Professional Documents
Culture Documents
الهدف
وصششف العمليششات والجششراءات ومراحششل التفششتيش فششي المشششروع،
وتحديد العمليات المتكررة بهدف التحسين المستمر.
تمهيد
تعتبر خرائط التدفق Flow Chartمن أبسط الطرق لوصف عملية أو
نشششاط ،حيششث توضششح جميششع مكونششات العمليششة ومراحلهششا المتعششددة وسششير
خطوات العمل من البداية إلى النهاية ،وتساعد كذلك فششي تحديششد الطريششق
الفعلي للعملية ،وتحديد العمليات المتكررة ومراحل التفتيش من أجل رفع
درجة كفاءة العمليات المختلفة في المشروع.
بداية
A
عملية/خطوة1 عملية/خطوة4
عملية/خطوة3
عملية/خطوة2 عملية/خطوة5
ل قرار
A
وتستخدم خريطششة التششدفق فششي تحديششد المشششاكل ومنششاطق الضششعف
ليتمكن الفريق من التعرف عليها وتحديد أسبابها الرئيسششة ومششن ثششم إيجششاد
الحلول المثلى ،كذلك تساعد في تصميم عمليات جديدة أو إعششادة تصششميم
العمليات ،وعند الرغبة في ذلششك يجششب أن ترسششم خريطششة التششدفق الحاليششة
وتحدد جميع الخطوات الفعلية ومن ثم ترسم خريطة التدفق المثالية الششتي
يجب على إدارة المشروع إتباعها وبهذا يمكن لعضاء الفريق أن يستنبطوا
مواقع الختلف وكيفية إزالتها.
-1-
لكي نحصل على خريطة التدفق يمكن إتباع الخطوات التالية:
يتم بعد ذلك تصششميم خريطششة التششدفق ،بحيششث نضششع كششل نشششاط فششي
صندوق مربع أو مستطيل الشكل كما يتم وضع كل قرار في صندوق يأخششذ
شكل اللماس علما بأن البداية والنهايشة تأخشذان ششكل دائري أو بيضشاوي،
كما تسششتخدم السششهم للتوصششيل بيششن النقششاط لتوضششح تششدفق سششير العمليششة
واتجاهها.
وبعد أن يتم وضششع جميششع عناصششر الخريطششة فششإنه يجششب تحليلهششا عششن
طريق تفادي التكرارات والنشاطات غير الضرورية والمعوقات وطول مدة
اتخاذ القرار وذلك من أجل رفع كفاءة وفعالية العملية أو الجراء المحدد.
-2-
بعد دراسة هذه الخريطة ومعرفششة أبعادهششا يمكششن للمسششئولين اتخششاذ
قرار إما بإعادة تصميم الخريطة وإعداد تصميم جديد للعملية أو باسششتخدام
الخريطة المصشممة نفسشها مشع الخشذ فشي الحسشبان إعشادة التصشميم فشي
المستقبل.
أو ً
ل :حسب الغرض الوظيفي
خريطة التدفق Top Down Flowchart
تستخدم هذه الخريطة في معرفة الخطوات الرئيسة فششي العمليششات
وتفاصيل محدودة ،وتستخدم كذلك لمعرفة وصف عملية معينششة ،أو إجششراء
معين دون الشدخول فشي التفصششيل ومتابعششة المششاكل ،والمثششال ششكل )(2
يوضح عملية دخول المواد في موقع المشروع .xyz
ورد 1.1
إرسالطلباتالمواد إلىالم ّ وقوفالشاحنة عندالبوابة 2.1 وقوفالشاحنة فيالمنطقة المخصصة 3.1 توقيع الوثائق بالستلم 4.1
جدولة وقتخروج الشاحنة وإعلمالموقع 1.3 إعطاء الشاحنة تصريح الدخول 2.3 تفريغ الشاحنة 3.3 وزنالشاحنة فارغة 4.3
ملة 2.4
وزنالشاحنة مح ّ فحصالمواد 3.4 إجراءاتخروج الشاحنة 4.4
استلمالمواد 3.5
شكل ) :(2مثال لخريطة التدفق .(Top Down Flowchart، (Miloservic, 2003, 272
-3-
خريطة التدفق Work Flowchart
يمكن استخدام خريطة التدفق Work Flowchartلتمثل منطقة العمل
سواء في المكتشب أو موقشع المشششروع وذلشك بوضشع رسشم تخطيطشي يتشم
إعداده حسب مقياس معين يمكن بواسششطته إظهششار مواقششع أعمششال معينششة
يجري تنفيذها والطرق التي يسلكها العمال والمششواد والمعششدات فششي تنفيششذ
تلك العمال ،لذا فششإن هششذه الخريطششة تسششاعد علششى التحليششل الششدقيق لكششل
خطوة من خطوات العمل) ،بن سعيد.(241 ،1997 ،
مخزن المنتجات
منطقة التجميع
1 المنتهية
مخزن المواد الخام 8
7
-4-
توضششح خريطششة التششدفق الخطيششة Liner Flowchartجميششع الخطششوات
اللزمة إكمال العملية وتساعد هذه الداة على تحديششد العمليششات المتكششررة
والعمليات غير المسششتفاد منهششا كششي يتششم تقليصششها أو إزالتهششا كليششة وإعطششاء
فرصة للتحسين ،الشكل ).(4
المواد
فكرة برنامج xyz
ل مطابقة
رفض الشحنة
للمواصفات
تحليلالسوق
نعم
قابلللتسويق؟
نعم
ل
تصميمنموذج تجريبي
نعم
.(1997،241 شكل ) :(4مثال لخريطة التدفق الخطية) ،بن سعيد،
النموذج مقبول
ل حسابقابليته
للبرمجة
إلغاء المشروع
نعم
خطواتها ،ويتم ذلششك بشششكل أفقششي إذ يوضششح كيششف يششترابط المسششئولون أو تسويق البرنامج
إعتماد إنتاج
البرنامج المجموعات مع خطوات العمليات الرئيسة.
