Professional Documents
Culture Documents
Schedule and cost Control of Construction Projects
25/12/10
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 1
المحتويات
رقم الصفحه الموضوع
-١مقدمه
الھدف •
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 2
مقدمه
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 3
Project Monitoring and Control
الھدف و الفائدة من دورة التحكم )(Project Monitoring and Control Cycle
رصد وتداول معلومات دقيقة عن الموقع) ،وسوف نرى كيف يتم استخدام ھذه المعلومات التخاذ القرارات اإلدارية التي من شأنھا تحسين
فرص العمل إلنجاز المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية(.
ومن المھم أن تتبع كل جانب من جوانب أداء المشروع على مدار المشروع من مرحلة التخطيط.و تحديد متى يبدأ كل مشروع ،ومتى يجب أن
ينتھي—مع استخالص المعلومات كاملة وتقييم ما يجب عمله وماال يعمل.
)مرحلة ألمتابعه و السيطرة( وھى الوقت للتوفيق بين التكاليف الفعلية وإنتاجية العمل بالمشروع فستستخدم المعلومات لتحديث
سجالت الشركة القائمة في إطار التحضير للمشروعات المقبلة من حيث التخطيط والتقدير الجيد.
كما أنھا فرصة ممتازة الستخالص الدروس وتھيئة بعض أفضل الممارسات للتنفيذ في المستقبل.
و يجب أن يتوفر قدرا كبيرا من االنضباط في عمل التقارير الالزمة باستمرار و االستفادة من ھذه الفرصة ونتعلم منھا .في تجارب
كثيرة وجدت في مشاريع بل شركات كان استخالص المعلومات واحدة من اآلليات األكثر فعالية لتدريب كل عضو من أعضاء
الفريق ،من مھندس المشروع إلى مدير المشروع و تركيزھم في معطيات و مخرجات المشروع.
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 4
Data Input / The Feedback Loop مدخالت النظام
المعلومات المطلوبة من المواقع و اإلدارات ألمشاركه في إدارة وخدمة المشروعات
نظام التحكم و ألمراقبه في قلب كل مشروع.و من أجل نجاح عملية إدارة المشروعات يجب أن نعتمد على المعلومات السليمة
وعملية تداول التقارير و المعلومات الجيدة ،والتي تأتي من البيانات الفعلية ألداء المشروع.
سيتم وضع مخطط اتصاالت يشمل
Communication Plan .١
Communication Matrix and Frequency. .٢
تأتي ھذه البيانات من مواقع و فريق العمل ،و تعد على أساس يومية و/أوأسبوعية و/أوشھرية).الفترة التى سيتم االتفاق عليھا مع
مالحظة كلما قلت الفترة كانت جودة اتخاذ القرارات عاليه(
وفيما يلي بعض من مصادر المعلومات المستخدمة لتتبع و قياس األداء في المشروعات:
قد تخفف من فاعلية نظام مراقبة وتغذية البيانات الخاطئه تتسبب في عدم قدرة تقدير المراجع و االداره العليا لمتغيرات و احتياجات •
المشروع وجدولتھا ،
األدوات :
.١أجھزة الكمبيوتر و برامج متخصصة إذا لزم األمر و فى الوقت المناسب )بريمافيرا – اكسل –Contract –Expedition
(...... Cost Control/Estimator -Manger
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 5
المنفذون و مصادر البيانات :
السيطرة على الوقت وتكاليف المشروع يتطلب نوعا من فرق العمل لمتابعة الموقف لديھم القدرة على استباق وتفادي تعطل
المشاريع المحتملة ھم السمة األساسية لإلدارة الناجحة البناءه.
ومع ذلك ،حتى عندما يكون فريق العمل و إدارة المشروع يطبق جميع األدوات والتقنيات المتاحة لھا ،سوف ال تزال معظم المشاريع
تخرج عن مسارھا عند نقاط ما على طول زمن المشروع و ھذا ليس مبررا لتنحية النظام او االستغناء عنه )كما سيتردد فى غرف
االجتماعات او على لسان قليلي الخبره بمثل ھذا النظام و من لم يعتادوا على تداول المعلومات او من لھم مصلحه فى عرقلته(.
و لذلك عمليا فإن كل وظيفة فريق ألمتابعه و ألرقابه تأخير و\أو التحكم فى وقت الحدث ،وتجاوز التكاليف الزائده و ايجاد فرص
بديله لتغطيتھا ،و\أو منع الفشل و العرقلة و ظھورھا على السطح حفاظا على ألسمعه و الجودة أثناء زمن المشروع.
فليست مھمة ھذا النظام و فريق العمل به التعامل مع المشاكل بل محاولة توقعھا و منعھا إن أمكن.
و عليه فسيتم االعتماد على كل من
.١مديرو المشروعات – مھندسو المكتب الفنى – مھندسو التخطيط بالمواقع.
.٢االداره الماليه و المخازن و شئون العاملين.
.٣ادارة التحكم و المراقبه
مخرجات النظام
من خالل تقارير إدارة المراقبة و التحكم من المؤكد أنه من المھم أن اإلدارة العليا ومدير المشروع يكونوا قادرين على التنبؤ بموقف المشروع
أوال بأول من نقطة البداية حتى يكتمل المشروع ،وما ھي نتائج الميزانية المصروفة و الموازنات المطلوبة خالل زمن المشروع
ھذه التقارير تساعد أيضا إبالغ اإلدارة العليا وجميع المعنيين بالنتائج و ما يمكن توقعه.
