MANUAL DE

ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
Mag. Juan Carlos Gavelán Campos
 EL M.O.F.
 Es una herramienta, requisito fundamental
de una Empresa.
 El uso del M.O.F. contribuye a solucionar
problemas porque suministra al personal
información, estudiarla y fijar limites de acción
según las directivas de la Emp.
 Los manuales aclaran normas de carácter
general con un lenguaje sencillo.
 Es una guía, orienta el trabajo, da instrucciones
para lograr objetivos
 FINALIDAD DEL M.O.F.
 Los fines dependen de lo que
se pretende llevar a cabo.
Ejemplo:
1. Manuales Generales sobre aspectos de
toda la Organización.
2. Manuales específicos que tratan un solo
aspecto administrativo, técnico, contable
de personal, etc.
 Contenido de los Manuales
1. A quién va dirigido
Es la parte más importante porque
debe informar al lector por qué su
contenido le interesa, que necesidad
va a satisfacer y cómo el puede
lograr un beneficio con su
aplicación.
2. Por qué va dirigido en ese sentido.
Aquí se informa el por qué y los
propósitos básicos que dieron origen al
manual.
3. Política General de la Empresa
Se fija la Misión y los objetivos que se
pretenden alcanzar, los resultados que
se esperan y la participación de los
trabajadores en estos objetivos y
resultados; así como la actitud de la
Gerencia para lograrlos.
4. Historia y Antecedentes
Aunque no es muy necesario
contemplarlos en todos los manuales, es
de muy buen efecto hacer un recuento
histórico de la Empresa y visualizar cómo
ha sido su desarrollo y la base legal que
la originó.
5. Estructura Orgánica
Da una idea muy clara del total de la Empresa,
de cómo está estructurada la Gerencia con sus
elementos apoyo, staff, coordinación, personal,
elementos individuales y corporativos de este
nivel.
De cómo está estructurada el nivel ejecutivo:
con sus departamentos, secciones y unidades
de trabajo;
las líneas de coordinación, los órganos
por crearse, la diferencia de autoridad,
la terminología, etc.
6. Normas para el Personal
Se incluyen algunos principios
disciplinarios en el trato diario entre el
personal, deberes y obligaciones para con
la empresa, para con el personal, uso de
unidades de asistencia social y derechos
inherente al empleo de instalaciones y
servicios.
7. Procedimientos Generales de trabajo
Son especificaciones para cada tipo de
trabajo, los procedimientos, normas y
sistemas por emplear, la responsabilidad a
tenerse y la obligación en el cumplimiento
de tareas y funciones.
8. Procedimientos de Documentación
Son términos para dirigirse en los
documentos al personal que le está
subordinado o que es superior en
jerarquía o categoría, formatos a usarse
en los oficios y cartas, numeración, siglas,
distribución, etc.
9. Procedimiento para adiestramiento
Esto se refiere en forma más o menos
específica para los casos de nuevos
empleados, cambios de puesto y normas a
seguir para los casos de adiestramiento
especial.
10. Normalización y Control de
trámites
En forma específica para la tramitación
de la documentación, las líneas de
autoridad o responsabilidad que deben
seguirse y la actuación de los Jefes en
cada nivel para su opinión o simple
tramitación.
11. Solución a conflictos Jerárquicos
Cuando se crean como consecuencia de
una mala coordinación o de límites de
autoridad o responsabilidad.
12.Cualquier problema administrativo
Esto es cuando hay algunos aspectos no
contemplados o tratados en reuniones de
coordinación.
 ESQUEMA DEL M.O.F.
 Existen diferentes esquemas para elaborar
los Manuales de Organización y
Funciones; el más usado en nuestro país
es el siguiente
 ESQUEMA
I. INTRODUCCIÓN
1.1. Finalidad del Manual
1.2. Alcance
1.3. Contenido
1.4. Aprobación y Revisión
II. Base Legal
III. Objetivos
IV. Políticas
V. Funciones Generales
VI. Organización
VII. Funciones de las Unidades Estruct
VIII. Cuadro Orgánico
IX. Funciones Específicas
X. Organigrama.
 Desarrollo del Esquema
I. INTRODUCCIÓN
Es para consignar las generalidades del
manual, elaborado sobre su finalidad,
alcance, contenido y autorida que lo revisa y
aprueba.
1.1. Finalidad del Manual.- Es para indicar el
propósito del manual que se elabora.
Ejemplo: El MOF del Instituto tendrá la
finalidad de normar su funcionamiento.
1.2. Alcance.- Es el acápite para delimitar
el campo sobre el cual tiene jurisdicción
el Manual.
1.3. Contenido.- Se describe brevemente
todo lo que se desarrolla en el manual,
dando una idea general de lo que
comprende.
1.4. Aprobación y Revisión.- Se consigna la
autoridad que debe aprobarlo y el dispositivo
legal con el que lo hizo. También se señala
quien o quienes deben revisarlo
II. Base Legal
Se puntualiza el o los dispositivos legales
que amparan la existencia de la
organización que abarca el manual.
Igualmente de no existir base legal, se
señala en este item.
III. Objetivo
Es el propósito de la organización descrita
en el manual, que puede estar explícita o
implícita en los dispositivos legales.
IV. Política
Es una pauta de carácter general que
guía la actuación de los integrantes de
una organización para alcanzar los
objetivos trazados.
V. Funciones Generales
Comprende aquellas que cumple la organización
como un todo indisoluble. Estas mismas son las
descríítas en el Reglamento de la Organización
que debe existir previamente.
VI. Organización
Involucra la enumeración de la unidades
estructurales internas de la organización,
en orden decreciente, del de mayor
jerarquía hasta el último escalón
estructural. El orden estructural es
decreciente. Ejemplo:
- Ministro
- Vice-Ministro
- Dirección General
- Director. Etc.
VII. Funciones de la Unidades
Estructurales.-
Comprende las funciones asignadas a
cada unidad estructural, considerada en
el párrafo de organización y siempre en
orden decreciente de jerarquía.
- Gerente General
- Sub-Gerente
- Jefe de Departamento
- Jefe de Sección
- Jefe de Unidad. Etc.
VIII. Cuadro Orgánico
Se enumera los diversos cargos que
integran la organización, haciéndolos
por cada Unidad estructural y siempre
en el orden descendente. Ejemplo:
Dependencia Nº de cargos Denominación Clasificación
del cargo
-DirecciónGral. 01 Director Gral Magister en Ed.
- Sub-Dirección 02 Sub Director Lic. En Educación
- Coordinación 03 Coordinadores Lic. Profesional
-
IX. Funciones Específicas
Comprende la descripción de las funciones
actividades o tareas que realiza cada cargo
enumerado en el cuadro orgánico y
siempre siguiendo el mismo orden
jerárquico.
Al finalizar la enumeración de las funciones
de cada cargo , se debe poner:
Las demás funciones que le asigne su Jefe
inmediato superior
 Si existen varios cargos similares, basta
con describir una sola vez. Pero si hay
diferencias se deben poner uno por uno.

X. Organigrama
Se representa la estructura orgánica
descrita en todo el Manual de
Organización y Funciones.
GRACIAS