PENGERTIAN ADMINISTRASI SISTEM

Perkataan, istilah, dan pengertian Administrasi yang kita kenal sekarang di Indonesia
berasal dari Eropa Barat/Eropa Kontinental, melalui periode penjajahan Belanda, dimana
Belanda merupakan salah satu bangsa yang terdapat dalam wilayah Eropa Barat.

Dasar peradaban (sivilisasi) dan kebudayaan (kultur) dari bangsa-bangsa Eropa Barat
adalah kebudayaan dan peradaban Rumawi, yang mengalami kemajuan pesat setelah
dipengaruhi oleh Kebudayaan Yunani Klasik.

Pada awalnya, Bangsa Rumawi menerjemahkan istilah-istilah Yunani ke dalam bahasa

Rumawi, yakni Bahasa Latin, dengan cara mengadopsi ide-ide dan pengertian Yunani
klasik secara apa adanya. Lambat laun bangsa Rumawi mengembangkan sendiri Filosofi,
Ilmu Pengetahuan, Hukum, Sistem Politik, dll, yang akhirnya menjadi dasar dari
peradaban dan kebudayaan bangsa-bangsa Eropa Barat selama 15 abad dan sampai
sekarang masih nampak pengaruhnya, misal:

1) Hukum-kodifikasi hukum yg kita kenal sekarang;

2) Sistem Pemerintahan – Republik; dan
3) Sistem Legislatif- DPR .

Adapun sistem sosial, sistem kenegaraan, sistem perekonomian dilakukan melalui

kegiatan-kegiatan unit-unit organisasi (administratio) yang masing-masing dipimpin oleh
administrator. Administrator sebagai yang memimpin suatu administratio atau unit
organisasi, bertanggung jawab kepada Pemilik/Majikan/Atasan(Maestro), yang
memberikan tugas, kewajiban, dan pengarahan-pengarahan kepadanya.

Dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya kepada Maestro,maka Administrator

harus melakukan administer ( melayani, mentaati) terhadap majikan dan melakukan
segala sesuatu sesuai kebijaksanaan majikan tersebut sambil menjalankan administrare
(yaitu menyelenggarakan Tata usaha: registrasi, inventarisasi, pembukuan, dokumentasi,
korespondensi, kearsipan) untuk mempertanggung-jawabkan segala sesuatunya yang
telah dilakukan menurut prosedur dan formalitas tertentu (mis: membuat berita acara,
laporan). Untuk menggerakkan personil dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan
organisasi yang dipimpin maka Administrator melakukan administro yang berarti
memimpin, mengatur, mengemudikan. Istilah yang digunakan bagi administrator pada
umumnya adalah: direktur, direksi.

Di Inggris perkembangannya berbeda sekali dari Eropa Kontinental. Di Inggris seorang

administrator atau direktur disebut Manager. Jika pangkatnya tinggi sehingga ikut
bertanggung jawab langsung kepada pihak pemilik organisasi/perusahaan, disebut
Managing Director. Sedangkan director dalam bahasa Inggris/Amerika, oleh kita dan
juga Belanda disebut Komisaris (Commissaris).

Pengertian Direktur yang sering dengar dan gunakan, dalam bahasa Inggrisnya disebut
manager. Personnel Management (bhs.Ingg/Am), dalam bahasa Indonesia disebut
Administrasi Personil, yang mencakup organisasi urusan personil, tata-usaha personil,
dan pengelolaan personil. Pengelolaan sendiri dalam bhs.Inggris disebut management,
akan tetapi management yang berbeda tingkat serta sifat dari ketatalaksanaan dan
administrasi. Administrasi adalah manajemen yang paling tinggi. Financial management,
diterjemahkan dengan Administrasi Keuangan, yang terdiri atas organisasi urusan
keuangan, tatausaha keuangan, dan pengelolaan keuangan. Company management adalah
Direksi Perusahaan, Company Manager adalah Direktur Perusahaan. Business
Management adalah Pimpinan Perusahaan/Bisnis, sedangkan Business Administration
adalah Administrasi Bisnis/Niaga.
Adminster : melayani, mentaati terhadap majikan dan melakukan segala sesuatu sesuai
kebijaksanaan majikan

