SMA DATO’ HJ.

TAN AHMAD

MESYUARAT PENGURUSAN ASRAMA 2011 KALI PERTAMA

TARIKH : 11 JANUARI 2011

MASA : 3.00 PETANG

HARI : SELASA

TEMPAT : BILIK GERAKAN SMA DATO’ HJ. TAN AHMAD

KEHADIRAN

GURU-GURU YANG HADIR

1. PN. ZAMRUD BINTI RIDZUAN

2. PN. ZALEHA BINTI MERAN
3. PN. HJH. NORAINI BINTI HJ. ABDUL LATIF
4. EN. MOHD NOOR BIN MAZUKI
5. YM TENGKU ALIAS BIN TENGKU SAMSUDIN
6. CIK NUR-IZZATI BINTI ABD. JALIL
7. CIK SITI NORFAREHAN BINTI MUSA
8. CIK UMMI KALSOM BINTI SHA’ARI
9. EN. MOHD IZUAN BIN ABDUL RAHIM
10. EN. MOHD FIRTI BIN BAHARUDIN
11. EN. OTHMAN BIN RAHIM

AGENDA
1.0 UCAPAN ALUAN PENGERUSI

Pengerusi mengucapkan terima kasih dan tahniah kepada guru-guru kerana dapat menghadiri
mesyuarat dan mengadakan Mesyuarat Pengurusan Asrama untuk pertama kali pada tahun ini.
Pengerusi berharap semoga pembangunan asrama dapat dijalankan bagi mempengaruhi pencapaian
akademik para pelajar khasnya dan sekolah secara umumnya.

2.0 UCAPAN PENGETUA

Beliau menyatakan dan menghuraikan agenda mesyuarat petang ini adalah untuk membincangkan
perkara-perkara berikut:

2.1 Peranan Warden

Tugas sebagai warden amat memmerlukan kkomitmen yang sngat tinggi. Warden bertindak
sebagai ibu atau bapa di asrama. Warden perlu kenal pelajar-pelajar yang tinggal di asrama
dan juga perlu mempunyai hubungan rapat dengan pelajar. Kebajikan para pelajar perlu
dititikberatkan. Warden juga perlu sentiasa bersama dengan para pelajar setiap waktu.
Tindakan : Warden Asrama
2.2 Perlantikan Ahli Jawatankuasa Asrama (AJK) Putera dan Puteri
Pelajar yang dilantik adalah diharapkan dapat berkhidmat dengan baik, bertanggungjawab
dan amanah. Perlantikan ini adalah satu latihan untuk kepada para pelajar untuk menjadi
ketua yang baik. AJK adalah barisan pelajar yang boleh menggantikan warden.
Tindakan : Warden Asrama
2.3 Peraturan dan disiplin asrama
Peraturan asrama yang dibuat hendaklah didokumenkantasikan. Peraturan asrama hendaklah
sentiasa terpampang di setiap premis di asrama seperti di dalam dorm dan juga di dalam
tandas. Peraturan asrama dibukukan. Untuk melicinkan pengurusan asrama, buku-buku
pemantauan, buku kehadiran, buku keluar masuk pelajar asrama serta buku laporan bertugas
hendaklah diwujudkan atau dilengkapkan. Tindakan mesti dikuatkuasakan dan perlu
bertindak mengikut kewajaran. Perkara-perkara tentang prosuder dan peraturan asama
hendaklah diadakan secepat mungkin.
Tindakan : Warden Asrama
2.4 Perancangan Program dan Aktiviti
Program Harian
Kelas Persediaan, Solat berjemaah setiap waktu, makan berjadual
Program Mingguan
Gotong-royong (penetapan aktiviti, tempoh dan agihan tugas)
Bacaan Ma’thurat selepas Solat Subuh dan Asar
Makan Beradab pada setiap hari Khamis
Bulanan
Cadangan: Kelas Bimbingan dan Kemahiran Al-Qur’an, Kursus Jenazah, Khidmat
Masyarakat

