TEMA No.

La muchacha que tiene cara de muñeca y el muchacho que se parece a los figurines
con que se anuncian los productos masculinos suelen ser tratados por sus padres de tal
modo que los jovencitos se sienten profundamente satisfechos de si mismos.

Se envanecen de su buen aspecto y tienen poca necesidad de ser hábiles en algo

para sobresalir de los demás. Por consiguiente se portan como si su sola presencia en una
empresa fuese un merito suficiente para percibir un sueldo.

Pero en el caso del joven de cara vulgar, que sabe que es feo porque los demás se
lo dicen, la situación es muy diferente. Siente la necesidad de realizar cosas porque sabe
que en la vida no podrá sobresalir por su linda cara.

De este modo, la fealdad se convierte en un bien cuando estimula a una persona, a

veces por desesperación a cultivar virtudes que hacen que los demás vean belleza allí
donde una cámara fotográfica no registra más fealdad.

Un feo muchacho de once años de edad, originario de Indiana del Sur, llegó a
convertirse en el rostro más popular e importante de los Estados Unidos.

Su cara sigue siendo todavía una de las más conocidas y amadas en el mundo
entero.

Claro que era feo, pero atractivo y simpático, a juzgar por lo que sabemos de sus
modales. Nos referimos a Lincoln; un psicólogo, escribió de el: sus largas extremidades,
sus facciones rudas y su frecuente sensación de torpeza le hicieron comprender muy
pronto que debía cultivar los rasgos mentales y morales; en lo cual es tan difícil destacarse
a las personas guapas. Si Lincoln hubiese sido un hombre guapo, habría sido su
personalidad totalmente diferente de lo que fue.

Es por eso que no debemos nunca fijarnos en una cara bonita, sino en los
sentimientos del alma, fijémonos en la belleza interna y no en la belleza externa.
 TEMA No. 6

La máquina de escribir es, por supuesto, la más común en una oficina pero hay
muchos tipos de ellas. El profano suele pensar primero en la marca; el profesionista en la
clase o el estilo de la máquina, sabiendo que todas las principales compañías producen
actualmente la mejor máquina.

La máquina de escribir manual es corriente todavía; se han introducido en ella

perfeccionamientos que han dado como resultado mayor suavidad al tacto y facilidad de
operación. Los carros son lo bastante anchos para que quepan en ellos el papel de
correspondencia normal apaisado.

La maquina de escribir totalmente eléctrica funciona por medio de un motor

eléctrico y basta oprimir una tecla para que suba la barra de los tipos. De la misma
manera, oprimiendo una tecla se opera el tabulador o se hace retroceder el carro. Estas
máquinas son especialmente útiles para las mecanógrafas que tienen que escribir todo el
día.

La maquina manual y eléctrica combinada opera a mano las teclas ordinarias, pero
hace retroceder eléctricamente el carro. La máquina de escribir automática funciona por
medio de un rollo de papel perforado que se ha preparado previamente. Una
mecanógrafa puede llevar varias de esas máquinas preparando circulares que tienen el
aspecto de cartas individuales.

Tanto la máquina de escribir silenciosa como la que no hace ruido es útil cuando la
secretaria o el dirigente ocupan la misma oficina o cuando distrae el ruido producido por
las corrientes. Puesto que la máquina sin ruido opera por presión, en lugar de hacerlo por
percusión, el tacto es diferente del de las máquinas corrientes.