-5-
شكل ) :(5مثال لخريطة التدفق النتشارية.(Brassard, 1989,268) ،
ولتصميم هذه الخريطة يمكن إتباع خطوات تصميم خششرائط التششدفق
المشروحة سابقا ً وبإضافة ما يلي:
-6-
وتستخدم عنشد الرغبشة فشي معرفشة التكلفشة المضشافة فشي خطشوات
العملية والتي يمكن تحسين العملية بتجنبها أو محاولة التقليل منها ،يوضششح
الشكل ) (6تسلسل خطوات تحميل وتنصيب برنامج xyzالسابق ،ونلحششظ
أن المنطقششة اليمنششى هششي المنطقششة الششتي يمكششن أن نختصششر فيهششا الششوقت
لنحسن من العملية.
تحميلوتنصيببرنامج xyz
القيمة المضافة التكلفة المضافة
أدخلالبرنامج
الصلي
يجبأنتحصلعلىالمنتج
هليوجدرقمللمنتج؟
ل ي لمزيد منالمعلومات
الصل ،
إتصلبنا
نعم
أدخلرقمالمنتج
نعم
شغلملفالتحميل
ل
سيقومالبرنامج بإعادة
نعم
إعادة تشغيلالجهاز
ل موافق؟
غي ،
التش
ل
البرنامج جاهز
للتشغيل
-7-
الدارة العليا ل يتناسب مع التفصيل فششي المسششتويات التشششغيلية والعكششس
صحيح.
جمع الطلباتمنالقسامالمختلفة 1.1.1 العبور منالبوابة المنية 2.1.1 حجز مكانللشاحنة 3.1.1 تسليمالسائقالوثائقبعد توقيعها 4.1.1
فرز الطلباتودراستها 1.1.2 إيقافالشاحنة فيالموقفالمؤقت2.1.2 تقريبالسللم 3.1.2 إعطاء السائق نسخة تأكيدية للبوابة 4.1.2
إرسالالطلباتإلىالموّردين 1.1.3 تسليمنسخة منطلبالمواد 2.2 تقريبالوناش3.1.3 خروج الشاحنة منمنطقة التخزين 4.2
إرسالنسخة الطلبإلىقسمالمواد 1.1.4 ذهابالسائقإلىمبنىالمن 2.2.1 تسليمالوثائق وتدقيقها 3.2 التجاه نحو الميزان 4.2.1
المو ّرد يأكد وجود المواد وإمكانية إرسالها 1.2 تسليمنسخة منطلبالمعدات 2.2.2 السائق يسلمالوثائق 3.2.1 وزنالشاحنة فارغة 4.3
فحصالطلباتوكمياتها 1.2.1 إعطاء الشاحنة تصريح الدخول 2.3 تدقيقالوثائق 3.2.2 تقفالشاحنة علىالميزان 4.3.1
مقارنة الطلباتبالمتوفر فيالمخازن 1.2.2 فحص الوثائقالمرافقة 2.3.1 مقارنة الوثائقبسخة الطلب3.2.3 يذهبالسائقإلىالكشك 4.3.2
إرسالطلبإلىقسمالنقل1.2.3 رهنبطاقة الشاحنة الصلية 2.3.2 تفريغ الشاحنة 3.3 تفحص أوراقه وتسجلقيمة الوزن 4.3.3
إرسالتأكيدبالكمياتوالمكانية 1.2.4 تسليمالسائقالتصريح 2.3.3 تحديد المساحة المؤقتة للفحص 3.3.1 يغادر السائقبالشاحنة 4.3.4
إرسالموعد خروج الشاحنة إلىالموقع 1.3.1 تقفالشاحنة علىالميزان 2.4.1 فحصالمواد 3.4 العبور منالبوابة المنية 4.4.1
التنسيق مع قسمالنقلالموعد 1.3.2 يذهبالسائقإلىالكشك 2.4.2 تعيينمفتشلفحص المواد 3.4.1 تسليمنسخة مناستلمالمواد 4.4.2
التنسيق مع قسمالطلباتالخارجية 1.3.3 تفحص أوراقه وتسجلقيمة الوزن 2.4.3 تفحص المواد 3.4.2 ذهابالسائقإلىمبنىالمن 4.4.3
نعم
الموادد المواد
وضع
إرجاع ل مطابقة مطابقة ل
إستلم وتوزيع المواد على القسام الشحنة
ملصقات
للمواصفات
نعم
نعم
المستوى التفصيلي ) :(Micro Levelوهو أقل مستوى في خششرائط التوقيع باستلم المواد
المستوى المتوسط لخريطة التدفق
Mini Level
-8-
شكل ) :(8مستويات التفصيل في خرائط التدفق.
