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La metodología del Camino Crítico se basa en la vinculación de tareas en una red que
representa la secuencia lógica de un proyecto, la cual permite calcular las fechas de ejecución
de las tareas y la duración total del proyecto. Esta metodología ha adquirido gran vigencia a
nivel mundial debido a la posibilidad que ofrece de analizar los diferentes escenarios que
surgen del avance de los proyectos. Frente a un plan de trabajo inicia se introduce la
información real del proyecto y se analiza las consecuencias de esta información,
principalmente en lo referente a las fecha de ejecución de las tareas y la fecha actualizada de
finalización del proyecto.
El camino crítico permite comparar el plan de trabajo inicial contra el plan de trabajo real, lo
cual permite identificar demoras, adelantos, y en general entender con claridad la ejecución real
del proyecto. Adicionalmente permite analizar el escenario real de requerimiento de recursos
por parte del proyecto, según las duraciones actualizadas de las tareas. Más aún, permite
proyectar una curva de inversión actualizada, teniendo presente los planes de trabajo reales.
La utilización de MS Project 2000 ® hace posible realizar todo esto de manera rápida y
dinámica.
Este manual pretende ser una guía base para conocer las principales funciones de MS Project
®. Se plantea como el texto base en el aprendizaje del software.
El contenido total o parcial de este manual no podrá ser reproducido sin autorización de la
autora.
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Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
En el presente manual nos referiremos al entorno de MS Project 2000 ® según las siguientes
expresiones:
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Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
• Programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto es útil si desea que Microsoft
Project calcule la fecha de fin del proyecto. Los proyectos se suelen programar de este
modo. Al introducir información relativa al proyecto, como duraciones y dependencias de
tareas, Microsoft Project programa el trabajo y calcula la fecha más temprana de fin del
proyecto.
• La acción de programar a partir de la fecha de fin del proyecto permite a Microsoft Project
programar desde una fecha concreta hacia atrás, terminando cada tarea lo más tarde
posible sin retrasar la fecha de fin. Este método se utiliza si el proyecto tiene una fecha de
fin fija y desea que Microsoft Project calcule la fecha de comienzo más tardía.
Sugerencia: Si los planes del proyecto cambian, puede modificar la información inicial en
cualquier momento haciendo clic en Información del proyecto en el menú Proyecto. Una vez
el proyecto contenga información, la casilla Estadísticas de este menú resumirá las
condiciones del proyecto.
Importante: El menú “Información del Proyecto” menciona unos campos personalizados de
empresa. Estos campos hacen referencia a la información global que una empresa ha incluido
en la plantilla personalizada de Microsoft Project Server. ESTE TEMA NO ESTA INCLUIDO EN
ESTE CURSO. En el caso de tener instalada esta opción, sólo alguien con privilegios
administrativos para el servidor (por ejemplo, el administrador del proyecto) podrá acceder a
este tipo de información.
MS Project 2000 ® calcula las fechas reales de comienzo de todas las tareas, teniendo
presente la duración de la tarea (la cual representa los días hábiles que se requieren para
terminar la tarea), asignando trabajo a los días y horas que se designen como laborables.
Para modificar los días laborables y las jornadas laborables vaya a Herramientas, Cambiar
Calendario Laboral. Obtendrá el siguiente cuadro de diálogo:
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Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
Convenciones
del calendario
Horario
Día a de
Presione esta trabajo
modificar
flecha para ir al
mes siguiente
Siga las convenciones de la parte izquierda de la tabla para identificar los días que se han
marcado como laborables en este archivo. Si desea perfeccionar esta modelación, coloque el
cursor sobre el día que desea modificar. En la parte derecha de la pantalla elija si el día será un
período no laborable o laborable no predeterminado. Para los días laborables no
predeterminado deberá incluir el horario de trabajo.
Para modificar el calendario del mes siguiente presione la flecha inferior del calendario.
Si desea modificar el horario de los sábados, de clic sobre la letra S del calendario. En la parte
derecha de la pantalla elija “período laborable no predeterminado” y escriba el calendario de
trabajo para los sábados.
En Microsoft Project, los calendarios se utilizan para programar tareas durante el período
laborable. Pero la programación de tareas también se ve afectada por las horas
predeterminadas de comienzo y fin y por las horas predeterminadas por día y por semana.
Además, es importante aclarar las equivalencias que debe realizar Microsoft Project entre dias,
horas, semanas y meses. Es decir, se debe aclarar la cantidad de horas que debe suponer
Project que se trabaja cada dia, la cantidad de días por semana, y la cantidad de días por mes.
De esta forma, usted podrá introducir las duraciones en días, semanas o meses, y Microsoft
Project hará una equivalencia horaria de estas duraciones, de acuerdo a las opciones
elegidas a continuación:
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Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
Si cambia las horas de trabajo en el calendario del proyecto para que sean menos de 8 horas
de período laborable por día, las fechas y horas de comienzo y fin para una tarea se programan
de manera que la tarea termine cuando la cantidad de trabajo, en función de la duración y de
los recursos asignados, esté terminada, no cuando haya transcurrido la duración.
Por ejemplo, si cambia el calendario del proyecto a un total de 6 horas diarias, de las 10:00
a.m. a las 4:00 p.m., e introduce una duración de un día para una tarea que comienza el 1 de
mayo (se interpreta que la duración es de 8 horas), se programan 6 horas para el primer día (1
de mayo, de 10:00 a.m. a 4 p.m.) y las restantes dos horas para el día siguiente (2 de mayo, de
10 a.m. a 12 p.m.).
A fin de realizar la programación, si desea que la duración de una tarea coincida con las
fechas para las que está programada la tarea, debe cambiar la cantidad predeterminada
de trabajo por día para que coincida con el período laborable del calendario del
proyecto:
Los calendarios determinan la manera en que se programan los recursos asignados a las
tareas y las propias tareas. Los calendarios base son conjuntos de días y períodos laborables y
no laborables que utilizan los otros tres tipos de calendarios:
• Calendario del proyecto
• Calendario de recursos
• Calendario de tareas
Los calendarios base pueden utilizarse para el calendario del proyecto y los calendarios de
tareas, y proporcionan la base para los calendarios de recursos. Los calendarios del proyecto y
de recursos identifican cuándo puede tener lugar el trabajo en las tareas, asegurándose de que
los recursos estén programados sólo cuando estén disponibles para trabajar. El calendarios
del proyecto afecta por defecto a todas las tareas y recursos del proyecto, si no se elige otro
calendario específico. Los calendarios de recursos afectan a un recurso específico o a una
categoría de recursos específica. Los calendarios de tareas hacen posible que ciertas tareas
tengan un calendario diferente del calendario del proyecto.
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Ing. Civil, MSE
Nota: Después de crear un calendario base, necesita asignarlo a una tarea. Con solo crearlo
no se logra que Project lo tenga en cuenta para crear la programación del proyecto!
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Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
Usted puede agregar el código EDT a cada tarea, de manera personalizada, mediante la casilla
de información de las tareas, en Avanzado, en el campo Código EDT. Si necesita un formato
de código de estructura de descomposición del trabajo (EDT), puede pedir a Microsoft Project
que asigne los códigos EDT correspondientes a las tareas dependiendo de su lugar en la
jerarquía del esquema del proyecto, según el formato que usted predetermine. Puede agregar
un prefijo a las tareas, y elegir los caracteres que MS Project utilizará para enumerar las tareas:
2. Para especificar un prefijo de código de proyecto que distinga las tareas en este proyecto
de las tareas en otros proyectos, escriba un prefijo en el cuadro Prefijo del código del
proyecto.
3. Para especificar la cadena de código para tareas de primer nivel, haga clic en la primera
fila de la columna Secuencia, haga clic en la flecha y, a continuación, haga clic en el tipo de
carácter que desee utilizar para este nivel.
• Haga clic en Números (ordenados) para mostrar un código EDT numérico para este
nivel.
• Haga clic en Mayúsculas (ordenadas) para mostrar códigos EDT alfabéticos en
mayúsculas, por ejemplo, A, B y C para las tres primeras tareas de resumen del
proyecto.
• Haga clic en Minúsculas (ordenadas) para mostrar códigos EDT alfabéticos en
minúsculas, por ejemplo, a, b y c para las tres primeras tareas de resumen del
proyecto.
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Ing. Civil, MSE
Sugerencias
• Puede tener diferentes caracteres de separador entre cada nivel de código.
• Puede escribir un carácter diferente de un punto, un signo menos, un signo más o una
barra oblicua; por ejemplo, puede escribir un símbolo de "y" comercial (&) o un signo de
número (#).
• Puede prescindir de carácter separador entre niveles de código. En el campo Longitud,
haga clic en un número. En el campo Separador, elimine el carácter separador.
Repita los pasos 3–6 por cada cadena de código que desee especificar. Se recomienda
especificar una cadena de código para cada nivel de tareas con sangría del esquema.
Si no desea que Microsoft Project asigne un código EDT cada vez que introduzca una nueva
tarea, desactive la casilla de verificación Generar código EDT para la nueva tarea.
Si desea utilizar el mismo código EDT para tareas diferentes, desactive la casilla de verificación
Verificar exclusividad de los nuevos códigos EDT.
Si se mueven, eliminan o reorganizan las tareas, es posible que los códigos EDT no aparezcan
en el orden correcto. Puede cambiar los códigos EDT uno a uno, manualmente, o todos a la
vez si debe actualizar bastantes tareas:
1. Para corregir la secuencia de códigos EDT para un grupo de tareas contiguas, seleccione
dos o más tareas. Si no selecciona ninguna tarea o si sólo se selecciona una tarea,
Microsoft Project corregirá los códigos EDT personalizados para todo el proyecto. Si se
seleccionan varias tareas, la primera tarea de la selección no cambia con la nueva
numeración pues se utiliza como la referencia para volver a numerar las demás tareas.
3. Para corregir la secuencia de códigos EDT para las tareas contiguas seleccionadas, haga
clic en Tareas seleccionadas. Para corregir la secuencia de códigos EDT para todas las
tareas del proyecto, haga clic en Todo el proyecto.
Sugerencia: Puede insertar una tarea entre tareas existentes seleccionando la fila debajo de la
cual desea que aparezca la nueva tarea. En el menú Insertar, haga clic en Nueva tarea y
escriba el nombre de la tarea en la fila insertada.
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Cuando se introduce una tarea, Microsoft Project le asigna automáticamente una duración
estimada de un día; un signo de interrogación después de la duración indica que es estimada.
Para cambiar este valor:
2. En el campo Duración de la tarea que desee cambiar, escriba la duración que desee.
Puede simplemente tipear el número correspondiente, o obtenerlo con las flechas que se
activan cuando coloca el cursor sobre la columna Duración y da clic.
Ejemplo:
En el siguiente caso, la tarea Nivelación tiene una duración de 4 días. Comienza el jueves y
finaliza el martes: MS Project 2000 ® marca el sábado y domingo como no laborable.
5. Para indicar o marcar la nueva duración como estimada, escriba un signo de interrogación
a continuación de la misma.
La información sobre la duración de las tareas también puede incluirse en el cuadro de diálogo
de cada tarea, el cual aparece al dar clic en el nombre de esta tarea. En General, duración.
Marcar la casilla estimada si el valor no es definitivo.
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Ing. Civil, MSE
No perfeccione las fechas de comienzo y fin de la tarea; estas serán incluidas más
adelante siguiendo esta metodología
En este ejemplo Vivienda Unifamiliar es el nombre del proyecto. Pero no es necesario incluir un
reglón para la tarea resumen del proyecto. MS Project 2000 ® la mostrará automáticamente al
tildar Mostrar la Tarea de Resumen del Proyecto en el menú de Vista de Opciones
(Herramientas, Opciones, Vista, tildar Mostrar la Tarea de Resumen del Proyecto)
Las propiedades de las tareas de resumen son un sumario de los datos de las tareas que se
agrupan debajo de estas, o subtareas. Es decir, la duración, recursos y porcentaje de avance
de la tarea resumen será calculado automáticamente según los datos de sus subtareas.
Para crear una tarea resumen debe dar sangría a las tareas que le siguen en la lista. Para dar
sangría seleccione la(s) subtarea(s) y presione el ícono de flecha hacia la derecha. Puede
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aplicar a la tareas tantos niveles de sangría como sea necesario para reflejar la organización
del proyecto.
Por defecto, MS Project 2002 ® creará las tareas nuevas con la misma cantidad de sangrías
que la tarea anterior, es decir, en el mismo nivel de jerarquía dentro del proyecto. Para retirar la
sangría presione el ícono de flecha hacia la izquierda, la subtarea dejará de ser parte de la
tarea resumen. Es importante recordar eliminar las sangrías cuando no se quiera seguir
trabajando debajo de la última tarea resumen.
4. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea que aparezca la
tarea repetitiva.
Notas
• Si desea aplicar un calendario a la tarea repetitiva, en Calendario para programar esta
tarea, haga clic en el calendario que desee utilizar.
• Si no escribe una fecha en el cuadro Comienzo, Microsoft Project utilizará la fecha de
comienzo del proyecto.
• Si la tarea repetitiva va a tener lugar en algunos días no laborables, Microsoft Project le
pregunta si desea reprogramar las veces que ocurra en tales días.
• Si desea asignar recursos o predecesoras a las tareas repetitivas deberá
haciendo seleccionando las subtareas y no la tarea resumen que las agrupa.
2.6. Dividir Tareas. Las tareas pueden estar divididas. Es decir, su trabajo puede ser
discontínuo. Para dividir una tarea presione el ícono dividir tarea. Obtendrá una figura divisoria
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en el cursor; localice esta figura en la barra que desea dividir, en la posición en que desea
dividirla. Al desplazar el cursor obtendrá un cuadro de diálogo que le indicará el lugar en donde
será creada la división.
Al dar clic sobre la barra con este cursor MS Project 2000 ® creará una división de un
período de tiempo en la tarea (si la escala temporal es mensual la división será de un mes;
si la escala temporal es semanal de una semana, etc). Arrastre la segunda parte de la
barra hacia el período de tiempo en el cual quiere que se ejecute, si no coincidiera con el
período en donde MS Project 2000 ® la ha localizado. Al localizar el cursor sobre la
segunda barra obtendrá un cartel indicándole la fecha en la que será localizada esta barra
Utilizar este comando requiere de gran habilidad manual con el cursor. No existe otra
forma más exacta de utilizarlo.
Una vez incluida la duración de las tareas, se debe proceder a vincular las tareas según su
secuencia lógica de ejecución. Esta vinculación es característica del método de la cadena
crítica y consiste en condicionar el comienzo de cada tarea por la finalización o por la ejecución
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en cierto porcentaje de una tarea anterior. Es decir, la fecha de comienzo de una tarea no se
elige arbitrariamente sino que se eligen las tareas que condicionan su comienzo. Estas tareas
condicionantes son conocidas como Predecesoras y las relaciones entre tareas como
Precedencias.
Las precedencias mas comunes, que recomendamos utilizar dentro de esta metodología son
las de Fin Comienzo (FC) y Comienzo Comienzo:
• Fin Comienzo (FC) indica que para que cierta tarea B comience, la tarea A debe haber
finalizado. En este caso, A será una predecesora de B porque condiciona su comienzo.
FIN A COMIENZO
A B B puede comenzar
despues de que A finalice
• Comienzo Comienzo (CC) indica que cierta tarea B podrá comenzar una vez A haya
comenzado. A es una predecesora de B porque condiciona su comienzo
COMIENZO A COMIENZO
A B B puede iniciar
después de que A inicie
Las precendencias (forma de relacionar las tareas) también pueden incluir tiempo de
posposición. Es decir:
• Fin Comienzo mas posposición indica que cierta tarea B comenzará solamente d días
despues de finalizada A
• Comienzo Comienzo indica que cierta tarea B comenzará solamente d días después de
comenzar A
COMIENZO A COMIENZO
A B B puede iniciar "d" dias
después de que A inicie
(d)
Esta posposición puede ser incluída en días hábiles o como porcentaje de la duración de la
tarea predecesora. Ejemplo: B comienza al 10% de la duración de A (A sería la predecesora
de B, y la posposición sería del 10%)
Existen otras dos precedencias menos comunes pero que si desea puede utilizarlas ya que MS
Project 2000 ® también las ofrece. Estas son Fin Fin y Comienzo Fin:
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Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
FIN A FIN
A B B solo puede finalizar "d" dias
después de finalizada A
(d)
COMIENZO A FIN
A B B solo puede finalizar "d" dias
después de que A inicie
(d)
1. Las tareas sin precedencia (es decir, cuyo comienzo no tiene condicion) serán ubicadas en
la fecha de comienzo del proyecto. Para definir esta fecha vaya al menú Proyecto,
comando Información del Proyecto.
2. Al dar doble clic sobre el nombre de una tarea en el Diagrama de Gantt aparecerá el
cuadro Información de la Tarea, que incluye cinco divisiones (General, Predecesoras,
Recursos, Avanzado y Notas). En la división Predecesoras se puede elegir del listado de
todas las tareas del pliego todas aquellas que la empresa considere condicionan el
comienzo de la tarea en análisis (este nombre aparece en el primer renglón del cuadro)
3. Para elegir la primera tarea predecesora, coloque el cursor sobre el primer renglón en
blanco del listado de predecesoras y de clic. Se activará una flecha que permite desplegar
la lista de tareas del proyecto. Elija la tarea predecesora, y en la columna siguiente del
mismo renglón elija el tipo de precedencia (Fin Comienzo, Comienzo Comienzo, etc). Si
desea colocar tiempo de posposición dentro de la precedencia, utilice la columna siguiente
(titulada Pos). Escriba la cantidad de días hábiles (escriba el número) o el % de la duración
de la tarea predecesora que condicionará la precedencia, tal como hemos explicado en la
sección anterior (escriba el porcentaje, seguido del signo %, es decir 50%).
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Ing. Civil, MSE
Tarea para la
cual se listarán
las predecesoras
4. Presione Aceptar
cuando termine de
listar las
predecesoras
4. Si considera que mas de una tarea condiciona el comienzo de la tarea, puede incluir las
siguientes predecesoras en los siguientes renglones de la lista, siguiendo el procedimiento
descripto anteriormente.
En este ejemplo, el planteo indica que la tarea Nivelación comenzará cuando hubiera
transcurrido el 50% de la duración de la tarea Retiro de Escombros (Precedencia CC con
posposición del 50% y además la tarea Demolición hubiera finalizado (Precedencia FC).
Es decir, el comienzo de nivelación tiene dos condiciones y la tarea comienza cuando
ambas condiciones se cumplen:
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Como puede apreciarse, en este ejemplo el comienzo de Nivelación está marcado por el fin
de Demolición ya que esto sucede después del 50% del retiro de escombros. De todas
formas es importante incluir ambas precedencias, ya que esto permitirá analizar las
consecuencias de cualquier cambio en las duraciones o fechas de inicio de las
predecesoras de esta tarea.
8. MS Project 2000 ® calculará la fecha de comienzo y fin de cada tarea con base en las
precedencias. No elija manualmente la fecha de comienzo y fin, permita que MS la
calcule. Estas fechas están calculadas con base en los condicionamientos de comienzo de
cada tarea.
9. Las tareas sin precedencia serán ubicadas en el comienzo del proyecto. Para definir esta
fecha de comienzo vaya al menú Proyecto, información del Proyecto
10. La duración de las tareas resumen no debe ser incluida manualmente, MS Project 2000 ®
la calculará con base en la duración de los ítems (tareas). Esta duración no equivale a la
suma aritmética de las duraciones de todos los ítems (tareas) puesto que los ítems se
superponen; la duración de una tarea resumen equivale a la diferencia entre el primero y el
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último día de ejecución de las subtareas que incluye, cuyas fechas de ejecución se
determinarán mas adelante. La duración de la tarea resumen se ejemplifica a continuación:
11. Con base en esta relación de tareas, MS Project 2000 ® calculará la duración total del
proyecto. Para visualizar esta duración total, vaya al menú Herramientas, Opciones y en
Vista accione en el último renglón la opción Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto. Esta
duración está reflejada en la barra superior del Diagrama de Gantt en días calendario (días
corridos) y el número de días laborables requeridos aparece en la fila de resumen del
proyecto en la columna Duración. Si no se encuentra satisfecho con esta duración total del
proyecto, puede intentar las siguientes opciones:
a. Modifique las duraciones de las tareas.
b. Modifique las precendencias entre tareas: reduzca el tiempo de posposición, o evite las
relaciones Fin Comienzo a menos que sea necesario. Si una tarea B puede comenzar
cuando cierta parte de la tarea A ha finalizado, recuerde utilizar la relación Comienzo
Comienzo y colocar un tiempo de posposición equivalente al tiempo que requiere
finalizar la primera parte de la tarea A (B comienza d días del comienzo de A)
Sin embargo, si una tarea se debe realizar en una fecha concreta, delimítela. Los tipos de
delimitación existente son:
- Debe comenzar el : fecha fija inamovible para el comienzo de la tarea
- Debe finalizar el : fecha fija inamovible para el fin de la tarea
- Lo antes posible: delimitación que permite a MS Project ® calcular las fechas
mas adecuadas para la tarea
- No comenzar antes del: delimitación de inicio
- No comenzar después del: delimitación de inicio
- No finalizar antes del: delimitación de fin
- No finalizar después del: delimitación de fin
Recuerde: estas opciones limitan la disponibilidad de programación de Microsoft Project. Si por
error ha delimitado las fechas de una tarea ( lo cual es expresado por Microsoft Project
con un signo calendario en la columna de indicadores), elija la delimitación Lo antes
posible para que MS Project 2002 ® calcule las fechas mas adecuadas.
B. Fechas Límites
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Cuando desee realizar el seguimiento de una fecha límite de una tarea concreta pero no desee
bloquear la programación con una delimitación inflexible , puede establecer una fecha límite
para la tarea. Microsoft Project continúa actualizando la programación según las necesidades,
pero realiza un seguimiento de las fechas límite y muestra un indicador si una tarea va a
terminar después de su fecha límite. Para seleccionar la fecha límite abra la casilla de
información de la tarea, ficha “avanzado” y seleccione la fecha límite. Por defecto aparecerá en
el Diagrama de Gantt como una flecha verde vertical.
Si durante el transcurso del proyecto se supera la fecha límite, MS Project lo indicará con un
rombo rojo en la columna indicadores.
3. Presione ENTRAR.
Algunos hitos pueden necesitar una duración. Por ejemplo, el proyecto tiene un hito de
aprobación al final de una fase y sabe que el proceso de aprobación lleva una semana. Para
marcar una tarea como un hito con una duración de más de 0 días, haga clic en Información
de la tarea (icono planilla de información, o clic en la tarea)y, a continuación, haga clic en la
ficha Avanzado. En el cuadro Duración, escriba la duración de la tarea y, a continuación, active
la casilla de verificación Marcar la tarea como hito. La tarea seguirá apareciendo como un
rombo negro relleno, indicando su fecha de inicio.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea para agregarle información adicional.
Para agregar una nota de tarea: Si sólo tiene una pequeña cantidad de información que
desea incluir directamente en el archivo del proyecto.
Haga clic en Notas de tareas (icono planilla de información) o dar clic en la tarea a la cual
quiere adicionar una nota, y, a continuación, en la ficha Notas
En el cuadro Notas, escriba el contenido de la nota y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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Sugerencia Para ver la nota de tarea, sitúe el cursor sobre el icono Notas (icono en forma de
post-it) Si no está visible toda la nota, haga doble clic en el indicador de notas.
Al dar aceptar, la nota aparecerá en la columna indicadores como un icono de post-it para
recordar que existe una aclaración respecto a la tarea. Al acercar el mouse al icono podrá
leer el contenido de la nota.
Columna de Indicadores
Este icono
representa la
existencia de
una nota en
esta tarea
Entre los campos personalizados se incluyen los campos Costo1 a Costo10, Fecha1 a
Fecha10, Duración1 a Duración10, Fin1 a Fin10, Indicador1 a Indicador20, Número1 a
Número20, Comienzo1 a Comienzo10 y Texto a Texto30.
Para personalizar campos vaya a el menú Herramientas, elija Personalizar, haga clic en
Campos y, a continuación, seleccione la ficha Campos personalizados. Haga clic en Tarea para
personalizar un campo de tareas, en Recurso para personalizar un campo de recursos.
Puede:
• Cambiar de forma permanente el nombre de los campos personalizados para que el
nombre se muestre cada vez que los campos aparezcan en Microsoft Project: Presione
el botón “cambiar nombre” y escriba el nuevo campo del nombre.
• Agregar una lista de valores a un campo personalizado: Presione el botón “ Lista de
valores” y defina la lista de posibles valores a mostrar en el campo.
• Aplicar una fórmula a un campo personalizado: Presione el valor “fórmula” y utilice los
campos disponibles en MS Project 2002 ® para crear la fórmula.
• Decidir cómo deben ser calculados los valores del campo personalizado para las tareas
resumen.
• Designar indicadores gráficos para que aparezcan en un campo personalizado en lugar
de los datos. (Valores que mostrar, Indicadores Gráficos).
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Todas estas opciones se basan en principios básicos de programación, por lo que permiten al
usuario crear infinidad de alternativas para estos campos, según las necesidades específicas
de su proyecto.
