TATACARA

SURAT MENYURAT
TUJUAN SURAT RASMI
 TUJUAN SURAT RASMI
Surat rasmi ditulis untuk tujuan seperti berikut :
 Membuat permohonan
 Membuat aduan / bantahan / cadangan /
pemberitahuan / arahan / notis
 Membuat rayuan
 Membuat jemputan rasmi
 Menempah barangan
 Meminta kebenaran
 Atau apa-apa yang melibatkan urusan rasmi
BENTUK DAN FORMAT
SURAT RASMI
i) MAKLUMAT PENGIRIM

a) Kepala Surat Rasmi (Letterhead)

 Surat-surat yang dihantar di dalam atau di luar kawasan

Universiti mestilah menggunakan kepala surat rasmi
persatuan/kelab/jawatankuasa kolej masing-masing.
 Kepala surat rasmi persatuan/kelab/jawatankuasa kolej
boleh didapati daripada setiausaha agung / pembantu
setiausaha masing-masing.
 Maklumat yang terdapat pada kepala surat rasmi ialah :
 Logo / lambang persatuan / kelab / jawatankuasa kolej
 Nama jabatan / kelab / jawatankuasa kolej
 Alamat lengkap
 Nombor telefon dan fax
b) Rujukan Surat

 Terdapat 2 jenis rujukan :

1) Rujukan kami
2) Rujukan tuan

 Tujuan rujukan surat adalah bagi memudahkan rujukan

pihak pengirim dan pihak penerima mengesan surat-surat
dan mengambil tindakan.

 Rujukan surat biasanya terletak di bahagian bawah kepala

surat rasmi.
c) Tarikh Surat

 Tarikh yang ditulis pada surat rasmi adalah tarikh

surat tersebut ditaip / ditandatangani.

 Tarikh biasanya ditulis di bawah no. rujukan surat

atau di sebelah kanan selari dengan nama negeri
alamat pengirim.

 Cara yang biasa digunakan untuk menulis tarikh

ialah:
 10 Disember 2004 ; atau
 10 hb Disember 2004
ii) MAKLUMAT PENERIMA
 Di dalam surat rasmi, maklumat penerima mesti mengandungi :
 Nama penerima / jawatan penerima
 Alamat lengkap penerima
 Jika penerima surat bukan ahli persatuan / kelab / jawatankuasa kolej,
pastikan surat rasmi berkenaan mestilah melalui dan salinan individu-
individu yang tertentu seperti berikut :
 Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar); atau
 Timbalan Pendaftar HEP; atau
 Penolong Pendaftar HEP; atau
 Pengetua; atau
 Presiden Persatuan / Kelab / Jawatankuasa Kolej
 Semua surat rasmi yang dibuat melalui individu-individu di atas, mestilah
mendapatkan cop pengesahan dan tandatangan individu berkenaan.
 Satu salinan surat berkenaan hendaklah disediakan dan diberikan kepada
individu berkenaan bagi tujuan rekod.
iii) KATA SAPAAN
 Kebiasaannya surat rasmi dimulakan dengan kata
sapaan seperti berikut :
 Yg. Bhg. Dato’/Prof.
 Dr. / Tuan / Puan / Saudara / Saudari

 Kata sapaan lazimnya ditulis di bahagian bawah

baris akhir alamat penerima (setelah dilangkaukan
2 baris)
vi) KANDUNGAN SURAT
a) Tajuk Surat
 Surat rasmi perlu mempunyai tajuk surat yang perlu
ditulis sebelum kandungan surat dimulakan.
 Tajuk surat mesti mencerminkan isi kandungan
surat (ringkas dan padat).
 Tajuk surat tidak perlu diakhiri dengan noktah.
 Kebiasaannya tajuk surat ditulis di bawah kata
sapaan (setelah dilangkau 2 baris) dengan
menggunakan huruf besar serta dihitamkan (bold)
dan kadangkala digaris di bawahnya.
b) Isi / Kandungan Surat Rasmi
 Kandungan surat rasmi adalah terdiri daripada maklumat, isi
atau hal yang berkaitan dengan tajuk surat yang ingin
disampaikan kepada penerima surat.
 Ianya perlu jelas dan hanya memuatkan maklumat yang
berkaitan sahaja.
 Di dalam surat rasmi, lazimnya dihadkan kepada satu perkara
sahaja. Tindakan mencampurkan beberapa perkara di dalam
satu surat boleh menimbulkan beberapa masalah seperti :
 Beberapa perkara mungkin tertinggal dari tindakan
 Keutamaan perkara tidak diketahui.

