ARCHIVOS Y SOLUCIONES

PRACTICAS

INSTRUCTIVO BASICO PARA LA REALIZACION DE PROCESOS DE SELECCION

SIN PERFILES ESPECÍFICO

2011
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ARCHIVO Y SOLUCIONES PRÁCTICAS

INTRODUCCION

El presente instructivo orienta, y facilita al entrevistador la confianza para

hacer una excelente elección de un aspirante para ocupar un cargo
determinado. La búsqueda de empleo es un proceso; por lo tanto se conforma
de varias etapas, siendo una de ellas trascendentales para alcanzar el
objetivo exitosamente. La entrevista personal constituye una de las etapas que
toda persona necesariamente debe afrontar.

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JUSTIFICACION

Como punto culminante del proceso selectivo de la empresa, el objetivo de la

entrevista es obtener el puesto de trabajo ofertado, para lo cual el aspirante
debe esforzarse al máximo en mostrar sus cualidades y conocimientos que lo
hacen preferible para el puesto en competencia con otros aspirantes.

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OBJETIVO

 Conseguir información directa y auténtica sobre la trayectoria

profesional y la personalidad de un aspirante al momento de ocupar un
cargo.

 Determinar si el candidato tiene las habilidades sociales y de

comunicación requeridas.

 Permitir al entrevistador vender la organización a los candidatos

calificados dando una descripción realista y detallada emitiendo
impresiones favorables.

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INSTRUCTIVO COMO REALIZAR UNA ENTREVISTA

LA ENTREVISTA

La entrevista es la herramienta por excelencia en

la selección de personal; es uno de los factores que
más influencia tiene en la decisión final respecto
de la aceptación de un candidato.

Es un dialogo que se sostiene con un propósito definido y no por la sencilla

satisfacción de conversar. Entre el entrevistador y el entrevistado existe una
correspondencia mutua y gran parte de la acción reciproca entre ambos
consiste en posturas, gestos y otros modos de comunicación. Las palabras, los
ademanes, las expresiones y las inflexiones.

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FASES DE LA ENTREVISTA

FASE PRE- ENTREVISTA

Estructura de
Conocimiento del Datos Extras del
Entrevistador Aspirante

Estructura de
Conocimiento del
Entrevistador FASE DE ENTREVISTA

Evaluación Antes de la Entrevista del Como el Entrevistador Conduce

Nivel de Conocimiento, Habilidades y la Entrevista
Destrezas del aspirante.

FASE POST-ENTREVISTA

Comportamiento del
Evaluación Final del Nivel de
Candidato
Conocimiento, Habilidades y
Destrezas del Candidato

Proceso de Datos de la Entrevista

por el Entrevistador
Evaluación Final del Nivel de
Conocimiento, Habilidades y
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Destrezas
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COMO RECIBIR A UN ASPIRANTE PARA LA ENTREVISTA

 Ser puntual

 Dar la bienvenida a los aspirantes

 Presentarse brevemente usted y quienes

lo acompañen, si hay más de un
entrevistador.
 Señalar que esta es una actividad del
proceso de selección, mencionando el cargo
y la dependencia a la que corresponde.
 Hacer una pequeña introducción de lo que es el propósito de la
empresa.
 Pedir a los aspirantes que se presenten de manera breve.
 Señalar algunos elementos del cargo a seleccionar (esto es necesario
hacerlo después de que se presenten los aspirantes): principales
funciones, dependencia, lugar físico donde estará, condiciones
contractuales.
 Explicar las etapas del proceso de selección.

 Preguntar si hay alguna duda que deseen aclarar.

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TIPOS DE ENTREVISTA

 Circular: Suele indicar un ambiente relajado en la conversación,

aunque sin perder su posición dominante el entrevistador.

 Frontal: Es la entrevista más formal, el entrevistador tiene la posición

dominante.

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 Informal: Como su nombre indica esta entrevista se produce en un

ambiente informal, el entrevistador y el entrevistado suelen estar al
mismo nivel.

OTROS TIPOS DE ENTREVISTAS

 Colectiva: con este tipo de entrevista se buscan aspirantes que se

desenvuelvan bien en situaciones de grupo. Se evalúa la capacidad de
trabajo en equipo, iniciativa, resistencia en la fatiga, seguridad,
capacidad de comunicación persuasión y liderazgo.

 Individual: este tipo de entrevista permite ampliar información e

indagar sobre los aspectos y cualidades personales del aspirante.

