UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO BOLVAR UNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZ

CIUDAD GUAYANA MARZO 2010

Definicin Control Interno: El control interno no tiene el mismo significado para las personas, esto puede dificultar su comprensin dentro de una organizacin. Resulta importante establecer un marco que permita obtener una definicin comn. El control interno es un proceso llevado a cabo por las personas de una organizacin, diseado con el fin de proporcionar un grado de seguridad "razonable" para la consecucin de sus objetivos, dentro de las siguientes categoras:

Eficiencia y eficacia de la operatoria. Fiabilidad de la informacin financiera. Cumplimiento de las leyes y normas aplicables. Por lo mencionado precedentemente podemos entonces definir

ciertos conceptos fundamentales del control interno:

El control interno es un proceso, es un medio para alcanzar un fin. Al control interno lo realizan las personas, no son slo polticas y procedimientos. El control interno slo brinda un grado de seguridad razonable, no es la seguridad total. El control interno tiene como fin facilitar el alcance de los objetivos de una organizacin. Ahora bien resulta necesario ampliar y describir los conceptos

fundamentales mencionados para lograr un mejor entendimiento del control interno.

Proceso

El control interno constituye una serie de acciones que se interrelacionan y se extienden a todas las actividades de una organizacin, stas son inherentes a la gestin del negocio (actividades de una entidad). El control interno es parte y est integrado a los procesos de gestin bsicos: planificacin, ejecucin y supervisin, y se encuentra entrelazado con las actividades operativas de una organizacin. Los controles internos son ms efectivos cuando forman parte de la esencia de una organizacin, cuando son "incorporados" e "internalizados" y no "aadidos". La incorporacin de los controles repercute directamente en la capacidad que tiene una organizacin para la obtencin de los objetivos y la bsqueda de la calidad. La calidad est vinculada a la forma en que se gestionan y controlan los negocios, es por ello que el control interno suele ser esencial para que los programas de calidad tengan xito. Las personas El control interno es llevado a cabo por las personas miembros de una organizacin, mediante sus acciones. Son las personas quienes establecen los objetivos de la organizacin e implantan los mecanismos de control. Cada persona o miembro de una organizacin posee una historia y conocimientos nicos, como as tambin difieren sus necesidades y prioridades del resto. Esta realidad sin duda afecta y por otra parte se ve afectada por el control interno.

Seguridad razonable

El control interno por muy bien diseado e implementado que est, slo puede brindar a la direccin un grado razonable de seguridad acerca de la consecucin de los objetivos de la organizacin, esto se debe a que los objetivos se ven afectados por limitaciones que son inherente al sistema de control interno, como ser:

Decisiones errneas. Problemas en el funcionamiento del sistema como

consecuencia de fallos humanos.

Colusin entre 2 o ms empleados que permita burlar los

controles establecidos. Objetivos El control interno es una funcin que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraern obligaciones sin autorizacin. Entre los objetivos del control interno tenemos: Proteger los activos de la organizacin evitando prdidas por fraudes o negligencias. Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la direccin para la toma de decisiones. Promover la eficiencia de la explotacin. Estimular el seguimiento de las prcticas ordenadas por la gerencia. Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:

 Un

plan

de

organizacin

que

proporcione

una

apropiada

distribucin funcional de la autoridad y la responsabilidad. Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos. Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado. Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporcin con sus responsabilidades. La Auditora Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y proteccin de dicho control interno. Toda organizacin tiene una misin y visin, stas determinan los objetivos y las estrategias necesarias para alcanzarlos. Los objetivos se pueden establecer para el conjunto de la organizacin o para determinadas actividades dentro de la misma. Los objetivos pueden categorizarse:

Operacionales: Utilizacin eficaz y eficiente de los recursos de una organizacin. (Por ej. Rendimiento, Rentabilidad, Salvaguarda de activos, etc.)