La máquina de escribir de carro largo sirve para escribir en papel más ancho del
ordinario y es necesario para preparar muchos documentos y modelos. La portátil puede
ponerse en un estuche y por su poco peso, es muy útil para la secretaria que acompaña al
patrón en sus viajes de negocios.
 TEMA No. 8

Cuando el ejecutivo lee el borrador, indica en el los cambios que desean introducir.
Dichos cambios son generalmente la transportación, el agregado y la eliminación de
palabras y de frases, para dar mayor claridad al contenido. Si el cambio incluye el
desplazamiento de un párrafo entero o de varios párrafos, puede resultar más fácil
recordar el material original y pegar los párrafos en el nuevo orden antes de dactilografiar
por segunda vez el material. Sin embargo, muchos cambios alteran el orden de las fases
dentro de un párrafo, o el orden de las palabras en una frase; dichos cambios no suscitan
un problema especial si se lee cuidadosamente el material modificado antes de pasarlo,
para familiarizarse bien con el sentido del material en una nueva disposición y evitar de
este modo probables errores; el jefe agregará palabras, frases y párrafos, en la copia
preliminar la secretaria puede indicar de varios modos dichos agregados. Si el agregado
es breve, puede ser indicado en el espacio entre las líneas ya escritas. En otros casos,
podrán señalarse los agregados parcial o totalmente en uno de los márgenes.

Los agregados extensos generalmente van escritos en una hoja separada de papel
a la que se asigna el mismo número de página que lleva el original. Las eliminaciones y
emisiones generalmente aparecen señaladas en las copias preliminares mediante una
línea que tacha la letra, palabra o palabras que deben ser omitidas.

Sin han de omitirse del texto final una pagina entera, debe señalarse en el hecho
sobre la misa pagina eliminada, con una nota en ese sentido escrita al pie de la página
precedente, aunque es preferible la primera solución,. La secretaria comprobará
prácticamente que en general es fácil seguir las correcciones efectuadas sobre el borrado.
Sin embargo a veces el ejecutivo introducirá una corrección que modifique la secuencia de
las ideas sin indicar el efecto de este cambio sobre el uso de las mayúsculas, la puntuación
o las formas gramaticales.
 TEMA NO. 10

Los estudios hechos sobre las cualidades personales han prescindido

por completo de la distinción entre cualidades mínimas y otras diferentes.
Con todo, la distinción es importante en relación con cualquier particular, y
con los de secretarias en general.
Por cualidades mínimas queremos significar las que le faltan a una
persona para conseguir que se le tengan en cuenta. Son tan importantes que
se olvidan a menudo por completos, por la sencilla razón de que se dan por
supuestas.
Las cualidades innatas estudiadas en la sección anterior proporcionan
ejemplos excelentes de las mínimas aplicadas a la mayoría de los cargos de
secretaria. Son muy pocos los patronos que mencionarían la raza, si tuviera
que citar las cualidades que exigirían a sus secretarias, por la sencilla razón
de que la dan por supuesta.
De la misma manera, supone que el aspirante deberá tener edad adecuada,
sin dar a este asunto una importancia particular. Una joven de catorce años
no se tendría en cuenta en modo alguno; y puesto que este es un hecho
actualmente sobre entendido, las jóvenes de esa edad no solicitan esos
cargos.
Importa a la futura secretaria, comprender cuales son las cualidades
mínimas para cualquier cargo, porque esos requisitos tienen que llenarse por
completo. Algunas otras consideraciones pueden aplicarse en mayor o menor
grado, pero no sucede lo mismo en lo que respecta a estas cualidades
mínimas.
Son ejemplos de cualidades mínimas, aplicables comúnmente al
secretariado, las siguientes: raza, edad, sexo, experiencia, inclinación a
aceptar un sueldo determinado, instrucción, carencia de características
físicas y mentales, repulsivas y a veces la religión.
La inclinación a aceptar un sueldo determinado puede ser una
cualidad mínima, según las circunstancias. Muchos patrones han pagado
mucho mas de lo que se proponían para conseguir la persona que deseaban.
Si un cargo se paga con poco sueldo y hay pocas oportunidades para
ascender, no puede exigir cualidades elevadas.
 TEMA No. 11

Muy pronto comenzaras a hojear los periódicos de tu localidad para

buscar anuncios que solicitan secretarias. Probablemente, antes de que
termine el año habrás contestado ya a varios. Quizá tengas suerte y consigas
el trabajo con la primera carta de solicitud que escribas; esto, aunque no es
frecuente, suelen ocurrir a veces. Pero analicemos cual es tu problema
actual. El anuncio pide cierta información y una fotografía; tal es la
costumbre generalmente establecida. La entrevistas rara vez se conceden sin
que se haya recibido y estudiado la petición de empleo.

