Le dossier de sponsoring

Votre dossier de sponsoring devra respecter certaines règles

pour accrocher votre interlocuteur. N’oubliez pas que cela sera
peut être le seul contact avant la prise de décision du partenaire.
Un soin tout particulier doit être mis à la rédaction de ce dossier,
particulièrement si vous visez des partenaires qui reçoivent des
centaines de dossiers par an.

La forme n’est pas l’essentiel mais démontre une certaine capacité

à l’organisation, au sérieux et à l’esprit créatif. Bien entendu, vous
présenterez votre dossier réalisé sur traitement de texte (ou
PAO), en couleur ou pas (en N&B, cela permet de le faxer sans
problème). Un format classique permet une lecture plus rapide.

La couverture ne devra pas être chargée. Vous indiquerez le titre

de l’événement, sa date, son lieu, une phrase résumant le projet ou
son esprit, et vos coordonnées, sur un fond clair rappelant le
projet.
Pour la reliure, évitez les grosses spirales et les trombones, de
toute façon votre dossier ne devra pas dépasser 10 pages.
Préférez les petites spirales, les baguettes et surtout les
chemises cartonnées (qui peuvent servir de couverture...)
Le mot de soutien, pas la peine d’en mettre des pages, mettez le
plus important ou celui le plus en rapport avec le sponsor (ex : le
président de la Chambre de Commerce et d’Industrie pour les
entreprises et le maire pour les institutions), de préférence en
introduction du dossier ou de la revue de presse.
La revue de presse sera courte mais efficace en reprenant les
articles des plus grands journaux ou les plus dithyrambiques.
Soyez original, trouvez un graphisme clair pour l’habillage de vos
pages, un format original pour le dossier, une police sympa pour les
titres, un papier différent...

Accompagnez le dossier d’une lettre personnalisée, reprenant les

principaux points du dossier suivant le plan classique du "je, vous,
nous" (votre projet, la société visée, et le partenariat possible).
N’oubliez pas dans cette lettre d’assigner un contact précis au
partenaire. Il faut qu’il n’ait qu’une personne à joindre (ex : le
responsable sponsor).

Le fond
Un plan structuré en 5 points :

1. Introduction : Présentation de l’association, de la filière.

Vous rappellerez ici ce qu’est votre association, son expérience et
son importance. Si le projet a un rapport avec votre formation ou
si le sponsor visé peut être intéressé par votre formation
(recrutement, valorisation), rappelez succinctement les grandes
lignes de votre formation, les atouts de votre école.
Attention ne soyez pas prétentieux. Pour les classements d’écoles,
utilisez des sources officielles. En ce qui concerne l’importance de
l’association, "be realistic !" Une petite phrase de liaison pour
expliquer le pourquoi de votre projet.

2. La description du projet
Il faudra ici rester simple et concret : pas de baratin et essayez
d’avoir une approche très "fiche technique" : rapide, claire et
facile à lire. N’hésitez pas à faire des renvois aux annexes pour
des précisions.
Les différents points à aborder sont :
Historique (s’il y a lieu..)
Le lieu, la date...
Le concept général de l’événement
Le programme, animations prévues...

3. Le plan de communication
Cela devra être, en général, la partie la plus détaillée. Décrivez ici
tous les moyens de communication mis en oeuvre pour l’événement
(cf. communication externe), affiches, tracts, passage radio, TV,
la presse écrite...
Détaillez ces différents moyens : nombre, format, qualité, lieux
de diffusion...

4. L’aspect financier / Le budget

C’est ici que vous pourrez proposer les différents tarifs des
insertions publicitaires dans vos supports.
Précisez ce qu’englobe telle ou telle prestation, rappelez leur que
vos prix s’entendent (le plus souvent) TTC, car vous n’êtes pas
assujettis à la TVA.
Restez ouverts aux propositions des partenaires en matière
d’apport en nature ou autres synergies.
Indiquez votre budget Recettes/Dépenses : il devra être
officiellement équilibré, mais le plus réaliste possible. Séparez
analytiquement les différents postes.
5. Conclusion / Pourquoi être sponsor ?
Concluez par une conclusion générale rappelant les nombreux
intérêts qu’aurait le sponsor à être partenaire de votre
événement.
Et au final n’oubliez pas vos coordonnées complètes, le nom du
contact, les horaires pour vous joindre..

Les annexes :
Elles devront comporter, si possible :
La revue de presse annotée
Le plan de l’événement
Un projet d’affiche....

Les petits trucs en plus :

Mettez en avant la pérennité de votre projet si celui ci a
plusieurs années d’existence,
Soyez honnêtes et directs : ni eux, ni vous, n’avaient de temps à
perdre. Si vous avez déjà signé avec un partenaire, n’allez pas voir
son concurrent, c’est trop tard. Si quelque chose vous dérange ou
si vous ne comprenez pas tout ce qu’on vous raconte, dites-le.
Personnalisez le dossier, en fonction de chacun des sponsors.
Exemple : mettez le logo du sponsor sur la couverture, parlez de
lui à l’intérieur... (attention aux agences de communication ; votre
interlocuteur est peut être l’agence mais c’est la marque derrière
que vous cherchez.)
Soyez original,
Inventez des moyens de communication originaux, déguisements
pour le tractage, stands de préventes, disco-mobile pour annoncer
l’événement, ballons.....
 Proposez des partenariats annexes, visite de la fac, invitation au
forum de l’école...

Très mal vu :
Mettre son RIB dans le dossier,
Jouer trop le côté, "votre concurrent m’a proposé tant, combien
me proposez-vous ?". Attention c’est dangereux, vérifiez bien en
amont que les propositions sont réellement comparables,
Le harcèlement téléphonique.
"Se la jouer". Vous avez à faire à de vrais professionnels en face
de vous, certains prendront très mal certains comportements
suffisants ou prétentieux. Si le partenariat ne vous plaît pas, et
bien, ne l’acceptez pas.

Les rendez-vous :
Habillez-vous correctement, sans forcément aller jusqu’au
costume-cravate,
Préparez votre entretien, relisez le dossier, réfléchissez aux
questions qu’on risque de vous poser,
Ne venez pas à plus de 2
Soyez à l’heure, ou prévenez si vous avez du retard.