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2009
1 N Emeric
Excel
Área de trabajo y navegación en Excel
Excel se utiliza para trabajar con datos numéricos en forma de tabla. En Excel se pueden preparar informes, registros
electrónicos, gráficas. Algo importante luego que entra los datos si necesita realizar un cambio en un dato, se vuelven a
calcular los resultados.
Hoja de Trabajo
Barra de fórmula
Celda Columna
Fila
Hoja de cálculo
Una celda es la intersección de una columna y una fila. Nos referimos a la celda por la columna y la fila. Por ejemplo la
celda que está seleccionada en la figura anterior nos referimos como la celda A1.
2 N Emeric
Manipulación de Columnas y Filas en Excel.
Cambiar el tamaño de una Columna
Forma 1
Agrandar el tamaño de la columna
Coloque el cursor, entre la división de las columnas, en este ejemplo entre la columna B y C. Oprima el mouse y
muévalo hacia la derecha hasta obtener el número 25(180 pixels). Observe como aparece un cuadro con el tamaño de
la columna. Luego si necesita cambiarlo puede hacerlo.
Forma 2
Seleccione la columna que desea agrandar o achicar
En la solapa Home seleccione Format y seleccione Column Width
Escriba el 25
3 N Emeric
Procedimiento para realizar una copia de una celda a otras celdas consecutivas.
Haga clic en la celda donde está la fórmula
Coloque el cursor en la esquina inferior derecha, vea figura, oprima el mouse arrastre hasta donde desee realizar la
copia.
Procedimiento para:
Añadir una columna
Seleccione la columna luego de la que desea añadir
Oprima el lado derecho del mouse y seleccione Insert
Borrar
Borrar contenido de una o varias celdas
Seleccione las celdas que desea borrar
Oprima la tecla Delete
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Procedimiento para centralizar un título entre varias celdas
Sombree las celdas entre las cuales desea centralizar el título.
Asuma que desea centralizar entre las celdas A1 a E1.
Si desea cambiar el tipo de línea también puede pintar bordes a través del
botón Bordes, marcando More Borders, es la última opción a seleccionar.
5 N Emeric
Sale la siguiente caja de diálogo. En ésta puede seleccionar diferentes tipos, colores de bordes. Además puede pintar
las celdas. V
Asuma que selecciona de la celda A2 a E7. Selecciona en Line Style, líneas entrecortadas, color azul oscuro y desea líneas
verticales. Observe figura.
6 N Emeric
Pintar las celdas
Selecciona las celdas que desea pintar y selecciona el color en Fill Color en la solapa Home.
Si se fija además de Sum, tiene la funciones: Average ( obtener un promedio), Count( Contar ), Max y Min ( devuelve el
número máximo en el área especificada.
7 N Emeric
Margins- Cuando marca Show Margins observe las líneas marcando los márgenes. Para cambiar los márgenes los puede
mover , de manera similar que agranda y achica las columnas en Excel.
Page Setup –En la solapa Page de Page Setup puede cambiar la orientación del papel entre Portrait y Landscape. Al
marcar la opción Fit to 1 page puede acomodar todo el contenido que salga en una página. En la solapa Margins puede
cambiar los márgenes y centralizar el trabajo Vertical y/o horizontalmente.
En la solapa Header/ Footer puede añadir header y footer a su documento. Debe seleccionar Custom Header o Footer
para añadir un contenido diferente a los que se encuentran en la flecha bajo Header. En la Solapa Sheet puede
seleccionar si desea que salgan los nombres de las columnas y las filas al imprimir la hoja, calidad de la impresión entre
otras.
8 N Emeric
Print – Se utiliza para imprimir el documento.
Zoom – Permite ver el documento más grande, como si fuera con una lupa.
Ejercicio 1
Asuma que el siguiente es el inventario de libros de una tienda de productos naturales.
Copie la siguiente información.
Cambie el tamaño de la columna A. El tamaño de la columna A es 42 (299 pixels).
Centralice el contenido de las columnas B a D. Es igual que en Word. En la
solapa Home selecciona Center.
Ejercicio 2
Escriba el contenido de la hoja de trabajo.