وينبغي لھذه التقارير المرحلية )تقارير مراقبة المشاريع( معالجة أربعة أسئلة أساسية :
ھذه األسئلة و أكثر و إجابتھا ستكون محتوى التقارير الصادرة من اإلدارة )إدارة التحكم و المراقبة( على نماذج ) (Formsسيتم االتفاق عليھا و تنسيق
مواعيدھا ) (Time & Frequencyو التى سينتج عنھا أيضا التالي:
.١تقييم المشروعات و تحديد نقاط القوه و الضعف و الفرص المتاحة و االختناقات (Project Evaluation & SWOT Analysis).و ذلك
باستخدام احد التقنيات التالية ) ( EVM or Project Slip/Creep
.٢اتخاذ اإلجراءات ألتصحيحيه) (Corrective Actionsالالزمة و ما يتبعھا من احتياجات سواء المتوفر منھا و ما سيتم طلبه .
.٣التحكم فى الجدول ) (Schedule Controlزمنيا و ماليا و إعادة ضبطه و إمكانيات تعويض الفاقد الزمني و المالى .
المرفقات
-١نماذج ممكن استخدامھا او تطويعھا لالستخدام داخل الشركه او استخدام المقابل لھا بالشركه .
خالل المرفقات سيتم شرح و وضع تصور للدورات المستنديه لالعمال المنوطه بإدارة المراقبه و التحكم و سيتم اإلستعانه و اإلسترشاد بالمعايير و
القياسات الدوليه حتى نواكب احدثھا دائما لما فيھا من مرونه و اسلوب مختصر و مباشر
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 6
إدارة و مراقبة الجدول الزمنى
Schedule Control
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 7
أوال. خطة إدارة ومراقبة الجدول الزمني.
تنفيذ المشروع وخطة التحكم و الرقابه ): (Project implementation and control planو بھا يتم ايضاح المفاھيم التالية:
.Iالمراحل ) : (Phases & Milestonesوصف المراحل النمطية في المشروع و الفوائد العمليه من كل مرحله و ربطھا بما
يتعلق بالتخطيط والتمويل والصالحيات التنسيقيه للبرنامج الزمنى من حيث االسراع أو إعادة ترتيب منطقية الجدول الزمني و
ذلك لتحسين الخطط التمويليه او تحريك امثل لالدوات و المعدات و الموارد عموما .
بيان نطاق تنفيذ المشروع ) :(Project implementation scope statementوصف معلومات نموذجية عن نقاط المشروع .II
و التوريدات و مستندات العقد و العقود المھمه المنبثقه عنه منذ بدء المشروع وأھمية األعمال و االتفاق عليھا و قيمة التواصل
بين فريق العمل و االداره من خالل خطة االتصاالت ) (Communication Planو مدى اھمية ھذه المعلومات لجميع
أصحاب المصلحة.
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 8
التحكم فى حسابات اجزاء المشروع) : (Control Accountsوصف ھذا المفھوم ومضمونه بالنسبة لھيكل تجزئة العمل .III
) (WBSو تطبيق نظرية القيمة المكتسبه ) (EVMو المساھمه فى اخراج التنبؤات و التقديرات )الكميات و المصروفات و
االيرادات المتوقعه( حتى نھاية المشروع :
وضع اسس خطة السيطرة و التحكم فى المشروع) :(Project control plan and basisوصف معلومات نموذجية عن .IV
النقاط المھمه بالمشروع و العقود المھمه و المؤثره و التى قد تمثل معالم رئيسيه ) (Deliverable Milestonesفي تنفيذ
المشروع وأھمية إدماجھا مع اولويات المشروع ،واالتفاق على طرق دعم و تبادل ھذه المعلومات مع فريق المشروع.
جدولة و إدارة الطوارئ : .V
أ .وصف مستوى مناسب من السلطة و الصالحيات إلدارة و جدولة الطوارئ.
ب .وصف المعايير النموذجية لتخصيص و تحديد واستخدامات جدول الطوارئ.
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 9
ثانيا .اجراءات و عمليات قياس األداء بالجدول ) .(Schedule performance procedures and processes
معايرة تقدم الجدول و قياس موقف و حالة المشروع) (Schedule progress and status proceduresو ذلك للوقوف على أ.
حالة و مشاكل المشروع.
موقف المشروع زمنيا) : (Status scheduleيناقش ھذا التقرير موقف المشروع زمنيا و األساليب و األسباب المختلفة .I
واآلليات التى ادت الى الموقف وتحديث الجدول الزمني .و يتم ذلك من خالل التقارير التاليه :
بيان الموارد المستخدمه و المتوفره بالمشروع) :من خالل التقارير التاليه و التى قد تكون يوميه ثم يتم تجميعھا فى ب(.
تقرير شھرى أو نصف شھرى او اسبوعى من نفس الشكل للنموذج( و يضاف اليھا تقرير العماله و المعدات الموجوده
بالمشروع مصنفه على االنشطه -ھذه النماذج تختلف من شركه ألخرى) .التقارير التاليه تصلح لرصد العماله و المعدات (
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 10
متابعة اعمال العماله\المعدات-تقرير عن موقف
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 11
موقف المواد و اعتمادھا (.ت
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 12
موقف المخططات و RFI ث(.
