§ Jornada de Trabajo: los Proveedores que le presten servicio a Argos,
garantizarán que las horas trabajadas cada día y los días trabajados
cada semana no excederán los límites legales.
§ Prohibición de la Discriminación: los Proveedores que le presten ser-
vicio a Argos contratarán, pagarán y promoverán a los trabajadores
con base en su habilidad para desempeñar el trabajo, y no por carac-
terísticas o creencias personales.
§ Libertad de Asociación y Negociación Colectiva: los Proveedores que
le presten servicio a Argos reconocerán y respetarán el derecho de
todos los trabajadores de escoger si desean o no organizarse e incor-
porarse a organizaciones de su elección y a establecer negociaciones
colectivas de trabajo de conformidad con la ley.

12
8.2. Leyes y Reglamentos
§ Cumplimiento de Leyes y Derechos Fundamentales: todo Contratista
que le preste servicios a Argos cumplirá con las leyes y reglamentos en
todas las plantas cementeras, concreteras, puertos, minas, canteras,
centros de distribución y demás instalaciones donde presten sus servi-
cios. Cuando los Contratistas presten servicios para Argos, pero no
ingresen a sus centros productivos o de distribución, deben del mismo
modo acogerse al cumplimiento de las normas legales y derechos fun-
damentales legales contenidos en este documento.
§ Reglamento Interno de Trabajo y Reglamento de Higiene y Seguri-
dad Industrial: todo Contratista y sus trabajadores que presten los ser-
vicios a Argos dentro de las instalaciones de la compañía contratante,
deberán acatar y respetar todas las normas que se establezcan en los
reglamentos Internos de Trabajo y de Higiene y Seguridad Industrial
vigentes en Argos. Si los trabajos se realizan en las instalaciones del
Contratista, Argos verificará que exista y se cumpla con el reglamento
interno de trabajo y el de higiene y seguridad industrial propios del Con-
tratista.
§ Cumplimiento a las normas legales de carácter laboral: en cualquier
momento que sea requerido el Contratista, deberá demostrar que al
personal que realiza la obra se le ha efectuado el pago de los salarios,
prestaciones sociales, seguridad social e indemnizaciones a que diere
lugar. En su defecto, el contratante podrá retener de los pagos parcia-
les o de la liquidación final, las sumas necesarias para ello. Lo anterior
deberá quedar pactado expresamente en el contrato o documento
legal que rija las relaciones entre las partes.
El Contratista debe garantizar a sus trabajadores los mismos o similares
beneficios en materia de transporte, alimentación, dotación, recreación,
salud ocupacional y seguridad industrial que la empresa contratante
tenga establecido para sus trabajadores en el lugar de trabajo. Esta simi-
litud se refiere a las condiciones de trabajo y no necesariamente a com-
pensación salarial y/o de prestaciones sociales extralegales.
Periódicamente se realizarán auditorías laborales integrales — internas y
externas—. Dichas auditorías incluyen, entre otras, la verificación del cum-
plimiento de los estándares del RUC (registro único de contratistas). Adi-
cionalmente se efectuarán evaluaciones del desarrollo de los contratos y
el desempeño de los contratistas.

13
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

9. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL


§ Requisitos previos de ingreso: todo Contratista debe cumplir con los
requisitos de ley en relación a la seguridad social integral (afiliaciones,
dotación e implementos de seguridad personal y firma de contratos de
trabajo). Adicionalmente, aquellos Contratistas que realizan activida-
des para Argos por períodos superiores a un año deben tener la certifi-
cación del RUC.
§ Inducción: toda empresa Contratista nueva o de reingreso que vaya a
prestar servicios a las instalaciones de Argos, debe recibir inducción
sobre las políticas y normas de seguridad y salud ocupacional de la
Empresa antes de iniciar actividades operativas dentro de las instala-
ciones.
§ Plan de seguridad y salud ocupacional: para iniciar labores, el Contra-
tista deberá presentar al Departamento de Seguridad Industrial y
Salud Ocupacional de la empresa contratante, el programa de Salud
Ocupacional y el Plan General de Riesgos donde expliquen los contro-
les que se comprometen a tener en el sitio de trabajo para evitar acci-
dentes.
§ Circulación: el personal de trabajadores de Contratistas deberá per-
manecer en el área asignada para el cumplimiento de sus labores. No
está permitido que deambulen por las instalaciones de Argos o visiten
sitios no autorizados.
§ Vigía de seguridad: si el Contratista realiza actividades como trabajos
en altura, espacios confinados, trabajo en caliente, con energías peli-
grosas, actividades de construcción, operaciones de demolición u
otras que se consideren de alto riesgo, debe asignar una persona dedi-
cada exclusivamente a garantizar el cumplimiento de las normas de
seguridad industrial.
§ Orden y limpieza: el Contratista debe mantener y entregar el sitio de
trabajo en completo orden y aseo.
§ Equipo de protección personal: todo trabajador al servicio del Contra-
tista de Argos y sus unidades de negocio, debe ingresar con los ele-
mentos de protección personal (EPP) acordes con los riesgos de la
empresa contratante y los inherentes a la tarea específica del Contra-
tista. Son obligatorios los siguientes EPP: botas de seguridad, casco
naranja, protector respiratorio, gafas y protector auditivo.

14
§ Ingreso y salida de Herramienta de la planta: sólo quienes están auto-
rizados por Argos, podrán avalar la salida relacionada de herramientas
y/o equipos. Todo ingreso o salida autorizada de herramientas y equi-
pos se relaciona y es inventariada en los formatos definidos. Home »
10-Macroproceso Inventarios » Procesos » Proceso Almacenamiento »
Instructivos (“IN MANEJO Y CONTROL DE HERRAMIENTAS”).
§ Accidentes e incidentes, reportes: evento no deseado que involucra
pérdidas a personas, procesos y/o al medio ambiente que debe ser
informado inmediatamente por escrito, al departamento de Seguridad
y Salud Ocupacional de Argos y a la ARP correspondiente, utilizando el
formato establecido en método Argos.
§ Certificaciones y Permisos especiales: los trabajadores de los Con-
tratistas que realizan trabajos en altura, energías peligrosas, trabajos
en caliente y espacios confinados, deben estar certificados para la
labor que realizan por el ente competente para expedir dicha certifica-
ción y presentar el permiso respectivo emitido por dicho ente.
§ Emergencias: todos los trabajadores del Contratista deben apoyar las
actividades del plan de emergencia del sitio en el que realizan traba-
jos. Los trabajadores de los Contratistas deberán ser entrenados con
las brigadas de emergencia de los sitios en los que presten sus servi-
cios.
§ Señalización: las empresas Contratistas deben tener en cuenta los ele-
mentos necesarios para realizar encerramientos y prohibiciones de
paso como cintas, conos de demarcación y demás señalización que se
requiera para garantizar el trabajo y la circulación segura en al área en
que se realiza la tarea.
§ Identificación: toda persona natural, trabajador independiente o tra-
bajador de empresa Contratista que ingresa a la planta se identifica
presentando en portería el carné de la empresa que representa. El
carné se portará en un lugar visible durante la permanencia en la plan-
ta.
§ Ingreso de vehículos a la planta: no está permitido el ingreso de
vehículos de Contratistas a áreas no autorizadas. Las personas debe-
rán ingresar por las porterías autorizadas, cumpliendo los procedi-
mientos de ingreso establecidos y las normas de seguridad internas de
Argos.
§ Reportes: todo contratista debe presentar informes semanales donde

15
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

se consigna el resumen de los formatos de las charlas de seguridad,


cumpliendo los procedimientos y las normas de seguridad internas de
Argos.
§ Charlas de Seguridad: en todas las plantas se deben realizar presen-
taciones diarias sobre prevención para crear conciencia de seguridad.
§ Procedimientos de Trabajo Seguro (PTS): los contratistas deben par-
ticipar en la documentación de procedimientos de trabajo seguro
(PTS), indicando su forma segura de ejecutar las actividades cumplien-
do los procedimientos establecidos y las normas de seguridad internas
de Argos.
§ Procedimientos de Trabajo Estándares: los contratistas deben seguir
los procedimientos de trabajo estándares definidos y documentados.
§ Análisis de riesgo Operacional (ARO): los contratistas deben partici-
par en la evaluación de los riesgos asociados a las tareas que realizan
para Argos, cumpliendo los procedimientos establecidos y las normas
de seguridad internas de Argos.
§ Análisis de Accidente e Incidente: los contratistas deben efectuar un
análisis de todos los accidentes e incidentes sucedidos dentro de las
instalaciones de Argos, utilizando las herramientas administrativas
para evaluación de eventos fuera de control como son Causa Raíz,
5W1H y otras, cumpliendo los procedimientos establecidos y las nor-
mas de seguridad de Argos.

10. CLÁUSULA DE AUDITORÍA


En todos los contratos, ofertas mercantiles y demás documentos legales
que vinculen a Argos, deberá establecerse a favor de Argos la posibilidad
de realizar auditorías con la finalidad de verificar la protección de todos
los derechos que se pretenden proteger mediante la puesta en práctica
del presente Manual, el RUC y otros registros sobre la integridad de los
aspectos laborales fundamentales, tales como salarios, prestaciones y
beneficios.
La cláusula podrá[2] ser del siguiente tenor:

[2] Lo importante es que contenga el espíritu de permitirle a Argos ejercer un control sobre
el Proveedor, pero se podrá modificar para acomodarla al caso concreto de cada contrato.

16
Argos podrá en cualquier tiempo realizar visitas a las instalaciones de EL
PROVEEDOR para efectuar evaluaciones del servicio contratado y en
especial a la seguridad de los procesos relacionados con los servicios
prestados por EL PROVEEDOR.
Las revisiones de los Auditores autorizados por Argos podrán efectuarse
en las oficinas de EL PROVEEDOR y/o en el sitio en que se preste el servi-
cio contratado, en horas hábiles de trabajo. La auditoría podrá estar
acompañada por un funcionario de EL PROVEEDOR, quien le prestará su
mayor colaboración para realizar la labor encomendada. En caso de no
requerirse la visita, Argos podrá solicitar por escrito la información reque-
rida para su evaluación, siempre que esté relacionada con el servicio con-
tratado.
Argos tendrá derecho a examinar cualquier suma facturada en relación
con el servicio contratado, hasta dos (2) años después de la terminación
del mismo. Para tal fin, EL PROVEEDOR se obligará a poner a disposición
de los auditores de Argos todos documentos relacionados.
EL PROVEEDOR atenderá oportunamente las observaciones, requeri-
mientos de control y reclamos justificados que hiciere Argos como resul-
tado de tales revisiones. Si EL PROVEEDOR rehúsa facilitar el acceso a
los auditores de Argos, o rehúsa atender reclamos razonables, cualquier
suma en discusión no será reconocida si se debiere a la falencia obser-
vada, sin perjuicio de las demás consecuencias derivadas de la relación
contractual.

