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Esta apostila de Microsoft Excel é apenas um guia para que iniciantes possam
se ambientar com a área de trabalho e com os recursos disponiveis do
software. Vale frisar que será dado enfase não a todas as funções e recursos do
Excel, pois para isso seriam necessarias muitas páginas e horas de estudo, ao
contrário, esta apostila fornecerá um contato com ferramentas básicas que com
um pouco de criatividade poderão ser utilizadas para implementar soluções de
problemas acadêmicos, financeiros, estatisticos e até mesmo aqueles presente
no cotidiano de uma república.
UM POUQUINHO DE HISTÓRIA...
CARACTERÍSTICAS DO MS-EXCEL
Como Planilha Eletrônica:
• Sistema composto de 65.536 linhas e 256 colunas, total de 16.777.216
células.
• Facilidade em manter diversas pastas de trabalho abertas
simultaneamente.
• Cada pasta de trabalho poderá ter de 1 até 255 planilhas.
• Precisão de até 15 dígitos.
• As Barras de Ferramentas podem ser redefinidas.
• Consolidação de planilhas.
• Nomes em linhas, colunas, células ou áreas não contínuas.
• Proteção de documento, dados e até de células específicas com senha.
• Desenhos e gráficos adicionais à planilha.
• Funções de planilha do MS-Excel, dentre as quais funções de engenharia,
estatística, financeira, informação, lógica, matemática, pesquisa e texto.
Para inserir dados nas células do excel é necessário primeiramente que a célula
de interesse esteja selecionada. Mas antes de proceguirmos é bom que
saibamos como funciona o endereçamento das células.
Uma célula é endereçada pela coluna e pela linha a qual pertence, por exemplo
a célula B4 é a célula que está na coluna B e na linha 4, como na Fig. 1.
1. Um texto ou um título
2. Um número
3. Uma fórmula
4. Um comando
Vamos lá. Abra o Microsoft Excel, e digite os dados das três primeiras colunas:
Antes de seguirmos vamos aprender alguns macetes. Para editarmos um valor já
inserido em uma célula, basta selecioná-la e teclar F2, este comando, irá permitir
que você edite o conteúdo da célula sem apagá-lo totalmente.
=B3 – C3
Tecle Enter!
Agora formatemos nossa tabela. Selecione as células cujos valores são valores
monetarios e novamente abra a caixa de formatação que esta sobre o menu
formatar. Selecione a opção moeda, de Ok e veja o que acontece.
Agora que já temos nossos números formatados podemos mudar as cores das
colunas e linhas de acordo com o modelo.
Recapitulando:
Bem já vimos como inserir e formatar valores, vimos ainda o conceito de listas
e como funcionam, e tambem tivemos uma pequena noção de como as
operações são realizadas. Agora que tal nos aprofundarmos mais na utilização
de fórmulas e funções, afinal de contas é na utilização destas que as planilhas
oferecem real vantagem para seus usuários.
Referência Relativa
Quando criamos uma fórmula, as referências de células são modificadas
automaticamente quando copiadas às demais linhas de dados. Chamamos isso
de referência, isso já foi brevemente abordado, quando falamos sobre a cópia
da função.
Referência Absoluta
Na criação de uma fórmula, podemos usar uma célula que é comum a outras
células, por exemplo podemos acrescentar a nossa tabela um bônus que é
comum a todos os funcionários. Vamos ver se fica mais claro no nosso
exemplo.
Posicione o mouse no local indicado na figura a esquerda e pressione o botão
direito do mouse, selecione a opção inserir, este comando irá inserir uma linha
entre a linha selecionada e a linha de cima.
Agora escreva na célula A7 o texto bônus e na célula B7 o valor de 50, e re-
formate a tabela de acordo com a figura da direita.
= B3 + $D$7 – C3
Iremos explorar mais esta caixa futuramete, mas por ora nos limitaremos ao
nosso exemplo.
Para nosso exemplo devemos selecionar a função “SOMA” e dar Ok. O seguinte
diálogo deverá se iniciar, clique sobre o botão marcado na figura e selecione as
células que desejamos somar, como na outra figura.
HORA DO DESAFIO... AGORA É COM VOCÊ...
Vamos acrescentar mais uma outra coluna à nossa tabela que com o auxílio da
função “SE”, verifica se o salário líquido é maior que 800 ou não. Caso for
maior, a resposta deverá ser “Bom funcionário”, caso não, a resposta deverá
ser “Tem que trabalhar mais”.
SALVANDO O DOCUMENTO
Para salvar o documento selecione no menu “Arquivo” a opção “Salvar”, dê o
nome do arquivo e de OK. Os arquivos do Excel são salvos no formato xls.
OPERAÇÕES OPERADORES
Multiplicação *
Divisão /
Soma +
Subtração -
Exponenciação ^
Formatação condicional:
Para explicarmos este conceito vamos faze-lo praticando. Abra uma nova
planilha e copie os valores da figura abaixo.
Agora imagine que você seja o gerente desta empresa e gostaria que os
produtos que venderam menos que uma meta estabelecida sejam marcados em
vermelho, e que aqueles que venderam acima de um outro valor estivessem em
azul. Bem para isso o Excel possui o que chamamos de formatação condicional.
Vamos Praticar!
Imagine que a meta fosse 350 unidades e que o segundo valor fosse 900
unidades. Selecione as células que desejamos análisar e sobre o menu formatar
selecione Formatação Condicional, digite 350 como esquematizado no
seguinte quadro, em seguida click em Formatar:
No nosso caso desejamos modificar apenas a cor para vermelho. Mas lembram-
se desejamos que duas condições sejam atendidas (vermelho para menor que
350 e azul para maior que 900) então devemos acrescentar mais uma condição.