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- Inicio Temprano (IT): Fecha mas temprana en la que la actividad puede iniciar,
permitiendo que las actividades predecesoras (o sea, las que condicionan su
comienzo) sean finalizadas adecuadamente. Ejemplo:
- Fin Temprano (FT): Fecha mas temprana en la que la actividad puede terminar; se
obtiene sumando el Inicio Temprano (IT) mas la duración (d) de la actividad
FT = IT + d
- Límite de Comienzo: Fecha mas tarde en la que la actividad puede iniciar sin causar
retrasos en la terminación del proyecto
- Margen de Demora Total: cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea si
que afecte la fecha de fin del proyecto. Equivale a la flexibilidad de una tarea, es
decir, el tiempo que puedo postergar el comienzo o fin de la tarea sin modificar la
fecha de fin del proyecto. En el gráfico anterior está representado por una línea
verde al lado de las tareas tempranas (barras azules).
Adicionalmente, será posible identificar gráficamente las tareas críticas. Para esto, presione el
botón derecho del mouse sobre el diagrama de gantt.. Seleccione el Asistente para Diagramas
de Gantt. Siga los pasos del asistente, seleccionando la opción Camino Crítico. Las tareas
críticas aparecerán en rojo.
- Tareas críticas: Tareas con un margen de demora total mínimo. Estas tareas están
identificadas con el color rojo en el ejemplo anterior. Las tareas críticas son tareas
que, según la forma en que se relaciona con las tareas sucesoras, tienen poco
o ningún margen de demora. Por esta razón, es indispensable identificar estas
tareas y monitorear su desempeño para poder controlar los plazos de
ejecución del proyecto.
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- Camino Crítico: Secuencia de tareas que deben realizarse sin retrasos porque de lo
contrario retrasan la finalización del proyecto.
Siempre es importante verificar que las tareas sobre las que tenemos mayor incertidumbre en
su duración, o su forma de realización no sean las críticas del proyecto puesto que así nos
garantizamos un margen de tiempo flexible para solucionar imprevistos que seguramente
surgirán en estas tareas. Por lo tanto, si no está conforme con las tareas críticas marcadas por
MS Project 2000 ®, modifique la secuencia de tareas con el fin de dar mayor flexibilidad en los
tiempos de ejecución a aquellas tareas que usted desee evitar como críticas.
Sugerencias
· Puede filtrar la programación para mostrar únicamente las tareas críticas (tareas sin
margen de demora total). En el menú Proyecto, señale Filtro para y haga clic en Tareas
críticas. Haga clic en Todas las tareas para que se vuelvan a mostrar todas las tareas.
· Después de filtrar las tareas críticas, puede ordenarlas por duración, de la más larga a
la más corta. Esto le ayudará a observar dónde debe esforzarse para reducir las
tareas.
· También puede utilizar el informe Tareas Críticas. Para activarlo vaya a Ver, Informes,
Generales, Tareas Críticas.
· Puede ajustar la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de que
afecte a la fecha de otras o a la fecha de fin del proyecto y, por tanto, se convierta en
una tarea crítica. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en
la ficha Cálculo. En el cuadro Las tareas son críticas si la demora es menor o igual a,
escriba un número para la demora.
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Los recursos materiales son diferentes de los recursos de trabajo en varios aspectos:
• El campo de tasa de horas extra está desactivado.
• La disponibilidad máxima de unidades no puede especificarse.
• Los recursos materiales no se redistribuyen.
• Los recursos materiales no utilizan calendarios de recursos.
4.3. Lista de Recursos: Se recomienda definir los recursos antes de iniciar la asignación
de estos, lo cual ahorra tiempo después. La idea es crear una base de datos que
incluya todas las características de cada recurso. Esta base de datos se crea a través
de la vista “HOJA DE RECURSOS”
La Vista “Hoja de Recursos” aparece al final del menú de vistas (lado izquierdo de la
pantalla). Al presionar su nombre en este menú, se activará.
Muestre las
Desplácese por el
siguientes columnas
menú de vistas
de esta página
utilizando esta
utilizado esta flecha
Por defecto, la vista “Hoja de Recursos” presenta la tabla de “Entrada”, con las
siguientes columnas:
4.3.1. Nombre del Recurso: Importante darle un nombre claro y representativo
4.3.2. Tipo: Material, Trabajo (personal o equipamiento)
4.3.3. Etiqueta de material: Unidad de medida para un recurso material (ejemplo: m2,
toneladas, kg, bolsas). Los recursos de trabajo no admiten esta información.
4.3.4. Iniciales: Abreviatura del nombre del recurso. Util para filtros, o para mostrar
información abreviada (ej. nombre de personal)
4.3.5. Grupo: Conjunto de recursos que comparten alguna característica. Permite
agrupar, ordenar o filtrar la información y presentar solo la que nos interese.
Importante: no son útiles para redistribución.
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El costo por uso para un recurso de personal es especialmente válido para recursos que no
cobran por unidad de tiempo sino como valor total. Por ejemplo, un especialista
que no cobra por hora de trabajo sino por visita a la obra, independientemente
de la duración. En este caso no se asignaría costo por hora sino solamente un
costo por uso.
Para un recurso material, el campo Costo por uso muestra el costo que se genera
cada vez que se asigna este material, independientemente del número de
unidades de material que se consuman. RECORDAR: EL COSTO FIJO DE ESTE
RECURSO NO VARIA CON LA DURACION DE LA TAREA, depende solamente de
las unidades asignadas y del valor de cada unidad.
Para Utilice
Acumular (o registrar) el costo cuando la tarea Comienzo
comienza
Acumular el costo cuando la tarea se ha completado Fin
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4.3.12. Código: Cualquier código asignable al recurso. Util para aplicar filtros, o para
desarrollar una ESC (Estructura de Subdivisión de Costos)
Adicionalmente, es posible mostrar otros campos con mas información insertando nuevas
columnas en la vista u ocultar los campos que se muestran actualmente, quitándolos de la
vista.
Esta vista puede mostrar otras tablas con información del recurso. Para activarlas, vaya al
menú Ver, Tabla.
En la vista “Hoja de recursos”, haga clic en el nombre del recurso. Obtendrá una ficha
que permite modificar información importante sobre el recurso. Específicamente:
4.4.1. Cuadro General. En este cuadro podrá variar la disponibilidad de las diversas
unidades del recurso en diferentes períodos de tiempo a lo largo del proyecto. Esta
opción no es válida para los recursos materiales ya que MS Project 2002 ®
asume que siempre están disponibles.
1. En el campo Disponible desde, haga clic en la fecha de comienzo del recurso en el proyecto.
2. En el campo Disponible hasta, haga clic en la fecha de fin del recurso en el proyecto.
3. En el campo Unidades, escriba la capacidad máxima disponible del recurso durante ese
período de tiempo, es decir, la cantidad máxima del recurso con la que se desea ejecutar el
proyecto.
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En este ejemplo, hemos indicado que habrá 3 albañiles disponibles del 01/03/04 y 5
albañiles disponibles del 01/05/04 al 30/06/04. Fuera de estos períodos no habrá
disponibilidad de albañiles. Es importante entonces verificar los períodos de tiempo
definidos.
Notas
- Aunque la tabla Disponibilidad de recursos del cuadro de diálogo Información del
recurso cambia la capacidad máxima de un recurso a lo largo del proyecto, no cambia
los costos de los recursos en el transcurso del tiempo. Para establecer tasas de
recursos diferentes, defina la tabla de costos de recursos en la sección Costos.
- Puede introducir simplemente las fechas en los campos Disponible hasta. En la primera
fila, Microsoft Project retiene "NA" como fecha Disponible desde. Esencialmente, esto
representa la fecha de comienzo del proyecto. En las siguientes filas, Microsoft Project
introduce la fecha después de la última fecha Disponible hasta.
4.4.2. Horario de Trabajo. Este cuadro presenta el calendario de trabajo del recurso. Util para
especificar los días o períodos no laborables del recurso, si son diferentes de los
especificados en el calendario del proyecto. Las horas laborables y los días no
laborables definidos en el calendario del proyecto son los predeterminados para cada
recurso. Las horas laborables de un recurso determinan la disponibilidad del recurso,
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que Microsoft Project utiliza a la hora de programar tareas, determinar si los recursos
están sobreasignados y redistribuir los recursos.
4.4.3. Costos. Presenta los costos por unidad del recurso, con posibilidad de variación
en el tiempo. Ver Capítulo - 6 COSTOS
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Presione Aceptar
cuando finalice la
asignación de recursos
Casilla de Información de la
para esta tarea.
Tarea (para obtenerla haga
doble clic sobre el nombre
de la tarea
4.5.2. A través del cuadro “Asignar Recursos”, en una vista de tareas.
Abrir el cuadro Asignar Recursos, en una vista de tareas. Para esto, dar clic en el
icono “recursos” (dos personas de perfil).
Elija el recurso a asignar de la lista disponible. Indique las unidades del recurso que
necesita, y presione el botón “Asignar”.
Estos recursos serán asignados a la tarea que aparezca sombreada. Asigne todos los
recursos que esta tarea requiera, siguiendo las instrucciones del punto 2.
Para asignar recursos a otra tarea, selecciónela con el cursor. El cuadro se mantendrá
siempre abierto, aunque varíe de tarea, hasta que presione “cerrar”
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Icono de asignación
de recursoss.
Se ha asignado 1
Retroexcavadora
a la tarea
Tarea a la que se
Icono asignarán recursos
Diagrama
de Gantt
El cuadro de diálogo “Asignar Recursos” presenta unas opciones adicionales para el proceso
de asignación de recursos:
- Filtrar por: Los filtros que se pueden utilizar para mostrar recursos que cumplan ciertos
criterios, por ejemplo para buscar recursos que pertenezcan a un grupo determinado,
tal y como se definen en la vista Hoja de recursos.
- Disponible para trabajar Permite limitar la lista a los recursos disponible para trabajar
un cierto número de horas, según la definición de capacidad máxima del recurso y las
asignaciones del mismo recurso a otras actividades. Es decir, lista aquellos recursos
con una disponibilidad superior a cierta cantidad de horas por día en el período en que
se ejecutará la tarea.
- Observe que si tiene ambas casillas de verificación Filtrar por activadas, se enumeran
los recursos que cumplen las dos condiciones de filtro, además de aquellos que ya
están asignados a las tareas seleccionadas y los que pueda haber agregado mediante
el botón Agregar recursos después de aplicar los filtros.
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Si durante la asignación descubre que la lista de recursos disponible no incluye algún recurso
necesario para la tarea, vaya a la vista Hoja de Recursos y defina el recurso al final del listado,
tal como se explica en el punto 4.3.
Después, si cambia alguno de los valores de la fórmula, Microsoft Project recalculará los otros
valores. Los valores que recalcula y el modo en que se ven afectados por los cambios
depende del tipo de tarea. Podemos seleccionar la variable que MS Project mantendrá
constante al variar alguna de las otras. Esto es lo que se conoce como tipo de tarea.
La tabla siguiente muestra cómo afectan los tipos de tarea a la programación cuando se
modifica uno de los tres elementos.
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Ejemplos:
- Tareas de unidad fija: Por defecto, todas las tareas de MS Project son de unidad fija y
están condicionadas por el esfuerzo. Esto significa que la cantidad de unidades de cada
recurso se mantiene constante, y la cantidad de trabajo a realizar en total en la tarea
también. Por lo que cuantos más recursos se asignan a una tarea, se reduce la duración
de la misma.
Por ejemplo, supongamos que asigna a dos pintores a tiempo completo para pintar las
paredes en 4 días. El trabajo será de 8dias-hombre. Si entonces asigna dos pintores
más a tiempo completo, el trabajo seguirá siendo de 8horas-hombre (puesto que es
una tarea condicionada por el esfuerzo) Microsoft Project reducirá la duración a 2 días.
- Tareas de Duración Fija: Si tiene una tarea de duración fija y condicionada por el
esfuerzo, cuantos más recursos asigne, menos trabajo deberá realizar cada recurso
para completar la cantidad de trabajo reducida para la asignación.
Por ejemplo, supongamos que asigna dos pintores a tiempo completo para pintar las paredes en 4
días. Más adelante, asigna otros dos pintores a tiempo completo. Microsoft Project establecerá
las unidades de cada pintor en 50%, puesto que sólo se necesita que cuatro pintores trabajen
media jornada para completar las paredes en 4 días (mantiene la duración constante). Para ver
que cada pintor ha sido asignado al 50% debo ir a la vista Uso de Recursos y constatar la
cantidad de horas a realizar por el recurso en cada día.
