Metodologia de

Levantamento, Análise,
Desenvolvimento e
Implementação de
Métodos
Administrativos

Universidade Salgado de Oliveira

Vanessa Silva
Análise de Sistemas - 5º período
 Introdução

As fases de um projeto devem ser claras o suficiente para atingirem um

resultado esperado. Essa divisão consiste em:

• Primeira fase: Seleção e reconhecimento do sistema;

• Segunda fase: Estudo da viabilidade e de alternativas;
• Terceira fase: Levantamento e Análise da situação atual;
• Quarta fase: Delineamento e Estruturação do novo sistema;
• Quinta fase: Detalhamento do novo sistema;
• Sexta fase: Treinamento, teste e implementação do novo sistema;
• Sétima fase: Acompanhamento, avaliação e atualização do sistema
 1.Seleção e reconhecimento do sistema

O analista identifica o sistema a ser usado, as suas unidades

organizacionais que estão ligadas aos projetos e pode-se ter uma idéia da
complexidade de tal sistema.

Para selecionar um software que melhor atenderá as expectativas da

empresa é necessário seguir alguns critérios como:
 O desenvolvimento e implementação;
 Expectativa de retorno;
 Viabilidade técnica, financeira e econômica;
 Capacidade técnica da área de sistemas, organização e métodos para
desenvolver e implementar o sistema;
 Necessidade de integração com outros sistemas;
 1.Seleção e reconhecimento do sistema

Quando selecionamos um software devemos levar em consideração

algumas deficiências, como:

• Estrutura organizacional inadequada, possuindo um mal planejamento de

formulários ou duplicidade e ainda, manuais desatualizados e
inadequados.

Essas deficiências podem ser geradas pelo ambiente desmotivado e

inadequado.

O produto final dessa primeira fase é o plano diretor, onde tem como
objetivo a coordenação do desenvolvimento, aplicação da carga de
trabalho dos sistemas administrativos e afins.
 2. Estudo da viabilidade e das alternativas

O objetivo é elaborar um relatório que contenha os custos e benefícios

dos possíveis meios de elaboração do sistema.
As atividades que compõem a viabilidade são:
 Características do sistema com suas principais saídas, incluindo seu
tempo de resposta;
 Analise do organograma e da determinação do tipo de dados e a
estimativa da quantidade;
 Alternativas para atender solicitações dos usuários e a documentação
para o usuário e para t.i. e etc.;
 Objetivos da empresa têm que se igualar com as exigências do sistema.
 O relatório do estudo da viabilidade e a análise custo x benefícios. Como
em várias empresas cada analista avalia o sistema sem nenhuma
padronização;
 O retorno de investimento são os aspectos básicos de custo/benefícios.
 2. Estudo da viabilidade e das alternativas

2.1 Analise de custos:

A considerar:
 Funcionário envolvido no sistema;
 Custo com equipamentos e outros como, espaço físico, energia elétrica,
formulações, materiais e etc.;
 Tem que sempre ter em mente a questão do tempo, de prazos.
 2. Estudo da viabilidade e das alternativas

2.2 Analise de benefícios:

• Economia direta, representadas pelos custos eliminados não reduzidos,

não sendo significativos comparando a construção de um novo sistema;
• Benefícios mensuráveis, como a maior deficiência no processo de
cobrança;
• Benefícios tangíveis, tais como maior facilidade no processo de decisão,
ou melhor, sistema de informação.
 2. Estudo da viabilidade e das alternativas

2.2 Analise retorno do investimento :

Verificação se o custo x benefícios está de acordo com a empresa.

Para auxiliar na identificação podem-se considerar estas dicas:

 Levar em consideração o nível de entendimento dos leitores, usando
termos e palavras entendíveis, evitando partes que ninguém lê;
 Não criticar os sistemas existentes, bem como as pessoas envolvidas no
projeto, não expondo assim os pontos fracos do novo sistema.