11. SUMINISTRO DE SERVICIOS


EN LAS INSTALACIONES DE ARGOS
Para definir la localización de los Contratistas se deberán tener en cuen-
ta los siguientes aspectos:
§ La ubicación de los Contratistas deberá estar en un sitio especial para
ellos dentro de la planta, centro de distribución o sede administrativa,
salvo en situaciones donde no sea posible.
§ Al momento de ubicar los Contratistas se deberá entregar a través de
un acta, la lista de equipos, servicios e instalaciones con el fin de que
los mismos sean devueltos en el mismo estado al momento de la ter-
minación del proyecto. En la misma Acta también deberán quedar la

17
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

lista de equipos que se utilizarán por parte de los Contratistas y que


son de su propiedad.
§ Las modificaciones que se pretendan realizar por parte de los Contra-
tistas a las instalaciones o servicios, deberán ser autorizadas por el
Gerente de planta o Director Administrativo. Los costos de esta modifi-
cación deberán ser a cargo del Contratista, salvo que se estipule lo con-
trario.
§ Los Contratistas se obligan a cumplir todas las normas y procedimien-
tos que sobre administración de inmuebles, muebles, enseres y ade-
cuaciones físicas se tienen definidos en la Organización.
En los contratos con terceros se deberá establecer claramente quién asu-
mirá los costos por concepto de servicios públicos, llamadas telefónicas,
servicios de Internet y otros servicios de comunicación.
Se determina de la misma forma que los costos de seguridad y vigilancia
que sean de dedicación exclusiva al servicio de los Contratistas, deberán
ser asumidos por éstos, salvo que se establezca de forma diferente en el
contrato u oferta.
No se podrá prestar o alquilar herramientas de Argos a los contratistas,
salvo en el caso de herramientas especiales, previa autorización de los
Directores de Mantenimiento de las respectivas Plantas.

12. SEGURIDAD FÍSICA


Todos los Contratistas están en la obligación de cumplir las políticas que
sobre seguridad ha dispuesto la Organización. Entre estas normas se
incluyen: requisitos de ingreso, requisas, control en porterías, ingreso de
vehículos, ingreso y registro de elementos del Contratista, normas sobre
visitantes, retiro y terminación de servicios, etc.
De la misma forma será responsabilidad de los Contratistas acatar las
normas y restricciones que por situaciones de orden publico se dispon-
gan en las instalaciones de Argos. Cualquier inquietud sobre las mismas
deberá ser consultada a la administración.
Con respecto al manejo de armas, explosivos o sustancias controladas,
es responsabilidad de los Contratistas cumplir todos los requisitos que la
ley exige y los requisitos que sobre almacenamiento, custodia, consumo
y retiro, se dispongan por parte de la Organización. Es obligación informar
con anticipación sobre el ingreso y retiro de estos elementos.

18
Al momento de comenzar las operaciones por parte de un Contratista, se
deben determinar los siguientes aspectos y condiciones de la operación:
§ El Contratista deberá presentar la orden de servicio asignada o en
caso de emergencia, la autorización del profesional de Argos corres-
pondiente.
§ El Contratista deberá entregar la lista completa de los funcionarios que
participarán en sus labores con el fin de autorizar su ingreso a las insta-
laciones de Argos. El ingreso de estas personas se realizará con base
en los requisitos de ingreso que tiene establecida la Organización.
§ El Contratista debe suministrar la lista de equipos de su propiedad que
utilizará para realizar el objeto del contrato. Copia de este listado debe-
rá quedar anexo al Acta de entrega de las instalaciones con el fin de ser
verificado a la terminación de los trabajos y permitir el retiro. De forma
periódica la administración podrá revisar si los equipos reportados son
los mismos que se encuentran en uso por parte de los Contratistas.
§ Se deberá suministrar la lista de vehículos que se utilizarán para las
operaciones, los cuales deberán cumplir los requisitos sobre ingreso,
autorización de salida, inspecciones y demás que tiene establecida la
Organización. De estos vehículos también deberán ser suministrados
los documentos legales que permiten su circulación.

13. DOCUMENTOS
PARA LA CONTRATACIÓN
Todo servicio contratado deberá estar soportado al momento del
comienzo de las operaciones por los siguientes documentos que rigen la
prestación del servicio:
§ Contrato, oferta mercantil u orden de compra.
§ Acuerdo de nivel de servicio parte integral del contrato principal que
establece las condiciones de servicios y los detalles de la interventoría
por parte de Argos.
§ Listado de precios que discriminan las condiciones económicas bajo
las cuales se prestará el servicio.
§ Listado de los responsables por parte del Contratista para la atención
de inquietudes y reclamos.

19
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

§ Anexos y documentos complementarios que contengan aspectos rele-


vantes para la prestación del servicio.

14. CONOCIMIENTO DE LOS CLIENTES Y DE


LOS PROVEEDORES
Todos los clientes y proveedores de Argos deberán diligenciar un formato
con los datos donde se consignen su información básica, tal como su
domicilio y calidad de persona natural o jurídica. En caso de tratarse de
una persona jurídica, deberá indicarse el objeto social de la misma, el
nombre de su representante legal, todo lo cual deberá verificarse con un
certificado de existencia y representación legal expedido por la respecti-
va Cámara de Comercio. Ver formato en método Argos.
Adicionalmente, tanto clientes como proveedores, deberán dar referen-
cias comerciales y firmar la autorización para consulta y reporte a centra-
les de información financiera.
Cada asesor comercial será responsable de obtener y mantener actuali-
zada la anterior información correspondiente a los clientes que atiende.
Así mismo, cada funcionario de la Gerencia de Compras o de cualquier
área diferente que tenga contacto directo con Proveedores, será respon-
sable obtener y mantener actualizada la anterior información correspon-
diente a Proveedores que administra.

15. CONTROL A PROVEEDORES DE


SERVICIOS
Los Contratistas de servicios y el interventor por parte de Argos deberán
determinar el alcance del servicio a prestar a través del ANS —Acuerdo de
Nivel de Servicio— el alcance del contrato y detallar los productos o servi-
cios a entregar por parte del Contratista. Entre estos se deben tener en
cuenta:
§ Tipo de informes, donde se discrimine el tipo de servicio, las activida-
des desarrolladas y el costo de las mismas.
§ Establecer un acuerdo sobre indicadores que permitan medir la cali-
dad del servicio y poder realizar los ajustes de forma eficiente.

20
§ Cronograma en el desarrollo de actividades o el proyecto a desarrollar.
§ Responsable por el monitoreo, interventoría y desarrollo del contrato.
Todos los requisitos deberán quedar debidamente documentados y
serán considerados parte integral del contrato.
Los incumplimientos en los acuerdos de nivel de servicio serán tratados
por el responsable del contrato y el interventor por parte de Argos, quie-
nes deberán dejar documentadas las diferencias que se presenten y los
asuntos acordados.

16. MANEJO AMBIENTAL


Los Contratistas deberán cumplir con la Política integral de Argos en
materia ambiental, mediante la aplicación de los requisitos establecidos
en el Sistema de Gestión Ambiental (SGA) o con los Planes de Manejo
Ambiental (PMA) o Planes de Gestión Ambiental (PGA), informando de
eventualidades o formulando las inquietudes al profesional de gestión
ambiental de la Planta o Proyecto.
La política integral en materia ambiental de Argos se deberá difundir a los
Contratistas como guía general para el desarrollo de las actividades espe-
cíficas, por lo tanto se deberán realizar las siguientes actividades:
§ Coordinar con el profesional de gestión ambiental de la Planta o pro-
yecto, una reunión inicial para la difusión y explicación de la política,
requisitos del SGA y del PMA o PGA relacionados con el trabajo a reali-
zar.
§ Asegurar que todos los trabajadores vinculados por el contratante, reci-
ban la instrucción inicial sobre la política, requisitos del sistema de ges-
tión ambiental —SGA— o con los Planes de Manejo Ambiental —PMA—
o de Gestión Ambiental —PGA— y que conozcan la importancia del cum-
plimiento de las normas ambientales relacionadas con el proyecto
§ Involucrar la ejecución de las medidas ambientales en los procedi-
mientos de preparación para el desarrollo de la actividad diaria.
§ Llevar los indicadores ambientales establecidos en las fichas de mane-
jo de los PGA, PMA, de los SGA o de normas específicas, si estas así lo
exigen.
§ Entregar, a satisfacción del profesional de gestión ambiental, el sitio de
trabajo en las condiciones pactadas.

21
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

§ El Contratista deberá tramitar y mantener vigentes los permisos o auto-


rizaciones ambientales que le sean aplicables para las actividades que
no sean desarrolladas dentro de las instalaciones de Argos

17. COMPETENCIAS DE NEGOCIACIÓN


Y CONTRATACIÓN
Las Vicepresidencias, apoyadas en la Gerencia de Compras, a través de
las personas o áreas designadas para el efecto, tendrán competencias
para negociar los contratos requeridos por las diferentes áreas de la Orga-
nización, en los términos y condiciones establecidos en el presente docu-
mento.
Los contratos y actos que tengan que ver con los bienes recibidos en
pago serán de competencia de la Gerencia de Riesgos de conformidad
con los procedimientos que ésta determine, ajustados a las normas y polí-
ticas aquí establecidas.
La Gerencia de Compras será responsable de participar, negociar y apo-
yar a las diferentes áreas de Argos en la negociación de todas las adquisi-
ciones de bienes y servicios, salvo que se trate de:
i) Contrataciones relacionadas con personal
ii) Proyectos Especiales determinados por el Comité Directivo
iii) Negociaciones de títulos mineros
iv) Negociaciones de bienes inmuebles
v) Pólizas, Garantías y Seguros
vi) Servicios Financieros, compra de acciones (inversiones)
vii) Las adquisiciones de bienes y servicios relacionados con la Gerencia
de Tecnología
viii) Servicios de asesoría y consultoría
Igualmente, le corresponderá a esta Gerencia apoyar a los Usuarios en la
solución de problemas que se deriven de los contratos y/o negociacio-
nes con los Proveedores de los bienes o servicios cuya contratación es su
competencia.

