TEKNIK PEMBUATAN RENCANA KEGIATAN/KERJA

1) Ir. H. Fuad Madarisa, M.Sc *

2) Muhamad Reza, S.Pt, M.Si **

Salah satu tujuan mahasiswa melakukan kuliah kerja nyata (KKN) ialah untuk mengasah kemampuan
mengelola pekerjaan yang berkaitan langsung dengan masyarakat. Disini, pembuatan rencana kerja
akan menjadi pedoman bagi tiap mahasiswa, khususnya tentang apa apa yang akan mereka lakukan.
Sehingga kegiatan terorganisir dengan baik, dalam mencapai tujuannya. Tulisan singkat ini
menyajikan langkah untuk menyusun rencana pada wilayah kerja itu.

I. PENDAHULUAN

Tiap mahasiswa yang melakukan kegiatan kuliah kerja hanya sedikit memiliki waktu; yaitu
berkisar 1-2 bulan. Dalam tempo yang singkat ini, setiap kelompok mahasiswa akan
menerapkan ilmunya. Kemudian, mahasiswa bisa berinteraksi dengan masyarakat desa. Selain
itu, kehadiran mereka dilingkungan kuliah kerja dapat memberikan warna baru, perubahan, dan
penyelesaian pada kesulitan yang tengah dihadapi masyarakat setempat.

Sebelumnya ada mahasiswa yang merasa canggung dan bingung, setiba di lokasi kuliah kerja.
Alhasil, waktu mereka terbuang percuma dan pada akhirnya tidak ada kesan intelekual yang
berbekas dan tinggal dilokasi. Sehingga masyarakat mempunyai kesan bahwa kegiatan kuliah
kerja, seperti sekedar menampung tamu. Sedikit saja imbas positif yang masyarakat dapatkan.

Upaya untuk mengatasi persoalan diatas salah satunya adalah melalui persiapan dan menyusun
perencanaan kegiatan. Uraian ini menyuguhkan langkah untuk sampai menghasilkan sebuah
rencana kegiatan / pekerjaan.

II. TUJUAN DAN UKURAN SUKSES

Adapun tujuan dan ukuran sukses yang ingin dicapai dalam kegiatan ini adalah:

1) Memberikan pemahaman kepada mahasiswa arti penting dari pembuatan rencana

kegiatan/kerja. Sehingga, mahasiswa mengerti cara membuat rencana kegiatan/kerja
untuk KKN.

*) Staf pengajar perencanaan pembangunan partisipatif dan penyuluhan pembangunan, Unand

**) Peneliti Mitra Dewan Riset Daerah Provinsi Sumatera Barat.
2) Membantu mahasiswa memahami tahapan yang harus dilalui untuk membuat rencana
kegiatan/kerja. Sehingga mahasiswa dapat mengerti cara kerja setiap tahap untuk
pembuatan rencana kegiatan/kerja.

1
 3) Memberikan daftar isian setiap tahap pembuatan rencana kegiatan/kerja. Sehingga
mahasiswa mempedomaninya dalam menyusun rencana kegiatan/kerja di wilayah
tempat pelaksanaan KKN.

III. TEORI RENCANA KEGIATAN/KERJA

Rencana kegiatan menggambarkan apa yang dilakukan untuk mencapai tujuan. Kemudian
bagaimana metode/caranya, siapa yang melakukan, siapa sasarannya, dimana, kapan, berapa
biayanya, dan apa hasilnya. Intinya, apa rencana kegiatan itu mampu menyelesaikan masalah
pada satu sisi dan bisa merespon peluang yang ada, dilain pihak. Untuk merumuskan rencana
kerja perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1) Tingkat kemampuan (pengetahuan, sikap dan keterampilan) pelaku utama (mahasiswa)

dan pelaku peneriman manfaat (masyarakat).

2) Ketersediaan teknologi/inovasi, sarana dan prasarana, serta sumberdaya lain yang

mendukung kegiatan kulaih kerja.

3) Tingkat kemampuan (pengetahuan, keterampilan dan sikap) tokoh/pemuka masyarakat

(kepala jorong/korong, walinagari, lurah, tokoh adat, tokoh agama, tokoh pendidik,
ketua pemuda, dll)

4) Situasi lingkungan fisik, sosial dan budaya yang ada.

5) Dan alokasi pembiayaan yang tersedia.

Rencana kegiatan harus memuat unsur-unsur :

SIADIBIBA : Siapa yang akan melaksanakan?; Apa tujuan yang ingin dicapai?; (apa keluaran
dan ukuran suksesnya). Dimana dilaksanakan?; Bila/kapan waktu pelaksanaan?; berapa banyak
hasil yang ingin dicapai (kuantitas dan kualitas)?; berapa korbanan yang diperlukan (biaya,
tenaga, dll)?; serta bagaimana melaksanakannya (melalui kegiatan apa)?.

