‫حلول متخصصة فً مجاالت متنوعة‬

‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫الحقوق محفوظة لـ‪ :‬يمن سوفت المحدودة لألنظمة واالستشارات‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬

‫ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ نـظـــــام األرشفة‬

‫اإللكترونٌة‬
‫أهم وظائف نظام األرشفة االلكترونٌة‪:‬‬
‫تصمٌم الحقول وأنواع الوثائق وأنواع مختلفة للهٌكلة والتقسٌم وتصممٌم الحقمول االفتراةمٌة‬ ‫‪‬‬
‫وهٌكلة الشجرة مع عمل توصٌف كامل لألجزاء‪.‬‬
‫فهرسة وتخزٌن الوثائق فً المخزن الدائم للنظام بالطرق المتعددة للتخزٌن واسمترجاعها فمً‬ ‫‪‬‬
‫أي وقت ومن أي مكان على شبكة العمل وبالطرق المتعددة للقراءة‬
‫إدارة جمٌع عملٌات الوثائق والسجالت والمستخدمٌن والمجموعات والصالحٌات مع مراقبمة‬ ‫‪‬‬
‫آلٌة دقٌقة لعمل كل المستخدمٌن من قبل مدٌر النظام‪.‬‬
‫إصدار تقارٌر تلخٌصٌة وتفصٌلٌة لوثائق المنشأة ومحتوٌاتها وتقسٌماتها وبٌاناتها المختلفة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الواجهة‬
‫الرئٌسٌة‬
‫‪‬‬ ‫للنظام‬
‫شــاشــة‬
‫الـدخـول إلى‬
‫النظــــــــام‬

‫من فوائد نظام األرشفة االلكترونٌة‪:‬‬

‫عممممل مخمممزن دائمممم للوثمممائق محفممموظ ممممن الةمممٌاع وقلٌمممل الحجمممم وسمممهل التنقمممل لحفظمممو أو‬ ‫‪1‬‬
‫استخدامو‪.‬‬
‫مرونة النظام فً تصمٌم تقسٌماتو وحقولو حسب طبٌعة الوثائق وطبٌعة نشاط المنشأة‪.‬‬ ‫‪2‬‬
‫الوصول السهل والسرٌع جدا إلى الوثٌقة إلكترونٌا خالل فترة حٌاتها‪.‬‬ ‫‪3‬‬
‫أرشفة الوثائق مركزٌا بحٌث ٌتم استعراض أي وثٌقة (خاصة بفمرع معمٌن فمً أي مدٌنمة أو‬ ‫‪4‬‬
‫دولة) من أي مكان من فروع الشركة‪.‬‬
‫إحكام الرقابة على وثائق الشركة بحفظها وتحدٌد صالحٌات استخدامها‪.‬‬ ‫‪5‬‬
‫تراسل الوثائق المسموح بتداولها بٌن المستخدمٌن آلٌا بواسطة النظام‪.‬‬ ‫‪6‬‬
‫ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫صفحة ‪ 1‬من ‪( 4‬معلومات أولية عن نظام األرشفة اإللكترونية)‬
 ‫حلول متخصصة فً مجاالت متنوعة‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫الحقوق محفوظة لـ‪ :‬يمن سوفت المحدودة لألنظمة واالستشارات‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬

‫ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ نـظـــــام األرشفة‬

‫اإللكترونٌة‬
‫من شاشات نظام األرشفة االلكترونٌة‪:‬‬

‫(شاشة نموذج سجل البٌانات)‬

‫عممرض السممجل أال متنمماهً مممن البٌانممات المرتبطممة بكممل فممرع مممن فممروع شممجرة التخممزٌن والمقسممم إلممى‬
‫مجموعات من البٌانات التً ٌحددها النظام أو ٌصممها المستخدم (مدٌر النظام فً الشركة المستخدمة)‬

‫(شاشة العرض (‪)1‬‬

‫من شجـرة التخــزٌن)‬

‫‪ ‬إنشممماء وتحرٌمممر و عمممرض وطباعمممة هٌكلٌمممة وبنٌمممة‬

‫التخممزٌن فممً النظممام واجهممة التصممفي الٌممدوي لألرشممٌف‬
‫اإللكترونممً المقسممم والمنشممأ حسممب رابممة المسممتخدم أو‬
‫حسب تصممٌم كمل شمركة تسمتخدم النظمام‪,‬وتمكمن الشاشمة‬
‫أٌةا من تخزٌن واستعادة وثائق النظام‪.‬‬
‫‪ ‬صممورة الوثٌقممة عنممد استعراةممها مممن النظممام وٌمكممن‬
‫طباعتها أو إرسالها‪.‬‬

‫ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫صفحة ‪ 2‬من ‪( 4‬معلومات أولية عن نظام األرشفة اإللكترونية)‬
 ‫حلول متخصصة فً مجاالت متنوعة‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫الحقوق محفوظة لـ‪ :‬يمن سوفت المحدودة لألنظمة واالستشارات‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬

‫ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ نـظـــــام األرشفة‬

‫اإللكترونٌة‬
‫أهم تقارٌر نظام األرشفة االلكترونٌة‪:‬‬

‫‪ ‬تقرٌر تفصٌالت شجرة التخزٌن‪..‬‬

‫ٌعرض هذا التقرٌر كل مكونات‬
‫أي فممممرع ممممممن فممممروع شمممممجرة‬
‫التخممممممزٌن بالتسمممممممٌة وتممممممارٌ‬
‫اإلنشممممماء والوصمممممف وترتٌبهممممما‬
‫حسب تارٌ اإلنشاء‪.‬‬

