Contabilidad Gubernamental 201 1

ALCANCES DEL SISTEMA

La Contabilidad como medio para ordenar las transacciones, teniendo como meta la exposicin analtica y global de la situacin financiera del Estado, requiere una adecuada implementacin, en tal sentido, la Contabilidad Gubernamental est estructurada en tres niveles operaciones debidamente relacionados entre s mediante un conducto regular de comunicacin. DELIMITACIN DE REAS CONTABLES O SUBSISTEMAS CONCEPTO.- En base a las caractersticas de las operaciones administrativas, financieras y presupuestarias que realizan las entidades del sector pblico, el sistema ha delimitado reas contables con el objetivo de facilitar su registro y control, as como contribuir al logro de una eficiente y eficaz administracin de la gestin gubernamental. CLASIFICACIN Considerando las caractersticas de las operaciones administrativas y financieras, el sistema ha delimitado reas contables, con el propsito de facilitar su registro y contribuir al logro de una eficiente administracin de la gestin pblica. REAS DE TRIBUTACIN: Para lograr un mejor sustento de las transacciones que se realizan en esta rea, se ha determinado entre otros, resoluciones de acotacin, plizas, liquidaciones de cobranzas, planillas de recaudacin, resoluciones de devolucin, certificados tributarios, convenio de fraccionamiento de pagos, etc. REA DE FONDOS: Se refiere a operaciones relacionadas con los ingresos y egresos de fondos en los diferentes niveles de la administracin pblica. Documentos Fuente: Recibo de Ingresos. Papeleta de Depsitos. Nota de Cargo. Nota de Abono. Comprobante de Pago. Planillas de Haberes y Pensiones. Valorizacin de Obra. Otros.

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REA DE BIENES: Comprende las operaciones de adquisicin u obtencin, almacenamiento y distribucin de los bienes muebles del gobierno. Incluye tambin la construccin, adquisicin y registro de la propiedad inmueble del Estado, administrados por los organismos pblicos. Documentos Fuente: Orden de Compra-Gua de Internamiento Orden de Servicio Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) Inventario Fsico Existencias Valoradas de Almacn Control Visible de Almacn Documentos Contables: Orden de Compra-Gua de Internamiento Orden de Servicio Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) Nota de Entrada al Almacn Otros REA DE PRESUPUESTO: Comprende las operaciones que se derivan del presupuesto de cada ejercicio fiscal, en sus etapas de promulgacin, modificacin, ejecucin del gasto e ingreso, as como el anlisis y cierre presupuestario. Documentos Fuente Los documentos que sustenten las Operaciones Contables de bienes, servicios y de fondos servirn para la afectacin presupuestaria, en lo que corresponda. REA DE ENDEUDAMIENTO O CRDITO PBLICO: Este subsistema se refiere al registro del ingreso por financiamientos internos y externos recibidos, y al egreso por los pagos respectivos, as como el control de los crditos, desde su otorgamiento hasta su liquidacin. Los ingresos obtenidos que incrementan la Deuda Pblica se registran afectando las cuentas tpicas del subsistema de recaudacin y las erogaciones afectando las cuentas del subsistema de egresos. El subsistema de deuda pblica tiene por objetivos:

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Registrar y controlar la informacin sobre los crditos concedidos al Gobierno en cualquiera de sus formas, de manera que sea posible precisar el endeudamiento interno y externo. Proporcionar a las autoridades informacin confiable, veraz y oportuna que puedan utilizar bsicamente para sus decisiones en materia de Deuda Pblica. Conformar las estadsticas respectivas de acuerdo con la clasificacin prevista en la Ley de Ingresos como en el Presupuesto de Egresos
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REA DE DOCUMENTOS Y VALORES: DOCUMENTOS CONTABLES Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Como es lgico tambin estn organizados en carpetas contenedoras segn el tipo y concepto, para un fcil acceso a la informacin. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una seleccin de documentos cuya fecha de expedicin est dentro de ese periodo. Los documentos contables son: Factura de crdito Es un documento que sigue sin aceptacin. Permite fijar una fecha cierta para pago de las facturas que les venden a los hipermercados y otras grandes concentraciones comerciales o cuando son proveedoras de grandes industrias. Esto neutraliza los abusos de posicin dominante de las grandes empresas, abusos que han sido sistemticamente utilizados, por los grandes hipermercados y las grandes concentraciones industriales para obtener de manera desleal una mejor posicin competitiva, en perjuicio de las pequeas y medianas Orden de compra Es un documento similar a la nota de pedido, Se utiliza para solicitar mercaderas a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no enva vendedores para ofrecer el producto. Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadera que requiere. Debe ser concreto, claro y especfico en lo que se solicita. Recibo

