Base de Datos

Manual de Usuario

Este manual pretende facilitar al usuario el aprendizaje y manejo de las Bases de

Datos del departamento de evaluaron de la institución. Contiene las explicaciones

Prof. Karina López y Rosa Pérez Rubio, Septiembre de 2008.

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necesarias para localizar las normas e indicaciones que se necesitan, además de enseñar
de la forma más clara posible las múltiples opciones que ofrece la Base de Datos. Como
registrar alumnos, materias, docentes, las cargas académicas, consultas, informes por
lapso y por año, entre otras.
Después de ingresar en la Base de datos General de la institución, al ingresar al
departamento de evaluación encontraras una pantalla tal y como se presenta a
continuación:

Imagen -01-

En esta se muestran todas las opciones que se deben elegir para el registro de los
datos. Cabe destacar que la primera opción que se debe tomar es la de registro de
alumnos ya que de ahí se partirá para el registro de los otros módulos requeridos por el
departamento y lleva un secuencia establecida (ejemplo: para llenar lapso se debe llenar
el registro de alumno, para llenar el docente se debe llenar la materia y asi
continuamente).

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 En caso contrario, si se elige primero cualquier botón de otra opción mostrara un
mensaje indicando lo que se debe elegir primero para ir en el orden o secuencia
adecuada.

Imagen -02-

Debes darle clic en el Botón “Aceptar” y continuaras registrando datos; el

mensaje que se muestra en la pantalla (imagen -02- ) es el siguiente:

Imagen -03-

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 Al elegir la primera opción (imagen -01- ) se mostrara un mensaje preguntando
si deseas registrar otro estudiante; tal cual y como se muestra en la imagen -03- en el
cual debes aceptar para ingresar al modulo.

Imagen -04-

Para mayor visibilidad se

amplio un poco el mensaje de la
pantalla para efectos de
comparación y comprobación, a
fin de iniciar correctamente el
registro y control de la
información necesaria en el
departamento de evaluación.
Has clic en el botón
“Aceptar” (imagen -05- ) e
ingresaras satisfactoriamente
Imagen -05-

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 Al Aceptar el mensaje de la imagen -05- entraras inmediatamente a la pantalla de
registro de alumnos tal y como se presenta en la imagen a continuación:

Imagen –06-

Aquí debes
ingresar los datos de
cada estudiante, se debe
mencionar que todos
los datos son necesarios
y obligatorios. Puedes
seguir el orden usando
el ratón o a través del
teclado para mayor
comodidad. También se
presentan una serie de
botones con usos
específicos para
desarrollo de la base de
datos imagen -07-

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 Uso y manejo de botones:

Botones Secuencia Usos

Se usa para almacenar en la base de datos
Después de haber un los registros que se van ingresando.
nuevo registro. Proporcionan seguridad pues son
guardados satisfactoriamente.

Si ya hay registros
Se usa cuando se necesita realizar un
hechos, este es el primer
nuevo registro, pues limpia la pantalla
botón que se debe usar
para poder ingresar nuevos datos.
para limpiar las casillas.

Si se hizo un registro equivocado, y para

No tiene orden especifico que no queden datos o información
pero en la mayoría de los innecesaria se da la opción de eliminarlo
casos de primer lugar presionado este botón, pero antes debe
según lo que se desee. buscarse el registro a eliminar porque
borrara el registro actual.

Si solo es necesario un registro no hay

Solo cuando existe la
necesidad de buscar uno por uno pues se
necesidad de buscar un
presiona este botón y el da la opción de
registro.
ingresar un dato para buscar.

Cada vez que se desee Para actualizar el registro que se esta

recargar o actualizar. realizando en el formulario.

Este se utiliza l culminar Este es el último puesto que si se presiona

operaciones con el automáticamente el formulario se cierra,
formulario. es decir, se vuelve al panel principal.

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 Después de esto al haber cerrado el formulario de registro de alumnos, se vuelve
al panel principal donde debes continuar en el orden de los formularios, en este caso la
segunda opción seria la de lapso académico:

Imagen -08-

¡Has clic en el botón ir para acceder al formulario!

Este es el botón que te llevara al formulario de registro de lapso académico.

(Imagen -09- )

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 Al ingresar en el formulario de lapso académico deberá aparecer una pantalla
igual a la imagen siguiente (imagen -09- )

Imagen -09-
Aquí debes ingresar los datos tal cual y como son exigidos en el de registro de
alumnos; en la casilla código de alumno debes ingresar el mismo código que ingresaste
en el anterior registro (Imagen -10- ).

Imagen -10-

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 Uso y manejo de botones:

Imagen -11-

¡Las mismas funciones, secuencias y usos explicados en el registro de alumnos!