22
18. ATRIBUCIONES
La adquisición de bienes o servicios deberá ser aprobada por la respecti-
va Junta Directiva, Vicepresidencia o Gerencia, según los límites de atri-
buciones establecidos en los estatutos de la sociedad, o en las rutas de
aprobación definidas internamente, según el caso.
Se dejará constancia de la decisión de aprobar una contratación en el
acta de Junta Directiva cuando así lo amerite la contratación, o en el acta
del comité o gerencia competente, según el caso, debiendo tramitarse
dichas aprobaciones a través de la Gerencia de Compras, salvo que la
atribución esté en cabeza del Comité Directivo o de otra área.
En el manejo de las atribuciones deberá tenerse en cuenta y aplicarse
estrictamente el Manual para Administradores de Argos que podrá ser
consultado en el Método Argos.
Las Atribuciones pueden delegarse pero quien delegue deberá dejar
constancia de ello y continuará siendo responsable del asunto.
La administración de las Atribuciones será responsabilidad de la Geren-
cia de Compras (registro, actualizaciones, validaciones y seguimiento).
Las Atribuciones definidas no son acumulables entre períodos anuales,
es decir, en el caso en que las Atribuciones de un área no se utilicen com-
pletamente en un año, la diferencia no utilizada no se sumará a las Atri-
buciones del año siguiente.
El hecho de tener asignación presupuestal en un proyecto aprobado por
el Comité respectivo, no exime el paso por la Gerencia de Compras para
que realice el proceso de selección de Proveedores y su respectiva nego-
ciación, siempre que dicha Gerencia sea competente para ello.
Se definen dos tipos de Atribuciones:
I. Atribuciones otorgadas para solicitar la adquisición de
un bien o la contratación de un servicio
Estas Atribuciones, las cuales serán otorgadas por evento, consisten en
la facultad que se le otorga a un funcionario de la Organización para soli-
citar formalmente la adquisición de un bien o la contratación de un servi-
cio dentro de un monto establecido.
Estas Atribuciones permiten el inicio del proceso de contratación, siem-
pre y cuando la solicitud cuente con Disponibilidad Presupuestal y/o el

23
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

respectivo aval y autorización de las áreas especializadas definidas en el


proceso, de acuerdo con el tipo de bien o servicio solicitado. Los siguien-
tes son algunos ejemplos de bienes o servicios y las áreas que deben
aprobar el requerimiento:
§ Compras asociadas a inmuebles no relacionados con operación, equi-
pos de Seguridad Física y asociadas a tecnología (Hardware y Softwa-
re) - Vicepresidencia Administrativa
§ Compras asociadas a bienes muebles - Vicepresidencia Financiera
§ Compras asociadas a formas y suministros - Vicepresidencia Adminis-
trativa
§ Compras asociadas a publicidad y mercadeo - Vicepresidencia Comer-
cial
§ Compras asociadas a repuestos, materias primas, insumos y servicios
- Vicepresidencia Técnica - Vicepresidencia de Gestión Ambiental - Vice-
presidencia de Concreto - Vicepresidencia Internacional - Vicepresi-
dencia Logística.
La anterior lista no es exhaustiva, de forma tal que habrá otro tipo de bie-
nes o servicios cuya negociación podrá iniciarse con el aval del área espe-
cializada, dependiendo del bien o servicio que se quiera contratar.
Se asignan las Atribuciones de acuerdo con la clasificación definida para
las diferentes Vicepresidencias de la Organización. La clasificación se
llevó a cabo tomando en consideración aspectos como volumen de
adquisiciones, cuantías, y periodicidad.
Monto aprobaciones para Inversiones Argos S.A. Monto (SMLMV)
y Cementos Argos S.A. ... hasta
Junta Directiva +10,000
Comité Directivo 9,999
Vicepresidente 6,000
Gerente Regional/Nacional 1,000
Gerente Planta/ Director Nacional 120
Director 40
Jefe Área/ Coordinador 13

Ver archivo “Rutas de Aprobación” en el Método Argos.


Home » 06-Macroproceso Compras » Información del Macroproceso

24
Monto (SMLMV)
Monto aprobaciones para Concretos Argos S.A. ... hasta
Junta Directiva +5,000
Comité Directivo 4,999
Vicepresidente 2,000
Gerente Regional/Nacional 1,000
Gerente Planta/ Director Nacional 120
Director 40
Jefe Área/ Coordinador 13

Para sociedades diferentes a Inversiones Argos S.A., Cementos Argos


S.A. y Concretos Argos S.A., será necesario verificar y respetar los límites
de atribuciones establecidos particularmente en cada uno de sus estatu-
tos.
Quien genere una orden de requisición debe hacer el correspondiente
ingreso en el sistema, lo que significará que ha recibido ha satisfacción el
bien o el servicio y el pago se puede realizar.
II. Atribuciones para aprobación de pagos directos
Estas Atribuciones consisten en la facultad que se le otorga a un funcio-
nario para la autorización del pago por concepto de la adquisición de un
bien o la contratación de un servicio dentro de un monto establecido, y
cuya compra no haya sido realizada por medio del ERP o el sistema de
compras.
Estas atribuciones pueden ser consultadas en la siguiente ruta de Méto-
do Argos: Home » 08-Macroproceso Financiero » Procesos » Proceso
Cuentas por Pagar » Información del Proceso
Los pagos deben cumplir, además de la aprobación de un funcionario
con atribución, las demás normas y políticas definidas por la Vicepresi-
dencia Financiera.

19. COMITÉS DE COMPRAS


Se establecen estos Comités con el objetivo de validar el proceso de con-
tratación de bienes y servicios y aprobar la propuesta que más alineada
esté con los objetivos corporativos de Argos.

25
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

Integrantes:
En el comité primario de compras participa el Gerente de Compras, los
Directores de Compras y los Jefes de Importaciones. Para temas específi-
cos, intervienen las áreas que tengan relación con dicho tema.
Existe adicionalmente un comité ocasional de adjudicación de contratos,
el cual se reúne cuando se tenga una negociación nacional para ser revi-
sada y definida por las partes involucradas. Está conformado por repre-
sentantes de la VP Financiera, Compras, Jurídico, Auditoría y Área Usua-
ria.
Objetivo:
§ Revisar las mejores propuestas para la adquisición de bienes y contra-
tación de servicios, y aprobar la adjudicación.
§ Garantizar a la Organización que el proceso de contratación se
encuentra enmarcado dentro de los principios, normas y políticas esta-
blecidas por ella para la adquisición de bienes y la contratación de ser-
vicios.
Funcionamiento:
§ Periodicidad de las reuniones. El comité primario de compras se reúne
una vez al mes. El comité de adjudicación de contratos se reúne cuan-
do se tenga una negociación nacional para ser revisada y definida por
las partes involucradas.
§ Asuntos que se llevan al comité. En el comité primario se analizan
temas relacionados con procesos, indicadores, negociaciones nacio-
nales, proveedores, sistemas de gestión, importaciones, proyectos,
estrategias del área, políticas, etc. En el comité de adjudicaciones se
presentan las diferentes propuestas recibidas, condiciones, compara-
tivos y el proveedor preseleccionado para que sea adjudicada la nego-
ciación en conjunto con el área involucrada.

20. RESPONSABILIDADES
I. Las responsabilidades del Usuario frente al proceso de contratación
son las siguientes:
§ Analizar la necesidad de adquisición de un bien o servicio y comunicar-
lo a la Gerencia de Compras.

26
§ Verificar que el requerimiento cuente con disponibilidad presupuestal,
o en su defecto con la aprobación del nivel jerárquico respectivo.
§ Registrar en el sistema el requerimiento del bien y/o servicio a contra-
tar.
§ Definir los requerimientos técnicos en el requerimiento del bien y/o ser-
vicio a contratar.
§ Sugerir a la Gerencia de Compras los Proveedores posibles a invitar a
participar en el proceso de cotización.
§ Obtener y mantener actualizada la información básica de los Provee-
dores que recomienda o sugiere invitar.
§ De ser necesario, preparar los anexos técnicos y operativos para la ela-
boración de la invitación a cotizar.
§ Definir las variables críticas técnicas, funcionales, económicas, etc., en
conjunto con la Gerencia de Compras.
§ Definir y participar directamente en los parámetros de referencia de
las garantías y hacer seguimiento posterior de acuerdo con lo negocia-
do, reportando a la Gerencia de Compras anormalidades e incumpli-
mientos frente a lo negociado.
§ Analizar, calificar y seleccionar la(s) propuesta(s) que cumplan con los
requerimientos, en conjunto con la Gerencia de Compras.
§ Emitir por escrito su aprobación a las condiciones técnicas y operativas
de la propuesta.
§ Verificar que las características del bien o servicio recibido correspon-
dan a las características solicitadas en la orden de compra.
§ Dejar constancia por escrito de la recepción de los bienes y/o servicios
adquiridos o contratados.
§ Recibir y aprobar las facturas que envíe el Proveedor por la compra del
bien o prestación del servicio en los tiempos y condiciones previamen-
te definidos con la Gerencia de Compras y Tesorería.
§ Verificar, controlar y hacer el seguimiento a las condiciones y servicios
pactados en la formalización contractual.
§ En el caso de bienes, el Usuario debe tener un control escrito, a través
del sistema si es posible o sino manualmente, del inventario de bienes
adquiridos a raíz de sus solicitudes.

27
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

§ Evaluar al Proveedor durante la ejecución del contrato de acuerdo con


los lineamientos establecidos por la Gerencia de Compras para este
fin.
§ Asistir al Comité de Compras, en los casos que sea necesario de acuer-
do con sus reglas de funcionamiento, con la intención que explique al
Comité cualquier duda en relación con el servicio que se aspira adqui-
rir.
§ Las demás establecidas por Argos.

II. Las responsabilidades de la Gerencia de Compras (o el área desig-


nada para tal efecto por la Vicepresidencia responsable) frente al pro-
ceso de contratación son las siguientes:
§ Buscar posibles Proveedores en el mercado y referenciarse con la
información de Proveedores existente en Argos.
§ Realizar el proceso de vinculación, aprobación y registro de Proveedo-
res.
§ Obtener y mantener actualizada la información básica de los Provee-
dores.
§ Hacer seguimiento de Proveedores, manteniendo actualizada su infor-
mación y verificando con los Usuarios el desempeño y cumplimiento
de los bienes adquiridos o servicios contratados.
§ Dirigir la negociación con el Proveedor, conforme a las normas y políti-
cas establecidas en el presente Manual de contratación.
§ Dar su aprobación a las condiciones comerciales y operativas de la
negociación.
§ Diligenciar la solicitud de cotización al Proveedor, documentos de eva-
luación de las diferentes propuestas, proporcionar los datos esencia-
les para la elaboración del contrato, oferta u orden de compra, según
sea el caso (valor, forma de pago, objeto claramente definido, dura-
ción, cuenta bancaria del Proveedor, identificación Proveedor, repre-
sentación del que firma por parte del Proveedor). Una vez diligenciados
los documentos legales deben remitirse a la Gerencia Jurídica respec-
tiva para su aprobación final.
§ Garantizar la adecuada custodia y archivo de los documentos contrac-
tuales y todos sus anexos.