خ (.موقف المستخلصات و التقييم المالى لالعمال المنفذه )يمكن اضافة موقف التحصيل(
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 13
د (.موقف التدفقات النقديه من خالل متابعة التحصيل و المصروفات المباشره وغير المباشره
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 14
قياس و مراجعة التقدم المادي): (Physical progressمن خالل التقارير السابقه و المفاھيم العامه إلدارة المشروعات .II
الھندسيه و إدخال المعلومات ،نتمكن من حساب ما يلي :
ب (.ثانيا :تدرج المراحل التاليه لألعمال المنفذه من خالل التقارير التاليه بعد تحديثھا؛
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 15
ت (.ثالثا :مراجعة و قياس البنود المستكمله و استھالك المواد؛
ث (.رابعا :تحديد الكميات المخططه إلستكمال بنود األعمال و مقارنة ما تم فعليا بالمخطط منذ بداية المشروع ؛
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 16
ج (.خامسا :االحتياجات و االنفاق و / أو الموارد الالزمة؛)من خالل طلب المواد و\او المقاولين و العماله الالزمه(
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 17
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 18
خ (.سابعا :نسب االنجاز للمشروع و\او البنود ؛ و
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 19
مرحلة التقييم و التحليل
التقرير النھائى
Schedule performance assessment and analysis
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 20
و تتم في ھذه المرحله عمل االجراءات التاليه إلخراج نتائج من البيانات و وضع تصور صحيح لموقف المشروع و اتخاذ اإلجراءات التصحيحيه
ثالثا :تقييم األداء من خالل الجدول الزمني ): (Schedule performance assessmentبيان ھذه المفاھيم العامة من خالل
التقرير النھائى :
االنحرافات عن الجدول ): (Schedule varianceاستعمال التقرير لوصف الفرق بين األداء الفعلي والمخطط في أي جانب من .VI
جوانب خطة السيطرة .
تحديد اتجاھات انحرافات الجدول ): (Schedule trendsوصف الفرق بين الفروق العشوائية )مثل اساءة توزيع الموارد و استخداماتھا .VII
– انعدام البدائل و الحلول لدى ادارة المشروع (........... -وغير العشوائية )بطؤ معدالت االنتاجيه – التأخر و\أو اساءة فى قراءة
الموقف و التحليل و ايجاد الحلول و المتطلبات – انخفاض مستوى المتابعه من قبل ادارة المشروع لمستندات العقد – ضعف نظام و
مھارات االتصاالت لدى فريق العمل بالمشروع و االعتماد على الورق دون المتابعه ،(.........وكيف أن ھذا قد يؤثر على إجراءات
الرقابة الالحقة والتوقعات .
و سائل تقييم الموقف الحالى للمشروع ): (Schedule control assessmentوصف و تقييم دقيق رقميا لموقف المشروع مقارنة .VIII
بالخطه االساسيه و ايضاح التالي :
Slip Time
تقييم الموقف على المسار الحرج ) (Critical pathو فترات العوم ) (Floating Time •
Critical Path assess
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 21
.(Earned Value Method)تقييم الموقف للمشروع باستخدام نظرية القيمه المكتسبه •
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 22
.٢من خالل التقارير السابقه يمكن وصف التالى
فترة العوم المتوفره ) (Total Float/Free Floatو امكانية التعويض على المسارات االخرى •
) .(Recovery Plan
قوائم االنشطه للفتره القادمه و التى يمكن االستفاده من تقديم موعدھا ماليا و زمنيا . •
تحديد موقف التدفقات النقديه من خالل متابعة التحصيل و المصروفات المباشره وغير المباشره. •
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 23
.iiثانيا التنبؤات من خالل تقييم المشروع و القيمه المكتسبه .التوقعات والتنبؤات : وصف كيفية تطبيق واإلجراءات التصحيحية
ونتائج تقييم األداء وإدارة التغييرالالزم من أجل تقدم العمل و يشمل ذلك .
.١تحليل اسباب التباين و الفروقات :وصف كيفية تطبيق مفاھيم السيطرة الحلول المقترحه.
.٢تحليل األثر على زمن المشروع) : (Time impact analysisوصف التأثير على الجدول الزمنى من كافة
االطراف و المطالبات الممكنه ).(Claims
.٤ادارة التغيير و مراحله :وصف طرق التغيير و التوقيتات المناسبه لتحسين األداء و النتائج وإدراجھا في
خطط مراقبة المشروع.
.٥حساب احتماالت المخاطر الكامنه و المتوقعه و إدارة الجدول الزمني للطوارئ و يجب عمل التالى:
أوال وصف أساليب إلدارة المخاطر المتوقعه على الجدول الزمني. •
ثانيا .وصف طرق تقييم الطوارئ و العمل على التقدم و محاولة منعھا قبل الحدوث. •
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 24
.ivاالنتھاء من المشروع ) : (Project closeoutوصف الية وتحديات إغالق العقد عند انتھاء تنفيذ مشروع من خالل
التحكم فى جمع البيانات والمعلومات الالزمه و تحديدھا اوال بأول خالل فترات المشروع .و يستفاد التالى:
.١البيانات التاريخية :أھمية البيانات التاريخية للمشروع وقواعد البيانات التجريبية و الفعليه و ذلك للتخطيط
وتطوير الجدول الزمني اثناء التنفيذ و في المستقبل فى مشاريع مماثله او التعامل مع نفس الجھات.
• البيانات التجريبية :البيانات التي يتم جمعھا عن طريق المراقبة المباشرة أو غير المباشرة.
