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OBJETIVO ESPECÍFICO:
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El término documento proviene del verbo latino “docere”, que significa enseñar o mostrar.
Así, el documento es aquello por medio de lo que se enseña o muestra algo.
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El término documento comprende no tan sólo las formas tradicionales de los documentos
escritos, sino además, toda la documentación audiovisual, cartográfica o legible por
máquina.
Documentos textuales.- Contienen información escrita, como los manuscritos, los impresos
y los listados. Son los más abundantes y según el procedimiento manual o mecánico de la
escritura serán manuscritos, mecanografiados o impresos. El soporte es por lo general
papel, pergamino o vitela. El formato es en hojas, folios sueltos, en cuadernillos o libros.
El paleógrafo Luis Núñez Contreras sostiene que el documento está compuesto por tres
elementos estructurales:
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Durante esta edad, los documentos tienen valores primarios para la institución:
• Valor administrativo: es el plazo durante el cual los documentos
producidos o recibidos por una institución se utilizarán para realizar funciones o actividades
comunes a esa institución.
• Valor jurídico o legal : es el plazo durante el cual los documentos se conservarán
en la institución para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la
Administración Pública o de los ciudadanos.
• Valor fiscal o contable: es el plazo durante el cual los documentos se conservarán
en la institución, para comprobar el origen, distribución y uso de los recursos
financieros de una institución.
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También formarán parte del Archivo Contable Gubernamental las copias de los
documentos contables tales como los pagos de contribuciones y los depósitos bancarios,
así como los documentos emitidos por la dependencia o entidad en los que se tenga que
entregar el original, como es el caso de las facturas y avisos de cargo o débito.
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ARCHIVO CARACTERÍSTICAS
TRÁMITE • Expedientes en formación
• Trámite actual
• Custodia cerca de oficina tramitadora
• Sistema de recuperación rápida
• Archiveros
• Consulta: expedientes concretos
• Sistema de clasificación propia
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ARCHIVO CARACTERÍSTICAS
CONCENTRACIÓN • Expedientes formados
• Trámite concluido
• No necesita la cercanía
• No clasificación propia
HISTÓRICO • Expedientes formados
• Trámite concluido
• Consulta por serie
• Clasificación: Principio de procedencia
• Ordenación original
• Difusión
PLANEACIÓN.
En esta etapa del proceso administrativo, los documentos que deben ser conservados son:
1.- Las actas elaboradas como resultado de la reunión de un cuerpo colegiado o bien de
órganos asesores.
2.- Las minutas de reuniones de alto nivel, incluidos los anexos.
ORGANIZACIÓN.
1.- Manuales generales de organización, de procedimientos o técnicos.
2.- Convenios entre dependencias
3.- Definición de políticas internas
4.- Reglamentos, decretos y acuerdos
5.- Contratos colectivos de trabajo y/o condiciones generales de trabajo
6.- Directorios internos actualizados
7.- Instructivos de procedimientos administrativos
8.- Cuadros de clasificación y catálogo de vigencias documentales
9.- Programas de ejecución
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INTEGRACIÓN
De esta etapa del proceso administrativo, deben conservarse los siguientes documentos:
1.- Todo lo relacionado con la obra pública; ejemplos: proyecto de obra, registro,
adjudicaciones, concursos, entregas de obra, bitácoras de obra, suspensión de obras,
entre otras de naturaleza similar.
2.- Profesiogramas y definiciones de puestos
3.- Plantilla o censos de personal
4.- Expedientes de personal
5.- Programas de capacitación y adiestramiento
DIRECCIÓN
Se conservarán los siguientes documentos:
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Se toman en cuenta con el fin de reducir al mínimo el trabajo de clasificación, por ejemplo:
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información cuando sea requerida. Así tenemos métodos numéricos (numérico simple,
numérico compuesto, cronológico, topográfico, decimal); convencionales (cromático, nume-
ralfa, alfa-numérico); alfabéticos (geográfico, por asuntos o materias, onomástico y por
alfabeto general).
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FONDO.- Totalidad de los documentos producidos, acumulados y/o recibidos por una
institución o persona, cuya organización refleja la estructura o funciones de la entidad
generadora.
SECCIÓN.- División primera del fondo, establecida en virtud de la estructura orgánica o las
líneas de acción de la entidad.
SERIE.- Conjunto homogéneo de documentos, producidos de manera continua o seriada,
como resultado de una misma actividad, la cual tiende a repetirse indefinidamente en el
tiempo. Es el equivalente a la tipología documental.
UNIDAD DOCUMENTAL (expediente).- Unidad organizada de documentos, reunidos, ya
sea por el productor o durante el proceso de organización archivística, siempre que se
refiera al mismo tema, actividad o asunto. En tal sentido, constituye la historia del asunto
en cuestión.
UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE (Documento).- Es la unidad archivística más pequeña,
intelectualmente indivisible. Ejemplo: una carta, un memorandum, un informe, etc.