Nesta fase o analista de OEM terá os objetivos, a análise, o fluxograma, a

documentação básica e seu tratamento e a análise de custos, benefícios e
do retorno esperado.
3. Levantamento e análise da situação atual

A metodologia para ser usada nessa fase inclui de entrevistas com os

usuários, análises das políticas e diretrizes, análise de interação do sistema
considerado, análise da documentação e arquivamento da mesma.
 3. Levantamento e análise da situação atual

3.1 Análise de levantamento

As mais comuns são:

 Observação pessoal;

 Questionários e entrevistas.
 3. Levantamento e análise da situação atual
3.1 Análise de levantamento

3.1.1. Observação pessoal

3.1.2. Questionário

• Forma de formulário;

Vantagem:
• Fácil aplicação em um número maior de pessoas, tendo também uma
maior formalidade e as pessoas que irão responder estarão sob menor
pressão.
• Um bom questionário deve ser construído a partir da reflexão manifestada
pela análise, comparação, diferenciação, síntese e julgamento.
• Um pré-teste do questionário torna-se mais adequado quando o
levantamento de dados e informações é necessário para a construção do
questionário.
 3. Levantamento e análise da situação atual
3.1 Análise de levantamento

3.1.1. Observação pessoal

3.1.3. Entrevistas

• Levantamento de informações para serem refletidas.

• As pessoas são conduzidas a darem informações sobre um determinado
assunto, situação ou problema, sendo que a característica básica da
entrevista é o questionário.

Vantagens das entrevistas:

• Podem-se alterar as perguntas para obter mais informações, alterar o
cursos das perguntas e a ordem seqüencial assim pode-se eliminar
respostas anteriormente programadas.
• Podem – se incluir perguntas que não estavam no planejamento, em
decorrência do andar da entrevista e também, pode-se completar
perguntas para se ter informações adicionais.
 3. Levantamento e análise da situação atual
3.1 Análise de levantamento

3.1.1. Observação pessoal

3.1.3. Entrevistas

Desvantagens das entrevistas

Em relação ao questionário e observação pessoal:

 Alcançam um universo menor que o questionário, sendo que os
entrevistados podem não receber tratamento uniforme, ocorrendo
desvio de curso do que foi planejado;
 Demanda mais tempo e motivação do entrevistado;
 Caso o entrevistador não esteja qualificado, isso pode alterar nos
resultados;
 O entrevistador pode mudar a ordem de determinados fatores podendo
confundir o entrevistado;
 3. Levantamento e análise da situação atual
3.1 Análise de levantamento

3.1.1. Observação pessoal

3.1.3. Entrevistas

Desvantagens das entrevistas ² :

 O entrevistador pode esquecer ou eliminar quesitos importantes;

 O entrevistador pode perder tempo com conversas não direcionadas aos
assuntos ou ser objetivo demais e fazer o colaborador perder o
interesse;
 Técnica que consome tempo e recursos para sua realização.
 Acontece também que os entrevistados pensam em responder as
perguntas, com respostas que o entrevistador quer ouvir, não
fornecendo assim informações verdadeiras. A importância aplicada em
cada pergunta pode ser diferente entre entrevistador e o entrevistado.
 3. Levantamento e análise da situação atual
3.1 Análise de levantamento

3.1.1. Observação pessoal

3.1.3. Entrevistas

Planejamento da entrevista:

Para evitar perda de tempo e recursos, os aspectos têm que estarem bem
planejados. Assim há:

 Fixação dos objetivos da entrevista, onde devem estar bem definidos. O

entrevistado pode saber dos objetivos da entrevista como também pode não
saber;

 Planejamento do local da entrevista: Existem fatores que pode influenciar

nos resultados como: agradabilidade, nível de descontração, isolamento de
terceiros e local adequado;


 3. Levantamento e análise da situação atual
3.1 Análise de levantamento

3.1.1. Observação pessoal

3.1.3. Entrevistas

Planejamento da entrevista ²:

 Planejamento da forma da entrevista: Conteúdo que é colocado na

entrevista, que tem que estar adequado ao nível intelectual, formação e
experiência do entrevistado;

• Planejamento dos números de quesitos e duração da entrevista: Devem

ser dimensionados de modo a atender as necessidades de informações
sem deixar o entrevistado desmotivado;

 Planejamento do ritmo da entrevista: As perguntas devem ser

planejadas para evitar que haja um cansaço por ambas as partes;

 Não fazer perguntas que dêem margem dupla a interpretações;

 3. Levantamento e análise da situação atual
3.1 Análise de levantamento

3.1.1. Observação pessoal

3.1.3. Entrevistas

Planejamento da entrevista ³:

 Planejamento da desinibição do entrevistado: O entrevistador deverá

manter um clima favorável à descontração e ao diálogo;

 Planejamento da motivação: Corresponde à motivação do entrevistado

para responder os quesitos, sendo que para isso acontecer é necessário
que as entrevistas sejam claras, precisas, objetivas e explicativas.