 Telefónica: se utiliza específicamente para cargos de atención

telefónica.

 De profundidad: con preguntas extensas y detalladas.

 Ensayo o simulación: por medio de esta clase de entrevista se observa el

rendimiento en una situación ficticia parecida a la que puedes
encontrar en el trabajo.

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 De choque: Se ve cómo actúa en cuanto a paciencia, discreción,

seguridad en uno mismo.

CLASES DE PREGUNTAS PARA

MANEJAR EN UNA ENTREVISTA

PREGUNTAS CERRADAS

La que se puede contestar con una sola palabra, por lo general, si o no. De la
respuesta suele derivar otra pregunta.

PREGUNTAS DE SONDEO

Sencillas y cortas tales como: ¿por qué?, ¿cuál fue la cusa?, ¿Qué sucedió
después?, etc.

PREGUNTAS HIPOTETICAS

Se presenta al aspirante una situación hipotética, un caso, por ejemplo que se

relacione con el puesto o la empresa.

PREGUNTAS MALINTENCIONADAS

Obligan al aspirante a escoger entre dos opciones indeseables. No son útiles ni

aconsejables.

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PREGUNTAS PROVOCADORAS

Son muy útiles para evaluar la redacción del candidato. Se le formulan

repentinamente, de modo que además interviene el factor sorpresa.

PREGUNTAS QUE SUGIEREN LA RESPUESTA ESPERADA

Aquellas donde es claro que se espera que el aspirante responda, por ejemplo
“usted se propone terminar su carrera, ¿verdad?”.

PREGUNTAS ABIERTAS

Inducen al aspirante a ampliarse sobre el tema y permiten obtener mucha

información y evaluar otros aspectos de su desempeño: modalidad de
expresión y relación, utilización de lenguaje, capacidad de síntesis, lógica de
la exposición, expresión corporal.

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CRITERIO DE EVALUACIÓN SOBRE LA ENTREVISTA

Resultados del Análisis de Cargo: Tareas,

conductas de trabajo, funciones, equipos,
condiciones en las cuales el trabajo se
hace

Identificación de las Especificaciones del

Empleado: Conocimientos, habilidades y
demás características del empleado

Contenido del Instrumento de Selección:

Puntos en el examen, preguntas del trabajo
en la entrevista, preguntas en el
cuestionario de aplicación, o contenido de
cualquier otro instrumento de selección

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FORMATO DE EVALUACION DE LA ENTREVISTA

NOMBRE ASPIRANTE: CC. No.

PROFESION: CARGO:

FECHA: ENTREVISTADOR:

 Evaluación de los factores Humanos del aspirante para el cargo de

auxiliar de archivo:

PREGUNTA RESPUESTA OBSERVACION

1. ¿Con quien vive?

2. ¿Cómo son sus

relaciones con esa
(s) persona (s)?

3. ¿Qué proyectos
tiene en el lapso de
un año?

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4. ¿Qué fortalezas y
debilidades tiene?

5. ¿Cómo se describe?

6. ¿Qué le molesta de
un lugar de trabajo?

7. ¿Qué le agrada de
su ocupación?

8. ¿Qué le preocupa
actualmente?

9. ¿Qué funciones
realizó en su último
empleo?

10. ¿Por qué esta

aspirando a un
trabajo aquí?

 Evaluación de los factores Técnicos del aspirante para el cargo de

auxiliar de archivo:

PREGUNTA RESPUESTA OBSERVACION

1. ¿Qué beneficios
considera aplicables
a la empresa de
acuerdo a la
normatividad que
regula la Gestión

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documental?
2. ¿En qué momento se
considera que un
documento es
inactivo?
3. ¿Según su
experiencia laboral
cuantas cajas
equivalen a un
metro lineal?
4. ¿Quién aprueba las
T.R.D?
5. ¿De acuerdo a sus
conocimientos
archivísticos qué
condiciones físicas y
ambientales debe
tener un archivo?
6. ¿Qué metodología
implementaría en la
organización de un
archivo de gestión
de la empresa?

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GLOSARIO

Ademanes: Movimiento o actitud con que se manifiesta un estado de ánimo:

Inflexiones: Torcimiento de algo que estaba recto o plano

Persuasión: Capacidad de convencer a alguien.

Ficticia: Fingido, falso.

Lapso: Tiempo entre dos límites.

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