KEGIATAN BELAJAR 4 

KONVERSI DOKUMEN EXCEL KE 
PORTABLE DOCUMENT FORMAT (PDF) 

KONVERSI DOKUMEN MS.WORD KE 
FORMAT PORTABLE DOCUMENT FORMAT (PDF)

Modul: Pengelolaan Informasi  2 
 Deskripsi Materi
A. SPESIFIKASI 

Nama Materi  : · Konversi Dokumen MS­Word ke 
Format Portable Document Format (PDF)
· Konversi Dokumen Excel ke Portable 
Document Format (PDF) 

Kode Kompetensi  :  TIK.OP02.016.01 
Ruang Lingkup Isi  :  Software Aplikasi Ms. Excel, Ms. Word dan Adobe 
Acrobat 5.0
· Prosedur pengoperasian  untuk memasuki 
program
· Mempersiapkan aplikasi dan data masukan.
· Menggunakan aplikasi pemasukan data. 

Kriteria Kinerja  : · Software yang digunakan sudah terinstall
·

B. PRASYARAT 

Untuk  mempelajari  materini   ini  unit  kompetensi  dan  pengetahuan  yang 

dikuasai sebelumnya adalah:
· TIK.OP02.010.01 – Melakukan instalasi untuk koneksi internet
· TIK.OP02.006.01 – Mengoperasikan penelusur web (web browser)
· TIK.OP02.007.01 – Mengoperasikan perangkat lunak klien e­mail 
(e­mail client) 

C. PETUNJUK PENGGUNAAN 

Untuk Peserta Didik 

1.  Pembelajaran  yang  dilaksanakan  menggunakan  system  Self  Based 

Training  atau  system  pembelajaran  mandiri.  Diharapkan  seluruh 
peserta  didik  dapat  belajar  secara  aktif  dengan  mengumpulkan 
berbagai  sumber  selain  materi  ini,  misalnya  melalui  majalah  media 
elektronik maupun melalui internet. 

2.  Dalam materi ini dituntut adanya tersedianya bahan ajar yang lengkap 
yang meliputi: 
a.  Unit computer yang siap digunakan. 

Modul: Pengelolaan Informasi  3 
 b.  Sistem operasi yang legal dan siap digunakan. 
c.  Buku manual system operasi 
d.  SOP dalam menghidupkan dan mematikan computer 
3.  Guru atau Instruktur berperan sebagai fasilitator dan pengarah dalam 
semua  materi  di  modul  ini  sehingga  diharapkan  dapat  terjadi 
komunikasi  timbal  balik  yang  efektif  dalam  mempercepat  proses 
penguasaan kompetensi peserta didik. 

D.  TUJUAN 

Setelah mempelajari materi  ini, peserta didik diharapkan untuk dapat :
· Melakukan konversi data dari Ms. Excel ke Adobe Acrobat 5.0 dan 
Ms. Word ke Adobe Acrobat 5.0
· Pengoperasian memindahkan isi sebuah file data aplikasi dengan 
menggunakan utilitas aplikasi.

Modul: Pengelolaan Informasi  4 
 Materi Pemelajaran

1.  Konversi  Dokumen  Excel  ke  Portable 

Document Format (PDF) 
Konversikan dokumen Excel ke format PDF agar 
dapat tampil di web 
PDF (Portable  Document Format)  merupakan  salah  satu  format 
file yang sering digunakan. Jika ingin agar dokumen Excel yang 
buat  bisa  dibuka  di  halaman  web,  mau  tidak  mau  harus  mem­PDF­kan 
dokumen  tersebut  terlebih  dahulu.  Dengan  Adobe  Acrobat  bisa  mengonversi 
semua jenis dokumen termasuk mengubah dokumen Excel menjadi PDF. Pada 
langkah­langkah kali ini, menggunakan Adobe Acrobat versi 5.05. 

LANGKAH  1 
Instal  terlebih  dahulu 
software  Adobe  Acrobat  5.05 
ke  PC.  Jika  belum 
memilikinya,  bisa  men­ 
download­nya  secara  gratisan 
dari situs www.adobe.com. 

