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AUTOMATIZACION DE OFICINAS
Automatización:
Del griego antiguo: guiado por uno mismo) es el uso de sistemas o elementos
computarizados para controlar maquinarias y/o procesos industriales substituyendo a
operadores humanos.
Automatización de Oficina:
Concepto 1:
Concepto 2:
Lo cierto es que, en un sentido amplio, la ofimática debería de ser inscrita como una
más de las relaciones complejas del triángulo tecnología-individuo-sociedad.
Introducción
Fig. 1
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Automatización de Oficinas
Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten que
personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional
cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser
enviadas a imprentas profesionales. Los programas de base de datos y de hojas de
cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten
que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que
alguna vez sólo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por
programadores especializados.
Ofimática
La Ofimática, de esta manera, se ha convertido en un tema que se usa cada vez más
y esta en constante crecimiento.
La columna vertebral de la ofimática es una red de área local (LAN), que permite a
los usuarios transmitir datos, correo electrónico e incluso voz por la red. Todas las
funciones propia del trabajo en oficina, incluyendo dictados, mecanografía,
archivado, copias, fax, télex, microfilmado y gestión de archivos, operación de los
teléfonos y la centralita, caen en esta categoría. La ofimática fue un concepto muy
popular en los años 1970 y 1980, cuando los ordenadores de sobremesa se
popularizaron.[2]
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Automatización de Oficinas
Hacia fines de 2006, la ofimática apunta hacia aplicar todos los procedimientos
descritos, en forma wireless, es decir sin cables. En este aspecto las cada vez más
populares WIFI, y WIMAX juegan un papel trascendental. Por fin se puede avizorar
una moderna oficina, muy eficiente pero libre de los desagradables cables.
Los programas más modernos son muy poderosos. Un usuario hábil puede
desarrollar productos muy sofisticados. Una autoridad electoral puede, por ejemplo,
utilizar los programas automatizados para:
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Automatización de Oficinas
Como punto de partida se exige la organización, en la que toman parte activa las
nuevas agendas y herramientas de gestión de tiempo y proyectos. Prueba de la
importancia es su inclusión en grupos de aplicaciones mayores, en los que no tenían
espacio hasta hace, relativamente, poco. La mensajería electrónica como parte de un
entorno de trabajo permite la comunicación rápida y eficiente entre distintos
miembros de la empresa. Las nuevas aplicaciones convierten los ordenadores en
completos sistemas de telefonía digital, añadiendo a las tradicionales funciones de
llamada en espera, desvíos, bloqueos, y manos libres, la comunicación telefónica con
grupos, con recursos compartidos. Como extensión a ellas, los sistemas de video-
conferencia empiezan a hacerse también espacio en los ámbitos más avanzados. La
gestión documental cada vez es más rica en contenidos, apoyándose en nuevos
formatos electrónicos y sistemas de almacenamiento más grandes y más rápidos.
Paquetes integrados. Los productos estrella del año, en lo que a oficina se refiere,
han sido las «suites», que combinan las aplicaciones más populares en un solo
paquete, lo que representa un gran campo de batalla de tres de los principales
gigantes de la Informática. El programa más significativo de las «suites», el
procesador de textos parece no tener límite.
Fig. 2
Las aplicaciones de este tipo hasta ahora suelen venir por separado si bien se
integran en los distintos procesadores, lo cual hace entrever una posible feliz unión.
Otra de las tendencias será el empleo de nuevos lenguajes como el Java a la cabeza
en el desarrollo de los distintos
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Automatización de Oficinas
Han surgido nuevos tipos de trabajo, el acceso remoto desde una conexión telefónica
bien de la red básica o RDSI, de telefonía móvil o del tipo que sea, a las bases de
datos y aplicaciones de la empresa posibilitan el teletrabajo, de amplia implantación
en otros países y alternativa de futuro en el Perú a la hora de reducir costos y
dinamizar el mercado.
La Oficina y Su Complejidad
La oficina es un entorno de trabajo complejo, no por la dificultad técnica que puedan
requerir los trabajos en ella realizados, sino por su enorme variedad, que supone el
manejo de una gran cantidad de información con diferentes tipos de procesamientos.