- Tareas de Trabajo fijo: Por naturaleza, una tarea de trabajo fijo está condicionada por el
esfuerzo. Igual que las tareas condicionadas por el esfuerzo de unidad fija, si agrega
recursos, el trabajo se distribuye entre las asignaciones y la duración disminuye.
Por ejemplo, si asignó dos pintores a tiempo completo para pintar las paredes en 4 días
y después asigna dos pintores más a tiempo completo a la tarea, Microsoft Project
reducirá la duración a 2 días. Si ajusta la duración de la tarea, Microsoft Project
ajustará las unidades de cada recurso. Por ejemplo, si ahora aumenta la duración de 2
a 4 días, Microsoft Project establecerá las unidades de cada recurso al 50%, de
manera que cada recurso trabaje sólo media jornada.
Cuando estoy asignando recursos por primera vez: En este momento estoy definiendo la
cantidad total de recursos que necesito para realizar mi trabajo en la duración especificada
previamente. En este caso necesito que MS Project recalcule la cantidad de trabajo total cada
que agregue o elimine recursos. Y es importante que respete la duración que he planteado
previamente. Por lo tanto, la tarea deberá ser de Duración Fija y No condicionada por el
esfuerzo.
Cuando perfeccioné mis asignaciones de recursos y quiero ver cómo un cambio en la duración
o en la cantidad de recursos afecta mi tarea: Una vez estoy conforme con la asignación inicial
de recursos y deseo ver cómo una modificación afecta mi tarea, la tarea debe ser de Trabajo
Fijo (por defecto si es de Trabajo Fijo es Condicionada por el esfuerzo). Al modificar la
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duración de la tarea MS Project modificará las unidades del recurso (es decir, si modifico la
duración podré ver cuántos recursos necesito) y si modifico las unidades modificará la duración
de la tarea.
A medida que perfeccione el manejo de MS Project encontrará utilidad a los otros tipos de
tareas existentes.
Sin embargo, en ocasiones puede conocer la cantidad total de trabajo que tienen asignados los
recursos para las tareas, y puede hacer que Microsoft Project determine las unidades del
recurso conociendo la duración deseada (ejemplo: debo realizar 100hrs-hombre en 5 días,
cuántos albañiles requiero?):
1. Defina las tareas con su duración y precedencias, tal como se indica en el capítulo 2 de
este manual.
2. Configure las tareas como de Duración Fija, Condicionadas por el esfuerzo. Puede
seleccionar todas las tareas del proyecto y presionar el ícono “información de tareas
múltiples” y configurarlas a todas simultáneamente.
3. Divida la pantalla del gráfico de gantt en dos (ventana, dividir). En la parte inferior, elija el
formulario Recursos y Predecesoras.
4. Defina el nombre de los recursos a utilizar e ingrese el trabajo a realizar por cada recurso
(horas hombre) en la columna trabajo. Al dar Aceptar Project calculará la cantidad de
unidades de cada uno de los recursos que se requiere para realizar las horas hombres
indicadas manteniendo la duración planteada para la tarea.
Si desea conocer la duración a partir del trabajo total a realizar y la cantidad de unidades del
recurso (ejemplo: debo realizar 100hrs-hombre con 5 albañiles, cuántos días me tomaría?):
1. Defina las tareas con su duración y precedencias, tal como se indica en el capítulo 2 de
este manual.
2. Configure las tareas como de Unidades Fijas, Condicionadas por el esfuerzo. Puede
seleccionar todas las tareas del proyecto y presionar el ícono “información de tareas
múltiples” y configurarlas a todas simultáneamente.
3. Divida la pantalla del gráfico de gantt en dos (ventana, dividir). En la parte inferior, elija el
formulario Recursos y Predecesoras.
4. Defina el nombre de los recursos a utilizar y la cantidad de unidades del recurso. Ingrese
el trabajo a realizar por cada recurso (horas hombre) en la columna trabajo. Al dar Aceptar
Project calculará la duración de la tarea.
Nota Cuando quite recursos asignados a tareas, la duración de dichas tareas puede cambiar.
El trabajo asignado a los recursos que se quitaron se redistribuirá a los recursos restantes. Si
no desea que esto ocurra en algunas tareas, desactive la programación condicionada por el
esfuerzo en esas tareas.
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Las horas extra se pueden asignar para reducir el tiempo que el recurso tarda en completar el
trabajo. A menudo, la asignación de horas extra suele afectar a la duración de la tarea. Cuando
se especifican horas extra para una asignación, Microsoft Project recalcula la duración de ésta
restando las horas extra del total de horas de trabajo.
Asignar trabajo de horas extra para aplicar tasas de horas extra a las tareas
De forma predeterminada, Microsoft Project calcula las tasas normales de cualquier cantidad
de trabajo requerido para completar una tarea. No calcula automáticamente las horas
adicionales (o horas incluidas después a cierta tarea) como horas extra a menos que asigne de
forma específica las horas adicionales como horas extra. Es decir, se debe especificar cuantas
horas del trabajo a realizar serán consideradas como “extras”.
4.10. Ver las tareas a las que están asignados los recursos
La vista Uso de recursos muestra los recursos del proyecto y, agrupadas debajo de ellos, las
tareas que tienen asignadas. Con la vista Uso de recursos puede averiguar cuántas horas de
trabajo tiene programadas cada recurso en tareas específicas y ver qué recursos están
sobreasignados. También puede determinar el tiempo disponible de cada recurso para
asignarle trabajo adicional.
Active la vista Uso de Recursos por medio del menú izquierdo de la pantalla. Encontrará el
listado de recursos, y debajo de cada uno el listado de las actividades a las que ha sido
asignado, es decir, las asignaciones: Una asignación es un recurso asignado a una tarea
específica.
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Iconos para
cambiar escala
temporal
Asignaciones:
Tareas asignadas
al recurso
Active la
vista Uso
de
Recursos Horas totales de
trabajo del oficial en
Azotado
Cuando se asigna un recurso a una tarea, se genera una asignación. Esta asignación por
defecto tiene el perfil de trabajo "uniforme". Esto significa que el trabajo para la asignación está
distribuido uniformemente a lo largo de la asignación. Un perfil de trabajo se puede ver
fácilmente en la parte derecha de la vista Uso de tareas o Uso de recursos.
El campo Perfil del trabajo ofrece opciones para la forma del perfil de una asignación. El perfil
del trabajo determina cómo se distribuye el trabajo de una asignación a lo largo de su duración.
La duración de la asignación se divide entre 10 segmentos y los perfiles de trabajo resultantes
se determinan como se muestra en la siguiente tabla. Los números representan el porcentaje
del trabajo de los recursos asignados a la tarea en un día, estimando una unidad de asignación
del 100 por cien en la tarea. El perfil se extenderá o se condensará según la duración de la
asignación.
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Perfil de Trabajo
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Uniforme (predeterminado) 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100
Creciente 10 15 25 50 50 75 75 100 100 100
Decreciente 100 100 100 75 75 50 50 25 15 10
Dos picos 25 50 100 50 25 25 50 100 50 25
Pico inicial 25 50 100 100 75 50 50 25 15 10
Pico final 10 15 25 50 50 75 100 100 50 25
Campana 10 20 40 80 100 100 80 40 20 10
Campana achatada 25 50 75 100 100 100 100 75 50 25
Estos perfiles indican las formas que presenta la distribución del trabajo en el período de
tiempo de la asignación. La manera en que se aplican los perfiles depende del tipo de tarea
(unidades fijas, duración fija o trabajo fijo).
Agregue el campo Perfil del trabajo a la parte de hoja de las vistas Uso de tareas o Uso de
recursos cuando desee mostrar, filtrar o cambiar la forma del perfil.
Si ninguno de los perfiles preestablecidos cumple sus requisitos, puede crear su propio perfil
ajustando manualmente las cantidades de trabajo en la parte de hoja de tiempo de la vista Uso
de tareas o Uso de recursos. Sin embargo, debe tener cuidado y contabilizar el valor total del
trabajo en la duración de la asignación. Resulta sencillo agregar o eliminar accidentalmente
trabajo al realizar ajustes manuales en una vista de uso, en cuyo caso estaría modificando
inadvertidamente el valor total del trabajo (que aparece en el campo Trabajo de la parte de
tabla de la vista de uso).
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Una vez asignados todos los recursos que nos interese analizar, procedemos a analizar si su
utilización en el proyecto es óptima, a detectar problemas, y a buscar un mejor escenario para
la administración de los recursos disponibles de manera que logremos cumplir con los objetivos
propuestos en materia de recursos. El objetivo de este capítulo es analizar todas las opciones
que ofrece MS Project ® para optimizar el uso de los recursos disponibles en el proyecto
Para entender mejor la lógica de cada histograma, se sugiere dividir la pantalla en dos y activar
en la parte de abajo el diagrama de Gantt:: ir al menú ventana, dividir. De clic en la parte
inferior y luego active la vista Diagrama de Gantt a través de la barra de vistas.
Capacidad
Máxima del
Recurso
(definida por
el usuario)
Vaya al recurso
siguiente
desplazando esta
barra hacia la
derecha.
Requerimiento de
Tareas a las que se ha Retroexcavadora en
asignado el recurso esta tarea
Retroexcavadora
Los histogramas presentan una línea negra horizontal, que representa los períodos de tiempo
en los que el recurso está sobreasignado. Es decir, que se requieren más recursos de los
disponibles por el proyecto. El valor de esta línea negra está dado por el usuario en la columna
“Capacidad Máxima” de la Vista Hoja de Recursos, o en caso de tener una capacidad variable,
a través de la ficha de información del recurso que se abre al dar clic sobre el nombre del
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recurso en cualquier vista (incluso dando clic sobre su nombre en la parte izquierda del
histograma de recursos).
Para identificar claramente las sobreasignaciones, vaya a la vista Gráfico de Recursos para los
recursos sobreasignados. Las sobreasignaciones aparecerán marcadas en rojo en la parte
superior de las barras del Gráfico de Recursos, indicando que se excede la capacidad del
recurso en ciertos períodos de tiempo.
Mediante el análisis de los gráficos de recursos es posible identificar si los recursos disponibles
son suficientes, y si las fluctuaciones en el uso de estos recursos son manejables. La escala
del análisis varía en función del nivel de detalle requerido. Por ejemplo, si se está analizando la
demanda total de un proyecto de 12 meses de duración, es posible que el análisis de
requerimientos del recurso sea apropiado en una escala mensual (es decir, la escala temporal
de los gráficos de recursos será mes a mes) para identificar los requerimientos máximos y las
fluctuaciones en los requerimientos entre todos los meses del proyecto. Si el análisis apunta a
identificar el trabajo que realizará cada recurso en cada día de una semana, probablemente
sea necesario ampliar la escala temporal hasta valores diarios.
El análisis de los gráficos de recursos puede llevar a la necesidad de optimizar el uso de los
mismos. Al optimizar, básicamente se pretende:
a) evitar las sobreasignaciones de recursos
b) suavizar las fluctuaciones de requerimientos de recursos
c) realizar análisis sobre la conveniencia de la cantidad de recursos disponibles por el
proyecto.
MS Project ofrece el comando Redistribuir Recursos como alternativa para modificar los
tiempos de las tareas, generando un mejor uso de los recursos.
Al utilizar la redistribución, MS Project verifica por turno cada uno de los recursos. Si un recurso
está sobreasignado, MS Project buscará las tareas que estén causando la sobreasignación e
identificará las que se pueden retrasar. Al retrasar las tareas MS Project buscará un período de
tiempo en el que el recurso tenga mayor disponibilidad para realizar la tarea.
Utilice la redistribución de recursos sólo después de haber indicado todos los datos que conozca
de las tareas:
a) Si las tareas tienen lugar en un orden secuencial, indique las dependencias entre tareas
para crear la secuencia, de modo que Microsoft Project disponga de esta información al
redistribuir.
b) Utilice el campo “Prioridad” para definir la importancia que tienen las tareas dentro de la
redistribución. A partir de MS Project 2000, Project incluye el campo Prioridades en todas
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Después de determinar qué tareas pueden ser retrasadas, Microsoft Project escogerá la tarea
que va a retrasarse basándose en las dependencias entre tareas, fecha de comienzo, prioridad
y delimitaciones. Microsoft Project no retrasará tareas que:
• Tengan una delimitación Debe comenzar el o Debe finalizar el.
• Tengan una delimitación Lo más tarde posible, si el proyecto se programa desde la
fecha de comienzo.
• Tengan una delimitación Lo antes tarde posible, si el proyecto se programa desde la
fecha de fin.
• Tengan una prioridad 1000, que significa No redistribuir.
• Tengan una fecha de comienzo real (es decir, la tarea ya haya comenzado). No
obstante, siempre que esté activada la casilla de verificación La redistribución puede
crear divisiones en el trabajo restante, el trabajo restante puede dividirse para su
redistribución.