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El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago. Documento en que el acreedor reconoce expresamente haber recibido del deudor dinero u otra cosa a efectos del pago o cumplimiento de la obligacin. La Cotizacin La cotizacin es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que participan en el mercado burstil. Tambin se cotiza el trabajo. Precio registrado en una Bolsa cuando se realiza una negociacin de valores, o tambin expresin de uso burstil para sealar el valor de acciones y otros instrumentos que se venden a travs de bolsas de valores. La primera acepcin de este trmino hace referencia al precio de equilibrio para un ttulo en funcin de la oferta y la demanda. Los Pagares Es un ttulo- valor de circulacin y aparece como forma impropia del contrato de cambio que contena intereses. Es un documento de crdito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo. A diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagar es un ttulo- valor de origen causal, es decir que en documento se podr pactar los intereses, puede incluirse la causa que da origen al pagar, como tambin podr incluirse la garanta con la cual se afianza la obligacin Cheque Un cheque es un documento bancario en el que una persona autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta sin que sea necesaria su presencia. Es una orden de pago pura y simple (sin condicin alguna) librada contra el banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria, o est autorizado para girar en descubierto. ESTADO DE CUENTA Operacin que consiste en determinar el balance de una cuenta. Registro de los asientos de dbito o crdito en la cuenta de un cliente durante un espacio de tiempo determinado. Es el resumen de los cargos y abonos de la tienda virtual y/o del afiliado. Documento que recibirn peridicamente los trabajadores afiliados a las afores en el que se registrarn los depsitos, los retiros y el saldo de la cuenta individual, as como las comisiones cobradas y los rendimientos obtenidos.
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Letra de cambio La letra de cambio es un documento de crdito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento. La letra de cambio histricamente ha surgido, debido a exigencias econmicas, que necesitaban de un medio acto para satisfacerlas teniendo en cuenta las mltiples relaciones recprocas entre los individuos. Recibo de compra Recibo de compra es aquel que se da a la persona o al cliente al momento de haber hecho una compra o al haber cancelado una deuda. El recibo de compra es que el especifica la compra realizada. Nota de crdito La Nota de Crdito ser emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Especficamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, as como por la anulacin de operaciones Caja Menuda La caja menuda es un dinero que se guarda y que solo se utiliza en caso de urgencia o en el momento que no halla fondo. SOPORTES CONTABLES Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos Nota Dbito Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones. Todos los soportes contables deben contener la siguiente informacin general: Nombre o razn social de la empresa que lo emite. Nombre, nmero y fecha del comprobante. Descripcin del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes Cheque Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador, ordena a un banco llamado girado; que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.
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Recibo de consignacin bancaria Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorros Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depsitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuanta y exigencia del cliente. Recibo de caja El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura TITULOS VALORES Los ttulos de crdito son una institucin que se incorpora tardamente a la ciencia del Derecho, pues su funcionamiento no es concebible sino en una economa de cierto desarrollo. Estos constituyen el mecanismo jurdico destinado a resolver de manera simple y segura los problemas propios de la circulacin de los derechos. Los ttulos al portador son aquellos que designan como titular al portador o aquellos en que la falta de designacin implica atribucin al portador CLASIFICACIN DE LOS TTULOS VALORES

