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FAITES-LA VOUS-MÊME
GUIDE INTERACTIF
par
Guylène Éthier
Illustrations: Christiane Dubreuil
Pour être régulièrement informé de la parution de nos nouveaux livres et de notre catalogue,
nous vous invitons à consulter notre site Internet à: www.edivermette.com
Éditions Vermette
6255, rue Hutchison, bureau 103
Montréal (Québec)
Canada H2V 4C7
Tél: (514) 278-4648
Fax: (514) 278-3030
ISBN: 2-89416-123-9
Tous droit réservés. Aucune partie de cet ouvrage ne peut être reproduite, enregistrée ou
retransmise sous aucune forme ni par aucun procédé électronique, mécanique, photographique
ou autres sans l'autorisation préalable de l'éditeur.
DANGER
PHOTOCOPILLAGE
TUE LE LIVRE
INTRODUCTION
L'ORGANISATION DE VOS
DOCUMENTS
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS
INTRODUCTION
3
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS-MÊME
4
PRENDRE LA DÉCISION
CHAPITRE 1
PRENDRE LA DÉCISION
PRENDRE LA DÉCISION
CHAPITRE 1
PRENDRE LA DÉCISION
On y pense depuis un certain temps, on remet à plus tard,
on est sûr qu'on a pas le temps, on attend une période
plus calme, on trouve des prétextes et puis finalement, le
désordre continue et partois retrouver un papier prend de
notre précieux temps ou on laisse tomber car l'information
dont on a besoin est engloutie dans le dédale de
l'information dont on n'a pas besoin.
7
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
JE SOUHAITE JE VEUX
PROBLÈMES POSSIBLES
ÉLIMINER CONSERVER
CETTE SITUATION CETTE SITUATION
Je cherche longtemps
avant de trouver.
8
PRENDRE LA DÉCISION
9
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
~JENETROUVEPASTOUJOURS
10
PRENDRE LA DÉCISION
~J~IDESDOCUMENTSPARTOUT Il
11
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
12
PRENDRE LA DÉCISION
JE TROUVE RAPIDEMENT D
JE JETTE SÉCURITAIREMENT D
13
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
AVEZ-VOUS ..... .
OUI NON
SÉRIEUSEMENT RÉFLÉCHI? 1 1 1 1
14
CONNAÎTRE SA SITUATION
CHAPITRE 2
CONNAÎTRE SA SITUATION
CONNAÎTRE SA SITUATION
CHAPITRE 2
CONNAÎTRE SA SITUATION
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
1. PERSONNE PHYSIQUE li
2. TRAVAILLEUR AUTONOME rl
3. PROFESSION LIBÉRALE Il
4. ASSOCIATION 1 1
Il BÊTES-VOUS?
1. PROPRIÉTAIRE D'UN OU DE
PLUSIEURS IMMEUBLES
2. LOCATAIRE 1 1
18
CONNAÎTRE SA SITUATION
1. AUCUNE ORGANISATION il
2. CLASSEMENT PAR ORDRE ALPHABÉTIQUE 1 1
3. DANS UN CLASSEUR 1 j
4. DANS DES BOÎTES f 1
5. UN PEU PARTOUT 1 1
19
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
1. JAMAIS [J
2. RAREMENT lJ
3. OCCASIONNELLEMENT Il
4. TOUS LES ANS r]
1. MOI-MÊME U
2. UNE PERSONNE DÉSIGNÉE 1 1
1. SEULEMENT MOI u
2. QUELQUES PERSONNES '- 1
3. TOUT LE MONDE IJ
4. N'IMPORTE QUI Cl
20
CONNAÎTRE SA SITUATION
1. AUCUNE PROTECTION [j
1. JAMAIS 1l
2. RAREMENT [J
3. SOUVENT 1 j
1. RÉCEPTION/CRÉATION ET CLASSEMENT []
2. RÉCEPTION/CRÉATION ET ACCUMULATION Il
POUR CLASSER PLUS TARD
3. RÉCEPTION/CRÉATION ET ACCUMULATION U
21
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
1. NON lJ
2. OUI []
LESQUELS
22
CONNAÎTRE SA SITUATION
23
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
24
CONNAÎTRE SA SITUATION
Il B ÊTES VOUS?