2.5 Kebersihan dan Keceriaan

 Tempat yang paling utama adalah setiap dorm di asrama. Dorm mestilah sentiasa bersih,
tersususun dan ceria seperti keselarasan warna cadar dan bantal. Setiap pagi, cadar mesti
diregangkan.
Bilik Persediaan hendaklah diambil berat untuk menjamin keselesaan pelajar untuk belajar.
Peralatan belajar di bilik persediaan dan juga jadual bertugas.
Bilik Air juga perlu dititkberatkan. Sentiasa berikan penekanan terhadap kebersihan dan juga
keselamatan semasa berada di tandas. Sebarang kerosakan hendaklah dbuat aduan dengan
secepat mungkin.
Persekitaran asrama hendaklah sentiasa bersih, ceria dan kondusif.
2.6 Dewan Makan Asrama
Penyelia Asrma perlu memberi perhatian yang teliti di dalam aspek dewan makan.
Menu makanan pelajar perlu disediakan mengikut menu makanan yang seimbang dan
berkhasiat, sesuai untuk pertumbuhan fizikal dan minda pelajar. Menu yang istimewa boleh
disediakan setiap minggu kepada para pelajar.
Tindakan : Warden asrama
Jadual masa makan para pelajar perlu diambil perhatian dan mestilah ada penyeliaan semasa
pelajar makan.
Kebersihan dan keceriaan dewan makan hendaklah dititikberatkan. Teguran dari masa ke
semasa perlu diberikan, sekalipun perkara-perkara kecil yang dianggap remeh.
Tindakan : Warden Asrama
2.7 Surau Asrama
Aktiviti surau perlu dipertingkatkan supaya pelajar mendapat maanfaat dari segi kerohaniaan
dalam diri para pelajar. Aktiviti yang boleh dilakukan adalah bacaan Al-Ma’thurat, Usrah,
Solat Berjemaah dan juga bacaan yaasin setiap malam jumaat.
Pengagihan kumpulan usrah boleh dilakukan mengikut kesesuaian.
Tindakan : Warden dan AJK Suaru
2.8 Pembangunan Fizikal Asrama
Kerosakan terhadap kemudahan dan utility asrama hendaklah diminimumkan. Warden perlu
kerap berjumpa pelajar atau AJK Asrama untuk jalan penyelesaian.
Setiap bilik perlu ada kunci utama dan pendua. Sekiranya berlaku kecemasan, seperti kunci
almari hilang, kunci pendua boleh diguna pakai.
Langsir perlu dipasang untuk menampakkan imej asrama yang ceria. Keselarasan warna
langsir dapat menambahkan keceriaan asrama. Urusan kewangan untuk membeli langsir,
beliau mancadangkan supaya pungutan derma di kalangan kaum keluarga pelajar asrama
dilakukan. Segala surat-menyurat kepada ibu bapa pelajar hendaklah melalui PIBG. Selain
itu, Pihak Pengurusan asrama boleh memohon bantuan daripada Pengerusi PIBG.
Tingkap yang tiada cermin hendaklah dipasang cerminnya.
Aktivit gotong-royong pada setiap hari ahad (minggu pelajar tidak balik), pemantauan
daripada pihak pentadbir dibuat sekurang-kurangnya sebulan sekali.
2.9 Pejabat Asrama
Beliau menyatakan bahawa Penyelia Asrama perlu bertindak proaktif untuk menyediakan
pejabat yang lengkap dan teratur. Sekiranya ada barang-barang yang tiada di pejabat,
penyelia boleh membuat permohonan. Perkara utama yang perlu ada di dalam pejabat adalah
segala dokumen dan fail berkenaan dengan asrama.
3.0 UCAPAN GPK HEM
3.1 Beliau menyatakan tentang masalah bilangan pelajar di asrama serta pungutan duit yuran.
Pengerusi menyatakan bahawa pungutan yuran boleh dikutip untuk 250 hari.
3.2 Kerusi dan meja di bilik persediaan asrama perlu disediakan.