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- Por el objeto del derecho incorporado, los ttulos valores son personales, reales y obligacionales. Los ttulos personales representan la participacin del titular en una sociedad, razn por la cual tambin se les llama ttulos de participacin. Los ttulos reales confieren al poseedor legtimo un derecho real sobre una cosa. Estos ttulos tambin reciben el nombre de ttulos representativos de mercancas, para indicar que las cosas a las cuales se refieren se encuentran incorporadas en los ttulos. Los ttulos obligacionales incorporan crditos de carcter pecuniario. Son llamados tambin ttulos de pago. El hecho de que incorporen una promesa incondicional de pagar una suma de dinero, es decir, que representen un crdito, ha dado lugar a la denominacin de ttulos de crdito. - Por la forma de creacin de los ttulos son singulares o en serie. Los primeros se caracterizan por su individualidad. Los segundos, llamados igualmente ttulos en masa, se distinguen por su fungibilidad. Teniendo todos las mismas caractersticas, son intercambiables y corresponden todos al mismo negocio. - Por el sujeto que los crea, los ttulos son pblicos o privados. En el primer grupo entran los ttulos de deuda pblica o los ttulos emitidos por las diversas personas de derecho pblico. Al segundo grupo corresponden los creados por las personas de derecho privado. - Por su forma de circulacin, los ttulos valores se dividen en nominativos, a la orden y al portador. Es la clasificacin que lleva a cabo la propia ley. Los ttulos normativos o directos son aquellos que sealan como titular a una persona determinada. Para la transmisin del ttulo es necesario que se cumplan las reglas de cesin de crditos. El ttulo nominativo ms usado en Venezuela es el de la accin de la sociedad annima, forma obligatoria en razn de disposiciones provenientes de los acuerdos de integracin econmica. Los ttulos a la orden son los que sealan como beneficiario a una persona determinada o cualquier otra que sta indique. La transmisin de los ttulos a la orden se verifica por medio del endoso y por la entrega del

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documento. Este puede ser objeto de negociacin por medio distinto al endoso. - Por los efectos de la causa en la vida de los ttulos, estos pueden agruparse en causales y abstractos. En los ttulos causales, la causa esta deliberadamente expresada en el documento y no se separa de l para ningn propsito. En los ttulos abstractos, la causa es desvinculada del ttulo, aunque est indicada en l, y no tiene ninguna relevancia ulterior en la vida de ste. REA DE OPERACIONES COMPLEMENTARIAS: Comprende todas las operaciones no indicadas en las reas anteriormente mencionadas. Es decir, asientos de apertura, asientos de cierre, asuntos de regularizacin, as como los asientos referidos a las cuentas de control, que completan el circuito contable y son registrados en las notas de contabilidad. Documentos Fuente Los documentos que se utilizan en las reas antes referidas tambin son documentos fuente de esta rea, adems otros documentos tales como resoluciones, declaraciones juradas, contratos, cartas fianza, etc. NIVELES OPERACIONALES CONCEPTO: El sistema de contabilidad ha establecido tres niveles de operacin dentro de las cuales los rganos del sector publico registran y reportan informacin sobre las diversas transacciones, que estos realizan, establecindose de esta manera un conducto regular de comunicacin que fluya hacia el organismo superior hacia el inferior y viceversa.

CLASIFICACIN:
- NIVEL NACIONAL: este nivel cumple el ente rector del sistema

de contabilidad, que se encarga de uniformizar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica, as como de elaborar la cuenta general de la repblica, adems tiene la funcin de proponer las normas centrales que deben regir un pas.
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- NIVEL

CENTRAL O INSTITUCIONAL: se refiere a las operaciones registradas y reportadas por cada una de las entidades captadoras de recursos financieros y por los Ministerios o Direccin General de Administracin u Oficina que hagan sus veces: Oficina General de Administracin de cada Ministerio. Tesoro Pblico. SUNAT SUNAD Crdito Pblico

- NIVEL REGIONAL: este nivel est representado por las oficinas

regionales contables establecidas por la entidades captadoras de recursos financieros, as como por aquellas dependencias regionales contables de cada uno de los pliegos presupuestarios, cuyo nivel se registran la operaciones que realizan o informan las entidades. PARALELISMO CONTABLE CONCEPTO.- A travs de este principio, las operaciones realizadas por las entidades pblicas son registradas tanto en la contabilidad patrimonial como en la contabilidad presupuestal; es decir, bajo este principio, a toda operacin real registrada en el proceso contable financiero corresponde paralela y simultneamente un registro en el proceso contable presupuestario. De tal manera que en el mismo momento y con los mismos documentos fuentes, pero en distintas reas contables se procesa informacin especializada simultneamente, con la finalidad de obtener estados financieros integrados que muestren en su conjunto las operaciones de bienes, fondos, presupuesto, rentas y operaciones complementarias ELEMENTOS BSICOS DEL PARALELISMO CONTABLE El sistema de contabilidad gubernamental establece elementos contabilidad con la finalidad de separar los aspectos importantes de la administracin del Estado. a. CONTABILIDAD PATRIMONIAL O FINANCIERA Destinada dentro de su concepto a registrar las operaciones propias del movimiento econmico-financiero, que debe repercutir en las fluctuaciones de patrimonio. En otras palabras,
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la contabilidad financiera es el campo que abarca las normas, procedimientos, cuentas, libros y estados contables relacionados con el registro de los valores que componen el patrimonio.