25
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
26
CONNAÎTRE SA SITUATION
27
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
28
CONNAÎTRE SA SITUATION
29
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
30
CONNAÎTRE SA SITUATION
31
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
32
CONNAÎTRE SA SITUATION
33
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
34
CONNAÎTRE SA SITUATION
utiliser le système de
débrouillardise et demander à un
parent ou une connaissance de
vous garder quelques boîtes de
documents. La foudre tombe
exceptionnellement à deux
endroits en même temps et ainsi,
quoi qu'il arrive, vous pourriez
poursuivre vos activités.
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
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CONNAÎTRE SA SITUATION
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
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CONNAÎTRE SA SITUATION
ABSENCES AU TRAVAIL []
ACCIDENT DE TRAVAIL 1 ]
AFFAIRES JURIDIQUES 1]
ALLOCATION FAMILIALE [-J
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE 1 1
ASSURANCE-EMPLOI 1 J
ASSURANCE BIENS MEUBLES OU IMMEUBLES [1
ASSURANCE-SALAIRE U
ASSURANCE-VIE U
BAIL U
BUDGET [J
BULLETINS ET RELEVÉS DE NOTES [J
CÂBLE, FACTURES f]
CARTES DE CRÉDIT, RELEVÉS []
CERTIFICAT DE DÉCÈS 1]
CERTIFICAT DE NAISSANCE r]
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
COMITÉS ET COMMISSIONS [J
COMPTABILITÉ [J
COMPTES À RECEVOIR u
CONDITIONS DE TRAVAIL [-]
CONSEIL D'ADMINISTRATION o
CONSTITUTION [J
CONSTRUCTION ET/OU RÉNOVATION [-1
CONTRAT DE MARIAGE n
CONTRAT D'ACHAT o
CONTRAT DE MARIAGE r-I
CONVENTION COLLECTIVE n
CORRESPONDANCE o
COTISATION []
COURRIER D
CRÉATION OU FONDATION o
CURRICULUM VITAE U
DÉCÈS n
DÉCLARATIONS TPS ET TVQ o
DEMANDE D'EMPLOI [J
DIPLÔMES [J
DOCUMENTS CONCERNANT VOS ACTIVITÉS []
SPÉCIFIQUES
DOSSIERS MEMBRES o
40
CONNAÎTRE SA SITUATION
DOSSIERS CLIENTS [ 1
DOSSIERS DES EMPLOYÉS 11
ÉLECTRICITÉ, FACTURES [J
EMBAUCHE []
EMPRUNT U
ENREGISTREMENT OU INCORPORATION IJ
ÉTATS FINANCIERS []
FACTURATION 1]
FACTURE [1
FORMATION ET PERFECTIONNENT [J
FOURNISSEURS []
GARANTIE U
GESTION DU TEMPS IJ
GESTION DES SALAIRES L1
GRAND LIVRE [1
GRIEF Il
HORAIRE DE TRAVAIL 1l
IMPÔT 11
INFORMATIQUE Ll
INSCRIPTION [J
LIVRETS BANCAIRES []
MANUELS D'INSTRUCTIONS LI
NÉGOCIATIONS [1
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
OFFRES DE SERVICES LJ
ORGANIGRAMME 0
PASSEPORT Il
PEMIS DE CONDUIRE iJ
PIÈCES JUSTIFICATIVES []
PLACEMENT D
P~N 0
POLITIQUE ET DIRECTIVES [J
PRÊT 0
PUBLICATION []
PUBLICITÉ Il
RECETTES ET DÉBOURSÉS U
RÉFÉRENCES 0
REGISTRES DE CHÈQUES LJ
REGISTRES FINANCIERS [J
RELATIONS AVEC D'AUTRES FIRMES n
RELATIONS AVEC LE GOUVERNEMENT r 1
REVENUS CJ
42
CONNAÎTRE SA SITUATION
SALAIRE [-1
SANTÉ ET SECURITÉ AU TRAVAIL Il
SCOLARITÉ LJ
SUBVENTIONS 0
TAXES MUNICIPALES [1
TAXES SCOLAI RES [J
TÉLÉPHONE,FACTURES r1
TEMPS SUPPLÉMENTAIRE 1]
TESTAMENT [1
TPS ET TVa [J
TRAVAIL []
VÉHICULES - ACHAT [J
VÉHICULES -IMMATRICULATION LI
VÉHICULES - RÉPARATION ET ENTRETIEN LJ
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
44
CONNAÎTRE SA SITUATION
45
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
AVEZ-VOUS ...