Rencana kegiatan yang disajikan dalam bentuk tabulasi/matriks, berisi: masalah, kegiatan,
metode, keluaran, sasaran, volume/ frekuensi, lokasi, waktu, biaya, sumber biaya,
penanggungjawab, pelaksanaan dan pihak terkait. Perhatikan lampiran 1.
IV. TAHAPAN PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN/KERJA

A. PEMETAAN DAN ANALISA STAKEHOLDERS

Kegunaan :
Menghimpun semua kepentingan yang berbeda dari stakeholders (pihak terkait) dalam proses
dan mencapai tujuan.
Tujuan :

2
  Memperoleh gambaran mengenai semua lembaga / instansi / personil / kelompok yang
berperan dalam mencapai tujuan.
 Menyelediki kepentingan / prioritas pihak – pihak tersebut
 Meneliti kekhawatiran dan konflik antara kelompok yang berbeda serta memberikan
wawasan terhadap potensi dan kelemahan setiap kelompok
 Menelaah konsekuensi dan implikasi yang perlu mendapat pertimbangan dalam
perencanaan.

Ingat: Tabel 1, merupakan lanjutan dari tabel isian 1 tentang identifikasi lembaga dan perorangan
yang berperan pada kawasan kuliah kerja. Lihat hand-out fasilitasi pemberdayaan masyarakat dalam
materi teknik pendekatan masyarakat.

Tabel 1. Pemetaan dan Analisis Stakeholders

Kelompok/ Kepen- Kekha- Konflik Potensi Kelemahan Implikasi /

/stakeholders tingan watiran konsekuensi

Mahasiswa
KKN

Tokoh
Masyarakat

Masyarakat
Penerima
manfaat

Pengertian tiap kolom :

1. Kelompok/stakeholders: semua kelompok yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh

tujuan pembangunan, sesuai dengan bidang usaha/ kerja / mata pencaharian/ minat/ dan
fungsi.
2. Kepentingan: Diisi dengan keinginan atau harapan kelompok yang terkait dengan
bidang usaha mereka yang perlu diperhatikan oleh perencana.

3. Konflik: Untuk menampung kepentingan yang bertentangan antara satu kelompok

dengan kelompok lainnya.

4. Potens : Diisi dengan potensi yang dimiliki oleh masing – masing kelompok.

5. Kelemahan: Diisi dengan hal penting yang akan mengganggu keberhasilan kelompok
mencapai tujuannya.

6. Kekhawatiran: Diisi dengan hal penting mempengaruhi bagi keberhasilan kelompok

tertentu namun hal itu berada di luar kemampuan kontrolnya.

3
 7. Implikasi/konsekuensi: Perlu untuk mengisi implikasi dan atau akibat bagi perencana
ketika menampung aspirasi dan merencanakan program, mengatasi kelemahan dan
merealisir potensi kelompok.

Cara kerja mengisi kolom/melakukannya:

1. Tulis semua nama kelompok yang berkepentingan & dianggap berpengaruh atau dapat
dipengaruhi oleh masalah /tujuan yang akan dicapai.

2. Masukkan kepentingan, kekhawatiran, kelemahan yang dimiliki atau hambatan yang

dialami serta konflik ke dalam format Matriks Analisis Partisipatif.

3. Lakukan analisis terhadap kelompok – kelompok; apakah mereka terdiri dari sub unit
yang homogen dengan masalah atau punya kepentingan khas.

B. ANALISA MASALAH
Masalah: ialah perbedaan antara harapan dan kenyataan. Cara menemukannya dengan
bertanya: ’Apa saja yang tidak anda sukai terkait topik ini ?”. Analisis masalah: Merupakan
suatu tehnik untuk meneliti semua masalah yang terkait dengan masalah inti sebagai rangkaian
hubungan sebab akibat. Produk Analisa Masalah: Pohon masalah

Langkah – langkah pembuatan analisis masalah :

1) Pastikan bahwa setiap orang yang berkaitan dengan masalah juga terlibat dengan
pendefenisian masalah.
2) Tulis masalah utama dalam pernyataan negatif.
3) Kelompokkan masalah – masalah serupa.
4) Tentukan masalah inti.
5) Teliti penyebab masalah inti.
6) Teliti masalah lain yang disebabkan masalah inti.
7) Tunjukkan hubungan sebab akibat setiap masalah.
8) Susun masalah–masalah, berdasar hubungan sebab akibat (pohon masalah)
9) Periksa pohon masalah untuk melihat kesempurnaan analisis.