b. CONTABILIDAD PRESUPUESTAL El Estado para cumplir con los planes y programas que debe desarrollar en el corto plazo, necesita de un instrumento que contenga metas, objetivos, polticas y estrategias, esto es lo que se denomina presupuesto; por lo tanto la contabilidad presupuestaria, es el campo de la contabilidad que abarca las normas, procedimientos, cuentas, libros, etc., para registrar el comportamiento de cada presupuesto fiscal, regulando as las incidencias del proceso presupuestario con criterio programtico c. CONTABILIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN La funcin principal de las cuentas de orden es facilitar el control de diversos aspectos administrativos en un municipio, permitiendo el registro de operaciones derivadas de los derechos u obligaciones contingentes. En este rubro destacan principalmente las cuentas de Presupuesto de Ingresos, Presupuesto de Egresos, Control de Almacn, Control de Deuda Avalada, Control de Activos de Arrendamiento Financiero, entre otras. Con estas cuentas se pretende dar claridad a las cifras contables y presupuestales presentadas en los Estados Financieros. Al final del ejercicio las cuentas de orden presupuestales, invariablemente debern quedar con saldo cero. Una vez descrita la estructuracin de cuentas, se presenta el catlogo de cuentas autorizado. TRATAMIENTO DE LAS CUENTAS PRESUPUESTARIAS DE INGRESOS Y GASTOS Cuentas de Orden Presupuestales de Ingresos y Egresos.- Con el propsito de contar con herramientas de control que permitan identificar los registros por ingresos y egresos de una entidad con el ejercicio presupuestal, se deben incluir en el catlogo de cuentas, dentro del grupo de Cuentas de Orden, las cuentas presupuestales de ingresos y egresos.
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Vincular el presupuesto y la contabilidad a travs de cuentas de orden presupuestales de ingresos y egresos, tiene el propsito de llevar simultneamente el control del ejercicio del presupuesto y sus efectos en la contabilidad. Es decir, se debern registrar contable y presupuestalmente durante el ejercicio fiscal, en forma simultnea, tanto la ejecucin del Presupuesto de Egresos como de la Ley de Ingresos, afectando en la misma pliza las cuentas de la Contabilidad Patrimonial. El presupuesto de ingresos y egresos autorizado a los Municipios, se deber registrar en las cuentas de orden presupuestales de ingresos y egresos al inicio del ejercicio. Se deber establecer el control contable en cuentas de orden, del ejercicio presupuestal de los ingresos y egresos, considerando las siguientes cuentas:

Presupuesto de Ingresos Estimado: Representa el importe total del ingreso estimado por concepto, utilizando como contra-cuenta la de Presupuesto de Ingresos por Recaudar. Presupuesto de Ingresos Recaudados: En esta cuenta se registrarn los ingresos recibidos, independientemente deque su destino sea para cubrir su gasto corriente o de inversin. Presupuesto de Ingresos por Recaudar: En esta cuenta se refleja el saldo de los ingresos estimados por recibir. Presupuesto de Egresos Autorizado: Corresponde al monto total de Presupuesto Autorizado para gasto corriente y de inversin, con base en el decreto correspondiente y su contra-cuenta es Presupuesto de Egresos por Ejercer. Presupuesto de Egresos Comprometido: Se registrar en esta cuenta, los compromisos de gastos generados, desde que inicia el proceso adquisitivo, se utilizar como contracuenta la de Presupuesto de Egresos por Ejercer, el movimiento se cancelar al afectar el Presupuesto de Egresos Ejercido, pagado. Presupuesto de Egresos Ejercido: En esta cuenta se registrarn los gastos generados en el transcurso del ejercicio se utilizar como contra-cuenta la de Presupuesto de Egresos por Ejercer.
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Presupuesto de Egresos por Ejercer: En esta cuenta se registrarn los recursos que estn pendientes por ejercer, tanto de gasto de operacin como de inversin y se disminuye por los importes ejercidos.

