COD.

: MF-AD-05

MANUAL DE FUNCIONES
FECHA : 18/03/10 Sector: Revis: Control: Aprob:

ADMINISTRACIN Y FINANZAS
Alejandro Straschnoy Ernesto Poschenrieder Luis Szychowski

PGINA 1 DE 15

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Organigrama Administracin y Finanzas

Gerente de Administracin y Finanzas

Responsable de ContabilidadImpuestos y Cuentas a Pagar

Responsable de Personal

Jefe de Crditos y Cobranzas

Responsable de Finanzas

Encargado de Mantenimiento

Responsable de Cuentas a Pagar

Asistente de Cobranzas

Responsable de Caja

Administrativo de Finanzas

Personal de Recepcin

Cadete

Cadete

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DEPARTAMENTO : Administracin y Finanzas.

PGINA 2 DE 15

RESPONDE A: Gerencia General.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Elaboracin del balance mensual y anual. 1.1. Conciliaciones bancarias. 1.2. Conciliaciones Tarjetas de Crdito. 1.3. Imputaciones contables. 1.4. Anlisis de cuentas. 2. Liquidacin de impuestos provinciales y nacionales. 3. Manejo de cuentas a pagar y sus respectivos pagos. 4. Manejo financiero de la empresa. 5. Definicin de lneas de crditos (clientes). 6. Gestin de cobranzas. 7. Administracin del personal.

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DEPARTAMENTO : Administracin y Finanzas. SECTOR : NOMBRE DEL CARGO: Gerente de Administracin y Finanzas. RESPONDE A: Gerencia General. TIENE AUTORIDAD SOBRE: Responsable de Contabilidad - Impuestos y Cuentas a Pagar. Responsable de personal. Encargado de Mantenimiento. Jefe de Crditos y Cobranzas. Responsable de finanzas. Personal de recepcin.

PGINA 3 DE 15

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Establecer objetivos y lineamientos del sector. 2. Fijar procedimientos de trabajo y revisar su cumplimiento. 3. Supervisar a los Responsables del sector. 4. Definir cronogramas de trabajo y verificar su cumplimiento. 5. Entregar informes peridicos a Gerencia General. 6. Evaluar al personal. 7. Fijar polticas de capacitacin en funcin de las necesidades de cada empleado. 8. Organizar reuniones con el personal para analizar los puntos dbiles del sector y poderlos corregir. PERFIL Estudios: Contador Publico Nacional o Licenciado en Ciencias Econmicas. Experiencia mnima 10 aos. Se requiere iniciativa, capacidad creativa, perseverancia. Capacidad de Liderazgo. Alta grado de confidencialidad. Gran Capacidad Analtica. Capacidad de Negociacin. Excelente Trato Interpersonal.

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DEPARTAMENTO : Administracin y Finanzas.

PGINA 4 DE 15

SECTOR : Contabilidad - Impuestos y Cuentas a Pagar.

NOMBRE DEL CARGO: Responsable de Contabilidad - Impuestos y Cuentas a Pagar.

RESPONDE A: Gerente de Administracin y Finanzas.

TIENE AUTORIDAD SOBRE: Responsable de Cuentas a Pagar.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Conciliacin de cuentas. 2. Liquidacin de impuestos. 3. Confeccin de balances mensuales y anuales. 4. Seguimiento de los gastos. 5. Imputaciones contables. 6. Anlisis de cuentas. 7. Control de las Facturas a Pagar. 8. Anlisis y comparacin del presupuesto de Gastos. PERFIL Estudios: Contador Publico Nacional Experiencia mnima 5 aos. Conocimientos: aplicativos afip, impuestos provinciales, Excel, Armado de balances, liquidacin de impuestos nacionales, provinciales y municipales.

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DEPARTAMENTO : Administracin y Finanzas.

PGINA 5 DE 15

SECTOR : Contabilidad y Cuentas a Pagar.

NOMBRE DEL CARGO: Responsable Cuentas a Pagar.

RESPONDE A: Responsable de Contabilidad - Impuestos y Cuentas a Pagar.

TIENE AUTORIDAD SOBRE: No aplicable.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Recibir las facturas generadas en concepto de consumo de insumos y servicios suministrados por empresas nacionales. 2. Armado del legajo de pago (factura/remito/orden de compra) 3. Obtencin de la autorizacin de las facturas para poder ingresar la misma al sistema. 4. Confirmar la fecha y forma de cancelacin de las deudas con los proveedores generadores de dichas facturas. 5. Emisin de orden de pago y cheque para obtener su posterior autorizacin de la autoridad competente. 6. Entrega de los valores a los proveedores en los horarios definidos. 7. Llevar registros y archivos de las facturas, remitos y rdenes de pago. 8. Conciliacin de las Cuentas a Pagar.