Dalam melakukan langkah – langkah analisis masalah perlu diingat :

a. Masalah utama
b. Jangan terhambat karena terlalu banyak pada satu kelompok masalah
c. Masukkan hanya masalah – masalah penting
d. Tunjukkan hubungan sebab akibat langsung dari masalah-masalah
e. Periksa apakah masih ada hubungan sebab akibat dari masalah – masalah yang tidak
terkait langsung

4
 CONTOH POHON MASALAH

PERNYATAAN NEGATIF
PERNYATAAN NEGATIF PERNYATAAN NEGATIF

akibat
MASALAH UTAMA/INTI

penyebab

PERNYATAAN NEGATIF PERNYATAAN NEGATIF PERNYATAAN NEGATIF

C. ANALISA TUJUAN

Kegunaan :

1) Menentukan kegiatan utama untuk pemecahan masalah yang ada.

2) Melihat alternatif pemecahan berdasarkan masalah yang ada.
3) Melihat hubungan antara rencana tindakan dengan hasil yang mungkin dicapai.

PRODUK ANALISA TUJUAN : POHON TUJUAN

Langkah pembuatan :

1) Ubahlah masalah dari pernyataan negatif menjadi positif.

2) Tunjukkan semua hubungan tindakan dan hasil yang dapat dicapai.
3) Periksa semua tujuan dan hubungan tindakan hasil (sempurnakan bila
ada hubungan tidak logis ).
4) Periksa pohon tujuan secara keseluruhan untuk kesempurnaan analisis.

CONTOH POHON TUJUAN

PERNYATAAN POSITIF
PERNYATAAN POSITIF PERNYATAAN POSITIF

akibat
TUJUAN UTAMA/INTI

5
 penyebab

PERNYATAAN POSITIF PERNYATAAN POSITIF PERNYATAAN POSITIF

D. ANALISA ALTERNATIF
Tehnik untuk meneliti beberapa pilihan strategis yang dapat digunakan untuk mencapai kondisi
tertentu yang diinginkan ( tujuan ).

Prioritas dapat ditentukan dengan memberikan kriteria, antara lain :

1. Urutan prioritas prinsip pencapaian tujuan

2. Ketersediaan sumber daya alam
3. Penerima manfaat maksimal
4. Peningkatan pendapatan maksimal
5. Peningkatan pemanfaatan potensi sumber daya manusia
6. Kesinambungan / keterkaitan dengan kegiatan / program tahun sebelumnya (yang
sedang berjalan)
7. Sumbangan terhadap program strategis
8. Duplikasi
9. Pertimbangan ekologi
10. Hubungan alat dengan tujuan.
E. MATRIK KERANGKA KERJA LOGIS

Contoh Martik Kerangka Kerja 1.

Tujuan / Kegiatan Indikator objektif Sumber Pembuktian Asumsi Penting

(Objective and (objective (means of (important
activities ) verifiable verification) assumptions )
indicators )

Sasaran (Goal )

Tujuan (Purpose )

Hasil– hasil kegiatan

(Outputs)

Kegiatan – kegiatan Sarana dan biaya

(Activities) (Input and Cost )

Keterangan:

6
 1) Kolom Tujuan / kegiatan : diisi dengan tingkatan pencapaian tujuan / sasaran yang
bertingkat berdasarkan kerangka logis. Bahwa suatu hasil kegiatan dapat diperoleh bila
telah dilakukan serangkaian kegiatan itu. Rangkaian kegiatan mengarah pada upaya
mencapai tujuan. Akhirnya tujuan menjanjikan sasaran yang diharapkan.

2) Kolom indikator objektif : diisi dengan indikator ( suatu ukuran yang ditetapkan). Ia
menunjukkan hasil kegiatan / tujuan / dan sasaran telah dicapai ( mengukur pencapaian
hasil kegiatan / tujuan / sasaran).

3) Kolom sumber pembuktian : diisi dengan apa / siapa/ cara apa /bagaimana untuk
membuktikan bahwa hasil kegiatan / tujuan /sasaran telah tercapai sesuai dengan
indikator yang telah ditetapkan

4) Asumsi penting : diisi dengan asumsi yang berada di luar kemampuan perencana untuk
mengontrolnya. Tapi ia merupakan keadaan penting yang mempengaruhi tercapainya
hasil, tujuan, sasaran yang ditetapkan.

5) Sarana / biaya : diisi dengan sarana / prasarana / serta biaya yang dibutuhkan untuk
pelaksanaan serangkaian kegiatan yang direncanakan untuk suatu tujuan tertentu yang
telah ditetapka.

Contoh Matrik Kerangka Kerja 2.