ELEMENTOS DEL PROCESO CONTABLE PROCESO CONTABLE.- Pacheco, al referirse al proceso contable indicaba, que el Sistema de Contabilidad Gubernamental, a efecto de robustecer el control interno ha establecido una serie de documentos utilizados en el proceso contable. A continuacin deca que el proceso contable comprende las siguientes etapas: los documentos fuente, establecidos por cada una de las reas; los informes de movimiento que centralizan las transacciones de cada rea recogiendo la informacin contenida en los documentos fuente; los libros principales; los estados financieros y presupuestarios Ayala, a diferencia de Pacheco indica que el proceso contable gubernamental comprende a los documentos fuente, los libros principales y auxiliares y los estados financieros y presupuestarios.

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DIAGRAMA BASICO DEL PROCESO CONTABLE DOCUMENTOS FUENTE PRESUPUESTARIOS LIBROS ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS

PRINCIPALES

BALANCE BALANCE DE EJECUCIN DEL

AUXILIARES

ESTADO DE

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DOCUMENTOS FUENTES Son todos aquellos documentos que se utilizan para sustentar las reas de Fondos, Bienes y Presupuesto; sirven como elemento bsico para recolectar informacin con que se inicia el ciclo contable. rea de Fondos Documentos Fuente Recibo de Ingresos Papeleta de Depsitos Nota de Cargo Nota de Abono Comprobante de Pago Planillas de Haberes y Pensiones Valorizacin de Obra Otros rea de Bienes Documentos Fuente Orden de Compra-Gua de Internamiento Orden de Servicio Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) Inventario Fsico Existencias Valoradas de Almacn Control Visible de Almacn rea de Presupuesto Documentos Fuente Los documentos que sustenten las Operaciones Contables de bienes, servicios y de fondos servirn para la afectacin presupuestaria, en lo que corresponda. INFORMES DE MOVIMIENTOS Son los documentos o formatos que centralizan las operaciones o transacciones de cada rea de actividad, recogiendo la informacin contenida en los documentos fuente y proporcionar los resultados que han de ser expresados en asientos contables a travs de notas de contabilidad. Los informes de movimiento tambin pueden ser analticos, si se trata de obtener por su intermedio la disminucin puntual de las cuentas de mayor que se presentan globalmente en los EE.FF.
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LIBROS Y/O REGISTROS CONTABLES Para acumular el resultado de las transacciones de cada rea, la oficina de contabilidad debe registrar en los libros principales: diario y mayor, los asientos contables a travs de la nota de contabilidad proveniente de los reportes o voucher de cada rea. Libros contables principales y auxiliares que deben llevar las entidades del Sector Pblico PRINCIPALES Libro Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor AUXILIARES Caja Libro Bancos (Por cada una de las cuentas o sub-cuentas corrientes) Registro de Ventas Registro de Compras Registro de Fondos para Pagos en Efectivo Y otros que requiera la entidad, de acuerdo a sus necesidades CONFORMACIN DE LOS LIBROS Principales INVENTARIOS Y BALANCES El libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al empezar sus operaciones el mismo que revelar:
Direccin Nacional de Contabilidad Pblica - Instructivo N 0013

La relacin exacta de dinero, valores, crditos, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderas y otros, que constituyan el activo de la Entidad. La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen el pasivo de la Entidad. Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que ser el patrimonio con que inicia su gestin.