• الميزة الرئيسية لھذا التعريف ھو المراقبة.فالبيانات الميدانية تتكون من قطعة من المعلومات التي
يتم تسجيلھا من خالل التجربة الحسية ،ويتكون ھذا النوع من البيانات من األشياء التي يمكن
رؤيتھا أو سماعھا او تصل عن طريق التقارير الدوريه.
.٢الدروس المستفادة :وصف أھمية جمع بيانات دقيقة وأھمية تقييم تجارب تنفيذ المشروع و الجدول الزمني
لصالح المشاريع المستقبلية.
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 25
نماذج اضافيه
Extra Forms/Templates
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 26
ھناك ايضا و ليس حصرا مستندات مستعمله إلدارة الزمن و التكلفه
PRODUCTIVITY RATE
Cost Breakdown
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 27
Detailed Cost Report
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 28
تقرير متابعة اوامر الشراء:
طلب الصرف
كل ھذا بخالف نماذج و تقارير موقف مقاولي الباطن و الموردين و األجور ...................
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 29
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 30
أوال قياس األداء
و ذلك يلزمه تعاون االدارات المختلفه و القدره على توفير المعلومات التاليه كل فى ما يخصه.
أ (.محاسبة التكاليف ) : (Cost Accountingتكون قادرة على وصف تداخل بين العمليات المحاسبية )(accounting process
مع الممارسات التكلفه الھندسيه ) (cost engineeringمن خالل ما يلى.
النقد والمحاسبة على أساس االستحقاق ) . (Cash and Accrual Accountingو تعنى القدره على توفير بيان كافة الحسابات .I
المختلفه طبقا للمفاھيم المحاسبيه و الھندسيه )تفصيل حسابات مقاولى الباطن – الموردين – العماله ذاتيه و مقاولين – الدفعات
المقدمه لألعمال التى ستبدأ الحقا – اإليجارات و المعدات – المصروفات العموميه – األجور – المرتبات (........... -و كل ذلك
عند توقيت متفق عليه يتوافق ھندسيا ).(Cutoff Date
الرقابة وحسابات التكلفة ) : (Control and Cost Accountsتوفير البيانات مكوده و\أو يمكن ) chart or code of .II
(Accountsتكويدھا حتى يسھل مناقشة التباين او التعديل فى اطار تكامل الرقابه على المشاريع )ماليا و زمنيا و تنفيذيا( طبقا
إلجراءات التخطيط و مراقبة المشاريع .و توفر تلك البيانات امكانية االمور التاليه
بدء /اإلغالق ) : (initiation/closureأن تبين توقيت بداية و نھاية كل حساب حتى يمكن مناقشة أھمية إدارة الوقت .١
لحسابات و عناصر التكاليف.
المراجعة /التصحيح ) : (review/correctأن تمكنا على مناقشة سبل التعامل و التأثير و السيطرة على انعدام السيوله .٢
او سوء استغاللھا من خالل سھولة المراجعه و تصحيح و اعادة توجيه المعلومات السابقه و المستقبليه و تحسين العقود .
التصنيف والحسابات ) : (Classify and accountأن تكون قادرة على شرح دور مھندس التكاليف فى ضمان أن معلومات .III
محاسبة التكاليف تتم طبقا الستخدامات التنفيذ و قواعد ھندسة التكاليف الصحيحه وذلك لتتماشى مع أسس السيطرة و التحكم المتفق
عليھا و تبين و\أو تكون قادرة على وصف ھذه مفاھيم محاسبة التكاليف التاليه ) :(cost accounting concepts
النفقات )) (Expendituresأي المدفوعات النقدية( )(cash disbursements .١
التكاليف المتكبدة )) (Incurred Costsأي إنفاق زائد تكلفة العمل المنجز ولكن لم تدفع حتى اآلن( .٢
االلتزامات )) (Commitmentsبما في ذلك التكاليف المنفقة فعليا كمصاريف خطابات الضمان .....وااللتزامات المالية .٣
و تشمل الضرائب التأمينات ) ( ..... (Payroll
تخصيص التكلفة ) – (Cost Allocationبمعنى ان تكون جميع عناصر التكاليف موزعه على بنود العقد بدقه. .٤
التكاليف على أساس النشاط )) (Activity-Based Costing (ABCو ذلك يعنى بإستمرار عملية التحليل الدقيق .٥
لعناصر التكلفه دون اللجوء الى تحميل كافة أنشطة المشروع ما ال يدخل ففعليا فى تكلفتھا و\أو مباشرة و ذلك يمكننا من
االستفاده المستمره من الدروس و التغذيه العكسيه للبيانات.
محاسبة التكلفة عن النشاط يرتكز نظام التكاليف على أساس األنشطة على فكرة أساسية تعتمد على الربط بين الموارد المستخدمة واألنشطة التي تستخدم ھذه الموارد ،ثم الربط بين
تكاليف األنشطة وبين ال ُمنتج النھائي.
حيث أنه خالل العقدين األخيرين من القرن العشرين خضع علم المحاسبة وخاصة محاسبة التكاليف لتغيرات جذرية نتيجة الدخول في عصر تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت التي
استدعت تكوين نظرية محاسبية تناسب تلك الظروف المتغيرة.
فخالل الخمس عشرة سنة األخيرة حدثت ثورة في تطبيقات وممارسات إدارة التكلفة ،فلقد نشأت محاسبة تكاليف األنشطة في الثمانينيات كبديل ألنشطة التكاليف المعيارية التقليدية
التي استم ﱠرت منذ بداية القرن العشرين دون أية تغييرات جوھرية .وقد تكاملت محاسبة تكاليف األنشطة مع التقنيات األخرى إلدارة التكلفة ،مثل:
1-تكلفة التحسين والتطوير المستمرKaizen Costing
2-التكلفة المستھدفةTarget Costing
3-تخفيض التكلفة من خالل سلسلة القيمة.