Dibuje las líneas.
Pinte las celdas.
Centralice título
Centralice celdas C,D,E,F,G
Calcule el promedio por estudiante, utilizando la función Average en las celdas G1 a G8.
Calcule el promedio por notas en las celdas C13 a G13.
Calcule la nota máxima en las celdas C14 a G14.
Calcule la nota mínima en las celdas C15 a G15.
Guárdelo.
Debe quedar como la siguiente figura.
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Procedimiento para disminuir los lugares decimales
Seleccione las celdas a disminuir los lugares decimales.
Seleccione Decrease Decimal. Vea figura.
Solapa Design – le permite cambiar tipo de grafica, formato de la gráfica, Color de la gráfica y mover la grafica a
una hoja de trabajo nueva.
Solapa Layout – le permite añadir figuras, archivos de imágenes, título a la gráfica, títulos en los ejes de
horizontal & vertical, etiquetas a los datos, manejar la leyenda y tabla con los datos.
11 N Emeric
Solapa Format – le permite modificar el área donde se encuentra la gráfica.
Eliminar la leyenda
En la solapa Layout, seleccione la flecha en Legend y seleccione None Turn Off Leyend. Observe las otras
opciones disponibles.
12 N Emeric
Cambiar el color de las barras
Haga clic en una barra
Haga clic en lado derecho del mouse y seleccione Format Data Series
En la caja de diálogo que sale, seleccione Fill y Vary Colors By Point y Close
Cambie el color de la gráfica si no aprecie el cambio de colores a Style 2 en la solapa Design.
La gráfica debe quedar como en la figura adyacente.
Otra manera:
Usted también puede en la caja de diálogo Format Data Point,
puede seleccionar Fill y seleccionar los colores que desea:
Procedimiento
Seleccione una sola barra de la gráfica (haga clic en una barra
y se marcan todas, vuelva a hacer clic y se marca una sola)
Oprima el lado derecho del mouse y seleccione Format Data
Point.
En la caja de diálogo Format Data Point seleccione Fill.
Tiene varias opciones:
Solid Fill – la barra de un color sólido, seleciona el
color en Color.
Gradient – la barra con un color o dos colores con
diferentes tonalidades.
Picture or texture fill – Puede añadir una textura de
las que contiene Excel. Ejemplo gotas de agua, papel
de bolsa o una imagen de clipArt o de un archivo.
El procedimiento de esta manera tiene que realizarlo barra por barra.
Si observa en el borde derecho de la caja de diálogo Format data Point, puede observar que puede cambiar el
borde de la barra, el estilo, añadirle sombras y formato 3-D.
Guarde el registro
13 N Emeric
Formato a los números
Abra la hoja de trabajo que guardó con el nombre de
Librería Natural.
Seleccione las celdas E3 a E7
Formato Coma
Seleccione la ,(coma) en la solapa Home. Observe que se añadieron dos lugares y se alineó a la derecha.
Formato Accounting
Marque la celda E8, seleccione el signo de $ (Accounting Style)
Observe que se añadieron dos lugares y se alineó a la derecha.
El signo de dólar queda separado de los números.
Formato Number
Seleccione las celdas D3 a D7.
Seleccione formato Number en la solapa Home, vea figura adyacente. Observe los
formatos. El formato Number no cambia el alineamiento de los números.
Formato Currency
Seleccione la celda E8
Seleccione formato Currencyr en la solapa Home, vea figura adyacente. Observe los
formatos. El formato Curency no cambia el alineamiento de los números. Observe como
recuperó el alineamiento anterior.
Observe los otros formatos de números.
Lugares decimales
Si desea Currency pero sin lugares decimales puede seleccionar el botón Decrease Decimal
en la solapa Home.
14 N Emeric
Absolute Addressing
Hasta este momento los ejemplos observados utilizaban relative addressing. La fórmula se ajusta de acuerdo a
la celda que se copie. Cuando se utiliza absolute addressing la formula no se ajusta.
Copie lo siguiente.