Observa que decimos ¨recibido y estudiado¨; si, estudiado, en la

mayoría de las empresas, las cartas de solicitud son objeto de estudio y
consideración. Para juzgar si las cualidades que reúne la solicitante son las
apropiadas para el puesto, las empresas piden a veces la opinión de la
persona que conozcan cuales son las responsabilidades del mismo; las
grandes empresas cuentan con un departamento de personal encargado de
la selección preliminar de aspirantes. Este departamento es el que decide
que solicitantes van a ser entrevistadas.

Cómo toman esta decisión, sobre que bases, de una cosa si puedes
estar segura: el grado de belleza que muestra la fotografía influye muy poco
en la selección. Esta se basa en el contenido de la carta de solicitud, así como
en su forma, composición, estilo, ortografía y nitidez. No debes olvidar que
una gran parte del trabajo de la secretaria consiste en escribir cartas, y la
carta de solicitud que envías suele ser el exponente de la calidad de trabajo
que puedes ofrecer.

Muchas secretarias, con magnifica preparación académica para ocupar

puestos secretariales ofrecidos en los anuncios de los periódicos, no han
logrado obtener los puestos que deseaban precisamente por no conceder la
suficiente importancia a la solicitud misma de empleo.
 TEMA No. 12

La secretaria de un dirigente importante en una industria ocupa hoy,

por lo general, un cargo difícil, pero muy interesante. Es posible que tenga
que tomar pocos dictados, pero, en cambio, haya de escribir muchas cartas
originales. En conjunto, la correspondencia suele ser de alta calidad, pero
poco numerosa. El manejo de las llamadas telefónicas y de las visitas es una
de las frases más importantes del trabajo. El archivo personal debe llevarse
con tanta exactitud que pueda encontrarse instantáneamente cualquier
documento. La mayoría de los dirigentes reciben y transmiten numerosos
informes, en relación con lo cuales una buena parte del trabajo recae en la
secretaria, quien debe informar con claridad y exactitud absoluta.

Es necesario disponer de información sobre muchas materias. Se

encomendaran a la secretaria muchos asuntos personales, cuyo numero
dependerá del tipo de dirigente y de la relación que exista entre el y su
secretaria. Habrá que preparar reuniones y conferencias y tomar
disposiciones relacionadas con viajes. Es imposible seguir una norma fija,
debido a las constantes interrupciones, no es raro que haya que trabajar
horas extraordinarias. Cuando hay asuntos urgentes, muchos jefes se
esfuerzan en ponerse al corriente, yendo a la oficina en domingo. El trabajo
puede ser muy intenso o relativamente ligero, según los asuntos que el
dirigente delegue en sus subordinados, y los que el mismo maneje.

Es posible que la secretaria del presidente tenga poco que hacer,

mientras que la del vicepresidente y gerente general tenga que trabajar de
día y de noche. Pero la secretaria activa de un dirigente importante ocupa
una posición muy estratégica para alcanzar un conocimiento general de todo
el negocio, y si le interesa ocupar algún día un cargo de dirigente, no existe
ninguna preparación mejor para ella, además cuando se presentan
oportunidades, se entera antes que nadie. Las secretarias deben tener un
tacto especial para recibir visitas, ya que pueden ser posibles clientes y es
necesario que se comporte con amabilidad y cortesía, para que se tomen
buena impresión de la empresa, ya que es a ella a quien primero conocen.
 TEMA No. 13

El aspecto físico interior de la oficina influye mucho en la calidad del

ambiente. Las personas responden sentimentalmente al medio que les rodea
y resulta mucho mas difícil mantener en los labios una sonrisa agradable en
determinadas condiciones físicas que en otras. En lo que respecta al
decorado interior, la secretaria joven tiene una ventaja sobre el secretariado.
El promedio de los patrones tomara mas en serio sus sugerencias y
comprenderá el deseo natural por su parte de estar rodeado de un ambiente
lo mas bello posible.