La redistribución no:
• Modifica la asignación de recursos dentro de las tareas
• Modifica las predecesoras de las tareas
• Redistribuye recursos materiales
Se sugiere guardar una versión adicional del archivo sin redistribuir, para volver a este
en caso de que los resultados de la redistribución no sean apropiados.
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Manual: La redistribución manual permite controlar cuándo Microsoft Project debe redistribuir
los recursos. La redistribución sólo se realiza cuando se abre el cuadro de diálogo Redistribuir
recursos y se hace clic en “Redistribuir ahora”. Ésta es la opción predeterminada.
2. Buscar sobreasignaciones con el criterio: Haga clic en el período de tiempo que desee
utilizar para reconocer sobreasignaciones. Esta configuración establece el punto en el que
debe intervenir la redistribución:
- Por minutos Redistribuir los recursos cuando se produzca una sobreasignación de al
menos un minuto.
41
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trabajo restante, puede agregar el campo Dividir al redistribuir a una hoja de tareas y establecer
después el campo como Sí o No.
11. Aceptar: Si solamente desea configurar las opciones de redistribución sin redistribuir,
cierre el cuadro de diálogo y ábralo nuevamente cuando desee redistribuir. La configuración
será la que usted ha elegido
El orden que se siga para redistribuir los recursos debe responder a la prioridad que tiene cada
recurso para ser redistribuído. Luego de redistribuir cada recurso, las fechas de las tareas en
las que participa quedan fijas y no son modificadas por las redistribuciones siguientes. Por lo
tanto, el primer recurso sobre el cual se ejecute el comando Redistribuir tendrá mayor
flexibilidad para optimizar su uso, y esta flexibilidad se irá perdiendo en los recursos
redistribuídos posteriormente. Por esta razón, se sugiere definir un listado de recursos según
su prioridad para ser optimizados, el cual es definido por las necesidades del usuario puesto
que en ciertos casos la prioridad viene dada por el costo horario del recurso, por la poca
disponibilidad del mismo, por factores de seguridad en el proyecto, etc).
Una vez se haya identificado cual es el recurso con mayor prioridad para optimizar, se debe ir a
su nombre en la vista Hoja de Recursos, y desde ahí activar el comando Redistribuir. MS
Project preguntará si redistribuye todos los recursos (todo el fondo) o los recursos
seleccionados. Elija “Recursos seleccionados”. Cuando haya analizado los resultados de esta
redistribución y esté conforme con los mismos, proceda a redistribuir el segundo recurso en
importancia, y todos los otros recursos.
Sin embargo, después del tercer o cuarto recurso, las posibilidades de optimización que tendrá
el comando Redistribuir serán pocas puesto que las fechas de varias tareas han quedado fijas.
Por esta razón, verá pocos cambios en la utilización de estos recursos.
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Columna
Retraso por
Redistribución
Retraso por
El inicio de esta tarea ha Redistribución
sido retrasado 5 días con el
fin de optimizar el uso del
Holgura
recurso redistribuído
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3 Elija las tareas a modificar. Estas tareas deberán ser tareas de trabajo fijo, de
forma tal que el cambio en la duración no cambie la cantidad total de trabajo a
realizar y MS Project 2002 ® reajuste las asignaciones de recursos. Para
configurar una tarea como de trabajo fijo abra la casilla de información de la
tarea, vaya a Avanzado, seleccione tipo de tarea como trabajo fijo.
4 Acerque el mouse al final de la barra y obtendrá una flecha. Esta flecha le
permitirá alargar la duración de la tarea. La asignación diaria del recurso
disminuirá. Observe en el histograma de recursos los efectos de los cambios.
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estará asignado al proyecto sin tener tareas para realizar en este período de tiempo. Esto es
conocido como infraasignaciones. Para resolverlas:
5.9.1. Eliminar las horas extra: Si se asignan horas extra durante el período de infraasignación
de un recurso, puede eliminarlas. Esto puede ayudar a resolver las infraasignaciones, puesto
que el trabajo se puede distribuir entonces a lo largo de los períodos laborables normales.
También ayudará a reducir los costos.
5.9.2. Ajustar una asignación para resolver las infraasignaciones: Mediante los gráficos de
recursos es posible identificar períodos de tiempo en los que algunos recursos estén
sobreasignados y por el contrario, haya recursos infraasignados. En estos casos conviene
analizar la posibilidad de asignar trabajo del recurso sobreasignado al recurso infraasignado.
Estas modificaciones deben hacerse manualmente, variando la cantidad de unidades de
recursos asigandas a cada tarea.
5.9.3. Cambiar la duración de una tarea: Puede resolver las infraasignaciones reduciendo la
cantidad de tiempo prevista para la tarea infraasignada, manteniendo la cantidad de trabajo a
realizar constante. Es decir, el trabajo será realizado por el recurso en un período menor de
tiempo. Para esto, configure la tarea como de trabajo fijo y reduzca su duración.
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Ana María Rodríguez
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CAPITULO 6 – PRESUPUESTOS
Importante:
- En esta fórmula estamos suponiendo que los recursos 1 y 2 son de trabajo y los recursos 3 y
4 materiales
- Si hubiera más recursos de trabajo o materiales asignados a la tarea, la fórmula se repetiría
- Si no hay horas extras asignadas al recurso en la tarea, no se agrega costo por horas extras
- Si no hay tasa estándar para algunos recursos, el costo de estos puede ser agregado al costo
fijo de la tarea
1. Para ver los costos totales de una tarea, active la tabla Costo en cualquier vista de
tareas (por ejemplo, en el Diagrama de Gantt). El costo total de la tarea aparece en el
campo Costo.
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2. También puede ver cómo se distribuyen los costos a lo largo de la duración de una
tarea, activando la vista Uso de tareas En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas. En
el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Costo.
3. Puede variar la escala de análisis temporal de los costos con los íconos zoom + y
zoom –
4. En la vista Uso de Tareas podrá analizar cómo se suman los costos de los recursos de
cada tarea: debajo del nombre de cada tarea encontrará el listado de los recursos
asignados, con el costo de su asignación.
5. Los costos periódicos (por ejemplo: diarios, semanales, mensuales) y totales de las
tareas resumen equivalen a las sumas de los costos de las subtareas.
Tarea
Resumen, con Costo del
su costo fijo y Costo Total Proyecto en
total del Noviembre
Proyecto
Tarea, con su
costo fijo y
Recursos Costo
asignados a la de cada
tarea, con su recurso
costo total en nov.
Costo de la Tarea
en Noviembre
1. Para ver costos de recursos, en el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.
2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. Seleccione Detalles en el menú Formato y
elija a continuación Costo.
3. En la tabla izquierda de la pantalla, encontrará el listado de recursos y debajo de cada uno
el listado de tareas a las cuales está asignado. En la columna Costo encontrará el costo
total del recurso y el costo de cada asignación.
4. En la tabla derecha de la pantalla encontrará los costos de cada recurso en cada tarea
distribuidos en el tiempo. Elija la escala temporal que desee con los íconos zoom + y zoom
–
5. Asimismo, puede ver los costos totales de recursos mostrados gráficamente haciendo clic
en Gráfico de recursos en el menú Ver, seleccionando Detalles en el menú Formato y
eligiendo a continuación Costo o Costo acumulado
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Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
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Para exportar valores a Excel debe abrir la barra de Herramientas Análisis. Para esto, vaya al menú Ver,
comando Barra de Herramientas, elija Análisis. Si el comando Barras de Herramientas no
ofrece la opción Análisis probablemente esta no ha sido instalada dentro del proceso de
instalación de MS Project. Debe reinstalar MS Project para obtener esta opción. Esta
reinstalación detectará los componentes que faltan en MS Project-
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Ana María Rodríguez
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1. Vaya al
menú Ver
2. Elija el
comando
Barras de
Herramientas
3. Active la barra
Análisis
El ícono Analizar datos de escala temporal en Excel será el que nos permita exportar tablas
y gráficos. Para exportar valores de tareas deberá activar este ícono desde una vista de tareas.
Para exportar valores de recursos (como en el caso de la tabla de recursos) deberá ir a la Hoja
de Recursos. Estando en la hoja correspondiente, presione el icono Analizar datos de escala
temporal en Excel y obtendrá un asistente para exportar valores. Esta función requiere de
Excel 5.0a o posterior ya instalado en la máquina. Siga las instrucciones del asistente.
1. Vaya a la vista Diagrama de Gantt. Presione el ícono Analizar datos de escala temporal
en Excel.
2. Elija exportar valores para el Proyecto Completo. Presione Siguiente
3. Elimine el campo Trabajo de los que desea exportar. Para esto, selecciónelo en la parte
izquierda del menú y presione la tecla Quitar
4. Elija el campo Costo y agréguelo a la parte derecha. Elija el campo Costo acumulado y
agréguelo a la parte derecha. Es importante exportar estos dos campos. Presione
Siguiente
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Ejemplo: Imagine que desea realizar el seguimiento de los costos reales de un trabajo en MS
Project, pero desea facturar al cliente un valor superior en un 50% al costo real. Desea ver
tanto el costo real como los valores de facturación. También desea asociar cada costo a una
categoría y comprobar dicha asociación en MS Project:
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• Haga clic en Campo, elija el tipo de campo que desee y, a continuación, haga
clic en el nombre del campo al que desee hacer referencia en la fórmula.
Este puede ser cualquier campo de MS Project. Puede hacer referencia a un
campo personalizado por su nombre original, como Costo1, o por su nuevo
nombre, si ha cambiado su nombre, como Importe de facturación.
• Haga clic en Función, elija el tipo de función que desee y, a continuación, haga
clic en el nombre de la función que desee utilizar en la fórmula.
Cada función incluye argumentos con marcador de posición que puede seleccionar y
reemplazar por el nombre de campo que seleccione en la lista Campo o por el
valor que escriba.
• Haga clic en Importar fórmula y, a continuación, seleccione el proyecto abierto,
el tipo y el nombre del campo personalizado cuya fórmula desee utilizar o
agregar a cualquier fórmula que esté actualmente en el cuadro de diálogo
Fórmula.
5. En nuestro ejemplo, escriba "[Costo real]*1,5"
6. A continuación, inserte el campo Importe de facturación en cualquier tabla para comprobar
que los valores mostrados quedan sincronizados con los costos reales actuales que se
introducen.
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La Línea de Base es el plan inicial del proyecto que se guarda como base contra la cual
comparar el avance real de un proyecto. La Línea de Base de un proyecto se guarda una vez,
en un momento previo a comenzar la ejecución del proyecto, cuando se haya aprobado el plan
de trabajo.
Una vez esté conforme con el plan de trabajo y este sea realista y ofrezca suficiente
información para realizar un seguimiento de la ejecución del proyecto, proceda a guardar la
línea de base del proyecto. Esta línea de base será un plan base contra el cual comparar el
avance real del proyecto. La información ingresada posteriormente se considera la
información real. Esto es útil para analizar variaciones entre el plan inicial y lo realmente
sucedido. Por ejemplo, para los tiempos previstos contra los tiempos reales se puede utilizar la
vista Gantt de Seguimiento.
Para guardar la línea de base vaya a Herramientas, Seguimiento, Guardar Línea de Base.
Seleccione Guardar Línea de Base para Proyecto Completo.
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Ana María Rodríguez
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Después de guardar Línea de Base su archivo está listo para recibir información sobre la
ejecución real de su proyecto. No notará ninguna diferencia en su proyecto, a menos que
ingrese información de avance en su proyecto y vaya a la vista apropiada para analizar
variaciones.
Por defecto, MS Project 2002 ® mostrará en el Diagrama Gantt de Seguimiento los valores
Comienzo Previsto y Fin Previsto, correspondientes a la Línea de Base (la primera del listado).
Para cambiar esta opción debe ir a la parte gráfica del diagrama, presionar el botón derecho
del mouse, elegir estilos de barras, y configurar la barra línea de base para que muestre por
ejemplo los valores de la Línea de Base 1: Comienzo Previsto 1, Fin Previsto 1. De esta forma,
puede elegir los valores correspondiente al número de línea de base que desee mostrar
visualmente en el Gantt de Seguimiento.
Es importante considerar que MS Project 2002 siempre calculará los valores de variaciones
comparando los valores reales contra los valores de la Línea de Base. Si desea que compare
contra los valores de una línea de base posterior, deberá guardar estos valores como la Línea
de Base y no como las otras 10 líneas de base disponibles.
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Duración: Cantidad de tiempo total que requiere actualmente la tarea para su ejecución.
Equivale a la suma de la duración real (ya transcurrida) y la duración restante de una tarea:
Duración = Duración real + Duración Restante
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Duración Real: Cantidad de tiempo que se ha estado realizando una tarea. Cuando se
introduce la duración real de una tarea, MS Project utiliza ese valor para calcular la duración
restante de acuerdo con la fórmula Duración restante = Duración – Duración real.