28
§ Con el área de Apoyo correspondiente, deberá identificar cada uno de
los requisitos contables, operativos, legales, cambiarios, tributarios,
aduaneros que deben cumplir las negociaciones.
§ Verificar si el Proveedor está en la lista Clinton, OFAC o cualquier otra
lista o medida relacionada con la prevención de lavado de activos.
§ Remitir a la Gerencia de Riesgos la información financiera del Provee-
dor para el respectivo análisis de su situación financiera.
§ Enviar, a través de la Gerencia Jurídica, al Ministerio de Comercio Exte-
rior para su correspondiente registro, los contratos cuyo registro es exi-
gencia legal. (Ej.: contratos de asistencia técnica)
§ Remitir las facturas al área de contabilidad
§ Remitir el Contrato al área funcional responsable y al área de contabili-
dad para la cancelación del anticipo, retenciones de ley o impuesto de
timbre.
§ Remitir a la Gerencia de Riesgos las pólizas contractuales para la verifi-
cación de su concordancia con los términos contractuales.
§ Enviar al interventor del Contrato, archivo electrónico del contrato, para
su seguimiento y control.
§ Las demás establecidas por Argos.

21. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE


PROVEEDORES
Objetivo
Identificar, seleccionar y conservar Proveedores a través de una correcta
selección, evaluación y calificación, que se fundamente en criterios éti-
cos, de calidad, de capacidad operativa y económica, de cumplimiento,
de precio y de servicio, para garantizar una base de datos de Proveedo-
res idóneos para Argos y sus empresas asociadas.
Alcance
Inicia con la identificación, selección y evaluación de Proveedores para la
compra de bienes y servicios y termina con la calificación de su gestión,
la divulgación al proveedor y a las diferentes áreas de la organización rela-
cionadas y el seguimiento a las mejoras planteadas.

29
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

Definiciones
Tipo de proveedor Definición Revisión
Proveedor Crítico (A) Proveedor que suministra materias Mediante acta anual donde
primas, insumos, materiales o se definen las materias
servicios que pueden afectar de primas, insumos, materiales
forma directa la calidad de los y servicios críticos.
productos y/o el medio ambiente.
Proveedor Proveedor de servicios Mediante acta anual,
Contratista (B) administrativos u operativos actualizada cada vez que
que presta el servicio con su ingrese un nuevo proveedor
personal en las instalaciones de la contratista.
empresa.
Proveedor según Proveedor de materiales o servicios Mediante acta anual.
facturación (C) que factura anualmente una cuantía
superior a los 1.000 SMMLV.

§ Servicios administrativos: Son servicios que dan soporte al negocio


en las áreas administrativas como son: financiera, comercial, merca-
deo, gestión talento humano, tecnología, jurídica.
§ Servicios operativos: Son aquellos relacionados con los manteni-
mientos, reparaciones, alquileres y montajes de plantas y equipos que
tienen que ver directamente con la operación del negocio.

Políticas relacionadas con contratistas y Proveedores de


servicios
Clasificación de los Proveedores: el proveedor deberá ser clasificado en
una sola categoría; en caso de cumplir con más de una definición se
deberá escoger la de mayor importancia, siendo el proveedor crítico el de
mayor, y el proveedor según facturación, el de menor.
Selección de Proveedores: el proceso de selección se debe aplicar a los
Proveedores tipo A, B y C. Este deberá llevarse a cabo bajo los lineamien-
tos del proceso “Administración de Proveedores” del Macroproceso de
Compras (Método Argos), diligenciando el formato “FR Evaluación de Pro-
veedores potenciales”.
Dado el caso que el proveedor no obtenga la calificación mínima estable-
cida (calificación de 7 sobre 10), no podrá ser registrado como proveedor
tipo A, B o C.
Registro: el proceso de registro aplica para los Proveedores críticos que
hayan pasado el proceso de selección o para los Proveedores “no críti-
cos” (diferentes a los Proveedores tipo A, B o C) que no estén registrados

30
en el sistema de información de Argos. Los Proveedores “no críticos” no
requieren pasar por el proceso de selección.
El proceso de registro se lleva a cabo con el diligenciamiento del formato
“FR Registro y actualización de Proveedores” (Ver Método Argos) en el
cual se especifica los anexos que deberá enviar el proveedor, para que
posteriormente el administrador del libro de direcciones realice el proce-
so de registro o matrícula en el sistema de Argos.
Antes de ser registrado, quien solicite el registro debe verificar, a través
de la Gerencia de Riesgos, si el proveedor aparece en los registros de per-
sonas bloqueadas del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos
(lista “Clinton” o SDN List).
Listado de Proveedores críticos aceptados: se deberá actualizar en el
Método Argos la forma de tener este listado de Proveedores críticos acep-
tados. Por otra parte, el formato de evaluación de proveedor potencial se
debe modificar para que se indique para cual tipo de materia prima, insu-
mo, material o servicio se está evaluando (en caso de ser varios se debe-
rán especificar lo siguiente):
MP, Insumo, Cliente Planta / Proveedor Evaluación Fecha
Material, o Cemento / Región / Evaluación
Servicio Concreto / Nacional
Operador

El archivo de Proveedores críticos aceptados se deberá guardar en una


carpeta común con acceso global de forma tal que pueda ser consultada
por todas las regiones, y sólo el comprador con funciones de “administra-
dor de Proveedores” podrá tener acceso a modificaciones.
Para la compra de las materias primas, insumos, materiales y servicio crí-
ticos sólo podrán utilizados los Proveedores que se encuentren registra-
dos en el archivo de Proveedores aceptados. Sin embargo, cuando se
trate de una compra urgente o se estén analizando muestras de un pro-
veedor en proceso de selección, podrán realizarse compras a Proveedo-
res que no estén aún registrados en este archivo.
Actualización de datos: el proceso de actualización de datos se deberá
llevar a cabo de forma anual a los Proveedores tipo A, B y C. Para ello se
deberán identificar en cuatro grupos; cada grupo se actualizará en un tri-
mestre específico de cada año.
La actualización de datos se realiza para garantizar que los principales
Proveedores tengan al día su información legal, además de sus teléfo-
nos, direcciones, correos electrónicos y contactos.

31
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

Evaluación del desempeño de los Proveedores


Con el objetivo de medir la gestión del proveedor y determinar si está cum-
pliendo con los requisitos solicitados en el proceso de Administración de
Proveedores del Macroproceso de Compras, se tiene contemplada la eva-
luación del desempeño de los Proveedores.
Los Proveedores tendrán diferentes frecuencias de evaluación de
desempeño configuradas de la siguiente forma:
Frecuencia Tipos de materiales Tipo de seguimiento Ejemplo de seguimiento
Anual Proveedores Tipo A y C Mensual o por trabajo Informe de calidad
ejecutado. o evaluación puntual
de desempeño.
Semestral Proveedor Tipo B Mensual o por trabajo Acta o informe de seguimiento.
ejecutado.

El formato de evaluación de desempeño se encuentra en la sección de


formatos en Administración de Proveedores en el Método Argos.
El objetivo de las evaluaciones es calificar el nivel de cumplimiento del
proveedor con los acuerdos de servicio establecidos en las órdenes de
compra, los contratos o las ofertas mercantiles, para tomar decisiones
futuras como: continuar con la relación comercial, suspender la relación
comercial o servir de información para futuras invitaciones a ofertar.
Las evaluaciones de desempeño se deberán realizar mínimo una vez al
año según el proceso “Administración de Proveedores” y deberán regis-
trarse en el sistema de información de Argos y en el listado de Proveedo-
res aceptados, si el proveedor está identificado proveedor tipo A, B o C.
Los responsables de realizar las evaluaciones de desempeño son:
Proveedor Responsable evaluación Responsable seguimiento
Tipo A. Materias primas Comprador de materias Profesional de Calidad del
primas de cada zona Producto
Tipo A. Insumos críticos Comprador de materias Jefe de Inventarios
primas de cada zona
Tipo A. Materiales críticos Comprador correspondiente Usuario
según línea de compra
Tipo A. Servicios críticos Comprador de servicios Usuario
Tipo B. Contratistas Comprador de servicios Usuario
Tipo C. Según facturación Comprador correspondiente Usuario
según línea de compra

Para los contratos de servicios:


Para los casos donde se tengan acuerdos de niveles de servicio clara-
mente estipulados con el Proveedor, se deberán medir y servirán como

32
base para la evaluación del desempeño. En caso que el Proveedor no
tenga una evaluación aceptable o superior a 6 puntos sobre 10, el res-
ponsable de la evaluación deberá tomar la decisión de analizar la posible
terminación de la relación comercial con el proveedor (con la ayuda las
área de Compras y Jurídica) o enviar informe al proveedor para que este
presente un plan de acción con el fin de mejorar su desempeño en un
período corto de tiempo (3 meses). Se deberá establecer la fecha para
realizar una nueva evaluación.
Criterios para evaluación de desempeño de Proveedores
§ Calidad del producto y/o servicio (50%)
§ Tiempo de respuesta (20%)
§ Condiciones comerciales y de entrega y post venta (10%)
§ Soporte técnico (20%)
Cada criterio se califica con un valor entre 1 y 10 y la calificación final es
el promedio ponderado de los criterios evaluados.
Si el proveedor obtiene una calificación menor a 6, se marca en el maes-
tro de Proveedores con la categoría de “No apto”.
Para todos los casos la calificación se registra en el maestro de Provee-
dores.

22. NORMAS DE CONTRATACIÓN


22.1. NORMAS GENERALES
§ Todas las negociaciones deben ajustarse a los criterios y normas sobre
contratación consagradas en el Código de Buen Gobierno expedido
para Argos.
§ Ninguna negociación de bienes o servicios debe ser fraccionada para
efectos de sustraerse de las reglas de competencia o Atribuciones.
§ Los procesos de contratación de bienes y servicios, deben adelantarse
con total independencia y autonomía de las demás relaciones comer-
ciales que pudiere tener el Proveedor para con Argos. Así mismo, la
decisión sobre la viabilidad de aceptar como garantía de un negocio un
contrato celebrado por Argos con un Proveedor, le corresponde al
Gerente de Riesgos.

33
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

§ Todos los negocios jurídicos que celebre Argos deben estar sujetos en
un todo a los preceptos de la Vicepresidencia Jurídica.
§ Los negocios jurídicos celebrados por Argos lo obligan jurídicamente y
generan las consecuencias legales, administrativas y de responsabili-
dad personal del funcionario que firma.
§ La renovación de contratos puede llevarse a cabo, previa calificación
favorable del Usuario del bien o servicio, con el mismo Proveedor siem-
pre que las prórrogas no sean superiores a tres (3) años consecutivos,
en cuyo caso debe iniciarse nuevamente el proceso de convocatoria y
siempre y cuando la Gerencia de Compras participe en la negociación.
Igualmente, si el contrato no se renueva con el mismo Proveedor, el pro-
ceso de selección, evaluación, etc., debe iniciarse nuevamente a tra-
vés de la Gerencia de Compras.
§ Los funcionarios de la Organización en todo proceso de contratación
administrativa deben atender las normas del respectivo Código de
Ética y del Código de Buen Gobierno de Argos.