En la celda D4se multiplica las horas trabajadas por el pago por hora, en la celda
D4 escribe = B4 * C4
Copie el contenido a las celdas D5 a D7. Oprima la tecla control y la tecla arriba
de tab para ver las fórmulas. Para volver a su estado anterior, vuelva a oprimir
la tecla control y la tecla arriba de tab.
Si observa las fórmulas puede ver como varían las celdas para ajustar a cada
caso.
Asuma que a todos los empleados le quitan de contribuciones un 10% del sueldo
bruto. La fórmula será: =D4 * .10
Copie la fórmula a las celdas adyacentes.
El sueldo bruto se debe multiplicar por el seguro social para determinar el descuento. Como el seguro social
varía la cantidad por la que se va a multiplicar puede variar, por eso lo pone aparte. Al utilizar .065 que se
encuentra en la celda J1 no desea que se ajuste la formula según sea el caso, en este caso utiliza absolute
addressing.
En la celda F4 escriba = D4 * $J$1, los signos de dólar antes de la columna y la fila evita que ajuste la
formula respecto a J1. Observe la figura con copia relativa y absoluta para que observe la diferencia.
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En la celda G4 calcule el sueldo Neto. El sueldo neto = Sueldo Bruto – Contribuciones – seguro social. Escriba
la fórmula. Guarde la hoja de trabajo con el nombre Nomina.
Repita el proceso Sort para colocar en orden alfabético por nombre de empleado.
Formato de la tabla
Sombree la tabla
En la solapa Home, seleccione Format as Table
Seleccione Diseño deseado
Sombree la tabla y en la solapa Format, quite la marca de cotejo a Header Row, si fuera necesario.
Añadir clipart
Seleccione clipart en la solapa Insert
Escriba Grades en search for para seleccionar el clipart
Seleccione el clipart deseado
Acomode el cliparten la primera fila
Agrande la primera fila para acomodar el clipart.
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Formato Condicional
El formato se aplica a un grupo de celdas, el formato es color de celday/ o de la letra y/o del borde. SI se
cumple la condición se le aplica el formato especificado.
Abra el registro que preparó anteriormente. Asuma que desea que pinte la celda de los estudiantes que
tienen un promedio menor de 75.
Seleccione las celdas G4 a G11.
Siga la ruta Conditional Formatting -> Hightlight Cells Rules -> Less Than…en la solapa Home
Observe como quedó. El 75 lo marcó ya que el número esta redondeado a 75, el valor original es 74.8.
Cambie la primera nota de Marcos Luna a 88. Observe que ya no está sombreada, debido a que no cumple
con la condición.
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Asuma que en registro anterior desea determinar de acuerdo a las notas si pasó o no pasó. La nota mínima
para pasar es 70. En la celda H4 escriba: =IF(G4>=70,"Paso","No Pasó")
Copie la formula a las celdas H5 a H11.
Cambie la nota de la celda C4 a 0. Observe como cambió el contenido de la celda H4,
Ejercicio
Asuma que desea determinar de acuerdo a las notas si pasó o no pasó. La nota mínima para pasar es 1.0.
Escriba lo que se encuentra en la figura.
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Crear plantilla
Primero que nada que es una plantilla. Una plantilla es un documento que se va usar varias veces el formato básico y lo
que cambia es el contenido. Por ejemplo el presupuesto mensual. Vamos a ver la siguiente plantilla en Excel de un
presupuesto mensual.
En los lugares donde van números que no son cálculos, escriba el número 1. El número 1 se conoce como un dato falso.
Donde va el cálculo se escribe la formula en este caso, en la celda al lado de total escriba =SUM(B2:B9).
Presupuesto Mensual
Celular 1
Casa 1
Luz 1
Agua 1
Carro 1
Gasolina 1
Diversiones 1
Miscelaneas 1
Total =SUM(B2:B9)
Ahora guárdelo como plantilla
Procedimiento
En el botón Office seleccione Save As. Cuando sale la caja de diálogo Save As realice lo siguiente:
Procedimiento:
Entre a Excel
Seleccione el botón Office y New
En la caja de diálogo que sale seleccione My Templates.
Seleccione plantilla deseada
Haga clic en OK.
Llene la información deseada donde están los 1, las fórmulas se calculan automáticamente.
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