Duración Restante: Cantidad de trabajo que falta por realizar en una tarea para completarla.
Por ejemplo, si se ha trabajado durante tres días en una tarea de cuatro días y la tarea
progresa según la programación, la duración restante es un día. MS Project calcula la duración
restante de acuerdo con la fórmula Duración restante = Duración – Duración real. Si se ingresa
un valor en el campo duración restante, MS Project recalculará la Duración = Duración real +
Duración restante.
Duración Prevista: El campo Duración prevista muestra el periodo de tiempo original planeado
para completar una tarea. Cuando guarda una línea de base, la duración prevista se copiará de
la duración total programada de la tarea en ese momento.
Agregue el campo Variación de duración a una hoja de tareas cuando desee analizar si la
programación está tardando más o menos tiempo del planeado originalmente. Una variación de
duración positiva indicará que se ha tomado mas tiempo del planeado originalmente para la
tarea. Por el contrario, una variación de duración negativa indica un acortamiento de la tarea.
Usualmente resulta útil representar la Fecha de Estado como una línea vertical en el Diagrama
de Gantt. Para esto, vaya al Diagrama de Gantt. Coloque el cursor sobre la parte gráfica,
presione el botón derecho del mouse. Elija Cuadrícula. En la parte izquierda del cuadro
Cuadrícula elija Cambiar Línea para Fecha de Estado. En la parte derecha del cuadro defina el
tipo de línea y color que desea para representar la Fecha de Estado en el Diagrama de Gantt.
Presione Aceptar.
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Ing. Civil, MSE
Para realizar un seguimiento más amplio y rápido, en los casos en que no sea necesario un
seguimiento detallado, utilice el cuadro de diálogo Actualizar proyecto.
7.2.3.4. Qué pasa si una tarea ha comenzado, independientemente de los fechas de sus
predecesoras?
Si la tarea ya comenzó, deberá ingresar la fecha real de comienzo. Si esta fecha no
corresponde a la calculada según la red de tareas (es decir, comienza antes de que
corresponda según las fechas actuales de sus predecesoras) MS Project sugerirá eliminar el
vínculo entre tareas de forma tal que se eviten conflictos de programación puesto que no es
posible mantener una tarea vinculada, pero no cumplir las fechas que estipula este vínculo.
Para eliminar el vínculo, MS Project ofrecerá el siguiente mensaje:
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Ing. Civil, MSE
Elija la opción
“Eliminar el
vinculo...”
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Estadísticas del Proyecto: Muestra información sobre el proyecto, incluidas las fechas de
comienzo y de fin previstas y reales actuales, la duración total, el trabajo y el costo.
Los iconos siguientes pueden aplicarse para una o más tareas seleccionadas
simultáneamente:
Actualizar Según Programación: Actualiza todas las tareas o una selección de tareas para
reflejar que las fechas, el costo y el trabajo reales están según lo programado hasta la Fecha
de Estado.
Reprogramar trabajo: Haga clic en este botón para programar la duración restante de las tareas
seleccionadas y que continúen a partir de la fecha de estado. Si una tarea no ha comenzado,
se reprogramará su comienzo para fecha de estado. Si la tarea ha comenzado pero está
retrasada, se dividirá la tarea y la parte sin ejecutar se reprogramará para comenzar a partir de
la fecha de estado. Si desea posponer el reinicio de una tarea, desplace la fracción de la tarea
a posponer con el cursor.
Mostrar línea de progreso: Muestra una línea de progreso en la parte de gráfico de la vista
Diagrama de Gantt en la fecha seleccionada en la escala temporal, tal como se explica en el
punto 7.2.10.
% completados:
0%: Marca las tareas seleccionadas como 0% completado.
25%: Marca las tareas seleccionadas como 25% completadas.
50%: Marca las tareas seleccionadas como 50% completadas.
75%: Marca las tareas seleccionadas como 75% completadas.
100%: Marca las tareas seleccionadas como 100% completadas.
Estos porcentajes se marcan sobre la fecha actual registrada en la programación.
Actualizar tareas: Abre el comando de Actualizar, disponible también a través del menú
Herramientas, submenú Seguimiento. Permite actualizar el estado de las tareas seleccionadas.
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tareas que se desvían del plan previsto, de modo que se puedan ajustar las dependencias
entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas límite.
Con la vista Gantt de seguimiento, puede comparar, en cualquier momento, el plan previsto con
el progreso real hasta la fecha.
Ejemplo:
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Las barras inferiores (grises) corresponden al plan inicial del proyecto, las barras
superiores (azules) a las fechas reales. Observe cómo la tarea 14 se retrasó en su
comienzo, generando automáticamente demoras en el comienzo de las siguientes
tareas, que se vinculaban directa o indirectamente con esta. Observe también como la
tarea 15 ha tenido una duración mayor a la planeada, generando demoras adicionales
en el comienzo de la tarea 18.
En este ejemplo, observe la línea roja con picos. Esta es la línea de Progreso:
Aparece vertical, cuando el porcentaje completado de la tarea corresponde a la
programación, tal como sucede en la tarea 11. En la tarea 12 el retraso es grande,
por lo que el pico es grande. Mas grande que el pico de las tareas 14,16 y 17. La
tarea 15 va adelantada, pero la línea de progreso no muestra un pico positivo. Para
la tarea 13, que es una tarea resumen, también hay un pico: El progreso de una
tarea resumen depende del progreso de sus subtareas.
Puede mostrar múltiples líneas de progreso para las diferentes fechas del proyecto y cambiar
su aspecto. Asimismo, es posible mostrar líneas de progreso relativas al plan real o a una línea
base guardada del mismo.
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Puede agregar rápidamente una línea de progreso al proyecto con el mouse (ratón).
Trabajo real: Cantidad de trabajo, en términos de una unidad de tiempo como horas o días,
que se ha realizado en una tarea. El trabajo real se calcula con base en el avance porcentual
registrado para las tareas, o según valores detallados de trabajo real ingresados en cada
asignación. Para conocer el trabajo real de un recurso, MS Project suma todos los trabajos
reales que haya realizado el recurso en las tareas asignadas.
Trabajo restante: Cantidad de trabajo, en términos de una unidad de tiempo como horas o
días, que falta por realizar en una tarea. Por ejemplo, si un pintor necesita 16 horas para pintar
una sala y ya ha trabajado 10 horas, el trabajo restante es 6 horas. MS Project calcula el
trabajo restante de acuerdo con la fórmula Trabajo restante = Trabajo – Trabajo real y el
Porcentaje trabajo completado = Trabajo real/Trabajo.
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Cuando especifique el porcentaje de trabajo completado para una tarea, MS Project calcula el
trabajo real y el trabajo restante de acuerdo con las fórmulas Trabajo real = Trabajo *
Porcentaje trabajo completado y Trabajo restante = Trabajo – Trabajo real.
1. En el menú Ver, haga clic en Más vistas.
2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar.
3. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.
4. En el campo % trabajo compl. (Porcentaje trabajo completado), escriba el porcentaje de
trabajo completado para las tareas que desee actualizar. Presione la tecla TAB para
moverse al campo si éste no está visible.
5. Los valores recalculados para el trabajo real y el trabajo restante aparecen en los campos
Real y Restante, respectivamente.
6. MS Project calcula el porcentaje completado de una tarea de resumen según el grado de
progreso de sus subtareas. También puede escribir manualmente el porcentaje de trabajo
completado en una tarea de resumen, en este caso MS Project calculará el porcentaje de
trabajo completado en las subtareas de manera proporcional.
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Ejemplo:
Trabajo total de
los recursos de
la tarea
Asignaciones:
Recursos en
la tarea
Horas hombres
de cada recurso
en la tarea
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Escala
Trabajo de temporal:
la tarea en mensual
diciembre
Trabajo de
cada
recurso en
diciembre
7.3.7. Comprobar si las tareas tienen más o menos trabajo del planeado
Si administra los recursos del proyecto, es necesario que se asegure de que todos los recursos
completan las tareas en el tiempo programado. Las variaciones en la programación pueden ser
tanto favorables como desfavorables, dependiendo de la gravedad de la variación. Por ejemplo,
una tarea con menos trabajo del planeado suele ser una buena noticia, pero puede indicar que
los recursos no están asignados eficazmente.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .
2 En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Trabajo.
3 Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver el campo Trabajo Previsto (Línea
de Base)
5 Compare los valores de los campos Trabajo y Trabajo Previsto.
6 Para ver la variación entre el trabajo previsto y el trabajo (total, actualizado), consulte el
valor del campo Variación.
7.3.8. Actualizar las horas totales trabajadas por un recurso sin discriminar las tareas en las
que ha participado
Si bien MS Project permite ingresar valores de trabajo por tarea y redistribuye estas horas de
manera proporcional entre los recursos asignados en una tarea, no es posible ingresar horas
totales trabajadas por un recurso y que MS Project las distribuya entre las tareas a las cuales el
recurso está asignado. Es decir, no es posible actualizar el campo trabajo total ni real de un
recurso en la vista Uso de Recursos. De esta forma se está evitando simplificaciones en el
seguimiento del uso de los recursos que tienden a generar información sin tener conocimiento
del desempeño de los recursos en las tareas.
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Si ha asignado recursos con costo a las tareas, y/o ha especificado costos fijos para las tareas,
puede guardar un plan previsto de la información del proyecto para utilizarlo como presupuesto.
Con un plan previsto a modo de presupuesto, puede realizar un seguimiento de los costos del
proyecto y ver la cantidad de trabajo que han realizado los recursos, así como otra información
del proyecto, como las tareas que han finalizado más tarde de lo esperado. Puede utilizar la
información de la línea de base para realizar estimaciones de costos y compararlas con el
costo real del proyecto, lo cual puede ayudarle a detectar posibles desfases de costos antes de
que se conviertan en un factor crítico.
8.1. Definiciones
Presupuesto: Costo estimado de un proyecto, que corresponde al costo del plan previsto que
se guarda al guardar la línea de base en MS Project ®
Costo previsto: Costo presupuestado de una tarea, recurso o asignación guardado en la línea
base. El costo previsto es una instantánea del costo en el momento en que se guardó el plan
previsto. Realizar un seguimiento de los costos previstos y compararlos con los costos reales
puede ayudar a controlar el rendimiento de los mismos.
Costo real: Costo de una tarea, recurso o asignación en el que se ha incurrido hasta la fecha.
Por ejemplo, si el único recurso asignado a una tarea cobra 20 dólares por hora y ha trabajado
2 horas, el costo real de la tarea hasta la fecha será 40 dólares.
Costo restante: Costo estimado en que se incurrirá en una tarea, recurso o asignación, desde
el momento de la fecha actual o de estado hasta la finalización.
Variación de Costos: Diferencia entre el costo previsto (línea de base) y los costos actuales
de tareas o recursos. Las variaciones suelen producirse cuando se define un plan previsto y se
comienza a introducir información real en la programación.
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2. En el cuadro El año fiscal comienza en, haga clic en el mes en el que debe comenzar el
año fiscal.
3. Si desea etiquetar el año fiscal con el año natural en el que comienza (y no con el año en el
que finaliza), active la casilla de verificación Usar el año inicial para la numeración de los
años fiscales.
4. Si desea utilizar la configuración actual para el archivo activo y para todos los archivos de
proyecto futuros, haga clic en Predeterminar.
5. Haga clic en Aceptar.
Nota: Puede mostrar la configuración del año fiscal en combinación con la configuración del
año natural en la escala temporal de una vista para reflejar las fechas correctas de unidades de
año fiscal superpuestas.
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cambio de asignación en el costo de la tarea se sugiere comparar los campos Costo Previsto y
Costo y además si se desea los campos Trabajo Previsto y Trabajo. Para ver estos campos
ordenados por tareas, inserte las columnas correspondientes en cualquier Vista de Tareas
(Diagrama de Gantt, Uso de Tareas, Hoja de Tareas) . Para verlos ordenados por recursos,
inserte las columnas correspondientes en cualquier Vista de Recursos (Hoja de Recursos, Uso
de Recursos).
Observe que en este ejemplo la fecha de estado está representada por una línea vertical verde.
La fecha de estado corresponde a la fecha de la medición del avance del proyecto. Para
analizar de forma simple lo que representa el porcentaje certificado acumulado en relación con
la duración de la tarea, se debe entender que si la porción de la barra realizada (en negro) no
llega hasta la línea de la fecha de estado, la tarea se ha ejecutado con un rendimiento menor al
planeado por lo que el rendimiento de la tarea en adelante deberá ser mayor (caso de la tarea
3 en este ejemplo). Por otra parte, si la porción de la barra realizada supera la línea de la fecha
de estado, se ha trabajado con un rendimiento mayor al planteado y se podría decir que la
tarea va adelantada (caso de la tarea 2 en este ejemplo).
