MANUAL PROSEDUR KERJA

1.0 KONSEP
Manual Prosedur Kerja (MPK) ialah satu dokumen rasmi yang perlu pada
peringkat Jabatan/pejabat yang boleh dibuat rujukan kerana MPK
mengandungi prosedur-prosedur yang perlu dilalui dan dipatuhi bagi
menentukan proses keseluruhan aktiviti operasi sesebuah
Jabatan/Pejabat dengan lebih berkesan. Lihat rajah dibawah:
Rajah: Konsep Manual Prosedur Kerja
JABATAN/
PEJABAT
MPK
Pembahagian aktiviti/tugas
antara bahagian/unit yang
jelas
Penentuan fungsi yang jelas
Tuju arah yang jelas
Kenyataan harapan
Jabatan/Pejabat
Rangkaian prosedur dan
pegawai staf yang jelas
bagi setiap aktiviti
Peningkatan
kecekapan dan
keberkesanan
Jabatan/pejabat
2
2.0 FAEDAH PENYEDIAAN MPK
2.1 Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan
rujukan rasmi;
2.2 Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja;
2.3 Menentukan peraturan Jabatan/pejabat dipatuhi;
2.4 Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas;
2.5 Memendekkan masa latihan bagi kakitangan baru;
2.6 Menyenangkan pertukaran kakitangan dari satu jabatan ke jabatan
lain;
2.7 Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan
sistem dibaiki;
2.8 Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja;
2.9 Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai
lain.
3.0 KANDUNGAN MPK
Rajah: Kandungan Manual Prosedur Kerja
MANUAL
PROSEDUR
KERJA
Objektif Jabatan/Pejabat
Senarai borang-borang
yang digunakan
Aktiviti-Aktiviti Bagi
Setiap Fungsi Utama
Fungsi Utama
Jabatan/Pejabat
Proses Kerja Aktiviti-
Aktiviti Utama
Carta Aliran Kerja
Aktiviti-Aktiviti Utama
Latar Belakang Jabatan/Pejabat
Carta Organisasi
Jabatan/Pejabat
3
3.1 Latar Belakang Jabatan/Pejabat.
Latar belakang ini mencatatkan sejarah penubuhan sesebuah
Jabatan/Pejabat dan juga maklumat seperti matlamat dan tujuan
penubuhannya. Maklumat-maklumat ini boleh dijadikan asas untuk
membentuk strategi bertindak serta menjadi sumber untuk
membentuk dan menyusun struktur, fungsi dan objektif
Jabatan/pejabat. Selain itu maklumat tersebut dapat membantu
para penyelidik untuk mengetahui dan mendapatkan bahan-bahan
mengenainya.
3.2 Objektif Jabatan/Pejabat.
Objektif Jabatan/pejabat selaras dengan matlamat penubuhannya
dan menjadi asas bagi proses pengurusan strategik serta
pembentukan objektif bahagian/unit. Tujuannya ialah:
i. Memberi hala cara yang jelas supaya segala usaha yang
dijalankan menjurus kepada matlamat penubuhannya;
ii. Menjadi asas penilaian keberkesanan Jabatan/pejabat;
iii. Memberi tuju arah dan asas bagi pembentukan objektif lebih
khusus dan terperinci pada peringkat Bahagian/unit.
iv. Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang
Jabatan/pejabat.
3.3 Carta Organisasi Jabatan/Pejabat.
Carta ini menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi,
aktiviti dan hirarki dalam sesebuah Jabatan/Pejabat dengan
Jabatan/Pejabat yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti, fungsi
dan peranan yang dimainkan. Malah carta ini boleh berubah-ubah
dari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang
berlaku dalam Jabatan/pejabat. Oleh itu carta ini perlu dikemaskini.
Carta ini dijadikan rangka kerja dan panduan kepada kakitangan
untuk;
4
i. Menjelaskan aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh
Jabatan/pejabat mengikut unit/seksyen/bahagian.
ii. Rantaian perintah yang menunjukkan peringkat hirarki
sesebuah Jabatan/pejabat bagi membantu kakitangan
mengenalpasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam
memberi arahan, membuat keputusan dan memantau kerjakerja
yang ditetapkan.