Para un análisis de la oficina, y dado su carácter indefinido y falto de estructuración,
seguiremos el modelo de complejidad basado en tres niveles, propuesto por Saez
Vacas (1983).
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Automatización de Oficinas
SEMANTICA.- Intenta comprender las razones que hay detrás de las actividades que
se realizan, donde hay siempre un objetivo más amplio que la propia tarea a realizar.
Es una
perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen las
funciones. Trata de explicar el porqué de las cosas, al objeto de facilitar la
integración adecuada de todos los
componentes y herramientas individuales, facilitando al tiempo una adaptación a los
objetivos a conseguir y una capacidad de evolución importante.
Editores de textos
Los editores son programas que permiten crear archivos, texto y programas fuente.
Están pensados para facilitar la elaboración de textos y posibles modificaciones
futuras. Sus tareas fundamentales serán: editar, visualizar, borrar, insertar y
buscar/sustituir caracteres.
Editores de líneas:
Editores de pantalla:
Procesadores de textos.
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Automatización de Oficinas
Al escribir con un procesador de textos, no hay que preocuparse del final de la línea,
ni tampoco del final de la página, ya que el programa pasa automáticamente a la
línea siguiente o a la hoja siguiente cuando una esté completa. El propio procesador
delimitará el tamaño de la hoja, líneas por página. Mediante sencillos procedimientos
podemos mover, borrar, subrayar o repetir párrafos, frases y palabras dentro de un
texto. Una vez finalizada la manipulación del documento, podemos guardarlo en un
soporte magnético, imprimirlo o ambas cosas (cuando se edita o crea un texto, éste
reside en la memoria interna, luego sólo permanece temporalmente, perdiéndose al
desconectar el equipo. Para evitar la pérdida, antes debe guardarse en un soporte
magnético, si deseamos conservarlo).
Los que usan órdenes (emplean combinaciones de determinadas teclas para realizar
cada una de las opciones deseadas). Todos los procesadores de textos permiten
establecer cabeceras y pies de página, definir la anchura del documento, el número
de caracteres por línea, definir longitud de páginas, marcar márgenes y tabuladores,
mover, copiar o borrar bloques de textos, definir atributos de texto (negrita,
subrayado). También ofrecen la posibilidad de crear de forma sencilla tablas,
gráficos, dibujos e insertar incluso imágenes. Es normal la posibilidad de visualizar el
documento en pantalla en su formato definitivo, es decir tal y como va a imprimirse.
Esta muestra previa es muy interesante para comprobar su aspecto final sin
necesidad de imprimirlo; se conoce como WYSIWYNG (se obtiene lo que se ve).
Algunos Ejemplos:
Microsoft Word
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WORDSTAR
WordPerfect
Hojas de cálculo
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Automatización de Oficinas
Visicalc
Gráficos
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Automatización de Oficinas
Nos referimos con programas de gráficos tanto a los estadísticos como a los de
dibujo y diseño. En un principio podemos clasificar los distintos programas de
gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computador. Los primeros son los
que dibujan enpantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran
el resultado en pantalla. Su forma de trabajar también es distinta: los de pantalla lo
hacen agrupando puntos (pixels) y se les suele denominar "mapas de bits" o bitmap;
los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geométricas
como objetos.
Como ejemplo se tiene el software llamado Visio versión 7.0, Smart Draw, entre
otros. Cada vez existen más paquetes especializados en la generación de gráficos,
ampliando su potencia a otras actividades de las empresas: autoedición de
documentos, videoconferencias, otros. Normalmente incluyen la posibilidad de
importar/exportar datos a o desde otros programas, aunque conservando la
posibilidad de poder introducirlos con el propio programa. Sus tres tipos básicos de
representación son diagramas de barras, líneas y sectores en 2 y 3 dimensiones. Se
han incorporado otras mixtas (barras y líneas, sectores y barras, etc.) y nuevas (texto
libre, organizativas) .