وبشكل عششام فيمكششن اسششتخدام خششرائط التششدفق الوظيفيششة السششابقة
بمستوى تفصيلي معين تحدده الحاجة.
مثال تطبيقي:
اتفق فريق إدارة المشروع أن عملية "طلششب المقششاول مششن البششاطن
إدخال المواد والمعدات إلى موقع المشروع" تأخذ وقتا ً كبيرًا ،وتششؤثر علششى
سير المشروع ،فقرروا أن يحسنوا من العملية ،فكششانت الخطششوة الرئيسششة
هشي معرفششة الخطششوات الراهنشة ثششم تأسششيس خطشوات مثاليششة ،ثشم مقارنششة
العملية الراهنششة بالعمليششة المثاليششة لمعرفششة مجششالت التحسششين ،ويتششم ذلششك
بالخطوات التالية ،(Barkley & Taylor, 1994, 261) ،كما يلي:
أو ً
ل :خطوات العملية الرئيسة
(1يصل الطلب إلى إدارة المشروع )مدخلت(.
(4يحشدد قسشم المشواد مشا إذا كشان الطلشب يحتشاج إلشى مراجعشة
ودراسة أم أّنه طلب روتيني )قرار(.
-9-
(5إذا كان طلب روتيني ول يحتاج إلى مراجعة أو دراسششة ترسششل
إلى إدارة المشروع )ل(.
م يسششجلوا
(7يششدرس المختصششون فششي قسششم المششواد الطلششب ثشش ّ
ملحظاتهم )إجراء(.
(9يرجع الطلب إلى قسم المواد ويقششرر مششا إذا كششان يحتششاج إلششى
مراجعة إضافية )قرار(.
يرسلإلىقسمالمواد المراجعة
نعم
ل
يرسلإلىقسمالمواد 3h المراجعة
1h 5h
نعم
2h سْ
لإلىإدارة المشروع 2hإلىالمقاول
5ي ُْر َ
h
هلالمراجعة
يسجلفيدفتر السجلت إرسالالملحظات
.(Barkley
1h رورية؟& Taylor,
1994,
ض الراهنة262) ،
شكل ) :(9تمثيل خطوات العملية 1h
سْ
لإلىإدارة المشروعي ُْر َ إلىالمقاول
2h 1h
- 10 -
شكل ) :(10زمن خطوات العملية الراهنة بالساعات.(Barkley & Taylor, 1994, 291) ،
يرسلإلىقسمالمواد المراجعة
$10 $50
نعم
هلالمراجعة
يسجلفيدفتر السجلت إرسالالملحظات
$10 ضرورية؟ $15
$15
ل
سْ
لإلىإدارة المشروعي ُْر َ إلىالمقاول
$30
شكل ) :(11تكلفة خطوات العملية الراهنة بالدولر.(Barkley & Taylor, 1994, 292) ،
خامسًا :تحديد مناطق ضعف العملية ومناطق التحسين
بعد دراسة الخرائط السابقة نجد أن:
سادسًا :التوصيات
- 11 -
التركيز علششى تخفيششض وتقليششص متوسششط أوقششات (1
النتظار.
المراجع
بن سعيد ،خالد بن سعد ،إدارة الجودة الشاملة تطبيقات على القطاع الصحي) ،الرياض :الطبعة الولى، (1
1997م(.
- 12 -
- 13 -