OUI NON
46
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL
CHAPITRE 3
,
ETABLIR UN PLAN DE TRAVAIL
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL
CHAPITRE 3
49
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
* ** *** ****
ÉTAPES FRÉQUENCE
TEMPS DE PÉRIODE ÉCHÉANCE RÉSULTAT
PRÉVU DE TRAVAIL ATTENDU
1. Élaboration des
périodes de
conservation
2. Destruction des
documents inutiles
3. Élaboration d'une
structure
d'organisation et/ou
choix des titres
5. Réorganisation des
documents en dossiers
8. Formation du
personnel
50
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL
51
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
52
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL
Il 8. FORMATION DU PERSONNEL
X NOMBRE DE JOURS
X NOMBRE DE SEMAINES
X NOMBRE DE MOIS
53
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
*** ÉCHÉANCE
54
ÉTABLIR UN PLAN DE TRAVAIL
AVEZ-VOUS ...
OUI NON
L'INTENTION DE RESPECTER LA LJ [1
FRÉQUENCE DE PÉRIODES DE
TRAVAIL QUE VOUS AVEZ INDIQUÉ?
55
QUOI GARDER, QUOI JETER
CHAPITRE 4
CHAPITRE 4
59
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
60
QUOI GARDER, QUOI JETER
61
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
62
QUOI GARDER, QUOI JETER
63
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
CODE CIVIL
64
QUOI GARDER, QUOI JETER
AVEZ-VOUS ....
OUI NON
/
1
65
COMMENT GARDER
CHAPITRE 5
COMMENT GARDER
COMMENT GARDER
CHAPITRE 5
COMMENT GARDER
Vous avez procédé à l'épuration de vos documents et
ceux qui ont survécu à votre purge doivent maintenant
être organisés.
69
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
70
COMMENT GARDER
71
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
CONSTRUCTION ET/OU
RÉNOVATION BB B120 2.2 220
72
COMMENT GARDER
73
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
ENREGISTREMENT OU
INCORPORATION A A100 1 100
74
COMMENT GARDER
75
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
STRUCTURE POUVANT CONVENIR À UNE PROFESSION LIBÉRALE
76
COMMENT GARDER
RELATIONS AVEC LE
GOUVERNEMENT EA E110 5.1 510
FORMATION ET
PERFECTIONNEMENT FD F140 6.4 640
77
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
78
COMMENT GARDER
RELATIONS AVEC LE
GOUVERNEMENT FA F110 6.1 610
RELATIONS AVEC
D'AUTRES FIRMES FB F120 6.2 620
79
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
FORMATION ET
PERFECTIONNEMENT GD G140 7.4 740
80
COMMENT GARDER
81
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
RELATIONS AVEC LE
GOUVERNEMENT FA F110 6.1 610
82
COMMENT GARDER
SANTÉ ET SÉCURITÉ AU
TRAVAIL GCC G133 7.3.3 733
ACCIDENT DE TRAVAIL GCCA G133.1 7.3.3.1 733.1
FORMATION ET
PERFECTIONNEMENT GD G140 7.4 740
83
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
PÉRIODE DE
TITRE CODIFICATION CONSERVATION
84
COMMENT GARDER
PÉRIODE DE
TITRE CODIFICATION CONSERVATION
85
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
AVEZ-VOUS ....