Informacin financiera: Preparacin y publicacin de estados financieros fiables. Cumplimiento: Todo lo referente al cumplimiento de las leyes y normas aplicables. Del sistema de control interno puede esperarse que proporcione un

grado razonable de seguridad acerca de la consecucin de objetivos

relacionados con la fiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de las leyes. Cabe aclarar que alcanzar los objetivos operacionales (por ejemplo el rendimiento sobre una inversin determinada, lanzamiento de nuevos productos, etc.) no siempre est bajo el control de una organizacin, dado que ste no puede prevenir acontecimientos externos que puedan evitar alcanzar las metas operativas propuestas. El control interno slo puede aportar un nivel razonable de seguridad sobre las acciones llevadas a cabo para su alcance. Componentes El control interno consta de cinco componentes que se encuentran interrelacionados entre s:

Entorno de control: El personal es el ncleo del negocio, como as tambin el entorno donde trabaja. Evaluacin de riesgos: Toda organizacin debe conocer los riesgos a los que enfrenta, estableciendo mecanismos para identificarlos, analizarlos y tratarlos.

Actividades de control: Establecimiento y ejecucin de las polticas y procedimientos que sirvan para alcanzar los objetivos de la organizacin.

Informacin y comunicacin: Los sistemas de informacin y comunicacin permiten que el personal capte e intercambie la informacin requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones.

Supervisin: Para que un sistema reaccione gil y flexiblemente de acuerdo con las circunstancias, deber ser supervisado. Dada la interrelacin y dinamismo existente entre los diferentes

componentes mencionados, nos permite inferir que el sistema de control

interno no es un proceso lineal y en serie donde un componente influye exclusivamente al siguiente, sino que es un proceso interactivo y multidireccional, donde cualquier componente influye en el otro.

Relacin entre los objetivos y los componentes La relacin entre los objetivos (lo que la organizacin se esfuerza por conseguir) y los componentes (necesarios para cumplir con los objetivos) se ve ilustrada a travs de la siguiente matriz:

Como podemos ver en la matriz, existe una relacin directa entre los objetivos, que es lo que la entidad se esfuerza por conseguir, y los componentes, que representan lo que se necesita para cumplir dichos objetivos. Adems el control interno es relevante para la totalidad de la entidad o para cualquiera de sus unidades o actividades. Para graficar la idea, podemos mencionar el siguiente ejemplo: "La informacin y comunicacin es necesaria para las 3 categoras de

objetivos: gestionar eficazmente las operaciones, preparar los estados financieros y verificar que se estn cumpliendo las leyes y normas. Por otra parte los 5 componentes son necesarios para poder lograr eficazmente, por ejemplo, los objetivos operacionales. El control interno es importante para la empresa y otras instancias en su totalidad o para cada una de sus partes (filiales, divisiones, unidades de negocio y actividades funcionales, como por ejemplo compras), de esta forma uno puede centrar su atencin, por ejemplo, al entorno de control para una categora de objetivo para una determinada divisin de una organizacin. Eficacia El control interno puede considerarse "eficaz" cuando la direccin tiene una seguridad razonable de que:

Disponen de la informacin adecuada sobre hasta qu punto Los estados financieros son preparados de forma fiable. Se cumplen las leyes y normas aplicables.

se estn logrando los objetivos operacionales de la organizacin.

La determinacin de si un sistema de control interno es "eficaz" o no constituye una toma de postura subjetiva resultante del anlisis de si estn funcionando eficazmente los cinco componentes en su conjunto. Este funcionamiento proporciona un grado de seguridad razonable de que los objetivos establecidos van a cumplirse. Definicin de Control de Activos El control Interno de activos, comprende el plan de organizacin, procedimientos y normas adoptados por las empresas o instancias para salvaguardar sus activos o bienes.