22.2. ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS


Cualquier área que vaya a iniciar un proceso de solicitud de información
de cotización, compra, contratación, renovación y/o modificación de un
acto que comprometa a Argos para la adquisición de un bien o servicio, y
de acuerdo con las Atribuciones que se han definido, debe informar pre-
viamente a través del sistema definido para tal fin a la Gerencia de Com-
pras, para que sea ésta quien atienda el requerimiento en cuanto a nego-
ciación y coordinar con la Vicepresidencia Jurídica la formalización con-
tractual.
Toda solicitud de compra o contratación de bienes y/o servicios debe con-
tar con una partida presupuestal disponible y debidamente aprobada, de
conformidad con las políticas definidas en el presente Manual de Contra-
tación. Es responsabilidad del área solicitante realizar esta validación.
Toda solicitud de compra de bienes y/o servicios debe contar con la apro-
bación de la instancia superior que cuente con las Atribuciones pertinen-
tes. La solicitud no debe tramitarse sin el cumplimiento de esta norma.

22.3. VINCULACIÓN DE PROVEEDOR


Todos los Proveedores con los que la Organización celebre acuerdos

34
comerciales deben cumplir con la vinculación de Proveedores definida y
ejecutada por la Gerencia de Compras, quien será el único canal recono-
cido en la Organización para llevar a cabo la actividad de vinculación de
Proveedores.
Todo Proveedor, sin excepción alguna debe diligenciar, previamente a la
negociación de un bien o servicio, el Formato de Registro y Actualización
de Proveedores. Home » 06-Macroproceso Compras » Procesos » Proceso
Administración de Proveedores » Formatos y Guías
Excepciones a la norma: estarán exentas del diligenciamiento del for-
mato de vinculación de Proveedores, mas no de la verificación de las cen-
trales de información y CIFIN los siguientes tipos de contrataciones de
bienes o servicios:
§ Contrataciones Menores: Contrataciones que no superen los 2.5
SMMLV.
§ Contrataciones por Internet: Estas Contrataciones deberán seguir las
normas y políticas establecidas en el presente documento.
La Gerencia de Compras es la responsable de enviar la documentación
de los Proveedores a la Gerencia de Riesgos para que ésta evalúe la sol-
vencia económica del Proveedor y la capacidad financiera para respon-
der por las obligaciones contraídas en una negociación.
No se debe realizar ningún desembolso a Proveedores que no hayan rea-
lizado su vinculación formal a través de la Gerencia de Compras.
No se debe llevar a cabo la vinculación del Proveedor si no se cuenta con
la totalidad de la información solicitada por la Organización en el Formato
de Vinculación de Proveedor.
La actualización de información de Principales Proveedores activos será
responsabilidad de la Gerencia de Compras y debe realizarse anualmen-
te a partir de la fecha de la vinculación o última actualización.
Aquellos Proveedores que Argos invite a participar en un proceso de con-
tratación de un bien o servicio, deben estar vinculados de manera activa,
de no ser así, es necesario realizar una actualización completa de su
información.
La Gerencia de Compras evaluará la situación financiera del Proveedor y
de ser requerido, la validará con la Gerencia de Riesgos.
Para negociaciones con montos estimados superiores a mil (1000)
SMMLV o en Proyectos Especiales, la Gerencia de Compras y/o el Usua-

35
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

rio responsable del servicio o bien contratado, deben llevar a cabo una
visita a las instalaciones del Proveedor.
Para montos menores a la cantidad definida, el Proveedor debe llevar a
cabo una presentación de su empresa y su portafolio a la Gerencia de
Compras y al Usuario responsable del servicio o bien a contratar.

22.4. INVITACIÓN A COTIZAR, EVALUACIÓN Y SELECCIÓN


DE PROPUESTAS
Para compras cuyo valor unitario sea mayor o igual a 150 SMMLV la
Gerencia de Compras debe llevar a cabo una licitación e invitar como
mínimo a tres (3) Proveedores.
Para compras menores a 150 SMMLV y mayores o iguales a 4 SMMLV no
se requiere invitación formal a cotizar, pero deben solicitarse como míni-
mo tres (3) cotizaciones para evaluar la negociación.
Para compras menores a 4 SMMLV y mayores a ½ SMMLV deberá con-
tarse mínimo con dos (2) cotizaciones de Proveedores.
Para compras menores a ½ SMMLV es suficiente con una (1) cotización.
Adicionalmente, para los siguientes casos se permitirá la solicitud de
menos de tres (3) cotizaciones para la evaluación y selección de pro-
puestas:
a. Los trabajos o servicios que por su especialidad, sólo determinada
persona pueda ejecutar, o la adquisición de bienes que solamente
un Proveedor pueda suministrar.
b. La adquisición de un bien para prueba o ensayo.
c. Los servicios profesionales y de capacitación que se deban contratar
con determinada persona natural o jurídica, en atención a sus cali-
dades.
d. El desarrollo directo de actividades científicas y artísticas, que sólo
pueda encomendarse a determinados científicos y/o artistas.
e. Los casos en que la competencia, las circunstancias especiales de
oportunidad del mercado, la confidencialidad o las estrategias de
negocios lo hagan necesario, previa autorización del Gerente de
Compras o Vicepresidente respectivo.
f. La ocurrencia de siniestros, calamidades, desastres, fuerza mayor o
caso fortuito y cualquier otra circunstancia que no dé tiempo para
solicitar varias ofertas.

36
g. La ampliación, actualización o modificación de software ya instalado
en Argos o del soporte del mismo, respecto del cual el propietario
tenga registrados tales derechos.
h. Las actividades relacionadas con proyectos pilotos, con los cuales se
pretenda lograr objetivos como:
Ÿ Demostrar la viabilidad de nuevas tecnologías y la compatibilidad
con los sistemas existentes.
Ÿ Ilustrar a los Usuarios sobre las capacidades y las bondades de las
nuevas tecnologías.
Ÿ Adquirir el conocimiento (Know-how) sobre nuevas tecnologías.
Ÿ Evaluar otros aspectos que permitan analizar la viabilidad de imple-
mentar un proyecto con nuevas tecnologías.
i) Los contratos de asociación a riesgo compartido u otros de colabora-
ción empresarial.
Otros Casos en los que se podrá trabajar con base en una (1) sola coti-
zación:
§ Representante exclusivo de una marca o fuente única.
§ Cuando se hayan solicitado varias cotizaciones y se reciba respuesta
de solo una de ellas, se podrá negociar directamente con el Proveedor
que presentó la única propuesta, sin adelantar un nuevo trámite de
cotización, siempre y cuando hayan trascurrido tres (3) días hábiles
luego de la fecha de solicitud de respuesta de la cotización y que el pro-
veedor cumpla con los requerimientos exigidos por Argos.
§ Se solicita cotización de un servicio a un solo proveedor cuando la nece-
sidad inminente del servicio no permita realizar el proceso de cotiza-
ción establecido o cuando se haya capacitado a un proveedor o contra-
tista en la ejecución del servicio, siempre y cuando garantice la sosteni-
bilidad de los precios, la calidad y la oportunidad en la prestación del
servicio o cuando exista una fuente única.
Toda la información relacionada con el proceso de evaluación y selección
de propuestas responderá a lo establecido en el Código de Ética de la
Organización, y particularmente con lo concerniente a los principios
sobre conflictos de interés, información privilegiada y confidencialidad,
que hacen parte del Código de Ética y a las disposiciones que sobre este
proceso se amplían en el Código de Buen Gobierno.

37
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

Al evaluar las propuestas presentadas por los diferentes Proveedores se


tendrán en cuenta los siguientes criterios, y se les dará el peso o impor-
tancia que se indica a continuación:
§ PRECIO (incluye Forma de Pago y Fletes CIF o FOB): 25%
§ CALIDAD (garantías que ofrecidas por el proveedor, la marca): 25%
§ SERVICIO (Valores Agregados): 15%
§ ENTREGA (Logística de Distribución):15%
§ TRAYECTORIA (Experiencia en Argos y otras): 10%
§ NORMAS (Sistemas de Gestión, Ambientales y Seguridad Industrial):
10%
El resultado de la evaluación de visita a los Proveedores debe registrarse
en la documentación de evaluación de propuestas y debe ser considera-
do como un elemento para la toma de decisiones.
La vigencia de la evaluación de visita a los Proveedores debe ser de doce
(12) meses.
Para compras mayores o iguales a ciento cincuenta (150) SMMLV, la eva-
luación de propuestas debe llevarse a cabo siguiendo el modelo de eva-
luación avalado por la Vicepresidencia Financiera, que considera el aná-
lisis de condiciones técnicas, funcionales, comerciales y de valor agrega-
do, priorizando siempre en aquellos factores definidos como esenciales
en la contratación.
Sin excepción, las solicitudes formales de invitación a cotizar serán ela-
boradas en conjunto entre el Usuario y la Vicepresidencia Financiera y
serán enviadas a los Proveedores únicamente desde la Vicepresidencia
Financiera.

22.5. FORMALIZACIÓN CONTRACTUAL


Como regla general, las negociaciones de compraventa de bienes o ser-
vicios de Argos se regulan en el documento denominado “Términos y Con-
diciones”. Este documento se anexa a todas las órdenes de compras emi-
tidas por Argos. Ver Anexo “Términos y Condiciones” en Método Argos.
Excepciones a los términos y condiciones (casos en los que es necesario
formalizar la negociación mediante la aceptación de una oferta mercantil
o la suscripción de un contrato):

38
1. Toda contratación de servicios cuyo valor sea igual o superior a dos-
cientos treinta (230) SMLMV, o de bienes cuyo valor sea igual o supe-
rior a cuatrocientos sesenta (460) SMLMV, requiere formalización
contractual, ya sea mediante la suscripción de un contrato o por
medio de la aceptación de una oferta mercantil mediante orden de
compra.
No obstante lo anterior, cuando se trate de la compra de materias pri-
mas o bienes que la Organización compra de manera masiva y reite-
rada, la VP Jurídica podrá autorizar a solicitud del Usuario, la realiza-
ción de la compraventa sin necesidad de suscribir contrato u oferta
mercantil, y en dichos casos, esas compraventas quedarán regula-
das por los Términos y Condiciones.
2. Dependiendo de la naturaleza de los bienes y/o servicios que se
quieran contratar, aún cuando su valor sea inferior a los valores indi-
cados en el numeral anterior, cuando el Usuario considere que la
negociación tiene características especiales que se requieran regu-
lar de forma especifica para proteger los intereses de Argos, se debe-
rá elaborar un contrato u oferta mercantil, lo cual será solicitado por
el Usuario a la VP Jurídica.
En relación con la negociación de bienes Inmuebles, la Vicepresidencia
de Concreto, Vicepresidencia Administrativa o Vicepresidencia Ambien-
tal, según el caso, serán responsables de oficializar la compra por medio
de un contrato y de acuerdo con las normas y políticas de contratación,
con el Apoyo de Gerencia Jurídica de Unidades de Negocio.
Para la adquisición de bienes o servicios sólo deben emplearse las for-
mas y minutas elaboradas o aprobadas por la Vicepresidencia Jurídica
de Argos.
Todo Usuario debe canalizar cualquier oferta, contrato o documento
legal para la revisión de la Vicepresidencia Jurídica, a través de la Geren-
cia de Compras, siempre que esté dentro de sus competencias.
Los bienes y/o servicios legalizados mediante una orden de compra
deben ser aprobados por el Gerente de Compras o por quien éste dele-
gue o por quien tenga la atribución.
Toda propuesta debe contar con la evidencia de la conformidad del Usua-
rio sobre los resultados de la evaluación de la propuesta.
Toda negociación cuya formalización sea a través de un contrato u oferta
mercantil debe contar con la aprobación del Vicepresidente respectivo y

39
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

con la revisión de la Vicepresidencia Jurídica, según el bien o servicio del


que se trate.
Las modificaciones en valor a las órdenes de compra deben ser aproba-
das por la Gerencia Compras o por quien tenga la atribución.
Ninguna persona o área diferente a la Vicepresidencia Financiera puede
autorizar directamente al Proveedor modificaciones a las condiciones
financieras pactadas, las cuales en todo caso deben quedar plasmadas
en una modificación al documento legal por medio del cual se haya for-
malizado la contratación, lo cual se hará a través de la Vicepresidencia
Jurídica. En caso de requerirse modificaciones a las condiciones inicial-
mente pactadas, el Usuario notificará a la Vicepresidencia Financiera
dicha necesidad para que sea ésta quien autorice al Proveedor las nece-
sidades adicionales.