PERFIL Estudios: preferentemente estudiante de ciencias econmicas o perito mercantil Experiencia: mnima 2 aos. Conocimientos contables, conciliaciones bancarias, imputaciones contables, analisis de cuentas. conocimientos aplicativos afip, impuestos provinciales.

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DEPARTAMENTO : Administracin y finanzas. SECTOR : Personal.

PGINA 6 DE 15

NOMBRE DEL CARGO: Responsable de personal.

RESPONDE A: Gerente de Administracin y Finanzas.

TIENE AUTORIDAD SOBRE: No aplicable.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Control del presentismo. 2. Confeccin de contratos de trabajo. 3. Control de los pasantes. 4. Confeccin de la documentacin que se presenta a la ART. 5. Confeccionar y actualizar los legajos del personal. 6. Registracin y archivo del libro de sueldos. 7. Liquidacin de haberes y envo de las misma al banco (en soporte magntico) para la acreditacin en las cuentas de cada empleado. 8. Preparacin de la documentacin para el pago de aportes y contribuciones. 9. Trmites generales referidos a las gestiones del sector. PERFIL Estudios: Secundarios Completo. Experiencia mnima 2 aos. Alto nivel de confidencialidad. Conocimientos de Software para liquidacin de haberes. Conocimientos de Ingles.

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DEPARTAMENTO : Administracin y Finanzas.

PGINA 7 DE 15

SECTOR : Crditos y Cobranzas.

NOMBRE DEL CARGO: JEFE de Crditos y Cobranzas.

RESPONDE A: Gerente de Administracin y Finanzas.

TIENE AUTORIDAD SOBRE: Asistente de Cobranzas Cadete de cobranzas.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Gestionar las cobranzas. 2. Anlisis de las carpetas de los clientes para su posterior calificacin crediticia. 3. Distribuir y controlar la gestin de cobranzas realizada por el asistente de crditos y cobranzas. 4. Controlar la gestin del cadete. 5. Actualizacin de las carpetas de crdito. 6. Administracin de las gestiones judiciales y extrajudiciales, tercerizados en figuras externas. PERFIL Estudio: abogado Experiencia: se requieren 5 aos de experiencia para el puesto. Conocimiento: especialidad en cobranzas, anlisis de crditos, negociacin, liderazgo, coaching, pnl, programacin Acces, conocimientos amplios en pc, telegestin, impuestos, temas legales en general, contabilidad. Cualidad especial en la personalidad: negociador, programador, liderazgo, estrategia.

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DEPARTAMENTO : Administracin y Finanzas.

PGINA 8 DE 15

SECTOR : Crditos y Cobranzas.

NOMBRE DEL CARGO: Asistente de crditos y cobranzas.

RESPONDE A: Jefe de Crditos y Cobranzas.

TIENE AUTORIDAD SOBRE: No aplicable.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Gestionar las cobranzas asignadas por el Responsable de crditos y cobranzas. 2. Chequeo y actualizacin de informacin en la base de datos Empresa. 3. Establecer los criterios de ordenamiento de los archivos fsicos generales. PERFIL Estudio: secundario bachiller con orientacin contable. Experiencia: 2 aos de experiencia. Conocimiento: telecobranzas, conocimientos de manejo de pc, contabilidad bsica, cobranzas y tramites en general. Cualidad especial en la personalidad: buen trato interpersonal.

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ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DEPARTAMENTO : Administracin y Finanzas. SECTOR : Crditos y Cobranzas.

PGINA 9 DE 15

NOMBRE DEL CARGO: Cadete de cobranzas.

RESPONDE A: Jefe de Crditos y Cobranzas.

TIENE AUTORIDAD SOBRE: No aplicable.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Efecta las cobranzas que se realicen en el domicilio del cliente. 2. Programa los recorridos para hacer efectivas dichas cobranzas. 3. Efecta el archivo administrativo de EXO. PERFIL Estudio: Secundario. Conocimiento: telecobranzas, conocimientos de manejo de PC, cobranzas y tramites en general Experiencia: 1 ao de experiencia. Cualidad especial en la personalidad: buen trato interpersonal, habilidad de armado de recorridos y rapidez.

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FECHA : 18/03/10

ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DEPARTAMENTO : Administracin y Finanzas.

PGINA 10 DE 15

SECTOR : Finanzas.

NOMBRE DEL CARGO: Responsable de finanzas.

RESPONDE A: Gerente de Administracin y finanzas.

