‫”وظيفة التنظيم االدارى“‬

‫دكتور ‪ /‬أيمن عـلى عـمر‬

‫أستاذ م‪ .‬إدارة األعمال باألكاديمية العربية ‪ -‬األسكندرية‬

‫‪1‬‬
‫‪ ‬التنظي م االدارى ‪ :‬وه و ثان وظيف ة م ن وظائ ف المديرون بع د‬
‫التخطي ط ‪ ،‬ويعن ى التنظي م بتحدي د االختص اصات والس لطات‬
‫والمس ئوليات لك ل فرد ف ى المنظم ة ‪ ،‬وتحدي د عالقات الس لطة‬
‫والمس ئولية لهؤالء األفراد واتجاهه ا ‪ ،‬وعالق ة ك ل فرد‬
‫باآلخرين من خالل هيكل تنظيمي مرن يحدد كل ذلك ‪ ،‬ويحدد‬
‫أيض ا درجات المركزي ة والالمركزي ة للمنظم ة ‪ ،‬ويوص ف‬
‫الوظائف المختلفة فى دليل تنظيمي ‪ ،‬ووضع الموظف المناسب‬
‫ف ى الوظيف ة المناس بة المكانيات ه وقدرات ه وخ براته الس ابقة مم ا‬
‫يؤدى النس ياب العم ل وتدفق ه بشك ل أس رع وبدون تشابكات‬
‫وتعارضات ‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫أهمية التنظيم كوظيفة أساسية‬

‫يوفر اطاراً او هيكالً يتم من خالله ممارسة الوظائف االدارية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يوضح خطوط السلطة وقنوات االتصال بين الوحدات االدارية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يبين العالقات الرسمية بين الوحدات االدارية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يحدد االختصاصات مما يحول دون االزدواجية والتداخل‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يوضح نطاق الاشراف والذى يعرف بأنه عدد المرؤوسين الذين‬ ‫‪‬‬
‫يستطيع مشرف واحد أن يشرف عليهم فى نفس الوقت وبكفاءة‬
‫وفاعلية ويتراوح العدد المثالى للمشرف الواحد من ‪ 7-5‬مرؤوس ‪.‬‬
‫يحقق التنسيق الفعال بين الوحدات االدارية التي تتكون منها‬ ‫‪‬‬
‫المنظمة‪.‬‬
‫يوجه الجهود نحو تحقيق اهداف المنظمة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪3‬‬
 ‫متى تنشأ الحاجة الى التنظيم؟‬

‫‪ ‬عند صدور نظام او امر او توجيه او اتفاق بانشاء جهاز‬

‫اداري معين بغرض تحقيق اهداف معينة‪.‬‬
‫‪ ‬عند صدور نظام او امر او توجيه او اتفاق باضافة اهداف‬
‫جديدة ال يمكن تحقيقها من خالل االجهزة االدارية القائمة ‪.‬‬
‫‪ ‬التوسع في انشاء فروع جديدة‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫مراحل تصميم الهيكل التنظيمي‬

‫تحليل اهداف المنظمة الى اهداف رئيسية عامة وفرعية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تحديد االنشطة في المنظمة وتحديد المهام واالعمال‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تكوين الوحدات االدارية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تحديد العالقات بين الوحدات االدارية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫توزيع السلطات وتحديد المسئوليات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تصوير الهيكل التنظيمي للمنظمة ( اعداد الخريطة التنظيمية)‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪5‬‬
‫معايير التحليل التنظيمي فى المنظمات‬

‫وضوح االهداف واالختصاصات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التمييز بين النشاطات الرئيسية والمساعدة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مدى التجانس‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مدى التوازن في تقسيم النشاطات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المستوى التنظيمي للوحدات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫نطاق االشراف‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫العالقات التنظيمية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مسميات الوحدات االدارية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫توازن المركزية والالمركزية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪6‬‬
 ‫خطوات تصميم الهيكل التنظيمي‬

‫تحليل اهداف المنظمة الى اهداف رئيسية عامة وفرعية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تحديد االنشطة في المنظمة وتحديد المهام واالعمال‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تكوين الوحدات االدارية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تحديد العالقات بين الوحدات االدارية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫توزيع السلطات وتحديد المسئوليات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تصوير الهيكل التنظيمي للمنظمة ( اعداد الخريطة التنظيمية)‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪7‬‬
 ‫ويحقق التنظيم الجيد للمنظمات مايلى ‪:‬‬
‫‪ ‬التنظيم يؤدى الى تنسيق الجهود وتنظيم االدوار ‪.‬‬
‫‪ ‬بدون تنظيم يصعب توزيع ادوار الموظفين‪.‬‬
‫‪ ‬بدون التنظيم قد تبالغ بعض الوحدات فى القيام بادوارها‪.‬‬
‫‪ ‬يؤدى التنظيم الناجح لوضع الرجل المناسب فى المكان المناسب‪.‬‬
‫‪ ‬يساعد التنظيم فى االستغالل االمثل للموارد‪.‬‬
‫‪ ‬يساعد التنظيم فى القضاء على االزدواجية‪.‬‬
‫‪ ‬يمنع التنظيم التداخل بين اختصاصات العاملين‪.‬‬
‫‪ ‬يحدد التنظيم الصالحيات الممنوحة لكل فرد‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫المعوقات التنظيمية‬
‫‪ ‬التداخل واالزدواجية في االختصاصات‪.‬‬
‫‪ ‬اتساع نطاق االشراف لبعض الرؤساء‪.‬‬
‫‪ ‬عدم وضوح خطوط السلطة والمسئولية‪.‬‬
‫‪ ‬اختالف اهداف بعض االدارات عن اهداف المنظمة‬
‫ككل‪.‬‬
‫‪ ‬عدم تناسب السلطة مع المسئولية‪.‬‬
‫‪ ‬زيادة عدد المسئوليات االدارية عن الحد المعقول‪.‬‬
‫‪ ‬كثرة الشكاوى سواء من العاملين او المستفيدين‪.‬‬
‫‪9‬‬
 ‫متى تنشأ الحاجة الى اعادة التنظيم؟‬