 Kandungan surat perlu disusun dalam beberapa perenggan

mengikut kesesuaian dan dinomborkan mengikut turutan
kecuali perenggan pertama dan perenggan terakhir (penutup).
c) Penutup Surat
 Surat rasmi biasanya ditutup dengan maklumat yang
berkaitan dengan arahan, syarat, harapan dan
sebagainya.
 Contoh : Kerjasama pihak tuan amat diharapkan

untuk mempertimbangkan permohonan ini.

 Selain dari itu, surat rasmi biasanya diakhiri ddengan
ungkapan tertentu seperti sekian, terima kasih atau
sekian, dimaklumkan serta motto organisasi /
persatuan / kelab / jawatankuasa kolej seperti
Berkhidmat Untuk Negara (huruf besar dan
dihitamkan)
v) HUJUNG SURAT
 Bahagian ini memuatkan maklumat tentang
pengirim surat iaitu tandatangan, nama, jawatan
rasmi, nombor telefon serta email (jika ada).
 Di bawah ungkapan rasmi / motto, terdapat
ungkapan hormat atau rujukan dari pengirim seperti
Yang benar atau Salam hormat dan sebagainya.
 Setiap surat rasmi mestilah ditandatangani oleh
Presiden / Pengarah Program / Setiausaha dan
tidak dibenarkan menandatangani bagi pihak orang
lain.
CONTOH SURAT RASMI
 CONTOH SURAT RASMI
Rujukan Kami : UTM.06.01/Persatuan/Kelab/JKM/Jld… ( ) (Rujukan Surat)
Rujukan Tuan :
Nama / jawatan Penerima
Alamat lengkap penerima Tarikh : (Selari dengan nama negeri alamat pengirin dan
tarikh srat ditaip atau ditandatangani)
Melalui dan salinan:
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
Universiti Teknologi Malaysia
81310 UTM Skudai, JOHOR
Tuan / Puan,
Tajuk Surat (HURUF BESAR DAN DIHITAMKAN)
Merujuk kepada perkara di atas, adalah dimaklumkan…… (Perenggan tiada nombor dan rapat di sebelah kiri)
2. Isi surat yang berkaitan dengan tajuk surat.
3. Isi surat……
Kerjasama dan pertimbangan yang sewajarnya dari pihak tuan amat kami harapkan. (Penutup Surat)
Sekian, terima kasih
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (Huruf besar dan dihitamkan)
Yang benar

NAMA PENUH PENGIRIM (Huruf Besar dan dihitamkan)

Jawatan (Hurug kecil)
No. Telefon
ETIKA MEMBUAT
SURAT RASMI
ETIKA MEMBUAT SURAT RASMI
 Mesti mempunyai maklumat penerima yang lengkap dan tepat.
 Semua surat menyurat hendaklah dipanjangkan melalui TNC (HEP).
 Mesti menggunakan kepala surat rasmi (letterhead).
 Jika surat rasmi ditaip menggunakan komputer, kebiasaannya
menggunakan tulisan ‘Times New Roman atau Bookman Old
Style’ saiz 10 - 12
 Mesti mempunyai tarikh dan no. rujukan yang betul.
 Mempunyai tajuk dan isi surat yang berkaitan serta ringkas dan
padat.
 Menyertakan lampiran (jika perlu) dan lampiran perlu dinomborkan
(contoh : Lampiran I,II atau Lampiran A,B dan sebagainya)
 Semua surat rasmi mesti mempunyai tandatangan pengirim, nama
penuh, jawatan dan no. telefon.
 Salinan surat kepada yang berkaitan.
 Semua sampul surat tidak perlu digam kecuali surat sulit.
 Semua perbelanjaan pos adalah di bawah urusan HEP
KESILAPAN SURAT RASMI
 Kesilapan Pada Surat Rasmi
Yang Sering Berlaku
 Maklumat penerima surat tidak lengkap atau salah.
 Tidak mempunyai tarikh dan nombor rujukan Persatuan /
Kelab / JKM.
 Kesilapan protokol / status jawatan penerima surat
 Tajuk dan isi surat tidak berkaitan antara satu sama lain.
 Isi surat dan bahasa yang tidak lengkap serta meleret.
 Salinan surat (salinan kepada) yang tidak berkenaan atau tidak
diberikan.
 Tiada tandatangan pengirim.
 Butir-butir aktiviti / program / perasmian yang tidak lengkap.
 SEKIAN
TERIMA KASIH