 Planejamento do roteiro: Flexível a ponto de deixar o entrevistador a

descobrir informações impossíveis de serem conseguidas. O grau de
flexibilidade deve permitir a alteração da ordem seqüencial das
perguntas;
 3. Levantamento e análise da situação atual
3.1 Análise de levantamento

3.1.1. Observação pessoal

3.1.3. Entrevistas

Planejamento da entrevista ³:

 Planejamento da seleção dos entrevistados: O número de entrevistados tem

que ser observado, pois a partir dele será calculado o tempo gasto, o custo e
o alcance dos objetivos;

 Planejamento do início da entrevista: Momento crítico onde irá determinar o

relacionamento entrevistado e entrevistador durante toda a entrevista. De
imediato tem que se criar um clima favorável.

 Planejamento dos horários da entrevista: Dependem da circunstancias sendo

que é necessário que atenda tanto o entrevistado quando o entrevistador,
assim é necessário levar em conta o status, o nível hierárquico, o prestígio,
o poder etc. sendo que depois de fixado tem que ser respeitado por ambas as
partes.
 3. Levantamento e análise da situação atual
3.1 Análise de levantamento

3.1.1. Observação pessoal

3.1.3. Entrevistas

Avaliar os resultados das entrevistas é necessário:

 Experiência, facilidade de expressão, agradável de lidar, simpático,

calmo e capacidade de formular ou excluir quesitos técnicas, para uma
melhor informação;

 Manipulação das fichas e formulando, anotando todas as informações

fornecidas sem que o entrevistado perceba;

 Possuir a capacidade de descontrair, acalmar, desinibir, relaxar o

entrevistado;
 3. Levantamento e análise da situação atual
3.1 Análise de levantamento

3.1.1. Observação pessoal

3.1.3. Entrevistas

Avaliar os resultados das entrevistas é necessário ²:

 Identificar quando as respostas são dadas com segurança, ou até

inseguras, falsas, mascaradas e programadas;

 Capacidade de conduzir a entrevista visando os objetivos, sem torná-la

cansativa, monótona, maçante, chata.

 Capacidade para motivar o entrevistado;

 Facilidade com a familiarização das perguntas e instruções;

 3. Levantamento e análise da situação atual

3.2. Síntese da locação de deficiências de um sistema

Quando há algumas deficiências o analista deve:

 Considerar se deve eliminar as deficiências ou adaptar o sistema a

novas condições;

 Identificar se o local das alterações deve ser feito nas entradas, no

processamento, na saída ou na retroalimetação;

 Identificar o objeto da mudança podendo ser uma estratégia

empresarial ou funcional, uma política empresarial ou funcional,
uma estrutura de organização, ou recursos humanos, ou
procedimentos (métodos) ou a programação (prazos, volumes,
distribuição da carga, etc.).
 3. Levantamento e análise da situação atual

3.2. Síntese da locação de deficiências de um sistema

Talvez não haja condições psicosociais para sua implementação

imediata, então se pode dividir em projetos modulares e planejar a
implementação dessas partes.
 3. Levantamento e análise da situação atual

3.2. Síntese da locação de deficiências de um sistema

• Em um 1º momento: Sintomas observados por meio da realidade;

• Em um 2º momento: Diagnóstico da situação;
• Em um 3º momento: Identificação das causas que geram os problemas;
• Em um 4º momento: Diagnóstico do que acontecerá senão houver
mudança nenhuma;
• Em um 5º momento: Prescrição do que deve ser feito para intervir;
• Em um 6º momento: Planejamento da intervenção;
• Em um 7º momento: Tratamento das resistências, medição de um balanço
do lucro x perdas em termos que o sistema proporciona ao usuário;
• Em um 8º momento: Implantação da intervenção;
• Em um 9º momento: Avaliação da intervenção.
 3. Levantamento e análise da situação atual

3.2. Síntese da locação de deficiências de um sistema

• No fim da 9ª fase o analista deve dispor de políticas e diretrizes,

organogramas gerais e parciais, fluxogramas detalhados, documentos
formulados e aprovação pelos usuários para o início e estruturação do
novo sistema.
4. Delineamento e estruturação do novo sistema