Tindakan : Warden Asrama
3.3 Beliau mengatakan, bahawa pada setiap Khamis, Program Makan Beradab akan dilakukan
pada masa makan malam, sebelum waktu maghrib. Para Warden boleh berbincang untuk
menyediakan menu makanan yang berlainan dari hari-hari biasa.
3.4 Tindakan tegas akan diambil kepada pelajar yang membuat kerosakan. Sekiranya kerosakan
dikesan, dan tiada siapa yang mengaku, denda akan diberikan terhadap semua penghuni
asrama.
Tindakan : Warden Asrama
3.5 Jadual tugasan untuk AJK Arama perlu disediakan. Sekiranya ada permasalahan,
perbincangan mesti dijalankan.
3.6 Kedatangan asrama hendaklah direkodkan di dalam buku yang disediakan. Ketua Dorm
menjadi pencatat. Buku Kedatangan perlu diserahkan kepada penyelia asrama.
3.7 Buku kedatangan waktu persediaan, buku laporan bertugas, buku pemantauan kerosakan dan
juga borang keluar masuk perlu disemak pada setiap bulan.
Tindakan : Warden Asrama
3.8 Segala rekod pembayaran akan diselia dan disimpan oleh penyelia asrama
Tindakan : Penyelia Asrama
4.0 HAL-HAL LAIN
4.1 Cik Siti Farehan binti Musa memberitahu banyak almari berada pada kondisi yang tidak
memuaskan.
Tindakan : Penyelia Asrama
4.2 En. Fitri selaku penyelia asrama menyatakan bahawa bilangan bantal tidak mencukupi.
Beliau memberitahu permohonan untuk bekalan bantal akan dibuat.
Tindakan : Makluman
4.3 En. Mohd Noor bin Mazuki mencadangkan supaya pihak asrama mengadakan projek
bersama dengan dewan makan terhadap pokok mempelam yang ditanam untuk dibuat barang
perniagaan. Beliau menyatakan bahawa hasil yang diperolehi boleh dijadikan dana untuk
kewangan sekolah.
4.4 Pn. Zaleha binti Meran memberitahu bahawa Borang Pemantauan Asrama hendaklah
digunakan sepenuhnya.
Tindakan : Makluman
4.5 En. Fitri bin Baharudin memberitahu bahawa bilangan cawan dan pinggan mangkuk di dewan
makan tidak mencukupi. Banyak pinggan mangkuk yang hilang. Teguran tentang sampah
sarap bersepah di laluan ke kantin dan dewan makan.
Tindakan : Makluman
4.6 Pn. Zamrud binti Ridzuan menyarankan setiap hari di antara waktu solat maghrib dan isya’
diadakan tazkirah atau kuliah yang boleh menyentuh hati para pelajar
4.7 Ustaz Mohd Noor bin Mazuki menyatakan bahawa semua pelajar wajib keluar dari asrama
selepas waktu solat Asar untuk beriadah dan bersukan.
 Tindakan : AJK Asrama
4.8 YM Tengku Alias bin Tengku Samsudin mencadangkan tentang satu peti rawatan kecemasan
perlu ada pada setiap bilik warden.
Tindakan : GPK Hal Ehwal Murid
4.9 Cik Umi Kalsom mencadangkan satu system siaraya perlu diwujudkan untuk pemberitahuan
dan juga system loceng perlu diadakan untuk ingatan dan pemberitahuan waktu-waktu
tertentu seperti waktu makan, waktu lampu dipadamkan dan sebagainya.
5.0 PENUTUP
Tuan Pengerusi berharap agar semua pihak dapat bekerjasama untuk memantapkan dan melicinkan
pengurusan asrama pada tahun ini dan juga pada tahun-tahun yang akan dating.

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.45 petang.

Disediakan oleh, Disemak oleh,

……………………………. ………………………………

(TENGKU ALIAS BIN TENGKU SAMSUDIN) (NORAINI BT ABDUL LATIF)

Warden Asrama Guru Penolong Kanan HEM

SMA DATO’ HAJI TAN AHMAD SMA DATO’ HAJI TAN AHMAD