Carta organisasi ini juga berguna kepada pihak pengurusan
bagi membantu membuat perancangan seperti:
i. penambahan atau pengurangan kakitangan;
ii. pembesaran fungsi-fungsi Jabatan/pejabat dan
iii. saluran maklumat-maklumat pengurusan.
3.4 Fungsi Utama Jabatan/Pejabat.
Fungsi utama Jabatan/pejabat adalah tugas-tugas utama yang
dijalankan bagi membolehkan Jabatan/pejabat mencapai objektif
penubuhannya. Fungsi ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan
sesebuah Jabatan/pejabat itu sama ada yang khusus atau yang
biasa.
3.5 Aktiviti-Aktiviti Bagi Setiap Fungsi Utama.
Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama dan
pelaksanaannya melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan,
masa dan kos.
3.6 Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti.
Proses Kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara
berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan
sesuatu aktiviti. Sangat penting proses kerja ini disenaraikan
dengan jelas supaya dapat:
5
i. Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan kerana
menjalankan tugas;
ii. Memperlihatkan tindakan-tindakan lengkap yang perlu
diambil semasa menjalankan tugas;
iii. Membantu kerja-kerja penyeliaan;
iv. Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja
apabila pengemaskinian diperlukan;
v. Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang;
vi. Memendekkan masa latihan kakitangan baru;
vii. Mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja
seseorang kakitangan;
viii. Memudah dan melicinkan urusan harian pejabat; dan
ix. Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja
yang telah ditetapkan.
3.6.1 Langkah-langkah menyediakan proses kerja.
i. Semak senarai aktiviti bagi mengenal pasti jenis-jenis
aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja.
ii. Sediakan urutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti
tersebut.
iii. Mulakan dengan perkataan ‘kata kerja’ bagi
menyenaraikan setiap proses.
iv. Senaraikan jawatan kakitangan/JK/staf yang perlu
mengambil tindakan ke atas langkah-langkah yang
berkenaan.
3.7 Carta Aliran Kerja.
Carta Aliran Kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah
mengenai tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti
atau prosedur. Carta aliran kerja ini diperlukan kerana:
6
i. dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau
tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul iaitu
dari peringkat permulaan hingga peringkat selesai.
ii. memberi pemahaman kepada kakitangan mengenai tugas
dan tanggungjawab masing-masing secara ringkas.
3.8 Borang Yang Digunakan.
Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan
pentadbiran pejabat kerana borang dapat menyimpan dan
merekodkan maklumat penting. Menyenarai dan menyertakan
contoh-contoh borang dalam MPK, akan dapat:
i. Menjelaskan prosedur-prosedur yang diterangkan;
ii. Mengumpulkan borang-borang yang digunakan oleh
Jabatan/pejabat sebagai rujukan;
iii. Memberi kefahaman kepada pegawai-pegawai mengenai
prosedur-prosedur dan borang-borang yang digunakan
dalam menjalankan tugas-tugasnya dengan berkesan.
4.0 PENUTUP
Dengan menyediakan MPK sebuah Jabatan/pejabat itu pasti dapat
melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan lebih cekap dan
berkesan seterusnya dapat mempertingkatkan produktiviti dan kualiti
Jabatan/pejabat berkenaan kerana:
i. MPK merupakan alat rujukan dan kawalan jika timbul keraguan
terhadap sesuatu tindakan;
ii. Kecuaian akan menjadi ketara kerana proses kerja akan dijelaskan
melalui carta aliran kerja;
iii. Pertindihan kerja, ketidakpastian dan kesamaran dapat dikenal
pasti dan sistem kerja itu dapat dibaiki dengan mudah;
7
iv. Kerja yang tergendala, terbengkalai atau tidak dapat dibuat dapat
dipastikan di samping mengenal pasti siapa yang
bertanggungjawab terhadapnya, dan
v. Setiap langkah diteliti, diikuti dan disemak supaya hasilnya tepat
dan berkesan.
Kesimpulannya, MPK boleh dianggap sebagai satu langkah ke
arah pembaharuan dalam pentadbiran bagi mempertingkatkan kecekapan
dan keberkesanan bekerja dalam sesebuah Jabatan/pejabat kerana MPK
mempunyai susun cara bagaimana hendak melaksanakan tugas dengan
lebih sistematik, mempunyai saluran dan prosedur.
- Tamat -