4-إستراتيجية اإلنتاج بدون عيوبZero Defect
5-نظام الشراء واإلنتاج في الوقت المناسبJust In Time
6-تكاليف دورة حياة ال ُمنتَج.
7-تكلفة الجودة الشاملة.
حيث يقصد بالنشاط أنه:
.عمل منجز ضمن المنظمة ،أو مجموعة إجراءات منجزة ضمن المنظمة
رأس المال واالستھالك ) : (Capitalization and Depreciationتكون ايضا المستندات قادرة على ايضاح و شرح .٦
ھذين المفاھيم وتمكين دور نموذجي لمھندس ومحاسب التكاليف في العمل وضمان أن يتم ذلك على نحو فعال )تقدير
االھالكات و االستھالك و األصول و جودة تحميلھا( األصول مقابل حساب المشروع ) Asset vs. Project
(Accountingو يكون قادرا على وصف العمليات التقليدية عن كيفية تشغيل األصول وتركيز عملية التمويل على
االختالفات المحاسبية عن تلك المطلوبة لمراقبة المشاريع .
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 31
ب(.قياس أداء المشروع
المفھوم العام خالل تلك المرحله ھو أھمية تأكيد تطبيقات القيمة المكتسبة ): (Earned Valueحتى تكون لدينا القدرة على بيان .I
أھمية و موثوقية أساس السيطرة ،و إتخاذ التدابير للتحكم و قياس التقدم المادي .
العمليات المطلوبه من أجل قياس االداء ): نفس العمليات فى مرحلة متابعة الجدول الزمنى مع التركيز على الجوانب الماليه( .II
التقدم المادي ): (Physical Progressتوفير المعلومات و البيانات التاليه . .١
أوال :الوحدات و الكميات المنجزه)(units completed؛ أ.
ب .ثانيا :تدرج المراحل التاليه لألعمال المنفذه من خالل التقارير التاليه بعد تحديثھا؛
.iو االعمال المخططه للفتره القادمه )اسبوعين او شھر(
خامسا :االحتياجات و االنفاق و / أو الموارد الالزمة؛)من خالل طلب المواد و\او المقاولين و ج.
العماله الالزمه(
سادسا :المدة المتبقية؛ ح.
سابعا :نسب االنجاز للمشروع و\او البنود ؛ و خ.
ثامنا :الحكم على ھذه التقارير و استخالص النتائج . د.
دراسة كيفية أن األصول )بشر و غير ( .....تتوافق و احتياجات المشروعات ورغبات اإلداره -المعنيين.
قياس الطرق و الوسائل المستخدمه :ھل وسائل القياس و المعايير متوافقه و مفيده. .III
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 33
ثانيا المستندات و الدورات المستنديه المساعده و المقترحه إضافه الى ما سبق فى مراقبة الجدول
. المستندات الواجب توافرھاy
1. Project Scope of work.(BOQ+Specs+DWG)
2. Project Plan
3. Planned Cost (S‐curve + Cash Flow(In+Out) )
(تشملFORMS) النماذج الورقية المطبوعةy
1. Cost Breakdown Sheet (CBS).
2. Total Cost Analysis (TCA).
3. Cost Loading Sheet (CLS).
4. Daily, Weekly and Monthly Progress Report (DPR/WPR/MPR).
5. Purchase Order (PO).
6. Purchase Requisition (PR).
7. Quotations Comparison Sheet(QCS).
8. Recommended Supplier Sheet(RSS).
9. Daily, Weekly and Monthly Store Report (SR).
10. Machine Operating Report (MOR).
11. Monthly Material Consumption Report (MCR).
12. Compatibility Sheet (CS)
مرفق ملف تجميعى سبق اعداده يوضح الفكره كامله
Cost Control.pdf
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 34
ثالثا تقييم األداء
خالل ما سبق تم تحديد المعايير و قياس كل ما ھو مؤثر على االداء يأتى الدور اآلن على تقييم األداء و تحسين و تطوير العمليات من خالل المعلومات
فى ھذه الفقره سنتناول رؤوس العناوين و المستندات المتداوله فقط
و سنستعين بالمفردات التاليه حيث سبق شرحھا فى مراقبة الجدول
كما سبق فى قياس اداء االصول جاء الدور اآلن لتقييم مدى فاعلية العمليات واألساليب والمقاييس المستخدمه و التى ال تطبق فى قياس األداء
على أساس المتطلبات.
.١أسس القياس :تحديد وسائل و طرق قادرة على وصف وتقييم أداء إدارة األصول )الربحية ھي األكثر شيوعا كمعيار متري( و
منھا :
بطاقة األداء المتوازن )(Balanced Scorecard .I
مؤشرات األداء الرئيسية ))(Key Performance Indicators (KPI .II
.٢ثانيا. الممارسات الماليه :
الربحية :و تقاس من قيمة العائد على االستثمار .I
تكاليف الجودة : تقييم مدى فائدة الجوده من خالل تقييم .II
وصف فوائد آليات النظام وتكاليف التقييم والوقاية والحمايه من الفشل. .١
مدى وكيفية االستفاده من النظم و اآلليات المتبعه و ھل األسلوب المتبع يؤدي إلى إجراءات تصحيحية .٢
معايير القياس ) :(Benchmarkingمدى قوة المعايير فى استيفاء الغرض وآليات دراسة المشروعات و المقارنة . .III
الدروس المستفادة ) (Lessons Learnedالتقاط وتقييم الدروس المستفادة و الية تطبيقھا مستقبليا. .IV
تقييم المخاطر ) : (Risk Assessmentرصد وتقييم عوامل الخطر و مدى قوة التعامل معھا و تأثيرھا المادى وفقا .V
لخطة إدارة المخاطر .