Administrare :menyelenggarakan Tata Usaha: registrasi, inventarisasi, pembukuan,

dokumentasi, korespondensi, kearsipan

Administratio : kegiatan-kegiatan unit-unit organisasi

Administro : memimpin, mengatur, mengemudikan. (leadership, management)

Untuk lebih memahami istilah-istilah dalam administrasi maka di bawah ini diuraikan
sebagai berikut:

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Pada umumnya orang akan berpendapat bahwa terdapat perbedaan antara administrasi
dan manajemen. Untuk membedakan arti kedua kata tersebut, di bawah ini dibuat suatu
tabel agar memudahkan dalam membandingkannya.

Administrasi adalah bagian dari manajemen dan sebaliknya manajemen juga bagian dari
administrasi. Kedua hal tersebut benar, tergantung dari tempatnya atau negaranya:

Di Eropa Daratan ( Jerman, Bld, Perancis, Itali) dikatakan manajemen bagian dari
administrasi
Di Inggris dikatakan Administration bagian dari management

DI INDONESIA Istilah adm. berasal dari Bhs.Bld “ administratie”, yang terdiri dari:
organisasi, tata usaha, dan pengelolaan. Istilah management di Indonesia adalah Istilah
Inggris, yang berasal dari AS.
Jika mempertimbangkan kedua aspek tersebut dari segi kebudayaan, dimana Indonesia
sangat lama dijajah Belanda, maka memahami administrasi perlu lebih ditekankan
dimana berpikir secara administrasi adalah berpikir secara organisasi-tata usaha dan
manajemen.

Jika manajemen dipisahkan secara tegas dan terlepas dari administrasi, maka organisasi
dan tatausaha akan tertinggal dan tatausaha dianggap sebagai aspek yang tidak penting.
Di Perancis, manajemen dikembangkan ala sistem AS, tetapi tidak terlepas dari
administration, dimana dikatakan, bahwa” administrasi terdiri atas documentation
(tatausaha) dan gestion (manajemen).

BERPIKIR SECARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN ADMINISTRASI

Berpikir secara administrasi adalah berpikir secara mengatur dan menjalankan
penyelenggaraan dari apa yang dikehendaki Pengemban Tugas misalnya pemerintah,
pengusaha, atau direksi. Berpikir secara manajemen adalah berpikir secara
mengendalikan, mengerahkan, dan memanfaatkan segala sumberdaya, yang menurut
perencanaan diperlukan untuk mencapai tujuan.

Administrasi atau tata penyelenggaraan dilakukan dengan membentuk, mengembangkan,

memimpin dan mempergunakan suatu organisasi. Dengan pengertian yang luas tersebut,
maka administrasi juga merupakan manajemen, yaitu “ the overall management of an
organization.”

Administrasi dijalankan oleh dan dibawah pimpinan seorang administrator oleh suatu
aparatur yang merupakan suatu organisasi. Dalam praktek, kedudukan administrator
dirangkap oleh pengemban tugas (misal:pemerintah merangkap sebagai administrator
negara) atau pengusaha (misal:pengusaha/pemilik perusahaan merangkap sebagai
direktur perusahaan). Oleh sebab itu banyak yang tidak dapat membedakan antara
“pemerintahan” dan “ administrasi negara”, atau antara “pengusaha bisnis” dan
“administrasi bisnis”.

Manajemen dijalankan oleh:

- pekerja biasa (worker), pengamat (supervisor), pemimpin/kepala, manajer, koordinator,
direktur, pengurus, pengusaha, jadi hanya berbeda-beda menurut kedudukan (tingkatan),
obyek atau bidang, dan kekompleksannya

Aspek penting dari administrasi sebagai obyek studi Ilmu Administrasi

Administrasi sebagai fenomena sosial.

Administrasi terdapat dalam suatu organisasi.

Administrasi merupakan suatu kekuatan yang memberi hidup/gerak kepada organisasi.

Penggerak atau kekuatan tersebut disebut administrator.

Administrasi merupakan suatu fungsi tertentu untuk mengendalikan, menggerakkan,

mengembangkan dan mengarahkan suatu organisasi, yang dijalankan administrator dan
dibantu oleh manajer dan stafnya.