Objetivo General Contar con un instrumento administrativo que permita establecer los mecanismos necesarios de registro y control del activo mediante la descripcin de sus caractersticas fsicas y tcnicas, su costo, localizacin y asignacin de los mismos, as como su autorizacin correspondiente para adquisicin, traslado y desincorporacin, con el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario del activo. El alcance del manual El contenido de este manual de procedimientos para el control de activos, es para ayudar a mejorar la organizacin de las operaciones que se realizan en este consejo comunal contribuyendo con el resguardo de sus bienes con la implantacin del presente manual. Estos controles que contiene el manual pueden ser mejorados y ampliados de acuerdo a la necesidad que tenga en el futuro el consejo comunal. Definicin de Cuestionario de Control Interno Es la descripcin de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. Este mtodo descriptivo consiste, como su nombre lo indica, en describir las diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y empleados, y los registros que intervienen en el sistema, a travs de una serie de preguntas y respuestas en un formulario. Sin embargo, no debe incurrirse en el error de describir las actividades de los departamentos o de los empleados aislada u objetivamente. Debe hacerse

la descripcin siguiendo el curso de las operaciones a travs de su manejo en los departamentos citados. Ventajas:
El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un

mejor conocimiento de la empresa. Se obliga al Contador Pblico a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al anlisis y escrutinio de las situaciones establecidas. Desventajas: Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales. No se tiene un ndice de eficiencia.

PROYECTO COMUNITARIO DE LA UDO-UEPO-BOLIVAR ESTUDIANTES DE LA CARRERA DE CONTADURIA PBLICA

PROYECTO N 1053

PROPUESTA DE UN PLAN DE CONTROL INTERNO PARA RESGUARDAR LOS ACTIVOS DEL CONSEJO COMUNAL YURUANI UBICADO EN UNARE III PUERTO ORDAZ-ESTADO BOLIVAR

Diseo de un Plan de Control Interno para Resguardar los Activos:

-

LOS ACTIVOS DEBEN ESTAR RESGUARDADOS EN UN

LUGAR SEGURO, ES DECIR DENTRO DE UNA PLANTA FISICA: Los activos deben resguardarse dentro de una instalacin o estructura fsica, es decir dentro de una oficina o centro de reuniones comunales, casa comunal.
-

LOS ACTIVOS DEBEN CONTENER SUS SOPORTES, CUALES RESPALDAN EL PRINCIPIO CONTABLE

LOS

LLAMADO OBJETIVIDAD: Se debe de contener todos los soportes relacionados con los activos, es decir, las facturas correspondientes existencia.
-

cualquier

documento

que

exprese

su

LOS ACTIVOS TIENEN QUE ESTAR REGISTRADOS EN

UN LIBRO CONTABLE: Se debe hacer el registro del activo en un libro contable de inmediato a su adquisicin, todo con la finalidad de llevar un control, clasificacin y organizacin del mismo.
-

DENTRO DE LOS MIEMBROS ACTIVOS DEL CONSEJO

COMUNAL YURUANI, TIENE QUE NOMBRARSE A UNA PERSONA PARA ENCARGARSE DE LA CUSTODIA DE DICHOS ACTIVOS: Segn el control Interno, se debe de delegar funciones con respecto a los activos, es decir, solo se debe nombrar una persona que tenga la responsabilidad de encargarse de los activos, la cual no debe tener otra actividad solo esta, ya que la persona que debe realizar los registros no debe de tener la custodia de los activos.

FORMULAR

LA

CREACION

DE

UN

LIBRO

DE

INVENTARIO DE SUS ACTIVOS: Se debe de crear un libro de inventario para llevar el registro de activos, y as controlar la adquisicin de nuevos activos y la desincorporacin de los activos usados.
-

SI

ALGUN

ACTIVO

SE

DESINCORPORA

POR

TRASLADO, POR VENTA U OBSOLECENCIA, LOS MISMOS DEBEN ASENTARSE EN LOS LIBROS: Los activos que se daan, se venden, o se vuelven obsoletos hay que reemplazarlos por otros nuevos, y cuando esto sucede se tiene que registrar la salida de este activo, que se denomina desincorporacin y registrar el reemplazo.
-