LANGKAH  2 
Sekarang  bukalah  dokumen  Excel 
yang  ingin  diubah  formatnya 
menjadi  PDF.  Untuk  mengonversi 
dokumen tersebut menjadi format 
PDF,  harus  menambahkan  menu 
konversi  terlebih  dahulu  pada 
toolbar  Excel.  Caranya  klik  opsi 
menu [Tools] [Add­Ins…] 

Modul: Pengelolaan Informasi  7 
 LANGKAH  3 
Setelah  muncul  boks  dialog  Add­Ins,  klik 
tombol [Browse…]. 

LANGKAH  4 
Carilah  file  Adobe  Acrobat  yang 
sudah  terinstal  di  PC.  Biasanya 
terdapat  di  folder  Program 
Files/Adobe/Acrobat 
5.0/PDFMaker/PDFMaker.xla. 
Kemudian klik [OK]. 

LANGKAH  5 
Boks dialog Add­Ins kini ketambahan menu 
baru,  yaitu  opsi  "Acrobat  PDFMaker  5.0" 
yang  sudah  diberi  tanda  centang.  Untuk 
menutup boks dialog, klik tombol [OK].

Modul: Pengelolaan Informasi  8 
 LANGKAH  6 
Kini pada toolbar dokumen Excel 
akan muncul ikon Adobe Acrobat 
yang  bisa  digunakan  untuk 
mengonversi  dokumen  menjadi 
PDF. 

LANGKAH  7 
Jika  ingin  mengubah  suatu 
dokumen  Excel  menjadi 
berformat  PDF,  klik  menu 
[Acrobat]  [Convert  to  Adobe 
PDF]. 

LANGKAH  8 
Simpan  file  ke  dalam  drive 
yang  dinginkan.  Ketika 
tersimpan,  file  ini  akan 
langsung  tersimpan  dalam 
format  PDF.  Jika  file  dokumen 
Excel  ini  akan  disimpan  dalam 
website,  perhatikan  terlebih 
dahulu  bahwa  penamaan  file 
tidak  boleh  diberi  spasi.  Anda 
bisa  menggunakan  tanda 
underscore pada file. 

LANGKAH  9 
Selebihnya,  tinggal  menunggu 
proses  konversi  untuk 
mengubah  format  Excel 
menjadi PDF

Modul: Pengelolaan Informasi  9 
 LANGKAH  10 
Ada cara cepat untuk langsung mengubah dokumen Excel menjadi PDF, yaitu 
dengan  mengklik  ikon "Convert 
to  Adobe  PDF"  pada  toolbar. 
Langkah­langkah  berikutnya 
sama seperti Langkah 8­9 

1. Konversi Dokumen MS. Word ke Format Portable 
Document Format (PDF) 
Berikut  adalah  prosedur  konversi  dokumen/file  dari  format  Microsoft  Word 
(*.doc)  ke  format  Portable  Document  Format/PDF  (*.pdf).  Adapun  proses 
konversi  menggunakan  software  Adobe  Acrobat  5.0 1 .  Di  samping  itu, 
dijelaskan pula prosedur pengamanan dokumen melalui penggunaan password 
dan restriksi akses. 

I.  Konversi File 
Prosedur konversi meliputi langkah­langkah sebagai berikut: 
1.  Buka file yang akan dikonversi di Microsoft Word 
2.  Buka menu Print (pilih File, Print; atau tekan Ctrl­P) 
3.  Pada  bagian  nama/jenis  printer  pilih:  Acrobat  Distiller  atau 
Acrobat PDFWriter 
4.  Print dokumen 
Jika printer yang dipilih adalah Acrobat PDFWriter,  setelah user meng­click 
OK,  akan  muncul  dialog  baru  untuk  menentukan  nama  dan  lokasi  file  hasil 
konversi. 
Untuk  Acrobat  Distiller,  nama dan  lokasi file  hasil  konversi ditentukan oleh 
software. Umumnya nama file hasil konversi adalah: 
Microsoft Word – (nama file asli).pdf 
sedangkan lokasi file umumnya adalah: 
C:\Program Files\Adobe\Acrobat 4.0\PDF Output\ 
1 
Harap diperhatikan: software yang digunakan bukan Adobe Acrobat Reader, melainkan Adobe 
Acrobat.