No Masalah Tujuan Hasil yg Kegiatan Lokasi Waktu Biaya Sumber Penanggung Pelaksana Ket
diharapkan Biaya Jawab

V. KESIMPULAN

Pembuatan rencana kegiatan/kerja terdiri dari sejumlah tahap yaitu: analisa stakeholders,
analisa masalah, analisa tujuan, analisa alternatif dan matrik kerangka kerja. Hal ini
membutuhkan keseriusan dan ketelitian dalam proses penyusunannya. Selain itu, perlu
pendekatan partisipatif, dimana semua pihak aktif menyusun rencana kegiatan/kerja. Sehingga
martik kerangka kerja akan tersusun sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan memang bisa
menyelesaikan masalah dan menjadi pedoman kegiatan KKN.

VI. BAHAN BACAAN.

7
Madarisa, Fuad. 2011. Fasilitasi Pemberdayaan Masyarakat: Strategi dan Proses Bekerja
Bersama Kelompok. Edisi 2. Fakultas Peternakan Universitas Andalas. Padang.

Madarisa. F. 2006. Bahan Perkuliahan Perencanaan Pembuangunan Partisipatif . Program

Pascasarjana UNRI- Univ. Andalas. Tidak diterbitkan

Noer, Melinda. 2010. Bahan Perkuliah Perencanaan Pembangunan Partisipatif Dengan

Menggunakan metode Zopp. Tidak diterbitkan.

Mardikanto Totok. 2009. Sistem Penyuluhan Pertanian. LPP UNS danUNS press. Suarakarta.
Jawa Tengah.

Tjondronegoro. M. P. S. 2008. Ranah Kajian Sosiologi Pedesaan. Fakultas Ekologi Manusia.

IPB. Bogor.

8
Lampiran 1: PENURUNAN MASALAH MENJADI USULAN KEGIATAN (KASUS PELATIHAN FASILITATOR KAWASAN SINGKARAK 2003)

Masalah Penyebab Kondisi saat ini Potensi yang ada Alternatif Rencana tindak
pemecahan
Internal Ekster

Peraturan 1. masyarakat 1. wisatawan bebas saja 1. wali nagari 1. PHRI ada 1. memberitahu 1.1. membuat aturan wisata
Nagari tidak mengetahui mandi antara laki laki dan berwenang masyarakat tentang tempat mandi, berpakaian,
tentang adanya aturan wanita mengatur 2. agen tentang aturan membuang sampah, toilet, parkir,
wisata tidak lokasi wisata wisata berusaha, dan penegakan hukum.
dijalankan 2. keinginan 2. wisatawan bebas saja bekerjasama
untuk berpakaian 2. aparat 2. menguatkan 1.2. mensosialisasikan aturan
melaksanakan keamanan 3. polisi komitmen wisata
aturan tidak ada 3. wisatawan bebas saja Nagari ada tersedia untuk
membuang sampah melaksanakan 2.1. melaksanakan aturan wisata
3. kesadaran 4. ada aturan wisata dengan konsekwen
wisatawan 4. wisatawan bebas saja peluang
kurang buang air kecil/besar memberi info 3. 2.2. melakukan studi banding
diluar daerah meningkatkan
4. saluran kerja 5. wisatawan bebas saja kesadaran 2.3. melakukan uji coba
untuk melakukan memarkir kendaraan wisatawan pelaksanaan aturan
tindakan belum
jelas 6. masyarakat bebas saja 4. membuat 3.1. membuat brosur aturan wisata
membangun kedai dan prosedur
pos rundo 3.2. menjelaskan info wisata
preventif dan
didaerah asal wisatawan
kuratif
7. tempat beribadah
belum memadai 3.3. pelaksanaan aturan yang
konsekwen
8. aturan tertulis tidak
ada 4.1. membuat diagram alir
pencegahan dan pemecahan
9. lembaga penegak masalah aturan
aturan tidak jelas/ada
4.2. menjelaskan hak, kewajiban
dan sanksi ttg aturan wisata
 Rencana tindak / kegiatan Lokasi Volume (alat Satuan Perkiraan Sumber biaya (%) Tahun pelaksanaan Lembaga
dan bahan) biaya (rp) pelaksana dan

Penanggung
jawab

P S M 11 12 13 14 15

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1.1. membuat aturan wisata

1.2. mensosialisasikan aturan

wisata

2.1. melaksanakan aturan wisata

dengan konsekwen

2.2. melakukan studi banding

2.3. melakukan uji coba

pelaksanaan aturan

3.1. membuat brosur aturan

wisata

3.2. menjelaskan info wisata

didaerah asal wisatawan

3.3. pelaksanaan aturan yang

konsekwen

4.1. membuat diagram alir

pencegahan dan pemecahan
masalah aturan

4.2. menjelaskan hak, kewajiban

dan sanksi ttg aturan wisata

P = pemerintah; S = swasta; M = masyarakat.