‫‪ ‬تقرٌر مراقبة المستخدمٌن‪..‬‬

‫لعممرض تقرٌممر بجمٌممع العملٌممات‬
‫التممممً قممممام بهمممما المسممممتخدم مممممع‬
‫عرض تارٌ العملٌمة والعنصمر‬
‫الممذي تممأثر بالعملٌممة (موقعممو فممً‬
‫شجرة التخزٌن) ونتٌجمة العملٌمة‬
‫(نجمممممماح أو فشممممممل) والترتٌممممممب‬
‫حسب الرابة‪.‬‬

‫‪ ‬تقرٌر وثائق النظام المخزنة‪..‬‬

‫همممممذا التقرٌمممممر ٌعمممممرض كاممممممل‬
‫الوثممممائق باسممممم الوثٌقممممة ورقممممم‬
‫إصدارها وتارٌ أرشفتها واسمم‬
‫المؤرشممممممف والممممممرقم الخمممممما‬
‫بتخممزٌن الوثٌقممة وعممدد صممفحات‬
‫الوثٌقمممممة ممممممع إمكانٌمممممة قمممممراءة‬
‫محتوٌمممممممممممات كمممممممممممل وثٌقمممممممممممة‬
‫باستعراةممممها أو تحدٌممممد قائمممممة‬
‫وثائق ثم طباعتها‪.‬‬

‫ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫صفحة ‪ 3‬من ‪( 4‬معلومات أولية عن نظام األرشفة اإللكترونية)‬
 ‫حلول متخصصة فً مجاالت متنوعة‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫الحقوق محفوظة لـ‪ :‬يمن سوفت المحدودة لألنظمة واالستشارات‬
‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬

‫ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ نـظـــــام األرشفة‬

‫اإللكترونٌة‬
‫األسئلة المتكــررة عن نظـام األرشفة االلكترونٌة‪:‬‬

‫س ‪ 1‬أٌن ٌتم تخزٌن الوثائق وكٌف ٌتم عمل نس احتٌاطً للبٌانات؟‬

‫‪ٌ ‬متم التخمزٌن فمً قاعمدة البٌانمات ‪( SQL SERVER‬مشمفرة) وٌمتم عممل نسم احتٌماطً لهمذ البٌانمات‬
‫بشكل آلً على فترات زمنٌة محددة من قبل مدٌر النظام حسب وةع السٌرفر فً الشركة ‪.‬‬
‫س ‪ 2‬كٌف ٌتم البحث عن الوثٌقة بعد تخزٌنها؟‬
‫‪ٌ ‬تم البحث بواسطة شاشة البحث العامة أو قوالمب البحمث أو الكلممات الدلٌلمة أو اسمتخدام مٌمزة مشمارٌع‬
‫البحمث المحفوظممة أو اسممتخدام المفةمملة حسممب صممالحٌات كممل مسمتخدم ‪ .‬وقممٌم البحممث هممً إممما بٌانممات مممن‬
‫سجل بٌانات الوثٌقة أو بٌانات من سجل بٌانات أحد الفروع اآلباء للوثٌقة فً مسمار تخزٌنهما أو ممن كلٌهمما‬
‫معا‪ٌ( ,‬مكن االكتفاء ببٌان االسم كحد أدنى)‪.‬‬
‫س ‪ 3‬ماهً فائدة الكلمات الدلٌلٌة فً النظام؟‬
‫‪ ‬الفائدة هً من أجل الربط بٌن وثائق أو بٌانات أخرى ( اٌر الوثائق ) و التً هً موجودة فمً منماطق‬
‫مختلفة من شجرة التخزٌن وبمستوٌات متعددة وبخصائ متباٌنمة بحٌمث ٌصمعب جمعهما فمً شاشمة نتٌجمة‬
‫البحث بواسطة شروط البحث – أو بشكل عام تسهٌل الوصول إلٌها عبر ربطها بشكل مشترك بكلممة دلٌلمة‬
‫ممن قمماموس الكلممات (الممذي تممم اإلةمافة إلٌممو مسمبقا مممن قبممل المسمتخدمٌن وحسممب صمالحٌاتهم) ‪ .‬بعممد هممذا‬
‫الربط ٌمكن البحث بوساطة الكلمة الدلٌلة والحصول على النتٌجة المراوبة بطرٌقة سهلة جدا‪.‬‬
‫س ‪ 4‬ماهً فائدة درجة الوصول ‪Access Level‬‬
‫‪ ‬فائدتها هً تقٌٌد درجة وصمول المسمتخدم ألي عنصمر ممن شمجرة التخمزٌن حسمب همذ الدرجمة أو رقمم‬
‫الصالحٌة والتً تحدد لكل مستخدم ولكل عنصمر ممن شمجرة التخمزٌن أٌةما ‪ .‬وحسمب قاعمدة أن المسمتخدم‬
‫ٌستطٌع الوصول للعناصر التً درجة وصولها أقل أو تساوي درجة وصولو ‪.‬‬
‫س ‪ 5‬ماهً فائدة إةافة حقول داخل النظام‬
‫‪ ‬من أجل توسٌع مرونة النظام لٌشمل كمل المجماالت فمتمكن المسمتخدم ممن تعمدٌل بنٌمة النظمام باسمتمرار‬
‫عبر التصمٌم المسمتمر للحقمول المطلوبمة ثمم التعاممل ممع همذ الحقمول والتوصمٌفات فمً كمل مراحمل عممل‬
‫الشركة من حٌث المدخالت والتعدٌالت علٌها والمخرجات‪.‬‬

‫‪ٌ ‬مكن معرفة المزٌد عن حلول يمن سوفت بزٌارة موقعها التالً‪www.yemensoft.net :‬‬

‫ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬
‫صفحة ‪ 4‬من ‪( 4‬معلومات أولية عن نظام األرشفة اإللكترونية)‬