DISEAR UNA PLANIFICACION ESTRATEGICA PARA LA TOMA FISICA PARA DE ASI SUS INVENTARIOS EVITAR LA

EFECTUAR

PERIODICAMENTE,

DESINCORPORACION POR ROBO DE LOS MISMOS: Se debe de planificar toma de inventarios o conteos continuamente para evitar la desincorporacin por robo, este conteo arroja la verdadera situacin de los activos, los que estn en buenas condiciones y los que se tienen que desincorporar por diversos factores, evitando as que
-

se

realicen

desincorporaciones ARQUEOS

de

activos

calificados A LOS

falsamente de daados u obsoletos. EFECTUAR SORPRESIVOS MIEMBROS ENCARGADOS DE LA CUSTODIA DE TESORERIA: Se debe realizar arqueos sorpresivos a los miembros encargados de la tesorera, con la finalidad de controlar el manejo de estos activos y detectar cualquier irregularidad que pueda existir.
-

LLEVAR

CABO

LA

REPOSICION

DE

ACTIVO,

OPORTUNAMENTE Y EN EL MOMENTO DE SUSTITUCION DE ACTIVOS, BIEN SEA POR ACTIVOS DAADOS, OBSOLETO, O REEMPLAZO, HACER EL RESPECTIVO REGISTRO: Al daarse

un equipo, o volverse obsoleto, se debe de llevar a cabo su reposicin registrndose inmediatamente en el momento de la sustitucin.
-

EFECTUAR

UNA

CONCILIACION

BANCARIA

ARQUEOS DE EFECTIVOS A LOS MIEMBROS ENCARGADOS DE LA TESORERIA: Se debe de realizar arqueos al efectivo que manejan los miembros encargados de la tesorera y revisar los registros y conciliarlo.
-

ELABORAR REPORTES PARA SER LLENADOS EN

CASO DE TRASLADO DE ACTIVOS: Se debe elaborar reportes si aun no existen con la finalidad de ser llenados en caso de que se traslade un activo, es decir, si se traslada un bien como sillas en el caso del consejo comunal, se tiene que llenar un reporte registrando cuantas unidades, a qu hora, a donde se trasladan y quien es el responsable del traslado.
-

REALIZAR REGISTROS DE LOS ACTIVOS QUE VAN A

REPARAR: Cuando los activos se trasladan para reparacin hay que hacer los registros correspondientes.
-

TODAS

LAS

OPERACIONES CON LOS

QUE

SE

REALICEN SER

RELACIONADAS

ACTIVOS

DEBEN

DEBIDAMENTE AUTORIZADAS: Cualquier operacin que se realice relacionada con los activos, tales como, desincorporacin, traslado, reemplazo o adquisicin, deben ser debidamente autorizadas por la persona encargada de la responsabilidad de velar o custodiar los activos.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

SON

INTERROGANTES

PREGUNTAS

QUE

SE FORMULAN

AL

CONTROL INTERNO? SI O NO

Estn resguardados los Activos en un lugar seguro? Los Activos Adquiridos o Comprados poseen Facturas?

Existe segregacin de funciones en cuanto al que compra y custodia los Activos? Se efecta el levantamiento de la Toma Fsica de Inventario por los Miembros del Consejo Comunal? Se coteja los desembolsos de efectivo por gastos con las facturas correspondiente al gasto? Se pide estado de cuenta mensual al banco para verificar los movimientos de dicha cuenta? El contralor Informa a los dems Miembros de los Recursos Financieros que ingresan a dicho Consejo Comunal? Existe una verdadera Contralora Social, en cuanto a la notificacin de la comunidad de alguna ejecucin del presupuesto asignado Al Consejo Comunal Yuruani? La Comunidad verdaderamente se Beneficia de los Proyecto ejecutados por este Consejo Comunal? Se Coteja los Ingresos o Recursos Financieros, aportados por el Gobierno, con el Saldo de la Cuenta del Banco? Referencias Bibliogrficas

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