ت .التنبؤ :
.١التنبؤ والتوقع . بعد انتھاء التقييم يأتى دور التنبؤ و توقع اتجاه المشروع من خالل ما يلى
.Iوصف و تطبيق مفاھيم التوقعات والتنبؤات و التى سيتم بانھا فى الفقره ) ٢القيمه المكتسبه(
.IIتطبيق مفاھيم التخطيط للمشروع و المراقبة على الفتره المقبل بعد تحسينھا في سياق التقدم في العمل ونتائج تقييم األداء
وإدارة التغيير واإلجراءات التصحيحية .
.٢أساليب القيمة المكتسبة ) : (Earned Value Methods
.Iحساب المفاھيم األساسية للقيمة المكتسبة و التى تساعد فى التنبؤ ) (BAC, EAC, labor productivity factor
.IIبيان االجراءات )بخالف القيمه المكتسبه حيث انھا وحدھا ال تعبر( التاليه مثال
.iحساب و تحليل فروق التكلفه و الكميات و خصمھا من قيمة العقد .
.iiمراجعة التصعيد و التضخم فى اسعار بنود التكلفه المباشره .
ث .إدارة التغيير بالمشروع:
و يشمل مرحلة ما بعد التقييم و التنبؤ و اتخاذ االجراءات التصحيحيه إدارة ما يلى :
نطاق العمل\العقد ) : (Scopeإدارة التغيرات الناتجه من التنفيذ على التعاقد و تعريف االلتزامات الماليه لطرفى العقد. .١
االنحرافات ) (Deviationsو االتجاھات )) (Trendsانظر أيضا تقييم األداء( .٢
التغييرات ) : (Changesادارة الفرق بين نطاق العقد والتغييرات في نطاق العقد الغيرواقعه فى سياق تمويل المالك. .٣
التغييرات وأنواع العقود ) :(Changes and Contract Typesتحديد وإدارة التغييرات التى تحتاج الى عقود جديده أو .٤
مختلفه عن نظام العقد الحالى كالصيانه او الضمان طويل المدى.
المنازعات والمطالبات ادارة اوامر التغيير و المطالبات و المنازعات. .٥
إدارة الطوارئ والبدالت و اإللتزامات )انظر إدارة المخاطر( .٦
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 36
ج .الممارسات اإلداريه :و تشمل
تحليل الفرق فى األداء أو االنحراف : .١
تقييم األثر و التعامل معه في إدارة التغيير .٢
تحليل اآلثار فى ذات الوقت لتغيير الجدول الزمني وتحسين و تطوير المسار. .٣
.Iاإلجراءات التصحيحية )تحسين العمل ( :ولماذا قد تكون ھناك حاجة إليھا.
.IIحل النزاعات المتعلقة بالعقود والمطالبات.
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 37
موضوعات تخدم الفكره
و مراجع الموضوع
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 38
Control Schedule
Control Schedule is the process of monitoring the status of the project to update project progress and
manage changes to the schedule baseline. See Figure 6-15 and Figure 6-16. Schedule control is
concerned with:
• Determining the current status of the project schedule,
• Influencing the factors that create schedule changes,
• Determining that the project schedule has changed, and
• Managing the actual changes as they occur.
Control Schedule is a component of the Perform Integrated Change Control process
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 39
Control Schedule: inputs
1. Project management Plan
The project management plan integrates and consolidates all of the subsidiary management plans and
baselines from the planning processes and includes but is not limited to:
• The life cycle selected for the project and the processes that will be applied to each phase,
• Results of the tailoring by the project management team as follows:
o Project management processes selected by the project management team,
o Level of implementation of each selected process,
o Descriptions of the tools and techniques to be used for accomplishing those
processes, and
o How the selected processes will be used to manage the specific project, including
the dependencies and interactions among those processes, and the essential inputs
and outputs.
• How work will be executed to accomplish the project objectives,
• A change management plan that documents how changes will be monitored and controlled,
• A configuration management plan that documents how configuration management will
• be performed,
• How integrity of the performance measurement baselines will be maintained,
• Need and techniques for communication among stakeholders, and
• Key management reviews for content, extent, and timing to facilitate addressing open
issues and pending decisions.
The project management plan can be either summary level or detailed, and can be composed of one
or more subsidiary plans. Each of the subsidiary plans is detailed to the extent required by the Specific
project. Once the project management plan is baselined, it may only be changed when a change
request is generated and approved through the Perform Integrated Change Control process.