22.6. ANTICIPOS
Los anticipos son aprobados y negociados por la Gerencia de Compras o
por quien tenga la atribución.
No se deben otorgar anticipos sin que los mismos estén debidamente
negociados y pactados en el contrato, oferta mercantil u orden de com-
pra. Antes de efectuar cualquier desembolso, el Proveedor debe consti-
tuir la póliza que garantice el buen manejo del anticipo por el cien por
ciento (100%) del mismo. Previo al desembolso del anticipo, la Gerencia
de Riesgos debe elaborar una evaluación del Proveedor y será esta la
única gerencia autorizada para otorgar anticipos y para solicitar y recibir
la cuenta de cobro correspondiente a los mismos.
La Gerencia de Compras, o quien tenga la atribución, es la responsable
de autorizar el pago de los anticipos, así como controlar que el pago del
anticipo se realice en los períodos y montos pactados en la negociación y
que el mismo esté debidamente soportado por la póliza correspondien-
te.
Cuando el otorgamiento de un anticipo supere las Atribuciones de la
Gerencia de Compras debe ser aprobado por el Vicepresidente Financie-
ro u otro representante legal y debe estar soportada por un análisis finan-
ciero.
Es responsabilidad de la Gerencia de Compras el control y seguimiento
de los anticipos.

40
No se otorgarán anticipos para compras menores a veinticinco (25)
SMMLV.

22.7. PÓLIZAS Y GARANTÍAS


Es responsabilidad del Usuario informar al Proveedor, desde el inicio de
la negociación, sobre las pólizas y garantías que se deben otorgar en
favor de Argos.
En toda contratación se deben exigir las debidas pólizas y/o garantías
según su objeto y condiciones. Las pólizas y/o garantías requeridas en
cada uno de los contratos se definen de acuerdo con el direccionamiento
dado por la Gerencia de Riesgos, quien una vez recibidas las pólizas y/o
garantías con su respectivo recibo de pago de la prima correspondiente,
otorgará el visto bueno.
La Gerencia de Riesgos informa cuales son las Aseguradoras aceptadas
por Argos.
Las pólizas además se envían a la Gerencia de Riesgos para su revisión y
visto bueno.
De manera general y sin perjuicio que para cada caso concreto se tome
una decisión diferente, se considera conveniente solicitar las siguientes
pólizas:
Pólizas requeridas para la prestación de servicios
Seriedad de la propuesta: la cuantía de esta póliza es mínimo del 10%
del valor del servicio a contratar y su vigencia se establece desde la fecha
de presentación de la propuesta hasta al menos 60 días, después de la
fecha de cierre de la negociación
Cumplimiento: la cuantía de esta póliza es mínimo del 10% del valor del
servicio contratado y su vigencia se establece desde la fecha de inicio de
la prestación del servicio hasta al menos 30 días, después de la fecha
acordada para la entrega del servicio
Buen manejo del anticipo: la cuantía de esta póliza es por el 100% del
valor del anticipo a ser pagado y su vigencia se establece desde la fecha
de pago del anticipo y la vigencia debe ser igual a la duración del contrato
Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales:
la cuantía de esta póliza es mínimo del 5% del valor del servicio contrata-

41
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

do y sus adiciones, si a ello hubiere lugar, y su vigencia se establece


desde la fecha de inicio de la prestación del servicio hasta al menos 3
años a partir de la fecha acordada para la entrega del servicio
Responsabilidad civil por daños a terceros: la cuantía de esta póliza es
mínimo del 10% del valor del servicio contratado y sus adiciones, si a ello
hubiere lugar, y su vigencia se establece desde la fecha de inicio de la
prestación del servicio hasta al menos 60 días, a partir de la fecha acor-
dada para la entrega del servicio
Calidad del servicio: la cuantía de esta póliza es mínimo al 20% del valor
del servicio contratado y sus adiciones si a ello hubiere lugar, y su vigen-
cia, se establece desde la fecha de inicio de la prestación del servicio
hasta al menos 60 días, a partir de la fecha acordada para la entrega del
servicio.
Estabilidad de la obra: la cuantía de esta póliza es mínimo del 10% del
valor del servicio contratado y sus adiciones si a ello hubiere lugar y su
vigencia se establece por un término de 2 a 5 años, a partir de la fecha
acordada para la entrega del servicio.
Una vez recibida estas pólizas se solicita una revisión a la Gerencia de
Riesgos.
La solicitud de pólizas a los Proveedores en la formalización contractual
de una adquisición, es competencia del Usuario con base en las reco-
mendaciones realizadas por la Gerencia de Riesgos.
La entrega de pólizas es condición indispensable para llevar a cabo la for-
malización de una negociación.
Los originales de las pólizas y los correspondientes recibos de pago
deben custodiarse junto con el original de la orden de compra o contrato
en cabeza del generador de la orden de compra mientras la orden este
sin cumplirse. Una vez cumplida, deben remitirse al CAD, quien dispon-
drá de su archivo a través del outsourcing que Argos tenga contratado
para este servicio.

22.8. FIRMAS
Sin excepción, los contratos deben ser firmados por un representante
legal del Proveedor y de Argos. Adicionalmente, los contratos deben llevar
el visto bueno del Usuario que solicitó el bien y/o servicio y del abogado
de Argos que elaboró el contrato.

42
22.9. IMPUESTOS
La celebración de un contrato con un Proveedor nacional o extranjero
puede estar sujeta al pago de impuestos, tales como IVA, timbre, reten-
ción en la fuente, etc., por lo tanto, es indispensable que al momento de
la negociación se analicen las condiciones para que Argos pueda cele-
brar un contrato sin incurrir en costos ocultos por una indebida contrata-
ción. Argos cuenta con la Gerencia Jurídica de Asuntos Tributarios y Adua-
neros como área que podrá brindar asesoría en éstos aspectos durante
la negociación.
En materia de impuesto de timbre se debe aplicar lo que dispongan las
Vicepresidencias Jurídica y Financiera, de acuerdo con las normas de la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), disposiciones que
se deben observar al momento de la firma y/o prórrogas y/o renovacio-
nes de un contrato.
Por política, Argos no debe asumir más del 50% del impuesto de timbre
en los contratos que se celebren y que causen dicho impuesto.
Cuando se suscriban contratos (licencia de uso, asistencia técnica, servi-
cio técnico, entre otros) con Proveedores del exterior, los gravámenes
correspondientes a impuesto sobre la renta deben ser asumidos en su
totalidad por el Proveedor de acuerdo con la legislación colombiana.
Argos debe actuar como agente retenedor y expedir el certificado de
retención en la fuente para los efectos pertinentes.
En ningún caso se podrá pagar retención en la fuente por fuera del con-
trato puesto que dicho gasto sería no deducible y por lo tanto generaría
doble costo.

22.10. CONDICIONES DE TERMINACIÓN


Todos los contratos deben especificar claramente los derechos de termi-
nación de las partes, opciones de Argos frente a la terminación del mis-
mo, condiciones para terminación anticipada, propiedad y protección de
los bienes, riesgo de perdida o daño.
En el evento de terminación anticipada de un contrato, el Usuario debe
solicitar asesoría a la Gerencia de Compras y a la Vicepresidencia Jurídi-
ca.
Una vez terminado un contrato, es responsabilidad del Usuario recuperar
los bienes, documentos, valores y en general todo el material de propie-
dad de Argos entregado al Proveedor en desarrollo del contrato.

43
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

En los contratos de tracto sucesivo, es decir aquellos cuyas prestaciones


se dan durante un tiempo en lugar de cumplirse en un solo momento,
debe suscribirse una acta de terminación al momento de finalizar el con-
trato, donde se estipule la fecha y el cumplimiento de las obligaciones
por cada una de las partes, indicando si queda alguna obligación pen-
diente por alguna de las partes.

22.11. ESTIPULACIÓN DE NEGOCIACIÓN EN MONEDA


LEGAL Y MONEDA EXTRANJERA
En los contratos, ofertas mercantiles, u órdenes de compra que celebre
Argos con residentes en Colombia, debe pactarse el pago en pesos
colombianos, de acuerdo con lo establecido en la legislación colombia-
na, donde se prohíbe a los residentes colombianos pactar en moneda
extranjera sus operaciones, salvo que correspondan a excepciones
expresamente autorizadas.
Sólo puede pactarse pago de contratos, ofertas mercantiles u órdenes
de compra con obligaciones en divisas (US$) cuando se celebren con un
Proveedor extranjero en los términos que establezcan las normas aplica-
bles.
Lo anterior no obsta para que, si el Proveedor residente tiene a su vez un
Proveedor del exterior que le factura en dólares, sea posible realizar la
operación con Argos utilizando dicha divisa como referente (“cláusula
valuativa”).

22.12. CUSTODIA Y ARCHIVO


22.12.1. ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
Todo Usuario es responsable de administrar los contratos celebrados
con sus Proveedores, entendiendo por administrar, el realizar, coordinar
y controlar todas las actividades tendientes al desarrollo de dichos con-
tratos, así como su seguimiento, de acuerdo con las condiciones contra-
tadas y las normas y políticas establecidas por Argos.
La Gerencia de Contabilidad es la responsable del pago del impuesto de
timbre correspondiente.