Puesto que las paredes están casi constantemente en el campo de

visión de los que trabajan en ella, es importante su cuidado. Deben preferirse
los tonos agradables, que refleja la luz, a los acabados obscuros, porque así
no se vera la suciedad. Además, la economía en fatiga visual y en electricidad
compensa con creces la limpieza adicional necesaria.

Los cuadros apropiados son útiles; en lo que respecta a esas materias,

el criterio propio es un requisito fundamental. Después de las paredes siguen
en importancia el piso y el techo; en términos generales, el piso debe ser un
tono más obscuro que las paredes, y el techo en un tono mas claro.

En las oficinas de los dirigentes y las secretarias, los pisos alfombrados

pueden emplearse pequeñas alfombras sobre linóleo o pisos de loseta de
caucho. Los pisos de madera blanda descubierta no son convenientes y el
cemento desnudo no debe tolerarse nunca.

Otro factor importante es el alumbrado; es fundamental disponer de

luz suficiente sin que deslumbre. La ciencia de la iluminación artificial se ha
desarrollado con tanta rapidez que antes de efectuar cualquier cambio
importante, convendrá consultar a un especialista. El aspecto de una oficina
suele empeorara mucho cuando se ven mesas apiñadas o suministros y
materiales apilados en lugares inapropiados; también a este respecto
conviene hacer de cuando en cuando una buena limpieza.
 TEMA No. 15
Una secretaria es simplemente eso, alguien que guarda secretos, que
debe guardarlos. Por esta razón en tu profesión como secretaria, debes
guardar silencio en todo lo que concierne a los negocios de la empresa. No
hables de lo que ocurre en la oficina para la cual trabajas ni con amigos, ni
parientes. Si alguna persona de la oficina saca a relucir algún tema de
carácter confidencial y persiste en discutirlo le dirás en una forma cortes pero
firme que no te crees autorizada para hablar de tales cuestiones. Demuestra
tu lealtad a tu jefe y a su empresa en todo momento, puesto que dependen
los dos de ti.
Muestra particular atención con los comentarios casuales, tanto en la
oficina como fuera de ella, ya que estos pueden interpretarse mal con suma
facilidad y así dar oportunidad para que circulen rumores sin fundamento
que redunden en perjuicio de la empresa y de tu jefe; considera la
información de la oficina como un alto secreto. Los chismes, cuando forman
parte general de las discusiones sobre lo que ocurre e la empresa son muy
reprochables.
No tientes a nadie dejando por la oficina cartas o informes que no
están destinados a la circulación general; quita de la maquina toda carta sin
terminar al ordenar tu mesa y así evitaras el riesgo de que alguien la lea
mientras tu te hayas ausente.
Cuando oigas rumores no añadas leña al fuego repitiéndolas, de
preferencia aste la desentendida y evítalos por que pueden acarrearte
consecuencia. A menos que recibas permiso específico de tu jefe nunca te
lleves a casa ninguna clase de documentos para trabajar en ellos, y cuando
quieras desaste de borradores o copias de material que ha pasado por la
maquina de escribir, rompe los papeles en lugar de arrugarlos y de esta
manera toda información continuara siendo confidencia; también la lealtad y
la diferencia es algo que debes a tu jefe a causa del puesto que el ocupa,
procura desarrollar estas dos cualidades para que así puedas desempeñar de
una manera mas eficiente tu labor de secretaria leal y discreta al servicio de
una empresa que ha puesto en ti la confianza y la esperanza de un trabajo
desempeñado de interés y aprecio como si solo de ti dependiera toda la
marcha del negocio.
 TEMA No. 24

Aunque las características personales revisten gran interés para el

entrevistador, también formulara preguntas sobre muchos otros aspectos, y
procurara discernir a medida del interés de la candidata por el empleo. Los
hombres de negocios prefieren emplear solamente a los que están
interesados en realizar la tarea que solicitaron y que se proponen
permanecer cierto tiempo en el empleo; salvo, claro esta que se trate de un
empleo temporario o que significa pocas horas de trabajo.

