KUMPULAN EMPAT

ANTARA LANGKAH YANG BOLEH DIAMBIL OLEH JABATAN DALAM USAHA

MEMELIHARA REKOD-REKOD KERAJAAN SEMASA DALAM JAGAAN

MEREKA DARI SEBARANG KEROSAKAN IALAH DENGAN MENDAPATKAN

NASIHAT TENTAG PEMELIHARAAN REKOD DARI JABATAN ARKED NEGARA.

A) NYATAKAN APAKAH YANG DIMAKSUDKAN DENGAN REKOD KERAJAAN?

Berikut merupakan definisi-definisi penting untuk kita memahami dengan jelas

apakah yang dimaksudkan dengan REKOD KERAJAAN

a) REKOD

Maklumat yang diwujud, diterima dan diselenggara sebagai bukti oleh sesebuah

organisasi atau orang perseorangan bagi memenuhi kehendak undang-undang

serta semasa melaksanakan transaksi rasmi.

(Malaysia Standard 2223-1:2009)

b) PENGURUSAN REKOD

Satu bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi mengadakan kawalan

secara efisyen dan sistematik ke atas pewujudan, penggunaan, penyenggaraan

dan pelupusan rekod. Kawalan ini termasuk penawanan bukti dan maklumat

mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi.

(Malaysia Standard 2223-1:2009)

 KUMPULAN EMPAT

c) REKOD KERAJAAN

Rekod kerajaan ialah segala jenis dokumen, rekod, daftar,bahan bercetak, buku,

peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem, filem wayang gambar dan

rakaman suara yang diterima atau yang dikeluarkan oleh mana-mana jabatan

kerajaan dalam apa-apa bentuk-bentuk tujuan menjalankan dan menunaikan

urusan rasmi mereka.