44
22.12.2. CUSTODIA DE CONTRATOS
Todo Usuario que haya negociado un contrato es responsable del envío
del original de los contratos originales a los Centros de Administración de
Documentos (CAD), quienes se encargarán de remitirlos a su vez al con-
tratista responsable de la administración del archivo de Argos. Los con-
tratos estarán disponibles para consulta de los Usuarios de acuerdo con
las autorizaciones que otorgue la compañía. Los Usuarios no deberán
guardar originales de los contratos. La Vicepresidencia Jurídica no será
responsable de custodiar ningún contrato, salvo aquellos en los cuales
es la Usuaria, como por ejemplo los contratos de prestación de servicios
suscritos con abogados externos.

22.13. FACTURACIÓN
Todo Usuario que tenga bajo su responsabilidad la administración de con-
tratos de prestación de servicios y/o procesos en Outsourcing, es el res-
ponsable de la revisión y autorización de las facturas respectivas. Las fac-
turas solamente deben ser aprobadas por el Usuario del servicio o en
quien éste delegue expresamente y de acuerdo a sus Atribuciones, asu-
miendo en todo caso la responsabilidad de informar a la Gerencia de Con-
tabilidad para su debida contabilización.
Es requisito indispensable que los costos y/o gastos e impuestos se cau-
sen (se registren contablemente) dentro del mismo mes de recepción de
la factura.

22.14. MANEJO DE CONFLICTOS CON PROVEEDORES


§ Incumplimientos del Proveedor: en caso de que se presente algún
incumplimiento por parte del Proveedor, el Usuario notificará inmedia-
tamente a la Gerencia de Compras, quien formulará reclamo por escri-
to al Proveedor, informando previamente a la Gerencia Jurídica que
corresponda según el asunto.
§ Reclamos del Proveedor: en caso de que el Proveedor presente algu-
na reclamación, el Usuario que la reciba dará respuesta a la misma,
informando previamente a la Gerencia Jurídica que corresponda
según el asunto.
§ Demandas: en caso de conocerse cualquier demanda presentada en
contra de Argos, el área o persona que la conozca deberá notificarla

45
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

inmediatamente a la Gerencia Jurídica que corresponda según el asun-


to
§ La Gerencia de Compras deberá llevar un registro de los reclamos
presentados por los Proveedores así como los presentados por Argos
frente a sus Proveedores.

22.15. APOYO DE LAS DIFERENTES GERENCIAS


JURÍDICAS EN LA CONTRATACIÓN
La Vicepresidencia Jurídica prestará el soporte legal a todos los procesos
de contratación de Argos, empleando para ello cada una de las siguien-
tes Gerencias según el tema u objeto del contrato:
§ Gerencia Jurídica de Asuntos Tributarios, Aduaneros y Cambiarios:
brinda asesoría en todos los temas legales relacionados con impues-
tos, régimen cambiario y comercio exterior.
§ Gerencia Jurídica de Unidades de Negocio: brinda asesoría en todos
los temas legales relacionados con la producción del cemento (incluye
temas ambientales, mineros, de transporte, inmuebles, generación de
energía, carbón, etc.)
§ Gerencia Jurídica de Asuntos Internacionales: brinda asesoría en
todos los temas legales internacionales, particularmente los de las enti-
dades relacionadas con Argos cuyo domicilio está fuera de Colombia.
§ Gerencia Jurídica de Asuntos Comerciales y Administrativos: brinda
asesoría en todos los temas legales relacionados con la venta de
cemento, concreto y relaciones con clientes, así como con la adquisi-
ción de bienes y servicios para Argos y relación con Proveedores y Con-
tratistas.
§ Gerencia Jurídica de Asuntos Corporativos: brinda asesoría en todos
los temas legales relacionados con el manejo de las sociedades (reu-
niones de Juntas Directivas, Asambleas Generales de Accionistas,
atención de accionistas, liquidación de sociedades, etc.)

22.16. Inhabilidades para contratar


Tal como establecen el Código de Buen Gobierno y el Código de Ética, los
funcionarios de Argos no podrán contratar en los casos establecidos
como inhabilidades por los mencionados códigos.

46
23. PROVEEDORES DEL EXTERIOR
Para la celebración de negociaciones con residentes en el exterior, la Vice-
presidencia Financiera, debe solicitar asesoría de la Gerencia Jurídica de
Asuntos Tributarios, Aduaneros y Cambiarios, así como a la Gerencia Jurí-
dica de Asuntos Comerciales y Administrativos, según el caso, con el fin
de buscar para Argos la obtención de beneficios tributarios y/o evitar ries-
gos cambiarios y mayores costos para Argos. No obstante lo anterior, a
continuación se dan pautas para tener en cuenta en la contratación con
Proveedores del exterior:

Mecanismos para eliminar o atenuar la doble imposición


internacional
Es importante tener presente al momento de negociar un contrato de
prestación de servicios celebrado con Proveedores del exterior, que
estos están sujetos a una retención por impuesto de renta en Colombia;
pero igualmente es importante conocer o indagar si en el país de residen-
cia o domicilio del Proveedor existe alguno de los mecanismos de elimi-
nación o atenuación de doble imposición internacional, de éstos, los dos
mecanismos más comunes son:
§ Exención de rentas obtenidas en el exterior (Exemption method): Con-
siste en tratar como renta exenta (total o parcial) los ingresos obteni-
dos en el exterior.
§ Crédito por impuesto pagado en el exterior (Tax credit o crédito fiscal):
consiste en gravar todas la rentas, tanto nacional como del exterior,
pero se otorga un descuento sobre el impuesto a pagar, equivalente al
impuesto total o parcial pagado en el exterior por la renta obtenida en
ese lugar.
Ahora, conociendo que en nuestro país existe el mecanismo de retención
de impuesto de renta (La retención de impuesto a las ventas es transpa-
rente para el Proveedor, es decir no lo afecta), lo recomendable sería
desde el principio de la negociación, preguntar al Proveedor sobre la posi-
bilidad de descuento que tenga de esta retención, para verificar que el
efecto es ninguno.
En caso de que en el país del Proveedor no exista mecanismo de elimina-
ción o atenuación de la doble imposición y éste establezca que el valor de

47
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

su remuneración es libre de retención de impuestos, existen dos opcio-


nes que son:
§ asumir como mayor valor del contrato los impuestos retenidos, o
§ asumirlos como un gasto no deducible de la renta.
Este último indudablemente resulta muy costoso para Argos, por lo tanto
no se recomienda y solo será aprobado por excepción, por la Gerencia
Jurídica de Asuntos Tributarios, contando con la opinión favorable previa
del Vicepresidente respectivo.

Otros aspectos importantes de los pagos por servicios del


exterior
No es obligatoria la expedición de facturas.
§ Según el artículo 5° del D.R 3050/97, constituye documento equiva-
lente a la factura “Los contratos celebrados con extranjeros sin resi-
dencia o domicilio en el país, en cuyo caso, para la procedencia del IVA
descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practica-
do la respectiva retención en la fuente”.
Por otra parte para que el gasto sea deducible de la renta, además de
acreditarse la consignación del impuesto retenido, la cantidad pagada
deberá cumplir con las regulaciones previstas en el régimen cambiario
en Colombia (Art. 123 del E.T).

Conclusiones y recomendaciones sobre los aspectos tri-


butarios de contratos celebrados con proveedores del
exterior:
§ Todos los contratos que generen pagos al exterior generan impuestos
por vía de retención en la fuente.
§ Desde la negociación se debe consultar con el Proveedor si en su país
existe el crédito fiscal; todos los proveedores conocen su situación fis-
cal. Esto permite saber si el efecto de la retención es neutro.
§ Si la negociación se efectúa en términos netos, o sin impuestos, debe
consultarse siempre el valor de las retenciones a la Gerencia Jurídica
de Asuntos Tributarios, Aduaneros y Aduaneros para saber cuál es el
valor real de un servicio.

48
En los contratos con Proveedores del exterior deberá pactarse expresa-
mente que los empleados del Proveedor deberán cumplir con todas las
normas y políticas aplicables en Colombia, y por lo tanto, deberán ade-
lantar los trámites que sean necesarios ante compañías de seguros, com-
pañías de riesgos profesionales, etc.

24. POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN


24.1. POLÍTICAS GENERALES
§ Confidencialidad: las negociaciones que por su objeto impliquen sumi-
nistro o entrega de información confidencial de Argos a un Proveedor,
deben contener el Acuerdo de Confidencialidad. Por lo tanto, el Usuario
se debe abstener de suministrar dicha información confidencial hasta
tanto no esté formalizado el acuerdo. Se entenderá por información
confidencial: Información escrita, verbal, en medios magnéticos o cual-
quier otro medio que contenga información de los negocios y operacio-
nes de Argos que no sea de conocimiento público.
§ Documento previo: salvo autorización expresa del área correspon-
diente, ningún Usuario está autorizado para iniciar la recepción de un
bien o prestación de un servicio sin que se haya firmado un documen-
to, a través de la Gerencia de Compras, que garantice el compromiso
de las partes para la prestación del servicio o suministro del bien mien-
tras se legaliza el documento definitivo.
§ Acceso a sistemas de información: toda prestación de servicios
donde un Proveedor, por la naturaleza de la actividad a desarrollar,
esté dentro de las instalaciones de Argos y tengan acceso a sistemas
de información, documentación, redes y equipos, debe contar con el
aval de la de la Gerencia Administrativa Regional, para su evaluación y
control, de acuerdo con las políticas que imparta la Vicepresidencia
Administrativa.
§ Certificaciones: las certificaciones o recomendaciones solicitadas
por un Proveedor deben ser expedidas desde la Gerencia de Compras,
previa validación de la información con el Usuario del servicio.

24.2. VIGENCIA Y RENOVACIÓN DE LOS CONTRATOS


Los contratos deben ser a término fijo y con la obligación de pactar expre-
samente su prórroga. Deben tener la vigencia que determine el Usuario

49
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

del bien o servicio contratado en concordancia con la naturaleza del con-


trato y de acuerdo con la asesoría que sobre el particular ofrezcan las
Gerencias de Compras y la Gerencia Jurídica correspondiente.
En ningún caso se pactarán prórrogas automáticas o cláusulas de reno-
vación automática.
Previa a toda renovación de un contrato, el Usuario debe hacer una eva-
luación del servicio o bien contratado para determinar o no su prórroga
siguiendo los lineamientos establecidos en este documento.

24.3. VIGENCIA CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO


Tratándose de contratos de arrendamiento de locales, en los cuales
Argos sea arrendatario, para ubicar un establecimiento de comercio,
éstos deben celebrarse por un término mínimo de dos (2) años con el fin
de tener derecho a la renovación del contrato. Le corresponderá al Vice-
presidente respectivo aprobar un término de vigencia diferente (inferior).