‫‪ ‬عند تعديل النظام االساسي للمنظمة‪.‬‬

‫‪ ‬عند تغيير ظروف العمل كاستخدام معدات او اجهزة‬
‫الحاسب اآللى‪.‬‬
‫‪ ‬عند حدوث تغيير في القيادة العليا للمنظمة‪.‬‬
‫‪ ‬الرغبة في تطوير التنظيم ورفع فعاليته وكفاءة أدائه‪.‬‬
‫‪ ‬ظهور اعراض توحي بوجود معوقات تنظيمية‪.‬‬
‫‪10‬‬
‫اإلعداد إلعادة التنظيم بمنظمات األعمال‬
‫أسئلة هامة لاتخاذ القرار بإعادة التنظيم‬
‫‪ ‬ما مدى التأخر في إنجاز األعمال والمهام الموكولة لكل قسم وادارة؟‬
‫‪ ‬ما مدى رضا العمالء عن منتجاتنا ‪ /‬خدماتنا ؟‬
‫‪ ‬ما مدى نسبة األخطاء في األداء ؟‬
‫‪ ‬ما مدى نسبة العيوب في المنتج ‪/‬الخدمة ؟‬
‫‪ ‬ما مدى اإلهدار في الموارد ؟‬
‫‪ ‬ما مدى تعقيد إجراءات في العمل ؟‬
‫‪ ‬ما مدى االزدواجية في العمل ؟‬
‫‪ ‬ما مدى استثمارنا في تقنية المعلومات ؟‬
‫‪ ‬ما مدى االستفادة من تقنية المعلومات ؟‬
‫‪ ‬ما مدى توفر المعلومات والبيانات للعاملين ؟‬
‫‪ 11‬ما هو مستوى جودة المنتجات والخدمات ؟‬
 ‫‪ ‬ما هو مستوى تكلفة التشغيل واإلنتاج ؟‬
‫‪ ‬ما هو مستوى قدرتنا التنافسية ؟‬
‫‪ ‬ما هو مستوى حصتنا في السوق مقارنة بالمنافسين ؟‬
‫‪ ‬ما هو مستوى أرباحنا مقارنة بالمنافسين ؟‬
‫‪ ‬ما هو مستوى مشاركة العاملين في اتخاذ القرارات ؟‬
‫‪ ‬ما هو مستوى قدرتنا على التعامل مع التغيير ؟‬
‫‪ ‬ما هو مدى فعالية المنظمة في االستجابة للتغيير ؟‬
‫‪ ‬ما هو مدى وضوح أهداف المنظمة للعاملين ؟‬
‫‪ ‬ما هو مدى والء العاملين للمنظمة ؟‬

‫‪12‬‬
 ‫خريطة توزيع االعمال‬

‫هي وسيلة من وسائل التحليل في المنظمات‬

‫وتبين الواجبات والنشاطات الرئيسية‬
‫للمنظمة ومجموع ساعات العمل التي‬
‫تصرف النجاز كل منها وتبين الواجبات‬
‫التي يقوم بها كل موظف والوقت الذي‬
‫‪.‬يستغرقه في االنجاز‬

‫‪13‬‬
‫خطوات اعداد خريطة توزيع العمل‬

‫‪ ‬تدريب المشرفين‪.‬‬
‫‪ ‬جمع المعلومات عن واجبات الموظفين‪.‬‬
‫‪ ‬تحليل خريطة توزيع االعمال‪.‬‬
‫‪ ‬اعادة توزيع االعمال‪.‬‬

‫‪14‬‬
 ‫حاالت استخدام خريطة توزيع العمل‬

‫‪ ‬عندما عندما تكون هناك عملية اعادة تنظيم او اضافة‬

‫اعمال جديدة الى اعمالها‪.‬‬
‫‪ ‬عندما تكون هناك حالة تر‪Z‬اكم مستمرة وغير‪ Z‬عادية‪.‬‬
‫‪ ‬عند حدوث تغييرات في الموظفين‪.‬‬
‫‪ ‬عندما تطلب االدارة العليا مراجعة وتقويم العمليات‬
‫الجار‪Z‬ية بها‪.‬‬
‫‪ ‬عندما تكون فعالية الوحدة االدارية منخفضة‪.‬‬

‫‪15‬‬