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La entidad adems al finalizar el ejercicio reflejar en el mismo libro el Inventario Final y Balance General de su Gestin. Este libro ser de foliacin simple. Cuando se trata de la creacin, fusin o transferencia de Activos, Pasivos y Patrimonio a otra entidad, deber figurar en este libro y ser coincidente con la verificacin fsica de los mismos. LIBRO DIARIO El libro Diario ser de foliacin simple y contendr en cada folio el movimiento diario del debe y del haber. LIBRO MAYOR En este libro principal se registrarn todas las cuentas asentadas en el libro Diario. Auxiliares Caja.- Utilizar el diseo que estime conveniente el usuario. Registro de Ventas. Registro de Compras. Fondo para Pagos en Efectivo.- Se utilizar el documento denominado "Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo". Bancos.- se deber aperturar por cada cuenta corriente El registro de las operaciones de los libros Auxiliares mencionados deber efectuarse en el formato Auxiliar Estndar del Sistema de Contabilidad Gubernamental, excepto el Registro de Ventas y el de Compras. En lo referente a los auxiliares Documentos por Cobrar, Documentos por Pagar, Anticipos Concedidos, Encargos Otorgados, Encargos recibidos; estos registros debern tener una informacin ms detallada para facilitar su anlisis. En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma individual por cada bien, indicando la fecha de adquisicin, monto, fecha de salida para su uso, adiciones y mejoras, ajuste, para facilitar el proceso de su depreciacin y/o revaluacin. Legalizacin de Libros Contables

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La funcin de registro, foliacin y rubricacin de los libros principales y auxiliares, corresponde a las Direcciones Generales de Administracin u oficinas que hagan sus veces en las entidades pblicas, excepto empresas; para tal efecto se aperturar un registro en el que se inscribir antes de ser usados. La legalizacin de los libros contables principales se efectuarn de acuerdo a los dispositivos legales vigentes. COMENTARIO Las entidades cuya contabilidad lo llevaren por programas computarizados, siempre y cuando cumpla con las exigencias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, debern compaginarse y empastarse los libros principales y auxiliares, para proceder a su legalizacin respectiva. Registros auxiliares. Se efectan registros en base a los documentos fuente que han servido para elaborar la informacin de cada rea, contabilizando pormenorizadamente las operaciones de cada una de las cuentas de mayor y sus correspondientes cuentas divisionarias. PRINCIPALES Inventarios y Balances. Libro Diario. Libro Mayor. AUXILIARES Caja Bancos. Registro de Compras y gastos. Registro de Ventas. Auxiliar Standard Libro Bancos. FPPE. Auxiliares Presupuestales. ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTARIOS Los estados financieros, tambin denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para reportar la situacin econmica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta informacin resulta til para la Administracin, los gestores, los reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

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La mayora de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de informacin financiera. La contabilidad es llevada adelante por contadores pblicos que, en la mayora de los pases del mundo, deben registrarse en organismos de control pblicos o privados para poder ejercer la profesin. Los estados financieros son las herramientas ms importantes con que cuentan las organizaciones para evaluar el estado en que se encuentran. Clases de estados Los principales componentes de los Estados Financieros son los siguientes:

Balance General. Estado de Ganancias y Prdidas. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. Estado de flujo de efectivo

Las Notas a los Estados Financieros Los estados financieros se presentan acompaados de notas y cuadros, que "revelan" o aclaran puntos de inters que, por motivos tcnicos o prcticos, no son reflejados en el cuerpo principal. Estos estados financieros son la base de otros informes, cuadros y grficos que permiten definir la rentabilidad, solvencia, liquidez, valor en bolsa y otros parmetros que son fundamentales a la hora de manejar las finanzas de una institucin. Habitualmente cuando se habla de estados financieros se sobreentiende que son los referidos a la situacin actual o pasada, aunque tambin es posible formular estados financieros proyectados. As, podr haber un estado de situacin proyectado, un estado de resultados proyectado o un estado de flujo de efectivo proyectado. Objetivos El objetivo de los estados financieros es proveer informacin sobre el patrimonio del ente emisor a una fecha y su evolucin econmica y financiera en el perodo que abarcan, para facilitar la toma de decisiones econmicas. Se considera que la informacin a ser brindada en los estados financieros debe referirse a los siguientes aspectos del ente emisor:

Su situacin patrimonial a la fecha de dichos estados Un resumen de las causas del resultado asignable a ese lapso;

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La evolucin de su patrimonio durante el perodo; La evolucin de su situacin financiera por el mismo perodo, Otros hechos que ayuden a evaluar los montos, momentos e incertidumbres de los futuros flujos de fondos que los inversores y acreedores recibirn del ente por distintos conceptos.

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