Một số chú ý khi khôi phục tài liệu

Word
•

Chắc hẳn bạn sẽ rất lo lắng khi một tài liệu chứa dù ít hay nhiều
thông tin quan trọng bị lỗi. Bạn có thể sẽ bị mất tất cả những thông
tin đó sau hàng giờ cố gắng lấy lại những thông tin đó mà không có
kết quả. Đó có thể là do bạn đang quá lo lắng nên không thể thực
hiện một số bước đơn giản mà khá hiệu quả để lấy lại nhưng thông
tin này.

Dưới đây là một vài thao tác bạn có thể áp dụng trong những tình huống
như vậy:

1. Tài liệu của bạn có thật sự bị lỗi?

Nhiều người dùng thường mắc sai

lầm lơn khi cho rằng không mở được
tài liệu là do nó bị lỗi, và một số thậm
chí sau vài lần cố gắng khắc phục
nhưng không có kết quả đã “thẳng
tay” xóa bỏ. Bạn nên nhớ rằng bất kì
thứ gì trên máy của bạn đề có thể bị
lỗi, và trong tình huống này có thể
ứng dụng Word của bạn hay thậm chí
là Windows đã có vấn đề. Vì vậy
trước khi restore hay sửa file bạn nên mở thử những tài liệu khác hay mở
tài liệu bị lỗi đó trên một máy khác để xác định rõ căn nguyêm của sự cố.
Có thể bạn sẽ phải ngạc nhiên với những gì xảy ra.

2. Sao lưu tài liệu lỗi

Thực ra đây không phải là một thủ thuật khôi phục nhưng nó lại là một
bước quan trọng trong quá trình sửa lỗi bởi vì chúng ta không chắc chắn
về kết quả của quá trình này. Trong một số trường hợp công cụ sửa lỗi đã
không khắc phục được sự cố mà thậm chí còn làm sự cố trầm trọng hơn.
Nhưng với một bản sao từ trước dù kết quả có thế nào bạn cũng không
phải hối tiếc.

3. Kiểm tra email

Trong nhiều trường hợp có thể tài liệu bị lỗi này đã được bạn đính kèm
vào một email và gửi đi trước đó. Nếu thế thì thật may mắn vì bản sao của
email đó (cùng với file đính kèm) đã được lưu trữ trong folder Sent Items
(thư đã gửi) của ứng dụng Email hay Webmail. Và thật đơn giản bạn chỉ
cần mở lại email đó và tải file đính kèm về máy.

4. Chạy CHKDSK

CHKDSK (hay CheckDisk) là một lệnh trong hệ điều hành Windows, OS

và OS/2 giúp hiển thị trạng thái toàn vẹn file hệ thống của đĩa cứng và có
thể sửa lỗi logic file hệ thống, trong Unix lệnh này là fsck. Bạn chỉ cần chạy
lệnh này trên ổ đĩa chứa file lỗi vì lỗi này có thể xảy ra do lỗi hệ thống và
CHKDSK có thể khắc phục được lỗi này. Sau khi chạy CHKDSK bạn có
thể kiểm tra tính toàn vẹn của file hệ thống và xác định nơi phát sinh sự cố
trong file hệ thống hay bên trong tài liệu này.

5. Xuất file theo định dạng khác

Nếu có thể mở tài liệu này trong Word bạn hãy thử lưu nó dưới một định
dạng khác. Đôi khi việc sử dụng một định dạng như RTF hay TXT có thể
loại bỏ một số mã của Word khỏi tài liệu này. Thông thường những mã
này là nguyên nhân gây lỗi cho các tài liệu Word.

6. Giải nén văn bản thô

Mặc dù việc lưu tài liệu Word theo định dạng RTF hay TXT khá hữu hiệu
nhưng đó là trong trường hợp bạn có thể mở lại trong Word, còn nếu
không mở được thì sao? Trong trường hợp đó bạn nên sử dụng một trình
xử lý văn bản khác hỗ trợ tài liệu Word. Bạn có thể sử dụng một trình soạn
thảo file (như Hex) để giải nén thủ công mọi thứ có thể sửa được từ tài
liệu lỗi này.
 
7. Sử dụng trình chuyển đổi văn bản của Word

Bạn cũng có thể khôi phục phần văn bản của tài liệu bằng trình soạn thảo
văn bản của Word. Để mở công cụ này vào File chọn Open, khi hộp thoại
Open xuất hiện lựa chọn tài liệu Word bị lỗi. Sau đó lựa chọn mục
Recover Text From Any File trong danh sách Files Of Type và mở tài
liệu này. Bộ lọc này sẽ nhập thẳng văn bản ASCII từ mọi file. Tuy nhiên
bạn sẽ bị mất định dạng Word và các mục không phải văn bản như hình
ảnh, tuy nhiên ít nhất bạn sẽ có thể giải nén hầu hết thông tin dạng văn
bản từ file đó. Chú ý phương pháp này không thể áp dụng cho những tài
liệu có định dạng của Word 97-2003 (ngoại trừ file docx hay dotx).

8. Sử dụng tính năng Open And Repair

Word XP và các ứng dụng Word sau này hỗ trợ tùy chọn Open And
Repair mà bạn có thể sử dụng để khôi phục file lỗi. Sau khi mở hộp thoại
Open, bạn chỉ cần click chọn file lỗi và chọn tiếp Open And Repair trong
danh sách thả xuống của nút Open. Công cụ này có thể khắc phục nhiều
vấn cho những tài liệu lỗi.

9. Sử dụng bản Shadow Copy của tài liệu lỗi trong Windows Vista

Windows Vista tự động lưu bản Shadow Copy của một số tài liệu lên ổ
cứng. Nếu một bản Shadow Copy của tài liệu lỗi này tồn tại thì bạn có thể
khôi phục phiên bản gần đây của tài liệu. Để thực hiện điều đó bạn phải
phải chuột vào tài liệu lỗi chọn Properties trong menu tắt. Khi hộp thoại
Properties hiện ra, chọn tab Previous Versions (tab này chỉ xuất hiện với
những file được lưu trữ trên ổ đĩa định dạng NTFS). Tab Previous
Versions sẽ hiển thị những phiên bản trước đó hiện có của file này.

10. Tạo lại Header

Mặc dù mọi tài liệu Word là khác nhau nhưng tài liệu Word được tạo trong
những phiên bản Word thông thường thường có cùng kiểu Header (nhưng
cũng có đôi chút khác biệt trong các phiên bản). Sử dụng một trình soạn
thảo file để kiểm tra tài liệu Word không có lỗi sẽ nhanh chóng phát hiện ra
những điểm chung của những tài liệu này. Sau khi đã chắc chắn Header
cũng nằm trong số điểm chung đó bạn chỉ cần copy Header từ một tài liệu
này và sử dụng trình soạn thảo trên để dán vào file lỗi (ghi đè lên Header
hiện có của file lỗi). Nếu Header là phần bị phá hủy của tài liệu phương
pháp này sẽ khắc phục được sự cố của tài liệu này.

11. Sử dụng một chương trình khôi phục

Một vài ứng dụng nhóm ba hiện nay được thiết kế để khôi phục những tài
liệu lỗi. Hai trong số những ứng dụng được sử dụng phổ biến nhất đó là
OfficeRecovery và Ontrack Easy Recovery. Nhưng trên thực tế khả
năng khôi phục của những ứng dụng kiểu này còn tùy thuộc vào mức độ
hỏng của dữ liệu.
Xian (Theo TechRepublic)