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asignación de recursos. También puede actualizar manualmente costos de recursos por uso y
costos fijos de tareas.
En este ejemplo, MS Project ® ha calculado los costos reales de las asignaciones del albañil previo al
01/01/04 a una tasa de $5.50 por hora. Posterior al 01/01/04, el costo real ha sido calculado considerando
una tasa de $6.60 por hora:
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Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
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Ing. Civil, MSE
• Si tiene recursos materiales, tal vez desee centrarse en ellos aplicando un filtro. En el
cuadro de autofiltro haga clic en Recursos - Materiales. Para ver de nuevo todos los
recursos, haga clic en Todos los recursos en el cuadro Filtro.
• Puede agrupar rápidamente los costos por recursos de trabajo o recursos materiales.
En el cuadro Agrupar por (al lado del icono de recursos - dos perfiles), haga clic en
Recursos - Materiales. Para deshacer el grupo, haga clic en Sin agrupar en el cuadro
Agrupar por.
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ejemplo, si la tarea de cuatro días genera un costo total de 35 $ durante cada uno de
los dos primeros días, el CRTR de ese período es 70 $ (pero el CPTP sigue siendo 60
$).
• El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR), que es el porcentaje del
presupuesto que debería haberse gastado para un determinado porcentaje de trabajo
realizado en una tarea. Por ejemplo, si después de dos días se ha completado el 60%
del trabajo de una tarea, podría esperar un gasto del 60% del presupuesto total de la
tarea, o 60 $.
A partir de estos tres valores fundamentales, se determinan otros muchos valores clave. Los
más comunes y útiles son:
• Variación de costo (VC), que es la diferencia entre el costo estimado y el costo real de
una tarea. VC = CPTR - CRTR
• Variación de programación (VP), que es la diferencia entre el progreso actual y el
progreso programado de una tarea en términos de costo. VP = CPTR - CPTP
• El índice de rendimiento de costos (IRC), que es la relación entre los costos
presupuestados y los costos reales. IRC = CPTR/CRTR
• El índice de rendimiento de la programación (IRP), que es la relación entre el trabajo
realizado y el trabajo programado. IRP = CPTR/CPTP
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Puede calcular:
• Índice de rendimiento de costos (IRC)
• IRC acumulado
• IRP
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Además:
Índice de rendimiento de costos (IRC): Relación entre los costos presupuestados o previstos
y los costos reales del trabajo realizado (CPTR/CRTR). El IRC acumulado, que es la suma de
CPTR dividida por la suma de CRTR de todas las tareas, se utiliza con frecuencia para predecir
si un proyecto va a sobrepasar el presupuesto y en qué medida.
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Puede exportar información a un libro o a una tabla dinámica de Microsoft Excel utilizando
equivalencias de exportación específicas o el Asistente para análisis de datos de escala
temporal
1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. Si es necesario, seleccione las tareas que desea exportar.
3. En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Análisis.
4. Haga clic en Analizar datos de escala temporal en Excel.
5. Siga las instrucciones del Asistente para análisis de datos de escala temporal y haga clic
en los campos que desee exportar a Excel. Una curva típica de Valor Acumulado incluye
los valores CPTP, CRTR, CPTR. Si exporta estos valores para un período de tiempo mayor
al que registra progreso de trabajo en Project (fecha de estado), las curvas finalizarán en
valores ceros, incluyendo la curva CPTP, aunque tenga trabajo proyectado hasta el final.
Para evitar esto, falsee la fecha de estado del proyecto, hágala equivalente a la fecha final
del proyecto , exporte los valores y luego modifique las series de datos para cortar las
curvas CRTP y CRTR en la fecha de estado real.
6. Para realizar analisis de escenarios futuros prolongue manualmente las líneas CRTP y
CRTR siguiendo la tendencia de las líneas hasta la fecha de estado.
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Si por el contrario ha vinculado los subarchivos en formato de solo lectura, podrá visualizar la
información de varios subarchivos simultáneamente, pero no podrá modificarlos a través del
archivo principal. Esta opción es apropiada cuando cada subarchivo es responsabilidad de un
usuario diferente.
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Insertar
Proyecto
Subarchivo –
Proyecto
insertado
Subarchivo
insertado Barra resumen del
como Solo subarchivo DESAGUES
Lectura PLUVIALES; en este
archivo principal es una
tarea resumen
1. Abra el archivo que desee que sea el proyecto principal, en donde se insertarán los
subproyectos
2. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
3. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desee insertar el
proyecto.
4. Un proyecto se puede insertar en cualquier nivel del esquema del proyecto principal es
decir, dentro de cualquier tarea resumen.
5. En el menú Insertar, haga clic en Proyecto.
6. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el archivo de
proyecto.
7. En la lista de carpetas, abra la carpeta o subcarpeta que contenga el archivo de proyecto
que desee.
8. Haga clic en el archivo que desee insertar y después haga clic en Insertar.
9. Para insertar varios archivos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los
archivos en el orden en que desee insertarlos.
10. Al insertar los archivos puede definir si desea que se vinculen en formato de sólo lectura y
si deben permanecer vinculados al archivo base. Antes de dar clic en “Insertar” debe:
- Para insertar un archivo en formato de sólo lectura, haga clic en la flecha del botón Insertar
y, a continuación, en Insertar sólo lectura.
- Para que los cambios del archivo base se muestren en el archivo de proyecto principal,
active la casilla de verificación Vincular al proyecto.
11. Haga clic en Insertar.
12. Una vez insertado un subproyecto, puede hacer que aparezcan las subtareas ocultas
haciendo clic en el símbolo de esquema de la subtarea
Las características del proyecto insertado (solo lectura, vincular al proyecto y nombre del
proyecto) se pueden modificar desde la casilla de información de la tarea resumen del proyecto
insertado (que se activa al dar doble clic sobre el nombre del subarchivo), en el cuadro
“Avanzado”.
Importante:
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• Para evitar que un subarchivo quede inserto dentro de otro subarchivo, mostrar solamente
la tarea de resumen de los subarchivos ya insertos antes de insertar uno nuevo.
• Los subproyectos se tratan como tareas de resumen en el proyecto principal. Se pueden
aplicar y anular las sangrías de las tareas de resumen de un subproyecto en el esquema
para cambiar su orden en la jerarquía de tareas. Sin embargo, si se aplican o anulan las
sangrías de las tareas en un subproyecto, y éste está vinculado a su archivo de origen, los
cambios efectuados también se mostrarán en el archivo de proyecto original.
• Cuando se consolidan proyectos en un proyecto principal, los recursos permanecen
en los archivos de proyecto individuales. No se puede asignar un recurso de un
subproyecto a otro subproyecto a menos que trabaje con un Fondo de Recursos, tal
como se explica en el capítulo 11.
Al activar el comando Guardar. MS Project guardará únicamente los cambios del archivo
principal, y procederá a preguntar si desea guardar los cambios de los subarchivos. Aún si los
subarchivos estén vinculados como “Solo Lectura”, MS Project le preguntará si desea guardar
los cambios realizados en ellos. Como no es posible realizar estos cambios, se debe responder
“No a todo”, a menos que los cambios se deseen guardar en un nuevo archivo.
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3. Suelte la tecla Ctrl
Ing. Civil, MSE
y presione el icono
Vincular Tareas
2. Presione la tecla
1. Seleccione primero Ctrl y sin soltarla,
la predecesora, seleccione la
aunque sea una tarea sucesora. La sucesora
de un subarchivo debe ser parte de un
archivo vinculado en
lecto-escritura o
directamente en el
listado de tareas del
archivo principal (de lo
contrario el vinculo no
se grabará)
Esto es válido si la tarea a la cual desea agregar una predecesora está vinculado en formato
lectoescritura, de ser Solo Lectura no grabará este vínculo una vez cierre el archivo principal.
En este caso deberá seguir las instrucciones del punto 9.9
9.9. Para utilizar tareas predecesoras o sucesoras que se incluyen en otros archivos
independientes
Es posible que alguna tarea de un proyecto dependa de la ejecución de tareas en otro
proyecto, aún sin que los archivos se encuentren vinculados dentro de un archivo principal. En
MS Project es posible utilizar predecesoras externas:
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Ing. Civil, MSE
Ejemplo:
1. En este ejemplo, se han abierto los dos archivos necesarios: Desagues Pluviales, que
incluye la predecesora y Red de Agua, archivo en el cual se encuentra Rotura y Reparación de
estabilizado, a la cual por razones administrativas le vamos a colocar como predecesora la
tarea 3 de Desagues Pluviales. El vínculo queda grabado para la tarea Rotura y Reparación
de estabilizado, por lo que el archivo Desagues Pluviales puede estar abierto en Solo
Lectura.
4. Al dar aceptar se crea un vinculo con la Tarea Externa. Este vinculo es por defecto Fin
Comienzo, pero puede ser editado dando doble clic otra vez sobre el nombre de la
sucesora, en la ficha Predecesoras.
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Ubicación de la tarea
predecesora externa,
escrita en Id (activo).
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A medida que el usuario agrega información sobre las tareas, recursos y asignaciones, MS
Project la almacena en diferentes campos. Estos campos son mostrados a través de vistas y
tablas. La información que aparece en cada vista o tabla hace a diferentes objetivos de análisis
de la información disponible. Es importante elegir la forma apropiada de mostrar la información
disponible según las necesidades de cada instancia de análisis del proyecto.
10.1. Vistas
¿Qué es una vista?
Las vistas son el medio que Microsoft Project utiliza para comunicarse con los usuarios.
Muestran en un formato concreto un subconjunto de la información especificada en Microsoft
Project. Ese subconjunto se almacena en Microsoft Project y puede mostrarse en una vista que
llama a la información. Por ejemplo, la duración especificada para una tarea en el Diagrama de
Gantt aparecerá en la Hoja de tareas cuando se muestre la vista.
Las vistas le permiten especificar, modificar y mostrar información sobre tareas, recursos o
asignaciones. Al permitir presentar información relacionada en un formato lógico y de fácil
lectura, puede ver y conocer rápidamente el estado de un aspecto concreto del proyecto. Por
ejemplo, una vista de gráfico de barras de la asignación de recursos muestra qué recursos
están sobreasignados.
Las vistas se pueden mostrar individualmente o como una vista combinada, que contiene dos
vistas. Al seleccionar una tarea o un recurso en la sección superior de una vista combinada, la
vista de la sección inferior mostrará información detallada sobre la tarea o el recurso
seleccionado.
La tabla siguiente contiene todas las vistas de MS Project, incluidas las que han utilizado
tradicionalmente los profesionales de la administración de proyectos, como el Diagrama de
Gantt, además de los formatos especializados para introducir y ver los datos. Puede trabajar
con las vistas predefinidas o crear sus propias vistas personalizadas.
1
Si desea analizar el proyecto y evaluar los casos mejor, previsto y peor para duraciones de tareas,
fechas de comienzo y fechas de fin, puede utilizar las herramientas de análisis PERT de MS Project
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AP GANTT PESIMISTA Diagrama de Gantt que muestra los resultados del peor
caso de la programación. Utilice esta vista cuando realice
un análisis PERT de una duración de tareas o de una
programación de proyecto.
AP HOJA DE ENTRADA PERT Hoja para especificar las mejores situaciones, las peores
y las situaciones esperadas de la programación respecto
a la duración de una tarea, antes de calcular la duración
más probable. Utilice esta vista para comparar la
diferencia entre las diferentes estimaciones de tareas.
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10.1. Tablas
Puede utilizar las tablas predefinidas de MS Project para mostrar solamente los campos que
desee o crear sus propias tablas. Existen dos clases de tablas: las tablas de tareas (que se
pueden aplicar a las vistas de tareas) y las tablas de recursos (que se pueden aplicar a las
vistas de recursos).
10.2.1. Tablas de tareas
Las tablas de tareas se pueden aplicar a las siguientes vistas:
AP GANTT ESPERADO
AP GANTT OPTIMISTA
AP GANTT PESIMISTA
AP HOJA DE ENTRADAS PERT
DIAGRAMA DE GANTT
ENTRADA DE TAREA
GANTT DE REDISTRIBUCION
GANTT DE SEGUIMIENTO
GANTT DETALLADO
HOJA DE TAREAS
USO DE TAREAS
Tabla Descripción
Se usa en combinación con otras características del análisis PERT de MS Project
CASO ESPERADO
para evaluar la duración, la fecha de comienzo y la fecha de fin previstas de las
tareas.