OUI NON
86
LE FAIRE ET SE RETROUVER (REPÉRAGE)
CHAPITRE 6
LE FAIRE ET SE RETROUVER
(REPÉRAGE)
LE FAIRE ET SE RETROUVER (REPÉRAGE)
,\--------
1 ----------
CHAPITRE 6
LE FAIRE ET SE RETROUVER
(REPÉRAGE)
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
CERTIFICAT DE
NAISSANCE 110 1997 JAMAIS
CORRESPONDANCE 150
ANNÉE 1996
DESTRUCTION 2000
90
LE FAIRE ET SE RETROUVER (REPÉRAGE)
CORRESPONDANCE 150
ANNÉE 1997
DESTRUCTION 2001
DIPLÔME 141
ANNÉE 1989
DESTRUCTION JAMAIS
PASSEPORT 130
ANNÉE 1995
DESTRUCTION 1999
TESTAMENT 160
ANNÉE 1992
DESTRUCTION JAMAIS
91
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
AVEZ-VOUS ...
OUI NON
92
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES
CHAPITRE 7
ET DES FOURNITURES
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES
CHAPITRE 7
ET DES FOURNITURES
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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
CHEMISES
96
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES
RÉVERSIBLES [J
ACCORDÉONS LJ
À ONGLETS DROITS [1
À ONGLETS LATÉRAUX fl
SUSPENDUES Cl
Il ÉTIQUETTES Il
J'IDENTIFIE MES DOSSIERS AVEC DES ÉTIQUETTES:
BLANCHES CI
AVEC BANDES DE COULEUR Il
PRÉ-CODÉES 0
97
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
LASSEURS
IFICHES
98
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES
FICHIERS
99
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
DOCUMENTS IMPORTANTS
100
CHOIX DES ÉQUIPEMENTS ET DES FOURNITURES
AVEZ-VOUS ....
OUI NON
101
MISE À JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS
CHAPITRE 8
ET NOUVEAUX SUJETS
MISE À JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS
CHAPITRE 8
ET NOUVEAUX SUJETS
105
L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;
FAITES-LA VOUS MÊME
106
MISE À JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS
AVEZ-VOUS ....
OUI NON
zZ-
Z Z.z..
z..
z...
107
~ AGMV
~~ MARQYIS
Québec, Canada
1997
--
POUR QUI? POUR UNE PERSONNE , UN
TRAVAILLEUR AUTONOME , UNE ASSOCIATION , UNE -
PETITE, TRÈS PETITE OU MOYENNE ENTREPRISE.
VOICI UN GUIDE INTERACTIF FACILE ET DÉTAILLÉ
POUR QUE VOUS BÂTISSIEZ L ' ITINÉRAIRE MENANT Â
L 'ORGANISATION IDÉALE DE VOS PAPIERS .
-......-
CHAQUE ÉTAPE D'ORGANISATION VOUS EST TRANS-
-.....
MISE SIMPLEMENT ET VOUS PERMETTRA DE
DEVENIR LE SPÉCIALISTE DE VOS DOCUMENTS .
?
EN COMBIEN DE TEMPS SELON LA QUAN-
-
.....
.....
TITÉ DE VOS DOCUMENTS , UNE BONNE JOURNÉE , .....
....
QUELQUES SEMAINES OU QUELQUES MOIS.
--
COMMENT? UTILISEZ CE QUE VOUS AVEZ DÉJÂ
OU PROCUREZ-VOUS EXACTEMENT CE DONT VOUS -
AVEZ BESOIN . FAITES-LA SEUL, OU EN GROUPE .
AVEC L ' AIDE D ' UN ORDINATEUR OU MANUELLE-
MENT. EN UTILISANT L 'ORDRE ALPHABÉTIQUE DE
-
VOS TITRES OU UNE STUCTURE AVEC CODIFICA-
TION . JETEZ JUDICIEUSEMENT LES DOCUMENTS --
DEVENUS INUTILES ET CONSERVEZ PRÉCIEUSE-
MENT VOS DOCUMENTS IMPORTANTS . -
C ' EST UNE TÂCHE QUE VOUS REPORTEZ Â PLUS --
TARD, CE GUIDE VOUS ACCOMPAGNERA TOUT AU
LONG DE VOTRE ORGANISATION DE DOCUMENTS ET
VOUS DONNERA ENFIN L ' ORDRE DOCUMENTAIRE
--
AUQUEL VOUS ASPIREZ DEPUIS LONGTEMPS .
--
-
ISBN 2-89416-123-9
-
9 --