Cuando una persona solicita un empleo, el entrevistador presume que

la solicitante esta dispuesta a aceptar el puesto que se propone y
permanecer en la firma por un periodo de varios años casi invariablemente
el entrevistador formulara preguntas destinadas a establecer los objetos
finales de la futura empleada; desea recibir respuestas que indiquen que la
solicitante se propone permanecer en la compañía, ascender y seguir una
carrera de taquígrafa a secretaria, a secretaria privada, a supervisora o a
algún otro cargo importante. Si se entrevista a una mujer joven,
normalmente se presume que es probable que se case o abandone la
compañía. Si quien solicita el puesto es un hombre joven, generalmente se le
preguntaran cuales son las oportunidades que anhela. Por regla general el
puesto de taquígrafo ofrece excelentes oportunidades a los hombres.
Muchos han tenido gran éxito en el comercio y la industria.

Si la candidata responde que en realidad desea seguir una carrera

completamente distinta y que pide el puesto con el único fin de mantenerse
hasta que consiga un puesto mas interesante, probablemente no será mirada
con simpatía por la mayoría de las empresas, y no será contratada. En
general las empresas consideran que la mayoría de los empleados de poco
sirven durante los primeros seis o doce meses de trabajo, por consiguiente,
no desean emplear personas que no estén dispuestas a permanecer en la
compañía por lo menos dos o más años; y por supuesto siempre esperan que
el empleado permanezca por un periodo ilimitado.
 TEMA No. 25
Hagamos de cada uno de nuestros pasos la meta anhelada de un
propósito; pero sigamos adelante. Para el hombre esforzado no hay jamás
puntos finales, sino que cada uno de sus éxitos ha de ser un impulso hacia
nuevas y más grandes empresas. Así pues más que detenerte a celebrar
triunfos, dedícate a multiplicar esfuerzos. Cuando hayas logrado ascender a
muchas cumbres, podrás contemplar aun más amplios horizontes.

Quizá para entonces tu vida este en crepúsculo; pero que grata ha de

ser la serenidad de la noche, si bajo su luz podemos contemplar la belleza
inefable de las estrellas que iluminan nuestro camino.

El respeto que nos debemos a nosotros mismos tiene como base una
buena conducta. En efecto, respetarse a si mismo quiere decir no hacer nada
que pueda causarnos vergüenza, que pueda atraer sobre nosotros la justa
censura ajena. Entendido así el respeto que nos debemos a nosotros mismos,
nuestra buena conducta nos dará además, la satisfacción de sentirnos
contentos, de sentirnos felices. El contento y la felicidad son dos aspectos de
una misma cosa; la paz y el regocijo del alma. Aprendamos pues, a
respetarnos, para vivir contentos y felices, y en justa armonía con todos los
seres.

La preparación para la vida útil constituye una de las preocupaciones

de la juventud estudiosa. Nada hay tan interesante para el pensamiento y
para la acción de los jóvenes progresistas, que la idea de un porvenir lleno de
misterios; pero también de halagadoras promesas. Precisa que quienes
deseen superar sus actuales condiciones, mediten y obren.es un signo de
valer, particularmente en los jóvenes, apasionarse por un buen propósito y
llevarlo a su cabal realización. Los ideales son la riqueza de todos los pueblos
y de todos los hombres, porque mediante ellos el mundo prospera.