Paquetes integrados
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Automatización de Oficinas
Actualmente los paquetes integrados han quedado obsoletos, dado que bajo el
entorno Windows se pueden integrar fácilmente todo tipo de programas sin
necesidad de que sean del mismo creador. actualmente el único sobreviviente es
WORKS en su versión para
Windows
Programas de Gestión
Los programas llamados "de gestión", son aquellos cuya principal misión es
mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado,
volúmenes de datos relativamente grandes, para los cuales es preciso hacer uso de
almacenamiento masivo, como los discos magnéticos (u ópticos).
Estos programas hacen especial énfasis en optimizar los tiempos de acceso a disco y
el tiempo de encontrar datos mediante técnicas de indexación (árboles, tablas
"hash", búsqueda dicotómica, etc.).
Los programas de contabilidad suelen y deben incluir filtros de los datos de entrada,
así no permiten hechos como por ejemplo, la anotación de un asiento, cuyo "debe" y
cuyo "haber" no suman lo mismo. También comprueban de forma automática que los
tipos de las cuentas que se cargan/abonan, son coherentes (activo/pasivo/neto).
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Permiten generar informes impresos (listados) de igual morfología que los libros y
documentos clásicos de contabilidad (mayor, diario, otros), de forma que se puede
obtener fácil y cómodamente la documentación impresa de los datos informáticos.
Presentador Gráfico
Un programa de presentación es un paquete de software usado para mostrar
información, normalmente mediante una serie de diapositivas. Típicamente incluye
tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato, un
método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el
contenido en forma continua.
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Correo Electrónico
Correo electrónico, o en inglés e-mail, es un servicio de red que permite a los
usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes
electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos.
Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este
servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP, aunque por extensión también
puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. Por medio de
mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo
de documentos. Su eficiencia, conveniencia y bajo costo están logrando que el correo
electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales.
Navegadotes WEB
Un navegador web o explorador web (del inglés, navigator o browser) es una
aplicación software que permite al usuario recuperar y visualizar documentos de
hipertexto, comúnmente descritos en HTML, desde servidores web de todo el mundo
a través de Internet. Esta red de documentos es denominada World Wide Web
(WWW). Cualquier navegador actual permite mostrar o ejecutar gráficos, secuencias
de vídeo, sonido, animaciones y programas diversos además del texto y los
hipervínculos o enlaces.
Organizador personal
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INTERNET Y LA OFIMATICA
Pero sin importar cuál es la aplicación, el proceso cae en uno de dos modos: en
control remoto o en nodo remoto. Querrá control remoto, si sus usuarios
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Automatización de Oficinas
Bibliografía
1. http://mural.uv.es/roigmi/exposicion.ppt
2. http://www.aceproject.org/main/espanol/et/etg.htm
3. http://www.ucla.edu.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/docu
mentos/Automatizaci%C3%B3n%20de%20Oficinas%20y%20sistemas
%20estrategicos.htm
4. http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_automatizaci%C3%B3n_de_oficinas
5. http://es.wikipedia.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_ofim%C3%A1tica
6. http://innova.fox.presidencia.gob.mx/archivos/9/5/9/files/archivos/sip-6376.pdf
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Glosario
Backoffice:
En el ámbito del comercio electrónico es una de las palabras más repetidas, porque
se refiere a los sistemas automáticos que respaldan las acciones que acompañan a
una transacción: facturación, emisión del pedido, control de almacén, etc. Ya puede
uno tener un sitio de comercio electrónico excelente --aseguran--, que si falla el
backoffice.
Groupware:
Suite:
Intranet:
Son redes privadas de valor agregado al interior de las organizaciones utilizando las
tecnologías de INTERNET. En otras palabras, INTRANETS son sitios Web internos en
redes locales privados, con páginas virtuales internas, que permiten la distribución
de la información entre los usuarios de redes corporativas. El resultado inmediato es
conseguir una mejor y más eficiente comunicación, a todos los niveles de las
organizaciones. Las Intranets (o Intra-redes sise quiere) conectan personas a
personas, y personas a la información.
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