Click sobre o botão adicionar e então:
Validar Dados
A Validação de Dados permite que você determine condições para restringir os
dados a serem digitados numa ou mais células. O usuário pode restringir dados
a um determinado tipo, como números inteiros, números decimais ou texto, e
definir limites para as entradas válidas.
Por exemplo, imagine que na planilha de vendas, nas células onde seriam
inseridas as quantidades vendidas, você quisesse bloquear a entrada de
números "quebrados" (com casas decimais), permitindo somente a entrada de
números inteiros. Observe: O primeiro passo é selecionar as células onde
deseja aplicar uma determinada restrição. Em seguida, clique no Menu Dados e
escolha Validação. Será aberta uma caixa de diálogo com três guias.
Auditoria de Fórmulas
Auditoria consiste em um exame cuidadoso, sistemático e independente, cujo
objetivo seja averiguar se as atividades desenvolvidas estão em conformidade
com as regras.
A Auditoria de Fórmulas do Excel ajuda a rastrear problemas em suas planilhas.
Por exemplo, o valor que você vê em uma célula pode ser o resultado de uma
fórmula, ou pode ser usado por uma fórmula que produz um resultado
incorreto. Os comandos de auditoria exibem graficamente, ou rastreiam, as
relações entre células e fórmulas usando setas rastreadoras. Estas setas
apontam o relacionamento entre a célula selecionada e as células relacionadas
a ela.
Rastrear Precedentes
Este comando desenha setas rastreadoras nas células que fornecem valores
diretamente para a fórmula na célula ativa. Ou seja, se a célula selecionada
contém uma fórmula, você pode localizar todas as células que fornecem dados
para ela, conhecidas como precedentes. Para rastrear precedentes, deixe a
seleção na célula que contém o resultado da fórmula. No Menu Ferramentas,
aponte para Auditoria de Fórmulas e clique em Rastrear Precedentes.
Formatar gráficos
O gráfico é composto de várias partes: Área do gráfico, Seqüência de dados,
Área de plotagem, Eixo das categorias, Eixo dos valores, Linhas de grade,
Legenda, etc. Para formatar estas partes é necessário clicar com botão direito
do mouse (atalho) ou menu Formatar.
CLASSIFICANDO DADOS
Configurar cabeçalho/rodapés
Configurar planilha
ALGO MAIS:
ALGUMAS FUNÇÕES
Banco de Dados
Estas funções são chamadas coletivamente de Dfunctions,
utilizam três argumentos: banco de dados, campo e critério. Esses
argumentos referem-se aos intervalos da planilha que serão
utilizados pela função.
o BDCONTAR - conta as células que contém números em um banco
de dados.
o MAX - retorna o valor máximo de entradas selecionadas de um
banco de dados.
o DAVERAGE - retorna a média das entradas selecionadas de um
banco.
o BDSOMA - adiciona os números à coluna de campos de registros
do banco de dados que correspondem a um critério.
Data e Hora
o DATA - retorna o número de série de uma data específica.
o DIA - converte um número de série em um dia do mês.
o HORA - converte um número de série em uma hora.
o AGORA - retorna o número de série da data e da hora atuais.
Engenharia
o BESSELY - retorna a função de Bessel Yn(x).
o BIN2DEC - converte um número binário em um decimal.
o BIN2HEX - converte um número binário em um hexadecimal.
o BIN2OCT - converte um número binário em um octal.
o COMPLEX - converte coeficientes reais e imaginários e um número
complexo.
Financeira
o ACCRINT - retorna os juros acumulados de um título que paga
uma taxa periódica de juros.
o ACCRINTM - retorna a taxa de juros acumulados de um título que
paga juros no vencimento.
o AMORDEGRC - retorna a depreciação para cada período contábil
usando o coeficiente de depreciação.
o AMORLINC - retorna a depreciação para cada período contábil.
Informações
o CÉL - retorna informações sobre formatação, localização ou
conteúdo de uma célula.
o TIPO.ERRO - retorna um número correspondente a um tipo de
erro.
o INFORMAÇÃO - retorna informações sobre o ambiente operacional
atual.
o ÉCÉL.VAZIA - retorna VERDADEIRO se o valor for vazio.
Lógica
o SE - especifica um teste lógico a ser executado.
o NÃO - inverte o valor lógico do argumento.
o OU - retorna VERDADEIRO se um dos argumentos for
VERDADEIRO.
Pesquisa e referência
o ENDEREÇO - retorna uma referência como texto para uma única
célula em uma planilha
o ÁREAS - retorna o número de áreas em uma referência.
o ESCOLHER - escolhe um valor a partir de uma lista de valores.
Matemática e Trigonometria
o ABS - retorna o valor absoluto de um número
o ACOS - retorna o arco cosseno de um número.
o COS - retorna o cosseno de um número.
o COSH - retorna o cosseno hiperbólico de um número.
o GRAUS - converte radianos em graus.
Estatística
o MÉDIA - retorna a média dos argumentos
o DISTBETA - retorna a função beta de distribuição acumulada
o CORREL - retorna o coeficiente de correlação entre dois conjuntos
de dados.
o CONT.NÚM - calcula quantos números há na lista de argumentos.
Texto e Dados
o ASC - altera letras do inglês ou katakana de largura total (bytes
duplos) dentro de uma seqüência de caracteres para caracteres
de meia largura (byte único)
o BAHTTEXT - converte um número em um texto, usando o formato
de moeda ß (baht)), CARACT (Retorna o caractere especificado
pelo número de código), TIRAR (Remove todos os caracteres do
texto que não podem ser impressos).