TIENE AUTORIDAD SOBRE: Administrativo de finanzas y Responsable de caja.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Obtencin de lneas de crditos (nacionales y del exterior). 2. Negociacin de tasas de inters. 3. Elaboracin del Cash-Flow. 4. Definicin de fechas de pagos (proveedores). 5. Preparacin de carpetas crediticias. 6. Relaciones con las instituciones financieras.

PERFIL Estudios: Secundarios con orientacin a Perito Mercantil o tener conocimientos contables. Experiencia mnima 2 aos. Conocimientos para armado de Cash Flow.

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ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DEPARTAMENTO : Administracin y finanzas.

PGINA 11 DE 15

SECTOR : Finanzas.

NOMBRE DEL CARGO: Administrativo de finanzas.

RESPONDE A: Responsable de Finanzas.

TIENE AUTORIDAD SOBRE: Cadete administrativo

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Armado de las cesiones de cheques para ser entregadas a las entidades financieras. 2. Llevar archivo de toda la documentacin financiera de la empresa. 3. Consulta y Pedido de saldos bancarios. 4. Depsitos Bancarios. 5. Compra de insumos no operativos (librera, artculos de farmacia, etc.). PERFIL Estudios: Secundarios con orientacin a Perito Mercantil o tener conocimientos contables. Experiencia mnima 2 aos. Conocimientos para armado de Cash Flow.

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ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DEPARTAMENTO : Administracin y Finanzas.

PGINA 12 DE 15

SECTOR : Finanzas.

NOMBRE DEL CARGO: Cadete administrativo.

RESPONDE A: Administrativo de Finanzas.

TIENE AUTORIDAD SOBRE: No aplicable.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Realizacin de los trmites necesarios (administrativos y financieros) de EXO. PERFIL Estudios: Secundario Completo. Flexibilidad y Capacidad para la Atencin al cliente. Conocimientos de la Ciudad de Bs. As. y sus medios de transportes.

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ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DEPARTAMENTO : Administracin y Finanzas.

PGINA 13 DE 15

SECTOR : Finanzas.

NOMBRE DEL CARGO: Responsable de Caja.

RESPONDE A: Responsable de Finanzas.

TIENE AUTORIDAD SOBRE: No aplicable.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Emisin de la facturacin. 2. Cobranza diaria. 3. Manejo de la caja chica. 4. Alta de los clientes al sistema. 5. Pago a proveedores con previa autorizacin de autoridad competente. 6. Arqueo diario de la caja. 7. Entrega de la facturacin, cobranza diaria y rendicin de gastos provenientes de caja chica a la Gerencia General. PERFIL Estudios: Secundario Completo. Conocimientos contables y capacitacin como usuario de computadoras. Experiencia mnima 2 aos. Flexibilidad y Capacidad para la Atencin al cliente.

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ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DEPARTAMENTO : Administracin y Finanzas.

PGINA 14 DE 15

SECTOR : Recepcin.

NOMBRE DEL CARGO: Personal de recepcin.

RESPONDE A: Responsable de Finanzas.

TIENE AUTORIDAD SOBRE: No aplicable.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Recepcin de las llamadas externas y su posterior derivacin. 2. Recepcin del personal externo a la empresa. 3. Recepcin y distribucin de la correspondencia y documentacin externa que ingresa a la empresa. 4. Seguimiento de llamados telefnicos solicitados por los distintos sectores de la empresa a celulares. PERFIL Estudios: Secundarios con orientacin. Experiencia mnima 1 ao. Predisposicin a la atencin al cliente. Buena diccin.

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FECHA : 18/03/10

ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DEPARTAMENTO : ADMINISTRACIN Y FINANZAS SECTOR : Mantenimiento. NOMBRE DEL CARGO: Encargado de Mantenimiento. RESPONDE A: Gerente de Administracin y Finanzas. TIENE AUTORIDAD SOBRE: FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: 1. Confeccin, seguimiento y control del mantenimiento preventivo y correctivo. 2. Obtencin de presupuestos de reparaciones en general. 3. Distribucin de las rdenes de trabajo al personal de mantenimiento. 4. Coordinacin de tareas con el personal de la empresa de limpieza. 5. Seguimiento y registro de gastos de mantenimiento, herramental e insumos. 6. Coordinacin en tareas de mantenimiento contratado. 7. Mantenimiento y/o actualizacin del sistema telefnico.

PGINA 15 DE 15

Perfil Edad: mayor de 25 aos. Experiencia 3 aos en tareas afines. Capacidad de liderazgo y de trabajo en grupo. Formacin secundaria con clara orientacin tcnica. Conocimientos de Normas de Higiene y Seguridad en el trabajo. Conocimientos de Electricidad. Conocimientos de Carpintera. Conocimientos de Plomera. Conocimientos de Aire Acondicionados-