La diferencia es que en este formulario los botones están ubicados en diferentes

sitios en algunos casos. Comparar la imagen -07 con la -09-

Con respecto a los combos:

Imagen -12-

Se te presentaran tres opciones que corresponden a un lapso especifico del año

escolar, se debe tomar en cuenta que cada el A-I corresponde al 1er lapso, A-II
corresponde al 2do lapso y el A-II corresponde al 3er lapso, y por ende las fechas tanto
de inicio como de fin corresponden a cada lapso en el mismo orden. Y así se guardaran
los datos correspondientes. Seguir las opciones de los botones según sean requeridos.

Finalizado el registro de lapso presionar el botón salir para volver al panel

principal y así seguir en el orden correspondiente.

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 Imagen -13-
Debes seleccionar el botón ir del registro de “Datos del Docente” y entraras en
el siguiente formulario:

Imagen -14-

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 Uso y manejo de botones:

Imagen -15-

¡Las mismas funciones, secuencias y usos explicados en el registro de alumnos!

La diferencia es que en este formulario los botones están ubicados en diferentes

sitios en algunos casos. Comparar la imagen -07 con la -13-

Imagen -16-

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 En este modulo se tienen que ingresar los datos del docente y el mismo código
de materia que se ingreso en los
anteriores. Existe un solo combo
de datos como el seleccionado en
la imagen -16- y se muestra con
mayor claridad en la imagen -17-
se especifican los tres tipos de
docentes de la institución solo
tienes q seleccionar la opción que
corresponda con el docente
registrado.
Imagen -17-

Al salir de este formulario vendría el que corresponde al registro de materia:

Imagen -18-

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 Has clic en el botón IR del registro de materia (seleccionado en la imagen -18- )
y llegaras al formulario MATERIA (imagen -19- ).
Imagen -19-

Combos Descripción Opciones

Combo de códigos de materias, se debe elegir el
Las opciones están del
mismo código que se ingreso en los anteriores
001 al 010.
formularios para secuencia de un mismo registro.
Nombres de las posibles materias que se imparten
Matemática, historia,
en el liceo y se debe elegir de acuerdo al código,
castellano y literatura,
el orden de los códigos es el mismo que los
geografía, entre otras.
nombres de las materias.
* 7:00am a 09:45am
El horario establecido para las clases en el liceo,
* 10:15am a 12:00m
se debe seleccionar las horas académicas que
* 2:00pm a 3:45pm
correspondan a la materia registrada.
* 4:15pm a 6:00pm
Código de lapso, igual que las anteriores opciones * A-I
se deben continuar con lo registrado en los * A-II
anteriores formularios. * A-III

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 Uso y manejo de botones:

Imagen -20-

¡Las mismas funciones, secuencias y usos explicados en el registro de alumnos!

La diferencia es que en este formulario los botones están ubicados en diferentes sitios
en algunos casos. Comparar la imagen -07 con la imagen -20-

Después de este has clic en el Botón “salir”. De ahí, volverás al panel principal
de la base de datos y deberás seleccionar el botón de IR de Carga de Notas (imagen
-21- ) para continuar con el registro del departamento de evaluación.

Imagen -21-

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 Ingresaras en el formulario de carga de notas que es una recopilación de datos de
los diferentes formularios anteriores tal cual y como se muestra en la selección de la
imagen -22- y en el cual se realizara el calculo de las notas para obtener así el promedio
por materia de los alumnos..

Imagen -22-

En estos combos y cajas de texto deberás ingresar los datos correspondientes a

los formularios anteriores:
 En código de materia el mismo código ingresado en el de materia.
 Código de docente el mismo del formulario “Docente”
 Así mismo en código de alumno
 Y por ultimo el código de lapso (A-I, A-II, A-III según haya sido
registrado).

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 Después de ingresar estos datos, continúa el registro y ya para llegar a la parte
final y razón de ser de esta base de datos, ingresando las notas de cada lapso del
estudiante a fin de obtener su promedio (todo esto se realiza en la parte del formulario
que se encuentra seleccionada en la imagen -23- )

Imagen -23-

Se divide en dos partes, primero debes ingresar las notas en las casillas
correspondientes (imagen -24- ).

Imagen -24-

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Al ingresar los datos debes presionar el botón “sumar” (imagen -25- ) a fin de obtener el
promedio definitivo del año en curso del estudiante

Imagen -25-

De ahí se mostrara en la caja de texto (imagen -26- ) el promedio definitivo:

Imagen -26-

Con esto y después de guardar a través de los botones los resultados obtenidos en
el promedio del estudiante, podrás salir y volver al panel principal.

Allí podrás acceder a informes generales (imagen – 27- ):

Imagen -27-

Solo podrás observar e imprimir los informes mas no podrás modificarlos!!!

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 Esperamos haya sido entendible nuestro
manual
Después de todo tu eres el USUARIO…

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