Project baselines include, but are not limited to:
• Schedule baseline ()الجدول الزمني األساس\الھدف التنفيذي و ليس المقدم لالستشاري,
• Cost performance baseline()تحليل األسعار و المستندات المتممة له, and
• Scope baseline. ()مستندات العقد
Subsidiary plans include, but are not limited to:
• Scope management plan ()و ھذه يتم تعريفھا بواسطة ادارة العقود,
• Requirements management plan ( –و ھي خطة التنفيذ Method Of Statement),
• Schedule management plan ()و ھو ما نحن بصدده,
• Cost management plan ()و ھو ما سيتم ايضاحه ال حقا,
• Quality management plan ()يتم تعريفھا بواسطه ادارة الجوده,
• Process improvement plan (IT),
• Human resource plan ()يتم تعريف مستوى الخبرات المطلوبه للمشروع,
• Communications management plan ()و ھذه اھم ما يكون و سيتم ايراد جزء منھا مقترح فى ھذا الملف,
• Risk management plan ()و سيتم التحدث عنھا الحقا, and
• Procurement management plan (االحتياجات\التمويل-)يتم بالتوافق مع االداره الماليه.
Often the scope, schedule, and cost baseline will be combined into a performance measurement
baseline that is used as an overall project baseline against which integrated performance can be
measured. The performance measurement baseline is used for earned value measurements.
The schedule management plan describes how the schedule will be managed and controlled. The
schedule baseline is used to compare with actual results to determine ifa change, corrective action, or
preventive action is necessary.
2. Project Schedule
The most recent version of the project schedule with notations to indicate updates, completed
Activities, and started activities as of the indicated data date (Cutoff Date سيتم االتفاق عليه لكل تقرير على حده
)حسب الحاجه.
3. Work Performance information()نسب و معدالت العمل على كل نشاط
Information about project progress, such as which activities have started, their progress, and which
activities have finished or to finished.
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 40
4. organizational Process Assets
The organizational process assets that influence the Control Schedule process include but are not
limited to:
• Existing formal and informal schedule control-related policies, procedures, and guidelines;
• Schedule control tools; and
• Monitoring and reporting methods to be used.
5. Schedule Impacts
• Unplanned situations occur within construction from a variety of causes and impact the
schedule. There can be consequential effects to these impacts that need to be evaluated,
which could require changes to the project or may result in claims issues.
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 41
Control Schedule: Tools and Techniques
1. Performance Reviews
Performance reviews measure, compare, and analyze schedule performance such as actual
start and finish dates, percent complete, and remaining duration for work in progress. If earned
value management (EVM) is utilized the schedule variance (SV) and schedule performance
index (SPI) are used to assess the magnitude of schedule variations. An important part of
schedule control is to decide if the schedule variation requires corrective action. For example, a
major delay on any activity not on the critical path may have little effect on the overall project
schedule, while a much shorter delay on a critical or near-critical activity may require immediate
action.
If using the critical chain scheduling method, comparing the amount of buffer remaining to the
amount of buffer needed to protect the delivery date can help determine schedule status.
The difference between the buffer needed and the buffer remaining can determine whether
corrective action is appropriate.
2. Variance Analysis
Schedule performance measurements (SV, SPI) are used to assess the magnitude of variation
to the original schedule baseline.
The total float variance is also an essential planning component to evaluate project time
performance.
Important aspects of project schedule control include determining the cause and degree of
variance relative to the schedule baseline and deciding whether corrective or preventive action
is required.
3. Project management Software
Project management software for scheduling provides the ability to track planned dates versus
actual dates, and to forecast the effects of changes to the project schedule.
4. Resource Leveling
Resource leveling is used to optimize the distribution of work among resources.
5. What-if Scenario Analysis
What-if scenario analysis is used to review various scenarios to bring the schedule into
alignment with the plan.
6. Adjusting Leads and Lags
Adjusting leads and lags is used to find ways to bring project activities that are behind into
alignment with plan.
7. Schedule Compression
Schedule compression techniques are used to find ways to bring project activities that are
behind into alignment with the plan.
8. Scheduling Tool
Schedule data is updated and compiled into the schedule to reflect actual progress of the
project and remaining work to be completed. The scheduling tool and the supporting schedule
data are used in conjunction with manual methods or other project management software to
perform schedule network analysis to generate an updated project schedule.
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 42
Control Schedule: outputs
1. Work Performance measurements
The calculated SV and SPI values for WBS components, in particular the work packages and
control accounts, are documented and communicated to stakeholders.
2. Organizational Process Assets Updates
Organizational process assets that may be updated include but are not limited to:
• Causes of variances,
• Corrective action chosen and the reasons, and
• Other types of lessons learned from project schedule control.
3. Change Requests
Schedule variance analysis, along with review of progress reports, results of performance
measures, and modifications to the project schedule can result in change requests to the
schedule baseline and/or to other components of the project management plan.
Change requests are processed for review and disposition through the Perform Integrated
Change Control process (4.5).
Preventive actions may include recommended changes to reduce the probability of negative
schedule variances.
4. Project management Plan Updates
Elements of the project management plan that may be updated include but are not limited to:
o Schedule baseline. Changes to the schedule baseline are incorporated in response
to approved change requests related to project scope changes, activity resources, or
activity duration estimates.
o Schedule management plan. The schedule management plan may be updated to
reflect a change in the way the schedule is managed.
o Cost baseline. The cost baseline may be updated to reflect changes caused by
compression or crashing techniques.
5. Project Document Updates
Project documents that may be updated include but are not limited to:
o Schedule Data. New project schedule network diagrams may be developed to
display approved remaining durations and modifications to the work plan. In some
cases, project schedule delays can be so severe that development of a new target
schedule with forecasted start and finish dates is needed to provide realistic data for
directing the work, and for measuring performance and progress.
o Project Schedule. An updated project schedule will be generated from the updated
schedule data to reflect the schedule changes and manage the project.