24.4. CESIÓN DE CONTRATOS Y DE DERECHOS.


SUBCONTRATACIÓN
En todo contrato debe consagrarse la cláusula de prohibición de cesión,
en virtud de la cual, el Proveedor no puede ceder el contrato en todo o en
parte, o hacerse sustituir por terceros en ejercicio o cumplimiento de las
obligaciones que por el mismo contrae, sin el previo y expreso consenti-
miento de Argos. Sin embargo, debe dejarse claramente expresado que
Argos si podrá ceder el contrato siempre y cuando lo haga a sus Compa-
ñías Asociadas.
Igualmente, se debe consagrar en todos los contratos que el Proveedor
no puede subcontratar sin autorización previa y escrita de Argos.

24.5. PENALIZACIONES AL PROVEEDOR


En los contratos se deben pactar penalizaciones al Proveedor por incum-
plimiento en los acuerdos de nivel de servicio, mala calidad del bien o ser-
vicio, etc., independientemente de la posibilidad de terminación e indem-
nización de perjuicios.
Presentada una falla o incumplimiento que genere la respectiva multa o
sanción, el incumplimiento o falla debe ser comunicado por el gerente

50
Usuario del bien o servicio contratado a la Vicepresidencia Financiera,
quien tiene la facultad de aplicar las penalizaciones del caso, con el
Apoyo de la Gerencia Jurídica respectiva.

24.6. MODIFICACIÓN A LOS CONTRATOS


Argos no debe aceptar modificaciones a los contratos que no hayan sido
previamente acordadas por las partes. Cualquier modificación a un con-
trato debe ser canalizada a través de la Gerencia de Compras, para que
se remita a la Gerencia Jurídica correspondiente para su revisión y apro-
bación.

24.7. RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS


Toda recepción de un bien o prestación de servicios debe generar un
registro del mismo por parte del Usuario que lo solicitó, lo cual es un
requisito para autorizar el pago de la factura.
Es el Usuario del bien o servicio el responsable de verificar que las condi-
ciones pactadas coincidan con las condiciones de los bienes y servicios
efectivamente recibidos.
Es responsabilidad de la Gerencia de Compras, o por quien tenga la atri-
bución, velar por el cumplimiento de las condiciones contractuales,
comerciales y económicas de la negociación.
La recepción de bienes o servicios debe realizarse por funcionarios con
competencia para tal fin.

24.7.1. MERCANCÍA DE ARGOS EN BODEGAS DEL PROVEEDOR


Cuando por eventos atribuibles a Argos no se puedan instalar equipos
comprados a un Proveedor, cuyas condiciones de pago están sujetas a la
instalación de los equipos, se podrá cancelar un porcentaje determinado
de los mismos (si la instalación está incluida) o en otro caso, cancelar el
valor total de los equipos (sin la instalación).
Los equipos podrán permanecer en las bodegas del Proveedor mientras
se instalan, siempre y cuando se presenten los siguientes eventos:
§ Inspección visual y documentada mediante acta por parte del Usuario
responsable del bien o servicio.

51
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

§ El Proveedor tome una póliza de mercancía en consignación para


cubrir los eventos de incendio y terremoto, o en caso de tenerla, adicio-
nar un anexo donde relacione los equipos propiedad de Argos y aclare
que se encuentran bajo su responsabilidad; el valor de esta póliza
corre por cuenta del área usuaria (o proyecto que asume el costo) .
§ Los equipos deben marcarse para que en caso de embargo quede
constancia de que son equipos de propiedad de Argos.

25. PRÁCTICAS NO AUTORIZADAS


No se deben celebrar contratos, directa o indirectamente (a través de
otro Usuario), con Proveedores que sean cónyuges o compañeros perma-
nentes o que se encuentren dentro del segundo grado de consanguini-
dad o segundo de afinidad con el Usuario que haya presentando la solici-
tud de compra de un bien o servicio. Igualmente, el Usuario no debe con-
tratar con personas jurídicas de las cuales sea socio o representante
legal.
No se deben pactar bonificaciones (compensaciones económicas adi-
cionales a las legales) para los dependientes y o empleados del Provee-
dor.
No se debe contratar personas naturales para la prestación de servicios
en labores y actividades similares a las desarrolladas por funcionarios de
Argos, o que puedan catalogarse como funcionarios bajo subordinación
de la entidad, sin la autorización previa de la Vicepresidencia Administra-
tiva.
Toda prestación de servicios que la Organización requiera debe contra-
tarse como un servicio y no como la contratación de personas, salvo auto-
rización expresa de la VP Administrativa.
No pueden pagarse o desembolsarse suma alguna de dinero, sin haber-
se formalizado el contrato o suscrito documento que sirva de soporte
para la iniciación de labores, sin la respectiva autorización y aprobación
del Usuario y de la Gerencia Jurídica correspondiente.
El Contratista no debe iniciar labores mientras no se haya dado cumpli-
miento a los requisitos y formalidades establecidas en este documento.
No se deben aceptar los términos y condiciones de Proveedores que
vayan en contra de cualquier política de Argos.

52
26. CONTINUIDAD DEL NEGOCIO PARA LA
CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES DE
SERVICIOS DE OUTSOURCING
Para procesos en Outsourcing es de obligatorio cumplimiento el contar
con un plan de continuidad del negocio (alternativas de Contingencia)
que le asegure a Argos la realización de los procesos contratados y dispo-
ner de respaldo para ofrecer el servicio en las siguientes circunstancias:
§ Falla en los equipos de tecnología que soportan los procesos
§ Falla de energía (UPS y plantas eléctricas)
§ Falla en las telecomunicaciones
§ Pérdida del sitio de trabajo: por imposibilidad de acceso o por desastre
(natural o intencional)
§ Pérdida o ausencia repentina de personal clave que ejecuta los proce-
sos contratados.
§ Falla en los aplicativos o programas que soportan los procesos contra-
tados.
§ Aumento de volúmenes en días pico que afecten el cumplimiento de la
operación.
§ Eventos Fortuitos en las oficinas o sucursales de Argos que afecten el
cumplimiento de los horarios establecidos.
Así las cosas, se debe acordar con los Proveedores los tiempos de recu-
peración de los procesos contratados en caso de presentarse un evento
que interrumpa el servicio, dependiendo del ciclo de los procesos (quin-
cena, fin de mes).
Para asegurar la efectividad del plan de continuidad, el Proveedor del Out-
sourcing deberá
§ Diseñar y ejecutar un plan anual de pruebas de contingencia, con la
participación y verificación de la Organización.
§ Autorizar a las áreas de auditoria de la Organización a revisar la docu-
mentación y los procesos de contingencia así como validar la ejecución
de las pruebas de contingencia.
§ Diseñar dentro de los procesos los controles que prevengan o mitiguen
el impacto en una situación de contingencia.

53
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

§ Tener la documentación del Plan de Continuidad debidamente regis-


trada y actualizada
Para atender los requerimientos anteriores el Proveedor debe mostrar
evidencia que dispone de lo siguiente, de acuerdo al tipo de servicio a
prestar:
§ Sitio alterno de procesamiento de la información y de operación dota-
dos, para restaurar las operaciones, dentro de los tiempos objetivo con-
venidos.
§ Líneas redundantes de telecomunicaciones.
§ Procedimientos de contingencia documentados y probados frente a
los diferentes eventos.
§ Personal redundante capacitado y entrenado.
§ Información del personal clave, quienes deberían ser contactados en
el evento de una emergencia.
§ Debe tener previamente definida y acordada la prioridad que le darán
a Argos en caso de desastre del Outsourcing frente a la de otros clien-
tes que atiende.
§ Tener equipos redundantes o acuerdos de reemplazo rápido.
§ Procedimientos de Backup y almacenamiento de los datos fuera de las
instalaciones habituales, que le asegure a la Organización la recupera-
ción de sus datos, en caso de algún siniestro que afecte las instalacio-
nes del Proveedor.
§ Debe tener el personal con las habilidades y conocimientos para ejecu-
tar con éxito el proceso de recuperación y una estructura de notifica-
ción y atención bien organizada.
En los procesos que Argos tenga contratados con terceros (outsourcing)
deberá pactarse en los contratos, la obligación para los contratistas de
avisar con una antelación mínima de seis (6) meses su voluntad de ter-
minar anticipadamente el contrato, con la finalidad de que Argos pueda
reemplazar al contratista con otro tercero o asumir el proceso interna-
mente.

54
27. ARBITRAMENTO
Por regla general, no se pactará cláusula compromisoria o arbitramento
en los contratos, ofertas mercantiles o demás documentos legales que
vinculen a Argos. Lo anterior tendrá las siguientes excepciones:
1. Contratos u ofertas mercantiles de cuantías superiores a 5.000
SMLMV en los que la contraparte se niegue rotundamente a contra-
tar sin pactar arbitramento. En estos casos se utilizará la siguiente
cláusula compromisoria:
Cláusula Arbitramento Entre Residentes:
CLÁUSULA COMPROMISORIA: En caso de presentarse controver-
sias entre las partes, derivadas o con ocasión del presente ofreci-
miento (o Contrato), si las mismas no pueden dirimirse por las par-
tes, éstas podrán someter su definición a la decisión de un (1) árbi-
tro, el cual será abogado colombiano y será seleccionado por el Cen-
tro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá.
El fallo será en derecho. El arbitramento funcionará en el Centro de
Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá y se
sujetará a lo dispuesto en la Ley 446 de 1998, en el Decreto 1818
de 1998 y en las demás disposiciones del ordenamiento jurídico
nacional que los modifiquen o adicionen.
2. Contratos u ofertas mercantiles donde la contraparte sea una socie-
dad con domicilio fuera de Colombia, caso en el cual deberá utilizar-
se una cláusula del siguiente tenor:
Cláusula Arbitramento con No Residentes:
CLÁUSULA COMPROMISORIA: todas las diferencias que se deriven
del presente contrato o que guarden relación con éste, serán resuel-
tas definitivamente de acuerdo con el reglamento de Arbitraje de la
Cámara de Comercio Internacional por tres (3) árbitros nombrados
conforme a este reglamento. Los árbitros deberán ser abogados
colombianos y fallarán en derecho aplicando las normas colombia-
nas. La sede del tribunal de arbitramento será la Cámara de Comer-
cio de Bogotá. El idioma oficial del proceso de arbitraje será el espa-
ñol.

55
MANUAL PARA LA ADMINISTRACION DE CONTRATISTAS
Y PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

28. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO


El incumplimiento, por acción u omisión, de cualquiera de las normas o
política establecidas en el presente Manual por parte de un empleado de
Argos será considerado como una falta grave al contrato de trabajo, y por
lo tanto tendrá las consecuencias que para ello se establecen en dicho
contrato y en la legislación laboral aplicable.

29. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS DEL


PRESENTE MANUAL DE CONTRATACIÓN
Las normas y políticas aquí establecidas priman sobre cualquier otra dis-
posición contenida en circulares, cartas informativas, versiones anterio-
res, etc., que se refieran a temas relacionados con las actividades de con-
tratación de Argos.

56