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN
FONDO
EXPEDIENTE EXPEDIENTE
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2.- Menciona los tipos de documentos que existen de acuerdo a la forma de transmisión
de la información:
5.-Menciona las tres fases del Ciclo Vital de los Documentos y explica brevemente en
que consiste cada una de ellas
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OBJETIVO ESPECÍFICO:
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• Despacho de correspondencia
Esta actividad consiste en separar las piezas postales de salida, para encaminarlas a los
medios de distribución y entrega, garantizando que los documentos generados por las
unidades administrativas de la Dependencia sean recibidos oportuna y completamente por
sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación
documental, resguardando y promoviendo los intereses de la dependencia ante las
diversas instancias de gestión interinstitucional.
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El marcado de identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes
elementos:
I Unidad administrativa
II Fondo
III Sección
IV Serie
V Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie
documental identifica a cada uno de sus expedientes
VI Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente
VII Asunto (resumen o descripción del expediente)
VIII Valores documentales
IX Vigencia documental
X Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas contenidas en
los documentos del expediente.
En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la nomenclatura
asignada a los incisos III, IV y V.
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Funciones Genéricas.
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Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y
funciones de una organización.
Objetivos:
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A la determinación del tiempo que permanecen los documentos en cada unidad de archivo,
se le llama Plazos de Conservación.
Valoración Documental es la identificación y determinación de los plazos y modalidades
de uso de los documentos por parte de las instituciones que los producen o conservan.
La valoración se divide en dos etapas, cada una de las cuales responde a una serie de
necesidades particulares:
a) Valoración Primaria, que atiende exclusivamente a las llamadas vigencias o valores
primarios y su carácter es estrictamente institucional. (Valores Administrativos, Fiscales
y Legales).
b) Valoración Secundaria, que tiene como fin garantizar la protección de los documentos
que tiene valor social, más allá de la necesidad institucional de conservar los
documentos; es decir, garantizar su utilización para fines distintos a los que
correspondió su creación, básicamente para su consulta e investigación. (Valores
Evidenciales, Testimoniales e Informativos).
La Disposición Documental es la determinación de reglas y normas a partir de la valoración
primaria o secundaria, para establecer plazos de conservación y modos de transferencia y
depuración a los cuales deben sujetarse los documentos a lo largo de su ciclo vital de
acuerdo a sus usos específicos.
Luego entonces, el Catálogo de Disposición Documental es el registro general,
sistemático y normalizado de los valores de disposición de todos los documentos
existentes, ya sea producidos o recibidos en un sistema administrativo.
Es general, porque permite hacer una valoración total, al abarcar todas las series
documentales de una dependencia.
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2.7 INVENTARIOS
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Control
El Archivo de Concentración integrará a su acervo con la máxima rapidez, la
documentación que reciba, previas las verificaciones en cuestión, ordenándola y
registrándola topográficamente de modo tal que en su caso se facilite la localización de los
expedientes. En este sentido, el sistema de ordenación que se establezca para la
conservación precaucional de los materiales transferidos, deberá responder a las
características y necesidades propias de los Archivos de Concentración y tendrá que
informar a la unidad de documentación en trámite la ubicación física de los expedientes.
Préstamo
El Archivo de Concentración mantendrá a disposición de las diversas áreas de LyFC
los documentos que se encuentran bajo su custodia, para que sean consultados en el
curso de las gestiones institucionales, presentando los expedientes únicamente a la unidad
que los haya transferido, quién se responsabilizará junto con el solicitante para la completa
y oportuna devolución de los documentos recibidos.
Para este proceso, se requiere de un Vale de Préstamo con los elementos necesarios.
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VALE DE PRÉSTAMO
FECHA DE PRÉSTAMO:
FECHA DE DEVOLUCIÓN:
NÚMERO DE EXPEDIENTE:
ASUNTO:
ÁREA SOLICITANTE:
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ANEXOS
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MARCO JURÍDICO
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IV.- Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo
o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar el uso, la
sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas de aquéllas.
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Artículo 214.- Comete el delito de ejercicio indebido del servicio público, el servidor público
que:
IV.- Por sí o por interpósita persona, sustraiga, destruya, oculte o utilice ilícitamente la
información o documentación que se encuentra bajo su custodia a la cual tenga acceso, o
de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión.
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II.- Establecer los lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la
documentación liberada por las dependencias y entidades de la Administración Pública
Federal, incorporando a los acervos del órgano administrativo desconcentrado, los que
posean interés histórico y gestionar la recuperación de los archivos históricos.
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BIBILIOGRAFÍA.
NACIF Mina, Jorge, Valoración de Archivos. Archivo General de la Nación. México, 2002.
ROSSEAU Jean, Ives, Los Archivos del Siglo XX. Archivo General de la Nación/Archivo
General de Canadá. México, 1994
A NUESTROS LECTORES:
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AGRADECIMIENTOS
Nuestro agradecimiento a la Arq. Emma Luz López Juárez, a Omar Alejandro Gutiérrez
Olmos, a Gerardo Cervantes Parra y a Gerardo Govea Francesconi, por su valiosa
participación para la elaboración de este manual.
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