Administrasi merupakan sekelompok orang sebagai badan pimpinan (the governing

body) dari suatu organisasi. Misal: The Reagan Administration.

Administrasi merupakan seni yang memerlukan bakat, dan ilmu yang memerlukan
pengetahuan ataupun pengalaman.
Administrasi merupakan proses penyelenggaraan bersama/proses kerjasama antara
sekelompok orang untuk mencapai tujuan dan direncanakan sebelumnya. Kerjasama
tersebut melalui organisasi

Administrasi merupakan suatu jenis tingkah laku sosial tertentu, yang memerlukan sikap
serta kondisi mental tertentu.

Administrasi merupakan suatu praktek atau teknik tertentu, sebagai suatu tatacara
melakukan sesuatu, yang memerlukan kemampuan, ketrampilan, kemahiran.

Administrasi merupakan suatu sistem, yang memerlukan input, transportasi, pengolahan,

dan output tertentu.

Adminstrasi merupakan suatu tipe manajemen, sebagai overall management dari suatu
organisasi, sehingga dikatakan manajemen merupakan inti administrasi.

Manajemen merupakan pengendalian sumberdaya (orang, uang, mesin, materials,

metode-cara-teknik, ruang, tenaga, waktu).

Dalam istilah Administrasi tercakup adanya pesan, tugas, tanggung jawab dan
kepercayaan yang diberikan oleh para pemilik organisasi.

PENGERTIAN ADMINISTRASI DALAM ARTI SEMPIT DAN LUAS

1) Arti sempit: berasal dari kata Administratie (bhs. BELANDA ), yang meliputi
kegiatan:
catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dsb, yang
bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Dengan demikian tata usaha adalah bagian
kecil kegiatan dari Administrasi.

2) Arti luas: berasal dari kata Administration (bhs. INGGRIS).

a).Leonard D.White: Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar dan kecil.
b).H.A Simon: Administrasi adalah kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerjasama
untuk menyelesaikan tujuan bersama.
c). William H. Newman: Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan, dan
pengawasan atas usaha-usaha kelompok individu, terhadap tercapainya tujuan bersama.

Dengan memperhatikan penjelasan tersebut di atas maka dapat diketahui bahwa:

CIRI-CIRI ADMINISTRASI adalah sebagai berikut:

a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)
b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
d). Adanya tujuan kelompok
Pendapat yang mempersamakan administrasi dan manajemen
a. William H. Newman:
Bukunya berjudul “administrative action”, tapi isinya menyangkut “the techniques of
organization and managemen”.

b. M.E. Dimock :
“Administration or management is a planned approach to the solving of all kinds of
problems in almost eveery individual or group acitivity both public or private”.

Pendapat yang membedakan administrasi dan manajemen

a). Dalton E. McFarland:

Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya,
sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud
menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan.

b). Ordway Tead:

Administrasi sebagai suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap
penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan. Adminstrasi bersifat
lebih menentukan garis besar daripada suatu kebijaksanaan dan pemberian pengarahan
(general polices).

Manajemen , prosesnya adalah bagaimana secara langsung kegiatan-kegiatan dilakukan

untuk merealisasikan tujuan, dengan mengatur tindakan-tindakan tsb. agar dapat tercapai
tujuannya.

Hubungan administrasi, organisasi, manajemen, kepemimpinan, pengambilan keputusan,

hubungan antar manusia.

1) Ordway Tead dan Farland:

Administrasi terdiri atas organisasi dan manajemen.

2) Dimock dan Koenig:

Inti Manajemen adalah Kepemimpinan
Inti Kepemimpinan adalah pengambilan keputusan
Inti Pengambilan Keputusan adalah hubungan antarmanusia

KESIMPULAN

Administrasi dapat diartikan dengan arti sempit dan arti luas. Arti sempit sering
disamakan dengan kegiatan ketatausahaan. Arti luas mencakup seluruh aspek kehidupan
dalam suatu organisasi yaitu aspek organisasi, manajemen, komunikasi, informasi,
personalia, keuangan, perlengkapan dan hubungan publik. Ada yang menyatakan
administrasi sama dengan manajemen dan ada pula yang membedakannya, dan untuk
menjawab hal tersebut dilihat dari sudut pandang masing-masing.