As atividades básicas dessa fase são:

 Determinar os objetivos do sistema atual, estudando o sistema a fim de

constatar até que ponto corresponde aos objetivos, analisando assim as
necessidades dos usuários e da empresa;

 Analisar as restrições impostas pelo usuário, definindo a responsabilidade

deles em relação à entrada e as saídas de dados destinados a outros
sistemas, examinando também a interação com esses outros sistemas;

 Detalhar aos usuários, volume e tempo de resposta de dados e

informações;

• Planejar as fases do projeto do novo sistema e sua implementação,

elaborando um relatório para o usuário e para a área de OEM
4. Delineamento e estruturação do novo sistema

Quando se identifica as entradas, saídas e processamento do sistema pode-se

elaborar um importante documento chamado definição do sistema, que
poderá incluir a definição dos objetivos e das restrições impostas pelo
sistema, o seu funcionamento e o fluxo geral das informações,
especificação dos dados de entradas e dos meios de obtenção,
identificação do conteúdo de arquivos e dos métodos para
sua atualização, definindo-se responsabilidades e definindo os limites
de tempo.
4. Delineamento e estruturação do novo sistema

Para facilitar o trabalho pode seguir metodologias de trabalho como:

 Delinear o fluxo geral do sistema, estabelecendo os procedimentos e o

fluxo de informações;

 Propor aos usuários as políticas e as diretrizes básicas, bem como a

organização para cumprir os objetivos do sistema;

 Desenvolver um fluxograma geral e definitivo do sistema procedimentos

básicos de cara área;

 Aprovação da proposta considerando custo x benefícios.

 4. Delineamento e estruturação do novo sistema

4.1. Algumas considerações complementares

sobre os objetivos do sistema

Para se tornar eficaz e eficiente o sistema tem que atingir seus objetivos e
desempenhar funções dentro de padrões estabelecidos. Para se conseguir a
eficiência e eficácia é necessário:

 Simplicidade: Maneira mais simples possível;

 Economicidade: Forma mais econômica para alcançar seus objetivos;

 Flexibilidade: Estrutura organizacional para adaptarem-se as mudanças

que poderão ocorrer;

 Produtividade: Apresenta acréscimos de produtividade durante a

consecução dos objetivos, que pode ser expressa na relação entre
output/input;
 4. Delineamento e estruturação do novo sistema

4.1. Algumas considerações complementares

sobre os objetivos do sistema

• Aceitabilidade: À medida que é aceito pela totalidade dos membros que

fazem parte, pois se cria condições favoráveis de trabalho;

• Racionalidade: À medida que todos os meios (estrutura, acervo físico,

recursos humanos, procedimentos, etc.) são coerentes e indispensáveis ao
alcance
 5. Detalhamento do novo sistema

As principais atividades desenvolvidas nessa área são:

 Complementação dos fluxogramas gerais e parciais;

 Identificação do volume de dados e informações tratadas pelo sistema;
 Desenho dos formulários;
 Definição da necessidade de relatórios, volumes, avaliação, auditoria;
 Dispositivos de arquivamento a utilizar;
 Estimativa do custo operacional do novo sistema;
 Elaboração de um plano detalhado para implementação do novo sistema.
 5. Detalhamento do novo sistema

5.1. Algumas técnicas auxiliares

Para fazer um detalhamento do sistema é necessário que utilize algumas

técnicas e fontes de informação tais como:

 Análise de outros sistemas utilizados em situações semelhantes;

 Uso de tabelas de decisão, técnicas, estatísticas, simulação, etc.

 Utilização de sessão brainstorming (tempestade mental);

 5. Detalhamento do novo sistema

5.1. Algumas técnicas auxiliares

O analista poderá seguir uma metodologia de trabalho como:

 Analisar as informações gerenciais e operacionais aprovadas;

 Preparar o fluxo de todos os procedimentos para obter informações

necessárias;

 Preparar desenhos finais dos relatórios e formulários;

 O analista deverá dispor de políticas e diretrizes, fluxogramas gerais e

parciais, modelos, formulários e relatórios do sistema.
6. Treinamento, teste e implementação do novo
sistema

O objetivo desta fase é o treinamento dos usuários do novo sistema e a

posterior implementação. Aspectos básicos dessa fase:

1. Treinamento dos usuários

Desenvolvido juntamente com o usuário desde os primeiros passos de

trabalho. Assim haverá possibilidade do usuário adquirir maior confiança
no sistema.
6. Treinamento, teste e implementação do novo
sistema

2. Teste do novo sistema

O analista pode escolher entre testar o novo sistema antes de implementá-lo,

ou convertê-lo diretamente sem teste especiais, ou ainda trabalhar em
paralelo com o novo e o velho sistema durante um período, sendo que a
escolha da melhor alternativa depende exclusivamente da situação
específica de cada sistema.
6. Treinamento, teste e implementação do novo
sistema

3. Implementação do novo sistema

É nesta fase que muitos sistemas bem planejados falham, deixando de entrar
em funcionamento ou são implementados sem o adequado controle. Nesta
fase alguns aspectos devem ser obedecidos como:

• Utilização adequada e sistemática da técnica formal de planejamento;

• Estabelecimento de objetivos e resultados por cada pessoa envolvida;

• Assegurar realização de todas as fases do trabalho de acordo com os

padrões estabelecidos.
6. Treinamento, teste e implementação do novo
sistema

3. Implementação do novo sistema ²

Quando o sistema estiver sem erros e com os usuários familiarizados, este

deve entrar em operação. Para isso aplica alguns testes completos e
adequados como:

 Teste de cada módulo separadamente, utilizando dados reais além dos

dados de testes;

 Executar um processamento em paralelo antes do processamento

definitivo;

 Fazer com que a pessoa que o utilizará (usuário) teste o sistema;

6. Treinamento, teste e implementação do novo
sistema

3. Implementação do novo sistema ³

• Incluir dados completamente ilógicos e errôneos para verificar se o

sistema os rejeitará;

• Os auditores da empresa também testar o sistema.

Durante os primeiros momentos com o software rodando é necessário um

apoio do analista, pois caso o sistema apresente algum tipo de erro é
necessário um suporte tanto técnico quando psicológico, pois os usuários
podem estar inseguros.
6. Treinamento, teste e implementação do novo
sistema

3. Implementação do novo sistema

No fim desta fase o analista deverá dispor de:

 Manual completo do sistema;

 Treinamento dos usuários;

 Novo sistema implementado.

 7. Acompanhamento, avaliação e atualização

• O trabalho do analista não acaba quando o sistema esta rodando sem erros.

• O analista deve comparar os resultados alcançados com os anteriormente

previstos e as variações significativas devem ser investigadas.

Pode-se adotar a seguinte metodologia:

a. Acompanhamento do funcionamento do sistema, o analista deverá:

• Fixar pontos de controle, especificando os critérios de para avaliar a
freqüências dos pontos considerados;
• Entrevistar os usuários e investigar quais problemas ou melhorias o
sistema está trazendo;
• Efetuar ajustes se necessário.
 7. Acompanhamento, avaliação e atualização

b. Quanto à avaliação:

• Preparar um programa de trabalho para auditoria;

• Anotar os problemas e/ou sugestões;
• Documentar pontos e aspectos analisados;
• Preparar um relatório sobre a auditoria e as soluções recomendadas.

• No fim desta fase, deverá ter um programa de acompanhamento para

especificação do controle a ser realizado e os registros de ajustes
efetuados e as modificações necessárias ou convenientes.
 7. Acompanhamento, avaliação e atualização

Finalizando, existem duas formas de apropriar o custo do desenvolvimento de

um novo sistema:

• Lançado na unidade organizacional usuária principal;

• Rateado entre as unidades usuárias, neste caso é necessário lançar o custo
estimado, sendo que o excedente lançado na área de sistemas organização
e métodos.
 7. Acompanhamento, avaliação e atualização

7.1 Participação do pessoal envolvido

Durante todo o processo é necessário usuários e analistas trabalharem

juntos, para que haja uma perfeita sintonia e colaboração entre eles.
A responsabilidade vai se transferindo à medida que o sistema vai se
desenvolvendo.
O usuário tem uma participação pequena nas primeiras fases do processo
que gradualmente vai aumentando. Na etapa de desenvolvimento, onde
abordam a parte técnica, a participação é total dos analistas, mas a partir
dessa etapa os usuários voltam a tomar parte ativa no processo.
Obrigada a todos.

Vanessa

Fim