Se usa en combinación con otras características del análisis PERT de MS Project
CASO OPTIMISTA
para evaluar la duración, la fecha de comienzo y la fecha de fin mejores de las
tareas.
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Tabla Descripción
Muestra información del costo de los recursos del proyecto, incluyendo el costo,
COSTO
el costo previsto, la variación, el costo real y el costo restante.
Muestra información básica sobre los recursos humanos, incluyendo las iniciales
ENTRADA – RECURSOS DE
de cada persona, el grupo, la capacidad máxima, la tasa estándar, la tasa de
TRABAJO
horas extra, el costo por uso, la acumulación, el calendario base y el código.
Muestra información básica sobre los recursos materiales, incluyendo la etiqueta
ENTRADA – RECURSOS
material, las iniciales, el grupo, la tasa estándar, el costo por uso, la acumulación
MATERIALES
y el código.
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10.2. Filtros
En algunas ocasiones, sólo necesitará ver un determinado tipo de información del proyecto. Por
ejemplo, tal vez desee mostrar únicamente los hitos del proyecto o ver sólo las tareas que no
han comenzado. Si el proyecto tiene muchas tareas y conlleva el uso de muchos recursos, los
filtros pueden resultar muy útiles para ver un tipo de información específica. Los filtros permiten
mostrar sólo la información que interesa y ocultar el resto. La selección de un filtro no elimina
información del proyecto, simplemente la oculta.
MS Project incluye filtros de tareas para ver aspectos específicos de las tareas y filtros de
recursos para ver aspectos específicos de los recursos. Los filtros de tareas se pueden activar
en una vista de tareas, los de recursos en una vista de recursos.
Además de los filtros estándar, MS Project ofrece Autofiltros, visibles en la mayoría de las
vistas de hoja. Cada columna de una vista de hoja tiene su propio Autofiltro. De forma
predeterminada, los Autofiltros están desactivados, pero se pueden activar haciendo clic en el
icono “Autofiltro”
Filtros Descripción
Todas las tareas Muestra todas las tareas del proyecto.
Tareas completadas Muestra todas las tareas que ya han finalizado.
Confirmado Muestra las tareas en las que ninguno de los recursos solicitados ha
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89
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Ing. Civil, MSE
Filtros ya
definidos
Presione
Nuevo si desea
Utilice Copiar
crear un filtro un
para crear
90
nuevo filtro
Presione con si
Modificar
basecambiar
desea en el filtro
algún
Resaltado
atributo ( por ej
del Filtro
Tareas Criticas)
resaltado (Tareas
Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
10.3. Informes
MS Project permite imprimir la información de las tareas, los recursos, los costos y el progreso
del proyecto en un informe que se adapte a sus necesidades.
Para utilizar un informe de MS Project, vaya al menú Ver, Informes. Aparecerá el cuadro de
diálogo que permite acceder a los informes a través de 6 categorías:
Informe Resumen del proyecto Un resumen del número de tareas y recursos, el costo
Puede cambiar el aspecto del texto de los informes. del proyecto, las fechas de comienzo y fin, y el volumen
total de trabajo.
Informe Tareas de nivel superior
Una lista de las tareas del nivel más alto y de las tareas
Puede cambiar el aspecto, el contenido (utilizando
de resumen que muestre las fechas programadas de
tablas y filtros de tareas), el período de tiempo (unidad),
comienzo y de fin, la duración, el porcentaje
los detalles (notas y objetos) y la prioridad de
completado, el costo y el trabajo
ordenación.
Informe Tareas críticas Una lista de las tareas críticas que muestre las fechas
Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para programadas de comienzo y de fin, así como las
modificar el contenido. predecesoras y sucesoras de cada tarea
Informe Hitos
Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para Una lista de hitos ordenada por su fecha de comienzo
modificar el contenido.
Informe Días laborables Una lista de períodos laborables para cada día de una
semana en el calendario base
Informe Tareas sin comenzar Una lista de tareas que todavía no han comenzado, su
Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para duración, tareas predecesoras, fechas de comienzo y
modificar el contenido. de fin, recursos y asignaciones, todo ordenado por la
fecha de comienzo
INFORMES ACTIVIDADES ACTUALES
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Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
INFORMES DE COSTOS
Informe Flujo de caja Una tabla que muestre los costos por tarea en
Puede cambiar el filtro de tareas para modificar el incrementos de semanas (puede modificar este informe
contenido. y modificar los incrementos de tiempo para diferentes
períodos de tiempo)
Informe presupuestario Una lista de las tareas que muestre el costo
Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para presupuestado de cada una y la variación entre los
modificar el contenido. costos presupuestados y los costos actuales
Informe Tareas con presupuesto sobrepasado
Una lista de tareas cuyos costos exceden el costo
Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para
previsto
modificar el contenido.
Informe Recursos con presupuesto sobrepasado
Una lista de recursos cuyos costos exceden el costo
Puede cambiar la tabla o el filtro de recursos para
previsto
modificar el contenido.
Informe Valor acumulado Una lista de tareas que muestre si existe un adelanto o
Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para un retraso en la programación con respecto a los
modificar el contenido. costos reales contraídos
INFORMES DE ASIGNACIONES
Informe Tareas y recursos humanos Una lista de recursos que muestre sus tareas
Puede cambiar la tabla o el filtro de recursos para asignadas, el trabajo programado para cada tarea, las
modificar el contenido. fechas de comienzo y de fin, y los detalles del recurso
(puede modificar este informe e incluir detalles como
notas y objetos)
Informe Tareas, recursos humanos y fechas Una lista de los recursos que muestre sus tareas
Puede cambiar la tarea o el filtro de recursos para asignadas y el trabajo diario programado para cada
modificar el contenido. tarea
Informe Lista de tareas Una lista de tareas junto con sus duraciones, fechas de
Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para comienzo y fin, y predecesoras detalladas por semanas
modificar el contenido. para un recurso que especifique
Informe Recursos sobreasignados
Una lista de los recursos sobreasignados y las tareas a
Puede cambiar la tabla o el filtro de recursos para
las que están asignados
modificar el contenido.
Informe Uso de tareas Una lista de tareas que muestra recursos asignados y
Puede cambiar la tarea o el filtro de recursos para la cantidad de trabajo asignada a cada recurso en
modificar el contenido. incrementos de tiempo de semanas (puede modificar
este informe y cambiar los incrementos de tiempo con
períodos de tiempo diferentes)
Informe Uso de recursos (material o trabajo ) Una lista de recursos que muestra las tareas a las que
Puede cambiar la tarea o el filtro de recursos para están asignados los recursos y la cantidad de trabajo
modificar el contenido. asignado a cada recurso en incrementos de tiempo de
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Ing. Civil, MSE
INFORMES PERSONALIZADOS
Informe Calendario base Una tabla que muestra los períodos laborables, no
Puede cambiar el aspecto, pero no el contenido. laborables y las horas estándar
Informe Tareas
Un informe personalizado que muestre información de
Puede utilizar tablas, filtros de tareas y otros elementos
las tareas
para crear un informe personalizado de tareas.
Informe Recursos (material o trabajo)
Puede utilizar tablas, filtros de recursos y otros Un informe personalizado que muestre información de
elementos para crear un informe personalizado de recursos
recursos.
Informe general
Puede utilizar tareas o filtros de recursos y otros Un informe en formato tabular con información de
elementos para crear un informe general personalizado. tareas y recursos en las filas e incrementos de tiempo
Es posible que desee ver las vistas Uso de tareas y Uso en las columnas
de recursos también para este tipo de información.
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Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
Cambie la tabla
que utiliza el
informe
Elija el Filtro
del informe
10.4. Organizador
A Través del Organizador podrá eliminar o cambiar el nombre de los elementos personalizados
del proyecto (Calendarios, Tablas, vistas, filtros, informes) utilizando el Organizador. Además,
podrá copiar y/o mover elementos entre los archivos activos del equipo. Es decir, entre archivos
abiertos en el equipo.
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Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
1. Abra cada archivo que contenga los recursos que desea enviar a un nuevo fondo de
recursos.
2. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.
3. Compruebe el nombre de los recursos de cada archivo para asegurarse de que no hay
diferentes nombres de recursos en diferentes archivos, por ejemplo, JuliaC y JCeballos, y
resuelva los conflictos que hubiera.
4. En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto.
Si desea programar a partir de la fecha de comienzo, anote la fecha de
comienzo del proyecto de cada archivo; si desea programar desde la fecha
de fin, anote las fechas de finalización del proyecto.
5. Haga clic en Aceptar y, a continuación en Nuevo.
6. En el cuadro Fecha de comienzo o Fecha de fin, escriba o seleccione la fecha de comienzo
o fin del fondo de recursos.
• Si los proyectos cuyos recursos desea trasladar al fondo de recursos están
programados desde la fecha de comienzo, seleccione la primera fecha de todos los
proyectos.
• Si los proyectos cuyos recursos desea trasladar al fondo de recursos están
programados desde la fecha de fin, seleccione la última fecha de todos los proyectos.
Nota No especifique ninguna información en el fondo de recursos.
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Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
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Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
archivo compartido, la próxima vez que se abra el archivo compartido, volverá a cambiar a
JuliaC. Esto evita que la información sobre recursos en el fondo de recursos pueda resultar
dañada por cambios accidentales, lo cual podría pasar inadvertido hasta que se vieran
afectados otros archivos.
Pero, en algunas circunstancias, es posible que desee que la información sobre recursos en un
archivo compartido anule el fondo de recursos y, por extensión, los demás archivos
compartidos. Si no posee el fondo de recursos y necesita sobrescribir su información, puede
modificar un archivo compartido para que tenga prioridad sobre el fondo de recursos. Por
ejemplo, después de seleccionar el comando El proyecto compartidor tiene prioridad en el
cuadro de diálogo Compartir recursos, puede modificar un nombre de recurso de JuliaC a
JCeballos, y el fondo de recursos, así como otros archivos compartidos, lo cambiará también a
JCeballos.
Nota Los cambios que realice en el proyecto no serán evidentes hasta que compare los
campos antes y después de renovar los datos. Asegúrese de guardar una copia de seguridad
del archivo si necesita comparar los cambios.
11.5.3. Revisar y Actualizar asignaciones en proyectos que utilizan los mismos recursos:
Puede revisar y actualizar las asignaciones de los recursos asignados a tareas en más de un
archivo o de un fondo de recursos.
a. Revisar y actualizar las asignaciones de varios proyectos, si los archivos de proyecto no
están conectados en ese momento a un fondo de recursos ni comparten recursos entre
ellos: Si tiene recursos con asignaciones en varios proyectos que no están consolidados o
no comparten un fondo de recursos, quizás desee ver todas las asignaciones de esos
proyectos sin combinar de forma permanente los proyectos o sus recursos. Y puede
actualizar el valor total del trabajo de una asignación o actualizar un período específico (día
a día o semana a semana, por ejemplo) del tiempo que esté asignado el recurso.
1. Abra todos los archivos que contienen los recursos cuyas asignaciones desea revisar y
actualizar.
3. Presione CTRL y, a continuación, haga clic en los proyectos que desee revisar.
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Ing. Civil, MSE
Para evitar la pérdida de información en el archivo compartido, no hay más que introducir un
nombre de recurso ficticio, copiar la información sobre recursos del recurso existente y, a
continuación, sustituir la asignación de la tarea con el recurso ficticio. Cuando se desconecta el
fondo de recursos, el recurso compartido existente dejará de tener la asignación de tareas en el
fondo de recursos (y el recurso ficticio puede eliminarse en el fondo de recursos) y se puede
cambiar el nombre del recurso ficticio en el anterior archivo compartido con el nombre de
recurso correcto.
Nota Los proyectos que tengan tareas asignadas a recursos del fondo conservarán esas
asignaciones (pero los cambios posteriores no se reflejarán en el fondo de recursos). Los
proyectos que desconecte ya no podrán disponer de otros recursos del fondo.
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Ana María Rodríguez
Ing. Civil, MSE
a. Agregar una sola tarea de búfer a un proyecto o fase si desea representar el búfer total
en un proyecto como elemento independiente. Además, agregando búfer como una sola
tarea, puede agregarlo o quitarlo fácilmente en un proyecto o fase.
Nota: A medida que progresa el proyecto, compense los retrasos o aumentos en la duración de
tareas reduciendo el búfer la cantidad de tiempo correspondiente. Si ha
estimado con precisión la cantidad de búfer necesaria, el búfer sobrante al
finalizar el proyecto se aproximará a cero.
b. Agregar búfer a una o más tareas aumentando sus duraciones si desea representar con
precisión la duración incierta de tareas individuales. No obstante, con este método resulta
difícil identificar a qué tareas ha agregado búfer y qué parte de cada duración es búfer.
También lleva más tiempo agregar y quitar búfer que con el método de una sola tarea de
búfer.
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