6. Progress Curves (Updates).
A progress curve update is any modification to progress information caused by a modification in
the project schedule, WBS ،or both.
Appropriate stakeholders must be notified as needed. Progress curves updates may or may not
require adjustments to other aspects of the project plan.
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 43
More Tools
Activity Weights Definition
Activity weights definition is the evaluation of activity characteristics and attributes for the purpose of
assessing the contribution of each particular project activity to the overall project progress or to the
progress of a given phase or deliverable of the project.
Activity Weights Definition: Inputs
1. Work Breakdown Structure (WBS) and Dictionary
The WBS is the primary input to activity definition
2. Activity Attributes
In the context of the activity weights definition, activity attributes are those characteristics
which are common for a group of activities. Durations, costs, labor hours, and quantities are
examples of activity attributes.
Other attributes include:
• Duration Estimates and the Basis of Estimates. These estimates show which characteristics of an
activity drives its duration. That aspect should be taken into account when determining the activity
weights
• Resource Requirements and Rates. Resource requirements and rates for each activity may be used in
conjunction with duration estimates for determining the activity weights (detailed discussion of the
resource requirements and rates).
Activity Weights Definition: Tools and Techniques
1. Expert Judgment
Specialists can determine which activity attribute should be used for determining activity
weights for each level of the WBS. In the first levels of the WBS, the attribute is usually the
deliverable cost.
When the decomposition level is sufficient to identify another attribute that is common to all
activities in that level, the attribute should be used.
When the decomposition level reaches project activities, there is usually more than one
common attribute and expert judgment is needed to determine which attribute to use.
2. Percentage Calculation
Based on the attributes used to determine the weight of each project deliverable or activity,
a summation of those attributes is made and transformed into a percentage.
Activity Weights Definition: Outputs
1. Relative Weights
Relative weights are percentage weights to the activities that are decomposed from a
project.
The relative weight of an activity represents its contribution to the project.
2. Absolute Weights
Absolute weights are weights that are calculated by multiplying the relative weight of each
deliverable to the total weight of the project.
The absolute weight of an activity represents its contribution to the production of the overall
project.
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 44
Progress Curves Development
Progress curves development is the creation of a progress baseline.
This is accomplished in a similar manner to the way a cost baseline is created. Later for a more
detailed discussion of cost baseline.
Actual progress is then plotted against the baseline as the project progresses providing an ongoing
trend line which can be very helpful in forecasting future progress.
Progress Curves Development: Inputs
1. Relative Weights
2. Absolute Weights
3. Project Schedule
The project schedule determines the start and finish dates for each project activity, and
hence distributes its weights in time.
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 45
Progress Monitoring
Progress monitoring is the evaluation of the actual project progress compared to the baseline.
Progress Monitoring: Inputs
1. Progress Curves
Progress curves are used as a basis for comparison to the baseline
2. Work Results
The work performed at the point in time when progress information is taken.
3. .3 Schedule Monitoring
The actual start and finish dates for project activities are the basis for actual progress
calculation.
Progress Monitoring: Tools and Techniques
1. Progress Curves Development Tools and Techniques
Progress curves development tools and techniques are discussed the above Section of this
extension.
2. Progress Measurement Criteria
Progress measurement criteria are methods for determining how much progress has been
accomplished for an activity provided it is under progress in the data date. Some common
methods are:
• 0% to 100%. The weight of an activity is included in progress calculations only when it is 100%
completed. This applies to activities of short duration only (i.e., those of one- month duration or shorter).
• 20% to 80%. When the activity starts, 20% of its weight can be used for progress calculations. When it
finishes, the remaining 80% of its weight is used. This convention has varying percentages, such as 30% to
70% or 50% to 50%.
• Percentage of the Activity Duration. The percentage of the activity weight to be considered is the same as
the percentage calculated by dividing the duration from the activity start to the data date by its original
duration and multiplying the result by 100.
• Percentage of Work and Remaining Duration. Determine and input the percentage of the work complete
through observation and input the remaining duration of the activity by estimation. Doing both yields
accurate representation of both cost and time, or resource and time needs based on the means of loading the
schedule. Pre-established progress measurement criteria are used to avoid conflict among stakeholders
when assessing project progress.
3. Progress Curve Analyses.
Progress curve analysis is the evaluation of the actual progress compared to the baseline in
order to take preventive action toward accomplishing the progress for those activities. The
evaluation includes examination of the activities involved and their characteristics.
Progress Monitoring: Outputs
Some of the following curves are used in conjunction with the earned value analysis.
1. Actual Progress
The actual progress is the summation of weights, based on the pre-established progress
measurement criteria, which is accomplished within a work period.
2. Progress Monitoring Curves
The progress monitoring curves are the graphical representations of the actual progress
achieved in each control period, usually compared to a progress baseline.
3. Schedule Updates
A schedule update may be originated by an observation that progress targets are not being
met on a consistent basis. The schedule update in this case will be a consequence of
changes in the activity durations and basis of estimates
4. Corrective Actions
Corrective action covers what is accomplished to align the expected progress performance
with the project plan. Corrective action is usually taken on another aspect of the project and
is then reflected in the enhanced progress accomplishment.
5. Lessons Learned
The causes of variances, the reasoning behind the corrective action chosen, and other
types of lessons learned from progress monitoring are documented, so that these form a
part of the historical database for future projects of the performing organization.
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 46
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 47
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 48
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 49
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 50
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 51
D\Ahmed Said\Project Monitoring and Control 52