Modul: Pengelolaan Informasi  10 
 II.  Pengamanan File dan Restriksi Akses 

Untuk  mengamankan  dokumen  tersebut  di  atas,  lakukan  langkah­langkah 

berikut ini setelah file yang dimaksud dibuka: 

1.  Klik File dan pilih Document Security 

2.  Pada  Dialog  Document  Security  ubah  pilihan  Security  dari  No 
Security ke Standard

Modul: Pengelolaan Informasi  11 
 3.  Sesuai kebutuhan, tentukan password yang digunakan untuk membuka 
dokumen  (Open  the  Document)  dan/atau  untuk  mengubah 
konfigurasi keamanan (Change Security Settings) 
4.  Tentukan restriksi yang akan diberlakukan pada dokumen di kolom Do 
Not Allow 
5.  Click  OK,  dan  konfirmasikan  password  yang  digunakan  pada  dialog 
yang muncul kemudian. 

Langkah  ­ Langkah Konversi Ms ke PDF 
Dengan Adobe Acrobat 5.0 

Konversi ke PDF 

1.  Menginstal program Adobe Acrobat versi 5.0 di PC. 
2.  Biasanya pada sudut kanan atas layar lembar kerja MS terdapat 2 ikon 
Adobe:  "Convert  to  Adobe  PDF"  dan  satunya  lagi  "Convert  to  Adobe 
PDF dan Email". 
3.  Pada  dokumen  MS  yang  sedang  aktif  dan  siap  di’convert’,  klik 
icon "Convert to Adobe PDF". 
4.  Akan muncul  menu Save PDF file As: File name (penamaan file), Save 
as  type:  PDF  files,  dan  Save  in  (file  tsb  akan  disimpan  di  mana). 
Arahkan ke folder tempat penyimpanan dokumen pdf tsb. 
5.  Klik Save. 

Pengamanan file PDF 

1.  Buka file pdf yang baru dikonversi tadi. 
2.  Klik  menu:  File  ­  Document  Security.  Tampil  menu  Security  Options, 
klik menu scroll dan pilihlah: Acrobat Standard Security. 
3.  Otomatis muncul menu: 
A  (tidak  mutlak  dilakukan,  apalagi  kalau  filenya  banyak; 
dengan B saja sudah cukup aman)

Modul: Pengelolaan Informasi  12 
 Specify  Password  ­>  untuk  membuka  dan  mengubah  isi 
dokumen.  Centanglah  pada  bagian 
Password  Required  to  Change  Permissions 
and  Passwords.  Kemudian  pada  Master 
Passwords:  masukkan  password  yang 
Anda siapkan. 

B 
Permissions ­>  untuk mencetak, mengubah, mengkopi, menambah 
dan  mengubah  field  comment  dan  form  pada 
dokumen. 
Pilihan  encryption  level  (tingkat  enkripsi)  ada  2: 
40­bit  RC4  (untuk  Acrobat  3.x,  4.x)  dan  128­bit 
RC4  (untuk  Acrobat  5.0).  Silakan  pilih.  Kemudian 
centanglah  menu:  no  printing,  no  changing  the 
document,  no  content  copying  or  extraction, 
disable  accessibility,  no  adding  or  changing 
comments and form fields. 
Pada Enkripsi 128­bit RC4, cukup mencentang pada 
Enable  Content  Access  for  the  Viasually  Impaired. 
Hapus  centang  pada  "Allow  Content  Copying  and 
Extraction".  Pada  menu:  Changes  Allowed,  pilihlah 
None. Printing: Not Allowed. 
Klik OK. 
Klik Close pada menu Document Security 
Save dan tutuplah file tersebut. Kemudian coba buka kembali. 
File pdf tsb. sudah terkunci aman

Modul: Pengelolaan Informasi  13 
 Penutup
Modul  ini  merupakan  bahan  ajar  yang  harus  dikuasai  oleh  siswa  yang 

menjelaskan tentang Konversi data ke data yang lain 

. 

Modul: Pengelolaan Informasi  14